Introducción

a la hoja
electrónica
 02
Introducción y bienvenida
Bienvenidos al curso de Microsoft Excel, el cual tiene como
objetivo utilizar las herramientas de Excel para organizar,
analizar, administrar y compartir información con gran
facilidad.

Al finalizar este curso podrán comprender los principales

conceptos que se utilizan en Excel, así como su uso práctico
orientado a operaciones matemáticas y funciones básicas,
así como el manejo de gráficas basado en tablas de
información.
 Introducción a Excel Libro de trabajo
• ¿Qué es Excel? • Crear nuevo libro
• Hoja de cálculo, su utilidad, origen y • Abrir y cerrar un nuevo libro
evolución Guardar/Guardar como y renombrar
Objetivo de la sesión
•
• Términos básicos • Guardar todo el libro como PDF
• Agregar nuevas hojas
Pantalla principal • Eliminar una hoja de cálculo
Conocer el entorno del •
•
Fila columna celda y hojas
Rango de celdas
•
•
Renombrar una hoja de cálculo
Mover o copiar hojas de cálculo o los
programa e identificar los • Cintas de Opciones y sus elementos. datos que contienen
Uso de barra de acceso rápido • Cambiar el formato de color de una
elementos de la hoja de cálculo, •
• Identificar fichas o pestañas, grupos, pestaña de hoja de cálculo
así como los conceptos básicos •
herramientas.
Formas de usar el puntero
• Desplazamiento dentro de las hojas y los
libros
de Excel para comenzar a
Uso de datos
interactuar la herramienta.
Contenido
• Identificación y uso de tipos de datos
• Uso de formato de número/celda
 04
¿Qué es Excel ?

MS Excel es un software de aplicación de

la empresa Microsoft, que brinda soporte
digital a las labores contables,
financieras, organizativas y de
programación, mediante hojas de
cálculo.

Forma parte del paquete Microsoft

Office, que contiene diversos programas
de oficina como Microsoft Word,
Microsoft Powerpoint, etc.
 05
¿Qué es la hoja de cálculo?

Excel es un programa integrado que

combina en un solo paquete una hoja
de cálculo (que también sirve para
diseñar bases de datos), gráficos y
macros.
Una celda es la intersección de una fila y
una columna. Toda la información de
una hoja de cálculo se introduce en las
celdas.
Utilidad 06
¿Para qué sirve Excel?

Excel se distingue de todos los programas

ofimáticos porque permite trabajar con
datos numéricos.
Con los números que se almacenan en
Excel se puede realizar cálculos
aritméticos básicos y también aplicar
funciones matemáticas de mayor
complejidad, o utilizar funciones
estadísticas.
Excel facilita el trabajo con números y
permite analizar fácilmente y generar
reportes con herramientas como los
gráficos y las tablas dinámicas.
 07
Orígenes de Excel

Excel pertenece a la categoría de

programas informáticos conocida
como hojas de cálculo. Las hojas de
cálculo fueron desarrolladas desde la
década de 1960 para simular las hojas
de trabajo contables de papel y de esa
manera ayudar en la automatización
del trabajo contable.
 08
Evolución de Excel
Primera versión
para Mac 1985 1990-1995 1995-1999

1999-2003 2003-2007 2007-2010

Primera versión para Mac 1985

2010-2013 2013-2016 2019-Office 365
 09
Celdas: Surge de la

Términos
intercepción entre una fila y
Columna: Están identificada Filas: Están identificadas por una columna, cada celda de
por una letra, se encuentran números, se encuentran una hoja tiene una dirección

básicos
verticalmente, tienen un horizontalmente, tiene hasta 1, que estará formada por la
máximo de 16,384 columnas. 048,576 filas. columna a la que pertenece
seguida por el número de fila a
la que pertenece.

Libro de trabajo: Es
Hoja de cálculo: un archivo que
Datos: Corresponde a la
Corresponde a la contiene una o más
información que se
información que se hojas de cálculo que
almacena en las celdas de la
almacena en las celdas de la permiten introducir y
hoja de cálculo.
hoja de cálculo. almacenar datos
relacionados.

Fórmula: Una fórmula es Estilo de celda: Es un

Formato de número:
una ecuación que calcula un conjunto definido de Columna
Excel cuenta con una
valor nuevo a partir de los características de formato,
serie de formatos
valores existentes que será como fuentes y tamaños de Fila
numéricos que se Celda C4
asignado a la celda en la fuente, formatos de
pueden aplicar a las
cual se introduce dicha número, bordes de celda y
celdas de la hoja.
fórmula. sombreado de celda.
 10
Pantalla principal
02 01 03

06 1) Barra de título
2) Barra de acceso rápido
04
05 3) Botones de minimizar,
maximizar y cerrar
4) Cuadro de nombre
5) Barra de Fórmula
6) Cinta de opciones
7) Hojas del libro
10 8) Vistas del libro
9) Barra de zoom
10) Barras de desplazamiento

07
08 09
 Filas, columnas, celdas y hojas
11
Responder:
¿Qué celda se muestra marcada en color
Celda Activa

Barra de fórmulas
azul?
¿Cuál es la columna marcada en color
verde?
¿Cuál es la fila marcada en color naranja?
¿Cómo se desplaza a la última fila con el
teclado?
Hoja 1
¿Cómo se desplaza a la última columna
con acceso rápido?
¿Al estar en la última columna como se
puede retornar a la celda A1 con el
teclado?
 12
Rango de celdas
Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta
por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por
la dirección de la celda inferior derecha.

En esta imagen se encuentra

el rango de celdas B2:D5
seleccionadas
 13
Cinta de opciones y sus elementos
Es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa
organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

¿Cómo esconder la cinta de opciones?

Doble clic en la
01 Ctrl+F1 02 pestaña de inicio
03
 14
Barra de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido permite hacer más
fácil y rápida la ejecución de comandos rutinarios. Por defecto
tiene tres comandos. El primero, de izquierda a derecha es
guardar y sirve para guardar el libro de trabajo.

El comando deshacer, deshace la última acción. Por ejemplo,

si se rellena una celda cualquiera de color amarillo y se desea
quitar, se presiona deshacer. Del mismo modo funciona el
comando rehacer. En ese caso volvería a pintarla de amarillo.

ACCESO RÁPIDO

Ctrl G Guardar Ctrl Z Deshacer Ctrl Y Rehacer

 15
¿Cómo configurar la barra de acceso rápido?

La gran fortaleza de esta barra es que puede ser configurada.

Se puede incorporar los comandos que se deseen para que
queden más fácil de acceder. Así no se tendrá que ir a
buscarlos en las pestañas de la cinta de opciones.

Hay varias formas de hacerlo:

Dar clic en el botón Dar clic en la flecha y Dar clic en el botón

01 de la fecha. 02 elegir la opción “más 03 derecho del mouse sobre
comandos”, para buscar... un ícono de la cinta de
opciones.
 16
Identificar fichas o pestañas, grupos,
herramientas
Las fichas principales son:
Pestañas o fichas • Ficha inicio
• Ficha insertar
• Ficha disposición de página
Grupo
• Ficha fórmulas
Indicador de cuadro de dialogo • Ficha datos
Herramienta • Ficha revisar
• Ficha vista
• Ficha programador
 17
Formas de usar el puntero
El cursor toma diversas formas en Excel a medida que se mueve por las celdas, filas y columnas, a
continuación, se describen las más importantes:

Formas de ver el cursor Descripción Ilustración

Permite seleccionar una celda haciendo

clic sobre ella, o seleccionar un rango si
Seleccionar de celdas
hacemos clic y sostenemos el mouse
desplazándolo.

Permite seleccionar una columna

Seleccionar columnas haciendo clic sobre el nombre (los
nombres de las columnas son letras).

Permite seleccionar una fila haciendo

Seleccionar fila clic sobre el nombre (los nombres de las
filas son números).
 18
Formas de ver el cursor Descripción Ilustración

Permite cambiar el ancho de las

columnas para que se pueda leer la
información que contienen. Para esto es
Ampliar columnas necesario hacer doble clic sobre el
borde derecho de la columna y ésta
automáticamente se ampliará tanto
como sea necesario.

Funciona igual que el ampliador de

columnas. Doble clic sobre el borde
Ampliar filas para alto automático; o con un solo clic
+ arrastrar se cambia el alto de manera
personalizada.
 19
Formas de ver el cursor Descripción Ilustración

Cuando se selecciona una celda o un

rango de celdas, en la esquina de la
selección el cursor toma la forma de
una cruz simple delgada, la cual, sirve
Rellenar celdas
para arrastrar el contenido de la celda o
del rango, como una copia idéntica o
para rellenar una serie. Funciona de
manera horizontal o vertical.

Esta función del cursor es peligrosa,

pues puede hacer que movamos de
Mover el contenido lugar el contenido de una celda sin
querer hacerlo. Aparece en los bordes
de una celda o rango seleccionado.
 Uso de datos 20
Identificación y tipos de datos en Excel
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos
los casos, los pasos a seguir son los siguientes:
• Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que se
desean introducir.
• Aparecerán en dos lugares, en la celda activa y en la barra de fórmulas, como se puede
observar en la imagen siguiente:

Para cancelar el valor/Esc Esc

Para aceptar el valor /Enter

Captura de pantalla de Excel

 En la hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: 21
Valores constantes

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto.

Fórmulas

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.

Valor constante Fórmula

 Tipos de datos en excel 22
Los datos que se introducen en una hoja de cálculo pueden ser de distintos tipos:

Número. Son combinaciones de dígitos. Puede utilizarse para incluir números, fechas, horas, etc.
Fórmulas. Son expresiones que empiezan con el signo igual, =, y contienen operadores o funciones en
las que intervienen referencias a otras celdas.
Texto. Son secuencias de caracteres que no son ni números ni fórmulas.
Alfanuméricos. Combina letras, números y caracteres especiales.

Número Texto Fórmulas Alfanumérico

Uso de formato de número/celda
23

En Excel se puede aplicar diferentes formatos a los

números para cambiar el modo en que aparecen.

Los formatos numéricos sirven, por ejemplo, para

colocar el signo de una moneda, rebajar la
cantidad de decimales, colocar un separador de
miles, o cambiar la forma en que se muestra una
fecha.
Moneda
24
Agregar un signo de
moneda para resaltar
que son cantidades
monetarias.

Reducir o aumentar
decimales
Se cuenta con dos acciones
“reducir decimales”, o por el
contrario se pueden aumentar.

Separador de miles
Porcentaje Es este símbolo con tres
Se utiliza para asignar el ceros. Agrega un punto o coma
formato de porcentaje cada tres cifras para hacer más fácil
(multiplicará el número por la lectura.
100 y le añadirá el símbolo %).
Acceso rápido : 25
Ctrl 1

Otro método de aplicar el formato

adecuado para los números es a través
del cuadro de diálogo Formato de
celdas el cual se muestra con tan solo
dar clic el indicador de cuadro de
diálogo del grupo Número.
 26
Formato Ejemplo

El formato General es el formato

predeterminado de Excel.
General

Este formato que permite especificar la

cantidad de posiciones decimales que se desea
mostrar, además se puede incluir el separador
de miles. Otra opción de configuración es la de
Número indicar el formato de los números negativos ya
sea solamente con el símbolo negativo (-), o de
color rojo, o ambas opciones.
 27
Formato Ejemplo

El formato de moneda permite elegir el

símbolo de moneda y los decimales, al igual
que el formato anterior, podemos indicar la
Moneda apariencia de los números negativos.

Se usa para valores monetarios, pero alinea los

símbolos de moneda y las comas decimales en
una columna.
Contabilidad

Esta opción permite elegir entre diferentes

formatos para una fecha.
Fecha
 28
Formato Ejemplo

Permite elegir un formato para las horas

ingresadas en la celda.
Hora

Multiplica el valor de la celda por 100 y

muestra el resultado con un símbolo de
porcentaje (%).
Porcentaje

La opción de formato personalizado da la

posibilidad de crear propios formatos de
números.
Personalizada
 Libros de trabajo
29
01 02
Un libro de trabajo Excel es un archivo que
contiene una o más hojas de cálculo que
permiten introducir y almacenar datos
relacionados.

Por omisión, al crear un nuevo libro Excel este

toma el nombre de libro1 y contiene tres hojas
de cálculo. El nombre del libro del trabajo al
igual que las hojas de cálculo pueden cambiarse
si así se desea.

Crear libros de trabajo

03
Al iniciar Microsoft Excel, se selecciona libro en
blanco.
 Crear un nuevo libro
30
Los archivos creados en Microsoft Excel
reciben el nombre de libros.

Pasos para crear un nuevo libro:

1) Archivo>Abrir o Inicio en Excel

2) Seleccionar Libro en blanco
3) Se puede comenzar a escribir

Pasos para crear un libro a partir de una plantilla:

Acceso rápido :
1) Seleccione Archivo > Inicio> Nuevo
2) Hacer doble clic en una plantilla Ctrl U

3) Listo, se puede comenzar a editar la plantilla

 Abrir un nuevo libro Acceso rápido :
31
Ctrl A

Hacer clic en la pestaña Archivo y luego en la opción Abrir.

En la vista Backstage, Excel ofrece la posibilidad de acceder con rapidez a los archivos usados
recientemente (opción Recientes) o OneDrive: Personal para los almacenamientos en línea y
Este PC para los datos guardados en el disco duro).
 Cerrar un nuevo libro
32
Pasos para cerrar el libro:

Dar clic en la pestaña Archivo y luego en la

opción Cerrar o use el método abreviado
Ctrl+F4.

Si se ha modificado el libro después de la

última vez que se guardó, Excel mostrará el
mensaje, guardar antes de cerrarlo.

Hacer clic en uno de los siguientes botones:

Guardar Para guardar y cerrar el libro.

No guardar Para cerrar el libro sin guardar los cambios introducidos en él.
Cancelar Para cancelar la acción de cerrar el libro.
 Guardar/Guardar Como/Renombrar
33

La principal diferencia entre Guardar Como y Guardar: Es que

cuando es la primera vez que se guarda cambios se optar por
la acción Guardar Como, sin embargo la segunda y
posteriores veces que se realizan cambios y se necesita que se
registren y guarden los cambios simplemente se hace clic en
Guardar.

En el caso de Guardar Como al ser la primera vez que se guarda,

Excel pregunta sobre diferentes informaciones adicionales
como por ejemplo el nombre con el que guardar el libro, la
ubicación y el formato entre otros.
 Pasos para guardar como
34
1) Seleccionar Archivo
01
2) Seleccionar Guardar como y seleccionar este
Pc.
3) Ingresar el nombre del archivo
4) Tipo de archivos hay varios.
02
Por ahora se presentarán los siguientes:

Tipo de archivo Definición 03

Libro de Excel (*.xls) Se usa para archivos comunes de Excel.
04
Libro de Excel Este es el tipo de guardado para archivos que
habilitado para macros contengan macros.
(*.xlsm) Ctrl G
Atajos de teclado presionar
PDF Guarda la hoja 1 como archivo PDF, para guardar
varias se debe cambiar la configuración.
también se guardan las modificaciones.
 Renombrar
35
Para cambiar el nombre de un libro, primero
buscar en el Explorador de Windows, después Si el libro ya está abierto, ir a Archivo > Guardar
presione F2 (o hacer clic derecho y como para guardar el libro con otro nombre. De
seleccionar Cambiar nombre) y, por último, esta forma, se creará una copia del libro
escriba el nuevo nombre deseado. existente.

01

02

04 03
 Guardar todo el libro como PDF
36
Se pueden convertir todas las hojas de un
archivo de Excel a un archivo PDF, pasos:

Abrir el archivo de Excel y hacer clic en el

Archivo >Guardar como.
En el cuadro de diálogo Abrir Guardar
como, se debe:
01
01 Seleccionar
PDF.
una carpeta para guardar el archivo

02 Nombrar el archivo PDF en el Nombre de archivo. 02

03
03 Seleccionar
de tipo,
PDF (* .pdf) de la lista desplegable

04 Hacer clic en el Opciones.

Hacer clic en el Guardar, una vez cambiadas las 04

opciones.
 37

En el cuadro de diálogo opciones se mostrará:

01
01 Seleccionar la casilla Todo

Seleccionar Libro de trabajo completo/todo el

02 02 libro.

03 Hacer clic en Aceptar.

El libro de trabajo activo se ha guardado como

archivo PDF y ya se ha guardado en la carpeta
especificada.

03
 Agregar una nueva hoja de cálculo
38
a un libro
02
También se puede seleccionar
Inicio > Insertar > Insertar hoja.

01 Ubicarse al final de la última hoja existente, seleccionar

el signo de +.

03 Mayúsc F11

CON EL TECLADO
 Renombrar una hoja de cálculo
39

01 02 03
Alt 0

H F

Hacer clic con el botón

derecho la pestaña de hoja, Hacer doble clic en la Usar el método abreviado de
seleccionar Cambiar pestaña de hoja y escribir teclado (Alt+O > HF > C) y
nombre y escribir el nuevo el nuevo nombre. escribir el nuevo nombre.
nombre.
 Eliminar una hoja de cálculo
40

01
Hacer clic con el botón derecho en la pestaña
02
También se puede seleccionar la hoja y, después,
Hoja y seleccionar eliminar. seleccionar Inicio > Eliminar > Eliminar hoja.
 Mover o copiar hojas de cálculo o los 41
datos que contienen
Se puede mover o copiar una hoja de cálculo en el
mismo libro para organizarlo como se desee
01
01 Mover una hoja de cálculo en un libro
Seleccionar la pestaña de la hoja de cálculo y
arrastrarla al lugar donde se quiera que esté.

02 Hacer
Copiar una hoja de cálculo en el mismo libro
clic con el botón derecho en la pestaña de
02
hoja de cálculo y seleccionar Mover o copiar.
Activar la casilla Crear una copia.
Acceso rápido: Presionar CTRL y arrastrar la
En Antes de la hoja, seleccionar el lugar donde
pestaña de hoja de cálculo hasta la ubicación de
se quiera colocar la copia.
pestaña que se prefiera.
Seleccione Aceptar.
Cambiar el formato de color de una
42
pestaña de hoja de cálculo

02
01 Hacer clic con el botón derecho en la
pestaña de hoja de cálculo cuyo color se
desea cambiar.

01

02 Elegir Color de pestaña y después,

seleccione el color que se desee aplicar.

Nota: Al elegir un color oscuro para la pestaña, la

fuente cambiará a blanco y, al elegir un color claro
para la pestaña, la fuente cambiará a negro.
 Desplazarse por una hoja de cálculo 43
Utilizar para desplazarse una columna a la
derecha o a la izquierda.
Hay diferentes formas de desplazarse por una
hoja de cálculo. Se pueden usar las teclas de
Utilizar para desplazarse una fila hacia arriba o
dirección, las barras de desplazamiento o el hacia abajo.
mouse para moverse entre las celdas y
Utilizar para desplazarse al principio y al final de
desplazarse rápidamente a las distintas áreas CTRL + tecla de
dirección cada rango de una columna o fila antes de
de la hoja de cálculo. detenerse al final de la hoja de cálculo.

Utilizar para desplazarse al inicio de la hoja de

CTRL +
cálculo, a la celda A1.

Utilizar para desplazarse al final de la hoja de

CTRL +
cálculo.

Utiliza para avanzar una página hacia abajo.

Utilizar para avanzar una página hacia arriba.

 Tips de Excel básico 44
Atajos:

Ctrl C Copiar
Ctrl 1 Formato de celdas

Ctrl V Pegar F10 Activar menús

Ctrl X Cortar F7 Revisar ortografía

Ctrl Z Deshacer F2 Editar celdas

Ctrl Y Rehacer Ctrl F1 Minimizar cinta de opciones

 Conclusiones
• La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una
aplicación cuya finalidad es la realización de cálculos
sobre datos introducidos en la misma.

• Excel trabaja con hojas de cálculo que están

integradas en libros de trabajo. Su estructura está
organizada en filas y columnas, cuando se unen
estas dos, se forma una celda. Cada una de las hojas
de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que
tiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas.

• Las filas están representadas por los números y las

columnas están rotuladas de izquierda a derecha de
la A a la Z, y con combinaciones de letras.

• La hoja de cálculo se completa introduciendo texto,

números y fórmulas y funciones en las celdas y
es fácil de aprender, pero requiere de mucha
práctica para un manejo ágil y adecuado.
¿Preguntas?
Temas siguientes

• Insertar filas y columnas

• Trabajando con celdas
• Uso de bordes
• Aplicación de formato de
tabla
• Estilo de celdas
Autoría
Presentación
Mayra Vanessa Bardales Cruz

Derechos reser vados, Dirección de Educación Continua, Unitec.

 Bibliografía 49
• aulaclic. (s.f.). Obtenido de www.aulaclic.es
• Excel total. (s.f.). Obtenido de www.exceltotal.com
• Support.microsoft.com. (s.f.). Obtenido de https://support.microsoft.com/

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