UT - 3 - Búsqueda y Selección de Proveedores

Unidad 3:
Búsqueda y selección
de proveedores
OPERACIONES ADMINISTRATIVAS DE
COMPRAVENTA
Unidad 3: Búsqueda y selección de
proveedores
1. El aprovisionamiento y las compras.

a) Diferencias.
b) El proceso de compras.
2. Solicitud de ofertas y presupuestos.
Cálculo del presupuesto.
3. Evaluación y selección de ofertas. Criterios
de evaluación de ofertas.
4. Negociación de la compraventa.
5. El fichero de proveedores.
1. El aprovisionamiento y las
compras.
El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que permiten que la empresa tenga
los materiales necesarios en el momento oportuno y en la cantidad y calidad deseadas
para realizar las actividades de fabricación y comercialización de sus productos.
Adquirir los materiales Recibir las solicitudes

necesarios para la de artículos y
elaboración o materiales que se
comercialización de los deben adquirir.
APROVISIONAMIENTO
productos.
COMPRAS
Gestionar el Buscar a los
almacenaje de los proveedores,
productos y mantener FUNCIONES analizando precios,
los stocks mínimos de nuevos productos, etc.
cada material.
Gestionar la compras,
Controlar los haciendo el
inventarios y los costes seguimiento de los
asociados a los mismos. pedidos y
manteniendo
relaciones con los
proveedores de cara a
mejorar los costes.
compras.
Diferencias entre aprovisionamiento y compras.
OBJETIVOS OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

DEL APROVISIONAMIENTO
• Predecir las necesidades. • Buscar proveedores competitivos.

• Planificar y gestionar las compras. • Adquirir los materiales con la
• Minimizar la inversión en stocks. calidad necesaria.
• Gestionar los stocks al menor coste • Conseguir la mejor relación calidad–
posible. precio.
• Establecer un sistema de • Encontrar los suministros a tiempo.
información eficiente del inventario. • Cooperar con otras áreas de la
• Cooperar con el departamento de empresa.
compras.
compras.
El proceso de compras.
Se compone de una serie de fases:
1. Planificar las compras. Estudio de las necesidades de la empresa y
búsqueda de fuentes de suministro.
2. Analizar las necesidades. Establecer la prioridad de las peticiones de
compras por parte de otros departamentos.
3. Solicitar ofertas y presupuesto.
4. Evaluar las ofertas recibidas. Descartar aquellas que incluyan condiciones
inadmisibles.
5. Seleccionar al proveedor. Factores a comparar son: precio, calidad, plazo
de entrega y pago, garantía postventa,…
6. Negociar las condiciones. Cantidad mínima de compra, forma de pago,
plazo de entrega, garantía postventa,…
7. Solicitar el pedido. Puede documentarse mediante un contrato de
compraventa.
8. Seguimiento del pedido y acuerdos. Mediante el albarán y la factura.
compras.
El boletín de compras.
Es un documento
interno utilizado para
dejar constancia de
las peticiones de
compra solicitadas
por los diferentes
departamentos de la
empresa. Se utiliza en
empresas que tienen
las compras
centralizadas en un
departamento o
central de compras.
¿Qué información debemos solicitar?
Condiciones Condiciones técnicas Servicios postventa

económicas •Características técnicas. •Plazo de entrega y
•Precio por unidad y por •Embalajes especiales. reaprovisionamientos.
lotes. •Instalación y montaje. •Devolución de
•Descuentos. excedentes.
•Tiempo de garantía.
•Gastos de envases y •Revisión de precios.
embalajes.
•Formación para los
usuarios. •Otros servicios.
•Costes de transporte y
seguro. •Repuestos y
•Forma de pago. mantenimiento postventa.
•Recargo por aplazamiento
del pago.
 El coste unitario se puede calcular por medio de dos métodos:
1. Prorrateo de gastos comunes. Se reparten proporcionalmente descuentos y
gastos entre los diferentes artículos. Para su cálculo exacto se utilizan normas
específicas para imputar cada tipo de gasto (peso, unidades o importes).
2. Constante de proporcionalidad.
• Importe bruto: Q1 x P1 + Q2 x P2 + … + Qn x
Coste neto Pn
*Q = cantidad de un determinado artículo.
K= *P = precio de un determinado artículo.
Importe bruto • Coste neto: Importe bruto – Descuentos +
Gastos
Una vez conocido el valor de K, el coste unitario de cada artículo será igual a
K por el precio de cada unidad.
3. Evaluación y selección de
ofertas. Criterios de evaluación de
ofertas.
 Criterios de evaluación de ofertas
Consiste en asignar un total de puntos repartidos entre los tres
factores de selección (económico, de calidad y de servicio)
en función de la importancia que tenga cada uno de ellos.
Los pasos a seguir son:
Se establece un
baremos o
criterios de Se calcula la
puntuación, puntuación que, Se suma la
según el peso sobre la base del
puntuación total
específico que baremo diseñado,
sobre el total ha obtenido cada obtenida por
representan cada una de las ofertas cada proveedor.
una de las preseleccionadas.
variables
analizadas.
La negociación es la relación que establecen dos o más personas

sobre un asunto determinado, con el fin de acercar posiciones y
llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos.
• Descuentos.
ELEMENTOS
• Plazo de pago.
NEGOCIABLES • Gastos de transporte.
• Envases y embalajes.
 Tipos de descuentos
 Comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios
del proveedor. También se aplica como descuento funcional al
mayorista.
 Descuento por pronto pago: se concede al realizar el pago al
contado o dentro de un período de tiempo determinado.
 Descuento por volumen de compras o rappel: se aplica cuando la
cantidad de artículos compra da es mayor.
 Acumulativo: se calcula sobre el importe total de las compras efectuadas en un
período de tiempo.
 No acumulativo: se calcula sobre la cantidad que adquiere el comprador en un
solo pedido.
 Descuento de temporada: se conceden cuando se adquieren los
productos con bastante anticipación a la temporada de ventas.
 Descuento por promoción: se conceden cuando se lanzan nuevos
productos. También puede consistir en bonificaciones del producto.
 Plazos de pago
 Pago a plazo ordinario: cuando la fecha de pago es la fecha de la factura.
 Pago con plazo posfechado: el vencimiento se fija en fecha posterior a la dela
factura (por ejemplo, 30 d/fecha fra.).
 Pago con plazo extra: se conceden unos días más después de vencido el crédito
(por ejemplo, 30 d/fecha fra.; 5 d/extra).
 Pago a partir de fin de mes (FDM): el plazo del crédito se inicia a finales del mes en el
cual tuvo lugar la compra y no a partir de la fecha de la factura.
 Pago con plazo a partir de la recepción del producto (RDP): se inicia el día en que le
comprador recibe la mercancía y no en la fecha de la factura. Se usa en los casos
en que media mucha distancia entre el comprador y el vendedor, para
inspeccionar la mercancía.
 Pago bajo condición (cóbrese o devuélvase): el pago se efectúa cuando se recibe
la mercancía en compras contra reembolso o cuando el vendedor duda de la
solvencia del cliente.
 Pago anticipado: se paga antes de la fecha de vencimiento o incluso al contado
para beneficiarse de descuentos.
 Gastos de transporte
 Portes: cuando el recorrido se realiza por carretera o ferrocarril.
 Fletes: cuando el trayecto se hace en barco o avión.
HAY QUE TENER EN CUENTA QUE EL GASTO DE TRANSPORTE SIEMPRE

VA UNIDO AL GASTO DE SEGURO POR LOS RIESGOS QUE PUEDA
SUFRIR LA MERCANCÍA DURANTE EL TRAYECTO
 Envases y embalajes
 Envase: envoltorio primario que está en contacto con el
producto.
 Embalaje: envoltorio secundario que otorga protección al
producto y permite su distribución comercial.
5. El fichero de proveedores
Las empresas deben tener un archivo con los datos de todos los
proveedores con los que trabajan de forma habitual
• Nombre o razón • Modelos. • Precio. • Resultado de las

social. • Tallas • Descuentos. muestras.
• Forma de pago.
• CIF. • Colores. • Informes de
• Plazo de entrega.
• Dirección. • Unidades de • Gastos. solvencia.
• Teléfono. venta. • Servicios
• Fax, etc. • Lotes, etc. adicionales.
Datos de Artículos que
Condiciones Observacione
identificación fabrica o
comerciales s
del proveedor comercializa
La ficha de producto contiene datos relativos a:

• Nombre y código del artículo.
• Nombre y código de los proveedores que trabajan dicho artículo.
• Observaciones o características del producto.

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Adquirir los materiales Recibir las solicitudes

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OBJETIVOS OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

• Predecir las necesidades. • Buscar proveedores competitivos.

Condiciones Condiciones técnicas Servicios postventa

La negociación es la relación que establecen dos o más personas

HAY QUE TENER EN CUENTA QUE EL GASTO DE TRANSPORTE SIEMPRE

• Nombre o razón • Modelos. • Precio. • Resultado de las

La ficha de producto contiene datos relativos a:

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