PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO ASPD01

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 1
REGISTROS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Pasante HSEQ
FECHA: FECHA: FECHA:
20/07/20
Diseñar, controlar y mantener los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión, mediante el análisis, revisión,
OBJETIVO aprobación y socialización de los mismos, con el fin de unificar en materia documental la gestión de la Superintendencia
Nacional de Salud.
Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño, mejoramiento, implementación y anulación
ALCANCE de documentos. Continúa con el análisis de información, elaboración, ajuste, anulación y codificación del documento. Finaliza
con la aprobación y socialización de la creación, modificación o anulación.
ÁMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN

DEFINICIONES
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Acuerdo de Nivel de Servicio: es el pacto establecido entre un usuario y proveedor de los procesos en materia de calidad y oportunidad de las
entradas y salidas, que se establecen para el cumplimiento del objetivo del proceso.
Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la
versión que se establece desde la elaboración inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el mismo documento y en el Listado
Maestro de Documentos.
Documento: información y su medio de soporte.
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciado se denomina registro.
Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido
para evidenciar su cumplimiento. Se sugiere que como mínimo posea: descripción de la actividad, participantes y fecha, según aplique.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Guía: documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de
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DEFINICIONES
realización.
Instructivo: documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de
los mismos, el tipo de toma de decisiones o incidencia en la operación de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los formatos o
herramientas informáticas requieren instructivo.
Listado Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia
Nacional de Salud, los cuales se encuentran asociados a los procesos definidos en el documento ASDS01.
Macroproceso: forma de identificar los negocios de la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentra constituido por procesos.
Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operación del Sistema Integrado de
Gestión de la Entidad.
Manual de Procesos y Procedimientos: está compuesto por los documentos relacionados a los procesos listados en el documento ASDS01.
Estos documentos pueden ser de los siguientes tipos: caracterizaciones, procedimientos, guías, manuales, instructivos, indicadores, formatos y
demás que sean identificados en la pirámide documental de la Entidad, la cual puede ser consultada en las políticas de operación del
procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros (ASPD01). Por otro lado, estos documentos asociados a cada proceso se
relacionan en el Listado Maestro de Documentos.
Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión: documento de gestión que relaciona todos los elementos y requisitos del Sistema
Integrado de Gestión.
Manual de la Calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud, y
está incluido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión.
Mapa de procesos: Representación gráfica de la operación de la Entidad.
Modelo de Operación por Procesos: elemento de Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la
Entidad, armonizando la Misión y Visión Institucional con un enfoque sistémico, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en
su interacción, interdependencia y relación causa - efecto garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado (Diccionario de la Real
Academia Española de la Lengua)
Política de Operación: elemento de Control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la
Entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y los procedimientos.
Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas
para cumplir con el proceso.
Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican
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DEFINICIONES
controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en
estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o
magnético.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para
alcanzar unos objetivos establecidos.
Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación
específica prevista.
Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, para señalar que se han cumplido los requisitos especificados.

NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el Se deben definir políticas como guías de acción y procedimientos para la
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del ejecución de los procesos.
estado y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 2462 de 2013 “por medio del cual se modifica la En el artículo 9° se definen, entre otras, las siguientes funciones de la Oficina
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.” Asesora de Planeación:

“5. Asesorar a las dependencias internas en la racionalización de los

procesos y procedimientos de la Entidad.

(…)

14. Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de

procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboración, desarrollo e
implementación.”
Decreto 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Es un referente para desarrollar el proceso de gestión de las entidades

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Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector públicas, con base en el ciclo: planear, hacer, verificar, actuar.
Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 ARTÍCULO 2.2.22.3.2 Definición del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión MIPG. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG es un
marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar
y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de
generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las
necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el
servicio.
ARTÍCULO 2.2.23.2 Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La
actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano - MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo
Integrado de Planeación Y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio
cumplimiento Y aplicación para las entidades Y organismos a que hace
referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Ninguna dependencia de la Entidad podrá crear, modificar o anular documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, sin la
supervisión, evaluación, codificación y control de documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeación.

2. El requerimiento para la creación, modificación, anulación de documentos, deberá hacerse de manera formal a través de memorando (código
ASFL01) remitido por el líder del proceso y dirigido al jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

3. Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos junto con la política 12 del presente
procedimiento:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante acto administrativo por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación dirigido al
Superintendente Nacional de Salud.
 Procedimiento: deberá ser aprobado mediante memorando, adjuntando el procedimiento y los documentos complementarios pertinentes,
la caracterización del proceso ajustada y el diligenciamiento del campo de control de cambios de los documentos.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 Manuales, Guías e instructivos: deberán ser aprobados mediante memorando adjuntando el procedimiento donde relacionen estos
documentos, ajustando las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza los documentos y el diligenciamiento del campo de
control de cambios de estos.
 Formatos: deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste
de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
 Políticas: deberán ser aprobadas y/o anuladas por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación, las cuales serán remitidas por el líder del
subsistema y comunicadas al Superintendente Nacional de Salud.

4. La responsabilidad de revisar, aprobar técnicamente, divulgar y socializar los documentos estará a cargo del líder del proceso
(Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficina Asesora, Jefes de Oficina, directores y subdirectores).

5. La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

6. Ningún servidor público de la Superintendencia Nacional de Salud podrá guardar versiones de documentos del Sistema Integrado de Gestión
en su computador. Cada vez que requiera uno, deberá ser descargado directamente de la intranet, página web o el aplicativo que se
disponga para tal fin, de acuerdo con las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeación.

7. Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una
copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,
mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

8. Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, serán identificados con el texto “Documento Obsoleto”.

9. La administración y el control del estándar de los documentos será responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y esta acción será
evaluada en las auditorías internas del SIG.

10. Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en la política de operación 13.2 del

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

presente procedimiento.

11. La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide
documental:

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12. En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes orientaciones:

 Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen disposiciones legales emitadas por la Superintendencia
Nacional de Salud y que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y demás documentos que representen actuaciones
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administrativas propias de la Entidad o que oficialicen las directivas y lineamientos del Sistema Integrado de Gestión. También
corresponde a la normatividad legal externa referida al que hacer del procedimiento.
 Nivel 2 - Políticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices que permite la toma de decisiones y la obtención de
objetivos.
 Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de las políticas, procesos, procedimientos y la misión de la
entidad.
 Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de acción a nivel institucional, especificando entre otros aspectos, las
actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos.
 Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la Entidad de manera general, compuesta de procedimientos y
sus documentos asociados
 Nivel 3 - Caracterización: Documento que relaciona información técnica de manera general de un proceso, usuario o producto y que
contiene los objetivos a alcanzar por un proceso y sus productos.
 Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la Entidad de manera específica y que describen el
paso a paso de la forma como se deben realizar las actividades relacionadas.
 Nivel 3 - Manuales: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operación del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad.
 Nivel 3 – Metodologías: Corresponde a los documentos en donde se determinan los conceptos, postulados, lineamientos técnicos y
métodos, concebidos y aplicados sistémica y sistemáticamente, los cuales orientan las actividades de vigilancia, inspección y control de
la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de cumplir las funciones y objetivos institucionales.
 Nivel 3 - Guías: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propósito, orientar,
profundizar, especificar o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
 Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propósito, orientar el
diligenciamiento de un formato o aplicativo informático. La complejidad de estos determinará si se requiere la elaboración de un
instructivo, es decir que no necesariamente todo formato o aplicativo deberá tener uno.
 Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos deberán siempre estar
relacionados en los procedimientos.
 Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en medio físico o magnético y se
puede desprender del diligenciamiento y trámite de un formato, herramienta informática, correo electrónico o comunicado.
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 Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operación de la Entidad, se encuentran dentro de estos los
documentos de trabajo o de referencia.

13. Para la elaboración de documentos se deberá tener en cuenta las siguientes políticas de operación:

13.1. Encabezado y pie de página: todo documento relacionado en la pirámide documental del Sistema Integrado de Gestión y que su origen
corresponda a la operación interna de la Entidad tendrá un encabezado con las siguientes características:

Se utilizan 5 columnas destinadas de la siguiente manera:

 Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.

 Segunda columna: Proceso y tipo documental de acuerdo a la pirámide documental del Sistema Integrado de Gestión (ver política de
operación 12).
 Tercera columna: Nombre del proceso y nombre del documento, sobre este último se establecerá la codificación.
 Cuarta y quinta columna: Código del documento (ver política de operación 13.2) y versión (ver política de operación 13.3).

El tipo de letra utilizado en el encabezado será Arial 11 y en mayúsculas fijas.

13.2. Codificación: corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual facilitará su ubicación dentro de la estructura documental
del Sistema Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y se relacionará en el formato denominado “Listado
Maestro de Documentos”, identificado con el código ASFT01.

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El código estará conformado por seis caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

XXYY##

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX corresponden a las iniciales del proceso, las cuales serán suministradas por el
profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.

Los dos siguientes caracteres de tipo alfabético YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para lo cual se deberá tener en
cuenta la siguiente estructura:

PR Proceso
PD Procedimiento
MN Manual
MI Metodología Institucional
PO Política
CR Caracterización
GU Guía
IN Instructivo
PL Plan
FT Formato
FL Formato libre
DS Documento soporte

En caso que el documento no se acomode a la clasificación presentada, se analizará las iniciales y se establecerá una modalidad
adicional. Esta operación solamente será realizada por el administrador del Listado Maestro de Documentos y deberá ser agregada a
esta política de operación.
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La numeración (##) corresponderá a un consecutivo, la cual estará conformada por dos dígitos que se ubicarán después de las iniciales
del tipo de documento. Cabe señalar que cada proceso tendrá su propio conjunto de consecutivos, iniciando con el número 01 y
finalizando con el 99.

Un ejemplo de código de un documento es ASPD01, en donde AS corresponde al proceso de Administración del Sistema Integrado de
Gestión, PD se refiere al tipo de documento que para este caso es un procedimiento y 01 corresponde al número consecutivo.

La Oficina Asesora de Planeación será la encargada de asignar y controlar los códigos respectivos.

13.3. Versión: corresponde a un número consecutivo que permite controlar los documentos vigentes. Cada vez que se realice un cambio, se
deberá actualizar la versión. En el entendido que la Entidad presenta una nueva realidad institucional a partir del Decreto 2462 de 2013,
todos los documentos iniciarán en versión 01.

13.4. Responsabilidades: dentro del nivel 3 de documentación, se encuentran los manuales, los procedimientos, las guías y las
caracterizaciones, solo en estos aparecerá un campo adicional, en donde se establecerán los cargos que participaron en la elaboración
de los documentos mencionados, en los espacios relacionados deberá escribirse el cargo de manera general acompañado de la
dependencia, ejemplo: Elaboró: Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación, la Revisión corresponderá al Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, adicional podrá ser incluido en esta campo, el cargo que revisó por parte del área que solicitó la
elaboración del documento, la Aprobación corresponderá al responsable del proceso que solicita el documento, además se deberá
colocar el día, mes y año de la respectiva elaboración, revisión y aprobación, de acuerdo con la siguiente estructura:

DD/MM/AAAA

13.5. Pie de página: la única información que se presenta en este espacio es la numeración de hoja, la cual se realizará de manera automática
con la siguiente estructura: “Pág. n de n”
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13.6. Orientación: los documentos podrán ser estructurados de manera vertical u horizontal, esto dependerá de la concentración de la
información. Cuando en la estructura del mismo se presente un bajo volumen de cuadros con información paralela, el documento deberá
ser desarrollado de manera vertical, de lo contrario se sugiere ser desarrollado de manera horizontal, como es el caso del procedimiento.

13.7. Control de Cambios: los documentos a los que se les diligenciará el campo de control de cambios, son: manuales, guías, procedimientos
y caracterizaciones, éste campo se incluirá en la parte final del documento. Su estructura es la siguiente:

13.8. Registro: los registros tendrán la misma codificación de los documentos que le dan origen. Para el control de estos se deberá tener en
cuenta lo establecido en las Tablas de Retención Documental y en la Guía de Organización de Archivos de Gestión establecida por la
Entidad. Adicionalmente, la organización, custodia, almacenamiento y acceso a los registros, sin importar su naturaleza (físico, digital o
electrónico), seguirán los lineamientos de los procedimientos del Proceso de Administración de la Gestión Documental.

13.9. Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de
contenido para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mínimo posea: Descripción de la actividad, participantes y fecha, esto
se aplicará en especial para los documentos magnéticos.

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13.10. Estructura de los documentos: los documentos en lo posible presentarán una estructura uniforme, salvo aquellos que por alguna
orientación especial o reglamentación específica establezca una. De acuerdo con la estructura documental, se plantea la siguiente
política de operación de estructura:

 Manuales y Metodologías: Llevarán la siguiente estructura

o Objetivo: se relaciona el propósito para el diseño e implementación del manual / metodología.

o Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción
del manual / metodología, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarán
organizadas en orden alfabético. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripción del manual / metodología: se presenta el contenido desagregado del manual / metodología, de acuerdo con lo
planteado en el objetivo y en el alcance.
o Control de cambios: se tendrá en cuenta lo dispuesto en la política de operación 13.7.

 Procesos: la información correspondiente a los procesos, se presentará en el documento denominado “Caracterización de

Procesos”, el cual se identificará con las dos letras iniciales CR.

 Procedimientos: este tipo de documento presentará la estructura establecida en el procedimiento de “Elaboración y Control de
Documentos y Registros”, destacando que las primeras cuatro letras son generales para todos los procedimientos dentro de cada
proceso, seguido del número de consecutivo para cada uno de ellos.

 Guías: Llevarán la siguiente estructura:

oObjetivo: se relaciona el propósito para el diseño e implementación de la guía.

o Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción
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de la guía, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarán organizadas en orden
alfabético. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
oDescripción de la guía: Se presenta el contenido desagregado de la guía, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el
alcance.
o Control de cambios: se tendrá en cuenta lo dispuesto en la política de operación 13.7.

 Instructivos: Corresponde a un documento en donde se presenta el nombre del campo del formato o del aplicativo y al frente en
prosa se describe su diligenciamiento. Este documento es optativo y estará integrado al formato, cuando se requiera.

 Planes: Documento que presenta una estructura específica dependiendo de la temática analizada, algunos responden a
lineamientos de tipo legal en su estructura. Lo anterior, no aplica para los casos en que un estándar o norma exige la utilización de
un formato específico.

 Políticas: Documento que presenta una estructura específica dependiendo la temática analizada y tiene como fin expresar la
voluntad de la alta dirección frente a una temática especifica.

 Caracterización: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.

 Formato: Cada formato presenta una estructura específica, se debe buscar la simplicidad y la unificación de información.

Nota: Los formatos que corresponden a documentos de trabajo no se codificarán.

14. Se entenderán que los procesos son formales en la Entidad cuando han sido adoptados mediante acto administrativo suscrito por el Jefe de
la Oficina Asesora de Planeación y se encuentran comunicados al Superintendente Nacional de Salud y registrados en el Listado Maestro de
Documentos, código ASFT01.

15. El Mapa de Procesos identificado con el código ASDS01, será el documento soporte para establecer la secuencia e interacción de procesos,
insumo básico para la definición de los Acuerdos de Nivel de Servicios, consolidados en el Manual establecido para su consolidación.

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16. Ningún documento de la pirámide documental, salvo los formatos podrán ser impresos, en aquellos casos que por necesidades del servicio
se requiera la impresión, estos deberán ser solicitados a la Oficina Asesora de Planeación.

17. Los procedimientos tendrán relacionados las disposiciones legales, que se encontrarán en el apartado de normas, explicado a través de
requisitos legales y directrices legales.

18. Para el desarrollo de las guías se tomará como referente el formato identificado con el código ASFL03.

19. Los registros de las reuniones se realizarán en el formato Lista de Asistencia código ASFT04 y/o Acta Código ASFT06.

20. Para el desarrollo de las actas, deberá aplicarse lo establecido en la parametrización del módulo de actas, del aplicativo denominado
“Sistema Integrado de Planeación y Gestión”, o el que lo modifique o complemente, solo en casos excepcionales, donde no se pueda
acceder al módulo de actas se podrá utilizar el formato de Acta, dejando constancia del problema identificado para no utilización del módulo
al comienzo del registro del desarrollo de la reunión.

21. Los formatos que se lleven como registro, al momento de ser diligenciados tendrán en la parte inferior izquierda el detalle de la fecha
correspondiente al último registro de información.

22. La conservación y centralización de los documentos obsoletos del Sistema Integrado de Gestión estará a cargo del funcionario encargado
del registro listado maestro de documentos y deberá seguir los lineamientos establecidos por las tablas de retención documental y la guía
organización de archivos de gestión.

23. El control de registros derivados de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realiza de acuerdo a los instrumentos, lineamientos
y metodologías del Subsistema de Gestión Documental, de conformidad con las disposiciones normativas del Archivo General de la Nación,
y en observancia de las normas técnicas complementarias que aseguren la conservación y preservación de la memoria institucional en el
tiempo. Lo anterior, con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en
atención de las necesidades de los usuarios internos y externos de la Entidad.
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24. Cuando las áreas responsables de una actividad incluida en un procedimiento de un proceso que no lideren requieran de la creación,
modificación o anulación de documentos, deberá consensuar dicha solicitud con el líder del proceso y remitirla mediante memorando a la
Oficina Asesora de Planeación por alguno de los siguientes cargos: Superintendente Delegado, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora,
Secretario General, Director y Subdirector. Cabe señalar que dicha solicitud no puede afectar la ejecución de las actividades de las demás
áreas responsables relacionadas en el procedimiento.

25. Ningún código de documento podrá ser incluido o anulado del Listado Maestro de Documentos sin que su creación o anulación sea solicitada
por el líder del proceso al que pertenece dicho documento y aprobada mediante memorando del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

26. Las modificaciones a la documentación liderada por la Oficina Asesora de Planeación, serán solicitadas por el coordinador del grupo que
requiera la modificación al jefe de la oficina siguiendo lo estipulado en el presente procedimiento.

27. Ninguna dependencia de la Entidad podrá formular y elaborar Políticas Institucionales sin el acompañamiento, supervisión, evaluación,
codificación y control de documentos realizado por la Oficina Asesora de Planeación.

28. Toda Política relacionada con los subsistemas de gestión del Sistema Integrado de Gestión –SIG- será medida de acuerdo con lo estipulado
en el proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas.

29. La dependencia designada para liderar la Política Institucional, será la responsable del archivo de gestión y evidencias del proceso de
formulación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental y lineamientos del Proceso de Administración de la
Gestión Documental.

30. Toda Política Institucional deberá partir de la identificación de la problemática, condición, necesidad o potencialidad del contexto institucional
que se requiere transformar o para dar cumplimiento a un requisito de un estándar normativo que haga parte del Sistema Integrado de
Gestión.

31. Las Políticas Institucionales deberán conformarse por directrices específicas. Cabe señalar que algunas políticas se implementan a través de
planes y con lineamientos establecidos por Entidades del orden Nacional y Local.
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32. Toda Política Institucional debe estructurar un plan de acción para ejecutar las directrices y este deberá estar plasmado en el Plan Anual de
Gestión de la dependencia líder.

33. Durante el tiempo del desarrollo del proyecto de Reingeniería de Procesos y mientras salen todas las caracterizaciones nuevas de los
procesos, se entenderá que la Secuencia de Interacción estipuladas en los formatos de Caracterización de Procesos; el manual de acuerdos
de nivel de servicios será el documento obsoleto Manual de acuerdos de nivel de servicio el cual se incorporara al formato Acuerdos de Nivel
de Servicios ASFT32.

34. Durante el tiempo del desarrollo del proyecto de Reingeniería de Procesos y mientras salen todas las Caracterizaciones nuevas de los
procesos, se entenderá que las Acciones de Mejoramiento estipuladas en los formatos de Caracterización de Procesos, se consultara en
lugar del procedimiento tratamiento del servicio no conforme y de no conformidades el procedimiento Auditorías Internas ASPD07.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
1 Identificar la Informar al líder y/o gestor del proceso, las iniciativas Todas las Todos los Área líder de
necesidad de de mejora a los documentos, mediante correo dependencias cargos proceso
diseño, ajuste y/o electrónico. de la Entidad
anulación del
documento. Un documento puede presentar diferentes fuentes
para su creación, ajuste o anulación. Corresponden
a:
a. Necesidad de los procesos.
b. Iniciativa de la Oficina Asesora de Planeación, a
través de los planes de mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestión.

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REGISTROS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

En todos los casos, antes de requerir la creación, los

ajustes y/o la anulación documental mediante
memorando, se debe solicitar el acompañamiento del
gestor de la dependencia líder del proceso y de un
funcionario de la Oficina Asesora de Planeación, el
cual ha sido asignado previamente como enlace.
Dar entendimiento a la necesidad del solicitante. Delegados

Evaluar el impacto de la modificación, creación o Secretario

anulación de los documentos. General

Resultado del análisis, se genera observaciones Jefes de

Analizar la relacionadas con: Oficina
Área líder de
necesidad de Asesora
proceso y
creación, a. La no conveniencia de su desarrollo, de ser así se Área líder de
2 Oficina
modificación o justificará explicando las razones por las cuales proceso Jefes de
Asesora de
anulación de no es viable. Oficina
Planeación
documentos b. La viabilidad de ser aprobado el documento
metodológicamente. Directores

Subdirector
es

Profesional
3 Validar cambios y Cuando el documento tenga viabilidad, identificar las Área Líder de Profesional Oficina
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
dependencias intervinientes en su operación, ya sea
como líder o participante.

Citar a reunión con el propósito de incluir diferentes Asesora de

generar versión puntos de vista, y tenerlos en cuenta en la áreas Planeación,
final de estructuración del documento y como evidencia proceso participante Áreas
documentos adjuntar la lista de asistencia ASFT04 o correo s participantes
electrónico. del proceso

Generar los documentos en versiones finales.

Para crear nuevos documentos, solicitar la nueva

codificación al líder del listado maestro, vía correo Oficina
Solicitar
electrónico. Asesora de
codificación o Correo
4 Planeación - Profesional
actualizar versión electrónico
Si el documento existe, consultar el versionamiento Dependencias
del documento
del documento y actualizar a nueva versión de la Entidad

5 Asignar Si es proceso nuevo, revisar que la asignación de las Oficina Oficina

codificación o 2 primeras letras de la codificación no esté asignadas Asesora de Asesora de Correo
versionamiento a otro proceso Planeación - Delegados Planeación electrónico
Dependencias
El profesional encargado del listado maestro de de la Entidad Secretario
documentos asignará la codificación y el General
versionamiento, según sea el caso, de acuerdo con
los parámetros establecidos en el presten Jefes de
procedimiento. Oficina
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Asesora
Informar vía correo electrónico al gestor del proceso o
Jefes de
profesional solicitante, la codificación o versión
Oficina
asignada.
Directores
Revisar que la asignación de las 2 primeras letras de
Subdirector
la codificación no esté asignadas a otro
es
procedimiento.
Profesional
El gestor de la dependencia solicitante deberá
proyectar memorando código ASFL01, al líder del
proceso.

Incluir en el memorando:
Proyectar Memorando
a. Evidencias del ejercicio donde se acordaron las Área líder de
6 memorando de Profesional- código
modificaciones al documento (Lista de asistencia proceso
solicitud. ASFL01
ASFT04 o correo electrónico).
b. Documentos para crear o modificar, en su versión
final, alineados con la estructura documental.
c. El registro del acta como evidencia de las
reuniones sostenidas. (Esto siempre y cuando los
ajustes impliquen la participación de varias
dependencias en el documento).
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
d. La descripción de los ajustes documentales
(creación, ajuste, anulación) en una tabla donde
relacione el código del documento, el tipo de
solicitud y la descripción del ajuste realizado

Si el memorando no incluye estas especificaciones, la

Oficina Asesora de Planeación podrá devolver la
solicitud.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Nota: Para el caso expuesto en la política de
operación 24, es decir, cuando la dependencia
solicitante es el área responsable de una o más
actividades, se remite la solicitud allegada al líder del
proceso al que pertenece el procedimiento para que
presente observaciones en un plazo de tres (3) días
hábiles. En caso de no ser presentadas, se elaborará
memorando de aprobación de la solicitud, de acuerdo
con los lineamientos anteriormente mencionados.

7 Revisar, aprobar y Revisar el memorando proyectado, de los Área líder de Delegados Memorando
radicar solicitud. documentos a crear, modificar o anular. proceso ASFL01
Aprobar o rechazar el memorando proyectado. Secretario
General
Radicar el memorando de solicitud a la Oficina
Asesora de Planeación. Jefes de
Oficina
Asesora

Jefes de
Oficina

Directores

Subdirector
es

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

Recibir y asignar al enlace, el memorando de solicitud Oficina Jefe de Memorando

Recibir y asignar
8 ASFL01, para la creación, modificación o anulación Asesora de Oficina código
solicitud.
de documentos. Planeación Asesora ASFL01
El profesional de la Oficina Asesora de Planeación
que realiza las funciones de Enlace:
a. Verifica que los soportes y documentos a crear,
modificar y anular, correspondan con lo acordado
en las reuniones de análisis y lo relacionado en el
memorando ASFL01.
b. Que los documentos cumplan con lo dispuesto en
Revisar las políticas de operación de este procedimiento.
técnicamente los c. Envía por correo electrónico al Líder de Listado Oficina Profesional-
9 documentos Maestro, los documentos sujetos a modificación. Asesora de Correo
solicitados Planeación electrónico
El profesional de la Oficina Asesora de Planeación
que realiza las funciones de Líder de Listado
Maestro, valida:
a. Verifica que los documentos cumplan con las
políticas de operación del ítem 13,1 a 13.7.
b. Envía por correo electrónico al Enlace, el
resultado de la verificación.

El profesional de la Oficina Asesora de Planeación

Oficina Memorando
Proyectar que realiza las funciones de enlace debe proyectar
10 Asesora de Profesional- código
memorando memorando de aprobación o rechazo, teniendo en
Planeación ASFL01
cuenta el resultado de la revisión.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

El memorando de respuesta como mínimo, debe

referenciar:

a. El lugar de ubicación de la documentación

ajustada.
b. La responsabilidad del líder del proceso de
realizar la socialización de los cambios con los
participantes del proceso.
c. La tabla donde relacione el código del
documento, el tipo de solicitud y la descripción del
ajuste realizado así:

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ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

11 Revisar y aprobar Revisar el memorando proyectado ASFL01. Oficina Jefe de Memorando

o rechazar Asesora de Oficina ASFL01
solicitud. Aprobar o rechazar el memorando ASFL01 Planeación Asesora
proyectado.

Radicar el memorando de aprobación o rechazo de

los ajustes documentales.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

El profesional de la Oficina Asesora de Planeación

que realiza las funciones de enlace debe actualizar
Actualizar control los documentos que tienen control de cambios, con el
de cambios y memorando ASFL01 de aprobación. Oficina
Correo
12 enviar Asesora de Profesional-
electrónico
documentos para Remitir por correo electrónico al Líder de Listado Planeación
publicar. Maestro, los documentos a crear, modificar o anular
en su versión final y relacionar el número NURC de
memorando ASFL01 de aprobación.
13 Realizar registro Oficina Profesional
en listado maestro El profesional de la Oficina Asesora de Planeación Asesora de Correo
y actualizar que realiza las funciones de Líder de Listado Maestro Planeación electrónico
repositorio debe verificar que los documentos adjuntos al correo
documental electrónico correspondan a lo reseñado en el Registro
memorando ASFL01 de aprobación y que el control Listado
de cambios en los documentos que lo requieran. Maestro
ASFT01
Si la verificación no es exitosa, informar al Enlace, vía
correo electrónico que realice los ajustes para poder
proceder a las actividades de publicación-

Actualizar el Registro ASFT01.

En el caso de modificar o anular:

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Acceder a página web y descargar versiones
publicadas, poner marca de agua de obsoletos y
guardar en repositorio documental.

Enviar por correo electrónico los documentos a

publicar o des-publicar en la página web donde se
ubica el Mapa de procesos.

Revisar que los documentos adjuntos al correo

electrónico, correspondan con el memorando
ASFT01 de aprobación.
Oficina
Publicar en página Publicar o des-publicar los documentos solicitados en Correo
14 Asesora de Profesional
web la página web donde se ubica el Mapa de procesos electrónico
Planeación
de la entidad.

Informar vía correo electrónico la publicación o no de

documentos al Enlace y Líder de Listado Maestro.
15 Verificar la Verificar que los cambios solicitados fueron Área líder de Delegados
creación, realizados en la página web. proceso
modificación o Secretario
anulación Socializar los documentos actualizados con quien General
solicitada y corresponda.
socializar Jefes de
documento. Oficina
Asesora

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Jefes de
Oficina

Directores

Subdirector
es

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Por medio de correo electrónico
se generarán observaciones por
parte del funcionario asignado a
evaluar el impacto de la Área líder de
Analizar la necesidad de creación, Cada vez que se
modificación, creación o proceso y Correo
2 modificación o anulación de requiera diseñar, ajustar
anulación de los documentos. Oficina Asesora de electrónico
documentos o anular un documento.
Planeación
de la Oficina Asesora de
Planeación al gestor de la
dependencia solicitante.

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Por medio de memorando código

ASFL01, se verifican los
documentos enviados versus las
solicitudes de diseño, ajuste o
Revisar técnicamente los anulación. Adicionalmente el Cada vez que se Profesional Oficina Memorando,
9 documentos solicitados funcionario de la Oficina Asesora requiera diseñar, ajustar Asesora de código
de Planeación validará en los o anular un documento. Planeación ASFL01
mismos documentos el
cumplimiento metodológico con
lo estipulado en este
procedimiento

ANÁLISIS DE TIEMPO
 La Oficina Asesora de Planeación dará respuesta al memorando de solicitud de creación, ajuste y/o anulación del documento dentro de los
5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Lo anterior, si y solo si se cumplieron con la totalidad de las actividades descritas en
este procedimiento.

 La Oficina Asesora de Planeación dará respuesta al correo de solicitud de publicación en página web, de documentos del Sistema Integrado
de Planeación dentro de los 4 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Lo anterior, si y solo si se cumplieron con la totalidad de
las actividades descritas en este procedimiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015.
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Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 45001.

Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 1400:2015.
Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 27001:2013.

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL

DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN EL SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 5 de la Resolución 1622
de 2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Proceso Administración del Sistema Integrado Jefe Oficina Asesora de
de Gestión, aprobados mediante Acta No. 001 Planeación
de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo
Adopción del documento la resolución 1622 de 2014 y se adoptó el Jefe Oficina Asesora de
Manual de Procesos y Procedimientos. Planeación
Ajustes de las Políticas de Operación,
Modificación de documento. descripción del procedimiento, aprobados Jefe Oficina Asesora de
mediante Acta No. 1093 de 2015. Planeación
Ajustes a las Políticas de Operación,
Modificación de documento. aprobados mediante NURC: 3-2015-023655 Jefe Oficina Asesora de
de 2015. Planeación
Modificación de documento Se ajusta el alcance, políticas de operación, Jefe Oficina Asesora de
actividades, puntos de control, análisis de Planeación
tiempo y se elimina el formato control de
cambios código ASFT13 solicitados ante
requerimiento NURC: 3-2016-019029

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Se aprueba ajuste del documento mediante

NURC: 3-2016-019693
Mediante memorando 3-2017-008817se
solicitó la modificación de las secciones de
“Normas”, “Políticas de Operación”,
“Descripción del Procedimiento”, “Análisis de Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento
Tiempo” y “Documentos de Referencia”. Planeación

Se aprueba ajuste del documento mediante

memorando 3-2017-008895
Mediante memorando 3-2018-009503 se
solicita la modificación de las políticas de
operación 11, 12, 13-2, 13-10 incluyendo el
tipo documental Metodologías, ajuste de las Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento
actividades 1, 3,4, 5, 6. Planeación

Se aprueba solicitud mediante memorando

NURC: 3-2018-010296
Mediante memorando NURC 3-2020-5694 se
solicita la modificación de las actividades,
políticas y la anulación de la codificación de
los documentos externos, Además se integra
el procedimiento Formulación y Elaboración
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento de Políticas Institucionales, se adiciona
Planeación
análisis de tiempo para la actividad de
publicación en página web.

Se aprueba solicitud mediante memorando

NURC: 3-2020-5772

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