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Informes de Auditoría

Eje No. 4

María Camila Huertas Castaño

Olga Liliana Ocampo Bedoya

Elizabeth Andrade Castañeda

Alan Javier Barrera Muñoz

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas

Auditoria Administrativa

Max Antonio Caicedo Guerrero

Abril 04, 2022

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Tabla de Contenido

Introducción...............................................................................................................................................3

Descripción de la Empresa:......................................................................................................................4

Actividad Económica de la empresa........................................................................................................4

Área Gestión Administrativa....................................................................................................................5

Área De Talento Humano.........................................................................................................................5

Áreas De Intervención...............................................................................................................................5

Actividades, procedimiento específico para captar y examinar la información...............................7

Fases Pasos U Orden secuencial para llevar a cabo el proceso..........................................................8

Cronograma De Actividades.................................................................................................................8

Entrega Informe De Auditoria...............................................................................................................11

Análisis Factorial Área De Talento Humano.........................................................................................20

Conclusiones............................................................................................................................................26

Bibliografía..............................................................................................................................................27
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Introducción

El presente informe es la planeación y los resultados de un auditoria en el Banco

Davivienda, realizada a dos áreas de la empresa, que son el área de talento humano y el área

administrativa.

Se podrá observar los diferentes elementos y las diferentes técnicas que se utilizaron para

la recolección de la información, y como se analizaron las diferentes muestras obtenidas, la

cuales dieron como resultado un informe completo y objetivo, que va a permitir una mejora en

los procesos de la empresa, y tomar acciones correctivas y preventivas que permitan mitigar los

riesgos y obtener los resultados deseados.

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Análisis Factorial Para La Auditoria

Descripción de la Empresa:

Davivienda S.A es un banco colombiano fundado desde 1972 que presta servicios a

personas, empresas y al sector rural. Actualmente pertenece al Grupo Empresarial Bolívar y es la

tercera entidad de su tipo en el país.

Durante 4 décadas han participado en la construcción de Colombia convirtiéndose en un

referente importante en el sector financiero del país. Forman parte del Grupo Empresarial

Bolívar, que lleva más de 70 años.

Son reconocidos por el manejo de su imagen a través de la comunicación, convirtiéndose

en una de las 5 marcas más valiosas y el primer banco en recordación publicitaria de Colombia.

Actividad Económica de la empresa

La empresa Banco Davivienda S A tiene como domicilio principal de su actividad la

dirección, AVENIDA EL DORADO 68 C 61 P 10 en la ciudad de BOGOTÁ, El teléfono de

Banco Davivienda S A es el 6013300000. Esta empresa fue constituida como SOCIEDAD

ANONIMA y se dedica a Bancos comerciales.

Los bancos comerciales son organizaciones que tienen como función tomar recursos de

personas, empresas u otro tipo de organizaciones y depositarlos en cuentas de ahorro, cuentas

corrientes, certificados de depósito a término (CDT), etc. Con estos recursos dan créditos a

aquellos que los soliciten; es decir, los bancos captan recursos de quienes tienen dinero

disponible y colocan recursos en manos de quienes necesiten dinero, por lo tanto, son un

intermediario entre quienes tienen recursos y quienes los necesitan.

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Descripción de las Auditorias

Área Gestión Administrativa

Auditoría al sistema de control interno durante el periodo julio-diciembre del año 2021

Área De Talento Humano

Auditoría a las políticas y procedimientos internos durante el periodo julio-diciembre del

año 2021.

Áreas De Intervención

Las áreas que se van a intervenir son las áreas de recursos humanos y de gestión

administrativa en oficinas de servicio.

 6

ÁREA DE TALENTO HUMANO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Con una auditoría en el área de En el área Administrativa, se evaluará

Recursos Humanos la empresa podrá el sistema de control interno de los procesos

realizar un diagnóstico inicial de los ejecutados en las oficinas de servicio para

procesos internos, manejo de documentación verificar la adecuada aplicación de las normas,

y validación de políticas del área. Así como políticas y procedimientos, y su alineación con

también detectar los puntos en los que el los objetivos estratégicos y de negocio,

área debe trabajar para la mejora y entregando como resultado un informe con los

optimización de nuevos sistemas de gestión principales aspectos identificados.

que establezcan lineamientos con base a la A partir del análisis de la información

misión y visión de la compañía. para el período de julio a diciembre del 2021,

Esta herramienta puede servir para se obtuvieron muestras selectivas aplicando el

identificar si algunas prácticas del método estadístico de acuerdo con la norma

departamento de recursos humanos son técnica colombiana NTC ISO-2859-1, para

adecuadas, se llevan de manera legal y si realizar pruebas de cumplimiento a los

son efectivas. procesos administrativos y de oficina.

Dentro del área de recursos Para la ejecución de pruebas se utilizó

humanos, se auditarán los procesos la base de datos de los aplicativos del Banco y

relacionados con las políticas de selección y se tomó en cuenta el marco normativo vigente

promoción y los procedimientos internos.

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Actividades, procedimiento específico para captar y examinar la información.

ÁREA DE TALENTO HUMANO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Evaluación a todas las políticas  En el área administrativa, se ejecutarán 29

internas. pruebas, 23 pruebas virtuales y 6 pruebas

 Conocimiento a los procesos de presenciales.

reclutamiento.  Las muestras virtuales se tomarán de

 Identificar a las personas diferentes días, de los diferentes

responsables de cada labor. documentos que escanean las oficinas

 Evaluación de la calidad del diariamente.

desempeño de cada funcionario.  10 visitas presenciales.

 Detectar y tratar los posibles  Dentro de estas visitas presenciales se le

problemas que afecten a la solicitará al encargado del área, las pruebas

organización de la empresa. físicas necesarias y previamente

determinadas para la auditoría.

 Avances de hallazgos durante el proceso

 Se generará el informe final.

Fases Pasos U Orden secuencial para llevar a cabo el proceso.

ÁREA DE TALENTO HUMANO ÁREA DE GESTIÓN

 Establecer los objetivos a los cuales se ADMINISTRATIVA 

quiere llegar con la auditoría.  Recolección de muestras.

 Crear plan de acción.  Análisis de las muestras recolectadas.

 Recoger y revisar información sobre  Entrevistas con las personas

contratos, afiliaciones, ausentismo; entre encargadas de ejecutar el proceso.

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otros.  Observación de actividades

 Elaboración de informe con los desarrolladas dentro de las oficinas auditadas.

resultados obtenidos.  Revisión de documentos.

Cronograma De Actividades

Área Talento Humano

Fecha de
1

2
Nombre de la tarea Fecha de Asignado Estado
2

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

02

2
finalización
.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20

.20
7.2

7.2

7.2

7.2

8.2

8.2

9.2

9.2

0.2

0.2

1.2

1.2

1.2

1.2

1.2

2.2

2.2

1.2
inicio
.07

.07

.07

.08

.08

.08

.09

.09

.10

.10

.10

.11

.11

.11

.12

.12

.12

.12

.02
8.0

9.0

3.0

6.0

2.0

0.0

6.0

0.0

1.1

5.1

1.1

5.1

8.1

4.1

5.1

1.1

8.1

3.0
01

12

30

06

09

23

03

17

04

18

29

12

19

30

03

06

09

10

28
0

0
Auditoría TH 01.07.2021 10.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
1. Solicitud, Recepción y Verificación Información 01.07.2021 08.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
2. Reunión Apertura 09.07.2021 09.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3. Inicio Auditoría TH 12.07.2021 12.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.1. Verificación Cumplimiento Políticas 12.07.2021 06.08.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.1.1. Verificación indicadores establecidos 12.07.2021 23.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.1.2. Verificación del seguimiento indicadores 26.07.2021 30.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.1.3. Verificación soportes del seguimiento 02.08.2021 06.08.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.2. Verificación Conocimiento P. Reclutamiento 09.08.2021 03.09.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.2.1. Verificación soportes 09.08.2021 20.08.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.2.2. Verificación de perfiles, cargos y contratos 23.08.2021 03.09.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3. Verificación Responsabilidades 06.09.2021 15.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3.1. Identificación personas responsables 06.09.2021 17.09.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3.2. Verificación del perfil 20.09.2021 01.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3.3. Comprobación conocimientos y experiencia 04.10.2021 15.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.4. Evaluación Desempeño 18.10.2021 12.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.4.1. Confrotación de seguimiento individual 18.10.2021 29.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.4.2. Cotejar soportes del seguimiento 01.11.2021 12.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5. Proceso de la mejora continua 15.11.2021 30.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5.1. Identificación de falencias 15.11.2021 18.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5.2. Establecer posibles soluciones 19.11.2021 24.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5.3. Emitir conceptos para la mejora continua 25.11.2021 30.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
4. Socialización de Hallazgos 01.12.2021 03.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
5. Elaborar informe de las no conformidades 06.12.2021 08.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
6. Remitir informe al área auditada 09.12.2021 10.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
7. Verificación del plan de acción implementado por
03.01.2022 28.02.2022 Equipo Auditor En progreso
el área auditada
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Área Gestión Administrativa

Fecha de
Nombre de la tarea Fecha de Asignado Estado

2
1

1
2

2
2

2
finalización

0
0

0
.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2
.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2

.2
inicio

2
.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.0

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.1

.0

.0
1

8
0

2
Auditoría Gestión Administrativa 01.07.2021 03.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
1. Solicitud, Recepción y Verificación Información 01.07.2021 08.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
2. Reunión Apertura 09.07.2021 09.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3. Inicio Auditoría Gestión Administrativa 12.07.2021 12.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.1. Recolección de muestras 12.07.2021 30.07.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.2. Análisis de las muestras recolectada 02.08.2021 13.08.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3. Entrevistas Personal del Proceso 16.08.2021 10.09.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3.1. Líderes 16.08.2021 27.08.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.3.2. Colaboradores 30.08.2021 10.09.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.4. Observación Desarrollo de Actividades 13.09.2021 01.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5. Revisión de documentación 04.10.2021 22.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.5.1. Cotejar soportes del proceso 18.10.2021 22.10.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.6. Proceso de la mejora continua 25.10.2021 12.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.6.1. Identificación de falencias 25.10.2021 05.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
3.6.2. Emitir conceptos para la mejora continua 08.11.2021 12.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
4. Socialización de Hallazgos 15.11.2021 19.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
5. Elaborar informe de las no conformidades 22.11.2021 26.11.2021 Equipo Auditor Cerrado
6. Remitir informe al área auditada 29.11.2021 03.12.2021 Equipo Auditor Cerrado
7. Verificación del plan de acción implementado por el área auditada
03.01.2022 28.02.2022 Equipo Auditor En progreso
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 11

Entrega Informe De Auditoria

De manera atenta el equipo de auditores integrado por María Camila Huertas

Castaño, Olga Liliana Ocampo Bedoya, Elizabeth Andrade Castañeda, Alan Javier

Barrera Muñoz, damos por culminada la auditoría, la cual se ejecutó en dos áreas, área de

talento humano y área administrativa en oficinas de servicio.

En el presente informe se relacionan los hallazgos encontrados, las causas y los planes de

acción a ejecutar para mejorar los procesos y mitigar los riesgos presentados que se derivan de

estos hallazgos.

Las actividades desarrolladas en este informe se llevaron a cabo durante el tiempo

establecido, y se contó con el apoyo del centro de operaciones de la sucursal y los directores

administrativos de cada oficina, para recolectar la información suficiente y necesaria que

permitió el éxito de esta auditoría.

Análisis Factorial Área Administrativa

Davivienda S.A es un banco colombiano fundado desde 1972 que presta servicios a

personas, empresas y al sector rural. Actualmente pertenece al Grupo Empresarial Bolívar y es la

tercera entidad de su tipo en el país.

Durante 4 décadas han participado en la construcción de Colombia convirtiéndose en un

referente importante en el sector financiero del país. Forman parte del Grupo Empresarial

Bolívar, que lleva más de 70 años.

Son reconocidos por el manejo de su imagen a través de la comunicación, convirtiéndose

en una de las 5 marcas más valiosas y el primer banco en recordación publicitaria de Colombia.
 12

Desarrollo de la Auditoria Área Administrativa

Objetivo

Esta auditoria tuvo por objeto evaluar el sistema de control interno (SCI) de los procesos

ejecutados en las oficinas de servicio de la sucursal caldas, realizando un análisis independiente

de riesgos para verificar la adecuada aplicación de las normas (internas y externas), políticas,

procedimientos y su alineación con los objetivos estratégicos y de negocio, entregando como

resultado un informe con los principales aspectos identificados.

Alcance

 Transacciones valor a cargo del director administrativo.

 Pago de cheques de gerencia por ventanilla.

 Aspectos de seguridad bancaria en oficina (validación mediante videos y en visita

presencial de la aplicación de controles en custodia y manejo de efectivo)

 Provisión inicial efectivo / cuadre de caja.

 Reintegro en primera línea (no por diferencia comercial, por concepto 25)

 Arqueos periódicos al efectivo en oficina (mediante visita presencial y registro de

arqueos en oficina en aplicativo GIPO a cargo de los directores comerciales)

 Arqueo periódico a los elementos de oficina.

 Retiro parcial de cesantías.

 Tarjeta de registro de firmas.

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Hallazgos
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HALLAZGOS CAUSA /RECOMENDACIÓN PLAN DE ACCIÓN

Pago de cheques de gerencia Causa: Plan de acción:

por ventanilla: Se omite la norma por servicio, ya Evitando la informalidad por el

De un total de 80 cheques de que se hace con clientes conocimiento del cliente, se

gerencia pagados por ventanilla reiterativos y conocidos. define acompañamiento al

entre agosto 15 y noviembre 15 de Recomendación: compromiso con todo el equipo

2021 se encontró que: Seguir los lineamientos del de directores administrativos de

-57% (12/21) de los cheques manual, donde se establece que el ajustes a la norma, aplicando sin

pagados, requerían realizar monto máximo para pago de excepción los procedimientos de

autenticación por montos mayores cheques de gerencia por ventanilla autenticación y demás controles

a $3 millones, y ésta no fue es de $5 millones, y donde se establecidos para el pago de

realizada. establece que para el pago de cheques.

-48% (30/80) de los cheques cheques mayores a $3 millones, se Responsable:

pagados, se pagaron con cruces debe realizar el proceso de Jefe de zona / Gerencia sucursal

restrictivos de consignación. Biometría. Fecha:

-5% (4/80) de los cheques 28/02/2022

pagados, no fue tomada la huella

al reverso como parte del endoso.

Riesgo / Impacto

Riesgo económico al realizar

pagos en efectivo de cheques de

gerencia por oficina sin

levantamiento de sello.
 15

Análisis Factorial Área De Talento Humano

Para el análisis factorial del área de talento humano aplicaremos los siguientes pasos:

- Planear la investigación.

- Análisis.

- Examen de cada factor.

- Combinar los hallazgos y diagnosticar.

- Presentación del diagnóstico (informe final).

Desarrollo De La Auditoria Área De Talento Humano

Objetivo

Evaluar los procesos del área de gestión humana según los requisitos establecidos por la

compañía, los planes y procedimientos aplicables, así como el cumplimiento de la normatividad

vigente.

Alcance

 Convocatoria

 Selección

 Vinculación

 Evaluación

 Retiro

Periodo Auditado: julio a diciembre del año 2021.

Equipo Auditor
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María Camila Huertas Castaño

Olga Liliana Ocampo Bedoya

Elizabeth Andrade Castañeda

Alan Javier Barrera Muñoz

Hallazgos
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HALLAZGOS CAUSA /RECOMENDACIÓN PLAN DE ACCIÓN

Convocatoria: Causa: Plan de acción:

No existe manual de funciones El cargo fue creado mediante Una vez creado el ascenso para

para el cargo Analista Junior ascenso y el Gerente de Nómina un colaborador se debe crear su

Gestión Humana. aún no ha compartido las manual de funciones.

Riesgo / Impacto funciones para la creación de este. Responsable:

El colaborador no sabe cuáles son Recomendación: Analista Modelo interno / Jefe

sus funciones y por tanto puede Crear el manual de funciones del inmediato

incurrir en errores u omisiones ya cargo Analista Junior Nómina en Fecha: 28/02/2022

que no tiene claro las funciones un tiempo máximo de un mes.

asignadas.

Selección: Causa: Plan de acción:

La empresa no tiene No se tiene un control desde el El área de nómina deberá

parametrizada una planta de área de contratación y selección reportar al área de contratación

puestos vacantes organizada ni un de una base o planta organizada en cada cierre de quincena los

tiempo determinado para cumplir que permita tener al día esta retiros de personal para que

dicha vacante. información. contratación pueda realizar una

planta para contratación de

Riesgo/Impacto: Recomendación: puestos vacantes.

Contratación de personal sin Se debe realizar una planta de Responsable:

realizar la validación del tiempo puestos vacantes para realizar Coordinador de Nómina/

de vacante y tiempo de dicha contratación dependiendo Coordinador de Contratación

contratación, así mismo como el del orden cronológico. Fecha: 28/02/2022

riesgo de que los colaboradores de

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Conclusiones

El éxito de una auditoria radica en una buena planeación, tener claro el objetivo, los

procesos y contar con la información suficiente, permitirá que los resultados sean los esperados.

Un resultado asertivo le permitirá a la empresa tomar las decisiones correctas que le van a

permitir mitigar los riesgos y cumplir con las normas establecidas.

Las recomendaciones presentadas por el auditor son el primer paso para que la empresa

cree los planes de acción que le permitirán hacer un posterior seguimiento a los procesos

auditados; así, al tomar las falencias encontradas se crearan oportunidades de mejora esto con el

fin de mitigar los errores y mejoras a los procesos de gestión administrativa y al área de talento

humano.
 20

Bibliografía

(n.d.). Banco Davivienda. Retrieved March 5, 2022, tomado de:

http://www.davivienda.com

Banca comercial - Enciclopedia | Banrepcultural. (2018, November 20). Enciclopedia |

Banrepcultural. Retrieved March 5, 2022, tomado de:

https://enciclopedia.banrepcultural.org/index.php/Banca_comercial

Importancia de auditoría de recursos humanos en empresas - ADECCO. (2021, July 7).

Adecco. Retrieved March 5, 2022, tomado de: https://www.adecco.com.pe/rrhh/importancia-

auditoria-recursos-humanos/

Creando Un Informe Ejecutivo De Auditoria - AUDITORIA Y PROYECTOS DE

SISTEMAS TI. (2015, May 3). Google Sites. Retrieved March 5, 2022, tomado de:

https://sites.google.com/site/cunauditoriadesistemas/home/creando-un-informe-ejecutivo-de-

auditoria