PROTOCOLO

ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN
Es un instrumento público protocolar consistente en la incorporación material y

jurídica que hace el Notario en el protocolo a su cargo de un documento, por
mandato legal, a solicitud de parte interesada o por orden de un tribunal
competente.
La protocolización es el acto por el cual un notario o corredor incorpora los

documentos y actas que autoriza a un "protocolo notarial", que a su vez constituye
una serie ordenada de escrituras matrices dotadas de formalidades específicas
determinadas por la ley, que posteriormente pueden ser convertidas en escrituras
públicas.
REQUISITOS
Art. 64 del Código Notariado.
El acta de protocolación contendrá:
1. El número de orden del instrumento.
2. El lugar y la fecha.
3. Los nombres de los solicitantes, o trascripción den su caso, del mandato

judicial.
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene

y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que
correspondan a la primera y última hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.
Cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las

palabras POR MI Y ANTE MI y si firmaren los otorgantes y el notario, únicamente
las palabras ANTE MI.
a. Formas de protocolizar:
Mediante acta de protocolización y mediante cláusula de protocolización, esta

última se realiza cuando en una escritura pública se convenga en la
protocolización de documentos o diligencias relacionadas con ella.
b. Efectos jurídicos.
Si el documento protocolizado es ordenado por la ley o por tribunal competente

sus efectos serán plenos. Sin embargo, si se trata de un documento privado, el
único efecto jurídico que produce es la fecha de cuando fue protocolizado y la
garantía de perdurabilidad y reproducción.
DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO, OTROS DOCUMENTOS
El Código de Notariado indica los documentos que deben protocolizarse:
“Podrán protocolarse:
1. Los documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley;
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas; y
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas…”
Artículo 63 del Código de Notariado.
Algunos ejemplos de los documentos descritos en los incisos anteriores son los
siguientes:
- Documentos cuya protocolización está ordenada por la ley; entre éstos se
encuentran el acta de matrimonio y los documentos provenientes del extranjero;
así como la protocolización de una partición aprobada judicialmente.
- Documentos privados con firmas previamente legalizadas; en este caso, podrá

protocolizarse cualquier documento privado, siempre que la firma haya sido
legalizada con anterioridad y a solicitud de la persona a cuyo favor se suscribió el
documento.
- Documentos privados sin legalización de firma, los cuales podrán protocolizarse

siempre y cuando comparezcan todos los signatarios del documento que se trate.
Documentos que se protocolizan, art. 63 CN

 1. Los documentos o diligencias cuya protocolación este ordenada por la
ley o por tribunal competente.
 2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente
legalizadas.
 3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
 En los casos previstos en el inciso 1, la protocolación la hará el notario por
sí ante sí;
 En los casos del inciso 2 bastara la comparecencia de la persona a cuyo
favor se suscribirá el documento y
 En los casos del inciso 3 es indispensable la comparecencia de todos los
signatarios del documento.
Documentos protocolizados por disposición de la ley:

 a- Acta de matrimonio, art. 101 CC
 b- Acta de protesto, art. 480 C. Co
 c- Acta de inventario de aportaciones no dinerarias, art. 27 C. Co.
 d- Acta de constitución de colegio profesional, art. 4 Ley de colegiación
 e- Los mandatos y demás documentos que deban de inscribirse en los
registros públicos, art. 38 LOJ
Documentos protocolizados por disposición de tribunal competente:
 a- Auto que apruebe la división de la cosa común, art. 222 CPCyM,
 b- Testimonio del testamento común cerrado, art. 472 CPCyM
 Testimonio del testamento especial una vez formalizado, art. 477 CPCyM
OBLIGACIONES POSTERIORES
Testimonio especial Tal y como lo estipula el Código de Notariado guatemalteco,

dentro de las obligaciones del notario se encuentra la de remitir al director del
Archivo General de Protocolos, testimonio especial de los instrumentos públicos
autorizados; a continuación se presenta un modelo de cómo debe de redactarse.
Es testimonio especial del acta de protocolización número veinticinco, de

fecha quince de septiembre del año en curso, autorizada por la infrascrita
notaria en ésta ciudad, que para remitir al director del Archivo General de
Protocolos, extiendo, numero, sello y firmo en tres hojas; las dos anteriores
fotocopias, reproducidas de ambos lados de su original, y la presente.
Guatemala, diecisiete de septiembre de dos mil siete. Firma y sello del
notario. En este testimonio especial, se cubre un impuesto de timbre fiscal
de cincuenta centavos por hoja según lo estipula la Ley de Timbres Fiscales
y Papel Sellado Especial para Protocolos; además de un timbre notarial de
diez quetzales por tratarse de una protocolización, tal y como lo indica el
Artículo 3, numeral segundo inciso b) de la Ley del Timbre Forense y
Timbre Notarial.
Aviso que se remite al director del Archivo General de Protocolos de la

protocolización realizada Al igual que el testimonio especial, el notario deberá
remitir al director del Archivo General de Protocolos un aviso de cada
protocolización que realice, tal y como se indica a continuación:
Este aviso deberá ser remitido dentro de los diez días después de hecha la
protocolización, como indica el Artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial; y el
no entregarlo en tiempo, hace incurrir al notario en una multa de veinticinco
quetzales, la cual le será impuesta por el director del Archivo General de
Protocolos.
EFECTOS JURÍDICOS.
Si el documento protocolizado es ordenado por la ley o por tribunal competente

sus efectos serán plenos. Sin embargo, si se trata de un documento privado, el
único efecto jurídico que produce es la fecha de cuando fue protocolizado y la
garantía de perdurabilidad y reproducción.
ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMA Y DOCUMENTOS

Es el instrumento público que se redacta directamente en la copia o en la hoja
adicional que reproduce un documento original que se ha presentado, por medio
del cual un Notario con las formalidades de ley da fe que la reproducción es
auténtica por haber sido obtenida del original en su presencia.
El instrumento público que redacta un Notario, con las formalidades de ley a efecto
de autenticar que la reproducción de un documento original que se le ha
presentado es fiel, por haber sido obtenida directamente del original en su
presencia, el cual consta en la misma copia o en hoja anexa según la
disponibilidad de espacio.
FORMALIDADES
CONTENIDO Y LAS FORMALIDADES EXIGIDAS PARA EL ACTA DE

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS:
a. El lugar y la fecha,
b. El nombre o nombres de los signatarios,
c. La identificación por los medios establecidos, si no fueran conocidos del

Notario,
d. Fe de que la firma o firmas son auténticas,
e. Las firmas de los signatarios y testigos si hubiera
f. La firma y sello del Notario, precedida de las palabras Ante Mí,
g. Los impuestos: Notarial de Q10 y Fiscal de Q.5
2. FORMALIDAD DE LA FIRMA PUESTA POR UNA PERSONA A RUEGO

DE OTRA QUE NO SUPIERE O NO PUDIERE FIRMAR:
R. Ambas deberán comparecer al acto, en este caso se legaliza la firma de la

persona que firmó a ruego, desde luego la persona que no sepa o no pueda firmar
debe estampar nuevamente la impresión digital al pie del acta.
3. FORMALIDAD CUANDO EL ACTA DE LEGALIZACIÓN O AUTÉNTICA SE

ESCRIBA EN HOJA INDEPENDIENTE DEL DOCUMENTO POR FALTA
DE ESPACIO EN EL MISMO:
R. Se debe hacer relación de ésta en el acto; en todo caso el Notario firmará y
sellará la o las hojas anteriores a la en que se encuentre suscrita el acta de
auténtica, haciendo consta en la misma esa circunstancia.
4. IMPUESTOS A CUBRIR EN UN ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS:
a. Timbre Fiscal de Q.5.00
b. Timbre Notarial de Q.10.00
5. OBLIGACIONES POSTERIORES A AUTORIZAR EL ACTA DE

a. De cada acta de legalización el Notario tomará razón en su propio protocolo

dentro de un término de 8 días.
b. Extender Testimonio Especial para el Archivo Gral. De Protocolos,
c. Además puede extender un testimonio para el interesado si lo requiriera.

6. CONTENIDO DE LAS FORMALIDADES DE UNA TOMA DE RAZÓN DE
1. Número del Instrumento
2. Lugar y Fecha
3. Nombre y apellidos de los signatarios
4. Descripción breve y substancial del contenido del documento que autoriza la
firma o firmas que se legalizan, con indicación del papel en que estén escritos,
tanto el documento como el acta de auténtica
5. Firma del Notario precedidas de las palabras Por Mi y Ante Mi.
VALIDEZ Y EFECTOS
De conformidad con el Artículo 59 del Código de Notariado el notario, está

obligado a tomar razón de haber legalizado una o varias firmas dentro de los ocho
días siguientes de dicha autorización. En la práctica muchas veces se incumple
con esta obligación que impone el artículo citado, como consecuencia que la
auténtica o legalización de firma es totalmente independiente de la toma de razón,
es decir que aquella tiene plena validez y surte todos sus efectos jurídicos aunque
el notario no cumpla con tal obligación.
Otra causa del incumplimiento de tomar dicha razón se debe a que el notario
únicamente cobra honorarios e impuestos (fiscal y notarial) que corresponde a la
legalización y no así a los correspondientes a la toma de razón de legalización de
firma además no existe un medio de control de las auténticas que el notario
autoriza, y en consecuencia no se puede fiscalizar el cumplimiento de la obligación
impuesta por el Artículo 59 del Código de Notariado.
Como se ve la auténtica es independiente de la toma de razón de legalización de
firma, y esta última es consecuencia de aquella y aunque el notario no la realice la
legalización produce fe y plena prueba.
MINUTA DE ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN Y ACTA DE LEGALIZACIÓN DE

FIRMA

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ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN

Es un instrumento público protocolar consistente en la incorporación material y

La protocolización es el acto por el cual un notario o corredor incorpora los

Art. 64 del Código Notariado.

El acta de protocolación contendrá:

1. El número de orden del instrumento.

3. Los nombres de los solicitantes, o trascripción den su caso, del mandato

4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene

5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.

Cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las

Mediante acta de protocolización y mediante cláusula de protocolización, esta

Si el documento protocolizado es ordenado por la ley o por tribunal competente

DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO, OTROS DOCUMENTOS

El Código de Notariado indica los documentos que deben protocolizarse:

1. Los documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley;

2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas; y

3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas…”

Artículo 63 del Código de Notariado.

- Documentos privados con firmas previamente legalizadas; en este caso, podrá

- Documentos privados sin legalización de firma, los cuales podrán protocolizarse

Documentos que se protocolizan, art. 63 CN

Documentos protocolizados por disposición de la ley:

Testimonio especial Tal y como lo estipula el Código de Notariado guatemalteco,

Es testimonio especial del acta de protocolización número veinticinco, de

Aviso que se remite al director del Archivo General de Protocolos de la

Si el documento protocolizado es ordenado por la ley o por tribunal competente

ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMA Y DOCUMENTOS

CONTENIDO Y LAS FORMALIDADES EXIGIDAS PARA EL ACTA DE

a. El lugar y la fecha,

b. El nombre o nombres de los signatarios,

c. La identificación por los medios establecidos, si no fueran conocidos del

d. Fe de que la firma o firmas son auténticas,

e. Las firmas de los signatarios y testigos si hubiera

2. FORMALIDAD DE LA FIRMA PUESTA POR UNA PERSONA A RUEGO

R. Ambas deberán comparecer al acto, en este caso se legaliza la firma de la

3. FORMALIDAD CUANDO EL ACTA DE LEGALIZACIÓN O AUTÉNTICA SE

4. IMPUESTOS A CUBRIR EN UN ACTA DE LEGALIZACIÓN DE FIRMAS:

a. Timbre Fiscal de Q.5.00

b. Timbre Notarial de Q.10.00

5. OBLIGACIONES POSTERIORES A AUTORIZAR EL ACTA DE

a. De cada acta de legalización el Notario tomará razón en su propio protocolo

b. Extender Testimonio Especial para el Archivo Gral. De Protocolos,

c. Además puede extender un testimonio para el interesado si lo requiriera.

1. Número del Instrumento

2. Lugar y Fecha

3. Nombre y apellidos de los signatarios

De conformidad con el Artículo 59 del Código de Notariado el notario, está

MINUTA DE ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN Y ACTA DE LEGALIZACIÓN DE

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