Lectura 2 - Gestion de Proyectos

SEMINARIO DE CONSTRUCCIÓN
Arq. Martin Suarez

Lecturas Académicas
GESTIÓN DE PROYECTOS: CONCEPTO, BENEFICIOS Y FASES

Antes de iniciar la planificación de cualquier proyecto, hay que saber en qué consiste realmente la gestión
de proyectos. Conocer las fases la conforman y los beneficios que aporta dicha gestión son factores
determinantes. Tanto si estás comenzando en el mundo de la gestión de proyectos, como si ya has ganado
experiencia, este artículo seguro que te será de utilidad.
¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos está conformada por todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con
un objetivo definido dentro de un período de tiempo determinado durante el cual se utilizan recursos,
herramientas y personas, que tienen un coste que se ha de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto.
Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a los objetivos iniciales
En mayor o menor medida, cualquier empresa de hoy en día hace gestión de proyectos. Sin importar su
tamaño, la actividad que desarrolle o el sector donde opere, ya que un proyecto puede ser desde un gran
trabajo específico para un cliente o incluso optimizar un proceso interno dentro de la propia organización.
El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que hagas un producto original y
que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de
comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en
un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las
dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen haber precedentes en la organización.
La gestión de proyectos abarca una metodología que vamos a ver en este artículo y en siguientes, siendo
algunas de las más importantes:
• Definir las fases de nuestros proyectos
• Definir el presupuesto de los proyectos
• Definir el alcance
• Definir la duración
• Definir el objetivo
A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en
diferentes ámbitos, y harán mucho más sencilla la tarea de alcanzar los objetivos empresariales:
Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado, ya que se maximiza la
capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor aunque más allá de
cumplir con los objetivos presupuestarios es muy importante aportar valor añadido y calidad.
Cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los trabajadores sepan todas sus
responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de
mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.
Externamente, gracias a la gestión de proyectos aportas una visión de conjunto y de mejora en la
comunicación de la empresa. Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene
también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena
gestión de proyectos, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes
departamentos, y se marcan prioridades con más facilidad.
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Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”, te
permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros. Durante las fases
de ejecución y desarrollo del proyecto se identificarán errores, se corregirán permitiendo definir
procesos más optimizados y crear buenas prácticas que se podrán reutilizar.
Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la
gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización. Uno de los
principales roles del director de proyectos es conseguir que las personas trabajen de forma
sincronizada, en armonía. Saber identificar los problemas, gestionar los conflictos, negociar,
dinamizar la cooperación son cualidades imprescindibles que debe tener un buen Project manager.
Hay una visión enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el apartado de
beneficios, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad
específica de este.
Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de
este, y con la adecuación de uso. Una entrega puntual, exceder el presupuesto y cumpliendo con
las expectativas de calidad del clientes permiten consolidar la imagen de marca y generar
oportunidades de negocio a su organización.
Fases en la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto, hay que tener en cuenta que este tiene varias fases, las cuales siempre
son las mismas, y son cuatro:
Planificación: La planificación es la primera fase en la gestión de un proyecto, y es previa al desarrollo de
este. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración
del proyecto. Es la fase de gestión de tareas que consiste en definir la tareas, asignarlas a las personas
responsables de su ejecución, determinar su duración, definir la dependencia entre tareas y priorizarlas.
También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.
Programación: Esta es la segunda fase de la gestión de proyectos, y consiste en crear el calendario de
ejecución del proyecto, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la
de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.
Seguimiento y control del proyecto: Esta fase es la única fase de toda la gestión que se hace durante el
proyecto. Consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución y tomar las
medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente. La flexibilidad y la capacidad de reacción
son fundamentales para una buena gestión de proyecto. No seamos ingenuos, por mucho que planifiquemos
un proyecto siempre habrá que introducir cambios para resolver una incidencia, facilitar el trabajo de los
hombres y mujeres involucrados, etc. La capacidad de adaptación y de gestión del cambio son dos factores
importantes si queremos tener éxito.
Análisis y evolución: Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después
de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había
previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir
sobretodo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase es importante también porque permite observar
los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos
futuros.
La importancia del director de proyectos

Arq. Martin Suarez
Menos de dos de cada cinco organizaciones consideran la gestión de proyectos como un importante factor
de éxito en su estrategia. Un reciente estudio realizado por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI),
"The High Cost of Low Performance" lo confirma. Este informe también evidencia las ventajas asociadas a
la gestión de proyectos y difusión de buenas prácticas. Según el citado estudio, las organizaciones que
utilizan métodos y herramientas de gestión de proyectos, suelen alcanzar una tasa de éxito del 71%, con
respecto a los objetivos iníciales mientras que el resto de compañías que no las utilizan sólo alcanzan una
tasa del 52%.
La figura del director de proyectos es la responsable de desarrollar el proyecto dentro de un

presupuesto y de un calendario previamente estipulado. El éxito dependerá de la buena coordinación de las
partes implicadas y de las iniciativas estratégicas que se pondrán en marcha para alcanzar los objetivos
perseguidos. Para lograrlo, los ‘Project Managers’ se apoyan en su experiencia y conocimiento, pero
también en soluciones que les permitan hacer un buen seguimiento de la evolución del proyecto (línea de
tiempo, avances, costes, desviaciones respecto a lo previsto, etc.).
Las habilidades en la gestión de proyectos te ayudarán a evitar riesgos, pero también a hacer un uso
eficiente y eficaz de los recursos puestos a disposición del grupo de trabajo. Por otro lado, los miembros del
equipo podrán ser guiados adecuadamente, entender sus responsabilidades y los resultados esperados de
ellos, y siempre estarán implicados en respetar el calendario de tareas para completar el proyecto a tiempo
y en el futuro dentro del presupuesto asignado.
Otro aspecto importante que debe tener presente el director de proyectos es entender cómo trabajan las
personas y por qué trabajan de esta forma. Sólo así se pueden detectar dinámicas de trabajo más eficientes,
aplicar buenas prácticas, estandarizar procesos y garantizar que las tareas se llevan a cabo de manera
óptima. Si se consigue entonces se puede optimizar la gestión de proyectos minimizando los riesgos,
controlando los costes y maximizando las probabilidades de éxito dentro de la organización. Esas son las
claves del éxito.
Los proyectos llevados a cabo sin problemas, dentro del presupuesto y el calendario proyectan un mensaje
muy claro acerca de la competencia y profesionalidad de la empresa y permiten consolidar la reputación y
la imagen de la organización. Una marca fuerte puede aumentar el valor comercial de una compañía,
además de establecer relaciones sólidas con las partes interesadas sobre la base de la confianza.
Fuente: https://es.workmeter.com/blog/gestion-de-proyectos-concepto-beneficios-y-fases

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