Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y

Tecnología

Universidad Nacional Experimental

“Simón Rodríguez”

Núcleo Valle de la pascua

 Introducción

La contabilidad es un sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás

operaciones económicas que realiza una empresa o entidad. Se puede decir que ha sido
una herramienta utilizada a través de los años para llevar un orden de operaciones
financieras, siendo esta aplicada de manera cotidiana aun sin percibirlo. En el contenido
siguiente se estará brevemente explicado una pequeña parte del ciclo contable teniendo
como tema principal el procedimiento de realización de la caja chica y la conciliación
bancaria, tomando en cuenta que los dos factores antes mencionados suministran un
gran aporte en los sistemas contables pudiendo tener con estos un panorama mas claro y
preciso de lo que requerimos en un momento determinado.
Caja chica

Es un fondo que crea la empresa para manejar pagos pequeños, tiene como
objetivo el de regular y establecer normas de utilización del fondo de caja chica a

fin que estos cumplan con el propósito para el cual se autoriza. La caja
chica conocida también como caja menor es un monto de dinero que una empresa
deja disponible para gastos menores, gastos que requieran de ser solventados en el
momento, pueden ser por algún imprevisto o gastos diarios pero que no
representen grandes sumas, este recurso suele verse en muchos negocios como
restaurantes, tiendas, entidades estatales y muchos otros tipos de comercio. Dicha
suma de dinero proviene generalmente de la misma actividad comercial que la
empresa realiza, el efectivo suele estar almacenado en lugares específicos y con un
nivel alto de seguridad ya que solo los encargados de hacer uso del dinero son
quienes tienen acceso a él.

Asiento de apertura de caja chica.

Al construir el fondo de caja menor, se retira el dinero del banco y se constituye el

fondo.

Características de la caja chica

Toda empresa suele asignar mensualmente, semanalmente o diariamente determinadas

sumas de dinero para solventar gastos pequeños pero necesarios para continuar con su
actividad, por ejemplo puede tratarse de suministros como papel, tinta, lápices,
lapiceros, copias e incluso pueden asignarse a artículos de limpieza como jabón y papel
sanitario para los empleados, café y té, bombillas, artículos de iluminación y todo
aquello que se requiera para que la actividad del negocio no se vea interrumpida,

también se puede asignar estos gastos a los viáticos de empleados y siempre son gastos
que se pagan en efectivo, no se usan cheques u otros medios de pago. Del mismo modo
el empleado responsable de la caja chica debe justificar todos los gastos realizados a
diario, por menor que haya sido, debe justificarse con un comprobante de pago, boleta o
factura, dichos documentos son entregados posteriormente a sus superiores quienes se
encargarán de hacer un balance general de los gastos del mes.

Es importante tener en cuenta que una caja chica no se puede considerar como un medio
de subsidio ya que siempre que se haga necesario su uso debe disponerse de efectivo, es
 una herramienta que permite comprar todo tipo de productos o solventar gastos urgentes
pero eso no quiere decir que el dinero sea gastado sin pensarlo, todo gasto debe ser
analizado y contabilizado antes, durante y después de llevarse a cabo, es muy común el
uso de esta herramienta en las PYME, pero como dijimos también se puede ver en todo
tipo de negocio, grande, mediano o pequeño y siempre es considerado dentro del
sistema contable de la empresa.

Creación del fondo de la caja chica

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad
y magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo  a cada
departamento donde sea creado.
a) Creación del fondo:

1. Se  estima una  cantidad de dinero que cubra las necesidades para pagos pequeños
en determinado lapso (ejemplo: quince días, un mes, etc.).

2. Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a

encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.

b) Se establecen una serie de normas para su funcionamiento: por ejemplo, se prohíben

hacer pagos de caja chica por montos superior a ciertas cantidades; también se puede
establecer que persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo.

c) El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardara constancia

que justifique los pagos hechos.

d) Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto periodo de tiempo

preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes, por lo que ha cancelado y
se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo
fijo completo.
ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada
diariamente por el Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fecha
no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor.

Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias

de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
“Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Faltante: es cuando el arqueo de arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se
encuentra registrado contablemente.

Sobrante: es cuando el arqueo arroja un saldo superior a los registros contable.

Asiento de reposición de caja chica

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega un determinado monto, se procede a

rembolsar el dinero utilizado. Se debita la cuenta gastos y se acredita a cuenta bancos.
¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que

aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene
contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad. Por medio de ella puede
asegurarse que todas sus operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y
reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Y le permite determinar
que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, detectando cualquier error en
forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo.

Anexo N°x modelo de conciliación bancaria

Libro auxiliar de banco.

Libro auxiliar de banco: es un libro rayado especial, en el cual se debe anotar todas las
operaciones que realiza la empresa, con la entidad bancaria en la cual se mantiene la
cuenta corriente. Desde el punto de vista legal es un libro voluntario y desde el punto de
vista técnico-contable se le considera como un libro auxiliar.

La empresa tiene un libro auxiliar de bancos en el cual se registra cada uno de los
movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas de debito, notas de crédito y anulación de cheques.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta hace lo suyo llevando un
registro completo de cada movimiento que el cliente (empresa) hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos
movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo de extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa
tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas
por lo que esos valores no coinciden.
Entre las causas mas comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y
el extracto bancario no coincidan, tenemos:
-cheques girados por la empresa y que no han o cobrados por el beneficiario del cheque.
- consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que en el banco aun no las han
abonado a la cuenta de la empresa.
- notas de debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha
registrado en su auxiliar.
- notas de crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que esta aun no
las ha registrado en sus auxiliares.
-errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el libro
auxiliar.
-errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo mas cómodo y seguro es iniciar tomando como base o
punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente
emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que
pueden ser mas confiables que los que tiene la empresa.
Anexo N°x modelo de libro auxiliar de banco

Anexo N°x modelo de extracto bancario

Procedimiento para elaborar una conciliación bancaria.

1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto

Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto de 2008

Ajustes
- Sumar: depósitos en tránsito
- Restar: cheques en tránsito
- Sumar / restar: errores del banco

Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta

Los depósitos en tránsito son las cantidades que ya han sido registradas por la

compañía, pero aún no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques
recibidos de diferentes bancos al suyo el 31 de agosto, la institución bancaria procesará
los depósitos 24 horas más tarde, es decir, el 1 de septiembre. Este depósito quedará en
tránsito, ya que la fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de agosto.

Debido a que los depósitos en tránsito ya están incluidos en los registros contables de la
cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, aún no
están incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la
conciliación bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se
reporte la cantidad correcta de efectivo.

Por otro lado, los cheques en tránsito son aquellos girados y registrados por la firma
pero cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de
los documentos girados durante los últimos días del mes junto con otros cheches más
antiguos, y que no han sido presentados para cobro.

2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa

Saldo en libros al 31 de agosto de 2008

Ajustes
- Restar: cargos por servicios bancarios
- Restar: cheques sin fondos y sus cargos
- Sumar: intereses ganados
- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa

Resultado
Saldo ajustado en libros

Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado
de cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una
orden de pago de un cheque girado por la empresa.

El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compañía.
En consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo
correcto, ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la
cuenta de bancos de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos.

Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una
persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para
pagarlo.

Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emitió)
reflejará esa operación en la cuenta de cheques de la compañía. La cantidad cargada
será por el monto del cheque más una comisión. Así que esta cantidad será deducida en
el estado de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin
embargo, la empresa debe restar el monto en sus registros contables.

Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la

empresa intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de “poner el
movimiento donde no está”, los intereses recibidos del banco están en el estado de
cuenta del banco, pero no en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es
necesario sumarlos a la cuenta de bancos.
Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando éstas vencen, la empresa
puede pedir a su banco que las cobre a cambio de pagar una comisión por este servicio.
El banco incrementará la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobró
(principal e interés) y la reducirá por el monto de la comisión. Debido a que estas
cantidades están ya en el estado de cuenta del banco, la compañía debe asegurarse de
que aparezcan en sus registros de la cuenta de bancos.Los errores en el saldo de la
cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a registros de cantidades
incorrectas, a una transacción que no corresponde a esa cuenta.

3. Compara los saldos ajustados

Después de ajustar el saldo según el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar
el saldo según los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas
deben ser iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos
sean idénticos. Los saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la
fecha de la elaboración de la conciliación bancaria.

Anexo N°x procedimiento de conciliación bancaria

 CONCLUSIONES

El fondo de caja chica es un fondo especial en efectivo que se crea y repone

constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña.

Toda empresa suele asignar mensualmente, semanalmente o diariamente determinadas

sumas de dinero para solventar gastos pequeños pero necesarios para continuar con su
actividad sin interrupciones.

El fondo de la caja chica debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo
de la necesidad y magnitud de las operaciones de cada departamento donde sea creado.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un

lapso determinado, el arqueo de caja sirve para saber si los controles internos se están
llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

La conciliación bancaria es un ejercicio por la cual se comparan las partidas que

aparecen en el estado de cuenta que recibe del banco con las partidas que tiene
contabilizadas en la cuenta banco en sus libros de contabilidad.

El Libro auxiliar de banco: es un libro rayado especial, en el cual se debe anotar todas
las operaciones en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones,
notas de debito, notas de crédito y anulación de cheques.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Caja chica. Articulo en línea disponible en: http://www.educaconta.com/2010/12/fondo-

de-caja-chica.html

Características de la caja chica. Articulo en línea disponible en:

https://inversian.com/que-es-caja-chica/

Creación de fondo de caja chica. Articulo en línea disponible en:

http://www.educaconta.com/2010/12/fondo-de-caja-chica.html

Arqueo de caja. Articulo en línea disponible en:

https://www.monografias.com/trabajos85/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-
instituciones-financieras/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-instituciones-
financieras.shtml

Faltante o sobrante de caja. Articulo en línea disponible en:

https://issuu.com/sebastiandd/docs/arqueo_de_caja_y_conciliaci_n_bancaria.

La conciliación bancaria. Articulo en línea disponible en:

https://www.monografias.com/trabajos104/a-que-es-conciliacion-bancaria/a-que-es-
conciliacion-bancaria.shtml

Libro auxiliar de banco. Articulo en línea disponible en:

https://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html

Procedimiento para elaborar una conciliación bancaria. Articulo en línea disponible en:
https://www.entrepreneur.com/article/263056
 GLOSARIO

EXTRACTO BANCARIO: estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos

realizados. El banco suele enviarlo a cada uno de sus clientes a final de mes.