GUÍA DE USUARIO

SISTEMA DE CONSULTA A
DISTANCIA
ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

ORGANISMO JUDICIAL

1
Índice
Introducción ...................................................................................................................................... 3
Ingreso Al Sistema De Consulta a Distancia .................................................................................. 4
Cierre de Sesión ............................................................................................................................... 9
Consulta de Notarios ...................................................................................................................... 10
Información General ...................................................................................................................... 11
Estado Notarial.............................................................................................................................. 13
Sede Notarial ................................................................................................................................ 15
Depositario .................................................................................................................................... 17
Firma y Sello ................................................................................................................................. 19
Consulta de Poderes ...................................................................................................................... 21
Consulta por Poder ....................................................................................................................... 22
Consulta por Mandante ................................................................................................................. 26
Consulta por Mandatario ............................................................................................................... 31
Consulta por Notario, Instrumento y Año ....................................................................................... 35
Consulta de Testimonios ............................................................................................................... 39
Testimonios Especiales ................................................................................................................. 40
Registro de Plicas ......................................................................................................................... 42
Envío de Avisos ............................................................................................................................ 45
Opciones ......................................................................................................................................... 48
Consulta de Saldo ......................................................................................................................... 49
Recargar Saldo ............................................................................................................................. 50
Reporte de Actividades ................................................................................................................. 51
Guía de Usuario ............................................................................................................................ 52

2
Introducción

En el marco de la Reforma Judicial impulsada por la Corte Suprema de

Justicia del Organismo Judicial de la República de Guatemala se contempla el
fortalecimiento para el Archivo General de Protocolos, consciente de la necesidad
de tomar acciones que faciliten y mejoren el acceso a la información del archivo y
el registro de la misma a través de la Web.

Es por ello que se consideró importante la actualización de una

herramienta adecuada para apoyar la sistematización de las actividades de
registro de la información correspondiente a los avisos así como de la consulta de
la información correspondiente al notario, sus testimonios, poderes y plicas en
general, dando como resultado al Sistema de Consulta a Distancia.

En la presente Guía de usuario se explica, de forma detallada, la forma

correcta de realizar, por medio de la herramienta, los diferentes procesos de
registro y control de revisiones de avisos trimestrales y de cancelación, así como
la consulta de testimonios, mandatos y plicas registradas en las diferentes
unidades del Archivo General de Protocolos.

3
Ingreso Al Sistema De Consulta a
Distancia

1. Desde su navegador debe acceder al Portal de Servicios Electrónicos del Organismo

Judicial, en la dirección https://portal.oj.gob.gt/oauth/principal.

*Deberá registrarse para poder acceder* debe tener a la mano lo siguiente:

-Su dirección de Correo Electrónico.

- Documento Personal de Identificación (DPI).

1.1 seleccionar en la esquina superior derecha la opción de .

1.2 Visualizará el siguiente cuadro donde debe ingresar los datos solicitados
correctamente.

4
*Su contraseña debe ser mayor a 8 caracteres y debe contener al menos una letra en
mayúscula, una en minúscula, números y signos.*

Debe seleccionar el cuadro de verificación

Y luego seleccionar .

Se desplegará el cuadro de mensaje siguiente que le indica que debe verificar su correo
y seguir las instrucciones enviadas al mismo para confirmar su correo registrado.

2. Visualizará la pantalla principal donde debe ingresar su correo electrónico seguido de

su contraseña, validar el ingreso (en el cuadro de verificación) y seleccionar

Continua en el Paso Número 5.

5
3. Por única vez deberá seleccionar la opción “Actualización De Datos” lo cual
desplegará la opción “solicitudes” debe seleccionar esta última.

4. Deberá seleccionar en la opción Abogado y Notario, automáticamente

se desplegará un mensaje “Asignado como Notario”.
Para regresar a la pantalla principal debe posicionar el cursor en la esquina superior
izquierda y dar un clic sobre él. Continúa en el paso número 5.

6
 5. Deberá dirigir el cursor al módulo del Sistema de Consulta Distancia y seleccionar

6. Visualizará la pantalla principal del Sistema de Consulta a Distancia, con un mensaje

de advertencia indicando lo siguiente:

“El ingreso a cualquier módulo tiene un costo de Q10.00, la navegación y consulta de

información dentro de cada módulo no tiene ningún costo adicional, para evitar
descuentos innecesarios tome en cuenta lo siguiente:

• No presionar el ingreso al módulo principal si no lo requiere.

• No salir del módulo si necesitará consultar información referente a este módulo, el
reingreso realizará el descuento normal.”

7
7. Después de leer cuidadosamente el mensaje deberá seleccionar -

8
Cierre de Sesión

1. Para cerrar la sesión correctamente, debe dirigir su cursor a la esquina superior

derecha de la pantalla, donde visualizará su fotografía.

2. Debe seleccionar la misma y se desplegará un cuadro donde deberá seleccionar:

*IMPORTANTE: La inactividad en el sistema por más de treinta minutos,

provocará el cierre de sesión automático. *

9
Consulta de Notarios

En el módulo de Notarios se encuentra un conjunto de opciones que

permite la consulta de la información más reciente presentada al Archivo General
de Protocolos para el número de colegiado del usuario conectado. Cada una de
estas opciones se explica e ilustra a continuación.

10
Información General

1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente

con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de saldo
para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar el módulo de Consulta de Notarios. Esto se ilustra a
continuación.

3. Seleccionar del módulo de Consulta de Notarios, la opción de

Información General. Se desplegará un mensaje indicando el saldo
actual.

11
4. Visualizará sus datos Notariales, Personales y Universitarios Registrados
en el Sistema de Registro Electrónico de Notarios.

12
 Estado Notarial
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente
con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar el módulo de Consulta de Notarios. Esto se ilustra a
continuación.

3. Seleccionar del módulo de Consulta de Notarios, la opción de Estado

Notarial. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

13
4. Visualizará su Situación Notarial, Registro de pago de apertura del año
actual y la fecha del pago de la misma, entrega de avisos trimestrales e
índice del año actual.

14
Sede Notarial
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente
con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar el módulo de Consulta de Notarios. Esto se ilustra a
continuación.

3. Seleccionar del módulo de Consulta de Notarios, la opción de Sede

Notarial. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

15
4. Visualizará la información de la sede Notarial registrada en el Sistema
de Registro Electrónico de Notarios.

16
Depositario
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente
con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar el módulo de Consulta de Notarios. Esto se ilustra a
continuación.

3. Seleccionar del módulo de Consulta de Notarios, la opción

Depositario. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

17
4. Visualizará la información registrada del Notario Designado como
depositario y el miembro de su familia con el que podemos
comunicarnos.

18
Firma y Sello
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente
con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar el módulo de Consulta de Notarios. Esto se ilustra a
continuación.

3. Seleccionar del módulo de Consulta de Notarios, la opción Firma y

Sello. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

19
4. Visualizará las firmas y Sellos Registrados, en el sistema de Registro
Electrónico de Notarios.

20
Consulta de Poderes
En el módulo de Consulta de Poderes se encuentra un conjunto de
opciones que permite la consulta de mandatos autorizados electrónicamente a
través del Registro de Poderes del Archivo General de Protocolos. Cada una de
estas opciones se explican e ilustran a continuación.

21
 Consulta por Poder

1. Debe ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente

con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que no
cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de saldo para
poder ejecutar esta opción.

2. Seleccionar del módulo de Consulta de Poderes, la opción de Consulta

por Poder.

3. Se muestra la pantalla Consulta de Poderes por Registro. Se desplegará

un mensaje indicando el saldo actual.

22
● Ingresar el número de REGISTRO o número de poder generado
electrónicamente, en el campo cuyo nombre es Registro (No. de
Poder). Este campo solamente puede recibir valores numéricos. El
valor de este campo es obligatorio para efectuar la consulta.

● Ingresar el número de INSCRIPCIÓN del registro a consultar, en el

campo cuyo nombre es Inscripción. Este campo solamente puede
recibir valores numéricos.

23
4. Seleccionar para ejecutar la consulta., se mostrará una tabla
de resultados mostrando la información; en caso contrario, la información no
será mostrada. El resultado exitoso de la búsqueda se ilustra en la siguiente
figura.

● Los casos en que no se muestra ninguna información se describen a

continuación:

a. No existen coincidencias.
b. El notario ya no tiene saldo a favor para ejecutar la operación.
c. El tiempo de sesión ha terminado.

24
5. Para consultar la información correspondiente a alguno de los documentos
que se muestran en la tabla de resultados, es necesario Seleccionar Detalle

Documento de la línea del resultado a revisar.

6. Si el documento a consultar tuviera documento digital asociado, este se

podrá consultar seleccionando el icono que aparece en la columna opciones

“Visualizar documento” , en formato PDF.

25
 Consulta por Mandante

Para realizar la consulta de mandatos utilizando los datos del mandante, a

través del Sistema de Consulta a Distancia, se debe realizar los pasos siguientes.

1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente con

saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el usuario no
cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de saldo para
poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar del módulo de Poderes, la opción de Consulta por Mandante.
Esto se ilustra a continuación.

26
3. Se muestra la pantalla Consulta de Poderes por Información de
Mandante. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

4. Ingresar los datos solicitados en los campos.

27
5. Seleccionar , para obtener el resultado de la consulta
realizada en base a los parámetros ingresados. Se recomienda ingresar la
mayor cantidad de parámetros posibles, para reducir el número de
coincidencias.

 Los casos en que no se muestra ninguna información se describen a

continuación:

a. No existen coincidencias.
b. El notario ya no tiene saldo a favor para ejecutar la operación.
c. El tiempo de sesión ha terminado.

28
6. Para consultar la información correspondiente a alguno de los documentos
que se muestran en la tabla de resultados, es necesario Seleccionar Detalle

Documento de la línea del resultado a revisar.

29
7. Si el documento a consultar tuviera documento digital asociado, este se
podrá consultar presionando el icono que aparece en la columna opciones

“Visualizar documento” , en formato PDF.

30
 Consulta por Mandatario

1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente

con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.
2. Seleccionar del módulo de Poderes, la opción de Consulta por
Mandatario. Esto se ilustra a continuación.

3. Se muestra la pantalla Consulta de Poderes por Información de

Mandatario. Se desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

31
4. Ingresar los datos solicitados en los campos.

5. Seleccionar , para obtener el resultado de la consulta realizada

en base a los parámetros ingresados. Se recomienda ingresar la mayor
cantidad de parámetros posibles, para reducir el número de coincidencias.

32
 ● Los casos en que no se muestra ninguna información se describen a
continuación:

a. No existen coincidencias.
b. El notario ya no tiene saldo a favor para ejecutar la operación.
c. El tiempo de sesión ha terminado.

6. Para consultar la información correspondiente a alguno de los

documentos que se muestran en la tabla de resultados, es necesario

Seleccionar Detalle Documento de la línea del resultado a revisar.

33
7. Si el documento a consultar tuviera documento digital asociado, este se
podrá consultar presionando el icono que aparece en la columna

opciones “Visualizar documento” , en formato PDF.

34
Consulta por Notario, Instrumento y Año

1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente

con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción.

2. Seleccionar del módulo de Poderes, la opción de Consulta por Notario,

Instrumento y Año. Esto se ilustra a continuación.

3. Seleccionar del módulo de Poderes, la opción de Consulta por Notario,

Instrumento y Año. Se desplegará un mensaje indicando el saldo
actual.

35
4. Ingresar los datos solicitados en los campos.

5. Seleccionar , para obtener el resultado de la consulta

realizada en base a los parámetros ingresados. Se recomienda ingresar
la mayor cantidad de parámetros posibles, para reducir el número de
coincidencias.

36
 ● Los casos en que no se muestra ninguna información se describen a
continuación:

a. No existen coincidencias.
b. El notario ya no tiene saldo a favor para ejecutar la operación.
c. El tiempo de sesión ha terminado.

6. Para consultar la información correspondiente a alguno de los

documentos que se muestran en la tabla de resultados, es necesario

Seleccionar Detalle Documento de la línea del resultado a revisar.

37
7. Si el documento a consultar tuviera documento digital asociado, este se
podrá consultar presionando el icono que aparece en la columna

opciones “Visualizar documento” , en formato PDF.

38
Consulta de Testimonios

En el módulo de Testimonios Especiales se encuentra un conjunto de

opciones que permite la consulta de testimonios especiales presentados al Archivo
General de Protocolos a través de la Unidad de Testimonios Especiales. Cada una
de estas opciones se explica e ilustra a continuación.

39
Testimonios Especiales
Para realizar la consulta de testimonios especiales entregados y faltantes,
avisos trimestrales e índices registrados en el Archivo General de Protocolos, se
debe realizar los pasos siguientes:

1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente

con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción
2. Seleccionar del módulo de Consulta de Testimonios, la opción de
Testimonios Especiales. Esto se ilustra a continuación.

40
3. Se muestra la pantalla Consulta de Testimonios Especiales. Se
desplegará un mensaje indicando el saldo actual.

4. Debe seleccionar en el icono de calendario el año a consultar y

luego Seleccionar . La búsqueda se ilustra a continuación.

41
Registro de Plicas
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente
con saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el
usuario no cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de
saldo para poder ejecutar esta opción
2. Seleccionar del módulo de Consulta de Testimonios, la opción de
Registro de Plicas. Esto se ilustra a continuación.

3. Se muestra la pantalla Registro de Plicas. Se desplegará un mensaje

indicando el saldo actual.

42
4. Ingresar los datos solicitados en los campos.

5. Seleccionar , para obtener el resultado de la consulta realizada

en base a los parámetros ingresados. Se recomienda ingresar la mayor
cantidad de parámetros posibles, para reducir el número de coincidencias.

43
 ● Los casos en que no se muestra ninguna información se describen a
continuación:

a. No existen coincidencias.
b. El notario ya no tiene saldo a favor para ejecutar la operación.
c. El tiempo de sesión ha terminado.

6. Para consultar la información correspondiente a alguno de los

documentos que se muestran en la tabla de resultados, es necesario

Seleccionar información del testador de la línea del resultado a revisar.

44
Envío de Avisos

Para realizar el envío de avisos trimestrales y avisos de cancelación al

Archivo General de Protocolos, a través del Sistema de Consulta a Distancia, se
debe realizar los pasos siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia con un usuario que cuente con
saldo a favor para poder ejecutar esta consulta. En caso de que el usuario no
cuente con saldo a favor, éste deberá realizar una recarga de saldo para
poder ejecutar esta opción.

2. Seleccionar del módulo de Consulta de Testimonios, la opción de Envío de

Avisos. Esto se ilustra a continuación.

45
3. Se muestra la pantalla Envío de Avisos. Se desplegará un mensaje
indicando el saldo actual.

4. Debe ingresar los datos requeridos en cada campo acorde al tipo de aviso
que necesite enviar. (Trimestral o de cancelación) y luego seleccionar

46
 5. Si selecciona la opción . Automáticamente
se generará el comprobante de entrega de aviso. el cual debe ser impreso

antes de salir de la pantalla.

Si tuvo problemas al imprimir, estará en la pantalla la opción de generar e

imprimir el comprobante nuevamente.

*IMPORTANTE: AL SALIR DE LA PANTALLA E INGRESAR NUEVAMENTE YA

NO TENDRÁ LA OPCIÓN DE IMPRESIÓN DE COMPROBANTE.*

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Opciones
En el módulo de Opciones se encuentran las alternativas para un consultar
su saldo, Realizar recargas de Saldo para Consulta a Distancia, ver los reportes
de las actividades realizadas con su usuario y tener acceso a la Guía de usuario.
Cada una de estas opciones se explica e ilustra a continuación.

48
Consulta de Saldo

Para realizar la Consulta de saldo, a través del Sistema de Consulta a

Distancia, se deben realizar los pasos siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia.

2. Seleccionar del módulo de Opciones, la opción de Consulta de Saldo. Esto

se ilustra a continuación.

49
Recargar Saldo

Para realizar una Recarga de Saldo, a través del Sistema de Consulta a

Distancia, se deben realizar los pasos siguientes:
1. Realizar el pago de recarga en un banco ubicado en sede central, o en
delegaciones departamentales del Archivo General de Protocolos. Dicha
recarga puede ser por un monto de Q.10.00 en adelante, bajo el rubro 21.2.
2. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia.

3. Seleccionar del módulo de Opciones, la opción de Recargar Saldo.

4. Debe ingresar la información solicitada en cada campo, al posicionarse sobre

cada uno podrá visualizar en la pantalla en que parte de su Formulario
Electrónico de Ingresos (FEI) se encuentra la ingoramción.

5. Por último deberá seleccionar . Un mensaje indicando

Operación exitosa le confirmara que su saldo fue recargado.

*IMPORTANTE: El saldo no vence y puede ser utilizado en cualquier

momento.*

50
Reporte de Actividades

Para realizar la Consulta del Reporte de Actividades, a través del Sistema

de Consulta a Distancia, se deben realizar los pasos siguientes:
1. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia.

2. Seleccionar del módulo de Opciones, la opción de Reporte de Actividades.

Esto se ilustra a continuación.

*El color amarillo representa el descuento de Q.10.00 que se realiza al ingresar a

cada menú, El color verde representa al saldo recargado Y El color rojo al consumo
total de su saldo*

51
Guía de Usuario

Para realizar la Consulta de la Guía de Usuario, a través del Sistema de

Consulta a Distancia, se deben realizar los pasos siguientes:
3. Ingresar al Sistema de Consulta a Distancia.

4. Seleccionar del módulo de Opciones, la opción de Manual. Esto se ilustra a

continuación.

52