1.10 Etapas y Técnicas de Control

CONCEPTO DE CONTROL
El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso

sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la
organización para que estas coincidan con los objetivos y
expectativas establecidas en sus planes.
De acuerdo con Koontz, en términos clásicos, el CONTROL es el
proceso que consiste en supervisar las actividades que se
desarrollan en una organización para garantizar que se realicen
según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa.
Principios de control
1. Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe
proporcionársele el control correspondiente.
2. De los objetivos. El control existe en función de los objetivos, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.
3. De la oportunidad. Para que el control sea eficaz necesita ser
oportuno, debe aplicarse antes de que se ejecute el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas
que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarla en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación
con las ventajas reales que reporte. Es decir, el carácter medial del
control se refiere a que los recursos que se inviertan en el proceso de
control, serán justificables si lo que se va a controlar es significativo
para la empresa.
6. De excepción. El control debe aplicarse a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente qué funciones estratégicas requerirán
control. Este principio habla sobre centrar la atención solo en los
casos en que extraordinariamente el evento demanda atención. Estas
desviaciones permiten evaluar al administrador, ya sean las
correcciones o el aprovechamiento de las condiciones actuales.
7. De la función controladora. La función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controlada, ya que se pierde
efectividad en el control (Münch y García, 2009).
8. Principio del carácter administrativo del control. Este
principio permite distinguir las "operaciones" de control, de "la
función" de control. La función de control es un producto de la
delegación, y una necesidad de cuidar los objetivos de la empresa,
esta tarea es del administrador; en cambio las operaciones
desarrolladas para evaluar los resultados son acciones técnicas del
personal.
9. De los estándares. Este principio menciona la importancia de las
unidades de medida se utilizarán para implementar el control, entre
más precisos y cuantificables sean dichos estándares, será más
objetivo el control.
ETAPAS Y TECNICAS DE CONTROL
5 fases del proceso de control de gestión
FASE UNO: DETERMINACIÓN Y PLANIFICACIÓN

La primera fase consiste en marcar los objetivos que queremos
alcanzar a corto, medio y largo plazo. También en esta etapa
debemos fijar las reglas que aplicaremos y cuál será nuestra
estrategia para cumplir esos objetivos, así como determinar las
herramientas. En definitiva, conviene elaborar un plan estratégico al
que debemos ceñirnos. Conviene seleccionar la figura de un
controller, o responsable del proceso de control. También se pueden
fijar variables de control, que nos vendrán bien en la fase de
medición.
FASE DOS: ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS
Es una de las fases del proceso de control de gestión más
importantes, ya que una vez marcados nuestros objetivos y
determinado nuestro plan estratégico, debemos determinar qué
recursos económicos destinaremos a su ejecución. También es el
momento de seleccionar equipos de trabajo y a quién se les
asignarán las distintas tareas. Además, debemos prever qué otros
recursos necesitaremos, como programas informáticos, o de
detección de riesgos. Quizás necesitemos un software de gestión
administrativa, por ejemplo, o refuerzo en algún área concreta.
Conviene tener una visión global y real del estado financiero de la
empresa, analizando ingresos, gastos y costes. Toda esta
información, así como el plan estratégico, puede ser recogida en un
único documento. Se puede preparar un presupuesto detallado para
ajustarnos mejor.
FASE TRES: IMPLEMENTACIÓN
Dado el plan estratégico, y una vez determinados los recursos que se
van a destinar a cada una de las fases del proceso de control de
gestión, llega la hora de implementar nuestro sistema de gestión.
Debe ser el controller, o líder del proyecto, el que controle que las
tareas asignadas se llevan a cabo de forma eficaz, por lo que debe
tener todas las aptitudes necesarias: Inteligencia emocional, debe
saber motivar al equipo, tomar decisiones, etc. Se puede retribuir en
función de si el trabajador alcanza o no las metas establecidas y
recurrir a técnicas como el benchmarking. Aplicaremos un sistema
de control interno.
FASE CUATRO: MEDICIÓN Y CONTROL
Una vez que la maquinaria está en marcha, debemos medir los
resultados que hemos obtenido y compararlos con los resultados u
objetivos que nos habíamos marcado al inicio, así como con las
variables de control que marcamos durante las primeras fases del
proceso de control de gestión. A partir de ahí, debemos analizar las
posibles desviaciones y sus causas. También podemos medir
ingresos y costes reales. Es en esta etapa cuando, al fin, observamos
en qué punto está la empresa y si hemos cumplido, o no, los
objetivos marcados.
FASE CINCO: CORRECCIONES Y AJUSTES
Si hemos observado desviaciones desfavorables o no hemos
alcanzado los objetivos establecidos, es el momento de aplicar
medidas correctoras. También conviene revisar los objetivos, para
ver si se siguen ajustando a nuestra visión de futuro o si, por el
contrario, debemos establecer unos nuevos. Si las desviaciones son
demasiado pronunciadas, quizás convenga empezar de cero con las
fases del proceso de control de gestión y reestablecer nuestro plan
estratégico. En cualquier caso, cualquier medida o ajuste, nos servirá
para futuro proyectos que debamos ejecutar. Conviene anotar los
resultados en el mismo documento.
El control en la empresa se basa en la realización de las
siguientes actividades:
• Planear y organizar: Los objetivos son los programas
que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar
la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
• Hacer: El hacer es poner en práctica el cómo se
planificó y organizó la consecución de los objetivos. De
este hacer se desprende una información que
proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o
sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales.
Esta información debe ser clara, práctica y actualizada
al evaluar.
• Evaluar: El evaluar, que no es más que la
interpretación y comparación de la información
obtenida con los objetivos trazados, permite que se
puedan tomar decisiones acerca de qué medidas deben
ser adoptadas.
• Mejorar: La mejora es la puesta en práctica de las
medidas que resolverán las desviaciones que hacen
perder el equilibrio al sistema.

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