ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.

Tema Nro. 9
CONTROL
I. ¿QUÉ ES CONTROL?
II. IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS
III. CARACTERISTICAS
IV. TÉCNICAS Y ESTÁNDARES DE CONTROL
V. EL CONTROL COMO SISTEMA
VI. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

I. ¿QUÉ ES EL CONTROL?
El control es la última función administrativa, se encarga de
vigilar y evaluar las actividades y resultados logrados en la
empresa, involucra la vigilancia, la comparación y la
corrección del desempeño laboral para garantizar que la
planeación, organización y dirección, sean exitosas. Como
señala Chiavenato:
La función administrativa de control se relaciona con la
manera en la que se deben alcanzar los objetivos a través de
la actividad de las personas que componen la organización.
La planificación sirve para definir los objetivos, trazar las
estrategias para alcanzarlos y establecer los planes de
acción. La organización sirve para estructurar las personas y recursos, con el fin de trabajar de manera
organizada y racional. La dirección muestra los rumbos y dinamiza las personas para que utilicen los recursos
del mejor modo posible. En fin, el control sirve para que todo funcione de manera correcta, en el momento
adecuado.
Chiavenato: “Control es una función administrativa, es la fase del proceso administrativo que mide y
evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador”

II. IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS

La importancia del control, radica en que es la única forma en que los gerentes pueden evaluar el cumplimiento
de las metas y dar las razones por las cuales no se cumplió, con el control entonces, se:
➢ Garantiza que las actividades se realicen según lo planeado, con el control se corrigen actividades
estableciendo así, el sistema automático de regulación.
➢ Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan
a presentar en el futuro. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
➢ Proporciona información acerca de la ejecución de los planes, creando una conexión con la
planeación.
➢ Protege a la empresa y a sus bienes, de perturbaciones como violencia en el trabajo, desfalcos, robos
de insumos y otras amenazas.
➢ Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en
el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Los gerentes pueden delegar autoridad a sus empleados sin el temor de asumir la responsabilidad por ellos (si algo
sale mal) ya que el sistema de control eficaz generara información y retroalimentación sobre el desempeño de los
empleados.

Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani
ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.
El control se rige de principios como:
a) Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido, debe proporcionarse el grado de
control correspondiente.
b) Objetivo. El control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
c) Oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de
que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
d) Análisis de las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con
los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que
la originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlos en el futuro.
e) De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad de control. La persona o la función que realiza el control no debe
estar involucrada con la actividad a controlar.
https://youtu.be/egfuYQrI-MY

III. CARACTERISTICAS
Un sistema eficaz de control debe reunir los siguientes aspectos:
• Preciso: orientación estratégica hacia los resultados: el control debe apoyar a los planes estratégicos
y enfocarse en las actividades esenciales de la empresa.
• Comprensible: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando datos en
términos comprensibles. el control debe evitar informes complicados y estadísticas engañosas.
• De aplicación oportuna: orientación rápida para las anomalías: el control debe indicar los desvíos
con rapidez mediante una misión panorámica del sitio en que ocurren las variaciones y que se debe
hacer para corregirlas adecuadamente.
• Flexible: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar para adaptarse a
nuevas circunstancias y situaciones.
• Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicación y participación de
las personas involucradas.
• Naturaleza positiva: el control debe hacer énfasis en el desarrollo, el cambio y el mejoramiento;
deben apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de las sanciones y los castigos.
• Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. como propósito
fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeño.

IV. TECNICAS Y ESTANDARES DE CONTROL (PROCESO DE CONTROL)

4.1 TECNICAS DE CONTROL
Las técnicas de control administrativo son metodologías que recopilan y utilizan información para evaluar el
desempeño efectuado en las distintas actividades que realizan las empresas. Entre los recursos más empleados
para el control administrativo está el presupuesto.
Como se explicó en la unidad de planeación, el presupuesto es la formulación de los planes en términos
numéricos para un periodo futuro, permite al administrador determinar qué capital será utilizado, por quién,
dónde y que recursos implican los planes. Los presupuestos pueden ser:
- De ingresos y gastos.
- De mano de obra
- De costos unitarios
- De materiales y de productos.
- De efectivo, de capital, etc.

Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani
ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.
También pueden utilizarse otros recursos como: datos estadísticos, sean de naturaleza histórica o de pronóstico,
son importantes para el control, por ejemplo, incremento de ventas mensual, número de clientes nuevos por
trimestre, tendencias de ventas, etc.; informes especiales efectuadas por especialistas externos a la empresa
para analizar ciertas áreas de control de la empresa; auditoria operacional o interna, para corregir debilidades
de control interno. Otra técnica no menos importante que las anteriores es la observación personal de lo que
ocurre en la empresa.
4.2 ESTANDARES DE CONTROL – PROCESO DE CONTROL
Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón con base
en la cual se efectúa el control. Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, lo
establecido durante el proceso de planeación.
- Estándar de cantidad. Establece el volumen de
producción, cantidad de existencias, número de horas de
trabajo que debió efectuarse.
- Estándar de calidad. Establece la calidad del producto,
sus especificaciones.
- Estándar de tiempo. Representa el tiempo que debió utilizarse para producir un determinado producto
u operación y su medio de elaboración.
- Estándar de costos. Establece los costos de producción y de operación que debió incurrirse en un
determinado periodo. Estos costos se plasman en los presupuestos de la empresa.
Para algunos administradores el proceso de control es un procedimiento de tres pasos: Medir resultados
obtenidos, compararlos con el estándar y efectuar las correcciones necesarias para corregir las
desviaciones o errores que pudieran presentarse; otros consideran que el proceso de control debe incluir e
iniciarse con el establecimiento de los estándares.

1. IDENTIFICACION
DE ESTANDARES

4.
ESTABLECIMIEN PROCESO
2. MEDICIÓN DE
TO DE MEDIDAS DE RESULTADOS
CORRECTIVAS CONTROL

3. DETECCION DE
DESVIACIONES

1. Identificación estándares. Se debe tener claro que se pretende controlar, cuáles son las metas específicas
que debieron lograrse con relación a lo planificado y en que instrumento está plasmado el estándar.
2. Medición de resultados: El gerente primero debe obtener información de logro o resultado de las
actividades, empleando métodos como la observación, reportes estadísticos, orales o escritos. La
información que se obtiene puede ser:
Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani
 ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.
3. Detección de desviaciones: Consiste en comparar el resultado real contra el estándar (esperado),
determinando así diferencias (desviaciones), es fundamental determinar un rango de variación aceptable
(parámetro de variación) para analizar las desviaciones que sobrepasan el rango determinado (variación
significativa o relevante).
4. Establecimiento de medidas correctivas: El objeto de controlar es prever y corregir los errores, por lo
tanto, una vez detectados deben ser corregidas, mediante medidas apropiadas, obviamente relacionadas al
área en la que se encuentran, por ejemplo, si la desviación se debe a un trabajo mal realizado el gerente
podría corregirlo mediante programas de capacitación o tomar acciones disciplinarias. El tomar acción
correctiva, es función de carácter netamente ejecutiva, finalmente dependiendo de los resultados obtenidos
el gerente decidirá que corregir y que revisar.

Tipos de control: El control puede implementarse antes de que inicie una actividad, durante su ejecución y
después de realizada la actividad, esto se conoce como:
➢ Control preliminar o preventivo. Es el que evita problemas debido a que se lleva a cabo antes de que
las actividades se realicen. Se toman medidas gerenciales creando mecanismos de supervisión o
programas de mantenimiento de bienes, capacitación y de reflexión para evitar inconvenientes por
accidentes, quejas, retrasos en entregas, maquinaria inutilizada, etc.
➢ Control concurrente. Se ejerce el control de manera simultánea a la realización de las actividades como
un proceso continuo, mediante la supervisión directa que se conoce también como administración por
contacto directo.
➢ Control posterior o de retroalimentación. Se aplica después de haberse realizado las actividades
planificadas. Se compara los resultados obtenidos en la actividad con los estándares planificados,
evaluando así el desempeño en el trabajo, se procede a efectuar las correcciones o cambios necesarios.

V. EL CONTROL COMO SISTEMA

El control como sistema es un conjunto de acciones, procedimientos, métodos, técnicas, informaciones
interrelacionadas entre sí que permiten vigilar y evaluar las actividades y resultados logrados en la empresa.
Las entradas del sistema de control son la información planeada y ejecutada por la empresa. El proceso se
plasma en las acciones efectuadas por los directivos y ejecutivos de la empresa que comprende la supervisión,
vigilancia, análisis y evaluación de las actividades de la empresa. Del cual resulta como salida del sistema las
correcciones de las desviaciones identificadas e información de los resultados obtenidos en el control.

VI. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno es un conjunto de políticas, principios,

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación efectuado
por la alta dirección y por quienes toman decisiones en la organización
con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la obtención de metas para lograr:
• Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes.
• Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
• Mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organización.
• Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada por la empresa.
• Dar cumplimiento a la normatividad y regulaciones que aplican a la organización.
https://youtu.be/Rp_N22_b8uA
Los componentes del control interno son:
1. ENTORNO DE CONTROL. Es una serie de factores que influyen en los integrantes de la empresa y en
Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani
ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.
el control de sus actividades; tiene una influencia directa en la concientización del personal respecto del
control, Se debe considerar si cada factor del entorno de control es positivo o no, incluye:
• Integridad y valores éticos, es el resultado de la cultura empresarial que se materializa en normas
éticas y de comportamiento, es evitar actos fraudulentos, ilegales y poco éticos.
• Administración estratégica, establecimiento de los objetivos organizacionales estratégicos.
• Estructura organizativa, hace referencia a la supervisión de las actividades de la empresa.
• Asignación de autoridad y responsabilidad, corresponde a la medida de asignación de autoridad
administrativa y por ende responsabilidad para que se asuman riesgos y se efectivice el control.
• Filosofía de dirección y el estilo de gestión, afectan en la manera en que la empresa es gestionada
y la manera en que se acepta el riesgo empresarial.
• Políticas y prácticas relacionadas con el personal, se refiere a las acciones de contratación,
orientación, formación, evaluación, asesoramiento, promoción, remuneración.
• Directorio y unidad de auditoría interna, sus acciones deben garantizar la eficacia del control
interno.
• Atmosfera de confianza, debe ser generada por la empresa partiendo por las autoridades superiores.
Si en las empresas pequeñas no se tiene por escrito normas o reglas, suele existir y notificarse verbalmente,
así en ellas también se aplican los factores del entorno de control, solo que de forma distinta.
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS. La empresa debe conocer y abordar los riesgos a los que se enfrenta tanto
externa como internamente, debe conocer el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y con ello
evaluar la vulnerabilidad del proceso, consiste en identificar y analizar los factores que podrían afectar el
logro de los objetivos generales y específicos para establecer la manera de gestionar los riesgos.

Los riesgos a nivel empresarial pueden ser consecuencia de:

• Factores externos como avances técnicos, cambios en el consumidor, competencia, nuevas
normas, cambios en la economía, problemas sociales y desastres naturales.
• Factores internos como cambios en los sistemas informáticos, calidad de empleados, cambio de
responsabilidades de directivos, acceso del trabajador a los activos de la empresa entre otros.

Los objetivos críticos de control son genéricos, aplicables a cualquier proceso y deben ser considerados
individualmente para poder identificar riesgos y los controles de los procesos. Los objetivos críticos de
control son:
• Autorización. Todo documento que ingrese a la empresa debe estar autorizado por el funcionario
que corresponda antes de su procesamiento respectivo. Todo documento interno para ser emitido
debe estar autorizado y aprobado por el funcionario respectivo.
• Integridad. Todo movimiento de bienes, prestaciones y recepciones de servicios deben estar
documentados. Los procesos o procedimientos deben ser cumplidos integralmente.
• Exactitud. La realización de las operaciones debe realizarse conforme al procedimiento aprobado.
Los procedimientos deben incluir instrucciones para evitar malas interpretaciones y ser
consistentes con las normas de la empresa.
• Oportunidad. Los procedimientos deben realizarse en un tiempo igual o inferior al establecido. La
utilización de mayor tiempo implica ineficiencias en el desarrollo de las operaciones.
• Salvaguarda. La documentación procesada y los bienes de la empresa deben tener acceso
restringido. Debe establecerse medidas de seguridad que eviten su manejo arbitrario o pérdida.
Identificado los riesgos se procederá con su análisis, mediante:
• La estimación de la importancia del riesgo (alto, moderado o bajo).
• La valuación de la probabilidad o frecuencia de materialización del riesgo.
• La evaluación de las medidas a adoptar.
Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani
ADMINISTRACION GENERAL – I.T.E.C.A.
3. ACTIVIDADES DE CONTROL. Consiste en el establecimiento y ejecución de políticas y
procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
actividades de la empresa. Las actividades de control se realizan en cualquier parte y nivel de la empresa,
comprende actividades como: aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis de los
resultados de las operaciones, salvaguarda de activos y la segregación de funciones. Se categorizan en:

a. Controles generales. Nacen con el diseño de la estructura organizacional y se relacionan con la

asignación de funciones a las unidades y a los funcionarios que la componen, incluyen la segregación
de funciones y la salvaguarda de activos.
b. Controles directos. Se relacionan con los procesos u operaciones que realiza la empresa, su propósito
es prevenir o detectar la ocurrencia de errores e irregularidades que puedan impedir el logro de los
objetivos. Los controles directos son:
• Controles gerenciales, son los realizados por el nivel
superior siempre que no participen en la ejecución de
las operaciones.
• Controles independientes, son realizados por unidades
o personal independiente del proceso que se examinara.
• Controles de procesamiento, son realizados por los
responsables de las actividades, entre sus actividades esta
la revisión de informes sobre resultados alcanzados.

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. La dirección de la empresa debe transmitir claramente a todos

los trabajadores la importancia de las responsabilidades de cada uno en materia de control. La información
(formal e informal) y la comunicación (interna y externa) debe ser permanente a nivel interno y externo.

Los sistemas de información son parte de las actividades operativas de la empresa y deben generar y
comunicar información oportuna para el control de las actividades. Los sistemas de información forman
parte del control interno y al mismo tiempo deben ser controlados. Los resultados del sistema de
información deben arrojar datos relevantes para posibilitar el control eficaz, la calidad de la información
se reflejará en:
- El contenido de la información es suficiente y necesaria.
- La información obtenida es oportuna.
- La información es actual.
- Los resultados de la información son correctos.
- La información es accesible.

5. SUPERVISIÓN. El sistema de control interno debe ser supervisado, evaluando la calidad de su

rendimiento, Su seguimiento tomara la forma de actividades de supervisión continua (por la dirección y los
gerentes) o de evaluaciones periódicas (por la auditoría interna) o la combinación de ambas. Las actividades
de supervisión continua comprenden las actividades corrientes de gestión y supervisión, comparaciones,
conciliaciones y otras tareas rutinarias.

“CUANDO EL OBJETIVO TE PAREZCA DIFICIL, NO CAMBIES DE OBJETIVO; BUSCA UN

NUEVO CAMINO PARA LLEGAR A ÉL” (CONFUCIO)

Material preparado solo para fines de estudio – Lic. Martin Cutipa Mamani