Gestión de Archivos de Texto M.T.E.

Ramona Isaura Quintero Gutiérrez

4.
4.1. MACROS

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse
automáticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden
que el usuario decide, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse
a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

Automatizar una serie de pasos.

Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.
Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el
eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una
vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen

como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar cada
macro a una combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de
comandos ya definidos. Para
consultarlos seguiremos los
siguientes pasos:

Accede a la pestaña Vista

> Macros > Ver macros...
Aparece el cuadro de
diálogo Macros.
En la lista de opciones de
Macros en selecciona
Comandos de Word.
Podrás ver la lista con los
comandos disponibles en
Word.

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Lo único que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si
están compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de
Word, no podremos modificarlos.

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es
lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos
los comandos (o acciones) que vayamos realizando. Así pues todo lo que hagamos se
guardará y posteriormente al ejecutarla se llevará a cabo. Por ello debemos tener
cuidado en no grabar ninguna acción innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre
con la macro que estamos creando

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente qué
tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la
macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro,
para que así salga sin ningún error.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar
el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con
las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3 de Edición básica.

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro
es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la
creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos. Una
macro debe ser genérica.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña

Vista
y

deplegar el menú Macros y

seleccionar la opción Grabar
macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo

Grabar macro que vemos en la
imagen.

Nombre de macro. Aquí

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escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

Debe comenzar con una letra.

No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.
No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente

en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de
Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le
asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que

podrá ser un botón o una combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón
o el de Teclado aparecerán unos nuevos cuadros de diálogo, que veremos en el punto
siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a
tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de
teclas.

En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dónde vamos a guardar la

macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el
sistema utiliza para crear todos los nuevos documentos.

También podemos escribir una pequeña Descripción que resuman las funciones de la
macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre

Aceptar a partir de ese momento podemos detener la
grabación desde el menú Macro o
desde la barra de estado
pulsando en el botón cuadrado.

También podemos saber que estamos grabando una

macro porque el puntero del ratón se transforma con
la imagen de una cinta.

Guardar la macro.

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar

alguna acción que no deseamos que se guarde. Una vez hayamos hecho todas las

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operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o

el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro
se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón, pero es conveniente
asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rápido.

Para insertar un botón de una macro ya existente, accedemos a la pestaña Archivo >
Opciones. Aparece el diálogo Opciones de Word. Deberemos situarnos en la categoría
del menú izquierdo Personalizar cinta de opciones si queremos incorporar el botón en
la cinta, o en Barra de herramientas de acceso rápido si queremos incorporar el botón
en la barra de acceso rápido.

En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas

la macros que hayamos grabado.
Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar >> para que se añada a
la barra. La macro se añadirá al listado de comandos de la barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá, seleccionándola y haciendo

clic en el botón Modificar.... Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos
preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su
nombre.

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Asignar una combinación de teclas a la macro.

En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de Word, en Personalizar

cinta de opciones, dispondremos del botón Personalizar..., que es el que permite
escoger el acceso de teclado a la acción.

Se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en la siguiente imagen, que es el mismo que
veríamos si pulsáramos la opción Teclado del cuadro de diálogo Grabar macro que
hemos visto anteriormente.

En la categoría Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y luego la macro

en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en Especificar la secuencia de
teclado es donde deberemos especificar la combinación de teclas. Para hacerlo,

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simplemente las pulsaremos como si fuésemos a ejecutarlas. El texto se escribirá sólo,

por ejemplo, CTRL+ALT+M. Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinación
se asigne a la macro.

Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro tipo de
comando.

4.2. PLANTILLA

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y
tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas,
cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos
idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una
factura.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en

formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de
ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un
documento normal de Word de tipo .docx, sin alterar la plantilla.

Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan
definido en ellas. Pero también conservan otros elementos:

Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos

estas modificaciones también se guardarán en la plantilla.
Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la
plantilla.
Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ahí la potencia

de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word.

En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.

Al crear un documento vacío nuevo, siempre se crea con unos márgenes ya establecidos,
y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto está definido internamente en
una plantilla Normal.dotm que se aplica por defecto. La extensión del archivo es .dotm
en lugar de .dotx. De esta forma, cuando hacemos clic en el botón Predeterminar en
alguna opción para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que
realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

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Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

Normalmente hacíamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento.

Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como
puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

- Plantillas prediseñadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla,
dentro de la sección DESTACADA, por ejemplo, Espaciado simple. Como veremos más
adelante, nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado alguna
aparecerá al hacer clic en la sección PERSONAL. En cualquier caso, para usar una
plantilla basta hacer clic sobre una de ellas y luego pulsar Crear.

- Buscar plantillas en línea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos

acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí.
Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a
la página web. Además, también hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas,

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Curriculo, Fax, etc.

Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son

susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de
Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y
aparezcan otras nuevas.

Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, en la parte derecha aparece una lista de
categorías relacionadas con la búsqueda. Puedes hacer clic en una categoría para buscar
plantillas dentro de
la misma.

El proceso para
utilizar la plantilla
siempre será el
mismo. Localizarla,
hacer clic sobre ella
y pulsar el botón
Crear que
aparecerá debajo
junto a la
previsualización.

Observa que en
la esquina
superior derecha
está el botón
Anclar que hace
que la plantilla
quede fijada en
la página que
aparece al crear
un documento
Nuevo.

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4.3. PDF

Puede usar los programas de Office para guardar sus archivos o convertirlos en archivos
PDF a fin de compartirlos o imprimirlos mediante impresoras comerciales. Además, no
necesitará ningún otro software ni complemento.

Use el formato PDF cuando quiera que un archivo:

Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos.

Tenga un tamaño de archivo más pequeño.
Cumpla con un formato de la industria.

El formato de documento portátil (PDF) conserva el formato del documento y

habilita el uso compartido de archivos. Cuando un archivo en formato PDF se ve online
o se imprime, se conserva el formato deseado. El formato PDF también es útil para los
documentos que deban reproducirse mediante métodos de impresión comercial. Muchas
agencias y organizaciones aceptan el formato PDF como formato válido y los visores
están disponibles en una gran variedad de plataformas aparte de XPS.

Pasos para crear un documento en PDF:

1. Para exportar o guardar como PDF, en el menú Archivo, haga clic en Exportar o
en Guardar como y elija la ubicación donde quiera guardar el archivo.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, elija PDF.
3. Haga clic en Opciones, asegúrese de que la casilla Etiquetas de la estructura
del documento para accesibilidad está activada y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Guardar.

Un formulario en PDF es un archivo en formato PDF que contiene zonas que el usuario
puede rellenar con la información necesaria. guardar y remitir a otra persona. Es la
versión digital de la clásica instacia burocrática. A día de hoy, los formularios PDF bien
hechos son la forma más segura y práctica de comunicar datos delicados e importantes,
ya que admiten sistemas cifrado de datos, firmas digitales y similares que hacen que
sean los documentos con información compleja más fiables.

Para crear un formulario digital puedes usar cualquier programa que sea capaz de
terminar convirtiendose en PDF: Microsoft Word, Open Office, Adobe Illustrator o
InDesign.

Para crear un formulario en Word que otros puedan rellenar, empiece con una plantilla

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y agregue controles de contenido. Los controles de contenido incluyen cosas como las
casillas de verificación, cuadros de texto, selectores de fecha y listas desplegables. Si
se familiariza con las bases de datos, estos controles de contenido incluso pueden
vincularse a los datos.

La creación de un formulario para rellenar empieza con seis pasos básicos. Veamos cómo
funciona.

Paso 1: Mostrar la pestaña de Desarrollador

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. En Personalizar cinta de opciones, en la lista bajo Pestañas principales,
seleccione la casilla Desarrollador y luego haga clic en Aceptar.

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Paso 2: Abrir una plantilla o un documento sobre el que basar el formulario

Para ahorrar tiempo, empiece con una plantilla de formulario. Para empezar desde
cero, empiece con una plantilla en blanco.

Empezar con una plantilla de formulario

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro Buscar plantillas en línea, especifique el tipo de formulario que
desee crear y presione ENTRAR.
4. Haga clic en la plantilla de formulario que quiera usar y luego en Crear.

Empezar con una plantilla en blanco

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1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Nuevo.
3. Haga clic en Documento en blanco.

Paso 3: Agregar contenidos al formulario

En la pestaña de Desarrollador,
haga clic en el Modo de diseño
y luego inserte los controles que
quiera.

Nota: Puede imprimir un

formulario que se creó usando
los controles de contenido, pero
las casillas alrededor de los
controles de contenido no se
imprimirán.

Insertar un control de texto donde los usuarios puedan introducir texto

En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden dar formato al

texto como negrita o cursiva y pueden escribir varios párrafos. Si quiere limitar lo que
los usuarios puedan agregar, inserte el control de contenido de texto sin formato.

1. Haga clic en donde quiera insertar el control.

2. En la ficha Programador, haga clic en Control de contenido de texto
enriquecido o del Control de contenido de texto sin formato.

Insertar un control de imagen

Los controles de imagen se usan a menudo para las plantillas, pero también puede
agregar un control de imagen a un formulario.

1. Haga clic en donde quiera insertar el control.

2. En la pestaña Desarrollador, haga clic en Control de contenido de imagen.

Insertar un control de bloque de creación

Use los controles de bloque de creación cuando quiera que los usuarios puedan elegir
un bloque de texto concreto. Por ejemplo, los controles de bloque de texto son útiles
si va a configurar una plantilla de contrato y necesita agregar diferentes textos
reutilizables dependiendo de los requisitos concretos de cada contrato. Puede crear

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controles de contenido de texto enriquecido para cada versión del texto reutilizable, y
después puede usar un bloque de control como contenedor de los controles de contenido
de texto enriquecido.

También puede usar controles de bloque de creación en un formulario.

1. Haga clic en donde quiera insertar el control.

2. En la pestaña Desarrollador, dentro del grupo Controles, haga clic en un
control de contenido:

Insertar un cuadro combinado o una lista desplegable

En un cuadro combinado, los usuarios pueden elegir entre una lista de opciones que les
proporcione o pueden introducir la información que quieran. En una lista desplegable,
los usuarios solo pueden seleccionar una opción de la lista.

1. En la ficha Programador, haga clic en Control de contenido de cuadro

combinado o del Control de contenido de lista desplegable.
2. Seleccione el control de contenido, y luego en la pestaña Desarrollador haga
clic en Propiedades.
3. Para crear una lista de opciones, haga clic en Agregar en Propiedades de la
lista desplegable.
4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como por ejemplo Sí,
No o Tal vez. Repita este paso hasta que todas las opciones estén en la lista
desplegable.
5. Rellene el resto de propiedades que quiera.

Nota: Si selecciona la casilla No se pueden editar los contenidos, los usuarios no

podrán hacer clic en las opciones.

Inserte un selector de fecha

1. Haga clic en donde quiera insertar el control de selector de fecha.

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2. En la pestaña Desarrollador, haga clic en el Control de contenido de selector

de fecha

Insertar una casilla

1. Haga clic en donde quiera insertar el control de casilla.

2. En la pestaña Desarrollador, haga clic en el Control de contenido de casilla.

Paso 4: Establecer o cambiar propiedades de controles de contenido

Cada control de contenido tiene propiedades que puede establecer o cambiar. Por
ejemplo, el control de selector de fecha proporciona opciones para el formato que
quiera usar para mostrar la fecha.

1. Haga clic en el control de contenido que quiera cambiar.

2. En la pestaña Desarrollador, haga clic en Propiedades y cambie las
propiedades que quiera.

Paso 5: Agregar texto de instrucciones al formulario

El texto de instrucciones puede mejorar la usabilidad del formulario que va a crear y

distribuir. Puede cambiar el texto de instrucciones predeterminado de los controles de
contenido.

1. En la pestaña Desarrollador, haga clic en Modo de diseño.

2. Haga clic en el control de contenido donde quiere revisar el texto de
instrucciones del marcador de posición.
3. Edite el texto del marcador de posición y dele el formato que usted quiera.
4. En la pestaña Desarrollador, haga clic en Modo de diseño para desactivar la
característica de diseño y guardar el texto de instrucciones.

Nota: No seleccione la casilla de No se pueden editar los contenidos si quiere que los
usuarios reemplacen el texto de instrucciones con su propio texto.

Paso 6: Agregar protección a un formulario

Si quiere limitar qué tanto otros pueden editar o dar formato a un formulario, use el
comando Restringir edición:

1. Abra el formulario que quiera bloquear o proteger.

2. Haga clic en Inicio > Seleccionar > Seleccionar todo o pulse CTRL+A.
3. Haga clic en Desarrollador > Restringir edición.
4. Después de seleccionar las restricciones, haga clic en Sí, aplicar la protección.

Sugerencia: Si quiere, puede probar el formulario antes de distribuirlo. Abra el

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formulario, rellénelo como lo haría el usuario y guarde una copia en la ubicación que
quiera

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