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Tips para Organización de Eventos

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Fernando Umaña

El documento proporciona 10 pasos para organizar eventos de manera efectiva. Estos incluyen analizar variables como infraestructura y legislación; captar eventos potenciales; establecer objetivos claros y un plan de trabajo; crear contenido atractivo; seleccionar una sede adecuada; comunicar y difundir el evento; contar con personal capacitado; prepararse para posibles inconvenientes; y realizar un cierre que incluya métricas y feedback.

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1- ANALIZAR LAS VARIABLES

Es decir que eventos se pueden realizar en los destinos


sede, tomando en cuenta variables como la
infraestructura, la legislación, tipos de actividades,
conectividad, etc.

2- CAPTACIÓN DE EVENTOS

Tips a
Al momento de organizar un evento es importante
investigar sobre el, identificando la compatibilidad que se
tenga así como la competencia para dicho evento, una vez
considerar para se tenga un ánalisis completo si hay resultados negativos
se mejoran y si son positivos se ponen manos a la obra

la Organización 3- ESTABLECER OBJETIVOS


de Eventos Se debe de tener claro el camino, el que queremos lograr y
como vamos lograrlo, dando priorización entre diferentes
objetivos.

4- CREAR PLAN DE TRABAJO


Una vez trazados los objetivos se debe de crear un plan de
trabajo, del cual surjan la división de tareas, el presupuesto
que se tiene y los tiempos que se deben manejar.
Tips a considerar para la
Organización de Eventos

5- CONTENIDO DEL
6- SELECCIÓN DE LA SEDE 7- CREAR COMUNICACIÓN
EVENTO
Y DIFUSIÓN
Se debe de crear un buen
contenido que capte la Muy importante la correcta elección Lograr comunicar la identidad
atención del receptor, de la sede, buscando accesibilidad, del evento por medio de
identificando a quien se dirige, costos, que sea polifuncional, estrategias de comunicación en
el formato y necesidades,, las exclusivo para el evento y que se canales adecuados, dando
actividades a realizar, los pueda crear la experiencia de vivir el importancia al Lobby y a la
invitados, conocer evento. prensa.
antecedentes.
8- RECURSO HUMANO
Se debe de contar con personal profesional,
colaboradores comprometidos con el extito del evento
brindandoles capacitación y preparación, y por ultimo
Tips a darles el reconocimiento y recompensa merecido.

considerar 9- MANEJO DE SITUACIÓN


para la Previo al evento se debe de tener una reunión para poder
dar opciones de prevención ante inconvenientes, creando
Organización una sintonía con el equipo para transmitir confianza, los
check list son herramientas claves
de Eventos
10- CIERRE DE EVENTO
Es importante tener metricas y estadisticas del evento, la
creación de un informe final para poder analizar los
resultados respecto a los objetivos planteados, buscar un
feedback para poder apostar a relaciones a largo plazo

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