INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL

“LA PAZ”
CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

TEMA 4
REGLAS DE NOMBRES PROPIOS PARA ARCHIVAR
Para organizar índices o archivos alfabéticos, se han establecidos normas y reglas
universales por nombres propios de personas, razones sociales, personas jurídicas, de
actividades o proyectos, geográficos, direcciones, etc., por asuntos o sistemáticos con
títulos y subtítulos de índole, considerados estos últimos nombres propios.
1. ALFABÉTICO.
Regla básica para alfabetizar: Para organizar índices o archivos alfabéticos se
deben tomar en cuenta de manera estricta el alfabeto de la lengua española.

a- b- c- d- e- f- g- h- i-
j- k- l- m- n- ñ- o- p- q-
r- s- t- u- v- w- x- y- z
1.1. Alfabético simple: Consiste en organizar archivos o índices alfabéticos de
nombres propios, ya sean de personas o razones sociales. Es necesario conocer para su
organización, las unidades del nombre y las reglas establecidas convencionalmente.

1.1.1. Unidades de nombre de personas: El nombre de personas puede ser

considerado como 3 o 2 unidades entre sus componentes, cual quiera de las 2 opciones
siempre tienen el mismo resultado.

Ejemplo de tres unidades: En este caso la unidad 1 es el apellido paterno, la unidad 2

es el apellido materno y la unidad 3 es el nombre o nombres. Para archivar se ordenan
de forma ascendente 1 – 2 – 3.

Luisa María Cisneros Gutiérrez

3 1 2
,
Cisneros Gutiérrez Luisa María

Ejemplo dos unidades: Se considera como 1 unidad los apellidos y unidad 2 los nombres

Jorge Luis Riveros Pérez

2 1
,
Riveros Pérez Jorge Luis
Es necesario destacar que siempre después de los apellidos, y antes de los nombres se
debe colocar la “coma” (,).
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Apellidos solo o con una inicial: El apellido paterno nunca puede estar abreviado
o solo colocar su inicial; el apellido materno puede estar en iniciales y sigue siendo
considerado como unidades.
Ejemplo:
Ana Patricia Rojas J.
2 1
,
Rojas J. Ana Patricia

Otros nombres propios: Si se presentan apellidos compuestos, estos serán

considerados como una unidad.
Mario Rojas Díaz Romero
3 1 2
,
Rojas Díaz Romero Mario

Unidades de razones sociales: Cuando una razón social está formada por el
nombre de una persona, se da el mismo tratamiento que a los nombres propios de
persona, es decir el apellido paterno, apellido materno, nombres y al final el rubro. En
caso de tener un complemento como: Cia, S.A., H. Hijos se escriben al final del nombre.
Por ejemplo:
Constructora Jaime G. Guzmán e hijos
3 2 1 2
, ,
Guzmán Jaime G. e hijos constructora

Los rubros por lo general no son parte del nombre por lo tanto se escriben al final
después de una “,”.
Por ejemplo: Salón de belleza Victoria
Victoria, salón de belleza
Estética Flores y Cia.
Flores y Compañía, estética.
Cuando la razón social no son nombres de persona, estas se escribirán con mayúsculas
y seguido del rubro.
Librería Papelito
(Mayúsculas o “comillas” siempre) PAPELITO, librería
Las razones sociales, sean nombres de persona u otros deben escribirse entre comillas
o en mayúsculas sostenida.
“Gordinflón”, restaurante
Nombres de firmas comerciales: Los nombres de casas comerciales,
corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y
cuando no contengan el nombre completo de un individuo, estos son casos especiales
donde el rubro es parte del nombre.
Por ejemplo:
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Fábrica Nacional de Alambres. (Se archiva en la letra F)

Fábrica Nacional de Vidrio Plano. (Se archiva en la letra F)
Sociedad Boliviana del Cemento. (Se archiva en la letra S)

Por el servicio que cumple, las clínicas, hospitales, hoteles, farmacias y bancos; estos se
mantienen tal como se presentan, tomando en cuenta el rubro como parte del nombre.
Por ejemplo:
“Antigua Farmacia Colón”
“Banco Central de Bolivia”
Banco F.I.E.
“Clínica Rengel”
“Farmacia Beni”
“Hospital San Gabriel”
“Hotel Los Tajibos”
“La Paz – Plaza Hotel”
“Radisson Plaza Hotel”
Una vez que los nombres propios estén ordenados por unidades, para alfabetizar se
toma la primera letra de la primera unidad y de acuerdo con la correlación alfabética se
establece el orden; si es necesario se considera en tomar la segunda letra, y la tercera
letra y así sucesivamente toda la primera unidad hasta terminar el orden.
Si la primera unidad fuera idéntica se tomara la primera letra de la segunda unidad, si
se considera se tomará la segunda letra de la segunda unidad y así sucesivamente hasta
establecer el orden.
Si la primera y segunda unidad son idénticas se tomará la primera letra de la primera
palabra de la tercera unidad; si coinciden se tomará la segunda letra y así sucesivamente
hasta acabar el orden.
Si la primera, segunda y primera palabra de la tercera unida son idénticas se tomará la
primera letra de la segunda palabra de la tercera unidad, así seguirá avanzando letra
por letra para establecer el orden.
Ejemplo:
1. Beltrán, María Eugenia
2. Cáceres, Martha
3. Castillo Ramírez, María Luisa
4. Castro Blanco, Z.
5. Castro Pérez, Martha
6. Castro Ramírez, Amanda
7. Castro Ramírez, Laly
8. Castro Ramírez, Laura Albania
9. Castro Ramírez, Laura Alejandra
10. Castro Ramírez, Laura Alex
11. Castro Ramírez, Laura Fabiola
12. Castro Ramírez, Lorenzo
13. Castro Ramírez, Víctor
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14. Castro Rivas, Amanda

15. Castro Romero, Marcelo
16. Castro Rondón, Bertha
17. Céspedes Rivas, Luis
18. Claros, Viviana
19. Condori Ramírez, Ximena
20. Corrales, Cristina
21. Correas Solares, José Miguel
22. Rojas Arias, M.
23. Rojas R., Mario
Casos Especiales: Existe nombres propios de personas u otros, cuyas características
merecen un trato especial.
1. Nombres de acuerdo a su longitud: Cuando un nombre propio es idéntico
a otro en el que uno termina y el segundo continúa porque es más largo, primero va el
más corto.

Hay casos en que la primera unidad es idéntica y de estos algunos tienen segundos
apellidos y otros no, se pone primero el que tiene un solo apellido respetando el orden
alfabético. Por ejemplo:

1. Patzy, Felix
2. Peredo, Rubén
3. Perey, importaciones
4. Pereyra, Blanca
5. Pereyra, L. Marcelo
6. Pereyra, M. Antonia
7. Pereyra Mercado, J.
8. Pereyra Mercado, J. M.
9. Pereyra Mercado, J. Manuel
10. Pereyra Mercado, José
11. Pereyra Mercado, José M.
12. Pereyra Mercado, José Manuel
13. Pereyra Mérida, F.
14. Pereyra M., José Manuel
15. Pereyra Rojas, Marcos
16. Pereyra Z., Raúl
17. Pereyra, Zulma
18. Pet, gaseosas
19. Pe, vinos
20. Prado, Eva

2. Nombres con letras precedentes: Existe razones sociales cuyos nombres

son letras o direcciones codificadas, en estos casos si esas letras precedentes son
comerciales como: UNITEL, ATB, NIKITA, etc., para archivar se consideran estas letras
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como una sola palabra. Si estas letras precedentes no son comerciales son de servicios,
sociales u organismos internacionales; para alfabetizarlas se las escriben completas, es
decir interpretados y al final entre paréntesis ( ) se escribe la sigla o letras precedentes
como:

O.E.A. Para archivar: Organización de los Estados Americanos (O.E.A.)

Pollos A.L.G. Para archivar: ALG, pollos

3. Apellidos con prefijos: Los apellidos con prefijos como: D´, De, De la, De La,
De los, Del (De la Barra, Del Carpio, De la Quintana, De la Rosa, etc.), son considerados
como una sola unidad. Ejemplo:

1. D´Alencar Miranda, José Luis

2. De Avila Aburdene, Reynaldo
3. De la Barra Vedia, David Jaime
4. De la Barra Velasco, Calixta María Jesús
5. De la Fuente Miranda, Carlos
6. Del Carpio Espinoza, Teresa K.
7. Del Castillo Bilbao la Vieja, Rosario
8. Delfín Mesa, Aurora
9. Delgado C., Walter Javier
10. De los Ríos Añez, Janette Nilda
11. De Rada, Humberto
12. Eduardo Cortez, José Luis

4. Nombres con abreviaturas: Se sabe que la primera unida nunca debe ser
una inicial ni una abreviatura, las unidades 2 y 3 si son iniciales, son considerados como
una unidad; pero si la unidad 3 apareciera abreviada; para alfabetizar se la debe escribir
completa.
Ejemplo:

Fco. Francisco Mamani, Federico

Fndo. Fernando Mamani, Fernando
Alb. Alberto Mamani, Francia
Ma. María Mamani, Francisco
Gmo. Guillermo Mamani, Freddy

5. Razones sociales con artículos, preposiciones y conjunciones: Existen

razones sociales que tienen artículos, preposiciones y conjunciones, para alfabetizar no
se toma en cuenta, por lo tanto se las debe colocar entre paréntesis ( ) para
alfabetizarlas.
Si estos artículos, preposiciones y conjunciones se encontraran al principio del nombre
se le puede dejar ahí entre paréntesis o llevarlo al final del mismo siempre entre
paréntesis.
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Ejemplo: El Diario Ropa La Favorita (La) Favorita, ropa

1. “(El) Diario”, diario Se alfabetiza en “D”

2. Duran, Rita
3. “Favorita (La)”, ropa Se alfabetiza en “F”
4. “Luna”, cafetería
5. “(La) Primera”, mutual (de) ahorro (y) préstamos. Se alfabetiza en “P”

Cuando se presentan nombres geográficos compuesto, cada palabra es parte del

nombre.
Ejemplo:
1. (El) Apoleño, restaurant
2. Apolo, restaurant
3. “La Paz”, mutual ahorro y préstamo
4. “(La) Paceña” Sociedad Anónima, salteñería
5. “(La) Primera”, mutual (de) ahorro (y) préstamos.
6. Santa Cruz, bar
7. Santa Fé, café

Si los nombres de empresas se presentan en idioma extranjero no se traducen y se

ponen tal como están, solamente se debe identificar cuando son nombre o apellidos de
personas.
Ejemplo:
1. Der Amerikaner
2. Der amer, C. H.
3. Sociétó Biologigua
4. Sociétó des autenos, pintaer
5. Sociétó des autenos, musicíeas el comportem
6. Nombres que contienen números: Algunas razones sociales contienen
números, estos hacen referencia algún dato o fecha especial, en estos casos para
alfabetizar se los debe escribir de forma literal.
Ejemplo:

1. Catorce de Septiembre, avenida

2. Dieciséis de Julio, avenida
3. Juan Pablo Segundo, avenida
4. Seis de Agosto avenida
5. Veinte de Octubre, avenida
6. “Diez de Abril”, colegio técnico

Si los nombres que contienen números corresponden a una serie numerada para
ordenar se debe seguir la correlación numérica, es decir del menor al mayor, porque la
parte literal será idéntica.
Ejemplo:
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1. Zona Calacoto Hipermaxi

Calle 5 Hipermaxi Sucursal 1
Calle 7 Hipermaxi Sucursal 3
Calle 11 Hipermaxi Sucursal 4
Calle 16
Calle 25
7. Nombres de oficinas de gobierno: Cuando se presenta un nombre de
oficina de gobierno para alfabetizar se los debe mantener tal como se presentan y se los
archiva dentro de la entidad que las está gobernado.
Ejemplo:

1. Gobierno Autónomo Municipal de La Paz

Casa Municipal de la Cultura Franz Tamayo
Departamento de Saneamiento Ambiental
Oficialía Mayor de Cultura
Teatro Municipal Alberto Saavedra Pérez
Unidad de Gestión Social
Unidad de Seguridad Ciudadana
2. Ministerio de Economía y Finanzas
Sección Presupuesto Nacional
Tesoro General de la Nación
3. Ministerio de Educación
Dirección General de Educación
Supervisión Departamental de Educación de La Paz
8. Nombres con títulos académicos, religiosos o nobiliarios: Cuando los
nombres se presentan con algún título de los mencionados y estos nombres tienen
primera unidad, los títulos no son parte del nombre y se los coloca entre paréntesis.
Si en el nombre no tiene la primera unidad y tiene un título, entonces el título es parte
del nombre y se convierte en primera unidad.
Ejemplo:
1. Castro, Jesús (Padre)
2. Copa, Piedad (Sor)
3. García, Sarah (Arq.)
4. Hermana, Lourdes
5. Hernández, Juan
6. Madame, Celeste
7. Padre, Bernardo
8. Pérez, Pedro (Rvdo.)
9. Plata (Monseñor)
10. Prado, Genaro (Monseñor)
11. Príncipe Felipe
12. Del Barrio De la Quintana, José Manuel (Profesor)
13. Reverendo, José
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14. Sor, Piedad

15. Tapia, María de los Ángeles
16. Terán

9. Cuando no se puede identificar el nombre del apellido (Referencia

cruzada): Cuando un nombre no se puede identificar el nombre del apellido, se lo
archivará como se presenta; pero en una base de datos se hará referencia cruzada con
cada una de las demás unidades. Los rótulos en los expedientes de las personas, se
escriben completos teniendo cuidado de mantener en la primera unidad mayúsculas
sostenidas, y siempre el signo de la (,) después de los apellidos separados siempre estos
del o los nombres.
Ejemplo:
ELÍAS Tobías Moisés (ver: Moises Elias Tobias)
Tobias Moises Elias
MOISÉS, Elías Tobías (ver: Elías Tobías Moisés)
Tobias Moises Elias
TOBÍAS Moisés, Elías (ver: Elías Tobías Moisés)
Moises Elias Tobias

10. Homónimos perfectos: Cuando hay nombres homónimos perfectos se puede

determinar el orden tomando en cuenta la fecha de nacimiento o para mayor seguridad
el número de cédula de identidad con la extensión de lugar donde fue expedida.
Ejemplo:
Suarez Pérez, José Antonio (07-12-1996)
Suarez Pérez, José Antonio (11-05-1994)
Lujan Terán, Luisa María (C.I. 2302453 L.P.)
Lujan Terán, Luisa María (C.I. 6826331 T.J.)

11. Nombres de mujeres casadas: Los nombres de las mujeres casadas tendrán
el tratamiento de acuerdo con la cultura y las leyes del lugar donde contrajeron
matrimonio.

a) Países de habla hispana: Las mujeres casadas siempre mantendrán como

apellido principal el paterno seguido del apellido del esposo y el o los nombres de pila.
Recientemente en nuestro país, se ha determinado que deben prevalecer los apellidos
del padre y la madre. Si el caso amerita podrá aparecer en un lugar determinado el
apellido del esposo.
Ejemplo:
Esposo: José Camacho L. Esposa: Norah Santos Jofré
Casada: Norah Santos de Camacho
Para alfabetizar: SANTOS (de) Camacho, Norah
b) Países de habla inglesa: En estos países cuando se casa la mujer pierde el
apellido paterno y adquiere el del esposo.
Ejemplo:
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Esposo: Willy Parker Esposa: Ann Parcher

Casada: PARKER, Ann (Mrs.)

12. Nombres que comienzan con Ch y Ll: Cuando los nombres comienzan con
“Ch” se alfabetizan dentro de la letra “C” y la “h”, se la tomara en cuenta en la
secuencia que le corresponde.
Ejemplo:
1. Castro, Raúl
2. Céspedes, Rosario
3. Chevalier Román, Linda Rosario
4. Chirveches, Armando
5. Choque Mamani, Luis Ernesto
6. Cisneros, Jorge
7. Cordero, Rosario

Si los nombres comienzan con “Ll” se archivan en la letra “L” y la segunda “l” en la
secuencia que le corresponde.
Ejemplo:
1. Landívar, María René
2. Ledesma, Martin
3. Linares, José María
4. Llanos, Rita
5. Llanque, Héctor
6. Llanque Rita
7. López, Ángela
8. Luna, Teresa

2. Alfabético subdividido.
Este sistema se organiza utilizando, además de las letras del alfabeto como títulos,
subtítulos para clasificar por rubros las razones sociales, manteniendo en cada bloque
la correlación estricta de las letras del alfabeto. Las razones sociales deben ser escritas
entre paréntesis, o en mayúsculas continuadas.
Ejemplo: A
AGENCIA DE VIAJES
“Alfa”
“Tawa”
“Venus”
ALMACENES DE ADUANAS
“Dieciséis de Julio”
“Santa Cruz”
B
BANCOS
“Banco Central de Bolivia”
“Banco Mercantil Santa Cruz”
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E
EMPRESA
Aéreas
AVIANCA
Boliviana de Aviación (BOA)
BRANIF

3. Numérico
El sistema de archivo numérico, tal como dice su nombre se organiza de acuerdo a la
correlación estricta de los números, siempre de menor a mayor. Este sistema se puede
organizar de dos maneras:

3.1. Sistema correlativo completo: Para organizar este sistema, se debe

comenzar la serie desde el número 1,2,3,4,5,……….etc., sin que falte uno solo número
en la serie.
Ejemplo: 001
002
003
004
005

3.2. Sistema correlativo incompleto: Para organizar este sistema, se comienza

siempre del número menor que es el “1”, seguido del 2,3,4,5,6, etc. Hasta el que se
necesite, sin faltar ninguno en la serie, pero con el tiempo, algunos de los documentos,
o los expedientes numerados, pasan a un archivo pasivo o son eliminados, quedando la
serie numérica del archivo incompleta, pero correlativa, es decir del menor al mayor.
Ejemplo: 003
008
012
013
020
021
023

4. Geográfico
Para organizar este sistema, se deben utilizar como títulos principales las zonas
geográficas más grandes que abarcan nuestra organización, luego subdividir, hasta la
zona más pequeña, para combinarlo necesariamente con otro sistema de archivo, ya
que por si solo no es manejable. Se los puede organizar alfabéticamente, o por orden de
importancia.
Ejemplo:
DEPARTAMENTO PROVINCIA CANTONES OTRO OTRO
SISTEMA SISTEMA
Beni
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Chuquisaca
Cochabamba
La Paz
Oruro
Pando
Potosí
Santa Cruz
Tarija

5. Decimal
Este sistema de archivo fue creado exclusivamente para la organización de bibliotecas.
Se llama también Dewey. Su organización consiste en hacer divisiones de diez en diez
o menos, en cada nivel de clasificación de los archivos.

Para organizar este sistema, es necesario trabajar con los datos bibliográficos de los
impresos, para catalogarlos, codificarlos, clasificarlos y archivarlos.

Los datos bibliográficos importantes, para la organización y archivo de los impresos

que pueda haber en una oficina son: autor, título, editor, lugar de edición y fecha de
edición. Además, es importante tomar en cuenta la cantidad de páginas que tiene el
impreso, características especiales como ilustraciones, fotografías, etc., y el número de
ejemplares idénticos.
Ejemplo:

BOHERO Rojo, Hugo

“Historia de Bolivia”, Hugo Bohero Rojo, Editorial Don Bosco, La Paz - Bolivia, 1975
380p., ilus., fts.,
8 ej.

Sin embargo, actualmente se hizo una adaptación de este sistema, denominado

“sistema numérico indirecto o codificado”, para aplicarlo con otros tipos de
documentos, y manejar como rótulos, códigos numéricos, que ocupen menos espacio.

Su organización se basa en la utilización de números para los títulos principales, y para

los subtítulos, después de los números principales, un punto y otro número.
Ejemplo: Frutas 1
Legumbres 2
Verduras 3
Frutas 1
Fresas 1.1
Naranjas 1.2
Peras 1.3
Naranjas 1.2
Alto Beni 1.2.1
Caranavi 1.2.2