Inv. Documental Proyecto Sandra Vega Rada

“Año de la Universalización de la Salud”
SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
PROYECTO DE MEJORA EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN O SERVICIO EN

LA EMPRESA
TÍTULO: PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE INVENTARIO DE

DOCUMENTOS EN UN PROGRAMA INFORMATICO PARA EL ÁREA DE EQUIPO
MECÁNICO EN LA DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA TACNA
EMPRESA:
DIRECCIÓN REGIONAL DE AGRICULTURA TACNA
Para Obtener el Título Profesional de:
Técnico Profesional en ADM. INDUSTRIAL
TACNA – PERU
2020
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PRESENTACION DEL PARTICIPANTE Y DENOMINACIÓN DE TRABAJO
PARTICIPANTE : SANDRA LUDGER PAOLA VEGA

RADA
C.F.P/U.C.P : MOQUEGUA - TACNA
EMPRESA : DIRECCION REGIONAL DE

AGRICULTURA TACNA
SECCION / AREA : SUBSISTEMA DE EQUIPO MECANICO.
INSTRUCTOR : Edwin Felipe Jeri Copaja.
LUGAR Y FECHA : Tacna, 21/02/2020
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DEDICATORIA:
Dedico este proyecto principalmente a Dios, por darme la vida y darme a unos padres
que me apoyaron a lo largo de mi carrera y permitirme haber llegado hasta este
momento tan importante de mi formación profesional. A mis padres, por haberme
educado, guiado e impulsado a ser una persona profesional.
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AGRADECIMIENTOS:
Agradezco a mis instructores por su enseñanza, paciencia y asesoría en la realización

de este proyecto, a la institución SENATI por ofrecer la carrera de Administración
Industrial en aprendizaje DUAL y forjarnos como buenos profesionales.
A la Dirección Regional de Agricultura Tacna por darme la oportunidad de realizar

prácticas pre- profesionales y confiar en la realización de este proyecto.
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Contenido
PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA ................................................................... 7
I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 7
II. EL PROBLEMA ................................................................................................................... 8
2.1.Planteamiento del Problema ...................................................................................... 8
2.2.Formulación del Problema ........................................................................................ 10
2.3.Justificación de la Mejora y/o Innovación ............................................................... 10
III. OBJETIVOS DE LA INNOVACIÓN ................................................................................ 12
3.1.Objetivo General......................................................................................................... 12
3.2.Objetivos Específicos ................................................................................................ 12
IV. ............................................................................................................... MARCO TEÓRICO

12
4.1.Antecedentes del Estudio ......................................................................................... 12
4.2.Bases Teórico Científicas ......................................................................................... 19
4.3.Definición de Conceptos ........................................................................................... 20
V. DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA Y/O INNOVACIÓN................................................. 25
5.1.Generalidades de la Empresa .................................................................................. 25
5.1.1.Visión, misión, valores de la empresa .............................................................. 25
5.1.2.Organigrama y funciones .................................................................................... 28
5.1.3.Equipos y Herramientas ...................................................................................... 28
5.1.4.Análisis Situacional: Matriz FODA ..................................................................... 35
5.1.5.Descripción de productos, mercados y clientes .............................................. 36
5.2.Análisis de la Situación Actual ................................................................................. 37
5.2.1.Planos de la empresa .......................................................................................... 37
5.2.2.Diagrama de análisis del proceso actual............. ¡Error! Marcador no definido.
5
5.2.3.Efectos del problema en el área de trabajo ..................................................... 39
5.2.4.Análisis de las causas raíces que generan el problema................................ 41
5.3.Propuesta Técnica de la Mejora y/o Innovación ................................................... 41
5.3.1.Plan de acción de la mejora propuesta ............................................................ 42
5.3.2.Consideraciones técnicas, operativas y ambientales de la mejora ............. 43
5.3.3.Diagrama de análisis del proceso mejorado.................................................... 44
5.3.4.Cronograma de tiempo y acciones para realizar la mejora ........................... 47
5.3.5.Aspectos limitantes para la implementación de la mejora ............................ 47
5.4.Costos de la Implementación de la Mejora ............................................................ 47
5.4.1.Costos de materiales ........................................................................................... 48
5.4.2.Costos de mano de obra ..................................................................................... 49
5.4.3.Costos de máquinas, herramientas y equipos ................................................ 50
5.4.4.Otros costos .......................................................................................................... 50
5.4.5.Costo total ............................................................................................................. 51
VI. ............................................................................... RESULTADOS DE LA INNOVACIÓN

51
6.1.Presentación e Interpretación de los Beneficios Técnico y Económico ............ 51
6.2.Relación Costo Beneficio .......................................................................................... 52
VII.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 54
7.1.Conclusiones............................................................................................................... 54
7.2.Recomendaciones ..................................................................................................... 54
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
ANEXOS ................................................................................................................................. 56
6
PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA
I. INTRODUCCIÓN
En las empresas privadas y sectores públicos la documentación acumulada,

desorganizada sin ser guardada en el lugar correcto ha venido siendo un problema
del día a día, ya que trae muchos efectos que perjudican en la organización
documental de la empresa es por esto que varias empresas han decidido optar por
una solución donde no solo el orden sea esencial sino también un registro de cada
documento.
El presente proyecto se ha llevado a cabo conforme a la seriedad en la obtención de

datos tanto teóricos como los facilitados por la Dirección Regional de Agricultura
Tacna los cuales han sido necesarios para la elaboración del presente proyecto.
Se realizara un análisis y estudio del problema, permitiéndonos dar nuestro juicio de

valor y una justificación al problema y los objetivos propuestos.
Se establecerá conclusiones.
Se realizara la propuesta de un Inventario Documental desarrollado en el área de

Equipo Mecánico de la Dirección Regional de Agricultura Tacna.
7
II. EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema

Sierra (2009) En Colombia existe una gran problemática a nivel archivístico en la
mayoría de las entidades tanto distritales como privadas en lo que tiene que ver con
la organización y administración de sus archivos, por lo que los documentos que
producen y han producido a lo largo del tiempo de su existencia se han convertido
poco a poco en Fondos Acumulados (documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación).
En un estudio de trabajo de la Pontificia Universidad Javeriana en La Facultad De

Comunicación y Lenguaje se desarrolló “Diseño E Implementación De Un Modelo De
Gestión Documental Para La Empresa Colgrabar” Trabajo realizado para optar al título
de Profesional de Ciencia de la Información – Bibliotecóloga encontró que Debido a
que la empresa es muy reconocida y el cual depende del Área de Talento Humano
donde la documentación física encontrada era un completo desorden y se
encontraban en demasía documentos no pertenecientes. Dado esto la compañía
empezó a tener problemas sobre la documentación acumulada. Decidió realizar un
inventario real de documentación es así como pudieron solucionar su problema y
mejorar en la búsqueda de documentos.
En el Perú aún existe una gran problemática a nivel archivístico en la gran mayoría de
entidades públicas, ni que decir de las privadas.
Villanueva (2000), Señala que el archivo es el reflejo vivo de la institución a la que

pertenece. Por tanto, dentro del archivo, se encuentra las secciones documentales en
donde nos muestra la organización y funciones de la institución, su evolución y
cambios: Las series documentales corresponden a las actividades concretas que
realiza la entidad en virtud de sus funciones.
8
Una correcta organización de los documentos respetando las series documentales
permite la rápida recuperación de la información contenida en los documentos.
Peña (2016) En su tesis sobre “Los Problemas de Implementación de Políticas

Públicas de Archivos en el Seguro Social de Salud - ESSALUD: Caso del Archivo
Central y 09 Archivos Desconcentrados (2004-2013)” para optar el Grado de Magister
en Ciencia Política y Gobierno, de la Pontificia Universidad Católica del Perú. La
gestión de ESSALUD, como en toda institución, se refleja en documentos que se
custodian en sus archivos. En el 2004, en cumplimiento de la normativa en materia de
archivos, ESSALUD emite una directiva que establece un Sistema de Archivos
Administrativos para regular el funcionamiento de sus archivos a nivel nacional. Sin
embargo, desde su aprobación no se han reflejado los resultados esperados debido a
la inadecuada fase implementación que se observó en el año 2013 a través del
Informe Final de Reorganización del Seguro Social de Salud que detalla los diversos
problemas en varios ámbitos de su gestión institucional, siendo uno de ellos, la
administración de sus archivos a nivel nacional. En el mencionado informe, se señala
como un problema preocupante y caótico que solo ha tenido respuestas paliativas por
la falta de “Archivos Centrales” que no han sido implementados o no están en
funcionamiento. El presente estudio ahonda estos problemas de implementación, con
la finalidad de responder cuáles han sido los factores que no han permitido la
implementación adecuada de los archivos en ESSALUD desde el año 2004, fecha en
la que aprueba la norma de archivos de ESSALUD hasta el año 2013 fecha en que se
emite el informe final de la reorganización de ESSALUD que señala las grandes
deficiencias en la administración de sus archivos y muestra el desconocimiento de la
normativa del 2004 por los mismos que elaboraron el citado informe. . Llegando a la
conclusión que la inadecuada aplicación del procedimiento técnico archivístico ha
generado el hacinamiento de documentos y una ineficiente conservación documental
de los mismos en los depósitos.
En la ciudad de Tacna, La Dirección Regional de Agricultura Tacna, es un órgano

encargado de promover las actividades productivas agrarias, constituyendo instancia
9
principal de coordinación a nivel regional de las actividades del Sector Agrario, ejecuta
las Políticas Agrarias a nivel Regional y sus Proyectos.
Para desarrollar distintas actividades agrarias y transportarse a las distintas sedes, la

Dirección cuenta con área de Equipo Mecánico donde se encuentran todos los
vehículos que utilizan para el transporte a distintos lugares.
Ya que esta área es responsable de los vehículos que el personal requiere diario, esta
área recibe y realiza muchos documentos físicos al día como oficios, cartas, cuadros,
inventarios de automóviles, permisos, etc.
Debido a la cantidad de papeleo han surgido problemas como la desorganización de

documentos, esto causa la pérdida de tiempo en buscar y que el documento haya
sufrido un daño.
Por lo antes expuesto se puede deferir que es necesario tomar las medidas necesarias
para evitar que siga existiendo la desorganización de documentos.
2.2. Formulación del Problema

¿Cómo la Implementación de una herramienta de Excel permite mejorar la Gestión
del inventario documental para la organización de documentos en el Área de Equipo
Mecánico En La Dirección Regional De Agricultura?
2.3. Justificación de la Mejora y/o Innovación

Son las siguientes razones que justifican este proyecto, la información es la base
fundamental de cada actividad realizada y obtenida.
Castillo (2016, p.1) “El inventario es un instrumento de recuperación de información

que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental”. Ayuda a registrar y clasificar, tiene como principal utilidad, el poder
expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos.
Centrándonos en la clasificación, entendida ésta como la separación en clases bien

sean de objetos como de simples conceptos, es esta una actividad inherente a la
naturaleza humana. El hombre tiende a clasificar, a agrupar, en un intento de
simplificar, entender o, incluso, controlar su entorno. En la gestión de documentos y
Archivos nos encontramos que la clasificación se aplica a diferentes objetos según los
criterios escogidos. Así, en un primer nivel, podemos clasificar los propios Archivos
10
según las características principales de sus fondos de documentos (Archivos militares,
eclesiásticos) o bien según el carácter de la Institución que produce los documentos
(Archivos privados y públicos) e incluso dentro de estos últimos según el ipo de
administración (municipal, provincial, estatal, nacional) Cruz, (2011, p. 134).
La organización va de la mano con la clasificación ya que se encuentra relacionado

con el orden, la planificación y distribución.
La organización documental es un conjunto de acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, que permitan ubicarlo
en el nivel adecuado, como parte integral de los procesos archivísticos. Permite una
rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades
operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender
por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición
final. Serrano de Lopez, (2016, p. 12).
Carmen Crespo (2014) mencionada en el trabajo de Carbajal (2015), define al

inventario como la relación sistemática más o menos detallada de todos y cada uno
de los elementos que forman un fondo, serie, etc. (documento, expediente, legajo,
carpeta) respetando su ordenación.
Para las grandes instituciones como los gobiernos provinciales, nacionales o

municipales, el inventario documental debe tener un valor jurídico convenientemente
respaldado por la legislación de cada ámbito. Su función es de darnos la ubicación y
ubicuidad del documento y control de su existencia.
El termino ubicuidad nos hace referencia a un estado de presencia en varias

ubicaciones, es decir, el documento, si bien física y realmente se encuentra en una
ubicación, se tiene información de él mediante los inventarios.
Cortés (2011), establece al inventario como un documento "que tiene un carácter

meramente localizador, y por lo mismo, no va provisto más que de aquellos datos
imprescindibles mediante los cuales se reconocen los documentos por su calidad, su
fecha y el lugar en que están emplazados.
Es por ello que mediante este proyecto se establecerá una propuesta para un control
de inventarios de documentos para la clasificación por tipo de documento y
11
organización documental para prevenir incidencias, tener seguridad para encontrar el
documento requerido en el momento oportuno y tener un fácil acceso.
III. OBJETIVOS DE LA INNOVACIÓN
3.1. Objetivo General

ELABORAR UNA PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE INVENTARIO
DOCUMENTAL DESARROLLADO EN “MICROSOFT EXCEL” PARA MEJORAR LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE EQUIPO MECÁNICO EN LA
DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA TACNA.
3.2. Objetivos Específicos

 Ordenar el tipo de documento que se encuentra en esta área.
 Clasificar por tipo de documento.
 Registrar y controlar las unidades documentales.
 Acceder rápidamente a la información que se necesita.
IV. MARCO TEÓRICO
4.1. Antecedentes del Estudio

4.1.1. Antecedentes Internacionales:
Serna (2019)En su tesis sobre “Inventario Documental Del
Archivo De Gestión Del Almacén General En La Alcaldía De
Tunja, Colombia”, trabajo de grado para optar el título de
Especialista en Archivística. Este trabajo de grado, nació de
la necesidad de proporcionar a la Administración Municipal,
un instrumento archivístico inexistente hasta ahora en la
Dependencia de Almacén General, que permita prestar
cada día un mejor servicio a los usuarios internos y a la
sociedad civil Tunjana, en cumplimiento de la misión
institucional, en procura la efectividad, transparencia, y
sobre todo en busca del mejoramiento. Teniendo como
12
objetivo la elaboración de un inventario de documentos para
la organización, evitar la pérdida de documentos y
actualización de archivos. El problema encontrado aquí fue
que no se encontró Acto Administrativo de mayor jerarquía
en el ente territorial, y/o acto administrativo que derogue,
suprima o modifique las funciones establecidas dentro de la
estructura organizacional para el Almacén general como
tampoco que permita conservar dentro del acervo
documental de su archivo de gestión los estudios previos y
análisis del sector para el trámite de contratos, solicitud de
adicionales y prórrogas de contratos, supervisiones, entre
otros documentos concluimos con que
consecuencialmente, todo lo anterior, ha conllevado a los
funcionarios de la Dependencia a abstenerse de “organizar”
de lo cual requieren realizar un inventario documental. Se
recomienda que los funcionarios que tienen como
responsabilidad el manejo del archivo de gestión, efectúen
las labores de manejo archivístico desde la producción lo
cual resulta indispensable evitar el deterioro físico,
producido por materiales abrasivos como ganchos
metálicos, grapas, clips, que actualmente se evidencia en
los expedientes.
Adriazola (2017) En su tesis sobre: “Propuesta Para La

Gestión Documental De Archivos Escolares En El Instituto
Nacional General José Miguel Carrera, Chile” con el
objetivo de Desarrollar una propuesta metodológica hacia el
tratamiento de archivos de liceos (instituciones) públicos en
Chile, el problema que se encontró fue la incapacidad de las
instituciones públicas para generar mecanismos de gestión
documental y de archivos incidiendo en la dificultad de
consolidar una política de transparencia y derecho de
acceso a la información pública por parte de la ciudadanía,
es decir carecía de un sistema de archivos y políticas.
13
Llegando a la conclusión de que si bien en la actualidad la
archivística en Chile no ha sido desarrollada bajo políticas
públicas que orienten y delimiten con propiedad su campo
de acción, no es menos cierto que existen múltiples
iniciativas públicas y privadas que han enfocado sus
esfuerzos en la generación de instancias que permitan la
creación, desarrollo e implementación de Archivos. Como
se ha nombrado a lo largo de este trabajo, el Programa de
Archivos Escolares de la Pontificia Universidad Católica de
Chile, trabaja constantemente en la recuperación de
archivos escolares, enfocándose en primera instancia, en
los liceos más antiguos de Chile. Luego de la recuperación
de material albergado en bodegas y de generar algún tipo
de conciencia con la comunidad escolar, se detectó la
necesidad de generar herramientas propias de la
archivística que permitan comenzar a establecer un sistema
de gestión documental.
Rodríguez (2010) En su tesis sobre “Sistema de Gestión

documental de la Universidad Nacional Agraria, Nicaragua”
con el objetivo: de Contribuir a la gestión de la información
de la UNA a través de la creación de un sistema de gestión
de archivos que permita la organización, conservación y
disposición de la memoria histórica e institucional de la
UNA. El problema encontrado fue que La Universidad
Nacional Agraria es institución pública y de proyección
pública es por eso que tienen que cumplir la ley que rigen
en su país en donde todo ciudadano tiene derecho a
información veraz, el que comprende la libertad de buscar,
recibir y difundir información, según la ley del acceso a la
información pública LAIP. Llegando a la conclusión que ante
lo expuesto la realización de esta investigación tiene una
gran importancia y que brinda resultados concretos en
relación a la implementación de procesos claves que lleven
14
a desarrollar buenas prácticas en la administración y la
gestión de la información que se genera como entidad de
educación pública en el país y se logre el acceso y difusión
de óptimo de la misma. Esta investigación ayudara a la UNA
contribuyendo a crear bases para el cumplimiento de la Ley
de Acceso a la Información Pública (LAIP). Se recomienda
la distribución de áreas que sean más o menos funcionales,
y a la vez al crear este espacio se estará
descongestionando áreas meramente administrativas y
eliminar el hacinamiento en algunas áreas sensibles lo que
permitirá un mejor ambiente en las áreas de trabajo. De
aceptar la propuesta de creación del sistema, se podrá
poner en práctica previa capacitación, el manual que para
este sistema se ha diseñado.
4.1.2. Antecedentes Nacionales:

Lazo (2016) en su tesis “Nivel del estado de la organización
de los documentos del archivo en usuarios internos en el
Centro Nacional de Salud Renal-EsSalud, Jesús María,
2015” para optar el título de Magister en Gestión Publica en
la Universidad Cesar Vallejo, en la ciudad de Lima planteó
como objetivo describir el nivel del estado de la
organización de los documentos del archivo en usuarios
internos en el Centro Nacional de Salud Renal-EsSalud,
Jesús María, 2015 donde aplicó una metodología basada
en el hipotético-deductivo con un tipo de estudio básico,
aplicando un nivel de investigación descriptivo, para la
obtención de sus datos aplicó como técnica la encuesta a
una población de 30 usuarios internos del archivo del centro
nacional de Salud Renal; Basó su marco teórico en el
compendio normativo en materia de archivos de la oficina
de administración de la información – Secretaria General de
Essalud donde define que la organización de documentos
es un proceso en la cual consiste en el desarrollo de un
15
conjunto de acciones orientadas en ordenar, clasificar y
signar la documentación; concluyó que un 83% de los
usuarios internos considera que la organización de
documentos de archivo no es eficiente y existe una
deficiencia en la gestión y sugiere que se realice cambios a
fin de cumplir con las normas que plantea el Archivo
General de la Nación logrando así agilizar y optimizar la
búsqueda de documentos. Se recomienda que en el Centro
Nacional de Salud Renal-EsSalud, Jesús María se requiere
realizar una eficiente organización y control de documentos
para desarrollar la gestión documental en el centro Nacional
de Salud.
Bringas (2015) en su tesis “Gestión Documental de una

universidad de Lima-Perú, 2015” a fin de optar el Grado de
Magister en Gestión Pública en la universidad Cesar Vallejo
en ciudad de Lima, 2015 planteó como objetivo el de
diagnosticar el estado actual de la Gestión Documental de
la Universidad Cesar Vallejo Lima Norte en donde aplicó
una metodología basado en un nivel de investigación
descriptiva, de enfoque cualitativo aplicando un tipo de
estudio básica, no experimental, como marco teórico citó a
Ferriol quien sostuvo que la gestión documental es el
conjunto de actividades administrativas y técnicas
orientadas a la planificación, manejo y organización de los
documentos producidos y recibidos por las entidades desde
su origen hasta su destino final; concluyó que la Universidad
Cesar 22 Vallejo Lima Norte no contaba con un sistema
gestión documental idóneo, detectando del 100% de su
población no conocían ni aplicaban herramientas de gestión
documental, mostrando falta de criterio para realizar la
eliminación de documentos. Se recomienda que ya que la
Universidad Cesar Vallejo Lima Norte no cuenta con un
sistema de gestión documental, desarrolle la organización
16
de documentos ya sea por clasificación, orden, tipo, etc.
Para desarrollar un plan con respecto a la gestión
documental en la UCV.
Alarcón (2019) en su tesis “Gestión Documental en el

tribunal del servicio civil, Lima 2018” con el fin de optar el
grado académico de maestro en Gestión Pública en la
Universidad Cesar Vallejo en la ciudad de Lima con el
objetivo de explicar el proceso actual de la gestión
documental en el tribunal del servicio civil de la autoridad
Nacional del Servicio Civil. El tipo de estudio fue el básico,
nivel descriptivo explicativo, estudio no experimental,
enfoque cuantitativo que busca el resultado de la variable
estudiada mediante la medición numérica y un diseño no
experimental, por lo que no se manipulo la variable de
estudio y se presentó tal y como se desarrolla en la realidad,
se trabajó con una muestra de 55 servidores del Tribunal
del Servicio Civil de la Autoridad Nacional del Servicio Civil,
Lima 2018, se utilizó como instrumento de recolección de
datos el cuestionario, el cual obtuvo una confiabilidad a
través de la prueba de K de Richardson de 0.812 siendo
aceptada para la investigación. Se concluyó que el proceso
por el cual se desarrolla la gestión documental en el
Tribunal del Servicio Civil de la Autoridad Nacional del
Servicio Civil, Lima 2018 es regular según el 45.45% de la
muestra investigada de servidores públicos, por lo que se
establece generar medidas correctivas para mejorar el
proceso actualizando los sistemas en todos los procesos de
la gestión documental. Se recomienda al Tribunal del
Servicio Civil de la Autoridad Nacional del Servicio Civil,
Concientizar lo importante que es la actividad de
incorporación de documentos en la organización, de esta
forma se podrá identificar los puntos críticos que afectan la
17
productividad en la institución e integrar esta actividad al
proceso de gestión documental del TSC.
4.1.3. Antecedentes Locales:
Calisaya (2017), en su tesis para obtener el título de

Licenciada en Administración con el estudio de “Gestión
documental y su influencia en la calidad de servicio de la
Municipalidad Distrital de Ilabaya Provincia Jorge Basadre,
Tacna 2016 desarrolla en la Universidad Privada TELESUP
con el objetivo de investigación es determinar la Hipótesis
referido a la implementación de un sistema de Gestión
Documental si influye en la calidad de servicio de la
Municipalidad Distrital de Ilabaya, Tacna, Perú , 2017. El tipo
de investigación es Explicativa, por que describe la relación
que existe entre la variable independiente y su influencia en
la Variable dependiente. El problema que se encuentra en
esta tesis necesita información en su sistema para acceder
y consultar. Como conclusiones en base a todos los usuarios
entrevistados la percepción se encuentra en el rango de
satisfacción baja (62%) siendo una escala de calificación
que podría considerarse como adecuado para el usuario
pero no suficiente respecto al servicio recibido en todo el
proceso en la oficina desconcentrada del OSIPTEL Loreto.
Se logró la realización del modelado de procesos de gestión
documental y de grupos de trabajo (aplicando algunas
mejoras en los procesos) y en base a ello se pudo
identificarlos módulos que se requerían implementar en el
sistema. Una recomendación para futuros estudios en el
área seria generar un instrumento de medición
confeccionada a la medida del estudio, construido a partir de
una etapa exploratoria donde se busque establecer los
temas relevantes para los clientes en el momo de evaluar a
una experiencia de servicio en la industria automotriz.
18
4.2. Bases Teórico Científicas
Descripción Documental:
Díaz (2016, p. 11) Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus

agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la
gestión o la investigación.
Organización Documental:
Cruz, (2001 citado en Sánchez, 2010, pp 16-17) sostuvo que la organización

documental es una acción mediante la cual se agrupa los documentos de un
determinado fondo de una manera jerárquica, yendo desde lo general a lo específico
respetando siempre los principios de procedencia y orden original. Según las normas
del Sistema Nacional de Archivos (1985), la Organización documental es un
procedimiento técnico archivístico que se basa en el desarrollo de una serie de
acciones destinadas a clasificar, ordenar y signar la documentación de una entidad.
En esta fase se debe lograr identificar las series y sub-series documentales:
 Clasificación documental: es separarlos en grupos que a su vez puedan ser

subdivididos, respetando la estructura orgánica de la institución o entidad.
 Ordenación documental: significa relacionar los diversos elementos de cada
grupo, a través del método más adecuado: ordenamiento alfabético, numérico,
cronológico, etc.
 Signatura documental: significa proporcionarles símbolos o códigos para su
identificación (pudiendo ser como unidades orgánicas, por series
documentales, etc.). Estos códigos pueden ser letras o números o la unión de
ambos.
Documentos de archivo:
“El documento es el objeto sobre el que el archivero realiza sus actividades

profesionales, elemento esencial sobre el cual giran todas las competencias de un
archivo. Por tanto, sin documentos no hay archivo” (López y Gallego, 2007, p.99).
Disposición de los documentos:
19
Díaz (2016, p. 13) Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo
dispuesto.
Tipos de Inventario:
Lupita (2011)
 Inventario Inicial: es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones. Representa el valor de las existencias de mercancías
en la fecha que comenzó el periodo contable.
 Inventario final: es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve
para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido,
después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho
periodo.
 Inventario Fisico: es el inventario real. Es contar,. Pesar o medir y
anotar.
4.3. Definición de Conceptos
Inventario:
RAE (2016) define que es un documento que contiene la lista de las cosas valorables
que pertenecen a una persona, entidad u organismo.
Los inventarios son todos aquellos bienes que posee una empresa para ser
empleados en el proceso productivo o que bien están destinados a la
comercialización, éstos a la vez son considerados activos circulantes que generaran
beneficios a la empresa.
Documental:
RAE (2016) define que se funda en documentos o se refiere a ellos pruebas

documentales.
Inventario Documental:
20
Es la organización y clasificación de los registros de documentos y que sirve para
indicar la cantidad de los expedientes que existen y tener el orden correcto de cada
documento existente o nuevo.
Función principal de un inventario documental:
Tiene como objeto facilitar el control, la consulta y el acceso de los documentos.
Orden:
RAE (2017) Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde.
Es un proceso posterior a la clasificación, todo tiene un lugar donde corresponde, la

ordenación nos permite acceder a la información, obtener la localización del
documento y facilita la comprensión documental.
Tipos de ordenación:
Navarro (2012) Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus
respectivas series o tipos documentales, es necesario definir el sistema de ordenación
más adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La
ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto
dentro de la serie a la que pertenece.
 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente

cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.
Comenzando por el año más remoto, los documentos se suceden hasta la
fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de
documentos que se deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
21
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de
una persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario
como criterio de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de
expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que

permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el
número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el
número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema
más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas
administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en

función de su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por
un agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona
ya que emplearía la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los
asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es
preciso elaborar listas alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para
ordenar estudios, informes y memorias técnicas, agrupándolos por áreas
temáticas.
Administración de archivos:
Pérez (2010) Es una aplicación informática que provee acceso a archivos y facilita el
realizar operaciones con ellos.
22
Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección,
organización, control, conservación, preservación y servicios de los servicios de una
Institución.
Archivo de gestión:
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a

continua utilización y consulta administrativa.
Clasificación Documental:
Arauca (2016) define que es una operación archivística que consiste en el

establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo.
Documento:
Merino (2009) define que es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un
hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.
Testimonio de la actividad del hombre. Es toda información registrada, cualquiera sea

su soporte o medio utilizado.
Documento de Archivo:
International Council on Archives (ICA) define que Los documentos de archivo son el
subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son
conservados a largo plazo por su valor testimonial. Registro de información producida
o recibida por una persona o entidad, en razón de sus actividades o funciones, el cual
tiene valor administrativo, legal, fiscal, científico, histórico o cultural y debe ser objeto
de conservación.
23
Documento de Apoyo:
Agencia Nacional de Infraestructura (ANI) indica que es aquel de carácter general

(leyes, decretos, resoluciones, manuales, etc.) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión académica y
administrativa. Este documento puede generarse en la Universidad o proceder de otra
institución, y no forma parte de las series documentales de las oficinas.
Ordenación Documental:
Palacios ( 2012 ) define que es una fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase
de clasificación.
CARACTERISTICAS DE UN FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL:
Según Gonzales (2009):
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad

administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa el Archivo de Gestión, Archivo
Intermedio o Archivo Institucional o Histórico.
Nivel de Archivo: Debe colocarse el nombre del Archivo que conserva la

documentación.
Objeto: Debe consignar la finalidad.
Hoja N°: Se numerará cada hoja consecutivamente en forma numérica.
Fecha de Elaboración: Se registrará el día, mes y año del documento.
No de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada

uno de los niveles descritos en el inventario.
Frecuencia de Consulta (FC): Si la documentación registra una consulta se debe

consignar: diaria (D), semanal (S), mensual (M), esporádica (E), no se consulta (NC);
24
para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
de la oficina responsable de dicha documentación.
Observaciones: Debe consignar la documentación faltante, por error o repetición

numérica, existencia de anexos y estado de conservación de la documentación.
Elaborado por: Se consignará nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar que se realiza.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, lugar y fecha.
V. DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA Y/O INNOVACIÓN
5.1. Generalidades de la Empresa
TIPO DE EMPRESA INSTITUCION PÚBLICA
RAZÓN SOCIAL: DIRECCION REGIONAL DE

AGRICULTURA TACNA
NOMBRE COMERCIAL: DIRECCION REGIONAL DE

AGRICULTURA TACNA
RUC: 20201529400
DIRECTOR REGIONAL DR.CPCC. FREDY LAURENTE GAUNA
UBICACIÓN AV. MANUEL A. ODRIA NRO. 1508 P.J.

PARA CHICO
TELÉFONO: 052241776
5.1.1. Visión, misión, valores de la empresa

5.1.1.1. Visión:
Tacna, región especializada en agro exportación con instituciones y
organizaciones de productores agrarios competitivos.
25
5.1.1.2. Misión:
Promover e impulsar el desarrollo de una agricultura moderna,
competitiva orientada a la exportación y agroindustria, dentro de un
marco de sostenibilidad, social, económica y ambiental.
5.1.1.3. Valores de la Empresa:

Los valores que podemos encontrar en la empresa son:
 Responsabilidad social:
Relacionada con la ética y moral, dado que las decisiones que
toman aquí tratan de no generar consecuencias en un futuro.
 Trabajo en equipo:
Unen las aptitudes de todos los miembros desarrollando un
trabajo en conjunto.
 Puntualidad:
Cumplen con el horario debido y correspondiente.
 Equidad:
A cada uno se lo reconoce por lo que hace.
 Paciencia:
Poder tener una actitud tolerante y poder soportar las
dificultades o contratiempos para conseguir algún bien.
 Sabiduría:
El personal sabe desarrollar su trabajo y reaccionar ante
problemas. Está preparado.
 Respeto:
El respeto por los demás tanto con el equipo humano que
labora, como con nuestros clientes, es un factor que conlleva
para que encontremos un ambiente familiar.
26
 Integridad:
Nuestro trato y palabra es honesta, transparente y de fiar.
 Libertad de expresión:
Se respeta la opinión de todos y se acepta.
 Ética:
Desempeñarnos con principios morales en cada una de

nuestras funciones que nos compete.
27
5.1.2. Organigrama y funciones
5.1.3. Equipos y Herramientas
AREA DE EQUIPO MECANICO:
28
01 COMPUTADORA
01
IMPRESORA/FOTOCOPIADORA
01 LAPTOP
29
02 ESCRITORIOS
20 ARCHIVADORES
30
02 ESTANTES
02 SILLAS
ESTANTE DE LLAVES
31
CUADERNOS
FILES
MATERIAL DE ESCRITORIO
10 CARROS
32
06CAMIONETAS
05 MOTOCICLETAS
10 TRACTORES
33
HERRAMIENTAS
GASOLINA / PRETROLEO
LLANTAS
34
CASCOS
FUENTE: ELABORACION PROPIA
Todo el Personal mecánico dispone de sus herramientas, uniforme y su EPP

correspondiente para desarrollar el mantenimiento de los diferentes vehículos.
5.1.4. Análisis Situacional: Matriz FODA
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

- Conocimiento de los - Equipos malogrados
procesos (Empleados - Falta de computadoras
capacitados). - Falta de responsabilidad
FODA - Alianzas con Agricultores en el personal
- Equipos motorizados. - Desorden documental
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (F.O) ESTRATEGIAS (D.O)

-Demanda de productos - Movilidad para -Personal mecánico y Ing.
agrícolas transportación a De sistemas
- Avance de tecnologías Agencias -Requerimiento de
- Interés de inversionistas - Estrategia de desarrollo equipos tecnológicos.
en desarrollar proyectos de campañas agrícolas - desarrollar control y
agrícolas. para el cuidado de áreas gestión documental para
de cultivo. la organización de
archivos por área y sede.
35
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (F.A) ESTRATEGIAS (D.A)
-inseguridad por manejo -Utilizar las fortalezas para -Sociedad en
de vehículos. enfrentar las amenazas. participación.
-contaminación -Adquirir conocimientos -Reconocimientos
para mejorar tratos con laborales.
agricultores.
5.1.5. Descripción de productos, mercados y clientes

 Descripción de productos/servicios:
La Dirección Regional De Agricultura Tacna presta servicios a

las diferentes asociaciones organizadas en cadenas
productivas de acuerdo al plan Operativo Institucional en las
agencias agrarias de Tacna, Tarata, Jorge Basadre y
Candarave.
Los servicios que se prestan son de asistencia técnica en la
formación de cadenas productivas, como el olivo, Camélidos
sub americanos entre los más importantes.
 Mercado:
Así mismo se orienta a las organizaciones Agrarias en la

exportación a los mercados nacionales e internacionales con
valor agregado para beneficio de los agricultores.
 Clientes:
Nuestros clientes son los mismos Agricultores. Generalmente

se está trabajando con la cadena cultivo del olivo que está
ubicadas en la zona de la Yarada Los Palos, Valle viejo de
36
Tacna, Camelidos sub americanos que se ubican en la zona
andina de la provincia de Tacna, Tarata y Candarave.
5.2. Análisis de la Situación Actual
5.2.1. Planos de la empresa

5.2.1.1. Ubicación:
Av. Manuel, Odria 1508, Tacna.
37
5.2.1.2. Plano:

PLANOS DE LA OFICINA:
AREA DE EQUIPO MECANICO
COMPU
TADORA
ESCRITORIO
ESTA
JEFE DE AREA
NTES
ESCRITO
ENT
RIO
RAD
PRACTIC
A
ANTE
ESTANTE DE
LLAVES
38
5.2.2. Diagrama de análisis del proceso
DIAGRAMA N°: 2 RESUMEN
ACTIVIDAD ACTUAL PROP. ECO n.
OBJETO: Inventario de documentos OPERACIÓN 4

TRANSP.
ESPERA 2
INSP.
ALMAC.
DIST.
LUGAR: EQUIPO MECANICO TIEMPO
COSTO
M.OBRA
MATERIAL
COMPUESTO POR: S.L.P.V.R.
TOTAL 6
T
Descripción D (m.) Observación:
(min.)
REQUERIMIENTO DE DOCUMENTO 10
ASIGNACION DE BUSQUEDA 4
BUSQUEDA DE DOCUMENTO 25
REVISION DE ARCHIVADORES 12
OBTENCION DE DOCUMENTO 1
ARCHIVACION 1
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

ACTUAL
ACTIVIDADES SIMBOLO TIEMPO (m)
OPERACIÓN 16
TRANSPORTE
DEMORA 37
INSPECCION
ALMACENAMIENTO
total 53
5.2.3. Efectos del problema en el área de trabajo
5.2.3.1. Falta de organización:
39
No hay organización con respecto a la documentación que es recibida
en el área, es aquí donde empieza el problema, para un inventario
documental la organización es la base principal para poder conseguir
llegar a un objetivo.
5.2.3.2. Mucha documentación:
El exceso de documentos que se tiene en esta área causa problemas,

se puede encontrar documentos de incluso fechas muy antiguas y
causa el problema de confusión.
5.2.3.3. Perdida de documentación:
Debido a la falta de un inventario de documentos, se han extraviado

papeles importantes por el desinterés de estos.
5.2.3.4. Documentación Dañada:
La documentación que tiene esta área no es debidamente archivada

ni clasificada, por el tiempo y manipulación es dañada.
40
5.2.4. Análisis de las causas raíces que generan el problema
5.3. Propuesta Técnica de la Mejora y/o Innovación

OPERACIÓN 3
OBJETO: Inventario de documentos(introduccion de un documento
TRANSP.
en el excel)
ESPERA 1
INSP.
ALMAC.
DIST.
COSTO
M.OBRA
MATERIAL
TOTAL 4
T
(min.)
Recepcion/ Creacion de doc. 3
introduccion de datos en excel 5
registrar Documento 1
Archivación de doc/
2
Asignación a area
41
FUENTE: ELBORACION PROPIA

ACTIVIDADES SIMBOLO TIEMPO (m)
OPERACIÓN 10
TRANSPORTE
DEMORA 1
INSPECCION
ALMACENAMIENTO
total 11
5.3.1. Plan de acción de la mejora propuesta
Responsable
especifico
Duración
Objetivo
Objetivo
general
Estado
ESPERANDO
Clasificar por tipo EQUIPO
1semana SER
IMPLEMENTAR de documento. MECANICO
EJECUTADA
UN INVENTARIO
Ordenar el tipo de
DOCUMENTAL
documento según ESPERANDO
PARA MEJORAR EQUIPO
orden cronológico, 1semana SER
LA MECANICO
que se encuentra en EJECUTADA
ORGANIZACIÓN
esta área.
DE
Registrar y controlar
DOCUMENTOSEN
las unidades
EL AREA DE ESPERANDO
documentales en un EQUIPO
EQUIPO 3semanas SER
programa MECANICO
MECANICO EJECUTADA
desarrollado por
Microsoft Excel.
42
5.3.2. Consideraciones técnicas, operativas y ambientales de la mejora
Consideraciones técnicas:
Se implementará un inventario documental para el área de equipo mecánico, para eso

es indispensable detectar cual es el área de donde recibimos más documentos y
porque, luego evaluar de que necesidad se habla, esto permitirá definir con más
precisión las características indispensables para la documentación.
Consideraciones Operativas:
 Capacitación: actualmente los trabajadores desconocen el tema de inventario

documental, por esta razón se capacitará al personal para q puedan manejar
adecuadamente la organización con respecto al inventario documental.
 Material y equipamiento: Para realizar un inventario documental es necesario

disponer de archivadores, separadores, computadora, etc.
Consideraciones ambientales:
El proyecto presentado no afecta en nada a la parte ambiental.
43
5.3.3. Diagrama de análisis del proceso mejorado
OPERACIÓN 3
OBJETO: Inventario de documentos
TRANSP.
ESPERA 1
INSP.
ALMAC.
DIST.
COSTO
M.OBRA
MATERIAL
TOTAL 4
T
(min.)
REQUERIMIENTO DE DOCUMENTO 10
ASIGNACION DE BUSQUEDA 4
BUSQUEDA DE DOCUMENTO EN EL
5
INVENTARIO EXCEL
5
REVISION DE ARCHIVADORES
OBTENCION Y ARCHIVACION 1

ACTUAL
ACTIVIDADES SIMBOLO TIEMPO

(m)
OPERACIÓN 15
TRANSPORTE
DEMORA
10
INSPECCION
ALMACENAMIENTO
total 25
44
Búsqueda de documento:
45
FUENTE: ELABORACIO PROPIA
46
5.3.4. Cronograma de tiempo y acciones para realizar la mejora
TIEMPO DE DURACION DEL PROYECTO

ENERO FEBRERO MARZO
ACTIVIDADES/FECHAS SEMANA SEMANA SEMANA
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Eleccion del tema de investigación
Planteamiento del problema
Formulacion del problema
Formulacion de objetivos
Elaboracion del Marco Teorico
Descripcion de la mejora y/o innovacion
Descripcion de conclusiones y recomendaciones
Revision bibliografica
Implementacion del proyecto en empresa
Sustentacion en el aula
Sustentacion del proyecto
5.3.5. Aspectos limitantes para la implementación de la mejora

 Desconocimiento y miedo al aplicar un inventario documental.
 Falta de compromiso con el proyecto de parte de la gerencia.
 Falta de costumbre del área de Equipo Mecánico por realizar los pasos para el
inventario de documentos.
5.4. Costos de la Implementación de la Mejora

Antes de detallar los costos, se presenta una base de datos que ayudará en el
proceso, referido a las horas hombre del personal involucrado:
47
COSTO HORA / HOMBRE SUELDO / HORAS
INVOLUCRADOS SUELDO 30 8
GERENTE S/. 4,000,00 S/. 133,33 S/. 16,67
ADMINISTRADOR S/. 1,500,00 S/. 50,00 S/. 6,25
PRACTICANTE S/. 100,00 S/. 3,33 S/. 0,42
TOTAL S/. 23,33
5.4.1. Costos de materiales

El siguiente cuadro detalla todos los materiales que serán requeridos para la realización de la
implementación en el área de Equipo Mecánico.
MATERIALES FASE DE HOJAS BOND S/. 2.00

ESTUDIO LAPICERO S/. 1.00
TOTAL MATRIALES FASE DE ESTUDIO S/. 3.00
ELABORACION PROPIA.
Archivador S/. 60,00

MATERIALES FASE DE
clips S/. 3,00
IMPLEMENTACIÓN
hojas bond S/. 2,00
TOTAL MATERIALES FASE DE IMPLEMENTACIÓN
S/. 65,00
ELABORACION PROPIA.
materiales fase de HOJAS BOND S/. 2.00

capacitacion LAPICERO S/. 1.00
TOTAL MATERIALES FASE DE CPACITACIÓN S/. 3.00
ELABORACION PROPIA.
48
TOTAL MATERIALES FASE DE ESTUDIO S/. 3,00
TOTAL MATERIALES FASE DE IMPLEMENTACION
S/. 65,00
TOTAL MATERIALES FASE DE CAPACITACION
S/. 3,00
TOTAL COSTO DE MATERIALES S/. 71,00
ELABORACION PROPIA.
5.4.2. Costos de mano de obra

A continuación, se detallará el costo de mano de obra de todos los involucrados en
el presente proyecto, para conocer el presupuesto que se invertirá en el tiempo que
se realizara la mejora.
FASE DE ESTUDIO
COSTO HRS/H TOTAL SOLES
HORAS DEDICADAS POR
12 S/. 0,42 S/. 5,00
EL PRACTICANTE
HORAS DEDICADAS POR
1 S/. 6,25 S/. 6,25
LA ADMINISTRADORA
TOTAL COSTO HRS/H S/. 11,25
FASE DE IMPLEMENTACIÓN
HORAS DEDICADAS POR
1 S/. 8.33 S/. 8.33
EL ADMINISTRADOR
HORAS DEDICADAS POR
12 S/. 0.42 S/. 5.00
EL PRACTICANTE
TOTAL COSTO HRS/H S/. 13.33
49
FASE DE CAPACITACIÓN
HORAS DEDICADAS POR
1 S/. 8.33 S/. 8.33
EL ADMINISTRADOR
HORAS DEDICADAS POR
40 S/. 0.42 S/. 16.67
EL PRACTICANTE
TOTAL COSTO HRS/H S/. 25.00
FUENTE. ELABORACION PROPIA
COSTO TOTAL DE MANO DE OBRA

FASE DE ESTUDIO S/. 13.33
FASE DE IMPLEMENTACIÓN S/. 13.33
FASE DE CAPACITACIÓN S/. 25.00
COSTO TOTAL DE MANO DE OBRA S/. 51.67
5.4.3. Costos de máquinas, herramientas y equipos

No se necesita ningún tipo de máquina, herramienta o equipo para el desarrollo de la
mejora.
5.4.4. Otros costos

No hace falta otro tipo de costos para hacer la mejora.
50
5.4.5. Costo total
COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACION DE LA MEJORA

COSTO POR COSTO TOTAL
FASES DEL PROYECTO COSTO POR MATERIALES
MANO DE OBRA POR FASE
FASE DE ESTUDIO S/. 3.00 S/. 13.33 S/. 16.33
FASE DE
S/. 25.00 S/. 13.33 S/. 38.33
IMPLEMENTACIÓN
FASE DE CAPACITACIÓN S/. 3.00 S/. 25.00 S/. 28.00
COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACIÓN S/. 82.67
Costo total de contratar un especialista de organización y utilización en

programa de inventarios:
Se tendría que abrir un nuevo puesto de trabajo que tenga las funciones de
implementar los Instrumentos.
PUESTO DE
SUELDO
TRABAJO
S/
Especialista
1,100.00
COSTO AL
S/ 1,100.00
CONTRATAR
VI. RESULTADOS DE LA INNOVACIÓN
6.1. Presentación e Interpretación de los Beneficios Técnico y Económico

A. Beneficio Técnico
Si se aplica la mejora habrá una reducción de tiempo ocioso, ya que se tienen
definidas las actividades y procedimientos a realizar, logrando que los
trabajadores se orienten en cumplir los objetivos de la empresa.
B. Beneficio Económico
El beneficio económico de este proyecto se refleja en la comparación entre la
contratación de un especialista de utilización de inventario documental, con esta
propuesta de implementación.
51
Costos totales de la propuesta de implementación:
COSTO HORA / HOMBRE SUELDO / HORAS

INVOLUCRADOS SUELDO 30 8
GERENTE S/. 4.500 150 S/ 18,750,00
ADMINISTRADOR S/. 1.800 60,00 S/. 7,5
PRACTICANTE S/. 930 31,00 S/. 3,875
TOTAL 26,75
Comparación:
COSTO
Especialista de Inventario S/ 1,100.00
Propuesta de Implementación S/ 82.67
DIFERENCIA / BENEFICIO S/ 1017.33
6.2. Relación Costo Beneficio

AHORRO:
DEMORA EN BUSCAR DOCUMENTO: 2:25 hrs
CON LA IMPLEMENTACION: 0:25 m
AHORRO: 2 hrs
52
VECES QUE HORA
AHORRO MES
SE REPITE HOMBRE
02:15 *5 *24 /6
129m 645m 15480m 32.25
BENEFICIO /
COSTO
1017.33/82.67 12.31
Por cada sol invertido en la propuesta de implementación se obtiene un

beneficio de S/ 12.31
COSTO /
BENEFICIO
82.67/1017.33 0.10
Para la realización de la propuesta de implementación habrá un costo de S/

0.10 por cada sol invertido
53
VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1. Conclusiones
El presente proyecto se realizó tomando en cuenta herramientas aplicativas aprendidas en
SENATI, con la finalidad de implementar una Propuesta de inventario documental a través
de un programa informático para el área de Equipo Mecánico, como consecuencia de la
implementación del proyecto se generan mejoras en la parte documental del área.
Según la evaluación realizada a la DIRECCION REGIONAL DE AGRICULTURA TACNA. Se

concluye los siguientes puntos:
 Es importante tener una base de datos de documentos para evitar pérdidas de

documentos.
 En La Dirección Regional de Agricultura Tacna es importante poder tener una

organización documental ya que se realizan tramites de distintos documentos
diarios.

 Un inventario documental será muy eficiente ya que al tener un registro de estos se
podrá obtener rápidamente datos importantes de diferentes documentos.
 La mejora propuesta indica que la implementación ayudara a la organización

documental y disminución de tiempo para requerir un documento.
7.2. Recomendaciones
 Se recomienda la aprobación y aplicación del presente proyecto para la organización

documental adecuada.
54
 Se recomienda que la propuesta se aplique también para realizar más rápido la
búsqueda de documento.
 Motivar al personal de distintas áreas para que desarrollen esta propuesta y les
ayude.
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innovación contínua. Ediciones Deusto.
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https://dspace.unia.es/bitstream/handle/10334/2472/0431_Rodriguez.pdf;jsessionid
=62F84CC4C85AAB386A51E9963D34B0B2?sequence=1
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Sierra, Sandra - Neira, Claudia. (2009). diseño e implemntacion de un modelo de gestion
documental para la seria historias laborales del area de talentohumano para
empresas colgrabar . Obtenido de
https://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/comunicacion/tesis277.pdf
Ventura Mendoza, D. H. (2016). CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES Y SU RELACION CON
EL SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL CORONEL
GREGORIO ALBARRACIN LANCHIPA.
World Economic Forum. (2017). Informe Global de Competitividad 2016-2017. Cologny,
Suiza.
ANEXOS
PRESENTACION EN EXCEL DE INVENTARIO
56
57

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“Año de la Universalización de la Salud”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

PROYECTO DE MEJORA EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN O SERVICIO EN

TÍTULO: PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DE INVENTARIO DE

DIRECCIÓN REGIONAL DE AGRICULTURA TACNA

Para Obtener el Título Profesional de:

Técnico Profesional en ADM. INDUSTRIAL

PARTICIPANTE : SANDRA LUDGER PAOLA VEGA

C.F.P/U.C.P : MOQUEGUA - TACNA

EMPRESA : DIRECCION REGIONAL DE

SECCION / AREA : SUBSISTEMA DE EQUIPO MECANICO.

INSTRUCTOR : Edwin Felipe Jeri Copaja.

LUGAR Y FECHA : Tacna, 21/02/2020

Agradezco a mis instructores por su enseñanza, paciencia y asesoría en la realización

A la Dirección Regional de Agricultura Tacna por darme la oportunidad de realizar

II. EL PROBLEMA ................................................................................................................... 8

2.1.Planteamiento del Problema ...................................................................................... 8

2.2.Formulación del Problema ........................................................................................ 10

2.3.Justificación de la Mejora y/o Innovación ............................................................... 10

III. OBJETIVOS DE LA INNOVACIÓN ................................................................................ 12

3.2.Objetivos Específicos ................................................................................................ 12

IV. ............................................................................................................... MARCO TEÓRICO

4.1.Antecedentes del Estudio ......................................................................................... 12

4.2.Bases Teórico Científicas ......................................................................................... 19

4.3.Definición de Conceptos ........................................................................................... 20

V. DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA Y/O INNOVACIÓN................................................. 25

5.1.Generalidades de la Empresa .................................................................................. 25

5.1.1.Visión, misión, valores de la empresa .............................................................. 25

5.1.2.Organigrama y funciones .................................................................................... 28

5.1.3.Equipos y Herramientas ...................................................................................... 28

5.1.4.Análisis Situacional: Matriz FODA ..................................................................... 35

5.1.5.Descripción de productos, mercados y clientes .............................................. 36

5.2.Análisis de la Situación Actual ................................................................................. 37

5.2.1.Planos de la empresa .......................................................................................... 37

5.2.2.Diagrama de análisis del proceso actual............. ¡Error! Marcador no definido.

5.2.4.Análisis de las causas raíces que generan el problema................................ 41

5.3.Propuesta Técnica de la Mejora y/o Innovación ................................................... 41

5.3.1.Plan de acción de la mejora propuesta ............................................................ 42

5.3.2.Consideraciones técnicas, operativas y ambientales de la mejora ............. 43

5.3.3.Diagrama de análisis del proceso mejorado.................................................... 44

5.3.4.Cronograma de tiempo y acciones para realizar la mejora ........................... 47

5.3.5.Aspectos limitantes para la implementación de la mejora ............................ 47

5.4.Costos de la Implementación de la Mejora ............................................................ 47

5.4.1.Costos de materiales ........................................................................................... 48

5.4.2.Costos de mano de obra ..................................................................................... 49

5.4.3.Costos de máquinas, herramientas y equipos ................................................ 50

5.4.4.Otros costos .......................................................................................................... 50

5.4.5.Costo total ............................................................................................................. 51

VI. ............................................................................... RESULTADOS DE LA INNOVACIÓN

6.1.Presentación e Interpretación de los Beneficios Técnico y Económico ............ 51

6.2.Relación Costo Beneficio .......................................................................................... 52

VII.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 54

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

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