5.

LA IMPLEMENTACIÓN DE MICROSOFT 365 EN LA EMPRESA

5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La implementación de la tecnología en las organizaciones hoy en día es necesaria e

indispensable, ya que permite que grandes y medianas empresas estén al día con los
procesos de competitividad que se encuentran en el mercado, y así mejorar procesos para
volverse más productivas y competitivas.

Por esta razón se hizo necesario evaluar el puesto de trabajo y los inconvenientes que se
generaban al no poder trabajar varias personas desde un mismo archivo o hacer varias
tareas al mismo tiempo, o simplemente programar reuniones a las que no se acudían debido
a la falta de avisos, o no todos los empleados contaban con el conocimiento de las
herramientas innovadoras que se utilizan en la actualidad.

Es por esto que se desea implementar Microsoft office 365 para cada puesto y brindar una
serie de capacitaciones para que los colaboradores puedan familiarizarse con aplicaciones
básicas como Word, Excel, Outlook, PowerPoint, One drive, teams; y otras tantas
aplicaciones que componen office 365.

5.1.1 OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACIÓN

Desarrollar las actividades requeridas para el cumplimiento y ejecución del office

365 en el área de cumplimiento de la unidad empresarial “Industria Cafetalera Don Vale”
generando valor agregado a los conocimientos de los colaboradores.

5.1.2 JUSTIFICACION

El presente plan estratégico de comunicación interna tiene como tema principal el

uso de las nuevas herramientas que ofrece office 365 para actualizar los métodos de
recolección, envió y recepción de información interna de la empresa.

Industria Cafetalera Don Vale, estará realizando capacitaciones a sus colaboradores, para
poder implementar el uso de Microsoft office, y obtener los beneficios de una serie de
aplicaciones nuevas que permitirán que la empresa pueda minimizar sus tiempos de trabajo.
Al tener la capacitación y datos de Microsoft office 365 implementada en los puestos de
trabajo, permitirá a los empleados, asesores, gerentes y cualquier colaborador de la empresa
y modernizar su sistema de trabajo, con una plataforma única que les permite mejorar los
procesos y aumentar la productividad.

5.1.3 OBJETIVOS

Objetivo General

Identificar la mejor herramienta para la mejora del manejo de información de la empresa

“industria Cafetalera Don Vale”, permitiendo un flujo de información más precisa y en
menor tiempo.

Objetivos Específico

 Mejorar el manejo de información de la empresa.

 Implementar el uso de nuevas herramientas que hagan más eficientes a los
colaboradores
 Apoyar en la implementación de Microsoft office 365 para todo el personal de la
empresa.

5.2 METODOLOGIA

Al evaluar ciertos aspectos de mejora en la empresa, se sugiere la implementación

de las herramientas requerida para el desempeño del cargo en el área de cumplimiento, que
ofrece office 365.

Los programas que ofrece esta plataforma, permitirán un crecimiento en la empresa debido
a que mejoraran la productividad realizada por cada colaborador, debido a que
simplificaran tareas necesarias en la empresa.

5.2.1FUNCIONES OBJETIVAS DE MICROSOFT OFFICE 365

Al realizar un estudio sobre esta herramienta se determinó que cuenta con funciones
que es necesario que los empleados ya puedan dominar, pues el medio electrónico permitirá
la disminución de tareas y generará acciones más claras del desarrollo de los colaboradores
en la empresa.
Entre las funciones que brindara la implementación de Office podemos mencionar:

 Enviar y recibir información por correo electrónico permitiendo un acceso directo a

los jefes y gerentes de cada área por medio de Outlook 365.
 Atender los mensajes de chat con los asesores por medio de Teams.
 Generar reuniones rápidas por medio de Teams
 Realizar cotizaciones para los asesores de los contratos requeridos, en el Excel web.
 Obtener información sobre los informes de Pagarés y otros métodos que no han sido
en One drive.
 Llevar control de cartera por Excel web.
 Facilidad de conexión

5.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

En el siguiente esquema se encontrarán las actividades desarrolladas por todos los

empleados con el fin de comenzar el cumplimiento de tareas en Microsoft Office.

Antes de realizar la función No. 1 el Director de comunicación convocara a una reunión de

forma presencial en la que se les hará saber de los nuevos cambios positivos que generara la
empresa y se les presentara el cronograma donde se establecerán tiempos reales y medibles
para comenzar con el desarrollo de las capacitaciones. Dicho cronograma se divide en:

No. Tiempo
Funciones Encargado
estipulado
1 Brindarle información verídica y clara
de los nuevos sistemas a implementar 2 semanas RH
en la empresa.
2 Realizar consultas bibliográficas de las
3 semanas RH
herramientas que brinde Office 365
3 Actualizar las computadoras y base de
3 semanas
datos
3 Encargado de
Generar capacitaciones sobre las
2 semanas comunicación
herramientas a utilizar en la empresa
, RH
 4 Comenzar con pruebas piloto de los 1 semana RH
correos
5 Pruebas piloto de One Drive 1 semana RH
6 Capacitación y pruebas de Teams 2 semanas RH
7 Capacitación de Word, Excel, Pptt 3 semanas RH
8 Brindar herramientas que permitirán
1 semana RH
trabajar de la mano con los programas
9 Evaluación del manejo de las Encargado de
2 semanas
herramientas cada área
Total de Semanas 20 Semanas
Autor: Diana Noack

Este cronograma tiene como finalidad ir familiarizando de una forma precisa a todo el
personal de la empresa y así poder utilizar esta herramienta a la brevedad posible, en estas
actividades se muestran las funciones desarrolladas dentro del cargo de cumplimiento en la
práctica empresarial, medido en semanas, hay funciones que generaran un tiempo de
ejecución mayor que otras, esto se debe a su nivel de complejidad e importancia en cada
cargo.

En la primera función a desarrollar se tomara el tiempo de explicarle a los colaboradores

del porqué de la implementación de esta herramienta tecnológica y los beneficios que
traerán a su rol diario en la empresa, seguidamente se detallara la forma de utilizarlas,
descargarlas ya que red se utilizará, la empresa debe elegir el plan que desee costear para la
ejecución y capacitación de ese plan.

5.4 IMPLEMENTACIÓN DE MICROSOFT OFFICE 365

Las herramientas office 365 fueron creadas en el 2016, como una forma de
combinar el trabajo que se realiza en la nube, debido a que se observaron beneficios y
varias características que brindan diferentes posibilidades de trabajo en equipo mediante
herramientas web que permitan a los colaboradores de la compañía tener un ambiente de
trabajo de cercanía con el resto de los compañeros.
Fuente: Cosmo Consult
Beneficios

Fuente: Microsof Office 365

Es de suma importancia que el encargado de realizar esta implementación pueda medir que
programas son los necesarios para la empresa y así elegir qué plan se trabajara.

Entre los planes empresariales desglosamos los siguientes en cuestión de funciones y

precios.

Fuente: Microsoft Office 365

Entre los pasos para su aplicación podemos seguir los mencionados a continuación:

Paso 1: Elegir cómo implementar

En primer lugar, elija qué herramienta de implementación se va a usar y si se va a instalar

desde la nube o desde un origen local en la red.

 Auto instalación desde la nube: Administre la implementación desde el portal de

Microsoft 365 y haga que los usuarios instalen las aplicaciones en sus dispositivos
cliente directamente desde el portal.
  Implementación desde la nube mediante Intune: administre la implementación a
través de Intune y automatice la configuración e instalación de la Aplicaciones
Microsoft 365.
 Implementación desde un origen local con Configuration Manager: administre
la implementación con Configuration Manager y descargue e implemente desde
puntos de distribución de la red.
 Implementación desde la nube con la herramienta de implementación de
Office: Administre la implementación con ODT e instálela en dispositivos cliente
directamente desde la red CDN de Office.
 Implementación desde un origen local con la herramienta de implementación
de Office: Administre la implementación con ODT y descargue e implemente desde
un origen local en la red.

También puede administrar la implementación desde el portal de Microsoft 365 y hacer que
los usuarios instalen la Aplicaciones Microsoft 365 en sus dispositivos cliente directamente
desde el portal. Este método requiere la menor cantidad de configuración administrativa,
pero proporciona menos control sobre la implementación. Pero puede definir la frecuencia
con la que los usuarios reciben actualizaciones de características.

Si esta opción no es factible debido al número de dispositivos que administra o a que los
usuarios no tienen permisos administrativos en sus dispositivos, debe considerar la
posibilidad de usar Microsoft Intune para implementar Aplicaciones Microsoft 365.

También puede usar Configuration Manager para implementar desde puntos de distribución
locales. Esto reduce la carga de red en los vínculos de Internet. Se recomienda usar la
versión de rama actual más reciente.

Para las organizaciones que no tienen Configuration Manager pero que todavía quieren
administrar su implementación, se recomienda usar la Herramienta de implementación de
Office (ODT). Puede usar ODT como una herramienta independiente o puede usarla para
descargar archivos de instalación que se pueden implementar mediante herramientas de
implementación de software de terceros. En cualquier caso, el ODT proporciona control
sobre la instalación, las actualizaciones y la configuración.
Si usa ODT y tiene la capacidad de red, se recomienda implementar Aplicaciones Microsoft
365 desde la nube. Al hacerlo, se minimiza la sobrecarga administrativa. Si no tiene la
capacidad de red para instalar en dispositivos cliente desde la nube, puede usar el ODT para
descargar los archivos de instalación en un origen local de la red e instalarlos desde allí.
Pero este enfoque introduce más complejidad en la implementación y no se recomienda.

Paso 2: Elegir cómo administrar las actualizaciones

Se recomienda actualizar los dispositivos cliente automáticamente desde la red CDN

de Office. Ya que puede controlar la frecuencia de las actualizaciones de características,
pues con dicha configuración se define como parte de la implementación inicial, pero las
propias actualizaciones se producen sin ninguna sobrecarga administrativa ni de
herramientas adicionales. Además, las actualizaciones se implementan automáticamente
durante varios días para conservar el ancho de banda de red.

También puede usar Intune para aplicar directivas adicionales. Por ejemplo, para establecer
una fecha límite después de cuántos días se debe aplicar una instalación de actualización.
Revise la documentación de Intune sobre cómo aplicar la configuración de ADMX a los
dispositivos.

La tercera opción basada en la nube es aprovechar un perfil de mantenimiento. Es una

solución de administración de actualizaciones basada en la nube para dispositivos en
monthly enterprise channel. Incluye características como supervisión avanzada, informes,
aplicación, escalonamiento y reversión de dispositivos.

Si necesita distribuir las actualizaciones desde un origen local, puede hacerlo con
Configuration Manager descargando las actualizaciones e implementándolas desde puntos
de distribución.

Si no tiene Configuration Manager, puede usar ODT para descargar actualizaciones en un

origen local de la red e implementarlas desde allí. Esta opción requiere la mayor sobrecarga
administrativa, ya que debe administrar paquetes de actualización para diferentes canales de
actualización, arquitecturas y plataformas. Se recomienda esta opción solo cuando la
capacidad de red está demasiado limitada para actualizar desde la nube y otras soluciones.
Paso 3: Elegir los canales de actualización

Con Aplicaciones Microsoft 365, puede controlar la frecuencia con la que los usuarios
reciben actualizaciones de características en sus aplicaciones.

Para ello, se deberá elegir un canal de actualización para los usuarios:

Canal actual: Proporciona a los usuarios las características más recientes tan pronto como
estén listos, pero sin una programación establecida.

Canal mensual de empresa: Proporciona a los usuarios las características más recientes
una vez al mes y según una programación predecible (el segundo martes del mes)

Canal empresarial semestral: Proporciona a los usuarios un resumen de las características

cada seis meses, en enero y julio.

Paso 4: Definición de los paquetes de instalación

Compile los paquetes de instalación mediante la Herramienta de personalización de Office

y la Herramienta de implementación de Office. De forma predeterminada, los paquetes
resultantes descargarían los archivos necesarios durante la instalación.

Si la descarga de los archivos durante el tiempo de instalación no es factible en su entorno,

puede usar el modificador /download para descargar los archivos de origen necesarios por
adelantado e insertarlos en el paquete de instalación. Tenga en cuenta que para ello es
necesario mantener y actualizar los orígenes incrustados en una base regular, lo que
aumenta el esfuerzo de mantenimiento.

Para empaquetar idiomas, se recomienda identificar los idiomas necesarios en cada región.
Puede implementar estos idiomas directamente como parte de la primera instalación.
También puede instalar el idioma que coincida con el sistema operativo del dispositivo
cliente.

Después de que haya implementado Office con los idiomas necesarios, puede instalar
paquetes accesorios de idiomas adicionales. Para ello, elija uno de estos procedimientos:
  Haga que los usuarios descarguen e instalen los paquetes de accesorios de idioma
que necesitan desde el portal de Microsoft 365 (requiere permisos de administrador
local).
 Establezca y asigne la directiva "Permitir a los usuarios que no son administradores
instalar paquetes de accesorios de idioma" a los usuarios. Esto les permite instalar
paquetes de idioma a través de la interfaz de usuario de las aplicaciones.
 Use Intune, Configuration Manager o la herramienta de implementación de Office
para implementar los paquetes de descriptores de acceso de idioma adecuados para
los usuarios.

Procedimientos recomendados:

 Compile el menor número posible de paquetes de instalación para reducir la

sobrecarga administrativa. Permita que el proceso de instalación capture los
archivos de instalación de la nube, por lo que no tiene que incluirlos ni mantenerlos.
Si necesita, por ejemplo, canales de actualización diferentes, vaya con un paquete y
cambie el canal de actualización más adelante con una de las opciones disponibles
para cambiar los canales de actualización.
 Si necesita que se instalen productos adicionales durante una actualización, como
Visio o Project, use MSICondition en combinación con RemoveMSI para agregar
dinámicamente los productos en función de los instalados anteriormente.
 Si necesita productos adicionales (como Visio o Project) o paquetes de idioma
disponibles, compile instalaciones dinámicas y ajustadas para agregarlas más
adelante.

Paso 5: Planear la actualización desde versiones existentes de Office

Procedimiento recomendado: Permitir que la configuración de Aplicaciones Microsoft

365 desinstale automáticamente cualquier versión existente basada en MSI de Office, Visio
y Project. No se recomienda ejecutar Aplicaciones Microsoft 365 en paralelo con Office
basada en MSI en el mismo dispositivo.
Paso 6: Planear equipos compartidos si así lo sugiere la empresa

Si la empresa desea tener una implementación de infraestructura de escritorio virtual (VDI)

o tiene usuarios que comparten estaciones de trabajo (por ejemplo, trabajadores de turnos),
debe habilitar la activación de equipos compartidos para esos dispositivos al implementar
Aplicaciones Microsoft 365.

Con la activación del equipo compartido habilitada, cualquier usuario al que se asigne una
licencia de Aplicaciones Microsoft 365 puede iniciar sesión en el dispositivo y usar las
aplicaciones, como Word o Excel.

Al ya tener los dispositivos electrónicos de acuerdo al plan, se procederá a hacer pruebas

pilotos con el fin de reforzar las debilidades que puedan tener algunos colaboradores.

Presentación de Canva

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