Gestión Documentaria

Guía Informativa

Docente | Mg. Angela K. Recuay Salcedo

Contenido de la Semana 13,14,15
Módulo profesional III Gestión de información y documentación
Realizar los procedimientos de la gestión
Capacidad técnica y/o específica
documentaria de las empresas.
Realizar proceso y conservación del archivo de
Propósitos de la capacidad los documentos físicos y digitales de una
empresa.
Practica las etapas el sistema de gestión
Indicador de logro
documentaria de las empresas.
Reconoce la definición funciones y clases del
archivo en un cuestionario.
Describe las clases teniendo en cuenta las
funciones del archivo en un mapa conceptual.
Reconoce el proceso para archivar documentos
en un cuestionario.
Practica el proceso teniendo en cuenta su
Indicadores del aprendizaje
organización, descripción, selección y
conservación del archivo en casos propuestos.
Reconoce el proceso de digitalización de los
documentos en un cuestionario.
Practica el proceso teniendo en cuenta la
importancia de la digitalización de los
documentos en casos propuestos.
El archivo
Actividades de aprendizaje Proceso para archivar documentos
Proceso de digitalización de los documentos
Semana 13,14,15

El archivo
Es el proceso de clasificar y ordenar los documentos empresariales de manera que puedan
mantenerse en lugar seguro y puedan obtenerse rápidamente cuando se necesita.
Es la organización de documentos para proporcionar mediante ellos a quien legítimamente lo
requiere: información.
Los archivos nacen involuntariamente en el desarrollo de las actividades cotidianas de las
personas, asociaciones, e instituciones del estado dando lugar a la antigua, pero reconocida
actividad de archivar.
El archivo en todo dos los niveles, debe cumplir el supremo de conservar e incrementar el
patrimonio documental de la nación.

Importancia:
• Presta eficaz servicio a la comunidad.
• Ofrece prueba jurídica ya que los documentos constituyen prueba de algo, por eso
adquieren valor probatorio.
• Ofrecen información ya que toda documentación informa sobre algo pasado.
• Son de material instructivo ya que constituyen importante apoyo a la educación, su diversas
áreas y niveles.
• El archivo es considerado como la memoria de la empresa que debe ser usada en forma
oportuna.

2
¿Qué es archivar?
Es el arte de colocar y conservar en un mismo orden debidamente clasificado toda
correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con el individuo o empresa en
forma tales se encuentren protegidos contra deterioros, destrozos o pérdidas

¿Por qué es importante su estudio?

• En toda empresa siempre lleva el archivo de su oficina.
• A ella le solicita su jefe documentos e informaciones
• Por lo general se le encomienda iniciar algún sistema de archivo
• Por lo tanto, necesita de un buen conocimiento de las reglas y procedimientos de archivo.

Tareas básicas
Reunir ordenadamente Conservar los documentos Obtención rápida
Los archivos de documentos
Menor espacio Al menor costo Al menor tiempo
Ubicación adecuada Clasificación Eficiente Modo de organización
conveniente

Concepto de archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de
acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero
al lugar físico donde se almacena la documentación.

SI ATENDEMOS A LA FRECUENCIA DE CONSULTA DEL ARCHIVO, LO PODEMOS CLASIFICAR EN:

• Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y
es consultada más de una vez al mes.
• Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones
realizadas.
• Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos
una vez que ya han cumplido su función.

¿Por qué es imprescindible el archivo en una empresa?

• Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años
libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación
con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.
• Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que
se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos que se generan
con la actividad del negocio.

¿Cuáles son las normas que regulan la conservación de documentos?

En ocasiones guardamos muchos documentos durante mucho más tiempo del que deberíamos
por miedo a tirar, a continuación veremos los periodos de tiempo obligatorios para cada tipo
de documento:

Libros Oficiales
• Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad
empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.
• Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de
caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las
cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen
guardarse juntos durante el mismo tiempo.

3
• Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de
documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán
de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.

Documentación Mercantil
• Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas,
debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento
original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los
impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.
• Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa
los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.
• Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las
escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en
registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.

Documentos Socio-laborales
• Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el
Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.
• Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y
liquidación de seguros sociales.

¿Cuáles son las verdaderas funciones del archivo?

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:
• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
• Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la
hora de localizarlos
• Cumplir con las disposiciones legales

¿Cuáles son las condiciones de un buen archivo?

En primer lugar hemos de tener en cuenta que para una organización apropiada de los
documentos de una empresa, lo primero es querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el
tiempo necesario.
Un buen archivo debe cumplir las siguientes características:
• Fácil de usar por cualquiera
• Rápido, que no tardemos más de unos minutos en encontrar lo que buscamos
• Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear grandes dificultades
• Seguro, que los documentos no se deterioren
• En resumen, rentable

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas, aún
se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca
relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines…
El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas
empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lo lógico es pensar en la economía
del tiempo y del espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo primero que se
debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación.
Recordad que aunque a simple vista nos parezca todo lo contrario, el tiempo que dediquemos
a tener un archivo organizado y útil, no es tiempo desaprovechado. Es importante que
archivemos a diario, ya que si vamos acumulando documentos día tras día, la labor que
podemos hacer a diario en tan sólo unos minutos, puede llevarnos horas o incluso días.

En toda organización las finalidades del archivo son:

• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.

4
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
• Lógica
• Como me piden los documentos
• Como necesitamos la información
• Rigor
• Sencillez

Los criterios para un archivo eficaz son:

• Inequívocos
• Explícitos
• Objetivos

La organización básica de un archivo es la siguiente:

• Existencia de unas normas de archivo o manual
• Existencia de un índice
• Instalaciones

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

• Introducción general
• Relación de tipos de documentos más corrientes
• Proceso de llegada del documento al archivo
• Normas y sistemas de clasificación
• Tipos y niveles de archivos
• Tipos y criterios para documentos
• Conservación de la documentación en cada nivel
• Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico
• Normas de eliminación y conservación
• Normas de retención o caducidad
• Normas de solicitud de documentación
• Normas para préstamos
• Medios materiales necesarios
• Medios personales necesarios
• Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos
nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación

Tenemos diferentes clases de archivo:

• Centralizado
• Descentralizado
• Mixto

Las ventajas del archivo centralizado son:

• Orden y control
• Asequible a todos
• Economiza duplicados
• Economiza espacio y equipo
• El procedimiento es uniforme

Sus inconvenientes:
• Es estático
• Requiere personal especializado
• Retrasa la información
• Riguroso en el préstamo

Las ventajas del archivo descentralizado son:

• Mayor autonomía
• Ajuste permanente
• Rapidez de acceso

5
• No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo
• Normas estrictas en cuanto al número de copias
• Normas para el control y seguimiento de documentos

Sus inconvenientes son:

• Puede faltar información.
• Falta de conocimiento del personal.
• Incremento de las tareas.
• Búsqueda y control de los documentos difícil.

Las ventajas del archivo mixto son:

• Mayor elasticidad
• Pronta localización de documentos

Sus inconvenientes son:

• Coordinación efectiva entre las dependencias
• El archivo central debe establecer normas

Clasificación de los archivos

Según la función y uso

• Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha
reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean
considerados importantes.
• Archivo semiactivo
Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza
de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que
los mismos no resultan de observancia cotidiana.
• Archivo perenne o permanente
Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia por un
periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar
los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado.

6
 Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la
empresa, pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua,
de aquí que sean perennes porque en el tiempo permanecen ante eventuales consultas.

Por su organización
• Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados
en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad
en un solo espacio.
Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la
mayoría de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de
carácter confidencial ya que en el mismo va a reposar toda la documentación de la
empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se haya controlado por los
ejecutivos.

• Descentralizada
Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo,
es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de los mismos.
En lo que respecta a cuál de estos dos sistemas de organización de archivos resulta más
seguro que el otro, podemos aclararte que ambos son igual de seguros y efectivos, todo
depende de la instrucción que tenga el recurso humano respecto al manejo de documentos
y su organización, como también utilización.

Proceso para archivar documentos

Organización de archivos físicos

Es un cuidado que debe existir en cualquier oficina, independientemente de su
tamaño. Ayuda a prevenir la acumulación de roles, facilita el acceso a la información
y genera seguridad contra pérdidas y pérdidas que pueden socavar las rutinas
comerciales.
A medida que crece el negocio, aumenta el flujo de documentos en papel, que a su
vez debe organizarse y almacenarse de la mejor manera posible para garantizar que
todos los datos estratégicos e importantes de su negocio sean fácilmente accesibles,
tanto Para consultas internas y para posibles compromisos fiscales.
A pesar de toda la tecnología que involucra escanear documentos, hay compañías
que prefieren realizar el almacenamiento de ciertos archivos físicamente. Sin embargo,
se debe tener cuidado: no hay ningún uso para almacenar documentos de forma
desorganizada. Debe tener una organización de rutina y planificación para que los
archivos permanezcan fácilmente accesibles cuando sea necesario.

¿Por qué organizar archivos físicos?

Nada peor que llegar por la mañana a la oficina y frente a una mesa llena de
documentos apilados. O incluso necesita consultar un documento con urgencia y
perder horas buscando documentos que no estén donde deberían.
La verdad es que cuanto más organización haya en la empresa, más productiva será
la rutina, ya que ya no es necesario dedicar mucho esfuerzo a la búsqueda de
documentos. Además, esta organización bien hecha también evita posibles pérdidas
de archivos, lo que podría afectar el día a día del negocio.
Con tantas tareas, una rutina de ejecución y sin una organización estándar de
documentos, es difícil recordar dónde se almacenó un archivo de hace dos años.
Cuando los archivos físicos están organizados, el departamento de recursos humanos
puede encontrar rápidamente información de los empleados, los contadores pueden
encontrar fácilmente datos con fines contables y los empleados de la escuela pueden
acceder a los registros de los estudiantes rápidamente.

7
La gestión de archivos físicos es algo directamente relacionado con el aumento de la
productividad en el negocio.

Indicaciones iniciales
Existen varios estándares de organización de documentos: ideográficos, numéricos,
geográficos, alfabéticos, entre otros.
Antes de comenzar a crear un sistema de organización, es importante conocer la
empresa, que son los sectores por niveles jerárquicos, las áreas que utilizan la mayor
parte de la documentación y, a partir de ahí, establecer qué estándar realmente será
efectivo para su realidad.
Organización de archivos físicos paso a paso
Organizar archivos físicos puede parecer difícil, especialmente si tiene un gran volumen
de documentos. Por lo tanto, separamos un paso a paso completo que lo guiará en este
proceso.
• Cuidado del entorno de almacenamiento
El primer detalle de la organización de los archivos físicos es reservar un espacio en la
empresa para realizar el almacenamiento. Puede ser necesario comprar algunos
cajones de acero para garantizar la seguridad de los documentos.
Es importante reservar un área que sea lo suficientemente grande para los archivos
actuales, siempre pensando también en los nuevos lotes de documentación que
surgirán en el futuro.
Organizar la información buscando siempre facilitar consultas posteriores. Es
importante mantener todo organizado para cumplir con las normas y leyes fiscales,
asegurando la preservación de los documentos físicos. La organización también
ayuda a brindar servicios a los clientes de manera más rápida y conveniente, ya que
el acceso a la información será mucho más hábil.
• Selección inicial
La selección inicial es el momento más crítico, en el que todos los documentos se
analizarán en pilas de documentos, y se separarán según un tema específico.
A continuación, es necesario separar por categorías, facilitando consultas
adicionales:
Clientes, temas, fechas, tipos de servicios, etc.
Define los temas que mejor se ajusten a la realidad de su negocio. Por ejemplo:
✓ Carpeta de documentos administrativos, separados por fechas;
✓ Carpeta de documentos de negocios, separados por fechas;
✓ Carpeta con datos del empleado, separados por área de desempeño;
✓ Carpeta con facturas;
✓ Carpeta con registros catastrales de clientes con la letra A.
• Géneros en la organización de archivos físicos
Los géneros de los archivos físicos, también conocidos por el término "arreglo", son los
nombres dados a los cajones principales, donde colocamos los documentos
organizados en carpetas.
Este tipo de organización debe suceder según el sector de la empresa.
Por ejemplo:
✓ Operación;
✓ RRHH (Recursos Humanos);
✓ Contabilidad;
✓ Mercadeo
✓ Área comercial.
• Elija un método de almacenamiento
La mayoría de los archivos en carpetas o cajones están organizados de diferentes
maneras, según el tipo de documento o la estructura organizativa de la oficina. En
las lecturas centradas en la organización, hay 4 metodologías de métodos de
almacenamiento:

8
 ✓ Alfabético
Es uno de los estándares más utilizados, porque es simple, rápido y fácil de
entender.
Casi siempre presente en la organización de archivos físicos de secretarias
escolares.
✓ Geográfico
Una estandarización común en los departamentos públicos. En este sistema, usted
organiza los datos de acuerdo con la fuente o la ubicación.
En este modelo organizativo también es posible organizar en orden alfabético.
✓ Numérico
El orden numérico ocurre con un sistema de prioridad y / o archivos con elementos
numéricos, como tickets, documentación de personas físicas, etc.
✓ Ideográfico
Con esta base organizativa, debe utilizar vocabulario especializado y tener un
buen conocimiento de las áreas de la empresa, ya que cada documento debe
analizarse con el más mínimo detalle antes de recibir una clasificación
ideográfica.
• Creando un índice
Desde el momento en que los archivos se organizan en categorías, carpetas y
cajones, es el momento de crear un índice que, en la práctica, sirva como una
especie de guía para localizar cada documento con mayor facilidad.
Si el archivo físico es grande, puede considerar colocar un mapa en el índice para
mostrar los nombres de cada uno de los estantes, cajones y otras ubicaciones de
almacenamiento.
Sin embargo, antes de nada, es necesario registrar todos los documentos en el
archivo en modo alfanumérico, asegurándose de que al lado de cada registro de
documentación haya una pequeña leyenda que especifique mejor los temas.
Ejemplo: Folleto B: Recibos de suministros de oficina y recibos de limpieza.
• Atención a la fecha de caducidad
Varios documentos tienen un período de validez legal. Esto significa que, después de
un cierto período, ese archivo no tiene validez legal.
Cuando trabaje con la organización de este tipo de documento, debe considerar la
fecha de vencimiento en el proceso de la organización.
Esto ayuda a optimizar el proceso de descarte y renovación de documentos cuando
sea necesario, asegurando que su empresa cumpla con las exigencias legales y no
acumule roles no válidos dentro de la empresa.
Para esto, es necesario considerar dos términos de organización de los archivos:
✓ Preste atención a los documentos con plazos vencidos y deséchelos de la manera
correcta, aliviando el espacio en el archivo físico y renovando lo que sea
necesario.
✓ Organice el resto de los archivos lo mejor que pueda para no perder archivos sin
vida útil, almacenándolos correctamente de acuerdo con sus respectivas leyes.
• Vigilando la colección de documentales
Con todos los documentos organizados de acuerdo con los consejos que ha leído en
el artículo hasta el momento, es el momento de garantizar una rutina de la
organización. Esto significa que al final del día se recopilan todos los documentos de
los diversos sectores de la empresa, lo que garantiza que estos materiales se
organicen correctamente a la mañana siguiente, evitando la acumulación de
documentos fuera de lugar.
• ¿Retirar? ¡Mantenlo en el lugar correcto!
Un pequeño error es suficiente para que toda la organización se vea
comprometida. Después de tanto trabajo para organizar el archivo, no querrás
arriesgarte a tener que reorganizar todo de nuevo, ¿correcto?
Luego, cree una rutina diaria de organización dentro de la empresa, fortaleciendo la
cultura que, cada vez que un archivo se elimina de su lugar, debe almacenarse
correctamente después de su uso.

9
• Hacer una limpieza
Al menos cada 12 meses, vale la pena analizar cada documento para realizar una
limpieza del papeleo, deshacer los archivos sin necesidad y sin validez legal.
Limpiar el entorno en el que las funciones también ayuda a reducir las posibilidades
de incidencia de hongos, lo que puede deteriorar los documentos almacenados allí.

Proceso de digitalización de los documentos

¿Qué es la digitalización de documentos?

Este proceso consiste en transformar documentos en papel a un formato digital. La
tecnología avanza rápidamente y las empresas ya se han percatado de la importancia
de la digitalización de documentos, hasta el punto de que aquellas organizaciones que
no se digitalizan pueden encontrarse con que operan de forma más lenta que su
competencia. Son conscientes de las consecuencias que eso conlleva en el futuro de
la compañía.
Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá establecerse un objetivo final y
reflexionar sobre por qué es importante digitalizar los documentos. Por ejemplo, se
puede digitalizar para ahorrar espacio físico y para optimizar la búsqueda de
documentos. Otro objetivo puede ser conseguir una oficina sin papel (paperless office).
Si se decide digitalizar únicamente para ahorrar espacio, supondría una gran inversión
de tiempo y dinero sólo para obtener más sitio en la oficina.
La digitalización de documentos para empresas es un proceso que pueda aportar
mucha más trascendencia y eficiencia a la organización, al margen del aumento del
espacio físico por la eliminación del papel o documento físico. Búsquedas ágiles, mejor
acceso a la información o establecer flujos de trabajo eficientes pueden obtenerse a
partir de la digitalización.

¿Cuál es el principal objetivo de la digitalización?

Establecer el objetivo a perseguir es un punto vital en la senda de la transformación
digital. No obstante, la importancia de la digitalización de documentos y el éxito que se
espera de llevar a cabo este proceso implica que hay que tener en cuenta varios
aspectos. Por ejemplo, para realizar un proceso de digitalización no sólo es necesario
identificar los problemas y querer solucionarlos. Las empresas también deben pensar
que se necesita una estructura definida, que seguramente implique una inversión de
tiempo considerable para obtener los objetivos definidos.
Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la
información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de
la documentación archivada hasta su posterior consulta.
• ¿La digitalización implica doble trabajo?
• ¿Cómo de eficiente resulta digitalizar documentos físicos?
• ¿Cómo eliminar el uso de papel?
• ¿Cómo ayuda la digitalización a identificar qué información debo eliminar?
• ¿En qué consiste la digitalización y cómo digitalizar un documento con validez legal?

¿Existe el software de digitalización para empresas?

Cuando una empresa se plantea comenzar un proceso de digitalización suele tener
varias opciones posibles encima de la mesa y una de ellas es adquirir un software de
digitalización específico para esta funcionalidad. El software de gestión documental,
además de contar con la función de digitalizar, también puede aportar otras opciones
para la gestión de la información y documentación digitalizada.
Está la opción de implementar un gestor documental con el módulo integrado de
digitalización o captura de datos. Existen dos tipos de gestores documentales: por un
lado, los específicos para la digitalización; y por otro lado, los gestores documentales
más generales que incluyen otra serie de funcionalidades más orientadas a la gestión
de documentos. Algunas de estas funcionalidades pueden ser: control de versiones,
búsqueda avanzada de documentos, flujos de trabajo, etc.

10
La funcionalidad OCR (reconocimiento óptico de carácteres) permite una digitalización
y clasificación simultánea de la documentación e información, confiriendo metadatos
a los documentos y permitiendo una búsqueda instantánea de la información deseada
posteriormente. Las empresas que se plantean una digitalización de sus procesos tienen
muy en cuenta la utilidad de esta funcionalidad tan demandada para la eliminación
del papel o documento físico.
Los gestores documentales centrados en digitalizar información suelen proceder de
empresas fabricantes de maquinaria de impresión o digitalización como Canon, Xerox
o Kodak. Hay ocasiones en las que el software viene incluido al comprar la máquina y
en otros casos se puede adquirir el software al tener la máquina con anterioridad.
Así, las diferentes opciones que se presentan para digitalizar la información son:

Esas son las opciones más comunes. Sin embargo, la tecnología avanza y cada vez hay
más sistemas y métodos para ayudar a que una empresa empiece a digitalizar su
información.

¿Cuál es la diferencia entre escanear y digitalizar?

La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener
una foto del documento y la digitalización lo convierte en un formato editable,
reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su
consulta en el futuro.

¿Cómo se puede digitalizar un documento?

Al pensar en digitalizar, lo primero que se viene a la mente es que se necesita mucho
tiempo para escanear a mano todos los documentos. Pero afortunadamente, este
proceso ha cambiado en cuanto a la forma de hacerlo y, hoy en día, se realiza de una
manera mucho más rápida y eficiente.
Lo primero que hay que hacer es pensar si se va a digitalizar internamente dentro de la
propia empresa o si se va a subcontratar dicho servicio de digitalización. Esto
dependerá de las necesidades de la empresa como la cantidad de documentación a
digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su
realización o no, etc.

¿Qué diferencia hay entre digitalización y microfilmación?

La principal diferencia entre escanear y digitalizar es que el escaneo implica obtener
una foto del documento y la digitalización lo convierte en un formato editable,
reconociendo el texto que contiene y asignándole unos metadatos para facilitar su
consulta en el futuro.

¿Cuáles son los pasos a seguir en un proceso de digitalización?

Los pasos varían dependiendo del software a utilizar y de los objetivos perseguidos por
la empresa. No obstante, independientemente del sistema software escogido, los
procesos de digitalización suelen seguir las siguientes etapas:
• Reunir toda la documentación: es necesario analizar qué documentos se tienen para
decidir cuáles hay que digitalizar y conservar o cuáles se pueden eliminar. La
documentación de carácter legal (por ejemplo, contable y mercantil) debe
conservarse varios años en su formato original. Si el documento fue generado en
papel, aunque se pueda digitalizar, deberá mantenerse en formato físico. El único
tipo de documento legal que se puede digitalizar y eliminar son las facturas, pero
deben seguir un proceso especial homologado por la AEAT, como se ha mencionado
anteriormente.
Por otro lado, esta etapa también ayuda a las empresas a hacer una “limpieza” de
duplicados o documentos inservibles. Por diversas razones, las empresas tienden a
almacenar todo tipo de documentos, incluso aquellos que no van a necesitar
consultar nunca más. De esta manera, la importancia de la digitalización de
documentos se ve reflejada, entre otras ventajas, en la liberación de espacio físico y

11
 permite implantar un aprendizaje para no seguir guardando documentos de ese tipo
en el futuro.

Pasos pre vi os para di gi tali zar

• Establecer cómo se va a estructurar la información : de nada sirve digitalizar si
después la información es un caos. Por eso, es importante tener en cuenta cuál es
el objetivo que quiere obtener la empresa con la digitalización. Dependiendo de los
objetivos, la empresa podrá analizar mejor cómo plasmarla después en el sistema de
gestión documental.
• Transformación de la documentación: hay que escanear los documentos para
pasarlos a formato digital. La capacidad del escáner condiciona la duración de este
paso. Esta etapa de escaneo se puede realizar: internamente, si la cantidad de
información no es muy elevada; o externalizándolo el proceso, mediante una
empresa especializada si hay mucha información que digitalizar
Pero la digitalización de un documento no se termina cuando este se escanea. El
proceso de escaneo proporciona una imagen, pero en muchos casos, las empresas
quieren poder editar dicha información o, incluso, adjuntarla a otro documento en
el que se está trabajando. Además, según el tipo de documento este se clasificará
en un apartado u otro del software y se le otorgarán metadatos para facilitar
la búsqueda del documento.
• Almacenamiento de la información: para una futura búsqueda o consulta. Este último
paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar
el acceso a la información. Algunos softwares de transformación de la
documentación incluyen almacenamiento automático. Este almacenamiento
automático consiste en un guardado de información digitalizada según criterios de
la empresa, que permite clasificarla directamente tras el escaneo.

¿Qué se puede digitalizar y qué no?

Todo es susceptible de digitalización. Aparte del formato papel, también se pueden
digitalizar las facturas, los albaranes, los pedidos, entre otros. Además, también es
posible digitalizar otras fuentes de información, como: planos, fotografías, archivos
multimedia (videos y/o música), etc.
Por ejemplo, hay sistemas para pasar el formato VHS de un vídeo a mp4 y también para
transformar los vinilos en un formato digital. Sin embargo, no se puede eliminar el formato
original de toda la documentación que se digitaliza. Algunos hay que conservarlos por
ley un tiempo definido, otros porque son de valor cultural. Un ejemplo de este segundo
caso podría ser un mapa de la edad medieval o una primera copia del Quijote.
Algunas organizaciones llevan operativas cientos de años, con la acumulación de
información y documentos que eso conlleva. Han aprovechado los nuevos procesos de
digitalización para crear un archivo digital con todos esos documentos. Este es el caso
de una bodega jerezana con la cual TIC Portal estuvo en contacto. Decidieron
digitalizar su archivo histórico con documentos del siglo XVII para tener una copia digital
con la que hacer presentaciones para sus visitas guiadas. En este caso, también
conservan los documentos originales (protegidos por cristales especiales) para causar
una mayor impresión a sus visitantes. Esta combinación ha generado bastante
expectación y ahora, las visitas, son una parte importante de sus beneficios económicos.

Motivos para empezar un proceso de digitalización

Existen una multitud de factores que pueden llevar plantearse un proceso de
digitalización. Además del ahorro de espacio, la razón fundamental sería poder
disponer de la información de forma mucho más rápida y más accesible. Poder
encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras puede suponer
un gran ahorro de tiempo. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa.
¿Sabías que? Aproximadamente el 65% de las empresas buscaba implementar el
sistema de gestión documental con la intención de aumentar su productividad y
eficiencia. – datos procedentes del Premium DigiBook Estadísticas de Gestión
Documental.

12
 También existen otros motivos que pueden llevar a realizar este proceso de
digitalización, entre ellos:
• Seguridad: porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar
protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce
el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
• Acceso remoto desde dispositivos móviles: cada vez más empresas demandan que
los empleados puedan consultar la información sin estar en la oficina. Por ejemplo,
porque sea una empresa de ingeniería y tenga que ir a una obra físicamente. Si no
puede acceder desde el móvil, la persona tendrá que llevar los documentos en
papel. Allí en la obra pueden perderse, mancharse o, incluso, puede que se le olvide
en la oficina. Mientras que si puede acceder a ellos desde el móvil, podrá
encontrarlos y editarlos de manera casi inmediata
• Concienciación con el medio ambiente: muchas compañías están tomando
medidas ecológicas para cuidar el medioambiente. Una de estas medidas es dejar
de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y gestionar los documentos de
forma digital. A las medidas ecológicas relacionadas con la tecnológica se les
conoce como Green IT.
• Compartir la información: compartir un documento físico con compañeros o externos
no es lo más ágil y rápido. Si el documento está digitalizado, se puede enviar
rápidamente a externos (por ejemplo, clientes o freelancer) y a compañeros.
Anteriormente, siempre se había compartido información por mensajería, pero esto
implicaba un tiempo de espera hasta la recepción de la misma. Además, presenta
un riesgo para la seguridad de la información. En la Guía de Gestión
Documental encontrará una comparativa entre los mejores sistemas de gestión
documental para divulgar información entre compañeros y clientes.
• Ahorrar en los costes: tener grandes almacenes de archivos físicos de información
exige tener un orden. Este tipo de almacenamiento consume recursos de un
encargado del archivo, muebles de almacenamiento, medidas para prevenir
humedades e incendios, etc. Además, el tiempo que se ocupa en ir físicamente al
archivo y buscar el documento es mucho superior al de consultarlo desde un
ordenador. Por lo que al final, también se está desaprovechando el tiempo que se
podría dedicar a estar haciendo otras tareas más fructíferas.
• Evitar el deterioro de los documentos: cuando hablamos de documentación,
imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la
información se mantiene intacta es esencial. Esto puede conseguirse gracias a la
digitalización de documentos para empresas.

Escribe aquí tus ideas del tema de clase.

13