Separata Dirección y Control - Parte Tres
Separata Dirección y Control - Parte Tres
Separata Dirección y Control - Parte Tres
CONTROL EMPRESARIAL
Podemos definirlo como: La función que permite la supervisión y comparación de los resultados
obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción
dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los
límites de la estructura organizacional.
Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y características.
SIMPLICIDAD: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que
es lo que se pretende con él.
ADAPTABILIDAD: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de
adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
EFICACIA Y EFICIENCIA: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más
rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que
generen los efectos esperados.
CONTINUIDAD: El control debe efectuarse son regularidad.
ACEPTACIÓN: Los control debe ser aceptado por todos.
ENFOQUES SOBRE PUNTOS ESTRATÉGICOS: Deben controlarse áreas donde las
desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican
selectivamente en puntos críticos.
Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como
una forma de prevenir y corregir problemas.
Mg. WILTON CARPIO CAMPOS 51
Dirección y Control
TIPOS DE CONTROL
1) CONTROL PRELIMINAR: Son los realizados antes que el proceso operacional comience.
Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir
telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo está ingresando.
2) CONTROL CONCURRENTE: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye
dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea
llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto
químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar
si está en las condiciones adecuadas.
3) CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN: Se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que
tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo
estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que
se tome la acción correctora oportuna.
PROCESO DE CONTROL:
ESTILOS DE CONTROL
Una forma de contemplar las empresas es como un "sistema" en el cual una serie de "recursos"
son "transformados" en "productos", a través del tiempo.
De igual manera, una forma de clasificar a los distintos controles es en función de sí se enfocan
hacia los "recursos o insumos", hacia los "procesos de transformación" o hacia los "productos
o servicios". En general, los administradores pueden optar respecto al momento del proceso en
el que desea implantar el o los controles.
1) CONTROL PREVENTIVO
Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia prima, la
gente, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la empresa. Este tipo de
control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar o corregir aquellos que no
satisfacen las normas requeridas.
2) CONTROL CONCURRENTE
Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de que, por
lo general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o
no con el proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo.
Por todo lo anterior, puede resultar difícil implantar tal tipo de control en aquellas tareas
que requieren de creatividad o innovación, ya que para tales actividades resulta
prácticamente imposible la especificación exacta de lo que debería hacerse para lograr
el resultado deseado.
Por ello, cuando la creatividad e innovación son significativas, deberá otorgarse mayor
importancia, tanto al control preventivo (gente competente, equipo adecuado, etc.), como
al control de retroalimentación.
3) CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN
Por último, este tipo de control provee de información particularmente valiosa para el
proceso de evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores.
En virtud de que la gran mayoría de las empresas utilizan una combinación de enfoques para
la implantación de controles, los administradores, deben considerar el enfoque o estilo que
pueda resultar más apropiado. Un enfoque de clan es más apropiado cuando el estilo de
liderazgo del administrador tiende hacia la participación y los subordinados desean y son
capaces de participar. De manera contraria, el enfoque burocrático será más efectivo cuando el
estilo del administrador sea directivo, el clima y cultura no participativa, el desempeño fácilmente
medible y los subordinados muestren pocos deseos de participación. En el medio, caben una
serie de posibilidades para las cuales se recomiendan combinaciones que utilicen elementos
tanto de uno como de otro enfoque.
Pero, si bien es cierto que lo modelo puede ayudar a los administradores a escoger un enfoque
general de control, vale la pena también señalar que casi nunca existirán enfoques "puros". Aun
existiendo las características para implantar un enfoque de clan, por ejemplo, seguramente
habrá la necesidad de utilizar algo de control burocrático. De igual manera, en ocasiones en
que existan controles burocráticos estrictos, podrá haber intentos por desarrollar normas de
grupo.
CONTROL DE CALIDAD
El seguimiento detallado de los procesos dentro de una empresa para mejorar la calidad del
producto y/o servicio. El control de calidad consiste en la implantación de programas,
mecanismos, herramientas y/o técnicas en una empresa para la mejora de la calidad de sus
productos, servicios y productividad.
OBJETIVOS
Para ello, el control de calidad suele aplicarse a todos los procesos de la empresa.
En primer lugar, se obtiene la información necesaria acerca de los estándares de calidad que
el mercado espera y, desde ahí, se controla cada proceso hasta la obtención del
producto/servicio, incluyendo servicios posteriores como la distribución.
PLAN DE CALIDAD
Es un plan donde se recogen los proyectos y acciones orientados a maximizar la calidad de las
operaciones y, por consiguiente, la satisfacción de los consumidores. Estas acciones han de
ser lo suficientemente relevantes como para tener un impacto en los objetivos de la compañía.
IMPORTANCIA
Posee una crucial importancia hoy en día, con las características actuales que presenta el
mercado a nivel competencia. Las empresas de jerarquía internacional poseen especialistas y
maquinaria, junto a un sistema de software de elevado
nivel para poder evaluar todo lo que es producido en sus
fábricas. El concepto de control de calidad, si bien es más
común en el ámbito de la producción, también se
encuentra presente en las empresas destinadas a brindar
servicios. Mediante encuestas y otras técnicas se intenta
evaluar cuáles fueron las impresiones de los destinatarios
en cuanto a los servicios prestados, cuáles son los puntos
a mejorar, etc.
La evolución del concepto de calidad en la industria y en los servicios nos muestra que pasamos
de una etapa donde la calidad solamente se refería al control final. Para separar los productos
malos de los productos buenos, a una etapa de Control de Calidad en el proceso, con el lema:
"La Calidad no se controla, se fabrica".
Finalmente llegamos a una Calidad de Diseño que significa no solo corregir o reducir defectos
sino prevenir que estos sucedan, como se postula en el enfoque de la Calidad Total. El camino
hacia la Calidad Total además de requerir el establecimiento de una filosofía de calidad, crear
una nueva cultura, mantener un liderazgo, desarrollar al personal y trabajar un equipo,
desarrollar a los proveedores, tener un enfoque al cliente y planificar la calidad.
Existen Siete Herramientas Básicas que han sido ampliamente adoptadas en las actividades de
mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas
operativos en los más distintos contextos de una organización.
Hay personas que se inclinan por técnicas sofisticadas y tienden a menospreciar estas siete
herramientas debido a que parecen simples y fáciles, pero la realidad es que es posible resolver
la mayor parte de problemas de calidad, con el uso combinado de estas herramientas en
cualquier proceso de manufactura industrial. Las siete herramientas sirven para:
Detectar problemas
Delimitar el área problemática
Estimar factores que probablemente provoquen el problema
Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no
Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido
Confirmar los efectos de mejora
Detectar desfases
1) HOJA DE CONTROL
La Hoja de Control u hoja de recogida de datos, también llamada de Registro, sirve para
reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación
y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una vez que se ha establecido el
fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que los caracterizan, se
registran estas en una hoja, indicando la frecuencia de observación.
Lo esencial de los datos es que el propósito este claro y que los datos reflejen la verdad.
Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fácil la
recopilación de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fácilmente y analizarlos
automáticamente.
2) HISTOGRAMAS
Es básicamente la presentación de una serie de medidas clasificadas y ordenadas, es
necesario colocar las medidas de manera que formen filas y columnas, en este caso
colocamos las medidas en cinco filas y cinco columnas. La manera más sencilla es
determinar y señalar el número máximo y mínimo por cada columna y posteriormente
agregar dos columnas en donde se colocan los números máximos y mínimos por fila de los
ya señalados
3) DIAGRAMA DE PARETO
Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los genera.
El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Juran en honor del economista italiano VILFREDO
PARETO (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual
descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría
de la población poseía la menor parte de la riqueza. El Dr. Juran aplicó este concepto a la
calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20.
Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el
20% de las causas resuelven el 80 % del problema y el 80 % de las causas solo resuelven
el 20 % del problema.
5) LA ESTRATIFICACIÓN
Es lo que clasifica la información recopilada sobre una característica de calidad. Toda la
información debe ser estratificada de acuerdo a operadores individuales en máquinas
específicas y así sucesivamente, con el objeto de asegurarse de los factores asumidos;
Usted observara que después de algún tiempo las piedras, arena, lodo y agua puede
separase, en otras palabras, lo que ha sucedido es una estratificación de los materiales,
este principio se utiliza en manufacturera
6) GRÁFICAS DE DISPERSIÓN
Se utilizan para estudiar la variación de un proceso y determinar a qué obedece esta
variación. Un gráfico de control es una gráfica lineal en la que se han determinado
estadísticamente un límite superior (límite de control superior) y un límite inferior (límite
inferior de control) a ambos lados de la media o línea central. La línea central refleja el
producto del proceso. Los límites de control proveen señales estadísticas para que la
administración actúe, indicando la separación entre la variación común y la variación
especial. Estos gráficos son muy útiles para estudiar las propiedades de los productos, los
factores variables del proceso, los costos, los errores y otros datos administrativos.
ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera sus estándares de calidad,
tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de
esta ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan.
VENTAJAS
Su implementación aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las
empresas, como pueden ser:
Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio
de la documentación.
Incrementar la satisfacción del cliente al asegurar la calidad de productos y servicios de
manera consistente, dada la estandarización de los procedimientos y actividades.
Medir y monitorear el desempeño de los procesos.
Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.
Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, entre otros.
Reducir las incidencias negativas de producción o prestación de servicios.
Mantienen la calidad.
CERTIFICACIÓN
La única norma de la familia ISO 9000 que se puede certificar es la ISO 9001:2015.
Para verificar que se cumplen los requisitos de la norma, existen unas entidades de certificación
que auditan la implantación y aplicación, emitiendo un certificado de conformidad. Estas
entidades están vigiladas por organismos nacionales que regulan su actividad. Para la
implantación o preparación previa, es muy conveniente que apoye a la organización una
empresa de consultoría, que tenga buenas referencias, y el firme compromiso de la Dirección
de que quiere implantar el Sistema, ya que es necesario dedicar tiempo del personal de la
empresa para implantar el Sistema de gestión de la calidad.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
Con el fin de ser certificado conforme a la norma ISO 9001 (única norma certificable de la serie),
las organizaciones deben elegir el alcance que vaya a certificarse, los procesos o áreas que
desea involucrar en el proyecto, seleccionar un registro, someterse a la auditoría y, después de
terminar con éxito, someterse a una inspección anual para mantener la certificación.
Los requerimientos de la norma son genéricos, a raíz de que los mismos deben ser aplicables
a cualquier empresa, independientemente de factores tales como: tamaño, actividad, clientes,
planificación, tipo y estilo de liderazgo, etc. Por tanto, en los requerimientos se establece el
"qué", pero no el "cómo". Un proyecto de implementación involucra que la empresa desarrolle
criterios específicos y que los aplique, a través del SGC, a las actividades propias de la
empresa. Al desarrollar estos criterios coherentes con su actividad, la empresa construye su
Sistema de Gestión de la Calidad. En el caso de que el auditor encuentre áreas de
incumplimiento, la organización tiene un plazo para adoptar medidas correctivas, sin perder la
vigencia de la certificación o la continuidad en el proceso de certificación (dependiendo de que
ya hubiera o no obtenido la certificación).