Objetivos

Establecer un conjunto de normas internas diseñ adas para regular y

delimitar las reglas de conducta dentro de la organizació n.
Estas directrices permitirá n que la empresa, así como los trabajadores
puedan tener las cosas claras respecto al correcto funcionamiento y
desempeñ o de las funciones.
Las políticas está n diseñ adas en relació n a los valores de la empresa, su
magnitud y el objetivo trazado.
Alcance
Aplicable a todos los empleados de la empresa y contratados en las distintas
modalidades, así como el personal que se encuentre prestando servicio a
través de la terciarizació n.
Definiciones
- Política: La definició n de una política es clara y concisa, permite que
todos los miembros de la organizació n sepan cuá l es el camino a
seguir.
- Lineamientos: Describen las etapas, fases, pautas y formatos
necesarios para desarrollar actividades o tareas específicas.
- Código de vestimenta: Un có digo de vestimenta es un conjunto de
reglas, a menudo escritas, con respecto a la ropa.
- Ciberseguridad: es la prá ctica de proteger equipos, redes,
aplicaciones de software, sistemas críticos y datos de posibles
amenazas digitales.
Lineamientos de la Política
POLITICAS DE LA EMPRESA

Seguridad e higiene
1. Sigue las instrucciones de seguridad, antes de iniciar en tu puesto de
trabajo revisa y adopta todas las medidas preventivas si vez algú n
riesgo repó rtalo a tu jefe inmediato.
2. Fó rmate y solicita informació n necesaria para desempeñ ar tu tarea de
forma segura.
3. Si tus funciones requieren el uso de EPP, utilízalos y protégete de las
medidas técnicas correspondientes.
4. Utiliza las herramientas y equipos de trabajo adecuadamente, reporta
a tu jefe inmediato si presentan algú n desperfecto o dañ o.
 5. Mantén limpio y ordeno tu lugar de trabajo, si te encuentras en una
posició n de oficina, no comas ni ingieras bebidas cerca computadora.
6. Evita las prisas y exceso de confianzas, ya que son las dos causas má s
frecuentes en los accidentes de trabajo.
7. Familiarízate con las medidas de emergencia y evacuació n si
perteneces al CSST por favor cumple con tu rol
8. Si tienes que acceder a las instalaciones de clientes o proveedores
asegú rate de contar con toda la informació n sobre los de las
instalaciones y las medidas de seguridad.
9. Sobre el uso de los servicios higiénicos, no ingrese con comidas o
bebidas, recuerda dejar el lavamanos y el piso limpio en caso lo haya
usado o botado algú n residuo.
10.Use correctamente el inodoro y urinario, por favor uso la llave de
agua.
11.Los servicios higiénicos deben permanecer con la puerta cerrada.
12.Reporte cualquier desperfecto de manera inmediata para su arreglo.

Comportamiento en el lugar de trabajo

1. Respeta el espacio de trabajo, mantener el orden y limpieza es
fundamental. No es prudente tener accesorios o alimentos sobre la
mesa de trabajo.
2. Para mantener la armonía y equilibrio con el equipo de trabajo, la
educació n es una virtud esencial. Jamá s deben faltar un saludo y las
palabras: por favor, permiso y gracias.

3. No grites, Si tienes que comunicarle algo a un compañ ero que está en

la otra punta de la oficina, por favor no grites. Levá ntate y habla
directamente con él, no “obligando” a todos a enterarse de lo que
tienes que decirle.
4. Respeta la privacidad de tus compañ eros, es normal que entres en
confianza con algunas de las personas que comparten contigo tantas
horas al día, pero tomarte má s atribuciones de las deseables puede
incomodar a tu compañ ero.
 5. Cuidado con los fuertes ruidos, esta regla está relacionada con el
respeto al espacio de sus compañ eros. Si te gusta escuchar mú sica
mientras trabaja use auriculares o ponga un volumen bajo. Así mismo,
en caso de recibir un mensaje emotivo o gracioso tenga cuidado de ser
muy expresivo.

6. Preste atenció n a sus compañ eros, puede que en algú n momento del
día esté concentrando realizando sus tareas e incluso algo distraído,
pero una de las reglas má s importantes de la buena convivencia en la
oficina es prestar atenció n a sus compañ eros cuando le transmitan
informació n necesaria para el trabajo.
7. El colaborador no puede salir de las instalaciones, salvo en los casos
de trabajo de campo u horario de refrigerio.
8. Queda prohibido realizar compras y fumar dentro del horario laboral.

Uso de herramientas

1. Todas las personas deben velar, segú n sus posibilidades y mediante el

cumplimiento de las medidas de prevenció n establecidas, por su
propia seguridad y salud en el trabajo y por la de aquellas otras
personas a las que pueda afectar su actividad profesional, a causa de
sus actos y omisiones en el trabajo, de conformidad con su formació n
y las instrucciones de la empresa.
2. Todas las herramientas, equipos de trabajo, equipos informá ticos,
equipos de protecció n individual y los equipos celulares, deber ser
utilizados con fines laborales.
3. Todas las herramientas, equipos de trabajo, equipos informá ticos,
equipos de protecció n individual y los equipos celulares, deben ser
entregados ser entregados y decepcionados con cargo.
 4. Todas las herramientas, equipos de trabajo, equipos informá ticos,
equipos de protecció n individual y los equipos celulares, que sufran
de algú n dañ o deben ser reportados a administració n.

5. El colaborar es responsables de las herramientas y equipos asignados,

en los casos de hurto o robo, el colaborador debe gestionar la
denuncia policial inmediata y presentarla a la administració n.

6. El caso de dañ o o pérdida de las herramientas o equipos el colaborar

asumirá la responsabilidad de reposició n o reparo, se excluye cuando
es producto del uso o antigü edad de la herramienta o equipo.

Abuso de poder, acoso.

1. Con la finalidad de implementar la cultura de denuncia, nadie será

despedido, degradado, suspendido, acosado o discriminado por
denunciar de buena fe una posible violació n a la Política y su marco
normativo.

2. Los Sujetos Obligados que tengan conocimiento de cualquier

incumplimiento a la Política o la normatividad en la materia, y no den
aviso oportuno, podrá evaluarse como un acto de colusió n, aplicando
las mismas sanciones que quien cometa la infracció n.

3. Las sanciones será n:

A) Proporcionales al incumplimiento.
B) Revisadas por Gerencia y Administració n, conforme a sus
lineamientos.
C) Para el Personal, podrá ser desde una llamada de atenció n,
levantamiento de un acta administrativa, hasta la recisió n del
contrato laboral.
D) La presentació n de acciones legales ante los tribunales y/o
autoridades competentes
 4. La empresa se reserva el derecho de iniciar un proceso judicial y/o
administrativo en contra de cualquier Sujeto Obligado que incumpla y
vulnere el marco normativo de la materia.

5. La empresa podrá modificar las condiciones de trabajo de sus

empleados, pero en ningú n caso alterar su contrato de trabajo.

6. La empresa podrá decidir contratar a una persona y no a otra (sin

discriminar por motivos de género, raza o religió n).

7. Toda persona debe ser tratada con respeto en el centro de trabajo,

con acceso igualitario a los recursos.

8. Los procedimientos deben preservar en todo momento la

confidencialidad de las personas vinculadas en los procesos,
quedando prohibida la difusió n de cualquier informació n sobre el
proceso.
Trabajo remoto

1. Registrar y comunicar a los trabajadores que se encuentren

trabajando bajo esta modalidad, indicando las condiciones de modo,
tiempo y lugar en que el trabajador prestará el servicio y mantendrá
esta informació n actualizada, condiciones que son idénticas a las que
tenía cuando prestaba sus servicios de forma presencial.
2. Suministrar a estos trabajadores informació n sobre las condiciones
de seguridad y salud a ser adoptadas mientras trabajan desde casa.
3. Mantener constante y continua comunicació n con estos trabajadores
acerca de las medidas adoptadas y el desarrollo de la pandemia.
4. Establecer los horarios en los que el trabajador debe estar disponible,
así como promover los horarios de descanso. Para ello, la Empresa ha
dispuesto que los empleados en trabajo remoto continuará n bajo las
jornadas y rotaciones normales que tenían cuando desempeñ aban sus
funciones en sus sitios de trabajo.
5. Suministrar las herramientas, capacitació n y el soporte tecnoló gico
necesario para el desempeñ o de su labor en casa.
6. El colaborador deberá tener su sitio de trabajo ventilado, iluminado,
con buen orden y aseo.
 7. Reportar los accidentes que tengan relació n con el trabajo.

8. Utilizar de forma adecuada los equipos suministrados y las

tecnologías de informació n suministrada por la Empresa.

9. Observar de manera estricta la confidencialidad de los datos e

informació n de su trabajo y del trabajo de sus compañ eros.

10. Participar en las capacitaciones programadas por la Empresa y

consultar el material que sobre el trabajo publique la empresa

11. Estar atento a contestar los correos electró nicos corporativos y al

teléfono celular asignado por la empresa con el á nimo de tener una
comunicació n fluida con los clientes internos y externos.

12.El colaborador Informar a su supervisor si durante la jornada de

trabajo debe salir de su hogar.

13. El colaborador debe cumplir con la jornada y la rotació n laboral

establecida.

14. Atender los requerimientos de la empresa en situaciones de urgencia,

emergencia o importancia.

15. Presentarse en las instalaciones de la empresa cuando sea requerido

16.Utilizar responsablemente los elementos tecnoló gicos suministrados

por la empresa, los cuales deben tener un fin ú nico laboral de acuerdo
con las políticas establecidas en dicha materia.

De vestimenta y decoro
1. Se determinan dos códigos de vestimenta.
2. Có digo de vestimenta Profesional de Negocios, debe usar blue jeans y polo, camisa
o blusa proporcionado por la empresa. Presenta una apariencia profesional, pero
proyectando personalidad en los accesorios y estilos.
3. Có digo de vestimenta, Se caracteriza por el uso de trajes sastre, camisas o blusas
abotonadas con cuello, corbatas, zapatos cerrados formales o de tacó n, accesorios
conservadores, uso de colores oscuros, opacos o neutros y, estilos, peinados y
cortes de cabello elegantes o pulcros.
4. No está permitido el uso prendas cortas, short, faldas, bermudas o jenas cortos o
demasiado rasgado, evitar el uso de zapatos abiertos o de sandalias.
 5. Sobre el maquillaje, se permite el uso de maquillaje moderado, se pide
uniformidad en el uso, así como el barniz de uñ as, sobre todo si tenemos
actividades relacionadas a la atenció n de agentes externos.
6. Los Hombres deben tener, cuidado de su cabellera y barba, se les pide afeitarse y corte
de cabello moderados.
7. La empresa exhorta en todos los casos venir aseados y de acuerdos a los códigos de
vestimenta estipulados.

 Privacidad.
La forma en la que se adquiere, recopila, clasifica y
administra la información persona de los trabajadores,
está comprendida en este tipo de normas. Los nombres,
datos de la seguridad social, domicilio particular y todos
aquellos aspectos que hacen a la intimidad de las
personas, deberán ser siempre salvaguardados por la
empresa.
 Ciberseguridad.
A menudo los empleados tendrán acceso a información
sensible ya sea de la organización, otros colegas o
incluso clientes de la compañía. Para evitar cualquier
tipo de pérdida o mal uso de este tipo de datos, es que
son creadas las políticas de ciberseguridad.

Cinco políticas de empresa

Los particulares tiempos que nos atraviesan hoy en día,
gracias a la pandemia del Covid-19, han generado
cambios más que particulares que han alterado por
completo la forma en la que entendemos la vida y el
trabajo.

En este contexto es que han surgido nuevas necesidades

y obligaciones que impactan directamente en la manera
que gestionamos los recursos humanos. Para mantener
con vida nuestra empresa, es imprescindible ser
flexibles y adaptarnos a la “nueva normalidad”.
Cómo ejecutas el control horario
La recientemente sancionada ley de control horario
introdujo fuertes exigencias para empresas de todo tipo.
Teniendo en cuenta que la gran mayoría de los
trabajadores permanece en modalidad remota (o en
algunos casos mixta), es imperioso adaptar la manera
en la que registramos las horas.

Lo ideal es contar con una herramienta intuitiva que

permita, no solamente el fichaje desde un ordenador o
app, sino además poder medir la cantidad de tiempo que
se le dedica a tareas específicas, descansos o incluso
proyectos puntuales.

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La implementación del teletrabajo

No solamente se trata de que tus trabajadores se
conectan desde casa, la modalidad óptima del
teletrabajo debe comprender pautas claras, modalidades
de contrato específicas y en general, metodologías que
contribuyan a la digitalización efectiva de los roles que
se ejecutan a la distancia.

Además de asegurar la salud de los trabajadores de tu

plantilla, el teletrabajo de ser una forma más de ayudar a
que puedas concretar objetivos de negocio en el
mediano y largo plazo.

Políticas de igualdad
Hoy más que nunca es importante que las empresas se
conviertan en agentes de cambio social para contribuir
en el proceso de transformación positivo que garantice
no solamente el igual acceso sino la igual remuneración
por igual tarea, entre hombres y mujeres.

Es vital abogar por lo que se conoce como “curriculum

ciego” durante los procesos de selección con el fin de
cerrar la brecha de género. En el mismo sentido y ya
obedeciendo a las exigencias de la ley de igualdad, es
también clave cumplir con el registro salarial
obligatorio para corregir disparidades y evitar
sanciones.

Plantilla para el control horario

Un recurso en PDF listo para imprimir para que tu equipo registre sus
jornadas y descansos

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Vacaciones y días libres

En lugar de reunirte (presencial o virtualmente) con cada
trabajador para lograr establecer una agenda de
prioridades sobre quién solicita días y establecer un
orden basado en antigüedad o quién pidió vacaciones
primero, es preferible automatizar este aspecto.

Ahorrarás tiempo y por lo tanto dinero, si centralizas

toda la información de tus empleados en un mismo lugar
y haces que ellos mismos puedan visualizar el calendario
de absentimo de la empresa y requerir los días que
consideren necesarios para ser aprobados (o no) por su
supervisor inmediato, quitando un gran peso de encima
al área de rrhh.

La manera en la que mides la

productividad
Especialmente cuando no tienes la posibilidad de ver a
tus trabajadores en acción dentro del ámbito de la
oficina, poder identificar bajas en la productividad o en
todo caso premiar una buena performance, es
fundamental en toda compañía.
Debes establecer metodologías que te permitan conocer
no solamente el grado de satisfacción y motivación
laboral de los empleados sino más específicamente,
cómo se está desarrollando su desempeño. Para esto
puedes usar evaluaciones de 90 º, 180 º o incluso 360
º.

Desarrollar políticas de empresa que te permitan no solo

sobrevivir sino también crecer en 2021, no solamente es
posible sino que debería ser una prioridad para todo
manager que tenga en la mira garantizar la obtención de
objetivos de negocio en este período.

Todos los tiempos de cambio e incluso de crisis, casi

siempre resultan enormes ventana de oportunidad para
experimentar, innovar y, en definitiva, dar un gran salto
evolutivo en materia profesional y personal.

Olvídate de las tediosas y repetitivas tareas del día a

día, automatiza tus procesos de recursos humanos con
un software desarrollado a la medida de tus
necesidades. ¡Prueba Factorial y siente la diferencia!