Ingeniería de sistemas.

Ing. Jaime Del Ángel García.

Caso práctico.

Chávez Pazarón Hannia Carolina.

Cruz Cruz Ricardo Armando.
Hernández Hernández Wendy Elizabeth.
Román Hernández Mauricio Alberto.
Santiago Del Ángel María Del Rosario.

221H0046 - 221H0047 -221H0053 – 221H0058 –

221H0060

302 “A”

Ingeniería Industrial.

05-12- 2023
"Operación Organizada: Transformando la Eficiencia en una
Papelería a través de las 5S"
Introducción.
A través del conocimiento adquirido en la materia de ingeniería de sistemas,
específicamente centrado en la resolución de problemas mediante la aplicación de
sistemas blandos, nos encontramos con un desafío en una papelería. Tras llevar a
cabo investigaciones y estudios de campo, nuestra propuesta para abordar esta
problemática se basa en la implementación de las 5S. En este contexto,
exploraremos la relevancia significativa de esta herramienta y cómo puede ser
aplicada de manera efectiva.

En el entorno empresarial, la eficiencia y la organización son factores clave para

alcanzar el éxito. Las papelerías, al igual que otros negocios, enfrentan desafíos
comunes como la falta de organización, la pérdida de tiempo en la búsqueda de
productos y el exceso de inventario. Aunque estos problemas puedan parecer
simples, impactan considerablemente en la productividad y rentabilidad del negocio.

Las 5S es una herramienta de gestión visual fundamental dentro de Lean

Manufacturing, y utilizada habitualmente como punto de partida para introducir la
mejora continua en la empresa. Su misión es optimizar el estado del entorno de
trabajo, facilitar la labor de los empleados y potenciar su capacidad para la detección
de problemas. Con su implementación conseguimos mejorar la productividad del
proceso y aumentar la calidad.

La importancia de mantener un puesto de trabajo ordenado, limpio y bien organizado

radica en la reducción de pérdidas de tiempo asociadas a desplazamientos
innecesarios, la disminución de defectos en las piezas, el ahorro en mantenimiento
y el aumento de la seguridad. Además, contribuye a mantener al personal motivado
y trabajando en las mejores condiciones posibles.

La metodología “cinco eses” fue desarrollada en Japón y cada una de las “S” hace
referencia a una acción a realizar para implantar este método: Clasificación,
Organización, Limpieza, Estandarizar y Seguir Mejorando.
Metodología.

Principios de la metodología 5S.

Los principios de la metodología 5S son muy eficaces para reducir los desperdicios,
identificar y eliminar tiempos muertos y aumentar la eficiencia operativa. Este es un
sistema que hoy puede adaptarse a cualquier tipo de industria:

1. Clasificación.

Durante este primer paso se deben revisar y evaluar cada uno de los elementos que
conforman el área de trabajo de acuerdo a su nivel de utilidad: el equipo, suministros,
herramientas, espacios de almacenamiento, documentos, e incluso capital humano.
Este análisis permitirá catalogar elementos de acuerdo a su importancia en:

2. Orden.

Una vez que se identifican los elementos necesarios para el área de trabajo se les
debe designar una ubicación adecuada. Este orden no debe ser aleatorio, sino
pensado para eliminar movimientos innecesarios, y de esta manera, ahorrar tiempos.
Para conseguirlo, todas las herramientas de uso común deben ubicarse en zonas de
acceso inmediato, mientras que los objetos que se utilizan con menos frecuencia se
almacenan y etiqueten con nombre, descripción y la cantidad máxima y mínima de
producto recomendado.

3. Limpieza.

El siguiente paso es mantener el área de trabajo limpia y el equipo en óptimas

condiciones. Las áreas sucias pueden contribuir a accidentes o lesiones. Es
indispensable que los trabajadores y operadores limpien su área de trabajo y den
mantenimiento a su equipo al final del turno.

La limpieza debe involucrar a todos los miembros de la organización. Cada

colaborador es responsable de su espacio de trabajo, así como de su imagen
personal. Estas acciones además de conservar en buen estado el entorno facilitan
la interacción con sus compañeros y con los clientes.
4. Estandarización.

Este paso de la metodología 5S es crucial para el éxito de su implementación en la

empresa. Consiste en generar dinámicas que conviertan en hábitos los pasos
anteriores y logren adoptarse como parte de la cultura empresarial. Clasificar,
ordenar y limpiar por sí solos solo proporcionan beneficios a corto plazo. Al utilizar
listas de verificación y establecer lo qué se debe hacer, cómo y por quién, se
estandarizan los procesos, lo cual facilita el camino para un cambio a largo plazo.

5. Disciplina.

Este paso puede ser el más desafiante, ya que implica realizar los pasos anteriores
de manera sistémica, hasta convertirlos en una forma de vida. Solamente con
disciplina y perseverancia se podrán ver los resultados de esta metodología.

Para lograrlo, la empresa debe brindar apoyo a sus trabajadores con capacitaciones,
mejores herramientas y equipos que les faciliten el trabajo, el orden y la limpieza.
También se recomienda que se realicen evaluaciones de desempeño para identificar
si las mejoras están funcionando.
Antecedentes.

Planteamiento del problema.

Durante el paso de los días nos damos cuenta que en nuestras vidas suelen surgir
distintos problemas y que deben ser atendidos de la mejor manera para poder
obtener buenas soluciones, para ello como equipo localizamos un problema que no
nos fue difícil solucionar, pero que consta de aplicar el método de las 5S en la
“Papelería Román” localizada en la Col, Ricardo Flores Magón, Calle Miguel Hidalgo
#4.

Al emplear la metodología de las 5s y tomándolo como un problema suave, dentro

de la “Papelería Román” se logró analizar las diferentes problemáticas que este
establecimiento presentaba, tomamos la decisión que al emplear las 5s cubriría y
abarcaría cada una de las diferentes problemáticas.
Objetivos:

Implementación de las 5S en la “Papelería Román”:

Fase 1: Clasificación.

 Realizar un inventario detallado de los productos.

 Identificar y eliminar artículos obsoletos o de baja rotación.
 Etiquetar y organizar los productos restantes.

Fase 2: Orden.

 Designar ubicaciones específicas para cada tipo de producto.

 Utilizar estanterías, contenedores y sistemas de almacenamiento eficientes.
 Facilitar la identificación rápida y fácil de los productos.

Fase 3: Limpieza.

 Establecer un programa regular de limpieza y mantenimiento.

 Capacitar al personal en la importancia de mantener un entorno limpio y
ordenado.

Fase 4: Estandarización.

 Desarrollar procedimientos operativos estándar (POE) para mantener las 5S.

 Implementar revisiones regulares para asegurar el cumplimiento continuo.

Fase 5: Disciplina.

 Fomentar la participación activa de los empleados en el mantenimiento de

las 5S.
 Reconocer y recompensar los esfuerzos individuales y de equipo.
Beneficios de la Implementación de las 5S en una Papelería:

Optimización del Espacio:

La clasificación y organización eficientes permiten aprovechar al máximo el espacio

de almacenamiento, facilitando la búsqueda y reduciendo la pérdida de tiempo.

Mejora en la Productividad: La reducción de desorden y la organización de

suministros y productos conducen a una mayor eficiencia y productividad en las
operaciones diarias.

Reducción de Desperdicios: Eliminación de productos obsoletos, reducción de

inventario excesivo y disminución de tiempos de búsqueda contribuyen a minimizar
desperdicios.

Ambiente de Trabajo Más Seguro: La limpieza y organización mejoran la seguridad

en el lugar de trabajo al reducir riesgos de tropiezos, caídas y accidentes.

A continuación, se presentará cada uno de los pasos de la metodología 5s empleado

en la papelería para solucionar los diferentes problemas.

Implementación de soluciones.

1. Clasificación.

En este primer paso, analizamos y evaluamos los diferentes materiales (diferentes

tipos de papeles, papel Contac, mapas, laminas, etc.), para así poder tener una
clasificación de estos y retirar lo que ya no servía.

Como se observa este negocio estaba un poco en descuido ya que quizás la falta de
tiempo o al vender u buscar un producto lo que hacía era desordenar y por ello se
optó el método de clasificar estos materiales.
2. Orden.

En este segundo paso, como indica su nombre lo que realizamos fue ordenar cada
uno de los materiales que ofrece para vender la papelería, ordenarlos de acuerdo
con el tipo de material, para así al momento de venta sea más fácil saber la ubicación
de lo solicitado.

Y también el comprador pueda observar la variedad de materiales que están a la

venta, que al no tener una buena clasificación quizás no podían ser observados por
los distintos clientes.
3.Limpieza.

Este paso junto con el anterior fue realizado de manera simultáneo, ya que, al ir
acomodando los materiales, se limpiaba el área en el cual eran colocados, ya que al
llevar a cabo este proceso nos dábamos cuenta que el aspecto de este negocio iba
cambiando de una buena manera, así mismo se limpio el piso de la papelería

.
Programa de Limpieza y Mantenimiento para la “Papelería Román”.

Frecuencia: Diaria

Áreas de Recepción y Atención al Cliente:

 Limpiar mostradores y superficies.

 Organizar estantes de productos.
 Verificar la disponibilidad de material informativo actualizado.

Zona de Exhibición de Productos:

 Reorganizar y limpiar estantes.

 Verificar precios y actualizar etiquetas según sea necesario.

Áreas de Almacenamiento:

 Organizar estanterías y almacenamiento de productos.

 Eliminar productos dañados o en desuso.

Frecuencia: Semanal

Pisos y Superficies Generales:

 Barrer y trapear pisos.

 Limpiar ventanas y escaparates.

Equipos de Oficina:

Verificar el buen funcionamiento de impresora y fotocopiadora.

Frecuencia: Mensual

 Rotar inventario según sea necesario.

 Limpiar mesas, sillas y estanterías.
 Verificar y reparar cualquier daño menor.

Frecuencia: Anual

Inspección de Seguridad:
  Realizar una inspección detallada de las instalaciones para identificar posibles
riesgos de seguridad.

4. Estandarización.

Para Implementar revisiones regulares para asegurar el cumplimiento continuo. Se

realizaron tablas que permitirán realizar un seguimiento detallado de las tareas de
limpieza y mantenimiento programadas para la “Papelería Román” en diferentes
intervalos de tiempo. Se debe asegurar de completar las columnas con "Sí" o "No"
según se haya realizado o no la tarea en la fecha indicada.

Tabla de Registro Diario: Áreas de Recepción y Atención al Cliente

Fecha Limpiar Mostradores Organizar Estantes Verificar Material Informativo

Sí Sí Sí

Sí Sí Sí

... ... ... ...

Tabla de Registro Diario: Zona de Exhibición de Productos

Fecha Reorganizar Estantes Limpiar Estantes Verificar Precios y Etiquetas

Sí Sí Sí

Sí Sí Sí

... ... ... ...

Tabla de Registro Diario: Áreas de Almacenamiento

Fecha Organizar Estanterías Eliminar Productos Dañados/En Desuso

Sí Sí

Sí Sí

... ... ...

Tabla de Registro Semanal: Pisos y Superficies Generales

Fecha Barrer y Trapear Pisos Limpiar Ventanas y Escaparates

Sí Sí

Sí Sí

... ... ...

Tabla de Registro Semanal: Equipos de Oficina

Fecha Verificar Impresora y Fotocopiadora

Sí

Sí

... ...

Tabla de Registro Mensual: Tareas Generales

Fecha Rotar Limpiar Mesas, Sillas y Verificar y Reparar Daños

Inventario Estanterías Menores

Sí Sí Sí

Sí Sí Sí

... ... ... ...

Tabla de Registro Anual: Inspección de Seguridad

Fecha Inspección de Seguridad

2023-01-01 Sí

2024-01-01 Sí

... ...
5. Disciplina

En este paso fue cuando se implementó dentro de esta metodología el sistema

suave, ya que este paso consiste en repetir el proceso, pero en este caso realizado
por los dueños de la papelería, lo que hicimos fue dialogar con ellos y explicarles que
realizando estos cambios su negocio estaría mejor preparado tanto como en ventas
al tener el material organizado como en limpieza.

Las cuatro “S” anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de
trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será
permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los
productos sea excelente. En pocas palabras: todos los beneficios de los primeros
cuatro pasos se perderían si no hay un esfuerzo deliberado para sustentar la
disciplina del método 5S. Además, la disciplina en Shitsuke ayuda tanto al dueño de
dicha papelería, así como los empleados.

¿Por qué es importante mantener la disciplina?

 La primera razón por la cual el paso de mantenimiento es tan importante es

que impulsa la responsabilidad en toda la organización. La mayoría de las
personas son mucho más propensas a cumplir una promesa cuando saben
que alguien más está mirando y participando en la misma iniciativa.
 Luego, además de la responsabilidad, una pequeña competencia amistosa
puede resultar del paso de mantenimiento. Por supuesto, esta competencia
debe mantenerse bajo control y no tomarse demasiado lejos ya que, al final,
el éxito de la empresa es más importante que el éxito de un área de trabajo
en particular.
 Finalmente, quizás el aspecto más importante del paso de mantenimiento es
el hecho de que toda la organización aprende y mejora continuamente.
Técnicas para mantener.

En la Papelería Román, se implementó la creación de gráficos y tablas que

establecieran vínculos claros entre los indicadores de las 5S y SCEC (seguridad,
calidad, entrega y costos). Estas herramientas visuales proporcionaron una
representación clara de cómo las prácticas de las 5S impactan en los indicadores
clave de desempeño del negocio.

Como parte de la estrategia de mantenimiento, se instauró la práctica de la

supervisión directa. La gerencia de la Papelería Román realiza visitas diarias a los
lugares de trabajo para observar directamente la implementación de las 5S. Esta
acción cotidiana permite identificar posibles problemas y brindar apoyo inmediato a
los colaboradores para garantizar la continuidad de las prácticas de las 5S.-Otra
técnica es implementar lo que algunos llaman un programa de limpieza de 5
minutos en el que todos y cada uno de los colaboradores limpia y ordena durante un
período de tiempo designado

Se adoptó el concepto de un "programa de limpieza de 5 minutos" en la Papelería

Román. Regularmente, el encargado debe darse un breve período de tiempo
designado para realizar tareas de limpieza y organización en sus áreas de trabajo.
Esta práctica contribuye a mantener un entorno ordenado y fomenta la
responsabilidad individual en el cuidado de los espacios compartidos

Finalmente, la última técnica que nos gustaría proponer es apuntar a que toda la
papelería esté lista para una visita sin previo aviso. En otras palabras, si el dueño de
la papelería llega sin avisar. Estos eventos nos obligan a permanecer
constantemente en la cima de clasificación, organización y limpieza.
Evidencia fotográfica al finalizar y llevar acabo la implementación de la
herramienta de las 5S.
Conclusión.

Para concluir el presente proyecto, en el cual se implementó el programa de las 5S

en la papelería Román, se logró comprender la gran importancia que estas prácticas
tienen dentro de una empresa. La experiencia durante la actividad fue significativa,
ya que se alcanzó un punto crucial en el desarrollo, marcado por las diversas
opiniones expresadas por los integrantes del equipo.

El aprendizaje adquirido durante la actividad fue sustancial, dado que se obtuvieron

nuevos conocimientos. Inicialmente, teníamos escaso conocimiento acerca del
programa de las 5S, y lo poco que sabíamos resultaba insuficiente. Por esta razón,
se llevó a cabo una investigación exhaustiva, ya que la información disponible es
abundante. Esta investigación contribuyó significativamente a fortalecer nuestros
conocimientos.

La actividad será beneficiosa para nosotros como futuros ingenieros, ya que nos
prepara para el ámbito laboral, donde necesitaremos manejar información clara y
precisa. La información obtenida nos facilitará la toma de decisiones en el futuro.

Bibliografía.

 El método de las 5S`s. (s.f.). Maestrías, cursos y MBA online. Escuela de

Negocios - CEUPE. https://www.ceupe.mx/blog/el-metodo-de-las-5s-s.html
 Metodología de las 5S: La Importancia en la Mejora Continua. (s.f.).
Embutidos Rodriguez. https://embutidosrodriguez.es/metodologia-5s/