Perfiles de Cargo Adm
Perfiles de Cargo Adm
Perfiles de Cargo Adm
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
COLOMBIA 00
FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
Brindar atención amable, oportuna y veraz al cliente interno y externo, de forma personal y
telefónica.
- Atención al cliente
CONOCIMIENTOS - Manejo de conmutador
- Office
COMPETENCIA
Orientación al detalle
COMPETENCIAS Orientación a resultados
Comunicación asertiva
Trabajo en equipo
Orientación al servicio
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
Dar información oportuna y veraz a los miembros de la comunidad educativa y/o al público externo.
ACTIVIDADES:
- Dar atención oportuna al teléfono conmutador canalizando, tanto las llamadas solicitadas,
como las entrantes a la persona o área pertinente.
- Registrar los mensajes recibidos del personal ausente y entregarlos oportunamente.
- Brindar información al público y/o miembros de la comunidad educativa que lo solicite.
- Recibir sugerencias o inquietudes del público y/o miembros de la comunidad educativa y
canalizarlas al personal indicado para su solución.
- Anunciar al personal que se presenta con un interés específico a las instalaciones y
orientarlo para identificar la ubicación de destino.
Garantizar que el personal que ingrese a la organización este autorizado para esto y que la
información que ingresa llegue oportunamente al área de destino.
ACTIVIDADES:
- Llevar el control y registro del nombre de las personas que ingresan a las instalaciones, su
hora de entrada, el motivo de entrada y el área a donde se dirigen.
- Abrir las puertas para el ingreso de estudiantes, tanto en la hora de entrada como en la hora
de salida de clases.
- Recibir, radicar, clasificar, registrar y repartir la correspondencia que llegue al área que
corresponda.
- Asignar y registrar número consecutivo de circulares remitidas a estudiantes y/o Padres de
Familia, de acuerdo con las solicitudes de las diferentes áreas de la comunidad educativa.
- Registrar el control y recibir formato de ingreso y salida de estudiantes que llegan tarde o
salen antes de finalizar la jornada.
- Remitir al encargado de enfermería o del área de cafetería los padres de familia que traen
medicamentos u onces para los estudiantes.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
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FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
DIRECTOS Ninguno
CARGOS SUBORDINADOS:
INDIRECTOS Ninguno
2. OBJETIVO DEL CARGO
COMPETENCIA
Análisis y solución de conflictos
Atención al detalle
Planeación y organización
Orientación a resultados
COMPETENCIAS
Trabajo en equipo
Comunicación asertiva
Compromiso y responsabilidad
Mejora continua
Adaptación al cambio
Orientación al servicio
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
ACTIVIDADES:
ACTIVIDADES:
ACTIVIDADES:
- Gestionar ante la secretaria de educación los registros reglamentarios para la graduación de los
alumnos.
- Realizar los trámites y documentación pertinente y requerida ante las entidades oficiales y
privadas.
- Elaborar la protocolización de docentes de acuerdo con sus hojas de vida.
- Elaborar anualmente informe del DANE.
- Elaborar y firmar con las personas correspondientes los certificados de notas y los necesarios para
la emisión de diplomas de conclusión de estudios.
- Recibir la correspondencia dirigida a rectoría.
- Llevar la agenda del Rector e informarle de la programación de sus citas.
- Efectuar las llamadas correspondientes.
- Preparar los paquetes de matrículas de los estudiantes.
- Emitir las circulares de la institución.
- Llevar a cabo el proceso del Servicio Militar, ICFES o demás según sea requerido.
- Llevar el archivo académico y asegurar su conservación y seguridad.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
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PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
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FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de Gestión Humana, garantizando el cumplimiento
de la legislación laboral, a fin de contribuir al desarrollo óptimo de las actividades misionales,
asegurando la estabilidad en las relaciones laborales.
COMPETENCIA
COMPETENCIAS Análisis y solución de conflictos
Adaptación al cambio
Atención al detalle
Planeación y Organización
Mejora Continua
Orientación a resultados
Comunicación asertiva
Toma de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Orientación al servicio
Mediación y negociación
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que los nuevos empleados cumplan con las políticas internas y disposiciones legales de
vinculación laboral.
ACTIVIDADES:
- Definir y elaborar el tipo de contrato según la actividad que vaya a desempeñar el nuevo
funcionario.
- Garantizar que el nuevo empleado se realice los exámenes médicos de ingreso.
- Garantizar la recopilación de documentación básica para la historia laboral del nuevo integrante.
- Coordinar la afiliación del funcionario a las entidades correspondientes (ARL, EPS, AFP y Caja
de Compensación).
RESULTADO ESPERADO:
Ejecutar desvinculaciones de personal según las disposiciones legales para evitar conflictos
laborales futuros.
ACTIVIDADES:
- Realizar dentro de los tiempos estipulados por ley, el cálculo de liquidaciones definitivas por retiro
de personal, incluyendo el cálculo de indemnizaciones en el caso de despido sin justa causa.
- Hacer seguimiento y control a la renovación y terminaciones de los contratos laborales.
- Elaborar y entregar la correspondiente documentación de egreso al personal.
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que el personal reciba el salario y prestaciones sociales que corresponde, una vez se
realicen los descuentos adquiridos por préstamos o de ley.
ACTIVIDADES:
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
- Soportar la ejecución de los trámites existentes para realizar cambio de EPS o Fondo de
Cesantías y Pensiones, cuando el empleado lo solicite.
- Asesorar al personal sobre las inquietudes de la legislación laboral vigente.
- Atender oportunamente las solicitudes y reclamos de empleados con relación a salarios y
prestaciones sociales.
- Gestionar los permisos de personal y llevar indicador de ausentismo laboral.
- Velar por el correcto cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo.
- Gestionar el suministro de dotación para el personal de acuerdo a lo estipulado por ley, y a los
lineamientos de la Provincia.
- Informar al Jefe Inmediato los casos laborales que requieran asesoría del abogado laboralista de
la Provincia.
- Reportar al Jefe Inmediato los casos de conflicto laboral para su atención y solución.
- Entregar oportunamente al Jefe Inmediato los requerimientos de entidades gubernamentales y
administradoras para su respectivo trámite.
RESULTADO ESPERADO:
Garantizar que las historias laborales del personal contengan todos los documentos necesarios para
la ejecución de trámites de afiliación, descuentos o pagos que se deben realizar u otras consultas de
índole laboral.
ACTIVIDADES:
RESULTADO ESPERADO:
Velar por la efectiva ejecución de las actividades del SG-SST para que contribuyan al bienestar de
los trabajadores.
ACTIVIDADES:
- Reportar las novedades del personal con relación a su salud, incapacidades, accidentes,
ausentismos y requerimientos de las administradoras al encargado del SG-SST.
- Gestionar y participar activamente de las actividades y capacitaciones coordinadas por el SG-
SST.
- Gestionar las actividades encaminadas al bienestar de los trabajadores.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
COLOMBIA 00
FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
DIRECTOS Ninguno
CARGOS SUBORDINADOS:
INDIRECTOS Ninguno
2. OBJETIVO DEL CARGO
COMPETENCIA
COMPETENCIAS Análisis y solución de conflictos
Adaptación al cambio
Atención al detalle
Planeación y Organización
Mejora Continua
Orientación a resultados
Comunicación asertiva
Toma de decisiones
Liderazgo
Trabajo en equipo
Orientación al servicio
Mediación y negociación
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
COLOMBIA 00
FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
DIRECTOS Ninguno
CARGOS SUBORDINADOS:
INDIRECTOS Ninguno
2. OBJETIVO DEL CARGO
COMPETENCIA
Análisis y solución de problemas
Orientación al detalle
COMPETENCIAS
Planeación y Organización
Trabajo de equipo
Orientación al servicio
Análisis numérico
4. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz
y de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual
de Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
ACTIVIDADES:
- Recibir y causar las facturas por pagar, que se encuentren autorizadas, verificando que cada
documento cumpla con los requisitos de ley. Y su correspondiente digitación en el sistema.
- Efectuar pagos a proveedores de acuerdo con el procedimiento de facturación y pagos.
- Administrar la caja menor y dar estricto cumplimiento al instructivo estimado para su manejo.
- Hacer los comprobantes de egreso en el sistema.
- Verificar que todos los egresos tengan documentación que soporte el movimiento.
- Coordinar la programación de pagos teniendo en cuenta el dinero disponible en bancos.
- Recibir, verificar y pagar las facturas del área de cafetería y restaurante.
Verificar que los movimientos contables estén acordes a los movimientos en bancos
ACTIVIDADES:
Garantizar el control, seguimiento y claridad de todos los ingresos de la Institución para la emisión
de información veraz para la toma de decisiones.
ACTIVIDADES:
- Recibir dineros generados por actividades e imprevistos menores producidos por parte de
estudiantes o empleados.
- Recibir el dinero proveniente de las ventas realizadas en tienda escolar, entregado por el
personal de restaurante y cafetería.
- Recibir dinero por concepto de almuerzos adicionales de estudiantes o empelados.
- Recibir dinero por concepto de certificados estudiantiles y varios.
- Acompañar como auditor al almacenista en el retiro del dinero de las máquinas
dispensadoras de alimentos.
- Realizar los registros (recibos de caja) correspondientes al dinero de ingreso diario.
- Efectuar la consignación diaria del dinero recaudado.
- Recibir los dineros correspondientes a alquiler de instalaciones de la Institución.
ACTIVIDADES:
- Emitir informes estadísticos detallados de todos los ingresos y egresos en forma mensual al
área administrativa de la comunidad.
- Elaborar y presentar la información requerida por la oficina del Economato Provincial.
- Realizar y emitir informe de seguimiento presupuestal.
- Archivar organizadamente la documentación que soporta los egresos de la Institución.
- Mantener títulos valor, dinero, sellos y tocken bajo seguridad.
- Garantizar confidencialidad y seguridad de la información financiera y administrativa de la
Institución.
- Recibir presupuesto anual por parte de Economía Provincial
- Revisar en conjunto con Padre Administrador el presupuesto recibido de Economía
Provincial y solicitar las correspondientes correcciones de acuerdo con lo estipulado por el
Padre Administrador.
- Mantener informado al Padre Administrador de todos los movimientos y anomalías
presentadas durante el día a día.
- Atender a las personas interesadas en alquiler de las diferentes instalaciones de la
institución, suministrar la información pertinente e informar al Padre Administrador para la
correspondiente toma de decisiones.
- Llevar e l cronograma actualizado de la disponibilidad de las diferentes instalaciones de la
institución para su alquiler.
- Generar sugerencias u observaciones con respecto a manejos financieros y administrativos
relacionados con el área.
- Realizar entregas eventuales de suministros para la actividad educativa por reposición
(marcadores, cartuchos de tinta, etc).
ACTIVIDADES:
- Cancelar las facturas de montos de menor costo que no supere el valor establecido
- Cancelar las facturas menores autorizadas y firmadas por el Padre Administrador.
- Suministrar el dinero para realizar las compras diarias de acuerdo con las necesidades
identificadas y previa autorización del Padre administrador.
- Conciliar diariamente la caja menor.
- Realizar reembolso de caja menor de acuerdo con el porcentaje establecido.
- Realizar causación de las facturas y solicitar autorización para emitir el cheque por el valor
correspondiente.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha:
PERFIL Y COMPETENCIAS DE CARGOS CODIGO
FO-GH- 005
PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE GRACIA DE VERSION
COLOMBIA 00
FECHA
RESPONSABLE: IMPLEMENTACION
AREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO DE 17/03/2.008
PERSONAL ESTADO
A
DIRECTOS Ninguno
CARGOS SUBORDINADOS:
INDIRECTOS Ninguno
2. OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar y controlar los movimientos de egresos económicos de la comunidad local, administrar los
proveedores a su cargo.
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Cumplir con los principios, valores, normas, políticas, objetivos y pactos de convivencia de forma
responsable y ética.
- Manejar de forma confidencial, ética y profesional la información de la Provincia.
- Ser responsable de que la información emitida sea pertinente, confiable, oportuna, eficiente, veraz y
de calidad.
- Poner al servicio todas sus competencias en función de su desarrollo personal, profesional e
institucional.
- Cumplir con los procesos, procedimientos, instructivos y guías definidos por la Provincia.
- Cumplir las normas y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo -
SG-SST, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Reglamento Interno de Trabajo, Manual de
Convivencia y de las políticas internas relativas al tratamiento de datos personales.
- Entregar y cumplir oportunamente y con calidad las tareas, funciones e indicadores asignados.
- Ser responsable del manejo, buen uso y preservación en buen estado de todos los elementos y
recursos dispuestos para el funcionamiento y desarrollo de su cargo.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores de acuerdo con la
naturaleza inherentes de su cargo.
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
- Recibir y causar las facturas por pagar, que se encuentren autorizadas, verificando que cada
documento cumpla con los requisitos de ley.
- Efectuar pagos a proveedores de acuerdo con el procedimiento de facturación y pagos.
- Administrar la caja menor y dar cumplimiento al instructivo estimado para su manejo.
- Verificar que todos los egresos tengan documentación que soporte el movimiento.
- Coordinar la programación de pagos teniendo en cuenta el dinero disponible en bancos.
- Recibir, verificar y pagar las facturas del área de cafetería y restaurante.
RESULTADO ESPERADO:
Verificar que los movimientos contables estén acordes a los movimientos en bancos
ACTIVIDADES:
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
-Emitir informes estadísticos detallados de todos los ingresos y egresos en forma mensual al
área administrativa de la comunidad.
- Elaborar y presentar la información requerida por la oficina del Economato Provincial.
- Realizar y emitir informe de seguimiento presupuestal.
- Archivar la documentación que soporta los egresos de la comunidad local.
- Mantener títulos valor, dinero, sellos y tocken bajo seguridad.
- Garantizar confidencialidad y seguridad de la información financiera y administrativa de la
Comunidad Local.
ÁREA: Manejo de Proveedores No: 4
RESULTADO ESPERADO:
Asegurar que los proveedores cumplan con las condiciones, tiempos y requisitos de los insumos.
ACTIVIDADES:
RESULTADO ESPERADO:
ACTIVIDADES:
- Cancelar las facturas de montos de menor costo que no supere el valor establecido
- Cancelar las facturas menores autorizadas por el Administrador.
- Realizar las compras diarias de acuerdo con las necesidades identificadas.
- Realizar reembolso de caja menor y conciliar diariamente de acuerdo con el porcentaje
establecido.
- Realizar causación de las facturas y solicitar autorización para emitir el cheque por el valor
correspondiente.
Autorizado Recibido
Nombre:
Cargo:
Firma:
Fecha: