Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del

Acuerdo Marco para la compra del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito

–SOAT III – a nivel
nacional

Tabla de Contenido
I. Información del Acuerdo Marco .................................................................................................... 2
II. Registro/ Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano...................................................... 3
III. Solicitud de Cotización de SOAT................................................................................................... 3
A. Simulador para estructurar la compra ........................................................................................... 3
B. Cómo realizar la Solicitud de Cotización en la TVEC .................................................................... 9
C. Articulación de los Acuerdos Marco de Precios de Vehículos, SOAT y Seguros de Vehículos ..... 15
D. Mensajes.................................................................................................................................... 15
E. Editar un evento de cotización .................................................................................................... 16
F. Finalizar el evento de cotización ................................................................................................. 20
G. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores ......................................................................... 21
H. Aclaraciones al evento de cotización .......................................................................................... 22
I. Selección del Proveedor ............................................................................................................. 24
J. Cancelar un Evento de Cotización .............................................................................................. 24
IV. Solicitud de Compra..................................................................................................................... 25
V. Orden de Compra ......................................................................................................................... 25
VI. Facturación y Pago ...................................................................................................................... 25
VII. Publicación de documentos adicionales de la Orden de Compra ............................................. 26
VIII. Modificaciones, aclaraciones, terminación o liquidación de la Orden de Compra ................... 26
IX. Reporte de Posibles Incumplimientos en las Órdenes de Compra............................................ 27

1
I. Información del Acuerdo Marco
La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el Proceso de compra del Seguro Obligatorio de
Accidentes de Tránsito –SOAT III- a nivel nacional al amparo del Acuerdo Marco a través de la Tienda Virtual
del Estado Colombiano.

La adquisición del SOAT al amparo de un Acuerdo Marco es un Proceso de Contratación que inicia con el
evento de Solicitud de Cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de
Contratación la vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco
de Precios, los manuales, ver los videos y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de
Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar
una Orden de Compra excepcionalmente.

Información general del Acuerdo Marco

(i) Número de Proceso: CCENEG-034-01-2020, Acuerdo Marco para la compra del Seguro
Obligatorio de Accidentes de Tránsito -SOAT III- a nivel nacional.
https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/servicios-generales/acuerdo-marco-de-precios-
soat

(ii) Alcance: Las Aseguradoras se obligan a entregar a las Entidades Compradoras el SOAT de
acuerdo con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones y de acuerdo con las
Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en el Acuerdo Marco CCENEG-034-01-2020.
Cláusula 3 Alcance del objeto del Acuerdo Marco.

(iii) Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: El Acuerdo Marco estará vigente por tres (3) años
a partir del 15 de enero de 2021, término prorrogable por un (1) año. Colombia Compra Eficiente
debe notificar la intención de prorrogar el término del Acuerdo Marco por un año adicional, por lo
menos 90 días calendario antes del vencimiento del plazo del Acuerdo Marco. A falta de notificación
de interés de prorrogar el plazo de los Acuerdos Marco de Precios, este terminará al vencimiento
de su plazo.

El Proveedor puede manifestar dentro del mismo plazo su intención de no permanecer en el

Acuerdo Marco durante la prórroga.

Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante la vigencia del Acuerdo
Marco y su prórroga, en caso de que ocurra. Cláusula 13 Plazo y vigencia del Acuerdo Marco.

(iv) Criterios de Selección: La Entidad Compradora debe seleccionar la cotización del Proveedor
quien haya ofrecido el menor precio por la totalidad de las pólizas SOAT incluidas en la Solicitud
de Cotización. Cláusula 6 Operación Secundaria del Acuerdo Marco literal (e).

(v) Tarifa del SOAT: El Proveedor seleccionado está obligado a entregar a las Entidades
Compradoras las Pólizas del SOAT al valor estipulado en la Orden de Compra colocada de acuerdo
con la cotización del Proveedor seleccionado.

Si la Entidad Compradora solicita más de una entrega o la entrega debe hacerse en una vigencia
2
 diferente a la de la cotización, el Proveedor entregará el SOAT con la tarifa vigente al momento de
a entrega. Para la misma, el Proveedor debe mantener el porcentaje de descuento ofrecido en la
cotización, el cual recaerá sobre la tarifa vigente al momento de la entrega. Cláusula 7 Precio

(vi) Facturación y pago: El Proveedor debe presentar a cada Entidad Compradora en la dirección
indicada para el efecto en la Orden de Compra, una relación de las Pólizas de SOAT efectivamente
entregadas, el valor de cada Póliza de SOAT y el valor total. La Entidad Compradora debe aprobar
o rechazar las facturas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su presentación
y pagar las facturas dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la aprobación de la misma.
Cláusula 9 Facturación y pago

II. Registro/ Ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Este capítulo lo encontrará en la
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tienda_virtual/1._guia_proveedores_se_v1_13012020.p
df

III. Solicitud de Cotización de SOAT

A. Simulador para estructurar la compra
El simulador para estructurar la compra es una platilla en formato Excel donde la Entidad Compradora
define las especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad.

La Entidad Compradora debe descargar el “Simulador para estructurar la Compra” en el mini sitio del
Acuerdo Marco de Precios Adquisición de Vehículos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en el
siguiente link:
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_tienda_virtual/1._guia_proveedores_se_v1_13012020.
pdf

3
 • Como diligenciar el simulador

Al abrir el archivo debe hacer clic en “habilitar edición” y “habilitar contenido”, y guardar el archivo.

En el formato de Solicitud de Cotización no debe mezclar la compra del SOAT para vehículos nuevos y
usados. No tendrá que diligenciar algunos campos del formato cuando el vehículo sea nuevo.

1. Ingresar toda la información de la Entidad Compradora.

2. Si su vehículo es nuevo y está en proceso de compra por medio de la Tienda Virtual del Estado
Colombiano debe poner en el formato que el vehículo es nuevo.

3. Ingresar la cantidad de vehículos a cotizar con el botón Agregar filas.

4
 Si la persona requiere borrar líneas creadas, utilizar el botón Eliminar filas.

4. Ingresar la totalidad de los datos de cada uno de los vehículos cuyo SOAT se va a Cotizar.

También es necesario diligenciar el estado actual del SOAT, la clase de vehículo, el Subtipo y el Cilindraje
exacto del motor.

5. Una vez diligenciada la información si el Comprador requiere “Igualar Vigencias” de cada uno de
los vehículos a cotizar, lo puede hacer haciendo clic en el botón “Igualar Vigencias” Junto al botón
“Eliminar Filas”. Proceso sistema para igualar vigencias

Una vez igualadas las vigencias, cada uno de los SOAT expedidos tendrá la misma fecha de
Caducidad.

En Caso que la entidad NO requiera igualar vigencias, puede diligenciar manualmente la cantidad
de días por las que va a cotizar el SOAT.

Recuerde:

• La vigencia mínima del SOAT es de 365 días.

• Si La Entidad Compradora hace clic en el botón “Igualar vigencias” las vigencias de todos los
vehículos se igualarán a la fecha más lejana vencerse tal como se ilustra en la siguiente
imagen:

Todas las vigencias fueron Igualadas a la fecha 31 de diciembre de 2021.

Para “Igualar Vigencias” es necesario hacer clic en el botón una sola vez, el archivo
automáticamente actualizará las fechas de vencimiento de cada uno de los vehículos con la fecha
de vencimiento más lejana.

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6. Diligenciar los Gravámenes Adicionales: Las Entidades Compradoras son responsables de incluir
en la Solicitud de Cotización los gravámenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a
los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los
gravámenes (estampillas) en la Solicitud de Cotización, debe adicionar la Orden de Compra con el
valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora estará incumpliendo el Acuerdo
Marco de Precios.

Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas en la Solicitud de Cotización y

tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente estará autorizada a cancelar
el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Nota: para agregar más gravámenes adicionales, es necesario hacer clic en el botón “agregar filas”

7. Una vez el Comprador esté seguro de que la información ingresada en el archivo es la información
que desea enviar a cotizar al Proveedor, es necesario hacer clic en el botón “Generar”.

8. Una vez el comprador hizo clic en el Botón “Generar” el archivo lo llevará a la pestaña
“Resumencotización”, en esta pestaña el Comprador encontrará un resumen de los vehículos
cotizados y un valor estimado de la Compra total de los SOAT.

Recuerde: El valor del “Total” hace referencia a la simulación realizada con la información
diligenciada por la Entidad Compradora. El Proveedor podrá realizar cambios sobre las
especificaciones de aquellos vehículos en donde se considere pertinente, por lo tanto, el valor final

6
 del Evento puede variar.

9. Una vez el usuario revise la Solicitud de Cotización, debe proceder a hacer clic en el botón “Generar
CSV” que se encuentra en la parte superior de la pestaña del archivo.

10. Una vez presionado el botón, El Simulador generará el archivo plano o archivo CSV que guardará
en el mismo lugar en el que se encuentra el archivo que la entidad ha venido trabajando. Excel
emitirá un aviso indicado que generó el documento y su ruta de acceso.

Para todos los pasos que anteceden, y hasta tanto se garantice la aplicabilidad del procedimiento de
verificación de que trata el Parágrafo del Art. 2 de la Ley 2161 de 2021 (a través del cual proveedores y
compradores puedan determinar en tiempo real la siniestralidad del vehículo a asegurar en materia de SOAT
para los efectos establecidos en el Art. 2 de la Ley 2161 de 2021), el Simulador arrojará los valores del Seguro,
sin calcular las variaciones que, potencialmente, se deriven de tal normativa. Tales efectos, de haber lugar a
ellos, se verificarán y materializarán al momento de la expedición de la Póliza de Seguro, por lo que, será
deber y responsabilidad de la Entidad Compradora1 y de EL PROVEEDOR, la verificación del supuesto
contenido en el inciso inicial de la recién citada norma.

B. Cómo realizar la Solicitud de Cotización en la TVEC

Paso 1: Para solicitar una cotización ingrese a la pestaña “cotización” ubicada en el menú superior, haga
clic en “Crear un evento”.

1
Conforme lo normado por la Ley 42 de 1993 y el Art. 48 Nums. 3 y 63 de la Ley 734 de 2002 (derogada a partir del 29 de marzo de 2022 por el artículo 265 de
la Ley 1952 de 2019, modificada por el artículo 73 de la Ley 2094 de 2021).
7
La Entidad Compradora no condicionará a EL PROVEEDOR a la presentación de su cotización -ni exigirá el
que la cotización comprenda-, la acreditación de los efectos derivados de lo normado por el Art. 2 de la Ley
2161 de 2021. Tales efectos, de haber lugar a ellos conforme cada caso concreto, se verificarán y
materializarán al momento previo a la expedición del SOAT. Por su parte EL PROVEEDOR tendrá en cuenta
y se encuentra legalmente obligado, a aplicar los efectos derivados de la norma referida en los casos en que
se verifiquen los supuestos en ella tratados, caso en el cual, el valor de la prima y el valor a facturar en cada
caso particular, habrá de reflejar el menor valor de que trata la norma en cita.

Paso 2: Busque la plantilla del Evento No. 100880 "SOAT", para realizar la búsqueda escriba la palabra
SOAT o 100880 y haga clic en el botón “crear”.

Al crear la Solicitud de Cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener
en cuenta para identificar su proceso.

La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos en la Solicitud de Cotización,
los demás están predefinidos y no deben ser modificados:

Logo de la Entidad
Socios de negocios
Plazo del evento
Anexos

8
Paso 3: Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolución

Este logo será usado para la Orden de Compra.

Paso 4: Socios del negocio

Es posible incluir como “Responsable del evento” u “Observador del evento” a usuarios adicionales de la
Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual.

Esta opción puede ser útil en el caso en que la Entidad Compradora requiera que otros usuarios de la
entidad aprueben o revisen la solicitud de compra.

Paso 5: Plazo del evento

El Acuerdo Marco establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo de cinco (5) días hábiles
para cotizar el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito. El plazo cuenta desde el día en el que se
realiza la cotización hasta el día en el que se cumplen los cinco (5) días hábiles a las 17:00 p.m.

9
Paso 6: Cargar el archivo de Simulador para estructurar la compra

Luego de diligenciar el simulador para estructurar la compra, la Entidad Compradora debe adjuntar el
archivo del simulador en formato Excel en la sección de “Anexos” en la Plantilla de cotización.

Paso 7: Cargar anexos de tarjeta de propiedad, prefactura, factura

La Entidad Compradora debe subir en la sección de “Anexos” en la Plantilla de cotización un archivo

preferiblemente en formato PDF, de las tarjetas de propiedad de los vehículos. Si el vehículo es nuevo y
está en proceso de compra por medio de la Tienda Virtual del Estado Colombiano debe adjuntar la
prefactura o la factura.

10
Paso 8: Artículos y lotes: carga de los ítems o componentes del servicio requerido

Una vez diligenciado el Simulador la Entidad Compradora debe cargar los componentes o “ítems” del
servicio requerido utilizando el archivo CSV que género en el paso 10. Para la carga la Entidad Compradora
debe ubicarse en la sección “Artículos y lotes” y luego en el botón “Agregar nuevo” seleccionar la opción
“Agregar desde CSV”.

Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la siguiente ventana:

En el botón “Seleccionar archivo” la entidad debe seleccionar el archivo CSV y luego oprimir el botón
“Comenzar carga”. Una vez hecho esto, la plataforma desplegará la siguiente ventana:

En esta ventana la entidad debe oprimir el botón “Finalizar carga”. Luego debe esperar 1 o 2 minutos,
tiempo después del cual debe visualizar el siguiente mensaje:

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La entidad debe oprimir el botón “Listo”.

12
Una vez terminado este proceso los ítems o componentes del servicio deben aparecer en la plantilla de
cotización. La entidad debe verificar que los componentes, cantidades y vigencia corresponden a los
requeridos en su Solicitud de Cotización.

Paso 9: Envío de la Solicitud de Cotización

Para finalizar, la entidad debe seleccionar el botón “Enviar el evento de producción”, con lo cual enviará la
Solicitud de Cotización a los Proveedor es de la Región de Cobertura.

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C. Mensajes
Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los Proveedor es acerca de la Solicitud de
Cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad “Mensajes” y será notificada
por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de “Mensajes” a todos
los Proveedor es, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del evento de
cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier
comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida.

En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización
debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación.

Los Proveedores envían las respuestas a solicitudes de cotización durante el tiempo establecido y cada
vez que un Proveedor envía una respuesta, llega un mensaje de notificación al Usuario Comprador sobre
dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de Cotización una vez el
evento haya concluido.

Las Entidades Compradoras pueden ajustar los eventos cuando han cometido errores conforme a lo
descrito en la siguiente sección de esta Guía.

D. Editar un evento de cotización

Si después de enviar el evento a producción la Entidad Compradora requiere hacer cambios por errores o
cualquier otra razón, la entidad debe editar el evento antes de la finalización del plazo para recibir
respuestas así:
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Paso 1: La Entidad Compradora debe escribir el número del Evento de cotización en la barra de búsqueda
y presionar enter para buscar.

Paso 2: La entidad Compradora debe seleccionar el Evento de cotización haciendo clic sobre el número
del Evento.

Paso 3: La Entidad Compradora debe hacer clic en el botón “Editar evento”.

Posteriormente, la Entidad debe confirmar que desea editar el Evento presionando el botón “Editar Evento”.

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Paso 4: El sistema generará una nueva versión al número de la cotización adicionando una letra en orden
alfabético (ejemplo: 12058a) y este será el nuevo número del Evento de cotización que se tendrá en cuenta
para consultas y para culminar el proceso de compra.

Paso 5: La Entidad Compradora debe realizar los cambios que requiera, teniendo en cuenta que si se trata
de cambio de “Anexos” debe eliminar las versiones anteriores dando clic en el botón eliminar de cada
archivo y volver a cargar los nuevos “Anexos”.

Paso 6: Si se trata de los ítems que se cargaron a través del CSV la Entidad Compradora debe seleccionar
todas las líneas, esto activara el botón “Eliminar”, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón
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“Eliminar” y volver a cargar el CSV corregido.

Paso 7: La Entidad Compradora debe reiniciar los plazos de respuesta, para ello debe modificar la fecha y
hora fin del evento ampliando el plazo en cinco (5) días hábiles. El plazo de cotización inicia a partir del día
hábil siguiente a la Solicitud de Cotización y termina a las 17:00 pm del día de finalización del evento de
cotización definido por la Entidad Compradora.

Paso 8: La Entidad Compradora debe hacer clic en el botón “Enviar el evento de producción”.

Paso 9: Para finalizar, la Entidad debe hacer clic en el botón “Enviar el Evento” con lo cual se enviará la
Solicitud de Cotización a los Proveedor es.

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E. Finalizar el evento de cotización
La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el acuerdo marco,
solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado cotización, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedor es a través de la Tienda Virtual,
solicitando confirmación de que estas cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta positiva
de todos los Proveedor es.

Una vez finalizado el evento de cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas
para analizarlas y compararlas.

Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos
establecidos en el Acuerdo Marco de Precios hasta la adjudicación del mismo.

18
F. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores
Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad
Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrónico o a través de la Tienda Virtual del
Estado Colombiano en el menú superior en la pestaña de “cotización”.

Paso 1: La Entidad Compradora debe hacer clic en la Solicitud de Cotización correspondiente, luego en la
pestaña “Respuestas” y finalmente, en el “Nombre de la respuesta” de cada Proveedor.

Paso 2: En la respuesta de cada Proveedor, la Entidad compradora debe:

a. Verificar el valor total de la cotización.

b. Descargar el archivo adjunto en Excel que corresponde al formato de Solicitud de

Cotización, en el cual el Proveedor diligenció la hoja “cotización”.

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Paso 3: Adicionalmente, la Entidad Compradora puede “Exportar todas las respuestas” para generar un
archivo en Excel con las mismas.

La Entidad Compradora debe verificar que el Proveedor no cotizó por encima de sus precios techo. Para
ello, la Entidad debe revisar en el formato de Solicitud de Cotización adjuntado por el Proveedor.

Paso 4: La entidad compradora efectuará la comparación objetiva de las cotizaciones allegadas, teniendo
en cuenta y tomando como criterio, el menor valor ofertado, valor el cual no contemplará -en esta fase- los
efectos derivados de lo establecido en el Artículo 2º de la Ley 2161 de 2021. Lo anterior, por cuanto tales
efectos se materializarán al momento previo de la expedición efectiva de la póliza.

G. Aclaraciones al evento de cotización

El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los
Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los instrumentos de agregación de
demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones
en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de Cotización de forma responsable
y diligente.

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Después de revisadas las cotizaciones, la Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio. En
caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración al Proveedor o
Proveedores por medio del correo electrónico o chat de mensajería que estará habilitado durante 30 días
calendario posteriores a la finalización del evento de cotización, como cuando la cotización no abarque
todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar.

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En caso de presentarse inconsistencias de la cotización entre los valores del Excel y los de la Tienda Virtual
del Estado Colombiano prevalece la Cotización presentada en esta última, en ese sentido la Entidad
Compradora debe solicitar al Proveedor ajustar los valores del Excel de acuerdo a los valores de la
Cotización presentados en la plataforma.

El Proveedor en la aclaración debe referirse exclusivamente a los ítems sobre los cuales la Entidad
Compradora haya manifestado la duda y ser consiente que en ningún caso su aclaración puede representar
mejora de los precios cotizados. La Entidad Comprador puede consultar el correo de los Proveedor es en
el evento de cotización:

Cuando el Proveedor no responde la aclaración en el tiempo que establece la Entidad Compradora en el

correo electrónico o mejora la Cotización, la Entidad Compradora debe notificar a Colombia Compra
Eficiente para definir el procedimiento que deben adelantar.

En caso de haya una contradicción entre el Excel de Cotización y la Tienda virtual del Estado Colombiano
es posible proseguir así:

1) Si una entidad recibe una cotización con valores diferentes en el Excel y en la plataforma debe solicitar
aclaración; si el proveedor indica que los precios correctos son los de la plataforma debe enviar nuevamente
el archivo corregido a la entidad para que estos coincidan.

2) Si en esa solicitud de aclaración el proveedor manifiesta que los valores correctos son los del Excel, la
Entidad debe indicarle que eso resulta inaceptable y la única opción es que el Proveedor asuma el valor
de la TVEC y envíe el Excel ajustado al valor de la TVEC. En caso de que el Proveedor se niegue a ajustar
el Excel, la Entidad debe escalar el caso para ser verificado.

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Es necesario analizar cada caso en concreto para ver si existen situaciones excepcionales como por
ejemplo el caso en el que no hayan incluido el iva. De todas maneras, siempre recuerden que prevalece la
cotización de la plataforma sobre la del Excel.

I. Selección del Proveedor

La Entidad Compradora debe elegir la Cotización que cumpla con las características solicitadas, y que haya
cotizado el menor precio relacionado en la Solicitud de Cotización y agregarla al “Carrito”. Para agregar la
Cotización al “Carrito” debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor elegido, luego en
“Adjudicar todos los artículos”.

Y finalmente en “Acciones” la Entidad Compradora debe seleccionar “Agregar a una nueva solicitud”.

Además, el valor de la Orden de Compra corresponderá al ofertado por EL PROVEEDOR quien haya
cotizado el menor valor, y, el valor final a pagar en todo caso, deberá observar los menores costos que
hubieren de aplicarse, de haber lugar a la aplicación de los efectos derivados de la aplicación del Art. 2 de
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 la Ley 2161 de 2021.

Para el efecto, una vez seleccionado el proveedor y una vez colocada la consecuente orden de compra, éste
procederá de manera inmediata y de manera conjunta con la supervisión del contrato, a verificar en las bases
de datos disponibles para el efecto los supuestos de que trata el Art. 2 de la Ley 2161 de 2021, con el fin de,
al momento de expedir la respectiva póliza de seguro, materializar los efectos derivados de lo establecidos
por la norma, en materia de valor de la prima. En todo caso, y hasta tanto se cuente con el procedimiento de
verificación de que trata el Parágrafo del Art. 2 de la Ley 2161, será también procedente y de recibo, la
valoración de la información aportada por la Entidad compradora en materia de siniestralidad de los vehículos
a asegurar ya sea de manera directa y/o a través de su intermediario de seguros.

J. Cancelar un Evento de Cotización

La solicitud de cotización es el inicio de la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios en los
que hay lugar a ella. La Entidad Estatal está obligada a planear la forma como ejecuta su presupuesto y, en
consecuencia, cuando hace una solicitud de cotización es porque requiere satisfacer una necesidad que el
Acuerdo Marco de Precios suple. La cotización no obliga a la Entidad Estatal a colocar una Orden de Compra,
pero no hacerlo muestra deficiencias en su planeación.

La mayoría de los Acuerdos Marco establecen en las cláusulas relativas a las acciones a cargo de la
Entidad Compradora o a la Operación Secundaria, el deber de la Entidad Compradora de colocar la Orden
de Compra al Proveedor que presentó el precio más bajo en su cotización. Este es un deber de la Entidad
Compradora que surge del Acuerdo Marco.

Si la Entidad Compradora no puede o no debe colocar la Orden de Compra debe justificarlo, pues puso en
operación el Acuerdo Marco y el sistema de presentación de cotizaciones. La Entidad Compradora debe
decidir cómo justifica el cierre del evento de cotización y lo puede hacer a través de un acto administrativo.

IV. Solicitud de Compra

Este Capítulo lo encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco.

V. Orden de Compra
Este Capítulo lo encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco.

VI. Facturación y Pago

La Entidad Compradora debe aprobar la factura y efectuar el pago al Proveedor dentro de los 30 días
calendario siguiente a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo Marco.

El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a
través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a “Facturas” en el menú superior, o
consultando las solicitudes de aprobación de facturas en “Tareas Pendientes”. La recepción de las facturas
también es notificada por correo electrónico.

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25
 La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta del Proveedor en
“Proveedores”, en el menú superior.

Nota: EL PROVEEDOR, al momento de elaborar y emitir su factura y en todo caso, antes de su presentación
ante la entidad compradora, deberá reflejar, individualizar y materializar en ella, los efectos derivados de la
aplicación de lo establecido por el Art. 2 de la Ley 2161 de 2021 en materia de menor valor de la prima por no
siniestralidad, si hubo lugar a ello. Por su parte, la entidad compradora a través de la supervisión de la Orden
de Compra, constatará el que el valor de la prima de cada SOAT expedido corresponda a lo establecido en el
Art. 2 de la ley 2161 de 2021 -si hubiere lugar a ello-. Así mismo, en dichos casos, verificará el que la
facturación presentada por EL PROVEEDOR materialice lo establecido en la norma en cita y que, en
consecuencia, la orden de pago y pago efectivo a cargo de la Entidad, comprenda tales efectos legales.

VII. Publicación de documentos adicionales de la Orden de Compra

Este capítulo lo encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco.

VIII. Modificaciones, aclaraciones, terminación o liquidación de la Orden de

Compra

Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o

terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales,
económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar
o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra, acordar la terminación anticipada
o aclarar datos de la Orden de Compra.

Para el efecto, antes de la fecha de vencimiento de la Orden de Compra la Entidad Compradora debe llegar
a un acuerdo con el Proveedor y seguir los pasos descritos en el manual de usuario de Modificaciones de
Órdenes de Compra (haciendo clic aquí)

Nota 1: Las órdenes de compra son contratos estatales en los términos del artículo 32 de la Ley 80
de 1993, debido a que son actos jurídicos generadores de obligaciones, que constan por escrito.

Por lo anterior, las Órdenes de Compra de tracto sucesivo, aquellas cuya ejecución o cumplimiento se
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prolongue en el tiempo, deben ser objeto de liquidación (artículo 60 de la Ley 80 de 1993), por el contrario,
las Órdenes de Compra que no cumplan con esta condición y que solo tengan una entrega, no deben ser
liquidadas.

La liquidación es un procedimiento a partir del cual el contrato finaliza, y mediante el cual las partes del
contrato, o eventualmente un juez, se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones, y sobre las
circunstancias presentadas durante la ejecución del objeto contractual.

La liquidación de una Orden de Compra respecto de la cual no se ejecutó la totalidad del valor y la posterior
liberación del compromiso presupuestal, debe hacerse de la misma manera que cualquier otro contrato,
esto es, de acuerdo con las normas presupuestales para tal efecto y los procedimientos internos definidos
por la Entidad Estatal.

Independientemente de que aplique o no la liquidación para las Órdenes de Compra, todas deben ser
cerradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, por lo anterior, la Entidad Compradora debe
diligenciar el formato de modificación, aclaración, terminación o liquidación de Orden de Compra una vez
ejecutada la Orden de Compra, y enviarlo junto con el formato adicional que diligencie la Entidad
Compradora (este formato solo aplica para las Órdenes de Compra que deben ser liquidadas) a Colombia
Compra Eficiente, para que esta pueda dejar cerrada y liquidada la Orden de Compra en la Tienda Virtual
del Estado Colombiano.

Tenga en cuenta que para poder liquidar la Orden de Compra no puede haber facturas en estado (i)
“pendiente de aprobación”, (ii) “rechazada” o (iii) “en borrador” en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Si hay alguna factura de la Orden de Compra en alguno de esos estados, la Entidad debe realizar el
siguiente procedimiento según corresponda:

(i) Pendiente de aprobación: aprobar o rechazar la factura.

(ii) Rechazada: registrar el caso a través del formulario de soporte
(www.colombiacompra.gov.co/soporte, en la opción “Crear caso - soporte Técnico”),
adjuntando un documento de solicitud de anulación firmado por el Supervisor de la Orden de
Compra. Documento en el cual debe indicar el número de la Orden de Compra y los números
de las facturas en estado rechazado que deben ser anuladas.
(iii) Borrador: solicitar al Proveedor que elimine la factura.

Solo cuando la Entidad esté segura de que todas las facturas de la Orden de Compra estén aprobadas o
anuladas, debe enviar a Colombia Compra Eficiente el formato para publicar la liquidación en la Tienda
Virtual del Estado Colombiano.

Nota 2: Si ejecutado el contrato se verifica el que la expedición efectiva de la(s) póliza(s) fue sujeto del
efecto derivado de lo establecido por la norma en cita, los menores valores ejecutados se deberán reflejar
en la operación de pago, y se deberán liberar en favor de la Entidad Estatal. Lo anterior, en los términos y
al amparo de lo establecido por el inciso 2º y 3 del Art. 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el Art. de
la Ley 1150 de 2007.

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Nota 3: La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente informa que el simulador
para estructurar los eventos de cotización dentro de los Acuerdos Marco son una herramienta que deben
utilizar las entidades para plasmar su necesidad de adquirir bienes o servicios. Ahora bien, esta herramienta
no es un mecanismo para que las entidades definan el presupuesto, pues según la Guía para la Elaboración
de Estudios del sector

(https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_guia_elaboracion_estudios.pdf)
las entidades estatales deben utilizar información histórica de compras realizadas previamente con el fin
de que puedan estimar las cantidades y presupuesto adecuado para la adquisición de bienes y servicios.

Colombia Compra Eficiente aclara que los precios arrojados por el simulador corresponden a precios techo
del catálogo presentados por los proveedores durante Ia operación principal, en ningún momento
corresponden a precios de órdenes de compra o de contratos realizados.

Finalmente, cabe aclarar que para la colocación de la orden de compra deberán tenerse en cuenta solo los
precios efectivamente cotizados por los proveedores durante los eventos de cotización que son los precios
a los que realmente se obligan los proveedores a mantener al momento de generación de las órdenes de
compra.

IX. Reporte de Posibles Incumplimientos en las Órdenes de Compra

Para reportar posibles incumplimientos en las Órdenes de Compra, la Entidad Compradora debe enviar a
Colombia Compra Eficiente la siguiente información: (i) la evidencia expresa y detallada de los hechos que
soportan el posible incumplimiento; y (ii) el formato Excel para reportar posibles incumplimientos en las
Órdenes de Compra diligenciado con sus respectivos soportes. Descargue el formato para reportar posibles
incumplimientos (haciendo clic aquí). La Entidad Compradora debe incluir como anexos, todos los soportes de
la información que se consigne en el formato.

La información completa debe reportarse a través del siguiente enlace:

http://www.colombiacompra.gov.co/soporte en la opción PQRSD.

Colombia Compra Eficiente una vez recibida la información analizará el posible incumplimiento en la Orden
de Compra para dar inicio al procedimiento administrativo.

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