Manual de Participante Excel Basico

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Manual de participante- Excel básico
Educación y Salud (Universidad del Atlántico)
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MERR INFORMÁTICA S. DE R.L. DE C.V.
Excel básico

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Índice
Objetivo general ........................................................................................................................................................... 4
Introducción.................................................................................................................................................................... 6
I. Introducción a las hojas de cálculo en Excel.................................................................................. 6
⇒ Ambiente gráfico de Excel (interfaz) ................................................................................................................ 6
⇒ Terminologías usadas en el ambiente de Excel (libro, hoja, celda, rango, etc.) .......................... 8
⇒ Personalización de configuraciones predeterminadas ............................................................................ 8
⇒ Diferencias entre los distintos formatos de archivos manejados en Excel (xlsx, xlsm, xlsb,
etc.)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………11
II. Introducción y edición de datos ................................................................................................................... 15
⇒ Uso del teclado para el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo (navegar) ........................15
⇒ Uso de la función “Ir a” ........................................................................................................................................ 17
⇒ Métodos de selección de celdas contiguas y no contiguas ................................................................. 18
⇒ Métodos para seleccionar un rango de celdas .......................................................................................... 19
III. Formatos y estilos en la hoja de cálculo................................................................................................ 20
⇒ Inserción de textos ............................................................................................................................................... 20
⇒ Métodos abreviados para edición y formato de celdas .........................................................................25
⇒ Uso de Copiar, Cortar y Pegar .........................................................................................................................27
⇒ Generación de varios renglones en una misma celda .......................................................................... 30
⇒ Dar formato a una o varias celdas (Color, Alineación, Tipo de letra) ...............................................31
⇒ Uso de Copiar formato .........................................................................................................................................37
⇒ Combinación de celdas .......................................................................................................................................37
⇒ Ajustar el tamaño de las celdas ...................................................................................................................... 38
⇒ Eliminar formatos a celdas ................................................................................................................................ 39
⇒ Agregar y eliminar filas y columnas .............................................................................................................. 40
⇒ Uso de Buscar y Reemplazar textos (Control + B y Control + F) ...................................................... 41
⇒ Inserción y edición de comentarios en celdas .......................................................................................... 42
IV. Fórmulas básicas .............................................................................................................................................. 43
⇒ Qué es una fórmula y una función ................................................................................................................. 43
⇒ Diferencias entre fórmulas y funciones ....................................................................................................... 43
⇒ Reglas para crear fórmulas y funciones ...................................................................................................... 44
⇒ Uso de fórmulas aritméticas (+, -, /, *) ......................................................................................................... 45

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⇒ Uso de funciones básicas (Promedio, Máximo y Mínimo) .................................................................. 46
⇒ Métodos para el copiado rápido de fórmulas y funciones ................................................................... 46
⇒ Referencias absolutas ........................................................................................................................................ 47
⇒ Auditoría de fórmulas y funciones.................................................................................................................. 47
V. Cómo imprimir en Excel .................................................................................................................................. 49
⇒ Consideraciones antes de imprimir un documento ................................................................................ 49
⇒ Seleccionar un área de impresión ................................................................................................................. 50
⇒ Uso de la vista previa ............................................................................................................................................51
⇒ Uso de la vista de salto de página ..................................................................................................................52
⇒ Establecer escala de impresión y tipo de papel........................................................................................53
⇒ Establecimiento de márgenes de impresión ............................................................................................. 54
⇒ Establecimiento de encabezados y pies de página ............................................................................... 54
⇒ Repetir encabezados en todas las hojas a imprimir ...............................................................................55
Material extra - Atajos con el teclado ............................................................................................................. 57
Teclas importantes para los atajos ...........................................................................................................................57
Teclas de función en Excel ..........................................................................................................................................57
Atajos de una sola tecla ................................................................................................................................................57
Atajos de teclado básicos en Excel ......................................................................................................................... 58
Atajos con Ctrl y teclas de función ........................................................................................................................... 59
Atajos con Shift y teclas de función ......................................................................................................................... 59
Atajos con Alt y teclas de función............................................................................................................................. 59
Atajos con las teclas Ctrl + Shift ............................................................................................................................... 59
Atajos del teclado para moverse en Excel ........................................................................................................... 60
Atajos del teclado para seleccionar datos ............................................................................................................ 60
Atajos para ingresar datos y fórmulas ..................................................................................................................... 61
Otros atajos del teclado en Excel .............................................................................................................................. 61
Bibliografía ................................................................................................................................................................... 61

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Objetivo general
Al finalizar el curso, el participante será capaz de aplicar los conceptos y herramientas básicas de Excel
en la creación de hojas cálculo, la captura y edición de datos, el uso de fórmulas básicas y la impresión;
para incrementar la productividad en el ámbito laboral.
Temario:
I. Introducción a las hojas de cálculo en Excel.

→ Ambiente gráfico de Excel (interfaz).
→ Terminologías usadas en el ambiente de Excel (libro, hoja, celda, rango, etc.).
→ Personalización de configuraciones predeterminadas.
→ Guardar un libro de Excel.
II. Introducción y edición de datos.

→ Uso del teclado para el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo (navegar).
→ Uso de la función “Ir a”.
→ Métodos de selección de celdas contiguas y no contiguas.
→ Métodos para seleccionar un rango de celdas.
III. Formatos y estilos en la hoja de cálculo.

→ Inserción de textos.
→ Métodos abreviados para edición y formato de celdas.
→ Uso de Copiar, Cortar y Pegar.
→ Generación de varios renglones en una misma celda.
→ Dar formato a una o varias celdas (Color, Alineación, Tipo de letra).
→ Uso de Copiar formato.
→ Combinación de celdas.
→ Ajustar el tamaño de las celdas.
→ Eliminar formatos a celdas.
→ Agregar y eliminar filas y columnas.
→ Uso de Buscar y Reemplazar textos (Control + B y Control + F).
→ Inserción y edición de comentarios en celdas.
IV. Fórmulas básicas.

→ Qué es una fórmula y una función.
→ Diferencias entre fórmulas y funciones.
→ Reglas para crear fórmulas y funciones.
→ Uso de fórmulas aritméticas (+, -, /, *).
→ Uso de funciones básicas (Promedio, Máximo y Mínimo).
→ Métodos para el copiado rápido de fórmulas y funciones.
→ Referencias absolutas.
→ Auditoría de fórmulas y funciones.

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V. Cómo imprimir en Excel.

→ Consideraciones antes de imprimir un documento.
→ Seleccionar un área de impresión.
→ Uso de la vista previa.
→ Uso de la vista de salto de página.
→ Establecer escala de impresión y tipo de papel.
→ Establecimiento de márgenes de impresión.
→ Establecimiento de encabezados y pies de página.
→ Repetir encabezados en todas las hojas a imprimir.

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Introducción
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Es un software que
permite realizar principalmente tareas de cálculo, contables, financieras, etc. Las funciones están
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.
Debido a la necesidad de manejar la herramienta Microsoft Excel, se diseñó este documento detallando
su uso a un nivel básico que le permita al lector conocer la interfaz, sus principales conceptos, navegar
de forma más rápida dentro del programa, así como aplicar funciones y fórmulas básicas que le permitan
un mejor rendimiento durante el tiempo que lo utilice.
Es importante detallar la interfaz de Excel, ya que por lo general los usuarios desconocen las
herramientas y las funciones, o bien, la ubicación de éstas.
I.Introducción a las hojas de cálculo en Excel.
Objetivo: conocer la interfaz de una hoja de cálculo.
⇒ Ambiente gráfico de Excel (interfaz).
Excel es un programa que permite realizar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con
números de forma sencilla e intuitiva. Para ello, se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden
introducir números, letras y gráficos.
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo permite una amplia variedad de funciones, tales como:
• Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones, guardarlos e imprimirlos.

• Ordenar listas y conjuntos de datos, aplicándoles criterios alfabéticos u otros.
• Aplicar fórmulas y operaciones formales a conjuntos de datos para obtener resultados.
• Graficar de diverso modo (torta, barra, etc.) conjuntos de datos y de operaciones.
• Construir plantillas digitales automatizadas.

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Una hoja de cálculo de Excel luce así:
A. Cinta de opciones. Presenta en pantalla una serie de íconos distribuidos en grupos que
permiten realizar las operaciones o comandos correspondientes de la hoja de cálculo, como
incorporar un gráfico en la hoja, realizar operaciones de formato, formulación, etc.
B. Cuadro de nombres. Da referencia de la celda seleccionada o de los rangos de celdas a los
que se les haya dado un nombre.
C. Barra de fórmulas. Se utiliza para introducir o modificar datos en las celdas de la hoja de cálculo.
Cuando una celda contiene fórmulas, éstas pueden visualizarse.
D. Barras de desplazamiento. Están situadas en la parte derecha e inferior derecha de la ventana
de la hoja de trabajo en posiciones vertical y horizontal. Se utilizan para desplazarse dentro de
la hoja de cálculo cuando la información escrita en ella no puede ser visualizada completamente
en la pantalla.
E. Etiquetas de selección de hojas. Permiten seleccionar entre las distintas hojas que se pueden
tener en un libro.
F. Botones de desplazamiento de etiquetas. Permiten el desplazamiento entre las distintas hojas
para poder activar lo que interese.
G. Barra de estado. A la derecha de esta barra, aparecen tres íconos que nos permiten cambiar la
vista de la hoja de datos: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página. Junto a
estos íconos, se encuentra una barra deslizante y los íconos + y –, que nos permiten modificar
el zoom de la vista de la hoja de datos. Estas mismas opciones se pueden encontrar en la ficha
Vista de la cinta de opciones, la cual presenta información acerca del estado de trabajo, por
ejemplo, al guardar el libro.
H. Insertar hoja de cálculo. Botón que sirve para insertar una nueva hoja de cálculo en el libro
actual.

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⇒ Terminologías usadas en el ambiente de Excel (libro, hoja, celda, rango, etc.)
Los conceptos más utilizados son los siguientes:
Hoja de cálculo: es una matriz que permite la manipulación de datos (numéricos y alfanuméricos) a
través de fórmulas, operaciones matemáticas, etc., que está compuesta por un conjunto de filas y
columnas.
Libro: conjunto de hojas de cálculo. Un documento puede tener hasta 255 hojas, pero esto puede verse
limitado por la memoria disponible. Cada hoja se compone de más de un millón de filas y 16,384
columnas. Una celda puede contener hasta 32,767 caracteres.
Celda: es la unidad en la hoja de cálculo, todas las celdas conforman la hoja de cálculo. Es un cuadro
en el que se cruza una fila y una columna; en las celdas se introducen los datos. Para referirse a una
celda en específico o identificarla, se utiliza la letra que representa la columna donde está ubicada y el
número de la fila donde se encuentra. En el siguiente ejemplo, la celda seleccionada es A1 (se lee
primero la columna y después la fila).
Fila: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de número.
Columna: conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras.
Rango: agrupación de celdas que, una vez establecidas o seleccionadas, se puede utilizar para realizar
un cálculo determinado.
⇒ Personalización de configuraciones predeterminadas

Excel permite personalizar ciertos atajos para mayor comodidad y rapidez del usuario. Esto lo hace al
detectar ciertas actividades que se desarrollen con frecuencia.
Algunas de las acciones de personalización más comunes se describen a continuación.

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Insertar accesos rápidos. En la hoja de Excel, al presionar la tecla Alt, es posible visualizar los accesos
que se dan a través del teclado. Se selecciona con el botón derecho del mouse para acceder al menú y
seleccionar lo que se desea agregar o quitar.

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Contraer cinta de opciones. Si se requiere más espacio para visualizar la hoja de cálculo, se puede
contraer la cinta de opciones. Para ello, se selecciona cualquier opción (por ejemplo, “Inicio”) y en el
extremo derecho inferior se encuentra la opción “Modo pantalla completa”, como se muestra a
continuación.
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Personalizar barra de estado. Para personalizar esta barra, se coloca el cursor sobre la misma y se da
un clic con el botón derecho de nuestro ratón.
Guardar un libro de Excel.

Se recomienda guardar el documento a la brevedad o en intervalos cortos cada vez que se utiliza el
programa, con el fin de evitar pérdidas de información; para ello, tenemos tres opciones:
Opción 1.- Dar clic en el ícono de disco que representa la opción de guardar. La primera vez se solicitará
que se le asigne un nombre al libro; las subsecuentes sólo se guardarán los últimos cambios hechos en
el documento.
Opción 2.- Hacer clic en el comando “Archivo” y seleccionar “Guardar como” para que se le asigne un
nombre al documento. Para guardarlo de manera subsecuentemente, se elige únicamente “Guardar”.
Opción 3.- Se pulsan las teclas Ctrl + G al mismo tiempo, lo que permitirá realizar las funciones para
guardar ya descritas en las opciones 1 y 2.
En cualquiera de estas opciones, aparte de personalizar el documento con un nombre, se puede elegir
el formato en el que se desea o se necesita guardar el mismo.
⇒ Diferencias entre los distintos formatos de archivos manejados en Excel (xlsx, xlsm, xlsb,
etc.)
La mayor parte del tiempo es probable que se guarde los libros en el formato de archivo actual (.xlsx).
Sin embargo, quizás se requiera guardar un libro en otro formato de archivo, tal como en el formato de
una versión anterior de Excel, un archivo de texto o un archivo PDF o XPS. Tenga en cuenta que cuando
guarde un libro en otro formato, es posible que no se guarden todos sus formatos, datos y características.
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Para tener acceso a estos formatos, se debe acceder a la Cinta de Opciones, Archivo y “Guardar como”
Los formatos de archivo (también conocidos como tipos de archivo) que puede o no abrir o guardar en
Excel 2013, se ven a continuación.
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Formato Extensión Descripción
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para su uso en el sistema
Texto (Macintosh) operativo Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, saltos de línea y otros caracteres
.txt se interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para su uso en el sistema
Texto (MS-DOS) operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, saltos de línea y otros caracteres se
.txt interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso en el sistema operativo
CSV (Macintosh) Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulación, saltos de línea y otros caracteres se
.csv interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso en el sistema operativo
CSV (MS-DOS) MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, saltos de línea y otros caracteres se
.csv interpretan correctamente. Guarda solo la hoja activa.
DIF (formato de
intercambio de datos) .dif Formato de intercambio de datos.
SYLK (vínculo simbólico)

.slk Formato de vínculo simbólico.
El complemento basado en XLM y habilitado para macros, un programa complementario que esta
Complemento de Excel
.xlam diseñado para ejecutar código adicional.
Complemento de Excel El complemento de Excel 97-2003, un programa complementario diseñado para ejecutar código
97-2003 .xla adicional. Admite el uso de proyectos de VBA.
Portable Document Format (PDF). Este formato de arcivo conserva los formatos del documento y
permite compartir los archivos. Cuando el archivo de formato PDF se visualice en línea o se imprime,
conserva el formato previsto. Los datos del archivo no se pueden modificar con facilidad. El formato
PDF
PDF también es de utilidad para los documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión
comercial.
.pdf Nota: Este formato no es compatible con Excel 2007.
Especificacióni de papel XML (XPS). Este formato de archivo conserva los formatos del documento y
permite compartir archivos. Cuando un archivo XPS se visualiza en línea o se imprime, conserva el
Documento XPS
formato excatamente según lo previsto y los datos no se pueden modificar con facilidad.
.xps Nota: Este formato no es compatible con Excel 2007.
Hoja de cálculo de OpenDocument. Puede guardar Excel 2010 para que se puedan abrir en
Hoja de cálculo aplicaciones de hoja de cálculo que usen el formato hoja de cálculo de OpenDocument, como Google
OpenDocument Docs y OpenOffice.org Calc. También puede abrir hojas de cálculo en el formato .ods en Excel 2010.
.ods Es posible que se pierda algo del formato al guardar y abrir archivos .ods
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Formato Extensión Descripción
Formato de archivo basado en XML predeterminado de Excel 2010 y Excel 2007. No se pueden
Libro de Excel almacenar códigos de macros de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro
.xlsx de Office Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel habilitado

El formato de archivo basado en XML y habilitado para macros para Excel 2016, Excel 2013, Excel
para macros
.xlsm 2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Libro binario de Excel

.xlsb Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010 y Excel 2007
Libro de Excel 97-2003

.xls El archivo binario de (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003.
Datos XML
.xml Formato de datos XML.
Página WEB de un solo .mht, applets, documentos vinculados y otros elementos compatibles a los que se hace referencia en el
archivo .mhtml documento.
g j p ( )
Nota: Cuando copia texto desde otro programa, Excel lo copia en formato HTML, independietemente
Página WEB
.htm, .html del formato del texto original.
El formato de archivo predeterminado para una plantilla de Excel. No puede almacenar código de
Platilla de Excel
.xltx macros, ni hojas de macros.
Platilla de Excel
habilitada para macros
El formato de archivo predeterminado para una plantilla de Excel. Puede almacenar código de
.xltxm macros, ni hojas de macros.
Platilla de Excel 97-2003

.xls El archivo binario de (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003 para una plantilla de Excel.
Texto (delimitado por
tabulaciones) .txt Formato de texto delimitado por tabulaciones.
Guarda un libro como texto Unicode, un estándar de codificación de caracteres desarrollado por
Texto Unicode
.txt Unicode Consortium
Hoja de cálculo XML

.xml Formato de datos XML
Libro de Microsoft Excel
5.0/95 .xls El archivo binario de (BIFF5) de Excel 5.0/95
CSV (delimitada por
comas) .csv Formato de valores delimitados por comas.
Texto con formato
(delimitado por
espacios) .rtf Formato de texto enriquecido (RTF). Solo desde Excel.
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II. Introducción y edición de datos.
Objetivo: aprender a navegar en un archivo de Excel, realizar edición en las celdas y conocer las
diferentes formas de seleccionar celdas.
⇒ Uso del teclado para el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo (navegar).
Tan sólo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Sin embargo, la mayoría
de las veces, una hoja ocupará un mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y
por eso es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son
las siguientes:
Movimiento Teclado
Celda Abajo Flecha Abajo (Cursor)
Celda Arriba Flecha Arriba (Cursor)
Celda Derecha Flecha Derecha (Cursor)
Celda Izquierda Flecha Izquierda (Cursor)
Pantalla Abajo AvPág
Pantalla Arriba RePág
Celda A1 CTRL + Inicio
Primera celda de la columna activa Fin Flecha Arriba
Última celda de la columna activa Fin Flecha Abajo
Primera celda de la fila activa Fin Flecha Izquierda o Inicio
Última celda de la fila activa Fin Flecha Derecha
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda a donde se desea ir
es escribir su nombre compuesto de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra
de fórmulas, por ejemplo:
Asimismo, siempre se puede utilizar el ratón, moviéndose con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que se quiere ir, y hacer clic sobre ésta.
Dentro de un libro de trabajo, puede haber varias hojas de cálculo. Para generarlas, basta dar un clic en
el signo + (más).
Existen distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
El primero es utilizar la barra de etiquetas:
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En este ejemplo, se tienen tres hojas de cálculo, siendo la hoja activa (es decir, la hoja en la que se
trabajando) la Hoja2. Al dar clic sobre cualquiera de las otras pestañas, cambiará de hoja.
Otro método es utilizando los botones de desplazamiento de etiquetas. Se permite el desplazamiento

entre las distintas hojas para poder activar la que interese.
Al dar un clic derecho sobre estos botones de desplazamiento, aparecen opciones y se visualizan todas
las hojas del libro.
Una vez visualizada la hoja a la que se quiere acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:
Movimiento Teclado
Hoja Siguiente CTRL + AvPág
Hoja Anterior CTRL + RePág
Usar el teclado para realizar comandos ahorra tiempo y permite que el trabajo se realice rápidamente.
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⇒ Uso de la función “Ir a”
Esta función permite ubicar las celdas que cumplan una determinada condición, por ejemplo: números,
comentarios, sólo celdas visibles, etc. Para activarla, se presiona la tecla F5.
Otra opción es activarla en la cinta de opciones, en la pestaña Inicio.
Al seleccionar la opción “Ir a Especial”, se despliegan más opciones, lo que permite seleccionar aquellas
celdas que cumplan con una condición especial, como las que se enlistan a continuación:
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- Notas. Celdas que tengan algún comentario.
- Celdas con fórmulas. Celdas que contengan números, texto, valores lógicos o errores.
- Celdas en blanco. Todas las celdas que no tengan ningún texto o fórmula.
- Región actual. Se elegirán las celdas que conformen la región en uso.
- Matriz actual. Si la celda está activa o es parte de una matriz, ésta se elegirá.
- Objetos. Se elegirán las imágenes, botones y cualquier objeto gráfico incluido en la hoja activa.
- Diferencias entre filas, Diferencias entre columnas. A estas celdas “diferentes” se les puede
hacer cualquier cosa para remarcarlas visualmente, dándoles algún tipo de formato. Es, sin duda,
una técnica muy sencilla y rápida que no requiere ninguna aplicación de fórmulas u otras
herramientas como Formatos condicionales.
- Celdas precedentes y celdas dependientes. Para entender mejor este tema, se puede
consultar
- Última celda. Se refiere a la última celda de la región en uso.
- Sólo celdas visibles. Si se usan filas o columnas ocultas, o también datos filtrados, con esta
opción se activarán sólo las celdas que estén visibles.
- Celdas con formatos condicionales. Se refiere a todas las celdas a las que se les haya
aplicado un formato condicional.
- Celdas con validación de datos. Se elegirán todas las celdas a las cuales se les haya aplicado
una validación.
⇒ Métodos de selección de celdas contiguas y no contiguas.
Para seleccionar celdas, es muy importante fijarse en la esquina inferior derecha de la celda, ya que,
cuando colocamos el ratón sobre un pequeño cuadrado que aparece en esa posición, la flecha del cursor
cambia a una cruz y ésta permite seleccionar varias celdas, tal como se ve a continuación:
Todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde
aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fácil como hacer
clic en el encabezado correspondiente. Para seleccionar varias filas o varias columnas a la vez, primero
se da clic sobre el encabezado de la primera fila o columna; después, se mantiene pulsado el botón del
ratón y se arrastra el cursor hacia el resto.
Selección de una columna: al hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar, ésta se
selecciona en su totalidad.
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Selección de una fila: al hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila, ésta se selecciona en su
totalidad.
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado dicho botón mientras se arrastra el cursor hasta la última celda
a seleccionar; después, al soltarlo, se verá cómo las celdas seleccionadas aparecen con un marco
alrededor y cambian de color. Otra opción es dar clic cobre la celda, sostener la tecla Ctrl y volver a
seleccionar con el ratón la celda o celdas.
⇒ Métodos para seleccionar un rango de celdas.
Es habitual seleccionar rangos para trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas, ya que ahorra
tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos:
- Rangos continuos. Esta referencia se compone de los nombres de las celdas que ocupan los
extremos superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por dos puntos. Para
deseleccionar un rango, hacer clic con el ratón sobre cualquier celda de la hoja de cálculo (o
pulsar cualquier tecla del cursor).
Seleccionar rangos continuos de celdas mediante el teclado se realiza de la siguiente manera:

• Seleccionar la celda que ocupará el extremo superior izquierdo del rango a seleccionar.
• Pulsar y mantener pulsada la tecla Mayús (Shift).
• Utilizar las teclas del cursor para ir seleccionando las demás celdas que vayan a componer
el rango. Finalmente, soltar la tecla Mayús (Shift).
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En este ejemplo, el rango es A1:C10
- Rangos discontinuos de celdas, es decir, con rangos de celdas que no estén unas al lado de
otras. Para seleccionar un rango discontinuo con el ratón, se puede seguir el mismo
procedimiento de antes para seleccionar las primeras celdas. Cuando se termine ese paso,
pulsar la tecla Ctrl, mantenerla pulsada y repetir el procedimiento por cada uno de los rangos
adicionales que compongan el rango discontinuo.
La referencia de un rango discontinuo se forma separando con punto y coma las referencias de
los rangos continuos que lo componen.
En este ejemplo, el rango es

A1:B5;C6:D10
III. Formatos y estilos en la hoja de cálculo.
Objetivo: aprender a dar formato y editar las celdas, lo que permite personalizar el trabajo elaborado.
⇒ Inserción de textos
Para introducir un dato en una celda activa, basta con teclearlo y pulsar la tecla Intro. Una celda se
selecciona o se marca como activa con las teclas del cursor del teclado o con un clic del ratón.
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno
de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:
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Texto. Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos),
es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32,000 caracteres.
Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato
de tipo texto. Los textos más usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros, etc.
Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta. Si
el texto es demasiado largo, aparecerá sobre las celdas de la derecha; de lo contrario, se encuentra
contenido únicamente en la celda en la cual fue introducido.
Números. Dentro de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, como fechas, horas,
porcentajes, etc. Todos ellos se tratan por igual y quedan alineados a la derecha de la celda donde se
introducen.
Un dato de tipo numérico puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:
 Signos + o – delante del número: indican un valor positivo (por defecto, si no se coloca ninguno
de los símbolos) o un valor negativo (ej.: -34).
 Paréntesis: los cuales indican un valor negativo, es decir que equivalen al signo -. Por ejemplo,
si aparece (34) significa que es negativo.
 Los signos “.” y “,”: indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente.
 Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente: por un lado, si se
quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción
correspondiente a la parte decimal, se escribirá 18 3/4, que corresponde al número 18.75, o bien,
7 ½ corresponde al 7.5. Por otro lado, si se quiere expresar un número decimal, menor de la
unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal, se escribirá
0 3/4, que corresponde al número 0.75, o bien, 0 1/2 corresponde al 0.5. Nunca se escribirá la
fracción como 3/4 o 1/2, ya que el dato sería considerado una fecha.
 El símbolo “%” detrás de un número indica un porcentaje; por ejemplo, 65% equivale a 0.65 (¡Ojo!
En este caso, se ve un 65% pero en la celda tenemos un 0.65).
 La letra E para indicar potencias de 10; por ejemplo: 6e2 representa 6 por 102 , lo que equivale
a 600. Ésta es la llamada notación científica.
Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha
de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente
en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056
en una celda, éste aparecerá como 2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 10.
 Fechas y horas: son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número
equivalente al de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha en cuestión. A
la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde
las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86,400). De este modo, el número 10
equivale en formato fecha al día 10-enero-1900, y el número 10.75 equivale en formato fecha al
día 10-enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma, es posible realizar operaciones matemáticas
con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo, se pueden restar (fecha de
hoy - fecha de nacimiento = días vividos).
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Fórmulas. Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos
en la hoja de cálculo.
Una fórmula admite un máximo de 1,024 caracteres y habitualmente está compuesta por números,
operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que
ya vienen establecidas por Excel).
Personalización de las hojas de cálculo en un libro.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
- Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que se
deseen introducir.
- Los datos aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas, como se puede
observar en el dibujo siguiente:
Agregar o eliminar hojas de cálculo.
Al trabajar un libro, es probable que se utilice más de una hoja y éstas deban personalizarse. Para
agregar hojas, hay dos formas. La primera es que existe un acceso directo a esta función, el cual se
visualiza junta a la barra de hojas.
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La segunda forma es dando un clic con el botón derecho del ratón, que desglosa el siguiente menú:
Para eliminar, esa es la opción y la hoja que será eliminada debe estar previamente seleccionada.
Mostrar u ocultar hojas de cálculo.
Para mostrar u ocultar hojas, se da un clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja a ocultar y se
selecciona esta opción. En cambio, para mostrar las hojas que estén ocultas, basta dar clic sobre
cualquier otra hoja y seleccionar “Mostrar”.
Mover y copiar hojas de cálculo.
Cuando es necesario mover y copiar hojas de cálculo, se da un clic con el botón derecho del ratón en
cualquier hoja.
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Si lo que se desea es mover la hoja, debe elegirse entre qué hojas se colocará, o bien, si se pondrá al
final, adicional a señalar si es necesario generar una copia de la hoja que se mueve.
Al generar una copia, quedarán dos hojas exactamente iguales, pero con una diferencia en el nombre.
Cambiar el nombre a una hoja de cálculo.
Al dar un un clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja a la que se va a renombrar, se desglosa el
siguiente menú. El nombre la hoja se sombrea de gris indicando que es editable.
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⇒ Métodos abreviados para edición y formato de celdas.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, se seleciona la celda adecuada y después

se activa la barra de fórmulas pulsando la tecla F2, o se va directamente a la barra de fórmulas haciendo
clic en la parte del dato a modificar.
La barra de estado cambiará de Listo a Modificar.
En la barra de fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando
se puede modificar la información.
Después de teclear la modificación, se pulsa la tecla Intro o se da clic sobre el botón Aceptar.
Para dar formato a los números o textos escritos, se usan las herramientas de la pestaña Inicio de Excel.
Los accesos rápidos de la pestaña Inicio se usan para editar los siguientes aspectos.
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Respecto a la fuente que se usa en la celda.
Respecto a la alineación del texto que se usa en la celda.
Para ingresar otro tipo de datos como números y sus variantes (monedas, fecha, hora, etc.), está el
siguiente acceso:
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Para editar la propia celda en cuanto al diseño de los bordes y el color de ésta, se ocupa:
Nota: también, al posicionarnos sobre la celda que se está trabajando y se desea modificar, se puede
dar clic en el mismo cuadro de formato de celdas.
⇒ Uso de Copiar, Cortar y Pegar.
Estos comandos están en la cinta de opciones en la pestaña Inicio, y lucen como se ilustra en la siguiente
imagen.
La operación de Copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición; la operación de Cortar
desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows; y Pegar añade la información del
portapapeles a donde se encuentre situado el usuario.
Al utilizar el portapapeles, entran en juego dos operaciones: Copiar y Pegar. La operación de Copiar
duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows, y Pegar agrega la información del
portapapeles a donde se encuentre situado el usuario.
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Lo anterior también se puede realizar con el teclado, con las siguientes combinaciones de teclas:
Movimiento Teclado
Copiar CTRL + C
Cortar CTRL + X
Pegar CTRL + V
Cuando se utiliza la primera de estas funciones, se observa cómo aparece una línea punteada alrededor
de la celda, indicando que la información se ha copiado en el portapapeles.
Para cortar, seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón correspondiente, o bien, utilizar la
combinación de teclado Ctrl + X.
Observar cómo aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicando que la
información está situada en el portapapeles. A continuación, seleccionar las celdas donde se pegaran
las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si
se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del
área cortada; la celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Una vez seleccionada la celda, activar la función Pegar (Ctrl + V).
Considerar que, al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de estas últimas y
no se puede utilizar el pegado especial (tema siguiente). Tampoco se modifican las referencias relativas
que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que se elige mover.
En caso de que el usuario desee específicamente sustituir el contenido de unas celdas por la información
copiada, habrá que seleccionarlas antes de pegar la información y así se sobreescribirán.
Para quitar la línea punteada alrededor del área copiada, pulsar la tecla Esc del teclado. Mientras la
línea punteada esté activa, es posible volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a
copiar.
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En el Portapapeles se pueden pegar hasta 24 objetos almacenados con sus sucesivas copias.
Se puede acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte inferior
derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio, entonces se mostrará el siguiente panel:
Si no interesa ver la barra del portapapeles, hacer clic sobre el botón cerrar del panel o volver a pulsar
el botón con el que se abrió.
En algunas ocasiones, se puede desear copiar el valor de una celda sin llevar la fórmula, o copiar la
fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta función: copiar las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio,
hacer clic en la pequeña flecha que hay debajo de él. Se desplegará un menú con más opciones para
pegar. Ahí se deberá elegir Pegado especial.
En este cuadro de diálogo de Pegado especial es donde se activan las opciones que se adapten al
pegado que se quiera realizar:
• Todo: para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

• Fórmulas: para copiar únicamente la fórmula de la celda, pero no el formato de ésta.
• Valores: para copiar el resultado de una celda, pero no la fórmula ni el formato.
• Formatos: para copiar únicamente el formato de la celda, pero no el contenido.
• Comentarios: para copiar comentarios asignados a las celdas.
• Validación: para pegar las reglas de validación de las celdas.
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• Todo excepto bordes: para copiar las fórmulas y todos los formatos, excepto bordes.
• Ancho de las columnas: para copiar la anchura de la columna.
• Formato de números y fórmulas: para copiar únicamente las fórmulas y todas las opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
• Formato de números y valores: para copiar únicamente los valores y todas las opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.
⇒ Generación de varios renglones en una misma celda.
Al oprimir la combinación de teclas Alt + Enter, se genera un nuevo renglón dentro de la celda. De esta
manera, el cursor pasa al renglón de abajo, es decir, se agrega un salto de línea sin salir de la celda, lo
que permite dar un orden personalizado a la redacción.
Si, en cambio, hay datos escritos en una celda y se quiere repartir estos datos en varias filas, debe
hacerse de la siguiente manera con la cinta de opciones:
- Seleccionar la celda (o rango de celdas) que se quiera abrir en renglones.

- Al hacer clic en Ajustar texto, Excel abrirá las celdas seleccionadas en tantos renglones como
sean necesarios para alojar todos los datos de cada una.
Nota: el texto se adapta al tamaño que se le dé a la celda, dejando a criterio del usuario el número de
líneas.
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⇒ Dar formato a una o varias celdas (Color, Alineación, Tipo de letra).
Excel permite alterar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda, de forma más detallada a lo que se ha descrito anteriormente.
Se puede acceder a opciones para dar formato a una celda, haciendo clic derecho en mouse. En el
menú que se muestra se selecciona “Formato de celda”.
Para acceder a ese menú se puede hacer desde la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, apartado de
Fuente y clic en icono de la flecha.
El detalle de lo que se observa en las diferentes pestañas se describe a continuación.
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- Fuente.
• Fuente: se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

• Estilo: se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada
tipo de fuente. Los estilos posibles son: normal, cursiva, negrita, negrita cursiva.
• Tamaño: dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir
de la lista, o bien, teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
• Color: por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
se puede elegir otro color para la letra.
• Efectos: hay tres efectos disponibles distintos: tachado, superíndice y subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
• Fuente normal: si esta opción se activa, se vuelven a activar todas las opciones de fuente que
Excel tiene por defecto.
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- Número.
• General: visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel
por defecto. Este formato admite enteros, decimales y números en forma exponencial si la cifra
no ocupa por completo la celda.
• Número: contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, así
como el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
• Moneda: parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales; también
se puede escoger el símbolo monetario (como podría ser €) y la forma de visualizar los números
negativos.
• Contabilidad: difiere del formato Moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
• Fecha: contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
• Hora: contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes
formatos de hora.
• Porcentaje: visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y
se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0.1528
como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15.28%.
• Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción.
• Científica: muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se puede escoger el número
de decimales.
• Texto: las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si éstas incluyen algún
número.
• Especial: contiene algunos formatos especiales como para un código postal, número de
teléfono, etc.
• Personalizada: aquí se puede crear un nuevo formato.
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- Alineación.
• Alineación del texto horizontal: alinea el contenido de las celdas seleccionadas

horizontalmente, es decir, cambia la anchura de las celdas.
• Alineación del texto vertical: alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es
decir, cambia la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha
ampliado con respecto al tamaño inicial.
• Orientación: permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo, o en cualquier ángulo (desde 90º en sentido
opuesto a las agujas de un reloj, hasta 90º en sentido de las agujas de un reloj).
• Ajustar texto: por defecto, si se introduce un texto en una celda y éste no cabe, se utilizan las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido. En cambio, al activar esta opción, el
contenido de la celda se visualizará exclusivamente en ésta; para ello, se incrementará la altura
de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
• Reducir hasta ajustar: si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
• Combinar celdas: al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
• Dirección del texto: permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del español, por ejemplo, árabe, hebreo,
etc.
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- Bordes.
En esta opción, se define qué tipo de líneas delimitan las celdas.

- Relleno.
Aquí se define qué color se desea asignar a la celda, es decir, el fondo.
Existen estilos predefinidos por Excel (los cuales se encuentran en la cinta de opciones de las pestañas
Inicio y Estilos) que tienen la ventaja de ahorrar tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos de forma
manual o personalizada.
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Estilos de celda. Para dar formato a las celdas, éstas deben seleccionarse y pulsar el botón “Estilos de
celda”. Al hacer clic sobre una de las opciones que se despliegan, el estilo se aplicará automáticamente.
Uno de los estilos predefinidos es el Normal, de forma que si se desea que una celda sea modificada
en su formato, ya sea con un estilo predefinido o con uno personalizadoo que recupere el formato normal,
sólo hay que activar esta opción.
Dar formato como tabla. Para dar formato a varias celdas con el fin de que formen una tabla, hay que
seleccionarlas y pulsar “Dar formato como tabla”. La forma de proceder es similar a la anterior, se elegirá
de un listado el estilo que se prefiera y éste se aplicará. La única diferencia es que aparecerá un pequeño
cuadro de diálogo donde se pueden seleccionar las celdas que formarán parte de la nueva tabla y si
ésta contendrá encabezados. Una vez finalizado el formato, lo que se creó será una tabla, por lo que
aparecerá la pestaña Herramientas de tabla.
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⇒ Uso de Copiar formato.
Para realizar el copiado de formato, se debe seleccionar la celda o el rango de celdas que contienen el
formato deseado y, posteriormente, hacer clic sobre el botón Copiar formato. Observar que el puntero
del ratón se convierte en una pequeña brocha amarilla que permitirá aplicar el formato a otra celda.
Una vez que se da clic sobre las celdas destino, Excel aplica el formato de inmediato, lo cual incluye el
tamaño y tipo de fuente, colores, bordes y alineación.
Si se va a aplicar el mismo formato a varias celdas, dar doble clic sobre el botón Copiar formato, de
manera que el comando quede activado aún después de que se haya aplicado dicho formato a la primera
celda. De este modo, se aplica el mismo formato múltiples veces sin necesidad de volver a hacer clic
sobre el mismo botón. Para desactivar el comando, se oprime la tecla Esc o se puede volver a hacer clic
sobre el botón Copiar formato.
Para copiar el ancho de una columna, se debe seleccionar el encabezado de la columna que tiene el
ancho deseado y, posteriormente, hacer clic sobre el botón Copiar formato. Después, hacer clic sobre
la columna a la que se desea aplicar el mismo ancho.
⇒ Combinación de celdas
Primero, seleccionar las celdas que se desean combinar y pulsar la opción “Combinar y centrar” del
grupo Alineación, en la ficha Inicio de la cinta de opciones.
O bien, al tener las celdas seleccionadas, se da clic en el botón que está a la derecha del ícono, lo que
mostrará un menú donde se podrán seleccionar las diferentes opciones para combinar celdas.
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⇒ Ajustar el tamaño de las celdas.
Cambiar el tamaño de una fila o columna puede hacerse desde la pestaña Inicio de la cinta de opciones.
Ahí, la opción “Formato” permite modificar la hoja de trabajo.
Sin embargo, a veces resulta más sencillo cambiar el tamaño pulsando con el ratón sobre la línea que
separa los nombres de columna o fila y, manteniendo pulsado el botón, arrastrar el ratón. Si están
seleccionadas varias columnas o filas, se modificará el tamaño de todas a la vez.
Al dar doble clic sobre esta línea, la columna o fila se ajusta al contenido de sus celdas.
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No es posible cambiar el tamaño de las celdas por separado. Si se desea que una celda sea más grande,
se pueden combinar varias celdas, es decir, juntar varias celdas en una.
⇒ Eliminar formatos a celdas.
Puede que alguna vez se introduzca información en una celda y, a continuación, se decida borrarla. Para
ello, hay que seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y luego:
• Ir a la pestaña Inicio.
• Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.
Ahí, seleccionar una de las opciones disponibles entre:
- Borrar todo: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas
y cualquier formato, excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
- Borrar formatos: borra el formato de las celdas seleccionadas, que pasan a asumir el formato
Estándar, pero no borra su contenido ni sus comentarios. Cuando se habla de formato, se incluyen todas
las opciones disponibles en el cuadro de diálogo de la opicón Formato, del submenú Celdas, estudiadas
en el tema correspondiente.
- Borrar contenido: elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero
mantiene sus comentarios y su formato.
- Borrar comentarios: suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero
conserva sus contenidos y formatos.
- Borrar hipervínculos: si se selecciona esta opción, se borrará el enlace pero el formato que Excel
aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar el formato, se deberá pulsar el ícono junto
a las celdas seleccionadas y seleccionar “Borrar hipervínculos y formatos”, o bien, elegir en el menú
“Borrar” la opción “Quitar hipervínculos”.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda es la siguiente:
Seleccionar la celda a borrar y pulsar la tecla Supr. Con esta opción, únicamente se borrará el contenido
de la celda.
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⇒ Agregar y eliminar filas y columnas.
Al ir trabajando sobre la hoja de cálculo, es posible que se necesite insertar celdas, filas y columnas.
Para ello, se debe seleccionar el número de celdas, filas o columnas que se desean agregar, es decir,
que el rango cuya anchura o altura equivalga al número de celdas, filas y columnas.
En la cinta de opciones, en la pestaña Inicio, hay accesos directos para realizar estas acciones:
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la fila sobre la que se desea añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por
encima de la seleccionada.
- Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
- Elegir la opción “Insertar filas de hoja”.
Todas las filas por debajo de la nueva bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila
seleccionada.
Para añadir una columna, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la columna delante de la cual queremos añadir otra, ya que las columnas siempre
se añaden a la izquierda de la seleccionada.
- Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
- Elegir la opción “Insertar columnas de hoja”.
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde se ubica el cursor
como columna seleccionada.
Para añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, tal cual se explicó en el primer
paso, como columnas a añadir.
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Para eliminar filas o columnas seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

- Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
- Elegir la opción “Eliminar filas de hoja” o “Eliminar columnas de hoja”.
- Al eliminar filas o columnas de la hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá
habiendo 1,048,576 filas y 16,384 columnas; lo que pasa es que se añaden al final de la hoja,
tantas como filas o columnas eliminadas.
⇒ Uso de Buscar y Reemplazar textos (Control + B y Control + F).
Cuando se tiene una cantidad importante de datos, en ocasiones se necesita localizar en el libro un dato
concreto. Para facilitar esta tarea, existe la herramienta de búsqueda. Ésta se encuentra en la pestaña
Inicio, con el nombre “Buscar y seleccionar”.
Otra opción para buscar es presionar las teclas Ctrl + B, esto abrirá un cuadro de diálogo que permite
introducir el dato que se desea encontrar.
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Al hacer clic en “Buscar siguiente”, se va pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el
valor introducido. La búsqueda se realizará a partir de donde el usuario esté situado en el documento,
por lo que debe situarse en la primera celda de la hoja si se desea que busque desde el inicio de la
misma. Además, si se tienen varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
También se puede pulsar “Buscar todos” para mostrar en la propia ventana un listado con la localización
de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. La lista de resultados será un conjunto de enlaces
y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos se dirigirá al usuario a la celda en cuestión.
El botón “Opciones” permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. Aquí se podrá elegir
dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro), si busca únicamente las celdas con un
formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.
En la pestaña “Reemplazar” de esta misma ventana, o bien, en la opción “Reemplazar...” del botón
Buscar y seleccionar (teclas Ctrl + L) se puede realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor
original por otro. La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a
formatos; por ejemplo, se pueden buscar todos las celdas que contengan el valor 10 en formato
porcentaje y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda azul, para destacarlos.
⇒ Inserción y edición de comentarios en celdas.
Un comentario en Excel es un cuadro de texto donde podremos introducir la información que deseemos.
Para insertar comentarios en cualquier celda de Excel:

- Pulsar con el botón derecho sobre la celda en cuestión y hacer clic en la opción “Insertar
comentario”.
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- Acceder a la ficha Revisar y pulsar sobre la opción “Nuevo comentario”.
- Cuando se inserta un comentario, aparece una marca de color sobre la esquina superior derecha
de la celda. Al pasar el ratón por encima de ella, se podrá ver el comentario.
- Si se desea que el comentario sea siempre visible, hay que acceder con el botón derecho sobre
la celda a la opción “Mostrar u ocultar comentario”. Esta opción también se encuentra en la ficha
Revisar.
- Asimismo, se puede modificar o eliminar el comentario desde el menú contextual (al pulsar el
botón derecho) o desde la ficha Revisar.
IV. Fórmulas básicas.
Objetivo: comprender fórmulas y funciones, desde su sintaxis para aplicarlas.
⇒ Qué es una fórmula y una función.
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula
que la contiene.
Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja
de cálculo. Pueden estar compuestas por dos o más funciones combinadas.
⇒ Diferencias entre fórmulas y funciones.
Las fórmulas se basan en las operaciones matemáticas básicas: suma, resta, multiplicación, dividisión,
etc.
Las funciones están predefinidas por el programa, lo que da lugar a las siguientes categorías:
Funciones y fórmulas tienen en común que ambas son recursos que facilitan las operaciones
matemáticas y comienzan por el símbolo =. Sin embargo, su estructura es diferente: mientras que las
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fórmulas se crean añadiendo valores y asignando la operación matemática (+, -, *, /), las funciones se
crean a partir de argumentos utilizando paréntesis. Un caso práctico sería el que aparece a continuación:
Ejemplo de una fórmula: =A1+B1

Ejemplo de una función: =SUMA(A1:B1)
⇒ Reglas para crear fórmulas y funciones.
El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla siguiente;
es decir: si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa
la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se
evalúan en el orden en que se encuentren de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el
orden de evaluación de los operadores en una fórmula, se puede hacer uso de los paréntesis.
Operador Valor
+, - Positivo, negativo (como signo)
% Porcentaje
^ Exponente
*/ Multiplicación, División
+, - Suma, Resta (como operación)
& Concatenación de textos
= , <> Igual, Distinto a
<, > Menor que, Mayor que
<= , >= Menor o igual que, Mayor o igual que
Nota: los textos dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.
Tanto las fórmulas como las funciones se escriben en la barra de fórmulas o directo en la celda. Para
las funciones, Excel proporciona ayuda para completar correctamente los argumentos. Si se escribe la
secuencia de manera incorrecta, muestra un error.
Estos son los errores más comunes:

TIPO DE SIGNIFICADO DETALLE
ERROR
#N/A No disponible No encuentra el valor buscado
#¡VALOR! Valor invalido Argumentos erróneos en la fórmula
#¡REF! No hay referencia Eliminamos referencias que son parte de la fórmula
de Excel
#¿NOMBRE? No puede encontrar el Error en el tipeo de la fórmula de Excel
nombre
#¡DIV/O! Dividido por cero El denominador es de valor cero
######### No se puede mostrar valor No se puede mostrar el contenido de la celda
#¡NULO! Valor vacío No se puede determinar el rango de la fórmula
#¡NUM! Número inválido Valores numéricos no validos
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Consideraciones para las funciones:
- Si la función va al comienzo de una fórmula, debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o
después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser números o texto, fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben separarse por una coma (,).
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Hay
funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia de información.
⇒ Uso de fórmulas aritméticas (+, -, /, *).

⇒
Para utilizar cualquiera de las fórmulas básicas, sólo se debe iniciar con el signo = y comenzar a escribir
los números, o indicar la celda más el signo de la operación que se desea realizar.
En caso de que se necesite sumar un rango, se puede hacer uso de la función =SUMA y seleccionar
todos los valores.
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⇒ Uso de funciones básicas (Promedio, Máximo y Mínimo).
Función Promedio (PROMEDIO). Es la que nos permite obtener la media de una serie de valores.
Función Máximo (MAX). Nos permite localizar y mostrar el número máximo de un rango.
Función Mínimo (MIN). Nos permite localizar y mostrar el número mínimo de un rango.
Es este ejemplo se elaboran las tres funciones anteriores, tomando un listado de valores del 10 al 100.
10
20 MAXIMO MINIMO PROMEDIO
30 =MAX(B3:B12) =MIN(B3:B12) =PROMEDIO(A1:A10)
40 100 10 60
50
60
70
80
90
100
Nota: se pueden ir seleccionando las celdas una a una, o un rango completo de celdas.
⇒ Métodos para el copiado rápido de fórmulas y funciones.
Para realizar esta acción, se debe estar consciente de si se requiere que la celda tenga referencia
relativa* o absoluta respecto a la fórmula o función a realizar.
Para un copiado rápido, basta seleccionar lo que se desea copiar, presionar las teclas Ctrl + V y
seleccionar dónde se pegará la fórmula o función; o bien, tomar la esquina inferior derecha de la celda
a copiar y desplazarse a lo largo de la fila o columna copiando de esta manera.
En este ejemplo, la función que se copia es multiplicar los valores del rango A13:A22 por 2.
Es importante recordar que dentro del menú Pegado especial, está la opción de copiar fórmulas.
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*Las referencias relativas hacen referencia a la ubicación de la celda, es decir, a la fila y a la columna
donde se encuentra la celda que contiene un valor o una fórmula. Cuando se toma esa misma celda
para moverla a otra celda, valga la redundancia, ésta hará referencia a celdas nuevas basadas en su
ubicación.
⇒ Referencias absolutas.
Una referencia absoluta a una celda es aquélla que, al copiar la celda que la contiene y pegarla en otra
ubicación, no se ajusta sino que hace referencia siempre a la misma celda.
Para que una referencia a una celda sea absoluta, se debe introducir el símbolo del dólar $ antes de la
letra y antes del número de una referencia relativa.
Tomando como base el ejemplo anterior, de la siguiente manera conseguiremos que al copiar y pegar
siempre se mantenga la referencia a la misma celda:
⇒ Auditoría de fórmulas y funciones.
Los errores en las fórmulas se pueden controlar, pero para corregirlos, es necesario que primero sean
localizados.
Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente se puede cometer un error sintáctico como
=PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo “#¿NOMBRE?”.
En la pestaña Fórmulas, también se encuentra el botón “Rastrear dependientes” dentro del grupo
Auditoría de fórmulas.
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Al hacer clic en la pequeña flecha de la derecha, se despliega un menú con opciones interesantes como
localizar “Referencias circulares”. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú.
En este apartado también aparece la primera opción, “Comprobación de errores…”, que realiza la misma
acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.
Al hacer clic en ese botón, aparece el cuadro de diálogo “Comprobaciones de errores”, como el que se
ve en la imagen, donde se informa qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones puede ofrecer una
corrección.
La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella se conozca cuál es el
problema y pulsando “Modificar” en la barra de fórmulas, se rectifique manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente es posible desplazarse entre los errores del libro, si es que hay
más de uno.
Además, se dispone de herramientas útiles como “Ayuda sobre este error” u “Omitir error” para dejar la
fórmula tal y como está.
El botón “Mostrar pasos de cálculo…” abre un cuadro de diálogo donde se evalúa la fórmula y se informa
dónde se encuentra el error: en el nombre de la función o en los parámetros de la fórmula.
Otras herramientas de Auditoría de fórmulas

En la pestaña Fórmulas, también hay disponibles otras opciones útiles. A continuación, se enlistan
algunas de ellas.
- Rastrear precedentes: dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en
la fórmula.
- Rastrear dependientes: dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda
seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula. También se pueden rastrear desde la
opción “Rastrear error” del menú Comprobación de errores.
- Quitar flechas: las elimina si son indicativas de celdas creadas con “Rastrear dependientes”
o “Rastrear precedentes”.
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- Evaluar fórmula: abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus
resultados.
- Ventana Inspección: permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.
V. Cómo imprimir en Excel.
Objetivo: aprender a diseñar y configurar las hojas que se van a imprimir.
⇒ Consideraciones antes de imprimir un documento.
Las opciones de impresión de un documento de Excel permiten que el usuario vea cómo va a realizarse
la impresión antes de ser estampada en el papel. Esto se realiza en una ventana que permitirá elegir la
impresora y las opciones de impresión.
Enseguida se verán las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como el diseño, la
configuración de las páginas a imprimir y cómo llevar a cabo la propia operación.
En la cinta de opciones, en el menú Archivo, se encuentra la opción “Impresión”, o bien, se pueden

oprimir las teclas Crtl + P, que abren el mismo cuadro.
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En la zona izquierda, se dispone de una serie de opciones de configuración de la impresión, las cuales
permiten modificar los siguientes aspectos:
- Copias: para indicar cuántas copias del documento se imprimirán.

- Impresora: sirve para seleccionar la impresora a utilizar en caso de que no queramos emplear
la que viene seleccionada por defecto. Aquí también se pueden modificar las propiedades de la
impresora seleccionada con el botón “Propiedades de la impresora”.
Otras opciones de Configuración se detallan enseguida:
- Elegir cuáles hojas imprimir: por ejemplo, las hojas activas, todo el libro o una selección
realizada.
- Intercaladas: se imprime el trabajo completo, una vez tras otra; por ejemplo: 1-2-3-4, 1-2-3-4, 1-
2-3-4, al imprimir un libro de 4 hojas 3 veces.
- Orientación: se elige si la impresión será horizontal o vertical.
- Tamaño del papel: carta, oficio, A4, entre otros.
- Márgenes: se modifican los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir.
- Sin escalado: se ajusta el tamaño de la impresión.
⇒ Seleccionar un área de impresión.
En la cinta de opciones, en la pestaña Disposición de página, se encuentran las siguientes opciones:
Para indicar un área de impresión, primero seleccionar una celda o el rango que se desea imprimir para
posteriormente dar clic en “Área de impresión” y seleccionar “Establecer área de impresión”. Una vez
realizado esto, se procede a imprimir.
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⇒ Uso de la vista previa.
La función “Vista previa de impresión” en Excel permite ver cómo aparecerá la hoja de trabajo cuando
se imprima. Cuando se elige la opción “Vista previa de impresión”, disponible en el menú Archivo, la
pantalla cambia significativamente.
Este acceso se puede colocar en la barra de accesos rápidos.
La interfaz de usuario estándar se reemplaza con una colección mínima de herramientas, lo que permite
el mayor espacio posible para mostrar una representación exacta de cómo aparecerá el libro de trabajo
del usuario cuando se imprima.
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⇒ Uso de la vista de salto de página.

⇒
En la cinta de opciones, existe la pestaña Vista, ahí se encuentra la opción “Vista de salto de página”,
misma que permite visualizar el contenido marcando con una lína azul punteada las diferentes hojas.
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⇒ Establecer escala de impresión y tipo de papel.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que se configure la página para modificar los
factores que afectan la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies
de página, tamaño del papel, etc. En la cinta de opciones, sección Configurar página, se encuentran
botones rápidos para muchas de estas acciones.
Pero si se desea acceder a todas las opciones de configuración, se deberá pulsar el pequeño botón de
flecha de la esquina inferior derecha, con lo que se abrirá una nueva ventana.
La nueva ventana que se apertura es “Configurar página” y está organizada en varias pestañas:
En la pestaña Página se pueden indicar características como la orientación del papel, el tamaño del
papel y otros parámetros. La orientación del papel puede ser vertical u horizontal, pero es importante
considerar que en la impresora el papel se colocará siempre de la misma forma.
En “Ajuste de escala” se puede indicar el factor de escala (100%, 50%, 200%...), o bien, ajustar
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por una de alto),
así se imprimirá en una sola hoja.
También se personaliza el tamaño de la hoja para imprimir y la calidad de esta.
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⇒ Establecimiento de márgenes de impresión.
En la pestaña Márgenes se modifican los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas
a imprimir. Para alinear mejor una hoja de cálculo en una página impresa, se pueden usar los márgenes
predefinidos, especificar márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o
vertical en la página.
Los márgenes de la página son los espacios en blanco que se encuentran entre los datos de la hoja de
cálculo y los bordes de la página impresa. Los márgenes superior e inferior de la página pueden usarse
para algunos elementos como encabezados, pies de página y números de página.
⇒ Establecimiento de encabezados y pies de página.
En la pestaña Encabezado y pie de página se personalizan y ajustan diferentes parámetros cuando

una hoja de cálculo en Excel tiene encabezado o pie de página. Por ejemplo, es posible agregar un pie
de página con los números de página, fecha, hora y el nombre del archivo.
Los encabezados y pies de página solamente aparecen en la vista de diseño de página, vista preliminar
y en las páginas impresas. También se puede usar el cuadro de diálogo “Configurar página” si se desea
insertar encabezados o pies de página para más de una hoja de cálculo al mismo tiempo. Para otros
tipos de hojas (por ejemplo, hojas de gráfico o gráficos), sólo se pueden insertar encabezados y pies de
página mediante esta opción.
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⇒ Repetir encabezados en todas las hojas a imprimir.
Si una hoja de cálculo abarca más de una página, se pueden imprimir encabezados o etiquetas de filas
y columnas en cada página impresa para asegurar que los datos estén denominados correctamente.
Por ejemplo, la primera fila de encabezados de columna se puede repetir en todas las páginas cuando
se estén trabajando hojas de cálculo grandes y complejas.
Nota: el comando “Imprimir títulos” aparecerá atenuado si se encuentra activado el modo de edición de
celdas, si se selecciona un gráfico en la misma hoja de cálculo o si no hay una impresora instalada.
En la pestaña Hoja se encuentran las siguientes opciones:
En la opción Imprimir títulos se debe considerar lo siguiente:
• En el cuadro “Repetir filas en extremo superior” se indica la referencia de las filas que incluyan
encabezados de columna.
• En el cuadro “Repetir columnas a la izquierda” se indica la referencia de las columnas que
incluyan los rótulos de fila.
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Por ejemplo, si se desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada página
impresa, puede escribir $1:$1 en el cuadro “Repetir filas en extremo superior”.
Sugerencia: también se puede hacer clic en el botón “Contraer diálogo” en el extremo derecho de los
cuadros “Repetir filas en extremo superior” y “Repetir columnas a la izquierda” y después seleccionar
las columnas o filas de título que se deseen repetir en la hoja de cálculo. Una vez seleccionados estos
elementos, volver a hacer clic en el botón “Contraer diálogo” para volver al cuadro de diálogo.
Nota: si hay más de una hoja de cálculo seleccionada, los cuadros “Repetir filas en extremo superior” y
“Repetir columnas a la izquierda” no estarán disponibles en el cuadro de diálogo. Para cancelar una
selección de varias hojas de cálculo, dar clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada.
En el apartado Imprimir se podrán activar las siguientes opciones:
• Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
• Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.
• Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de la hoja de cálculo.
Esto sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
• Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas
de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
• En el recuadro de “Comentarios y notas” se puede elegir imprimir o no los comentarios que se
hayan agregado en el documento, y si se desea hacerlo exactamente donde se insertaron o al
final de la hoja.
• También se puede elegir imprimir o no las celdas con errores.
El apartado Orden de las páginas se refiere la dirección que éstas seguirán para la impresión.
Otra opción para imprimir títulos se encuentra en la cinta de opciones: en la pestaña Disposición de
página, en el grupo Configurar página, hacer clic en “Imprimir títulos” y se abrirá el cuadro “Configurar
página”, directamente al apartado Hoja.
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Material extra - Atajos con el teclado
Los comandos del teclado permiten acceder a distintas funciones o realizar diferentes acciones en casi
todos los programas que funcionan en la computadora. De esta manera, no sólo se tendrá acceso a
ellos, sino que además se podrá llevar a cabo el trabajo más rápidamente.
Teclas importantes para los atajos
En la mayoría de los casos, los atajos del teclado involucrarán el uso de las teclas Ctrl, Alt y Mayús. Las
teclas Ctrl y Alt siempre están identificadas por su nombre, mientras que la tecla Mayús está
generalmente identificada con una flecha hacia arriba, la cual también es conocida por su nombre en
inglés: Shift. En la siguiente imagen se puede observar la ubicación en la que comúnmente se localizan
las teclas mencionadas:
Teclas de función en Excel

• F1: muestra la ayuda de Excel.
• F2: la celda activa entra en modo de edición.
• F3: en caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo “Pegar nombre”.
• F4: repite la última acción; además, al escribir una fórmula permite cambiar entre referencias
relativas, absolutas y mixtas.
• F5: muestra el cuadro de diálogo “Ir a”.
• F6: sirve para moverse entre los paneles de un libro dividido.
• F7: muestra el cuadro de diálogo “Ortografía”.
• F8: activa el modo “Ampliar selección”, que permite aumentar el rango seleccionado utilizando
las teclas de dirección.
• F9: calcula el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros abiertos.
• F10: activa la barra de menús.
• F11: crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado.
• F12: muestra el cuadro de diálogo “Guardar como”.
Atajos de una sola tecla
• Alt: activa la barra de menús.
• Av pág: desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja.
• Enter: completa la entrada de una celda y selecciona la celda inferior.
• Esc: cancela la entrada de una celda. También cierra cualquier cuadro de diálogo mostrado.
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• Espacio: activa o desactiva una casilla de verificación dentro de un cuadro de diálogo.
• Fin: activa o desactiva el modo final. Al estar en modo final, se pueden utilizar las teclas de
dirección para moverse hacia la última celda del rango actual.
• Inicio: moverse al inicio de la fila.
• Re pág: desplazarse una pantalla arriba dentro de la hoja.
• Retroceso: elimina el contenido de una celda y entra en modo de edición.
• Suprimir: elimina el contenido de una celda.
• Tabulador: completa la entrada de una celda y selecciona la celda a la derecha.
• Teclas de dirección: selecciona la celda superior, inferior, izquierda o derecha de acuerdo con la
tecla de dirección pulsada.
Atajos de teclado básicos en Excel

• Ctrl+A: muestra el cuadro de diálogo Abrir.
• Ctrl+B: muestra el cuadro de diálogo Buscar.
• Ctrl+C: copia las celdas seleccionadas.
• Ctrl+D: copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.
• Ctrl+E: selecciona todas las celdas de la hoja actual.
• Ctrl+G: guarda el libro de trabajo.
• Ctrl+I: muestra el cuadro de diálogo Ir a.
• Ctrl+J: copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
• Ctrl+K: aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
• Ctrl+L: muestra el cuadro de diálogo Reemplazar.
• Ctrl+N: aplica formato de negrita al texto seleccionado.
• Ctrl+P: muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+R: cierra el libro de trabajo.
• Ctrl+S: subraya el texto seleccionado.
• Ctrl+T: muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
• Ctrl+U: nuevo libro de trabajo.
• Ctrl+V: pega el contenido del portapapeles.
• Ctrl+X: corta las celdas seleccionadas.
• Ctrl+Y: rehace la última acción deshecha.
• Ctrl+Z: deshace la última acción.
• Ctrl+1: muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
• Ctrl+2: aplica formato de negrita al texto seleccionado.
• Ctrl+3: aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
• Ctrl+4: subraya el texto seleccionado.
• Ctrl+5: aplica efecto de tachado al texto.
• Ctrl+6: oculta o muestra los objetos de la hoja.
• Ctrl+8: muestra los símbolos de esquema en la hoja.
• Ctrl+9: oculta las filas seleccionadas.
• Ctrl+0: oculta las columnas seleccionadas.
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Atajos con Ctrl y teclas de función
• Ctrl+F1: oculta o muestra la cinta de opciones.
• Ctrl+F2: muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+F3: muestra el Administrador de nombres.
• Ctrl+F4: cierra la ventana del libro actual.
• Ctrl+F5: restaura el tamaño de la ventana del libro actual.
• Ctrl+F6: moverse al libro abierto siguiente.
• Ctrl+F7: permite mover la ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
• Ctrl+F8: permite cambiar el tamaño de la ventana del libro cuando la ventana no está
maximizada.
• Ctrl+F9: minimiza la ventana del libro actual.
• Ctrl+F10: maximiza la ventana de un libro minimizado.
• Ctrl+F11: inserta una hoja de Macros de Microsoft Excel 4.0.
• Ctrl+F12: muestra el cuadro de diálogo Abrir.
Atajos con Shift y teclas de función

• Shift+F2: agrega o edita un comentario de celda.
• Shift+F3: muestra el cuadro de diálogo Insertar función. Al editar una fórmula, muestra el cuadro
de diálogo Argumentos de función.
• Shift+F4: ejecuta el comando “Buscar siguiente” de acuerdo con los términos de búsqueda
indicados previamente.
• Shift+F5: muestra el cuadro de diálogo Buscar.
• Shift+F6: cambia el foco entre la hoja, la cinta de opciones, la barra de estado y el panel de tareas
(si está presente).
• Shift+F7: muestra el panel de tareas Referencia.
• Shift+F8: permite agregar otro rango de celdas a la selección.
• Shift+F9: calcula las fórmulas de la hoja actual.
• Shift+F10: muestra el menú de clic derecho para la selección.
• Shift+F11: inserta una nueva hoja.
• Shift+F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
Atajos con Alt y teclas de función

• Alt+F1: inserta un gráfico en la hoja actual.
• Alt+F2: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
• Alt+F4: cierra Excel.
• Alt+F8: abre el cuadro de diálogo Macro.
• Alt+F10: muestra el panel “Selección y visibilidad” para formas.
• Alt+F11: abre el Editor de Visual Basic para Aplicaciones.
Atajos con las teclas Ctrl + Shift

• Ctrl+ Shift+F3: muestra el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
• Ctrl+Shift+F6: moverse al libro abierto anterior.
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• Ctrl+Shift+F10: activa la barra de menú.
• Ctrl+Shift+F12: muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
• Ctrl+Shift+F: muestra la pestaña Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas.
• Ctrl+Shift+L: activa o desactiva los filtros en un rango.
• Ctrl+Shift+O: selecciona las celdas con comentarios.
• Ctrl+Shift+U: expande la barra de fórmulas.
• Ctrl+Shift+Enter: ingresa una fórmula como una fórmula matricial.
• Ctrl+Shift+Inicio: extiende la selección hasta el inicio de la hoja.
• Ctrl+Shift+Fin: extiende la selección hasta la última celda utilizada en la hoja.
• Ctrl+Shift+Av pág: agrega la siguiente hoja a la selección de hojas.
• Ctrl+Shift+Re pág: agrega la hoja previa a la selección de hojas.
• Ctrl+Shift+Tecla de dirección: extiende la selección a la última celda no vacía en la misma
dirección de la tecla pulsada.
• Ctrl+Shift+Espacio: selecciona el rango de celdas actual o la hoja completa.
• Ctrl+Shift+(: muestra las filas ocultas dentro del rango seleccionado.
• Ctrl+Shift+): muestra las columnas ocultas dentro del rango seleccionado.
• Ctrl+Shift+!: aplica el formato Número con dos decimales.
• Ctrl+Shift+#: aplica el formato Fecha en la forma dd-mmm-aa.
• Ctrl+Shift+$: aplica el formato Moneda con dos decimales.
• Ctrl+Shift+%: aplica el formato Porcentaje sin decimales.
• Ctrl+Shift+/: aplica el formato de notación Científica.
• Ctrl+Shift+: aplica el formato de Hora.
• Ctrl+Shift+&: aplica un borde a la celda.
• Ctrl+Shift+-: remueve los bordes de la celda.
• Ctrl+Shift+” (comillas de cierre): copia el contenido de la celda superior.
Atajos del teclado para moverse en Excel

• Alt+Av pág: moverse una pantalla a la derecha en la hoja.
• Alt+Re pág: moverse una pantalla a la izquierda en la hoja.
• Ctrl+.: moverse a la siguiente esquina de un rango seleccionado.
• Ctrl+Av pág: moverse a la hoja siguiente.
• Ctrl+Re pág: moverse a la hoja anterior.
• Ctrl+Inicio: moverse a la celda A1 o a la celda superior izquierda visible en la hoja.
• Ctrl+Fin: moverse a la última celda utilizada del rango actual.
• Ctrl+Retroceso: desplaza la pantalla para mostrar la celda activa.
• Ctrl+Tabulador: moverse al siguiente libro abierto.
• Ctrl+Tecla de dirección: moverse al extremo de la fila o columna actual de acuerdo con la tecla
de dirección pulsada.
Atajos del teclado para seleccionar datos

• Ctrl+*: selecciona la región actual de celdas con datos.
• Ctrl+Espacio: selecciona la columna actual.
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• Shift+Av pág: extiende la selección hacia abajo por una pantalla.
• Shift+Re pág: extiende la selección hacia arriba por una pantalla.
• Shift+Inicio: extiende la selección hasta el inicio de la fila.
• Shift+Espacio: selecciona la fila actual.
• Shift+Tecla de dirección: extiende la selección una celda en la misma dirección de la tecla
pulsada.
Atajos para ingresar datos y fórmulas

• Alt+=: inserta una autosuma de las celdas adyacentes.
• Alt+Abajo: despliega las opciones de una lista de validación de datos.
• Alt+Enter: inserta un salto de línea dentro de una celda.
• Ctrl+, (coma): insertar la fecha actual.
• Ctrl+: (dos puntos): insertar la hora actual.
• Ctrl+” (comillas dobles): copia el valor de la celda superior.
• Ctrl+’ (comilla simple): copia la fórmula de la celda superior.
• Ctrl+Enter: llena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
• Ctrl+Suprimir: borra todo el texto hasta el final de la línea.
• Ctrl+Alt+K: insertar un hipervínculo.
• Shift+Enter: completa la entrada de celda y selecciona la celda superior.
• Shift+Tabulador: completa la entrada de celda y selecciona la celda a la izquierda.
Otros atajos del teclado en Excel

• Alt+Espacio: abre el menú de control de la venta de Excel.
• Alt+’ (comilla simple): muestra el cuadro de diálogo Estilo.
• Alt+Ctrl+Izquierda: se mueve hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes de un rango
seleccionado.
• Alt+Ctrl+Derecha: se mueve hacia la derecha entre las celdas no adyacentes de un rango
seleccionado.
• Ctrl+-: muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
• Ctrl++: muestra el cuadro de diálogo Insertar celdas.
• Ctrl+Alt+V: muestra el cuadro de diálogo Pegado especial.
Bibliografía
- Peralta C. Antonio P Ruiz (2018) , “Excel básico a Intermedio”, Independently Published, 2018.
- PERALTA C. Antonio P Ruiz (2018) , “Excel diplomado de cero a experto”, Santo Domingo D N., en
Dominican Republic, Independently Published.
- https://support.microsoft.com/es-es/excel
61

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I. Introducción a las hojas de cálculo en Excel.

II. Introducción y edición de datos.

III. Formatos y estilos en la hoja de cálculo.

IV. Fórmulas básicas.

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V. Cómo imprimir en Excel.

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I.Introducción a las hojas de cálculo en Excel.

Objetivo: conocer la interfaz de una hoja de cálculo.

⇒ Ambiente gráfico de Excel (interfaz).

• Ingresar datos en listas o secuencias de operaciones, guardarlos e imprimirlos.

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Los conceptos más utilizados son los siguientes:

⇒ Personalización de configuraciones predeterminadas

Algunas de las acciones de personalización más comunes se describen a continuación.

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Guardar un libro de Excel.

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SYLK (vínculo simbólico)

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Platilla de Excel 97-2003

Hoja de cálculo XML

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⇒ Uso del teclado para el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo (navegar).

El primero es utilizar la barra de etiquetas:

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Otro método es utilizando los botones de desplazamiento de etiquetas. Se permite el desplazamiento

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