Outlook

Training Avanzado, parte 1

BUILD SOFTWARE - BUILD SMART VALUE FOR YOUR BUSINESS - POSITIVE EXPERIENCES
Introduciendo

Microsoft Outlook
Es una aplicación de gestión de correo, así como agenda
personal, que nos permite la comunicación con miles de
personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

Con Outlook, todo lo que necesitas para lograr la mayor

productividad y conexión en el hogar, durante los
desplazamientos y en cualquier otro lugar.

Una de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no solo texto en el
mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de
música, aplicaciones, etc.

Trabaja de forma eficiente con el correo, el calendario, los contactos, las tareas y mucho más,
todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive,
acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.

Reserva salas de conferencias y haz un seguimiento de las confirmaciones de asistencia de las

invitaciones a reuniones directamente desde tu calendario. Para hacer planes y coordinar
programaciones, comparte calendarios y consulta la disponibilidad de tus compañeros de trabajo.

Enviar, recibir y administrar tu correo. Usa el

Aprenda a usar Outlook calendario integrado de Outlook para hacer
un seguimiento de citas y eventos.
Microsoft Outlook

Las barras

La cinta de Outlook contiene todas las opciones y comandos que usa para realizar La cinta simplificada muestra los
tareas en Outlook. Por ejemplo, puede hacer clic en los botones de la cinta de comandos más usados en una
opciones para crear un nuevo mensaje de correo electrónico, eliminar mensajes sola línea. Sin embargo, con
de correo electrónico, abrir una nueva convocatoria de reunión o asignar una menos espacio disponible para
categoría a un elemento. Sin embargo, la cinta de opciones ocupa mucha los comandos, no todos los
cantidad de espacio en la pantalla. botones que se usan se
ajustarán a la cinta simplificada.

Si no ve un botón que necesita en la cinta simplificada, tiene varias opciones.

Escriba el comando que necesite en el cuadro ¿qué desea hacer? de la

parte superior de la pantalla. Outlook le mostrará tanto el comando
que necesita como la ayuda de ese comando.

Cambiar a la cinta simplificada Si un botón de la cinta simplificada tiene una flecha hacia abajo, haga
clic en la flecha para ver otros comandos similares. Por ejemplo, la
cinta clásica tiene botones para el correo electrónico nuevo y para
Para desplazarse entre la cinta simplificada y la cinta clásica, haga clic en el nuevos elementos. En la cinta simplificada, se pueden encontrar todas
símbolo de intercalación que apunta hacia abajo en la esquina inferior derecha de las opciones que solían estar en elementos nuevos haciendo clic en la
la cinta de opciones completa y clásica para contraer la cinta de opciones flecha junto a nuevo correo electrónico.
simplificada.

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Contactos
Para encontrar otros comandos, haga
clic en los ··· en el extremo derecho Crear un contacto
de la cinta de opciones simplificada.

Por ejemplo, desde la bandeja de Puede capturar y organizar la información sobre las personas guardar nuevos
entrada, puede encontrar una gran contactos a la libreta de direcciones. Los contactos son como tarjetas
variedad de botones, como reglas, electrónicas que guardar información de contacto de una persona. Puede ser
responder con reunión y leer en voz tan básico como una dirección de correo electrónico y nombre de un contacto
alta. o incluir más información, como una dirección postal, varios números de
teléfono y una imagen de perfil.
La cinta simplificada es totalmente
personalizable. Puede anclar o
desanclar los botones más usados para
agilizar el acceso.

Desactivar la cinta simplificada

Puede desactivar la cinta simplificada y volver a la cinta de opciones clásica

expandida haciendo clic en el símbolo de intercalación hacia abajo en el lado
derecho de la cinta de opciones.

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Agregar un contacto desde cero Eliminar un contacto

Haga clic en Usuarios en la parte Hay varios lugares en los que Outlook puede almacenar contactos. Sus
inferior de la pantalla. contactos personales se almacenan en carpetas en un archivo de datos de
Outlook o en su buzón de Exchange o Microsoft 365. Los contactos de la
organización se almacenan en una lista global de direcciones.

1. En el menú archivo, seleccione Para eliminar un contacto de una de sus carpetas de contactos:
Nuevo contacto o presione
CTRL+n. 1. En la barra de navegación, haga
clic en personas.
2. Escriba un nombre y cualquier
otra información que desee incluir 2. Hacer clic en Contactos
para el contacto.
3. Seleccione el contacto que desea
eliminar y, a continuación, haga
clic en eliminar en la cinta o haga
clic con el botón secundario en el
Modificar un contacto contacto y haga clic en eliminar.

1. En la barra de navegación, haga

clic en Personas.

2. Haga doble clic en un contacto

para abrir el contacto.

3. Agregue o actualice información

del contacto.

4. Haga clic en Guardar y cerrar

para actualizar el contacto.

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Correo Usar las @menciones para llamar la atención

de un usuario

Crear y enviar correo electrónico 1. En el cuerpo del mensaje de correo electrónico o de la invitación de
calendario, escriba el símbolo @ y las primeras letras del nombre o los
1. Elija Nuevo correo para iniciar un 4. Coloque el cursor en el cuerpo del apellidos del contacto.
nuevo mensaje. mensaje de correo electrónico y,
después, empiece a escribir. 2. Cuando Outlook le ofrezca una o más sugerencias, elija el contacto que
2. Escriba un nombre o una dirección quiera mencionar.
de correo electrónico en el campo 5. Después de escribir el mensaje,
Para, CC o CCO. elija Enviar. De forma predeterminada, se incluye el nombre completo. Puede eliminar
una parte de la mención (por ejemplo, todo excepto el nombre del
3. En Asunto, escriba el asunto del contacto).
mensaje de correo electrónico.
3. El contacto mencionado se agregará a la línea Para del correo electrónico o
de la invitación a la reunión.

Insertar elementos

Es fácil adjuntar imágenes, archivos, contactos, mensajes de correo y muchos

otros elementos a los mensajes de Outlook.

Outlook permite elegir rápidamente si quiere enviar el documento como un

archivo adjunto tradicional o cargarlo en OneDrive y compartir un vínculo al
archivo. También puede establecer permisos en cualquier archivo enviado
desde OneDrive que permiten a los destinatarios del mensaje verlos y editarlos,
o compartirlos con otros usuarios.

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Insertar una imagen en el cuerpo de un

mensaje de correo

Al enviar imágenes, puede adjuntar la imagen al mensaje de correo o insertarla

en el cuerpo del mensaje. Para insertar una imagen que se muestra en el cuerpo
de un mensaje de correo, siga estos pasos:

1. Coloque el cursor donde quiere 3. Busque en el equipo o las

que aparezca la imagen en el ubicaciones de archivos online la
mensaje. imagen que quiere insertar.
Seleccione la imagen y luego
2. En la cinta de opciones, seleccione haga clic en Insertar.
Insertar > Imágenes.

1. En la cinta, haga clic en Adjuntar 4. En el mensaje de correo, vuelva a

Cargar un archivo guardado localmente archivo > Examinar este equipo y seleccionar la flecha abajo del
en OneDrive elija el archivo que quiere adjuntar. archivo adjunto.

2. En el mensaje de correo, 5. Seleccione Cambiar permisos y

Cargar el archivo adjunto facilita la colaboración. Puede estar seguro de que seleccione la flecha abajo del luego elija las opciones que desee.
todas las personas están colaborando en la misma versión del archivo (y la más archivo adjunto.
actualizada). También puede cargarlo en OneDrive si el archivo es demasiado
grande para compartirlo como datos adjuntos tradicionales. 3. Elija Cargar en OneDrive y,
después, seleccione la ubicación
que quiere para el archivo.

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Adjuntar un vínculo a una imagen, archivo Visualizar y Guardar anexos

o carpeta desde su OneDrive

1. Responder, reenviar o crear un Para adjuntar más de un archivo, Abrir datos adjuntos
nuevo mensaje de correo mantenga presionada la tecla
electrónico o evento de calendario. Ctrl (o el comando en Mac) La mayoría de las veces, verá los archivos adjuntos en el panel de lectura,
mientras selecciona varios directamente debajo del encabezado o el asunto del mensaje. En ocasiones,
2. Seleccione adjuntar y, a archivos. verá los datos adjuntos en el cuerpo del mensaje.
continuación, examinar
ubicaciones en la nube. 4. También puede usar copiar el Haga doble clic en el icono de datos adjuntos para abrir los datos adjuntos.
vínculo de un OneDrive datos
3. Elija el archivo de su OneDrive u adjuntos y pegarlo en otro lugar.
otro almacenamiento en la nube
con el que desee establecer el
vínculo y seleccione siguiente.

Opciones del correo

Las opciones de Mensajería le permiten definir configuraciones individuales de

los mensajes, tales como la firma de correo electrónico o la forma en que los
nombres de los destinatarios se resuelvan en un mensaje nuevo.

Para ir a la página Opciones de mensaje desde la página principal de Outlook

Web App, elija Opciones en la esquina superior y luego Mensajería en la lista del
panel de navegación.

Una vez modificada la configuración en esta página, haga clic en Guardar para
aplicar los cambios.

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Guardar datos adjuntos Ordenar los mensajes

Para guardar los datos adjuntos, elija la flecha desplegable situada a la derecha
del icono de datos adjuntos para abrir el menú datos adjuntos. Priorizar mensajes con la Bandeja de
Elija Guardar como para guardar un dato adjunto en su equipo o en la ubicación
entrada Prioritarios
de almacenamiento en la nube. Elija guardar todos los datos adjuntos para
guardar todos los datos adjuntos de un solo mensaje. De forma predeterminada, La bandeja de entrada prioritarios ordena el correo electrónico en dos
todos los datos adjuntos se guardarán en la carpeta documentos, pero puede pestañas: prioritarios para los mensajes que es más probable que lean y otros
elegir una ubicación diferente cada vez que guarde los datos adjuntos. para el resto.

Para activar la Bandeja de entrada Prioritarios:

También puede guardar datos
adjuntos arrastrándolos y colocándolos Seleccione Configuración > Bandeja de entrada Prioritarios.
desde el mensaje de correo electrónico
hasta el escritorio. Al arrastrar y colocar
datos adjuntos almacenados en la nube, Para mover un mensaje de una pestaña a otra:
se descargará y se guardará una copia
local de los datos adjuntos.
1. Seleccione la pestaña Prioritarios
u Otros.

2. Seleccione el mensaje que quiere

mover y, en la barra de
herramientas, seleccione
mover a > mover a... o mover
siempre a...

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Usar filtros para ordenar y mostrar Crear una nueva carpeta

los mensajes
Las carpetas le proporcionan una forma para organizar sus mensajes de correo
Use filtros para seleccionar los mensajes que quiera mostrar. electrónico, calendarios, contactos y tareas en Outlook. Para agregar una carpeta
a panel de carpetas, realice los siguientes pasos:

1. En el panel izquierdo de Mail, 2. En el cuadro Nombre, escriba

1. Seleccione Filtrar. Contactos, Tareas o Calendario, un nombre para la carpeta y
haga clic con el botón derecho pulse Entrar.
2. Seleccione una opción. donde quiera agregar la carpeta y
haga clic en Nueva carpeta.

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