ENSAYO

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCIÓN La Ley Nacional 594

de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V :

Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del
soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del
objeto social para el que fueron creadas.

En su articulo 24 refiere entre otros aspectos, la obligación de la elaboración y adopción de las

Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de
acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe
conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración
pública, agentesdinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos
informativos.

¿Qué es una tabla de retención documental, como se elaboran y cuál es su importancia dentro de
una organización o empresa ya sea de carácter público o privado? Las Tablas de Retención
Documental (TRD) son un instrumento archivístico que fortalecen y apoyan las estrategias de
gestión documental al interior de las empresas, definido por La norma ISADG (Norma
Internacional de Descripción Archivística) que sirve para determinar el valor del documento, la
información contenida en ellos, la categorización, optimización de los procesos y controlar el ciclo
de vida de los documentos en una organización. Teniendo lo anterior claro, uno de los
instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental en una
empresa, las Tablas de Retención Documental o TRD, las cuales se caracterizan por ser una
herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva
tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición
final.

BENEFICIOS DE SU APLICACIÓN:
Cada empresa produce (a su ritmo) diferentes tipos de información en distintos formatos De este
modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir perdiendo
control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo
documental, así como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los
documentos. Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y
del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de la
información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y
la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa.

En el IDT se adoptó el formato de Tabla de Retención Documental del Archivo de Bogotá y se

encuentra normalizada en el SIG. Las TRD forman parte de las herramientas de gestión
documental de las instituciones productoras y cumplen con las siguientes funciones: Identifican

las funciones de la institución productora de los documentos. Visibilizan y transparentan la

producción documental de la institución mediante la presentación y manejo de un listado de
series y subseries documentales.

Facilitan el proceso de organización documental en las distintas fases de losdocumentos.

Documentan los tiempos en que los documentos deben permanecer en los diferentes archivos, de
acuerdo al ciclo vital de los documentos(retención).

Facilitan la toma de decisión en relación a la disposición final de los documentos, previo análisis y
determinación de sus valores.

Regulan las transferencias desde las instituciones productoras al Archivo Nacional

comoconsecuencia de su aplicación.

Otorgan seguridad a los procesos de valoración y eliminación de los documentos de archivo, de

acuerdo a la normativa vigente.

Procedimiento para la elaboración de tablas de retención documental Este procedimiento aplica a

todas aquellas instituciones públicas que se encuentran afectas al DFL N°5.200 de 1929, que estén
obligadas a transferir sus documentos al Archivo Nacional, así como a todas aquellas que
voluntariamente deseen transferir sus documentos a esta institución. La elaboración de la TRD se
inicia con la identificación del último acto administrativo que afecte las funciones de la
institución productora de los documentos, pudiendo ser un decreto, una resolución u otro
documento oficial,donde se establezca la modificación de su orgánica, se añadan o resten
funciones. A partir de este documento, se construye la tabla incorporando el listado de series y
subseries que genera la institución para el cumplimiento de sus funciones y en algunos
casos, también se enlistan los tipos documentales que dan forma a esas series y subseries
documentales. Una vez finalizada, la TRD reflejará las decisiones del Comité de Archivos (CDA) en
relación a la disposición final de los documentos de la institución, entendida como la “destrucción
final delos documentos de archivo o su transferencia a un archivo tal como está determinado
en su valoración” , considerando que “ninguna acción de disposición debería tener lugar si no se
garantiza que el documento de archivo ya no se necesita, que no queda ninguna labor pendiente
de ejecución y que no existe ningún litigio o investigación, en el momento actual o pendiente de
realización, que implique la utilización del documento como prueba. El proceso de elaboración
dela TRD, con las directrices establecidas en este documento, otorgará fuerza y registrará el
proceso de valoración, explicitando todos los procedimientos que determinarán la disposición
final de los documentos, de acuerdo a las disposiciones legales que permitan materializar las
acciones propuestas en la Tabla de Retención Documental.

Pasos para la Elaboración de la Tabla de Retención Documental

Para iniciar el trabajo de elaboración de las TRD, es necesario que la institución conforme una
Comisión de Archivos (CDA) que será la responsable de llevar acabo este procedimiento. Esta
comisión debe ser coordinada y articulada por el archivero o encargado del sistema de gestión
documental. Este comité debe estar conformado por: El responsable (s) de la producción y/o
gestión de los documentos. Un técnico jurídico administrativo u otro funcionario que tenga
conocimiento específico de la organización desde el punto de vista organizacional y del marco
jurídico institucional y sectorial.

Un especialista de la institución en finanzas y legislación relacionada, que maneje los plazos de

auditorías y fiscalizaciones.

Un experto en historia contemporánea, puede ser un historiador que analice los aspectos
relacionados con el valor secundario de los documentos y su interés para la investigación en el
presente y en el futuro.

Un experto en tecnologías de la información y comunicación de la institución, que pueda dar su

opinión principalmente relacionado a los soportes, formatos e interoperabilidad del sistema que
contiene la serie evaluado. Encargado de la oficina de partes.• Archivero del sistema. Es el alma
del sistema, pero también el técnico que aporta un conocimiento de la organización a través del
tiempo, con una visión alargo plazo tanto hacia el pasado como hacia el futuro, y el que puede
hacer los estudios comparativos con otros sistemas de valoración. Las principales funciones que
deberá realizar este comité serán: Recoger el trabajo resultante de valoración documental, una
vez determinados los valores primarios y secundarios de los documentos Establecer tiempos de
permanencia en las diferentes fases de archivo.

Presentar a la dirección la propuesta y los documentos de la TRD. Participar en el Comité de

Valoración del Archivo Nacional.

Paso 1:

Investigación Preliminar La primera etapa en la elaboración de la TRD consiste en desarrollar una

investigación preliminar y recopilar antecedentes sobre la historia de la institución, incluyendo los
cambios administrativos que ha tenido durante su evolución, las funciones y los procedimientos
que ejecuta para cumplir con su misión.

Además de esta recopilación de documentos institucionales, será necesario efectuar todas las
entrevistas necesarias para indagar aspectos relacionados con la producción delos documentos, la
normativa a que están sujetos y conocer los procedimientos que realiza la institución en materia
de archivos (custodia, transferencias, eliminación, entre otros)Los resultados obtenidos de la
entrevista deben generar información que permita identificar: La ubicación de la unidad en el
organigrama institucional. Las funciones asignadas mediante último acto administrativo. Las
oficinas que intervienen en el trámite. La producción documental ya sea mensual o anual. Si la
Unidad Documental generada es simple o compuesta. La frecuencia de producción. La
frecuencia de consulta. Las normas que afectan su producción. El nombre con el que se conoce la
unidad documental y sus variantes. Sus caracteres externos (soporte, formato) El tipo de•
•ordenamiento. Su estado de conservación. Si la información que contienen• •está registrada en
otras unidades documentales. Los documentos que integran la unidad documental. El tiempo de
conservación en el Archivo de Gestión o en la oficina que las produce. La persona determina el
tiempo de permanencia en el archivo. Si ha sido objeto de transferencias al Archivo Nacional
Cuántas transferencias han realizado y en qué periodo. Finalmente, la persona que efectúela(s)
entrevista(s) deberá registrar los nombres de los funcionarios entrevistados, sus cargos y las firmas
para asegurar el compromiso de los entrevistados con la información entregada, que será un
insumo fundamental, junto con la documentación recopilada para la elaboración de la TRD.

Paso 2:

Análisis de la Información recogida Esta etapa tiene como objetivo analizar la información reunida
a través de la recopilación de la legislación, actos administrativos, historias institucionales y de la
información proporcionada por las personas entrevistadas o productores de los documentos con
el objeto de sustentar la relación funciones/documentos.

1. Una vez analizada la información, confirmar que las series y subseries documentales
correspondan a las del Cuadro de Clasificación Documental y su respectiva codificación.

2. En caso de no contar con este instrumento, consultar el instructivo para la elaboración del
Cuadro de Clasificación Documental.

Como se indicó anteriormente, este instrumento es requisito obligatorio para pasar a la tercera
etapa de este instructivo.

Paso 3:

Elaboración de Propuesta de Tabla de Retención Documental Una vez sistematizada la información

y confirmadas las series y subseries documentales que genera la institución, es momento de
realizar la propuesta de tabla de retención. Para tal efecto puede utilizar el Formulario de Tabla de
Retención Documenta.

1. Identificar la institución productora.

2. Indicar la versión y fecha de elaboración de la TRD.

3. Registrar las series y subseries documentales y su respectiva codificación.

4. Asignar tiempos de retención a las series o subseries estableciendo la permanencia en

cada archivo, de acuerdo a la normativa vigente. Para establecer y determinar los tiempos de
retención.

5. Una vez establecidos los plazos de retención, indicar en la propuesta en qué soporte se
encuentra la serie documental. Si se encuentran en papel indicar con una P y si el soporte es
electrónico con una E en el formulario.

6. Realizar una propuesta de disposición final de los documentos que contemple las
siguientes acciones:

Conservación Permanente:

La conservación permanente aplica a las series documentales que poseen valores secundarios, ya
sean históricos, culturales o informativos. El proceso de conservación

total o permanente implica que los documentos no serán objeto de eliminación alguna, ni parcial
ni total y que los documentos se conservarán en sus soportes originales.

Eliminación:

Proceso aplicado a aquellas series documentales que no poseen valores primarios ni secundarios y
por tanto, son factible de eliminar, siempre que la normativa vigente lo permita.

Transferencia:

Procedimiento habitual mediante de ingreso de fondos en un archivo mediante el traslado de las

fracciones de series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijado
por las normas establecidas.

Este procedimiento debe quedar registrado en el Formulario de Tabla de Retención Documental,

independiente de que las series documentales sean traspasadas dentro de la propia institución (de
archivo de gestión a un archivo central) o bien ,al Archivo Nacional. Ya finalizada la propuesta de
TRD, es necesario realizar una introducción que explique cómo se elaboró el instrumento, qué
metodología se utilizó, cuál es el contexto normativo que sustenta las decisiones que contiene,
especialmente, la disposición documental, entre otros aspectos relevantes de destacar y que sean
pertinentes para asegurar la comprensión y coherencia de este instrumento.
Proceso de Validación de las Tablas de Retención Documental

Paso 1:

Validación institucional Una vez finalizada la propuesta, el Comité de Archivos (CDA) deberá
presentarla a los directivos de la institución para su aprobación. La presentación de la propuesta
de TRD a esta instancia deberá estar a cargo del archivero para

explicar las decisiones que se tomaron para realizar el instrumento. La aprobación o rechazo de la
TRD deberá constar en un acta de reunión donde se expliciten los criterios utilizados para evaluar,
aprobar o rechazar el documento y los acuerdos a que haya llegado esta instancia. Una vez
aprobada la propuesta, enviar la TRD con sus antecedentes a la Dirección de Archivo Nacional en
formato electrónico.

Paso 2:

Validación por parte del Archivo Nacional El Archivo Nacional a través del Comité de Valoración
será la única instancia responsable de validar las TRD de las instituciones productoras de la
administración pública. Este comité recibirá la propuesta de TRD y tendrá como misión analizar,
aprobar o rechazar la propuesta presentada por la institución. El Comité de Valoración estará
integrado por el o la Director (a) del Archivo Nacional, representantes de la Coordinación Técnico
Normativa, la jefatura de la unidad de Valoración Documental, un representante de la Contraloría
General de la República, un representante de la institución que presenta su TRD para aprobación.
En caso de existir reparos y observaciones a la TRD, estos deberán quedar registrados en el acta de
reunión y la institución tendrá un plazo de 30 días hábiles para subsanarlos y presentar
nuevamente todos los documentos pertinentes. En caso de no cumplir con esta obligación,
Archivo Nacional no emitirá el acto administrativo y por lo tanto, no validará ningún
procedimiento que pueda afectar los documentos. Finalmente, cabe señalar que la Tabla de
Retención

Documental es un instrumento archivístico actualizable y está sujeto a modificaciones que la

propia institución deberá documentar y registrar. Archivo Nacional deberá ser notificado de esta
modificación y el instrumento deberá ser validado nuevamente, de acuerdo a los pasos que se
señalaron anteriormente. En la siguiente imagen veremos cómo completar los espacios La
importancia de las tablas de retención documental La producción documental, pese a ser una
actividad normalizada en las empresas ,requiere de ciertos protocolos para que no ralentice los
procesos y para que a la larga no termine convirtiéndose en una carga fuera de control. Por falta
de lo anterior, es que, en algunas ocasiones, sin importar los formatos de los
documentos, éstos terminan ensanchando las listas y los espacios de almacenamiento.
Pongámoslo de esta manera: te has preguntado por cuánto tiempo se debería mantener un
documento en archivo, y lo más importante, ¿qué hacer con él cuando su ciclo de vida haya
terminado? Es en estas cuestiones que radica la importancia de las Tablas de Retención
Documental, ya que una adecuada administración de las mismas, puede ayudarte a definir y
gestionar la información, manteniendo un control y una categorización eficiente. También porque
es una herramienta útil, ya que su aplicación, facilita el manejo de la información al contribuir con
la racionalización de la

producción documental, además de ayudar a la administración a prestar un servicio efectivo,

teniendo una facilidad de control y acceso a los documentos generados durante los tiempos de
retención estipulados.

CONCLUSIONES

Para concluir en la realización de este ensayo tengo que resaltar que me enseño más detalles
sobre esta útil herramienta que son las tablas de retención documental (TRD) que contribuyen
a las empresas que aplican este método. Que cada documento producido por la empresa, se
encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la realidad administrativa
Facilidad de la gestión documental de los trámites ya que la tabla de retención documental
especifica las agrupaciones documentales con base en las funciones que dan resolución a dichos
tramites. Disminución de fuga de la información cuando algún empleado renuncia, si tenemos en
cuenta la tabla de retención documental identifica el quehacer a partir de los documentos y
captura de la información que se genera. Reducción de tiempo para la búsqueda de información y
muy importante, agilidad en los procesos administrativos al contar con la información al alcance y
de manera oportuna.