Trabajo Monográfico

MINISTERIO DE EDUCACIÓN DEL PERÚ
INSTITUCIÓN EDUCATIVA PETER DRUCKER

CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA
“ESPECIALIDAD DE SECRETARIADO EJECUTIVO”
CURSO: OFIMÁTICA
TRABAJO MONOGRÁFICO
DOCENTE: ING. DARCY HUAMAN GONZALES
ESPECIALIDAD SECRETARIADO EJECUTIVO
INTEGRANTES:
1. ROSMERY CAIZ BARAZORDA AVALOS
2. VINERVA VEGA OTAZU
3. SUSAN JULIETA LIMACHE TINTA
4. JHOLIZZA ARONI MOSCOSO

Contenido
INTRODUCCION....................................................................................1
REGISTRO DEL TRAMITE.....................................................................2
REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS.....................................................3
RECEPCION DEL TRAMITE..................................................................3
MOVIMIENTO DEL TRAMITE................................................................4
FINALIZANDO UN TRAMITE.................................................................5
CONSULTAR UN TRAMITE...................................................................5
REPORTE DEL SISTEMA..................................................................6
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN.............8
ORGANIZACIÓN.................................................................................9
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO....................................................10

INTRODUCCION
El objetivo principal de un Sistema de Trámite Documentario es permitir a una

Institución tener el control de la ubicación física y lógica de la documentación que
fluye y llega dentro de ella y realizar su seguimiento, mejorando así la calidad de
servicio y atención al cliente los cuales básicamente son nuestros alumnos. Por
este motivo es que ha preparado esta guía resumida para el usuario del Sistema
de Trámite Documentario de la fía, que permitirá conocer los aspectos básicos,
como son la generación, recepción, envío, termino y consulta de trámites.
para el ejemplo, se ha creado el flujo básico del trámite para la obtención de un

Certificado de estudio considerando que el flujo de la documentación sea como el
de la figura, se tendrán que realizar las siguientes actividades:
1. La documentación que ingresa a la FIA se registra en la Oficina de Mesa de

Partes. Aquí se registra al cliente, el trámite, fecha, asunto, el tipo de documento y
otros datos adicionales. Luego, esta oficina tiene la tarea de derivar el trámite
hacia la oficina responsable (registros académicos) para su respectivo proceso
y genera su reporte de cargo.
2. Luego, REGISTROS ACADEMICOS tiene la tarea de recepcionar mediante

sistema y físicamente el trámite. Firmará el reporte de cargo que le hará entrega
Mesa de Partes.
3. Después que la REGISTROS ACADEMICOS procese el trámite, es decir

elabore el certificado de estudios, debe dar por finalizado el trámite mediante
sistema y físicamente entregar al alumno el certificado. Así, las Oficinas
Responsables de procesar el trámite (según el flujo correspondiente) se
encargarán de recepcionar y derivar o dar por terminado al trámite asignado.
IMAGEN 1
REGISTRO DEL TRAMITE
2. Ir a la opción de Tramite Documentario, opción Procesos, opción Generar

Trámite. Aparece el formulario Generación de Trámite. Seleccionamos a uno de
nuestros clientes que son las personas que solicitan el trámite. Estos son un:
alumno, oficina, empresa y dependencia.
4. La Oficina donde se centraliza y se genera el trámite es Mesa de Partes, por

tanto, se seleccionará:
Tabla1
Trámite administrativo procedimiento

Local facultad
Oficina Mesa de partes
Tipo de tramite Certificado de estudios
Tipo de documento y numero solicitud
requisitos seleccionar
Detalle Asunto del tramite
Tabla1: cuadro de trámite administrativo 1
Luego de GRABAR la operación se mostrará el NÚMERO DE TRÁMITE, para

cualquier seguimiento o reclamo.
REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS
1 Ir a la opción Trámite Documentario, opción Procesos, opción Mover,

Recepcionar y Entregar
2 La Oficina de Mesa de Partes, es la encargada de la generación y la primera

derivación del trámite. Si se desea, se puede escribir un detalle o comentario del
envío o transferencia. Aquí se muestra el trámite generado y su posterior envío.
Se selecciona enviar y luego grabar
3. Después que la Oficina de Mesa de Partes envíe o derive su carga en el

sistema, se acercará a la Oficina respectiva con su cargo de entrega, la cual es
un reporte generado por el sistema.
RECEPCION DEL TRAMITE
Para revisar lo que Mesa de Partes nos ha enviado, seleccionamos la opción

Mover, Recepcionar y Entregar Tramite, mencionada anteriormente en la sección
Registro de los movimientos de este manual, Aparecerá el formulario

correspondiente. Aquí seleccionamos la Oficina a la que pertenecemos. Luego
seleccionamos la opción PARA
De esta manera, aceptamos nuestros trámites pendientes que Mesa de Partes

nos ha enviado y que tenemos que recepcionar
9. Una vez recepcionado el trámite, implica que este tiene el estado de EN
PROCESO. Aquí, tenemos 2 opciones: enviar el trámite a otra oficina o finalizar
el trámite.
IMAGEN 2
MOVIMIENTO DEL TRAMITE
10. Si enviamos el trámite a otra oficina, procederemos como en la sección.

Seleccionamos la opción para enviar. Luego aparecerán los trámites que hemos
recepcionado que Mesa de Partes nos ha enviado y que tenemos que ENVIAR.
Hacer clic en el botón grabar.
Esto implica que nuestro trámite tiene el estado de en movimiento.
FINALIZANDO UN TRAMITE
11. Si finalizamos el trámite, procedemos de la siguiente manera:
Seleccionamos la opción FIN DEL TRAMITE. Luego aparecerán los trámites que
hemos recepcionado que Mesa de Partes nos ha enviado y que tenemos que dar
fin. Hacer clic en el botón grabar.
CONSULTAR UN TRAMITE
Para consultar el estado del trámite, ir a Tramite Documentario, opción Consultas

y Gestión de Trámites.
Buscamos al alumno, cliente del trámite a consultar. Aparece el formulario de

consulta. Ubicamos el trámite a consultar a través del nombre del cliente, el
número de trámite o la fecha de ingreso al sistema del mismo. En la figura vemos
que el estado del trámite del ejemplo es fin de trámite.
Podría aparecer el estado moviendo de oficina, el cual indica que el trámite no

ha sido recepcionado por ninguna oficina. Ha sido solamente enviado y ninguna
oficina lo está atendiendo.
También, podría aparecer el estado tramite en proceso, el cual indica que el

trámite este siendo atendido por alguna oficina.
Si deseamos ver el detalle del trámite consultado, con la intención de realizar un

seguimiento con un fin informativo, hacemos doble clic en el trámite seleccionado
y se mostrará el detalle respectivo. Como se ve en el ejemplo, la constancia de
egreso fue entregada por Registros Académicos, siendo esta oficina la encargada
de finalizar el trámite.
REPORTE DEL SISTEMA
Para ver o imprimir un reporte o listado de los trámites por fecha, ir a Trámite
Documentario, opción Reportes de Trámites Emitidos Según la fecha que
seleccionemos, se tiene un resumen de los trámites, donde se muestra
información básica. Elegir el rango de Fechas y hacer clic en
También es posible obtener un reporte en Microsoft Excel donde se muestra

información más detallada de los trámites. Este reporte es muy útil ya que se
puede filtrar la información y buscar los trámites por algún criterio que no esté
contemplado como por detalle del trámite, por número
de documento o alguna observación. Elegir el rango de Fechas y hacer clic en los

detalles que se muestran son: Número del Trámite, Local, La Oficina que ingresó
el Trámite, Trámite, Detalle o Asunto del Trámite, Mensaje de Movimiento o
Transferencia, Documento, Número del documento, Cliente o Tramitador, tipo de
Cliente, Estado del Trámite, Fecha de Ingreso y el La Oficina de ubicación actual
del trámite.
De esta manera finalizamos con las principales actividades que los usuarios
tendrán que seguir para el seguimiento de los trámites en el Sistema de Trámite
Documentario.
b) Organizar, conducir, ejecutar, coordinar y evaluar el proceso de trámite

documentario de la entidad; incluyendo la digitalización de la documentación que
administra.
c) Administrar la Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano, es

la encargada de dirigir las acciones y actividades administrativas orientadas a
dirigir y supervisar el sistema de trámite documentario y administración
documentaria de la entidad; así como la orientación al ciudadano sobre los
tramites, procedimientos y servicios públicos que brinda la municipalidad. Está a
cargo de un servidor público denominado jefe de Unidad; depende funcional y
administrativamente de la secretaria general.
Recibir, procesar, distribuir la documentación presentada ante la municipalidad,

formular observaciones y entregar resultados, según corresponda, conforme con
las normas contenidas en la Ley de Procedimientos Administrativo General y el
T.U.P.A. de la municipalidad según corresponda. Llevar el registro de ingreso de
los documentos presentados ante la municipalidad. Orientar al administrado en la
presentación de sus s
solicitudes, formularios y brindar información sobre los procedimientos iniciados
por aquellos. Absolver consultas de los usuarios sobre la ubicación de sus
documentos y expedientes en las diferentes áreas de la Municipalidad. Proponer
acciones para integrar y mejorar el sistema único de trámite documentario.
Organizar el sistema de orientación al público, asesorándolos de manera correcta
en los trámites que vienen a realizar. Otras funciones que le asigne la Secretaría
General en el ámbito de s
Tabla 2
Secretaria General Tramites

Redacción Actas, solicitudes
Agendar Viajes
Reuniones Ejecutivos
Tramites Documentarios
Comunicación Efectivo
Tabla 2: cuadro de trámite administrativo 2
La historia de la gestión documental se remonta a los inicios de la escritura, de

aquella ya imperaba la necesidad de almacenar documentos de todo tipo y de
optimizar la gestión de estos en el futuro. Dentro del entorno empresarial, se
habló de derivar la gestión documental a ciertas personas dentro de la compañía
que administraban los repositorios físicos de documentos, tales como los
archivadores, las estanterías y los libros de registro. A partir de la década de los
60 y con el auge de la t
Con el paso del tiempo, los sistemas informáticos evolucionan considerablemente

y se intensifica su uso en el sector empresarial. Se comienza a hablar de los
conceptos “bases de datos y digitalización de documentos”, además de la
aparición de aplicaciones y programas para la gestión documental de archivos
físicos e imágenes. Ya entrados en la década de los 90, los sistemas existentes
ya permitían la gestión de la información en cualquier tipo de formato para ser
almacenado en red, herramientas
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios
y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el
sistema de gestión documental. Podríamos definir a la gestión documental como
un conjunto de elementos o precedentes que tratan diferentes aspectos de la
comunicación y la organización de archivos, los cuales vamos a definir a
continuación. Enlace documental Beneficios Vienen de la mano de los fabricantes
de ERP Son buenos manejando los documentos que generan Parten de una
posición privilegiada de cara a la facturación electrónica Inconvenientes La
mayoría no manejan documentos externos
La mayoría no manejan documentos externos No integran mapas documentales

(escaneo, fax, mail, ofimática, etc.) Sus capacidades de indexación, son nulas o
muy limitadas, manualmente Repositorio documental Beneficios Facilitan la
integración con otras aplicaciones Son realmente sistemas de gestión de
contenidos Tienen una imagen y posición consolidada en las grandes empresas
Podríamos definir a la gestión documental como un conjunto de elementos o

precedentes que tratan diferentes aspectos de la comunicación y la organización
de archivos, los cuales vamos a definir a continuación. Enlace documental
Beneficios Vienen de la mano de los fabricantes de ERP Son buenos manejando
los documentos que generan Parten de una posición privilegiada de cara a la
facturación electrónica Inconvenientes La mayoría no manejan documentos
externos
La mayoría no manejan documentos externos No integran mapas documentales

(escaneo, fax, mail, ofimática, etc) Sus capacidades de indexación, son nulas o
muy limitadas, manualmente Repositorio documental Beneficios Facilitan la
integración con otras aplicaciones Son realmente sistemas de gestión de
contenidos Tienen una imagen y posición consolidada en las grandes empresas
IMAGEN 3
ORGANIZACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de

gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.
Tabla 3
Organización
Clasificación Por nombre Abecedario
Ordenación Cronológicamente Numéricamente
Describirlo adecuadamente Para ubicarlo
tabla 3: clasificación de documentos 1

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su

gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
Inconvenientes Sistemas centralizados, no distribuidos La localización de

documentos digitales está basada en accesos directos a los mismos o bien por
catalogación de índices. No automatizan los procesos administrativos de gestión
de archivos. Red social corporativa Beneficios Facilitan la sincronización y
comunicación entre departamentos y áreas Son accesibles desde cualquier lugar
y a cualquier hora Incorporan funcionalidades de gestores documentales
(versiones, flujos) Inconvenientes Siste
Digitalización certificada Beneficios Soluciones económicas para la destrucción de

facturas recibidas Los fabricantes de equipos MFP los utilizan como valor añadido
de venta Cuentan con el aval de la homologación tributaria Inconvenientes No
abarcan más allá de un 100% de la documentación de una empresa No ofrecen
posibilidades de integración con ERP No realizan gestión de documentos, se
limitan a certificar facturas Gestión documental Beneficios.

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INSTITUCIÓN EDUCATIVA PETER DRUCKER

DOCENTE: ING. DARCY HUAMAN GONZALES

ESPECIALIDAD SECRETARIADO EJECUTIVO

1. ROSMERY CAIZ BARAZORDA AVALOS

2. VINERVA VEGA OTAZU

3. SUSAN JULIETA LIMACHE TINTA

4. JHOLIZZA ARONI MOSCOSO

REGISTRO DEL TRAMITE.....................................................................2

REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS.....................................................3

RECEPCION DEL TRAMITE..................................................................3

MOVIMIENTO DEL TRAMITE................................................................4

REPORTE DEL SISTEMA..................................................................6

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN.............8

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO....................................................10

El objetivo principal de un Sistema de Trámite Documentario es permitir a una

para el ejemplo, se ha creado el flujo básico del trámite para la obtención de un

1. La documentación que ingresa a la FIA se registra en la Oficina de Mesa de

2. Luego, REGISTROS ACADEMICOS tiene la tarea de recepcionar mediante

3. Después que la REGISTROS ACADEMICOS procese el trámite, es decir

REGISTRO DEL TRAMITE

2. Ir a la opción de Tramite Documentario, opción Procesos, opción Generar

4. La Oficina donde se centraliza y se genera el trámite es Mesa de Partes, por

Trámite administrativo procedimiento

Tabla1: cuadro de trámite administrativo 1

Luego de GRABAR la operación se mostrará el NÚMERO DE TRÁMITE, para

REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS

1 Ir a la opción Trámite Documentario, opción Procesos, opción Mover,

2 La Oficina de Mesa de Partes, es la encargada de la generación y la primera

3. Después que la Oficina de Mesa de Partes envíe o derive su carga en el

RECEPCION DEL TRAMITE

Para revisar lo que Mesa de Partes nos ha enviado, seleccionamos la opción

Registro de los movimientos de este manual, Aparecerá el formulario

De esta manera, aceptamos nuestros trámites pendientes que Mesa de Partes

MOVIMIENTO DEL TRAMITE

10. Si enviamos el trámite a otra oficina, procederemos como en la sección.

Esto implica que nuestro trámite tiene el estado de en movimiento.

11. Si finalizamos el trámite, procedemos de la siguiente manera:

Para consultar el estado del trámite, ir a Tramite Documentario, opción Consultas

Buscamos al alumno, cliente del trámite a consultar. Aparece el formulario de

que el estado del trámite del ejemplo es fin de trámite.

Podría aparecer el estado moviendo de oficina, el cual indica que el trámite no

También, podría aparecer el estado tramite en proceso, el cual indica que el

Si deseamos ver el detalle del trámite consultado, con la intención de realizar un

REPORTE DEL SISTEMA

También es posible obtener un reporte en Microsoft Excel donde se muestra

de documento o alguna observación. Elegir el rango de Fechas y hacer clic en los

b) Organizar, conducir, ejecutar, coordinar y evaluar el proceso de trámite

c) Administrar la Unidad de Trámite Documentario y Orientación al Ciudadano, es

Recibir, procesar, distribuir la documentación presentada ante la municipalidad,

Secretaria General Tramites

Tabla 2: cuadro de trámite administrativo 2

La historia de la gestión documental se remonta a los inicios de la escritura, de

Con el paso del tiempo, los sistemas informáticos evolucionan considerablemente

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración

La mayoría no manejan documentos externos No integran mapas documentales

Podríamos definir a la gestión documental como un conjunto de elementos o

La mayoría no manejan documentos externos No integran mapas documentales