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Unidad 2
Toma de Decisiones
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Índice
Objetivo ………………………………………………………………………………… 3
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Objetivo
Identificar los elementos del modelo de toma de decisiones con la finalidad de
elegir aquellos que sean aplicables dentro del contexto de su desempeño, cargo
comisión.
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• ¿Por qué, incluso, nos encontramos con tantas personas que tienen
miedo a tomar decisiones y que, por tal razón, se les considera incapaces
para ocupar eficazmente un puesto directivo?
Es cierto que existen semejanzas de fondo entre las decisiones que se refieren a la
vida personal (o decisiones personales) y las decisiones empresariales; así, en
ambos casos:
• Se plantea una elección entre varias opciones o alternativas.
• Es necesario ponderar las alternativas que compiten entre sí.
• Es necesario elegir una de las opciones y desechar las otras.
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• La necesaria aceptación de la responsabilidad que implica la decisión
• El rechazo al statu quo existente
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El hecho de que los directivos trabajan con y para otras personas.
El segundo factor que caracteriza las decisiones que se adoptan en el seno de una
empresa es que, el directivo es consciente de que trabaja con y para otros, y que
sus decisiones se implantarán con el concurso de otras personas. Además, el
directivo es consciente de que sus decisiones serán puestas en práctica por
otras personas. En realidad, un empresario o directivo no puede hacer nada por sí
solo.
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El liderazgo es fundamental en la toma grupal de decisiones, un líder puede
convencer al grupo de aceptar la decisión correcta (y de igual modo de aceptar la
incorrecta). La necesaria aceptación de la responsabilidad que implica la decisión.
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S/A (2023) Imagen recuperada de:
https://www.emagister.com/blog/una-vision-integradora-en-direccion-estrategica/
Debido a que, como hemos señalado, el propio trabajo del directivo implica una
continua toma de decisiones, y de que muchos empresarios y directivos
consideran que las decisiones empresariales siguen un proceso muy parecido al
que utilizan para sus decisiones personales, existe la
tendencia a convertir la toma de decisiones en un proceso rutinario, no sujeto a
análisis y planteamientos lógicos y racionales.
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Conviene distinguir el trabajo del directivo y su rol como líder y tomador de
decisiones. El directivo desempeña funciones administrativas y de liderazgo tal y
como se muestra en la figura 2.
Ahora bien, si analizamos cualquiera de las diez funciones vemos que todas ellas
implican que en su ejecución se adopten continuamente decisiones de mayor o
menor importancia.
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Solucionar ¿Cómo se afrontan los conflictos que se presentan a diaario en
problemas la empesa? ¿Cómo encontrar una solución para cada uno de
ellos?
Nótese que en esta última tabla nos hemos limitado a señalar las decisiones
fundamentales que se corresponden con cada función. En la práctica de la
gestión de una empresa, las decisiones que deben tomarse al ejecutar cada
función se multiplican prácticamente al infinito.
Las diez funciones que integran el marco de trabajo de los directivos están
íntimamente interrelacionadas y son profundamente interdependientes.
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Todas dependen y están influidas por las demás funciones. Cualquier decisión
que se adopte al ejecutar una de las diez funciones repercute en las nueve
restantes.
Por ejemplo, y sólo para señalar algunas vinculaciones obvias, no se puede elaborar
el presupuesto de una empresa (presupuestar) sin tomar en consideración los
objetivos (que se establecen al planificar), la estructura existente (organizar), el
personal existente o por contratar, las directrices y políticas generales, etcétera.
Tampoco se puede gestionar el área de personal sin tomar en consideración el
presupuesto, la organización de la empresa, los controles, las acciones que se
ejecutarán para comunicar, implicar y motivar, etcétera.
No se puede organizar la empresa sin tomar en consideración los recursos
disponibles (presupuesto), el personal existente o por contratar, los controles, las
directrices generales, etcétera. Así para cada una de las diez funciones de la
dirección.
La figura 3, muestra los cuatro ámbitos más comunes en que se practican las
funciones directivas:
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Las pequeñas empresas se estructuran con frecuencia alrededor de estas cuatro
grandes áreas operativas o funcionales.
Las empresas más grandes y complejas crean otras áreas o departamentos
(personal, investigación y desarrollo, control de calidad, etcétera); pero estas
últimas áreas, de una forma u otra, siempre dependen de una de las cuatro
grandes áreas antes señaladas.
Todas las áreas operativas y funcionales de la empresa están íntimamente
interrelacionadas y son estrechamente dependientes las unas de las otras, en
todas las funciones directivas de tomar decisiones se entrelazan.
Lo anterior quiere decir que, cualquier decisión que se tome en un área de la
empresa repercutirá en las demás áreas de la organización.
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Distintos autores han establecido pasos que se deben seguir, por lo que en esta
unidad estudiaremos el que se presenta en la tabla 3.
Tabla 3. Modelo para tomar decisiones.
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• Toma de conciencia: Entender la situación y dimensionarla correctamente. Adquirir
conocimiento sobre lo que hay que decidir y cuáles son sus alcances.
• Descentraliza decisiones: Favorece la eficacia individual y grupal en la empresa.
Mejora la velocidad de respuestas. Elimina burocracia.
• Sistematiza las decisiones: Decidimos en forma sistemática y estandarizada,
utilizando un método de eficacia probada.
• Reduce riesgos: Decidir con método, facilita el llegar a decisiones acertadas
eliminando los inconvenientes de las decisiones improvisadas o mecánicas.
• Mejora alternativas: La calidad de las decisiones se ve incrementada. Las
alternativas están mejor sustentadas y analizadas.
• Uso racional de los recursos: Se facilita la optimización de recursos y su mejor
aprovechamiento. Favorece la rentabilidad y las reducciones de costos.
• Unifica el formato de las propuestas: La forma de proponer alternativas de
solución se vuelve uniforme. Se reduce el tiempo de análisis final y la elección de la
decisión más favorable.
Parte importante de la eficacia del modelo, radica en que se promueva en todos los
niveles de la empresa en los que tomar decisiones relevantes, es una
responsabilidad cotidiana.
La tabla 4, presenta cinco formas de promover la toma de decisiones una vez que
se cuenta con un modelo.
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Tabla 4. Acciones para fomentar y estimular las capacidades de decisión del
personal.
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Tabla 5. Clasificación de las decisiones en función del grado de complejidad que
implican.
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Planteamiento de la situación
Con el planteamiento de la situación se procura determinar con la mayor precisión,
cuáles son las situaciones que se afrontan y cuáles son sus causas, orígenes,
características, matices y consecuencias.
Tabla 7. Planteamiento de la situación.
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Gravedad Urgencia Tendencia Prioridad
Situación Alta Media Baja Alta Media Baja C E D
3 2 1 3 2 1 3 2 1
Para usar el formato anterior, llene cada columna tomando en cuenta que:
• Situación. Enlista las situaciones que debemos o deseamos analizar y evaluar.
• Gravedad. Se refiere al impacto que la situación tiene en este momento (de 3 a 1)
• Urgencia. Se refiere al tiempo para actuar (de 3 a 1)
• Tendencia. Se refiere a lo que ocurrirá si no resolvemos la situación (C = crece, E =
estable, D = decrece; de 3 a 1)
• Prioridad. Se suman los puntos de las tres columnas anteriores (gravedad, urgencia,
tendencia), donde el puntaje más alto recibirá mayor prioridad.
Primero
Considere y evalúe toda la
información disponible sobre
la situación analizada.
Segundo
Quinto Mientras considera y evalúa
Clasifique los problemas la información disponible,
detectados. anote los problemas que
vaya detectando.
Cuarto Tercero
Plantee la situación en Antes de continuar, revise y
términos concisos y fáciles refine toda la información
de comprender. reunida.
El esquema de los “ocho interrogantes básicos”. Tal y como señalamos antes, los
empresarios y directivos pueden auxiliarse de un instrumento clave de análisis para
facilitar el planteamiento de la situación. Existe un método probado de ocho
preguntas que ayudan a contestar las interrogantes que pueden formular los
tomadores de decisión para definir una situación sin riesgo de que algo importante
deje de considerarse. El esquema de los ocho interrogantes básicos. La experiencia
en el uso del modelo (y en esta etapa en particular), ha demostrado la utilidad de
analizar la situación a partir de preguntas que deben responderse en forma
ordenada y sistemática.
Objetivos son las “situaciones a las que esperamos llegar o los “resultados” que
esperamos lograr con la implantación de determinadas acciones que son propias
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del proceso de gestión, dado que consideramos que esas situaciones y resultados
son positivos para la organización y/o para quienes la dirigen o integran.
Tomar buenas decisiones, que es una de las competencias más importantes de un
directivo, implica establecer objetivos.
Desde un punto de vista práctico, toda toma de decisión tiene uno de los dos
siguientes propósitos: lograr un resultado o solucionar un problema.
En el primero de los casos, lograr un resultado, la situación no es perentoriamente
conflictiva.
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Debemos aprender a definir objetivos claros y útiles puesto que en muchos casos
abusamos de la generalidad y eso evita que los objetivos se definan correctamente.
Un objetivo bien definido es aquel que precisa acciones específicas y medibles
como los que se muestran.
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El cumplimiento de las condiciones que forman los elementos clave de utilidad es
indispensable para estar seguros de que, como parte del proceso, se logran los más
altos niveles de eficacia.
Las funciones de los objetivos.
Los objetivos bien formulados, facilitan la elección de un curso de acción eficaz por
las siguientes razones:
Aportación de los objetivos a la elección del curso de acción.
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Para evaluar una decisión al establecer objetivos existen dos tipos de criterios:
Los criterios obligatorios: Establecen las condiciones indispensables que debe
cumplir la decisión que se proponga para hacer frente a la situación.
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Cuando el proceso se inicia con la pretensión de lograr la decisión ideal, se dispone
de un punto de referencia suficientemente alto como para obligar a quienes
participan en el proceso a realizar todos los esfuerzos necesarios para que, por la
menos, la decisión final sea la más cercana posible a la decisión ideal.
Si no se parte de “miras tan altas”, es muy posible que el proceso se inicie con un
objetivo muy modesto, lo que va a limitar, innecesariamente, la imaginación y
creatividad de quienes intervienen en el proceso.
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Toda decisión se ejecutará y repercutirá en el futuro, que es un “terreno”
fundamentalmente desconocido. Esto explica, en primer lugar, el alto nivel de
incertidumbre que rodea gran parte de las decisiones que se toman y, en segundo
lugar, la necesidad que tienen los responsables de la decisión de recurrir a
determinados elementos (hechos, datos, relaciones lógicas, secuencias
causa-efecto y similares)
Apoyarse en estos elementos persigue:
1) Reducir el nivel de incertidumbre.
2) Proyectar hacia el futuro las situaciones que existen en el presente.
Los elementos del diagnóstico, información actual y correcta, las premisas básicas
o supuestas de dónde parto, acumulación de la experiencia o experiencias del
negocio y sus directivos, son indispensables y dan base para las decisiones que se
están tomando o las que se tomarán a futuro.
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El siguiente paso en el modelo único de decisiones consiste en la recopilación de la
información.
Con tal propósito, la información recopilada se organiza en forma de resúmenes,
informes, tablas, cuadros, gráficos, índices, porcentajes, matrices y otras
representaciones, con el fin inmediato de proceder a su análisis.
No toda la información es igualmente relevante o útil, incluso, parte de ella debe ser
desechada, por lo que la información recopilada, debe ser objeto de un proceso de
evaluación para determinar su verdadera utilidad.
• Importancia: ¿La información o la conclusión revelan un dato que sea en realidad
importante? ¿El dato obtenido puede hacer varias nuestro juicio sobre la situación,
sobre los objetivos o sobre las premisas?
• Fiabilidad: ¿Puedo confiar al cien en la información recopilada? ¿Las conclusiones
a las que hemos llegado son el resultado de un análisis lógico y racional? ¿El
análisis de las evidencias disponibles podría hacernos llegar a conclusiones
diferentes? ¿Puedo asegurar que no existen sesgos interesados en información o
en las conclusiones?
• Pertinencia: ¿La información y las conclusiones se corresponden, realidad, con el
contexto en el que se desarrolla la situación, forzando la realidad para,
artificialmente, utilizar en una situación que nos ocupa datos que se corresponden
con una realidad distinta, aunque parecida?
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• Suficiencia: ¿Disponemos de suficiente información? ¿No estaremos considerando
como el “todo” sólo una parte de la información que podríamos recopilar? ¿Se ha
ido realizando un análisis amplio y completo exhaustivo de los datos disponibles?
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• No deje que le dominen los prejuicios.
• Controle la natural inclinación que todos sentimos de llegar con rapidez a las
conclusiones.
• Trate de evitar reacciones emocionales, céntrese en ser siempre racional y lógico.
• Manténgase atento a que la naturaleza del problema puede cambiar (incluso
mientras usted lo estudia)
• No “salte” ningún paso importante en el proceso de análisis.
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• La generación de alternativas.
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• Técnicas y métodos de apoyo para la generación de alternativas.
Lluvia de ideas
Consiste en la reunión de un grupo de personas que tienen interés en resolver un
problema.
Para el desarrollo de esta técnica es necesario que exista el grupo y un facilitador o
líder que puede pertenecer al grupo o no. Las reglas o procedimiento son los
siguientes:
- Se prohíben las críticas. Se deben respetar todas las ideas esto es, no deben ser
criticadas ni evaluadas hasta que sean consideradas como parte del problema.
- Se incluyen todas las ideas aun cuando éstas parezcan extravagantes.
- Se procura que haya un gran número de ideas.
- El líder o facilitador solicita a los participantes que anoten las ideas a la vista de
todos de manera que se pueda trabajar sobre ellas, haciendo modificaciones y
siempre generando más ideas que a la postre alguna o algunas se convierten en las
mejores.
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El método Delphi se caracteriza por sus aplicaciones en situaciones donde no se
dispone de información precisa y conseguirla lleva mucho tiempo y dinero o la
evaluación requiere de datos subjetivos en los principales parámetros.
La técnica consiste en un grupo de personas las cuales no se reúnen físicamente,
sino que cada una de ellas recibe un cuestionario en el que se le piden sus
respuestas a preguntas para la solución de un problema, posteriormente los
resultados se concentran y se retroalimenta al grupo.
Con la información resultante del primer cuestionario sirve como materia prima
para un segundo cuestionario que se pide se conteste por el grupo como en el
primer caso.
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Es muy probable que en el proceso de evaluación surjan nuevas alternativas que
también deberán ser evaluadas.
El análisis del
campo de fuerzas.
La técnica de la
evaluación Las gráficas PERT
ponderada.
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Se fundamenta en asignar a cada criterio un “peso relativo”, cuyo valor dependerá
de la importancia que se asigne a cada uno de ellos. El objetivo es que los criterios
más importantes tengan un mayor “peso” en la calificación final. Lo usual es que la
suma de los valores que se asignen a los distintos criterios sea 100.
Así, asumamos, por ejemplo, que para una decisión específica se han establecido
seis criterios que debe cumplir la decisión final. Dos de esos criterios son
obligatorios, y los cuatro restantes deseables.
La técnica del análisis del campo de fuerzas constituye una forma útil de representar
gráficamente las “fuerzas” positivas y negativas de cada opción evaluada. Esta
representación gráfica facilita el análisis global de la solución, en especial, si la
evaluación se hace en grupo o en una sesión creativa.
El proceso es el siguiente:
En una hoja de papel escriba en su parte superior la opción analizada (una hoja
para cada opción). Debajo de ese encabezado, trace una línea vertical que divida
la hoja en dos partes iguales. Titule la columna de la izquierda como “aspectos
negativos” y la columna de la derecha como “aspectos positivos”.
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Analice cada faceta de la opción y sus efectos, y distribuya en las dos columnas sus
aspectos positivos y negativos. Un refinamiento posterior de este método consistió
en asignar un valor relativo a cada aspecto positivo y negativo e indicarlo, en el
gráfico, con una flecha proporcional al valor asignado: véase un ejemplo resumido
en la tabla 5. En este tipo de gráfico se escribe sobre la flecha el efecto de que se
trata, o si la redacción de estos es muy extensa, se describen al pie del gráfico,
utilizando los números de las flechas como referencia.
Los gráficos PERT, denominados así por las siglas de su nombre en inglés: Program
Evaluation and Review Technique. Se utilizan cuando se trata de una decisión que
requerirá una implantación muy compleja, compuesta por muchas actividades
diferentes. Para su elaboración, en un gráfico para cada opción analizada, se
distribuyen, de forma secuencial, las tareas y actividades individuales que se
requieren para completar un proyecto.
Luego, se calcula el tiempo y los costos que implica la realización de cada tarea,
con el fin de determinar el llamado camino crítico, que indica:
• Cuáles son las actividades clave y cómo se encadenan entre sí.
• Cuál es el tiempo máximo que llevará la ejecución del proyecto completo.
• Cuál es el costo mayor al que deberá hacerse frente.
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Con esos datos en las manos, los directivos pueden decidir, con mayor
conocimiento de causa, cuál de las distintas opciones analizadas es preferible.
Además, antes de implantar la opción seleccionada, los gráficos Pert ayudan a los
directivos a tomar decisiones más acertadas sobre la programación del proyecto, la
asignación de recursos, las tareas clave que no se pueden descuidar, etcétera.
Es común que junto con los gráficos PERT, se utilicen los gráficos GANTT para
facilitar el detalle de las actividades de un proyecto y el tiempo que requerirán.
Observación final.
Lo ideal es que se apliquen valoraciones numéricas a los criterios que se utilizarán
para todas las decisiones. Sin embargo, y desgraciadamente, no siempre esto es
posible. Antes o después, el lector se encontrará con decisiones cuyos criterios, o
algunos de ellos, no admiten una calificación numérica.
La inexistencia de una valoración numérica no indica que se dependa totalmente de
una evaluación del todo subjetiva. Simplemente indica que la decisión final tendrá
una base menos objetiva de la que hubiésemos deseado, pero que siempre estará
basada en evidencias susceptibles de ser debidamente organizadas, identificadas,
analizadas y evaluadas utilizando criterios y enfoques diferentes a los numéricos.
Evaluación de riesgos
Toda toma de decisión implica un riesgo. No existe forma posible de evitarlo. Toda
decisión implica tres tipos de riesgo:
1. El riesgo de que la decisión no sea la correcta.
2. El riesgo de que la decisión tenga repercusiones negativas en el área en que se
tomó o en otras áreas de la empresa.
3. El riesgo de que la decisión tenga repercusiones negativas a medio o a largo plazo.
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• Afrontar los riesgos.
En la medida en que usted se aleja de las áreas que conoce, mayor es el riesgo de
fracaso. Por el contrario, y como es lógico, en la medida en que usted reúna mayor
información sobre la situación analizada, menor es el riesgo de fracaso.
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Habrá casos en los que los riesgos puedan evaluarse numéricamente utilizando una
tabla como la que se ilustra en seguida.
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Generación, evaluación y selección de las alternativas.
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• Fomento del desorden y la irresponsabilidad
• Toma de decisiones contradictorias, traslape de decisiones
Lo ideal es incluir todos los detalles del plan de acción en un único cuadro o control
general que permita una visión rápida y actualizada, en cada momento, de lo que
está sucediendo.
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▪ ¿Es el plan suficientemente explícito respecto a las cosas que debe hacer cada
persona?
▪ ¿Implica a todas las personas necesarias: directivos, empleados, clientes,
vendedores, etcétera?
▪ El calendario de actividades, ¿es realista y factible?
▪ ¿Existen algunas condiciones especiales que podrían haberse olvidado?
▪ ¿Quién debe ser informado sobre la implantación del plan?
▪ ¿Quién será la persona responsable por la ejecución de cada fase del plan?
▪ ¿Cuáles son los costos que implica la implantación?
▪ ¿El plan merece la pena en términos de la relación costos-resultados?
Ante cada uno de los posibles problemas, la solución radica en contestar (antes de
que se implante el plan):
• Si se presenta tal problema, ¿qué haremos?, ¿qué acción alternativa ejecutaremos
para impedir que se altere la implantación del plan? Trate, por todos los medios, de
que los problemas no le impidan alcanzar el o los objetivos preestablecidos.
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Métodos eficaces para comunicar la decisión
Implique a la mayor cantidad de gente posible en los procesos previos a la
Implicación toma de la decisión.
Comunique ampliamente al personal la situación existente y la decisión
adoptaba mediante memorandos, informes y cualquier otro método utilizado
Difusión en la empresa, en los que se muestren las ventajas de la solución (y sus
posibles desventajas) y se demuestre que la decisión conduce a una situación
mejor que la existente.
Reúnase con los diferentes grupos de empleados que estén implicados en la
Reuniones implantación para escuchar sus comentarios, ideas, problemas, etcétera.
Si es necesario, diseñe e implante un programa de formación, de tal forma que
Formación los directivos y empleados se sientan suficientemente seguros de que pueden
afrontar la nueva situación.
Implique a algunos líderes internos, con el fin de que influyan, de forma
Líderes positiva, en el resto del personal.
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Simulación de la implantación
Antes de implantar su plan de acción, quizá en toda la empresa, es conveniente que
se seleccione una pequeña área o unidad operativa de la organización, con el fin de
verificar su implantación en el “terreno”. Observe la forma en que el personal de esa
área o unidad, que le sirve como grupo de control, implanta la decisión, y tome nota
de:
Cómo aplican, en la práctica, la decisión. Sus reacciones a la decisión. Su nivel de
comprensión de la decisión. La eficacia de los métodos, procedimientos e
instrumentos que se utilizan para implantar la decisión. Su resistencia al cambio y
sus tendencias a restablecer los hábitos y sistemas operativos anteriores.
Es posible que, basándose en sus observaciones de este grupo de control, usted
decida revisar algunas partes de su plan de acción.
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Las bases de la eficacia en la implantación de las decisiones.
La retroalimentación
La retroalimentación adecuada permite a los empresarios y directivos integrar,
coordinar controlar las actividades que forman parte de su responsabilidad. Los
objetivos prácticos de la retroalimentación son:
- Medir el progreso logrado con la implantación de una decisión.
- Identificar y tomar medidas concretas con respecto a las situaciones que se van
produciendo en el curso de la implantación.
- Parte de la retroalimentación es informal.
- Los empresarios y directivos reciben, de forma espontánea, una corriente constante
de informaciones de toda clase de fuentes, tanto internas como externas a la
organización.
- En muchas ocasiones esas informaciones son confusas, contradictorias o
demasiado abundantes, lo que puede llevar a los directivos a una situación de mayor
incertidumbre.
Esto se debe a que no toda esa información es útil o, incluso, cierta, y el responsable
debe saber discernir entre “lo que vale y lo que no vale” los directivos deben
aprender a ver “el árbol en medio del bosque”, ya que:
Parte de esa retroalimentación informal es útil, y los empresarios y directivos deben
aprender a tamizarla con sumo cuidado.
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Los estándares
De acuerdo a una definición típica, un estándar es un valor de referencia, medida o
relación que se emplea para servir de modelo o patrón de control. El estándar se
establece previa selección de los procedimientos o resultados considerados
correctos y de las características más satisfactorias.
Los estándares dan a los “decisores” y a los miembros del personal un medio común
y objetivo de evaluar los progresos que están haciendo hacia la consecución de una
meta determinada.
En otras palabras, se crea una “medida común” para evaluar los comportamientos,
progresos y desviaciones.
Lo anterior implica que los estándares deben establecerse referidos a acciones y
actividades muy concretas y específicas de la operación de la empresa.
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Ciclo continuo del proceso de toma de decisiones
1. Situación
inicial
7. Nueva
situación y vuelta 2. Objetivos
al paso 1
6. Medidas 3. Análisis de
correctivas informació
5. Implantación,
4. Selección de
seguimiento y
alternativas
control
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En este sentido, los empresarios y directivos de éxito se caracterizan por dos rasgos
distintivos:
1. Se preocupan por contribuir, de todas las formas posibles, al desarrollo de las
capacidades y habilidades de sus subordinados.
2. Se preocupan por crear y fomentar ambientes de trabajo que conduzcan al logro de
altos niveles de rendimiento.
Bibliografía Básica
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● Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Última reforma
19022021. Código Nacional de Procedimientos Penales.
● García López, Teresa y Cano Flores, Milagros. (2000). El FODA: Una técnica
para el análisis de problemas en el contexto de la planeación en las
organizaciones. Consultado en:
https://www.uv.mx/iiesca/files/2013/01/foda1999-2000.pdf
● EAE Business School. (2021). El blog de retos para ser directivo. Cohesión
de grupo: qué es y cómo aumentarla. Consultado en: https://retos-
directivos.eae.es/cohesion-de-grupo-que-es-y-como-aumentarla/
Bibliografía Complementaria
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● Arbesú Verduzco, Luis Ignacio y Silva Velázquez, Yolanda. (2021). Toma de
decisiones. Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Dirección General de
Capacitación. Manual del participante.
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