OFIMÁTICAA
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Un archivo de Microsoft Excel contiene “libros” que a su vez contienen una o más “hojas”, en
las que se ingresa la información con la que se desea trabajar.
CARACTERÍSTICAS DE EXCEL
• Los archivos que son creados en Excel reciben el nombre de libros y están conformados por
hojas.
• Cada hoja contiene celdas organizadas en filas y columnas, donde se almacenan datos.
• Los datos que se ingresan son números y letras en forma de texto, y pueden ser manipulados
por medio de fórmulas o funciones.
• Puede calcular valores que se encuentran referenciados en otras hojas o libros.
• Permite presentar los datos como el usuario los necesite, desde una sencilla hoja de
recopilación hasta informes y gráficas.
• Los cálculos que proporciona son muy precisos y confiables.
• Realiza operaciones a gran velocidad y permite la actualización automática de los datos.
Software libre. Es el nombre que reciben las aplicaciones de software que pueden adquirirse a
bajo costo o ninguno, y que permiten a quien las utiliza modificarlas según sus necesidades y
redistribuirlas libremente.
Las hojas de cálculo, además de tabular y realizar cálculos mediante fórmulas, pueden utilizarse
para elaborar simulaciones más complejas en física, matemáticas, música y geografía.
Excel es la hoja de cálculo más popular del mundo y se utiliza comúnmente para hacer trabajos
escolares y en actividades empresariales.
Este programa permite hacer tablas sencillas con fórmulas matemáticas, ayuda a planificar
tareas, puede funcionar como un cronograma, y optimiza el tiempo al realizar cálculos que
normalmente se harían a mano o con una calculadora, como la administración de los gastos
mensuales.
Para comenzar a trabajar con Excel, debes familiarizarte con una serie de conceptos que
utilizarás a lo largo de este bloque.
Libro de trabajo. Es el archivo que creamos con Excel y todo lo que hacemos en este
programa se almacena ahí. Los libros de Excel suelen tener la extensión .xls.
Al iniciar una sesión de Excel, de manera automática se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional “Libro1”. Al guardar el archivo puedes cambiarle el nombre.
Las hojas de cálculo tienen dos funciones, de lógica y de búsqueda, que en el ámbito
empresarial ayudan a tomar decisiones primordiales.
Hojas. Un libro de trabajo está conformado por varias hojas; el número de ellas puede variar, de
acuerdo con las necesidades del usuario.
Columna. Se llama así a las celdas seleccionadas de forma vertical. Las columnas pueden
identificarse por medio de las letras que Excel asigna a cada una: A, B, C, D.
Fila. Se llama así a las celdas seleccionadas de manera horizontal, de las cuales puede haber
hasta 65,536. Las filas se pueden identificar por los números que Excel les asigna.
Celda. A la intersección de una columna y una fila se le llama celda y está compuesta por el
nombre de la letra de la columna a la que pertenece y el número de su fila. Por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y a la fila 1, por lo tanto, se llama A1.
Rango. Recibe este nombre el bloque de celdas que se elige para aplicar alguna función. Un
rango se establece al indicar el inicio de celda, separado con dos puntos y la celda final:
A1:C10; esto quiere decir que la selección empieza en A1 y pasa por las celdas hasta llegar a
C10.
Ventajas
Una de las mayores ventajas es que permite una mejor apreciación al momento de
exponer los datos, porque los dispone de una manera organizada. Esto hace que los
mismos tengan una mejor visibilidad y ayuda en la comprensión de la información.
Permite también llevar a cabo operaciones matemáticas de todo tipo, incluyendo cálculo
básico hasta los más avanzados de manera rápida, siendo esta una de las principales
ventajas que se destacan. Es un elemento relevante para todo tipo de empresa porque
puede llevar las estadísticas y contabilidad de forma ordenada y eficiente.
Realiza también gráficos que ayudan a la comprensión de las estadísticas y finanzas. De
este modo, sirve para realizar de encuestas y comparaciones con diferentes datos.
Es ideal para llevar toda la información de un proyecto y para inventarios de manera más
sencilla y rápida en proyectos de e-commerce.
Son de gran ayuda para llevar registros o estados de cuentas, además de presupuestos,
recibos o facturas.
La mayoría de los distintos tipos de hojas son gratuitas. No solo pueden ser muy útiles
para el ámbito empresarial, sino también para uso personal en el caso de querer llevar a
cabo de manera más organizada las finanzas.
También sirven para pequeños negocios o para llevar las estadísticas que se requieren en
cualquier evento deportivo o programas de televisión o radio. Por otra parte, se las utiliza
en instituciones como escuelas para llevar de manera eficiente y organizada las
calificaciones de los estudiantes.
👎 Desventajas
Una de las desventajas es que realizar el ingreso de los datos a la hoja de cálculo requiere
tiempo y algo de esfuerzo. Esto implica aprender las formulas. Algunas de estas son más
sencillas de aprender, mientras que otras no lo son tanto.
Otra de las desventajas es que muchas veces pueden tener demasiados datos. Esto
conlleva a que las hojas sean demasiado pesadas para enviar por correo electrónico. Esto
ocasiona una pérdida de tiempo y energía para las personas, disminuyendo así el trabajo
productivo.
Si se deseas compartir una hoja de cálculo con otros miembros de trabajo y alguien debe
modificar o añadir un dato, esta persona debe reenviar de nuevo la hoja a todos los
demás. Esto es para que reciban la actualización, sucede así en la mayoría de los tipos de
hojas de cálculo, excepto en aquellos que se encuentran en la nube, dado que lo que se
modifica en el archivo en la nube es visto por todos aquellos con los que se comparte
dicho archivo.
No cualquier persona sabe manejar o conoce el funcionamiento de estas hojas. De hecho,
existen cursos que enseñan a manejarlas y a sacar el mejor provecho de todas sus
funciones. En el caso de una empresa, llevaría algo de tiempo para capacitar a los
empleados a conocer el funcionamiento y como llevar a cabo el manejo adecuado de
estas hojas de cálculo.
PROCESADORES DE TEXTOS
¿Qué es un procesador de textos?
Un procesador de textos es una aplicación muy útil para la creación o modificación de
documentos escritos por medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a la
antigua máquina de escribir, pues es mucho más potente y versátil que ésta.
Como regla general básica, todos los procesadores de textos pueden trabajar con distintos
formatos y alineación de párrafos, tamaño y orientación del texto, tipos de fuentes y efectos de
formato, además de contar con las propiedades de cortar y copiar texto; fijar espacio entre líneas
y entre párrafos, establecer sangrías y tabuladores, crear y modificar estilos, activar
presentaciones preliminares antes de la impresión, y visualizar las páginas editadas.
Los procesadores de textos son uno de los primeros tipos de aplicaciones que se crearon para las
computadoras personales. En un principio sólo producían textos; actualmente, los formatos que
emplean (DOC, RTF, etc.) permiten incorporar imágenes,videos, sonidos, y otros elementos
más.
PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS
Definición de una presentación electrónica
PowerPoint es un programa con el que puedes diseñar presentaciones insertando texto,
manipulando imágenes, definiendo formato e introduciendo sonidos y efectos animados.
También te ayuda a crear tus propios diseños, proporcionándote gran cantidad de herramientas
para personalizar presentaciones según tus necesidades o gustos.
En el mercado puedes encontrar programas de diversas marcas. Las más conocidas son:
PowerPoint- Microsoft OffiCe
Corel Presentations- Corel
Impress- OpenOffice
Ventajas de las presentaciones electrónicas
• Permiten a un expositor o conferencista presentar sus ideas de forma ordenada, de acuerdo con
un guión.
• Presentan información audiovisual que el público puede percibir fácilmente.
• Permiten crear cambios de última hora, o bien saltar diapositivas sin problema para el
expositor.
• Los sonidos y las animaciones que proporcionan constituyen atractivos didácticos adicionales
para el público.
• Su uso es muy sencillo.
• Resultan económicas, una vez adquirido el software.
• Pueden ligarse con otros programas o con Internet.
• Se pueden compartir o presentar a una gran cantidad de asistentes.
Desventajas
1.- Dependencia de recursos tecnológicos
Existe un mínimo de requisitos tecnológicos para reproducir exitosamente este tipo de
presentaciones. Al menos un computador, un proyector, una pantalla de reflexión y un punto
eléctrico cercano para energizar los equipos a emplear.
Sin embargo, una vez realizada la inversión inicial en el software y el hardware necesarios, el
costo de elaboración de las presentaciones electrónicas es prácticamente nulo.
2.- Peligro de pérdida de información
El archivo electrónico puede dañarse o borrarse del equipo, como resultado de un virus de
computadora, o por un error involuntario de quien manipule el dispositivo.
Por eso resulta sumamente importante guardar versiones de respaldo de la presentación digital,
para evitar este tipo de contingencias.
3.- Riesgo de ocurrencia de desperfectos técnicos
Siempre existe un riesgo de falla eléctrica o de sonido, la ocurrencia de errores en los terminales
del computador, o un problema de reproducción en la presentación por incompatibilidad entre el
programa instalado en el equipo y la versión del documento.
Importancia de la planeación de una presentación
En la vida escolar y cotidiana, algunas veces tendrás que enfrentar el reto de presentar un
proyecto o exponer tus ideas en público, por lo que es conveniente desarrollar una estrategia
para elaborar una presentación exitosa.
No hace mucho, para las presentaciones en público se utilizaban láminas, hojas de papel en
rotafolios, e incluso se acudía a diseñadores que crearan el material para las exposiciones, de
modo que el tiempo de preparación era largo y necesariamente había que invertir mucho
tiempo, y también dinero, en los recursos auxiliares.
Actualmente existen herramientas computacionales para diseñar presentaciones de forma
sencilla y en poco tiempo, que permiten modificaciones de última hora sin problema alguno.
Además, estos programas permiten que lo expuesto se pueda proyectar con sonidos y atractivos
efectos visuales, o imprimirse en documentos para distribuirse entre los interesados.
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