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Contabilidad Apertura de API
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Procedimiento
Apertura de API

Control de Inversiones & PPE

Agosto 2023

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Información General del Procedimiento

Versión 1.0
Fecha Agosto 2023
Preparado por Jefe Control de Inversiones y PPE
Aprobado por Subgerente de Contabilidad
Responsable de su
Jefe Control de Inversiones y PPE
actualización
Vigencia hasta Indefinido

Registro de Cambios
Descripción del
Versión Fecha Responsable Estado1
cambio
1.0 Agosto Claudio Sanhueza / Jefe Creación del En borrador
2023 Control de Inversiones & documento
PPE

1.0 Agosto Claudio Sanhueza / Jefe Revisión del En revisión

2023 Control de Inversiones & documento
PPE

Amanda Vieccilli /
Subgerente de Contabilidad

1.0 Agosto Amanda Vieccilli / Aprobación del Aprobado y

2023 Subgerente de Contabilidad documento Publicado

1
Borrador, En revisión, Aprobado, Publicado
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CONTENIDO

I. OBJETIVO .................................................................................................................... 4
II. ALCANCE .................................................................................................................... 4
III. POLÍTICAS Y NORMAS ............................................................................................... 5
1.1 FLUJOGRAMA ......................................................................................................... 6
1.2 APERTURA DE API ................................................................................................. 7
V. ANEXOS .................................................................................................................... 10
Anexo N° 1: Formulario de apertura manual de API ................................................. 10
Anexo N° 2: Matriz de controles................................................................................ 11

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I. OBJETIVO

Detallar las actividades realizadas por el área de Control de Inversiones & PPE para
asegurar el cumplimiento de los requisitos de aprobación y la adecuada apertura y creación
del API (Autorización para Invertir) en SAP u otro sistema de gestión de información.

II. ALCANCE

Se inicia con la solicitud de apertura de API de aquellas inversiones aprobadas por el

Directorio y concluye con la creación y activación de dicho API y la formalización al
Solicitante.

Este procedimiento será aplicado para todas las filiales del grupo CMPC, tanto en Chile
como en el extranjero, incluyendo Softys.

Otras consideraciones:

Aprobación del Directorio de las Inversiones:

Todas las inversiones de activo fijo e intangibles deben ser aprobadas por el Directorio
antes de iniciar su ejecución, siguiendo la metodología definida por la Administración para
la presupuestación y aprobación de inversiones.

La aprobación del presupuesto de inversiones queda registrada en el Acta de Directorio, y

para efectos de comunicación, el Gerente que tiene asignado el rol de difusión de dicha
información (nominado por el Directorio) distribuye el documento con el detalle de las
propuestas de inversión incluidas en el presupuesto, indicando expresamente su
aprobación.

Los APIs se clasifican, según lo siguiente:

● APIS Normales: Se consideran aprobados para iniciar apertura y ejecución,

aquellos incluidos en el Presupuesto Anual de Inversiones aprobado por el
Directorio.

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● APIS Especiales: Su presentación en el Presupuesto Anual de Inversiones no

implica que tengan aprobación para iniciar ejecución, a menos que expresamente
se indique tal cosa en la aprobación.

Para solicitar aprobación de inicio de ejecución los APIS Especiales deben ser
presentados individualmente en SteerCo o Directorio, dejando registro en acta del
SteerCo o Directorio (o correo electrónico informativo)2.

Para este procedimiento, se define como Solicitante, a la persona designada para

la ejecución del proyecto o una persona de la Gerencia de Ingeniería y de Proyectos,
Gerencia de Desarrollo u otra área que cumpla el rol de solicitar las apertura de los
proyectos de forma individual o por conjuntos de proyectos.

III. POLÍTICAS Y NORMAS

 No existen políticas y normas publicadas y asociadas a este procedimiento.

2
Para proyectos de hasta USD 1 Millón la apertura puede ser aprobada por SteerCo e informada a Directorio; Para
proyectos sobre USD 1 millón la apertura debe ser aprobada por Directorio

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IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1.1 FLUJOGRAMA

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1.2 APERTURA DE API

Una vez aprobado el presupuesto de Inversiones

2.1.1 Solicitar de apertura de APIs

Para la apertura de Inversiones Normales el Solicitante envía información de las inversiones

al Ingeniero de Control de Inversiones del CE Control de Inversiones y PPE (en adelante
“Ingeniero de CI”) para iniciar el proceso de apertura.

Para el caso de Inversiones Especiales la información se envía al Ingeniero de CI después

de obtenida la aprobación de inicio de ejecución, otorgada en SteeCo o Directorio, la que
queda registrada en las respectivas actas.

En caso de Inversiones Normales o Especiales la información que debe ser enviada al

Ingeniero de CI y/o cargada en la Plataforma de Inversiones (SGI u otra plataforma utilizada
para este proceso) se detalla en el punto 4.1.2.

En el caso de apertura para ejecución de inversiones fuera de plazo: Las inversiones

normales que soliciten apertura para iniciar o terminar su ejecución fuera del período
presupuestario anual para el que fueron aprobadas, deberán contar con la autorización del
Gerente de Planta y ser informadas al Gerente de Operaciones o equivalente.

2.1.2 Revisar consistencia y respaldos de solicitudes de APIs

Una vez recibida la información, el Ingeniero de Control de Inversiones revisa la solicitud

de apertura a través de la plataforma de Gestión de Inversiones (GSI u otra equivalente) y
verifica que se encuentre a lo menos las siguiente información para las propuestas
aprobadas que requieren apertura (Control GRC:L50123092)

Datos de Identificación ● Solicitante / Responsable de la ejecución

● Nombre del proyecto
● Breve descripción de alcance
● Fecha Aprobación Directorio
● Año presupuesto
● Monto aprobado (USD)
● Fecha Inicio proyecto
● Fecha Puesta en Marcha
● Fecha Cierre Técnico
● Estructura PEP (Capex y Opex)
Datos financiero / Contables ● Flujos de desembolsos ( cargo al presupuesto)
● Unidad de Negocio
● Sociedad
● Planta / Instalación
● Emplazamiento
● Centro
● Centro de Costo
● Centro de Beneficio

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Adicionalmente controla que la información coincida con lo aprobado por el Directorio,

teniendo como referencia el Acta o la comunicación de aprobación y la razonabilidad de la
información complementaria y de respaldo.

Las revisiones incluyen a los menos:

● Sociedad en la que se cargará la inversión (Coincidente con aprobación de

Directorio)
● Presupuesto (Coincidente con aprobación Directorio)
● Alcance del proyecto (Coincidente con aprobación Directorio)
● Fecha de inicio, puesta en marcha y cierre técnico (Consistente con periodos de
presupuestación)
● Flujos de desembolsos (cargos reales por mes)
● Estructura y Naturaleza (Gasto/Inversión) de los PEP

En caso de no haber objeciones, aprueba la solicitud en la Plataforma de Inversiones (SGI

o u otra equivalente) y solicita al Analista de AF la creación del API y la estructura PEP en
el sistema SAP o el sistema de gestión de información que corresponda.

En caso de observaciones que ameriten el rechazo de la apertura del API, lo informa al

Solicitante por correo electrónico indicando claramente las razones del rechazo, para su
resolución.

Adicionalmente el ingeniero de CI realiza y registra un indicador de adherencia por solicitud

realizada (tasa de rechazo de cumplimiento) con respecto al cumplimiento de la
documentación presentada en relación a los requisitos de documentación.

2.1.3 Crear y liberar número API

Una vez aprobada la apertura por el Ingeniero de Control de Inversiones el sistema

genera automáticamente en SAP el número API y la estructura PEP y emite una
comunicación al Analista de Activo Fijo, o bien el Ingeniero de Control de Inversiones debe
enviar la información para la creación del Número de API y la estructura PEP al Analista de
Activo Fijo.

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2.1.4 Revisar creación de API

En esta etapa el Analista de Activo Fijo del área de CI&PPE realiza lo siguiente:

- Confirma los datos creados en SAP en comparación con lo indicado en el sistema

de Gestión de Inversiones (SGI u otro equivalente o bien contra los documentos de
respaldo).
- Complementa los datos SAP con información de identificación (En casos en que
estime necesario complementar información para mayor claridad).
- Crea la Obra en Curso, libera el número de API y libera el presupuesto.
- Crea la estructura PEP, que indica la estructura de gastos a cargar y llevar el control
del presupuesto.

En caso de objetar la apertura, informa por correo electrónico al Ingeniero de Control de

Inversiones, para que este gestione la solución.

Una vez que el API es liberado, el Analista de Activo Fijo informa por correo electrónico al
Solicitante y al Ingeniero de Control de Inversiones del área de CI&PPE, la creación de la
obra en curso en SAP y la liberación del API en SAP.

2.1.5 Revisar creación de API y PEP en SAP

El Ingeniero de Control de Inversiones verifica que la creación del API y PEP y la

información complementaria registrada en SAP corresponda a la información previamente
ingresada a la Plataforma de Inversiones y a la información complementaria de la solicitud
de Apertura del API (Control GRC:L50123544).

Entrega sus observaciones o conformidad de la revisión realizada al Analista de Activo Fijo,

por correo electrónico.

En caso de sociedades que no cuentan con una plataforma de Gestión de Inversiones

(SGI u otra que de soporte a esta funcionalidad) o en casos excepcionales donde no
sea posible su uso

2.1.6 Aperturar API manual

La solicitud de apertura de API deberá efectuarse entregando la información en el formulario
adjunto como anexo (Anexo N°1) o bien adjuntando los documentos de la aprobación del
API (Directorio o SteerCo) cuando éstos contengan todas las informaciones requeridas para
la apertura (Ver información requerida en punto 4.1.2)

En estos casos las aprobaciones y la revisión del Ingeniero de Control de Inversiones,

siguen la misma metodología descrita en los puntos precedentes, pero la creación del
número de API y el registro de la información en SAP es responsabilidad del Analista de
Activo Fijo.

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V. ANEXOS

Anexo N° 1 Formulario de apertura manual de API

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Anexo N°2: Matriz de controles

DESCRIPCIÓN ID DESCRIPCIÓN DEL CONTROL RESPONSAB Frecuencia Automatización

OBJETIVO DE CONTROL (Debe contener ¿Cuándo se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Qué se hace?, ¿Dónde LE DEL (control)
CONTROL GRC se hace? ¿Cómo se hace? Y evidencia) CONTROL
(Nombre y
Cargo)
Ejecución de L50123092 Cada vez que se requiera aperturar una API el ingeniero Control Inversiones Ingeniero Por Evento Manual
inversiones no controla que los términos de apertura incluidos en la Solicitud de Apertura Control
aprobadas o bajo sean coincidentes con lo aprobado por Directorio. En caso de no ser Inversiones
condiciones coincidente rechaza la solicitud de apertura e informa al solicitante.
distintas a las
aprobadas
Asegurar que el L50123544 El Ingeniero de Control de Inversiones verifica que la creación del API y PEP Ingeniero Por Evento Manual
registro contable creado y la información complementaria registrada en SAP, corresponda a Control
del API y PEP en la información previamente ingresada a la Plataforma de Inversiones y la Inversiones
SAP, se encuentre información complementaria de la solicitud de Apertura del API.
correcto de
acuerdo a la Entrega sus observaciones o conformidad de la revisión realizada al Analista
información de Activo Fijo, por correo electrónico.
previamente
autorizada.

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