Módulo 3:

Procesos de transformación digital en la

AGE

Unidad didáctica 8:

Transformación digital y administración

electrónica

1
INDICE

1.Introducción a la transformación digital ............................................................................... 4

1.1 Estrategia nacional para la transformación digital del sector público.......... 5

1.2 Perfil digital de la ciudadanía a la que dirigimos los servicios públicos ...... 6

a) Algunos datos sobre la digitalización de la ciudadanía ............................. 6

1.3 Brecha Digital ........................................................................................................... 7

1.4 Especificidades del sector público en el proceso de Transformación digital

............................................................................................................................................ 8

a) Aspectos ontológicos para las Administraciones Públicas ........................ 9

b) Aspectos estructurales .............................................................................. 11

2. La Administración electrónica y su papel en la Transformación Digital..............12

2.1 Fundamentos de la administración electrónica .............................................. 12

a) Principal marco normativo: ....................................................................... 12

b) Una definición de administración electrónica ........................................... 12

C) Una descripción fácil y directa ................................................................. 13

2.2 Portales y sedes electrónicas ............................................................................. 15

b) Una aclaración: portales ........................................................................... 15

c) Una definición: sedes electrónicas ........................................................... 15

d) Una aclaración: sedes electrónicas .......................................................... 16

2.3 Documento, expediente y archivo electrónicos. Ideas claras ..................... 16

a) Desde el documento al archivo ................................................................ 17

2
3. Servicios más demandados de administración electrónica ....................................20
3.1 Servicios comunes ................................................................................................ 20

3.2 Servicios de autenticación y firma electrónica ................................................ 22

Definición de firma electrónica ...................................................................... 23

3.3 ¿Qué es el sistema Cl@ve? ............................................................................... 23

3.4 Servicios comunes de firma electrónica en PAE ........................................... 24

Registros electrónicos ................................................................................... 24

3.5 Archivos y tramitación de expedientes ............................................................. 26

InSiDe- Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica ............ 26

3.6 Otros servicios relevantes : MI CARPETA CIUDADANA ............................. 26

3
1.Introducción a la transformación digital

La Transformación digital, es un proceso al que se están sometiendo en la

actualidad las organizaciones, resultado de la expansión tecnológica. Es un
proceso que parte de la incorporación de la tecnología, pero supone un absoluto
cambio tanto de la forma de trabajar en las distintas organizaciones, como una
redefinición de objetivos, pues implica adaptar la organización al mundo actual
que es ya digital.

La transformación digital parte del uso de la tecnología, pero requiere además

del diseño de una estrategia global de actuación, con cambios organizativos, una
nueva cultura de trabajo y, ante todo, una redefinición de la misión y objetivos de
la organización.

Es por esto que la implantación de servicios electrónicos para alcanzar una

administración electrónica es algo esencial, pero no sinónimo de Transformación
digital.

El compromiso con la Transformación Digital requiere responsabilidad, tiempo y

dedicación, para que realmente se convierta en un motor de cambio en las
Administraciones.

La transformación digital de la economía y la sociedad debe ir acompañada de

la de las Administraciones Públicas, que facilitan los trámites burocráticos y que
simplifique y haga más accesible la relación de la ciudadanía y las empresas con
la Administración.

En este capítulo veremos además que es preciso determinar los aspectos

concretos que afectan a la Administración en el proceso de transformación
digital, concretando las especificidades que debemos tener en cuenta en el
ámbito público.

4
1.1 Estrategia nacional para la transformación digital del sector
público

La estrategia España Digital 2026, en la que se integra el Plan de Digitalización

de las Administraciones Públicas, es la hoja de ruta de las Administraciones
de nuestro país para afrontar el proceso de transformación digital. No solo
contempla actuaciones tecnológicas, sino que se acompañan de las medidas
organizativas y propuestas normativas necesarias para afrontar adecuadamente
el proceso de transformación digital. De esta forma se puede cumplir con
agilidad, eficiencia y seguridad jurídica, la planificación estratégica y operativa
de los proyectos, y las inversiones, así como su evaluación posterior.

Entre las medidas que contempla España Digital 2026, se encuentra la

Transformación Digital del Sector Público, cuya Medida 18 se centra en la
importancia de desarrollar una ADMINISTRACIÓN ORIENTADA A LA
CIUDADANÍA. Para ello, se ha de desarrollar, entre otros, un modelo de atención
a la ciudanía personalizado, proactivo y omnicanal, que permita aumentar la
variedad de cauces de atención y los servicios de valor añadido en cada uno.
Además, este modelo de atención a la ciudadanía ha de estar basado en la
escucha activa permanente, que permita conocer sus necesidades y demandas.
Debemos poner a la ciudadanía en el centro, cuando diseñamos o
transformamos los Servicios Públicos que ofrecemos. Además contempla un
nuevo modelo de identidad digital, evolucionando los sistemas y servicios
destinados a la consecución plena de la identidad digital de la ciudadanía, en
línea con los objetivos europeos.

Fuente: España Digital 2026

5
1.2 Perfil digital de la ciudadanía a la que dirigimos los
servicios públicos.

Al abordar el proceso de Transformación Digital en las Administraciones

Públicas, debemos conocer la sociedad a la que nos dirigimos, para entender
cuáles son sus demandas, y orientar el Servicio Público para darles respuesta

a) Algunos datos sobre la digitalización de la ciudadanía

“Las rápidas transformaciones que se están sucediendo en los últimos años

están modificando las relaciones entre la ciudadanía y las empresas con la
Administración Pública, de acuerdo con un modelo de relación digital.”

Fuente: Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021 -2025

Las habilidades digitales de la ciudadanía española se han visto reforzadas a

partir del 2020 debido al uso de herramientas tecnológicas durante el
confinamiento. El 41,1% de la población cuenta con habilidades digitales
avanzadas, 5 puntos más que en 2019.

La pandemia además ha acelerado la forma en que nos relacionamos con los

servicios financieros. El pago electrónico se ha potenciado en detrimento del
dinero en efectivo. De esta forma, el 52,8% de la población española con edades
entre los 16 y los 74 años compra a través de internet. La reducción del uso del
dinero en efectivo en favor de los pagos online es una tendencia que se ha
consolidado en los últimos años y que se ha acelerado en 2020. Casi el 70%de
los usuarios de servicios financieros consultados accede a la banca online como
mínimo una vez a la semana, y el 28% lo hace todos los días.

6
Según los datos de Eurostat (2023):

• El número de personas, expresado en porcentaje sobre el total de la

población, que utilizan Internet, de manera frecuente (todos los días o casi
todos los días), es del 89,9% frente al 85,9% de media en la UE27
En el otro extremo

• El número de personas, expresado en porcentaje sobre el total de la

población, que no han utilizado nunca Internet, es del 3,4% frente al 5,9%
de media en la UE27

1.3 Brecha Digital

Los datos anteriores nos hacen reflexionar, en primer lugar, sobre la necesidad
de ofrecer servicios públicos electrónicos actualizados y adaptados al nivel de
digitalización de nuestra sociedad. Pero, al mismo tiempo, debemos tener en
cuenta que no toda la población tiene las mismas habilidades digitales ni
acceso a internet. También para las personas que no utilizan los servicios
electrónicos debemos garantizar el acceso a los servicios públicos, ya que la
ciudadanía tiene derecho a elegir el medio por el que se relaciona con el sector
público.

Así, y según la ley 39/2015 (art. 14)

1. Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las
Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a
través de medios electrónicos o no.

Por tanto, no podemos diseñar los servicios públicos pensando en un único perfil
de población. Para aquellas personas con acceso a internet y capacidades

7
digitales, podremos ofrecer servicios electrónicos avanzados, a través de los
cuales puedan relacionarse con la Administración desde cualquier dispositivo,
en cualquier lugar y las 24 horas del día, los 365 días del año, tal y como ya hace
con los servicios privados que consume (banca, ocio, compras, etc.). Pero
también deberemos preparar otros canales de atención, presenciales, de apoyo
o ayuda, para el acceso a los mismos servicios públicos por parte de aquellas
personas que no tengan acceso a la administración electrónica

1.4 Especificidades del sector público en el proceso de

Transformación digital
La Transformación Digital es un cambio que afecta a toda la organización,
incluida su propia filosofía y la relación con su entorno.

Las Administraciones Públicas tienen ciertas condiciones específicas

(estructurales y de su propia naturaleza) que afectan de manera especial a este
proceso de cambio

No podemos considerar estas condiciones como limitaciones al cambio, sino,

precisamente, como aquellas que definen la naturaleza de un modelo propio y
específico.

Referencia: Libro - “Transformación digital para Administraciones Públicas”

Vemos a continuación algunas de estas especificidades del sector público.

8
a) Aspectos ontológicos para las Administraciones Públicas

Una de las características que diferencia a las Administraciones Pública del

sector privado es el deber de servicio público, que rige su actividad y establece
aspectos ontológicos particulares en su actuación. Los derechos y obligaciones
a los que estamos sometidos no tienen una correspondencia estricta en el sector
privado, que se rige por otras reglas. Estas particularidades condicionan el
proceso de transformación digital del sector público respecto del sector privado

A continuación, vemos algunos ejemplos de estos aspectos propios de la

Administración.

➢ La obligatoriedad y el “Interés general”

Gran parte de la acción pública es obligatoria, la ciudadanía en muchos

casos no utiliza los servicios públicos por interés, como por ejemplo le
ocurre con el sector privado (compras, ocio, banca, etc.), sino que está
obligada a relacionarse con la Administración sin alternativas (pago de
impuestos, multas, permiso de conducir, licencias, etc.). Esto condiciona
la relación entre ciudadanía y administración desde el momento que se
percibe como algo obligado.

En muchos casos quien recibe el beneficio en primer término es la

Administración, no la ciudadanía (ej. Ingresos por pago de impuestos).

Desde este punto de vista, la mayor aspiración de la ciudadanía en estos

casos es que el trastorno para hacer el trámite sea el menor posible. Es
por esto que, si la tramitación se vuelve engorrosa y complicada, para un
servicio que el ciudadano/a además entiende como obligado, resulte en
una mala percepción del servicio público.

9
➢ Ausencia de competencia y monopolio.

Debemos entender que la ciudadanía no puede cambiar de

Administración como de banco, porque determinados trámites solo los
puede realizar con los organismos públicos competentes, sin posibilidad
de dirigirse a una entidad alternativa si el servicio que recibe no le
satisface

Desde las administraciones no debemos aprovechar este monopolio para

ofrecer servicios públicos de peor calidad.

➢ Falta de ánimo de lucro.

Las Administraciones Públicas no tienen como objetivo último el beneficio

económico. Los procesos de la transformación digital requieren inversión
en tecnología, innovación y pruebas. La disponibilidad de recursos es
importante.

➢ Sometimiento a la ley y derechos de la ciudadanía

Una administración no puede elegir “dejar de hacer servicios” porque no

sean rentables. El procedimiento administrativo rige su actuación y esto
condiciona las actividades que han de hacerse y las garantías que
debemos prestar a la ciudadanía en la resolución de estos
procedimientos.

Debemos asegurar el acceso a los servicios públicos por parte de

cualquier persona, y este esfuerzo puede hacer resentirse otros aspectos
más vistosos del servicio, a la inversa de como puede ocurrir en el ámbito
privado.

10
 b) Aspectos estructurales

Otro de los aspectos que afecta de forma específica a las Administraciones

Públicas durante el proceso de transformación digital son los aspectos
estructurales propios que no se dan en el sector privado:

➢ El tamaño.

Generalmente es más complejo introducir cambios cuanto mayor es la

organización. Las Administraciones Públicas cuentan con organizaciones
normalmente muy grandes, donde la toma de decisiones también se vuelve más
lenta.

➢ Jerarquía y burocracia

La Administración cuenta con una estructura jerárquica. La distancia entre la

toma de decisiones y la ejecución puede provocar lentitud a la hora de tomar
decisiones y ejecutar.

Como aspecto positivo, las organizaciones jerárquicas responden

adecuadamente si hay un impulso importante desde la dirección de las mismas.

➢ Atracción y retención del talento

Los mecanismos de selección del personal difieren del ámbito privado, y pueden
dificultar encontrar perfiles específicos.

El sistema de asignación de funciones (RPT) puede dificultar el reciclaje y la

carrera horizontal.

➢ Competencias

La distribución de competencias entre distintas Administraciones hace más

compleja la gestión de los servicios.

Para la ciudadanía esta discontinuidad de competencias de principio a fin se

hace incomprensible.

11
2. La Administración electrónica y su papel en la
Transformación Digital

En este capítulo revisaremos los conceptos básicos de administración

electrónica, por su papel fundamental en el proceso de transformación digital del
sector público, y comenzaremos a revisar algunos de los servicios electrónicos
más extendidos, como son los portales y las sedes electrónicas, así como
definiciones esenciales sobre documento, expediente y archivo electrónico

2.1 Fundamentos de la administración electrónica

La administración electrónica es un pilar importante de la Transformación Digital,

especialmente si va acompañada de una gestión interna íntegramente
electrónica y de un rediseño y racionalización de los procesos

a) Principal marco normativo:

o Ley 39/2015 y Ley 40/2015 (regulación de la relación con la

ciudadanía y con el resto de Las administraciones).

o RD 203/2021, Reglamento de funcionamiento y actuación.

o Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.

b) Una definición de administración electrónica

Según la Comisión Europea (2003), la administración electrónica es el uso de

las TIC en las AA PP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes,
para mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el
apoyo a las políticas públicas.

12
(Fuente: Comunicación de la Comisión, de 26 septiembre 2003, al Consejo, al
Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social Europeo y al Comité de las Regiones,
sobre “El papel de la Administración Electrónica en el futuro de Europa”.)

C) Una descripción fácil y directa

Cuando la ciudadanía no puede o prefiere no acercarse a la ventanilla para

realizar un trámite con la Administraciones Públicas (como pagar los impuestos
de nuestro coche, reservar la plaza de nuestra hija o hijo en una guardería
municipal, renovar el carné de la biblioteca, gestionar la demanda de empleo, y
muchísimos más trámites o gestiones), ¿qué opciones tiene?

Podemos relacionarnos con las Administraciones Públicas a través de internet.

Esto es lo que se conoce como administración electrónica. Las diferentes
Administraciones Públicas ofrecen la posibilidad de realizar un gran número de
gestiones y trámites por internet a través de sus páginas web oficiales, de esta
forma podremos relacionarnos en el mundo virtual con la misma validez jurídica
que en el mundo físico. Las Administraciones Públicas ponen a disposición de la
ciudadanía, empresas e instituciones los llamados servicios electrónicos. A
través de los cuales podremos realizar múltiples gestiones, que de otra forma
tendríamos que realizar estos trámites en oficinas, con desplazamientos,
horarios y papeles.

Con la administración electrónica, la ciudadanía, empresas y gobiernos, reducen

costes y optimizan mejor sus tiempos y además contribuyen a que el sector
público sea más abierto y transparente y los gobiernos más comprensibles y
responsables para las personas.

13
Algunas de las ventajas de la administración electrónica o e-administración son:

✓ Disponibilidad. 24 horas al día, 365 días al año.

✓ Facilidad de acceso. Ya no es necesario acudir a la oficina presencial

para realizar las gestiones, se puede hacer desde cualquier parte del
mundo por internet o por teléfono.

✓ Ahorro de tiempo o dinero. Se puede realizar desde casa o el lugar

que deseemos, sin tener que desplazarse a la oficina presencial con
horarios establecidos, esperar el turno y regresar a casa.

Con un ordenador y conexión a internet, podemos utilizar estos servicios

electrónicos en cualquier momento a cualquier hora del día, desde cualquier
lugar donde nos encontremos y con la misma validez legal que si lo hiciéramos
presencialmente.

- Con el certificado electrónico podemos además realizar nuestra firma con

el mismo valor que si lo hiciéramos en papel.

- La seguridad de estos servicios y herramientas están garantizadas

- Con solo un clic podemos estar participando de nuestros derechos y

obligaciones administrativas sin movernos de casa.

Fuente: ¿Qué es la Administración Electrónica? (youtube.com)

Y ¿cuáles son algunos de estos servicios electrónicos? A continuación,

definiremos algunos de los más extendidos, como son los portales y las sedes
electrónicas.

14
2.2 Portales y sedes electrónicas

a) Una definición: Portales

De acuerdo con lo previsto en el artículo 39 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre,

se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad
corresponda a una administración pública, organismo público o entidad de
derecho público que permite el acceso a través de internet a la información y, en
su caso, a la sede electrónica o sede electrónica asociada correspondiente. (Art.
5.1 del RD 203/2021, de 30 de marzo)

b) Una aclaración: portales

La principal diferencia entre portales y sedes electrónicas gira en torno al fin de

su utilización.

El portal o web es un instrumento de información general sobre la administración

pública de que se trate.

c) Una definición: sedes electrónicas

De acuerdo con lo previsto en el artículo 38 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre,

una sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para la
ciudadanía por medio de redes de telecomunicaciones. Mediante dicha sede
electrónica se realizarán todas las actuaciones y trámites referidos a
procedimientos o a servicios que requieran la identificación de la Administración
Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónica de las personas
interesadas.

15
La titularidad de la sede electrónica corresponde a una Administración Pública,
o bien a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el
ámbito de sus competencias. (Art. 9 del RD 203/2021, de 30 de marzo)

d) Una aclaración: sedes electrónicas

La sede es un instrumento que sirve para la interconexión entre la ciudadanía y

las administraciones públicas a través de internet para la realización de trámites
oficiales

2.3 Documento, expediente y archivo electrónicos. Ideas claras

En este apartado revisaremos algunos de los elementos que conforman la base
de la administración electrónica, sin ellos no podríamos construir los servicios
electrónicos, nos referimos a los documentos, el expediente y el archivo
electrónico. Podemos considerarlos como una jerarquía donde unos están
contenidos en otros.

o El documento electrónico lo podemos considerar la unidad básica del

soporte documental

o El expediente electrónico está formado por documentos y dispone de un

índice firmado

o El archivo electrónico custodia expedientes y documentos.

Cada componente aporta o contribuye a lograr la Autenticidad, Integridad,

Confidencialidad, No repudio (Irrenunciabilidad), Trazabilidad, Disponibilidad y
Conservación. Se logra mediante diversas técnicas donde las dos más
relevantes son el recurso a la firma electrónica y la custodia documental y el
archivo electrónico.

16
 a) Desde el documento al archivo

En el recorrido empezamos por el documento con sus características. Se

compone de contenido, metadatos y firma. Los metadatos son datos adicionales
que pueden o no estar en el contenido del documento pero que dan contexto al
documento

Complementan al documento:

1. la firma que asegura autenticidad, integridad (el contenido no cambia) y no

repudio

2. el sello de tiempo o la referencia temporal

3. la conversión, si procede, de papel o los casos en los que el fichero electrónico

debe volver a papel. La conversión tiene múltiples formas:

1) De papel a papel que ya no se contempla de forma directa,

2) Digitalización o escaneo que permite generar copias auténticas, si son

realizadas por un funcionario/a habilitado

3) De documento electrónico a papel que es la impresión para recordar

datos para la consulta, consignando el CSV mediante el cual se puede visualizar
en sede electrónica

4) De electrónico a electrónico para lograr la longevidad ‘mezcla’ de

integridad, trazabilidad y conservación. Permite asegurar originalidad y permite
su posible uso en un momento futuro.

17
Expediente electrónico:

Llegamos al expediente electrónico que es una colección de documentos

que debe estudiarse en cuanto:

1) Los metadatos que son elementos que contextualizan el expediente y

que en su mayor parte son externos a su contenido permitiendo la
contextualización y

2) el foliado de cada documento y el índice firmado de los mismos. Así

puede pasarse a otra Administración y lograr la integridad y autenticidad
del todo

El archivo electrónico contiene los documentos electrónicos que correspondan a

expedientes finalizados. Contribuye a asegurar la Autenticidad, Integridad,
Confidencialidad, Trazabilidad, Disponibilidad y Conservación

Fuente: Microsoft PowerPoint - 200v2-DEA-pdf.pptx (vicotae.es)

Ciclo de vida del documento-e. Desde el registro hasta la fase de archivo

El ciclo de vida del documento electrónico es el conjunto de las etapas o

períodos por los que atraviesa el documento, desde su identificación en
un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para
conservación permanente, de acuerdo con la legislación sobre archivos
de aplicación en cada caso, o para su destrucción reglamentaria.

18
 POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS-E

La política de gestión de documentos electrónicos son las directrices de

una organización, con distribución de responsabilidades, para la creación
y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del
tiempo, en el marco de sus actividades

Situación de España en implantación de administración electrónica

Fuente: Índice DESI (Digital Economy and Society Index)

El índice de referencia sobre administración electrónica evalúa la prestación de

servicios de administración electrónica en 35 países de toda Europa, los 27
Estados miembros de la UE e Islandia, Noruega, Suiza, Albania, Montenegro,
Macedonia del Norte, Serbia y Turquía. Los ciudadanos y ciudadanas de los
países participantes evaluaron los servicios de gobierno digital, visitando y
evaluando más de 14,000 sitios web.

España ocupa el quinto lugar en el año 2022 (último DESI publicado)

La Comisión Europea ha estado supervisando el progreso digital de los Estados

miembros a través de los informes del Índice de Economía y Sociedad Digitales
(DESI) desde 2014. A partir de 2023, y en consonancia con el Programa de
Política para el Decenio Digital 2030, DESI se integra ahora en el informe sobre
el estado de la década digital y se utiliza para supervisar el progreso hacia los
objetivos digitales

19
3. Servicios más demandados de administración
electrónica

En este capítulo introduciremos algunos de los servicios electrónicos más

demandados, con la implantación de la administración electrónica en el sector
público

3.1 Servicios comunes

Dentro de los servicios electrónicos tenemos los servicios comunes, que son
aquellos que se ofrecen a las Administraciones para que puedan ser utilizados
de forma común sin necesidad de volver a desarrollarlos para cada uno de los
organismos.

Son aquellos servicios que se entienden de utilidad más transversal y, por tanto,
de uso extendido por todas las Administraciones y se comparten en un ejercicio
de racionalización de los recursos públicos.

El Catálogo de Servicios de Administración Digital tiene como objeto difundir los

servicios compartidos y el resto de los servicios comunes, infraestructuras y otras
soluciones tecnológicas que la SGAD, la Secretaría General de Administración
Digital, pone a disposición de todas las Administraciones Públicas para contribuir
a impulsar el desarrollo de la Administración Digital y mejorar los servicios que
se ofrecen a la ciudadanía y a empresas, o internamente a los empleados y
empleadas públicos

Destacamos a continuación algunos de ellos, por ser los más extendidos entre
las administraciones.

20
 • Identidad digital y firma electrónica

Se ofrece una serie de servicios horizontales que permiten a las

Administraciones Públicas ofrecer identificación digital para la ciudadanía y
empleados y empleadas públicos para acceder a servicios de las distintas
Administraciones Públicas, de forma segura y sencilla

• Registros y representación de la ciudadanía ante las AA. PP

Permite que las administraciones puedan disponer de un Registro general

interoperable entre ellos. Dentro de este apartado destacan las siguientes
soluciones

o SIR – Sistema de Interconexión de Registros: permite el

intercambio de asientos registrales entre administraciones.

o REG-AGE – Registro Electrónico de la AGE: punto único para

presentación por parte de ciudadanos/as y empresas a través de
internet de documentos a cualquier órgano administrativo integrado
en el Sistema de Interconexión de Registros.

o GEISER y ORVE – soluciones de registro para Oficinas de

Asistencia en Materia de Registros, que permiten la digitalización
de documentos

• Comunicaciones y notificaciones a la ciudadanía

o Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú): o el Punto único

de Notificaciones para todas las Administraciones Públicas tiene
como objetivo que la ciudadanía, personas físicas y personas
jurídicas, tengan accesible todas sus notificaciones y
comunicaciones.

21
Podemos ver la actividad de las notificaciones administrativas en el siguiente
gráfico. Fuente; https://dataobsae.administracionelectronica.gob.es/

• Apoyo a la tramitación administrativa

o Acceda – Sede y gestión electrónica de procedimientos: interfaz de

sede electrónica a ciudadanos y de tramitación de procedimientos
administrativos.

o Pasarela de pagos centralizada: permite incorporar el pago de

tasas en la implementación digital de trámites administrativos.

Fuente:
https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Racionaliz
a_y_Comparte/catalogo-servicios-admon-digital.html

Entramos a continuación en el detalle de uno de los servicios más demandados

en la administración electrónica, como es la autenticación y firma.

3.2 Servicios de autenticación y firma electrónica

Este servicio consiste en el procedimiento de verificación de la identidad digital
de un sujeto en sus interacciones en el ámbito digital, típicamente mediante
factores tales como «algo que se sabe» (contraseñas o claves concertadas),
«algo que se tiene» sean componentes lógicos (como certificados software) o
dispositivos físicos (en expresión inglesa, tokens), o «algo que se es» (elementos
biométricos), factores utilizados de manera aislada o combinados

Fuente:Diccionario AE https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae
_Estrategias/pae_Leyes-39-y-40-2015/materiales-ayuda/diccionario-terminos-y-
conceptos-administracion-electronica.html

22
Definición de firma electrónica

Según el RD 203/2021 de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de

actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

• Firma electrónica: Los datos en formato electrónico anejos a otros datos

electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante
para firmar.

• Firma electrónica avanzada: La firma electrónica que cumple los

requisitos contemplados en el artículo 26 del Reglamento eIDAS.

• Firma electrónica cualificada: Una firma electrónica avanzada que se crea

mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y
que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica

3.3 ¿Qué es el sistema Cl@ve?

Cl@ve es la solución que nos permite a las administraciones públicas disponer
de una plataforma de verificación de identidades electrónicas para la
identificación y autenticación de los ciudadanos y ciudadanas en sus trámites
con las Administraciones Públicas. Permite la identificación con plenas garantías
de seguridad y es uno de los servicios más utilizados en administración
electrónica.

23
3.4 Servicios comunes de firma electrónica en PAE
La Secretaria de Estado de Administración Digital, ha creado una suite de
productos relacionados con la firma electrónica para impulsar y facilitar la
implantación de sistemas de firma y autenticación en la Administración Pública,

fomentando la reutilización de soluciones con la finalidad primordial de ofrecer

un servicio de validación de certificados, firma electrónica y seguridad,
desacoplado de las aplicaciones con el objetivo de impulsar la implantación de
servicios electrónicos para el ciudadano

Fuente: PAe - Servicios Comunes de Firma Electrónica

(administracionelectronica.gob.es)

Registros electrónicos

Los servicios electrónicos comunes vistos en este capítulo para “Registros y

representación de la ciudadanía ante las AAPP”, ayudan a cumplir a los
organismos sus obligaciones respecto del registro.

El registro es la puerta de entrada del documento y las Administraciones estamos

obligadas a disponer de un registro electrónico para la remisión de escritos

Según el Art. 37 RD 203/2021

24
Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la
recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones,

Los registros electrónicos admitirán:

o Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los

servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme
a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentado
de acuerdo con formatos preestablecidos.

o Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los

mencionados en el párrafo anterior dirigido a cualquier
Administración Pública.

Debemos tener en cuenta que si existe un régimen especial para la remisión de

un documento a la administración (por ejemplo, la declaración de la renta, o una
factura electrónica), no podrán ser remitidos al registro general del organismo,
sino por los cauces establecidos por el procedimiento.

De acuerdo con el artículo 16.8 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, no se tendrán

por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen
especial establezca otra forma de presentación. En estos supuestos, el órgano
administrativo competente para la tramitación del procedimiento comunicará esta
circunstancia a la persona interesada e informará de los requisitos exigidos por
la legislación específica aplicable.

25
3.5 Archivos y tramitación de expedientes
Archive es una aplicación web de archivo definitivo, que dispone de operaciones
para trabajar con expedientes y documentos electrónicos. Las operaciones que
realiza se engloban en:

■ Administración de un archivo.

■ Gestión de centros de archivo.

■ Gestión de los metadatos de las normas técnicas

■ Gestión de expedientes.

■ Transferencia de expedientes entre archivos.

■ Generación de actas de cambio de custodia

InSiDe- Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica

Consiste en una suite de productos para la gestión de documentos y expedientes

electrónicos, de forma que puedan almacenarse y/o obtenerse según el
Esquema Nacional de Interoperabilidad. Permite el intercambio en la nube de
expedientes administrativos. Y además ofrece la suite CVS para generación y
consulta de Códigos Seguros de Verificación.

3.6 Otros servicios relevantes: MI CARPETA CIUDADANA

Mi Carpeta Ciudadana es un punto único donde la ciudadanía puede
comunicarse con las Administraciones y, además, consultar diferentes datos
personales y citas previas, acceder a información sobre diversos procedimientos,
informarse sobre notificaciones pendientes de leer y del estado de los
expedientes en trámite, recibir avisos y alertas.

26
Esta app busca simplificar la relación y mejorar la interacción entre la
administración y la ciudadanía de forma accesible, proactiva y personalizada
desde cualquier dispositivo.

Con Mi Carpeta Ciudadana , se puede acceder, de forma agregada, a su

información personal y a la consulta de sus gestiones realizadas con diferentes
Administraciones Públicas. Se ofrece la versión web de Mi Carpeta Ciudadana,
ahora con la liberación de la app móvil se pretende lograr un mayor acercamiento
al ciudadano/a.

Las principales características y funcionalidades que ofrece la app Mi carpeta

Ciudadana son las siguientes:

• Aviso de notificaciones electrónicas pendientes y conexión con la

Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú)

• Calendario, para la visualización de alertas con respecto a gestiones

pendientes con la Administración (caducidades, renovaciones, etc.)

• Consulta de datos personales procedentes de diferentes organismos

(estatales, regionales y locales) como padrón, titulación académica,
bienes inmuebles, familia numerosa, ingreso mínimo, etc.

27