MANUAL OPERATIVO

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 MANUAL OPERATIVO CONVENIOS SOLIDARIOS

Con base en el Artículo 95 de la Ley 2166 de 2021, que autoriza a los entes del
orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal para celebrar directamente
convenios solidarios con los Organismos de Acción Comunal, se desarrolla el
presente manual con el ánimo de fijar una guía de procedimiento ilustrativo, para
el desarrollo de las iniciativas comunales que previo cumplimiento de requisitos
jurídicos, fueron objeto de financiación por parte del Ministerio del Deporte,
mediante la suscripción de los denominados “convenios solidarios”.

Por ello el MINISTERIO DEL DEPORTE, requiere junto con la OAC materializar
los proyectos realizando ejecuciones menores que permitan el mejoramiento de
los espacios recreo- deportivos ya existentes, con el propósito de realizar el
mejoramiento, rehabilitación, renovación, reparación, remodelación, mobiliario
urbano y accesibilidad para personas con movilidad reducida, optimizando el
recurso.

NOTA: En el caso que el predio presentado por la OAC, para la ejecución del
proyecto dentro del convenio solidario, no cuente con espacio recreo deportivo,
desarrollado, se le mejorará dicho espacio con elementos establecidos de común
acuerdo entre las partes. Tales como: parque infantil, mobiliario urbano, gimnasio
bio-saludable, tanto para personas sin discapacidad como para personas con
movilidad reducida, arborización nativa o jardines florales.

OBJETIVO:
Permitir la capacitación de la OAC con el fin de conocer de manera clara cuales
son los lineamientos y procedimientos que seguir durante el desarrollo del
convenio solidario suscrito.

ALCANCE:
Corresponde a este manual establecer los procedimientos de las distintas etapas
que se desarrollarán en las actividades específicas de la iniciativa con el aporte
ofrecido por la OAC (aporte en especie), como con el aporte realizado por el
Ministerio de Deporte.

MARCO JURÍDICO:
A partir de las obligaciones contractuales del convenio, se genera el paso a paso
que debe surtirse y se definen los controles y demás etapas a tener en cuenta
para dar cumplimiento a las cláusulas enmarcadas en el convenio solidario.

En el convenio se precisan las obligaciones generales y específicas que deben

atender las partes y que refieren a condiciones técnicas, administrativas,
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financieras, contables y jurídicas, entre otras. Lo anterior debe atenderse
oportunamente para así cumplir con el correcto desarrollo del objeto contractual,
por lo que este manual es un anexo para dar cumplimiento a cada una de etapas
a desarrollar, así como las instancias previas que se deben surtir, las
recomendaciones que se deben atender, y los documentos a emitir junto con los
soportes que respaldaran las actuaciones de las partes, brindando información
cuando se requiera, diligenciando los formatos y actas establecidos, a fin de tener
trazabilidad y transparencia en todo el proceso.

ETAPAS:
Para el adecuado desarrollo del convenio, se definen como etapas principales las
siguientes:

1. Apertura de la Cuenta para el manejo de los recursos.

2. Capacitación a la OAC.
3. Verificación técnica y jurídica del predio – Implantación.
4. Presupuestación (MINDEPORTE - OAC).
5. Socialización con la comunidad.
6. Ejecución de las obras.
7. Avance del proyecto correspondiente al 90%.
8. Recibo de Obra y puesta al servicio.
9. Liquidación.

1. Apertura de la Cuenta para el manejo de los recursos.

Contiene aquí todo el procedimiento para abrir la misma conforme a lo

estipulado en el COS y los documentos necesarios que debe tener la OAC
para su apertura. Se explica cómo va a ser el procedimiento para los
desembolsos (Desembolso 1 correspondiente al 90% y Desembolso 2
correspondiente al 10%) y los pagos en el ejercicio contractual del proyecto
(pagos a proveedores, contratistas y mano de obra, y en general cualquier
pago que se realice). Ver instructivo.

2. Capacitación a la OAC.

Se convoca a la OAC y se explica todo el proceso de la ejecución

contractual con sus etapas.

Una vez se cuente con la apertura de la cuenta, el Ministerio convocará a

reunión virtual a la Organización de Acción Comunal, en adelante - OAC-
para
explicar generalidades y etapas del proceso, a saber:
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 • Componente Técnico - Ver cartilla de construcción
• Componente administrativo - Ver formatos de trabajo
• Componente Financiero - Ver Instructivo.
• Componente Jurídico - Ver instructivo.
• Designación del Profesional Técnico (Ingeniero civil o Arquitecto.) por
OAC para el seguimiento del convenio previa aprobación de
Mindeporte.
• Contratación del Profesional Técnico (Ing./Arq.) de la OAC.
• Designación del Apoyo Administrativo por OAC para el seguimiento
del convenio previa aprobación de Mindeporte.
• Contratación del Apoyo Administrativo por OAC.
• Aporte en especie.
Dentro de los 10 días siguientes a la aprobación del presupuesto
definitivo, EL OAC remitirá los soportes que demuestren cual va a ser
el aporte en especie, el cual debe contar con la aprobación del
supervisor.
• Cierre de pendientes y/o acciones por atender.

Compromisos al término de la reunión:

La OAC deberá formalizar e informar por escrito al Ministerio, el nombre,

identificación, correo electrónico y teléfono de quien será el Profesional
Técnico (Ingeniero civil o Arquitecto.) que la OAC designará para el
seguimiento durante la ejecución del convenio.

El Profesional Técnico Ingeniero civil o Arquitecto de la OAC, actuará

también como enlace inmediato con el Ministerio. Acompañará la visita de
verificación técnica del Ministerio, las actividades derivadas de esta y
suscribirá el acta, junto con el Ministerio, en la que se consignarán todas
las observaciones que la OAC deberá considerar para ajustar la iniciativa
a las actividades que, conforme alineamientos del Ministerio, resulte en un
presupuesto que, al materializarlo, responda al cumplimiento del objeto.

El profesional Contratado por la OAC de acuerdo con las actividades a

realizar velará y cumplirá los controles de calidad y las Normas
constructivas nacionales, NTC o NSR 10 vigentes y especificas con la
intervención a realizar.

Nota 1:
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 La OAC debe contar con un profesional en ingeniería civil o arquitectura
que acompañe la fase de verificación técnica, en la que el apoyo técnico
que designe el Ministerio dará las recomendaciones para el análisis de
precios unitarios, especificaciones técnicas, cronograma, memoria de
cantidades y plan de compras que acompañarán el presupuesto final, el
cierre y liquidación de la obra.

3. Verificación técnica y jurídica del predio – Implantación.

Verificación in situ del predio objeto de intervención. La verificación

corresponde a la revisión jurídica de los documentos inicialmente
relacionados, los cuales fueron aportados por EL OAC. Será causal de
terminación cuando se advierta que el OAC no es propietaria o poseedora
del predio en que se desarrollará la iniciativa o cuando, siendo poseedora,
exista oposición de quien alegue un mejor derecho.

• La OAC de manera conjunta con Mindeporte, en sitio identificará el

predio objeto de intervención, para que el apoyo técnico del Ministerio
efectúe la respectiva toma de coordenadas que permitan
georreferenciar el predio, a fin de confirmar la correspondencia con el
predio presentado en la iniciativa.

• Conforme al Formato 2- Autorización para la Intervención y Uso del

Predio de la convocatoria, la OAC debe entregar una copia del
documento, (certificado de tradición y libertad y/o escritura de
propiedad) donde conste la titularidad del predio en cabeza de la OAC
o de cualquier persona jurídica del derecho público.

• En sitio, el apoyo técnico del Ministerio en compañía del profesional

técnico designado por la OAC, verificaran las condiciones físicas del
predio en lo que tiene que ver con accesos, disponibilidad de servicios
públicos, colindancia y alinderamiento del lote respecto a la escritura
y uso del suelo conforme al EOT, o PBOT y o POT del respectivo
municipio.
• En sitio, el apoyo técnico del Ministerio en compañía del profesional
técnico designado por la OAC, revisarán la iniciativa presentada en
Formato 3 de la convocatoria, para establecer la debida tipificación de
esta, según corresponda a Adecuación, Mejoramiento,
Rehabilitación, Renovación, Reparación, Remodelación, Mobiliario
urbano y accesibilidad para personas con movilidad reducida.

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 • El apoyo técnico del Ministerio consistirá en: orientar al profesional
técnico de la OAC, respecto a las inquietudes que puedan emanar de
la revisión de los manuales, cartillas y demás documentos aportados
por el ministerio, respecto de los espacios recreo deportivos a
intervenir.

Con el fin de llevar a cabo los controles pertinentes basados en las

especificaciones técnicas y en las fichas de construcción, y que, por
observación en sitio, se determinan como necesarias para la correcta
ejecución, la OAC, dejará las consideraciones adicionales que, en
razón a la iniciativa pretendida, requieran acompañarse de permisos
y de aquellas que, por complejidad, exceden el alcance pretendido
con estas iniciativas solidarias.

• El apoyo técnico precisará aquellos ítems que, según la norma

constructiva, requieran de ensayos de laboratorio, diseño de mezclas
o esquema básico de diseño, los cuales deben ser presentados por
la OAC con el visto bueno del ente territorial respectivo y avalados por
Mindeporte.

4. Presupuestación (MINDEPORTE - OAC).

La definición del alcance final de las obras a ejecutarse se determinará de

manera conjunta entre EL OAC y el MINISTERIO, con fundamento en los
resultados que arroje la ETAPA DE VERIFICACIÓN TÉCNICA Y JURIDICA-
Implantación, que se realizará previo al inicio de las obras en el predio a
intervenir, previa aprobación del supervisor por parte del MINISTERIO. Se
realiza visita en campo por parte del Ministerio en compañía con el profesional
técnico contratado por la OAC, se definirán las obras a realizar y se elabora el
presupuesto, el cronograma respectivo, el flujo de inversión y plan de compras
para aprobación por parte de la supervisión de Mindeporte.

• El apoyo técnico de Mindeporte, brindará asistencia al profesional de

la OAC en lo relacionado con las intervenciones propuestas, como
definir unidades de pago para cada actividad, las especificaciones
técnicas a tener en cuenta, según sea la intervención,
consideraciones al momento de establecer rendimientos para cada
actividad, recomendaciones para manejo de residuos, permisos que
deben conseguir, para generar un presupuesto ajustado a la magnitud

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 de la intervención, toda vez que el convenio no está sujeto a
adiciones.
• En el ánimo de brindar un amplio catálogo de posibles intervenciones
se tiene que el estudio de mercado del sector que el Ministerio del
Deporte adelantó, se basó en los segmentos 30, 72 y 95 del Código
Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, que
enmarcan las actividades correspondientes a renovación,
rehabilitación y mejoramiento de estructuras, construcciones y obras
civiles de escenarios deportivo-recreativos y zonas para el
aprovechamiento del tiempo libre y que se registran en el FORMATO
3 – PROPUESTA DE INVERSION DE RECURSOS- PRESUPUESTO
INICIATIVA COMUNAL de la convocatoria.

a) Las actividades preliminares que según tipo de intervención se deban surtir,

así como las de control y almacenamiento de materiales, aseo de obra,
separación de residuos, entre otras, podrán ser cubiertas por la OAC en su
totalidad, con el personal no calificado que corresponderá al aporte en
especie de la OAC al convenio. Por ser un aporte al convenio, se debe
establecer su trazabilidad, precisando el número de personas no
calificadas, las horas/hombre necesarias en cada actividad que se
pretenda cubrir bajo esta modalidad, para cuantificar y valorar el aporte en
especie hasta alcanzar, como mínimo el monto de dicho aporte convenido.
La desagregación del personal no calificado y actividades a surtir debe ser
presentada al Ministerio, junto con el presupuesto para su aprobación.

b) El profesional ingeniero civil o arquitecto designado por la OAC, previa

revisión de actividades propuestas en la iniciativa y considerando las
recomendaciones dadas por el Ministerio, definirá las posibles actividades
a ejecutar, efectuando las correspondientes mediciones, para precisar el
presupuesto.

c) El presupuesto debe contar con memorias de cálculo y análisis de precios

unitarios, que contengan cotizaciones de materiales de proveedores,
transporte de materiales, alquiler de equipos y especificaciones técnicas
constructivas para cada actividad.

d) El Análisis de Precios Unitarios – APU´s, debe contemplar los costos con

prestaciones y seguridad social integral de la Mano de Obra Calificada y no
calificada que requiere cada actividad, distinta de la ya contemplada como
“aporte en especie”.

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e) Tomar en consideración que, del recurso financiado por el Ministerio, se
efectuarán las retenciones correspondientes a la contribución del 0.5% de
la estampilla Universidad Nacional de Colombia con destino al Ministerio
de Educación y la contribución especial de obra pública del 5% con destino
al Ministerio del Interior.

f) Respecto del ítem de Administración y los Imprevistos, se determina que la

Administración, incluirá el costo de los profesionales técnicos y
administrativos, responsables por el adecuado manejo de la obra y todas
las demás componentes listadas en el ANEXO 002

g) En Imprevistos (I), se estimará un 2% del valor total del costo directo del
presupuesto, que, de darse, deberá ser informado, soportado y
documentado al Ministerio. Si no se presenta imprevisto, este recurso se
considerará no ejecutado y deberá ser objeto de reintegro. No se considera
Utilidad, por cuanto es una obra comunitaria.

h) Para evaluar mano de obra requerida para cada actividad, el profesional de

la OAC que elabore el presupuesto tomará en cuenta los rendimientos
promedio observados en actividades similares, para determinar personal a
contratar.

i) En contratación de personal, La OAC debe cumplir el código laboral

colombiano y, en tal sentido, todo trabajador deberá afiliarse a seguridad
social integral, siendo obligatorio para todo el personal de obra el riesgo
laboral (ARL) Nivel 5, si excepción alguna todo el personal calificado o no,
debe estar inscrito en la seguridad social.

j) Si optan por algunas contrataciones por prestación de servicios, la afiliación

a riesgo Nivel 5 de ARL, es responsabilidad de la OAC.

k) Ningún trabajador puede ingresar al área de obra sin verificar previamente

que está activo en el sistema de seguridad social integral y sin sus
respectivos elementos de protección personal (EPP´s).

l) Definido el presupuesto, el profesional de la OAC elaborará el cronograma

de ejecución de obra, el flujo de inversión programada y el plan de compras
requerido para que en forma oportuna se cuente con los insumos en sitio.

m) Una vez se cuente con el presupuesto, debidamente suscrito por el

profesional de la OAC y Representante Legal de la OAC, debe presentarse
al supervisor del Ministerio, junto con el cronograma, flujo de inversión
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 programada y el plan de compras de inversión, para su correspondiente
revisión y aprobación.

n) La OAC gestionará ante el ente municipal, los permisos que sean

necesarios para la intervención, aportándolos al Ministerio.

Compromiso OAC: Presentar presupuesto, cronograma, flujo de inversión

programada y el plan de compras, suscritos por el Representante Legal del OAC
y Profesional del OAC, al Supervisor de Mindeporte, junto con todos los soportes.

En caso de requerir licencias y/o permisos deben remitirse al Ministerio, junto con
el presupuesto.

Aprobado el presupuesto y corroborados los demás requisitos establecidos en el

convenio para el inicio de las obras, el supervisor designado por el Ministerio dará
el aval para el inicio de las obras y aprobará los pagos conforme al instructivo
establecido por el Ministerio para dicho fin.

5. SOCIALIZACIÓN CON LA COMUNIDAD:

Se socializa con la comunidad el alcance del proyecto y las obras a ejecutar

ya concertadas con la OAC.

Previo al inicio de las obras se realizará jornada de socialización con la

comunidad previamente convocada por la OAC, para presentar el alcance
del proyecto y las obras a ejecutar. Dicha convocatoria se llevará a cabo
con 8 días de anticipación al inicio de las obras.

6. EJECUCIÓN DE LAS OBRAS:

Se realizarán comités de obra semanales con el fin de verificar el avance o

novedades presentadas en el proyecto ejecutado por el OAC. Presentación
de informe detallado de manera semanal y mensual, respecto de las labores
realizadas hasta ese momento, incluyendo aspectos financieros, técnicos y
administrativos, así como otros que solicite por cualquier medio escrito o
digital Mindeporte.

La OAC con su profesional técnico, adelantará el levantamiento de actas de

vecindad que apliquen, en formato establecido, incluyendo registro
fotográfico del inmueble objeto de inspección, previo al inicio de la
intervención, como al término de esta.

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Plan de compras:

El plan de compras establecerá los componentes de cada actividad a saber:

materiales, equipo y mano de obra que deben ir acorde con el cronograma
aprobado. Este Plan de Compras debe incluir todo lo necesario para una acertada
ejecución de las actividades previstas.

Según el cronograma y flujo de inversión programado aprobados, el OAC

preparará el plan de compras, para que se programe la adquisición de materiales,
mano de obra y equipo en la cantidad, calidad y oportunidad requeridos, conforme
a la programación.

Para mano de obra, el OAC proyectará catorcenalmente la planilla, acorde a

cuadrillas que se requieran en actividades a desarrollar.

Una vez se cuente con el plan de compras, el supervisor del Ministerio impartirá
aprobación o hará las observaciones a lugar, acordando nueva fecha de entrega
de correcciones.

Si en desarrollo de la obra, se determina la necesidad de ajustar el plan de

compras aprobado, se presentarán por parte de la OAC los ajustes al supervisor
del Ministerio, en el que se soportarán y explicarán los cambios y se someterá de
nuevo a su aprobación.

El pago de proveedores, mano de obra, contratistas, etc., se realizará conforme a

lo establecido por el Ministerio para tal fin. En ningún caso, la OAC podrá aprobar
gasto alguno, sin contar con aprobación del supervisor.

ALMACÉN Y/O CAMPAMENTO:

La OAC debe tener un espacio cerrado, en buenas condiciones, sin humedad,

seguro y cerca del lugar de intervención, donde tendrá espacios para almacenar
materiales, herramienta menor y estante para almacenar los elementos
personales del personal de obra durante la jornada laboral.

Se debe disponer a su vez de un almacenista que responda por el recibo, custodia

y almacenamiento adecuado de los materiales, equipo menor y demás elementos
que deban cubrirse, llevando registro de entradas y salidas, que aprobará el

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profesional técnico de la OAC. Dicho almacenista hará parte del aporte en especie
del OAC sin cargo a los costos del proyecto.

MATERIALES:

La compra de los materiales se aprobará en las cantidades y calidades descritas

en el plan de compras. Se deben considerar las condiciones de almacenamiento
de cada producto que indique el fabricante. En caso de deterioro, corresponde a
la OAC el reemplazo de este a su costo. En ningún caso se aceptarán materiales
vencidos o en mal estado de almacenamiento para la ejecución de las obras.

EQUIPO:

El equipo que conforme a las actividades a ejecutar se haya presupuestado, debe

contar con espacio seguro y que no interfiera con el área de trabajo, mientras no
está en uso. Debe registrarse entrada y salida, así como las horas de servicio,
para su posterior pago. El OAC es responsable de disponer el equipo necesario
en el momento oportuno para desarrollar la actividad y no se reconocerá valor
alguno por equipos que no se encuentren en uso. Si el equipo es por alquiler, se
debe elaborar contrato en el que se precise costo del servicio y condiciones para
la prestación; se indique nombre del propietario, copia de cédula y RUT. Para el
pago, debe presentar factura y/o cuenta de cobro, según sea el régimen tributario
aplicable, el reporte de horas de servicio, aprobadas por el técnico de la OAC.
Cuando no esté en operación el equipo debe ubicarse en el lugar que hayan
destinado para tal fin. No se permitirá en sitio adelantar mantenimientos y en caso
de ser necesario debe cumplir con normas ambientales.

Para la herramienta menor, la OAC dispondrá un espacio para su almacenamiento

mientras dura la obra. La herramienta menor que se adquiera debe ser objeto de
inventario hasta el final de obra y las partes acordarán disposición final de aquellos
elementos que concluida la ejecución aun sean útiles para la comunidad,
disposición que se hará mediante acta.

Durante la ejecución de la obra y hasta su entrega, la OAC dispondrá de personal

que hará el aseo en forma semanal o con la frecuencia que se requiera, para
garantizar el correcto almacenamiento y disposición de materiales. Dicho personal
hará parte del aporte en especie del OAC sin cargo a los costos del proyecto.

7. AVANCE DEL PROYECTO CORRESPONDIENTE AL 90%

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Una vez EL OAC ejecute el 90% de las actividades referidas en el presupuesto
definitivo de la iniciativa, previa aprobación del supervisor del MINISTERIO y
demás requisitos para el giro. Incluye visita de campo por parte del Ministerio para
verificar dicho avance y el cumplimiento de las especificaciones técnicas de
construcción. Una vez revisado el cumplimiento de los requisitos por parte de la
supervisión, se procede a realizar el Desembolso 2 correspondiente al 10% de los
recursos (Ver Instructivo para el desembolso 2).

Una vez la obra alcance el 90% de avance, la OAC informará al supervisor del
Ministerio, para que se proceda a efectuar verificación en sitio por parte del apoyo
técnico del Ministerio del avance de obra, la calidad de esta, emitiendo informe en
un término no mayor a 3 días, al supervisor del Ministerio.

La OAC debe verificar que se encuentra en total y cabal cumplimiento de

obligaciones contractuales jurídicas, técnicas, contables, financieras y solicitará
desembolso al Supervisor del Ministerio.

Una vez reciba el supervisor del Ministerio el reporte de la visita a la obra

procederá a verificar requisitos y de encontrarse correcto, autorizará desembolso
conforme al instructivo establecido por el Ministerio para tal fin (Ver Instructivo
para el segundo desembolso 2).

8. RECIBO DE OBRA Y PUESTA AL SERVICIO.

Se realiza visita conjunta Ministerio y OAC para verificar el estado final de las
obras. Se presenta la certificación final suscrita por el representante legal del OAC
o revisor fiscal, en la cual se discrimine, clara y detalladamente, la forma en que
fueron ejecutados los recursos girados por el MINISTERIO DEL DEPORTE y la
ejecución de recursos aportados por EL OAC. Se reintegran a más tardar dentro
de los treinta (30) días calendario siguientes a la finalización del plazo de
ejecución del convenio, los saldos de los recursos económicos aportados, no
ejecutados o no legalizados, que se produzcan en la ejecución del convenio. Se
realiza la entrega de un informe final de ejecución de las obras por parte del OAC
avalado por la supervisión, en el cual se indique la debida terminación de las obras
objeto del convenio y el cumplimiento de todas las obligaciones de este, soportado
con: a). Comprobante de reintegro al Tesoro Nacional, de los recursos no
ejecutados, de existir estos y de los rendimientos financieros. b). Informe Final de
Obra.

El FORMATO 2 de la convocatoria, Autorización de uso y mantenimiento,

establece dentro de los compromisos del OAC, además del recibo jurídico y
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material de la infraestructura y de incorporarla a su inventario, se exige, que éste
debe ser objeto de amparo adecuado ante una compañía de seguros; por tanto,
el OAC debe hacer entrega al término de la intervención de la garantía (póliza)
debidamente actualizada con los amparos estipulados en el convenio solidario,
teniendo como beneficiario al Ministerio del Deporte.

Además, se debe entregar CERTIFICACIÓN en la que la OAC manifieste el

compromiso de adelantar las acciones administrativas que se requieran para
brindar mantenimiento y velar por el adecuado uso del escenario y responder, con
posterioridad a la entrega por la vigilancia y custodia de los elementos que se
hayan dispuesto en el escenario, objeto de intervención.

Durante la ejecución de la obra, el Ministerio hará las visitas de seguimiento que,

conforme sea la complejidad y/o desarrollo de la obra considere necesarias.

9.LIQUIDACIÓN

Para liquidar el convenio, la OAC debe entregar el informe financiero con todos
los movimientos en la cuenta dispuesta para el manejo de recursos del Ministerio,
describiendo rendimientos generados y el soporte de transferencia al Tesoro
Nacional, conciliación bancaria, extractos desde la apertura hasta el cierre de la
cuenta.

Además, deberá diligenciar el certificado de rendición de cuentas suscrito por el

representante legal de la OAC y el revisor fiscal o contador, según aplique,
adjuntando documento de identificación, tarjeta profesional de contador y
certificado de vigencia de esta.

El Ministerio revisará la documentación financiera e informará sobre aspectos a

complementar, aclarar o subsanar.

Para el aspecto técnico, la OAC debe haber entregado todos los informes
semanales y mensuales, así como el final (todos los informes deberán incluir
registro fotográfico del antes, durante y después), en el cual se consignen todos
los eventos surgidos en la obra, aspectos que afectaron su oportuna terminación,
si es del caso, certificado del compromiso suscrito por representante legal de
mantener y dar adecuado uso al escenario. Actas de socialización realizadas con
la comunidad al inicio y final de las obras, así como el registro fotográfico final de
la actividad de puesta al servicio de esta.

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Del total de materiales empleados en desarrollo de la obra, hará entrega de los
controles de entrada y salida de estos, que deben corresponder con el total de
compras efectuadas. En cuanto a equipo menor debe entregar relación con
registro total de compras, actas de dados de baja y los que aun sean de utilidad
para la comunidad, se dejará constancia en acta de su disposición final, previa
aprobación por parte del supervisor del Ministerio.

Las planillas de personal canceladas deben entregarse con soportes de pago del
personal contratado por la OAC, pago por prestaciones sociales y paz y salvo a
los trabajadores aprobados para laborar en la obra, acompañado de copia de las
respectivas planillas en donde se registre el retiro de trabajadores del sistema de
seguridad social al que estuvieron afiliados durante el tiempo que laboraron para
la obra, objeto del convenio.

Una vez, el Ministerio verifique la documentación entregada y requiera los

soportes que considere necesarios, informará a la OAC para que se proceda al
cierre de la cuenta y preparará la respectiva acta de liquidación, que remitirá al
representante legal de la OAC para su firma y posterior remisión al Ministerio en
original para archivo y expedir finiquito correspondiente.

FORMATOS.

El ministerio del Deporte suministrara entre los formatos de trabajo relacionados,

los siguientes:

Acta de terminación del Proyecto.

Acta de recibo final de las Obras.
Manejo de los Recursos.
Registro Fotográfico.

15
 INSTRUCTIVO MANEJO DE RECURSOS FINANCIEROS

COMO MANEJAR Y ADMINISTRAR LOS RECURSOS DEL CONVENIO

SOLIDARIO

Antecedentes

Este instructivo se encontraran las actividades relacionadas con los aspectos

financieros, tratando de destacar los aspectos más relevantes y aquellos que
resulten complementarios, de tal manera que el Ministerio del Deporte y Juntas
de acción comunal (JAC), encuentren en este manual las principales actividades,
normas reglamentos procesos y obligaciones que faciliten el desarrollo y la
correcta ejecución de los convenios solidarios y sirva de consulta permanente
para administrar los recursos del que ejecuten en el desarrollo del mismo.

1. Aspectos Financieros
1.1. Proceso para el manejo de los recursos
1.1.1 Apertura de una cuenta bancaria
El manejo de los recursos del convenio deberá hacerse por medio de una cuenta
bancaria, la cual deberá abrirse únicamente para tal fin.

A. Características de la cuenta bancaria

1. La cuenta debe ser de manejo corriente

2. La apertura de la cuenta se podrá efectuar a cero pesos.
3. La cuenta no tendrá ningún costo de apertura.
4. La apertura de cuenta tendrá firmas conjuntas por parte del representante
legal del organismo participante y el supervisor designado por el ministerio
del deporte.

B. Nombre de la cuenta bancaria

Abreviatura nombre de la cuenta bancaria: Indicando el Numero y año del y el
Nombre de la OAC.

C. Modelo objeto del convenio:

Aunar esfuerzos entre el Ministerio del Deporte y el Organismo de Acción
16
Comunal de las respectivas veredas ubicadas en los diferentes municipios y
departamentos de Colombia, para el MANTENIMIENTO Y
MEJORAMIENTO de las iniciativas de cada convenio.

D. Documentos necesarios para la apertura de cuenta:

1. Fotocopia del NIT Y/O RUT (REGISTRO UNICO TRIBUTARIO

PERSONA JURIDICA).
2. FOTOCOPIA DEL REGISTRO UNICO COMUNA – RUC
ACTUALIZADO.
3. FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL
REPRESENTANTE LEGAL O QUIEN HAGA SUS VECES.
4. FOTOCOPIA DE LA DECLARACION DE RENTA DEL ULTIMO
PERIODO GRAVABLE PARA EL TITULAR DE LA CUENTA SI ESTA
OBLIGADO A DECLARAR.
5. FOTOCOPIA DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DE OTRAS
PERSONAS AUTORIZADAS A FIRMAR.
6. ESTADOS FINANCIEROS AL CIERRE DEL ULTIMO AÑO FISCAL
FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR
PUBLICO

Nota importante: “Los documentos solicitados están sujetos a las políticas

de la entidad bancaria”.

1.1.2 Giro de los recursos

Una vez suscrito el convenio solidario y posterior a la apertura de cuentas, el

MINISTERIO DEL DEPORTE girará a las organizaciones participantes a su
cargo dos desembolsos así: El primero correspondiente al noventa por ciento
(90%) y el segundo desembolso correspondiente al diez por ciento (10%),
sujetos a los requisitos los cuales se relacionan a continuación:

REQUISITOS PRIMER DESEMBOLSO:

• Certificación Bancaria (Cuenta Convenio).

• Informes técnicos.
• Aprobación del presupuesto definitivo por parte de MINDEPORTE, Ver
Formato de trabajo No. 002 Presupuesto.
• Cronograma de ejecución y plan de inversión aprobados por el supervisor
del convenio (Min deporte)

17
 • Acta de inicio. Documento firmado por el representante legal de JAC
y el supervisor del convenio MINDEPORTE
• Aprobación de la póliza SECOP II.
• RUT actualizado (No mayor a 30 días).
• Factura Electrónica, si registra la obligación “52 Facturador
Electrónico” en el RUT y responsable de IVA (su radicación debe ser de
acuerdo con el instructivo), de lo contrario cuenta de cobro.
• Registro Presupuestal (RP). Documento a cargo del MINDEPORTE
• Acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad (salud, riesgos profesionales,
pensiones), así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, cuando corresponda, adjuntando los soportes
que evidencien dicho cumplimiento como es la i) certificación expedida
por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los
requerimientos de ley, o por el representante legal – modelo
certificado II) comprobante o planilla de pago de los aportes que
correspondan, de conformidad con la normatividad vigente para el
efecto. – Documentos a cargo de la JAC.
• Adjuntar la certificación de cumplimiento emitida por el (la) supervisor(a)
para el respectivo giro. – Certificado a cargo del Ministerio del
Deporte.
Certificado de (la) supervisor(a) del Ministerio del Deporte. Certificado a
cargo del Ministerio del Deporte.

REQUISITOS SEGUNDO DESEMBOLSO

• Certificación Bancaria (Cuenta Convenio) no mayor a 90 días.

• Informes técnico avance de obra mayor o igual al 80%.
• RUT actualizado (No mayor a 30 días).
• Factura Electrónica, si registra la obligación “52 Facturador Electrónico” en
el RUT y responsable de IVA (su radicación debe ser de acuerdo con el
instructivo), de lo contrario cuenta de cobro.
• Certificado de Pago de Seguridad Social y Parafiscales
• Soporte de traslado de rendimientos financieros al tesoro nacional
• Adjuntar la certificación de cumplimiento emitida por el (la) supervisor(a)
para el respectivo giro. – Certificado a cargo del Ministerio del Deporte.
• Certificado de (la) supervisor(a) del Ministerio del Deporte. Certificado a
cargo del Ministerio del Deporte.

La entidad financiera deberá expedir este certificado donde conste la apertura

de la cuenta la cual deberá contener la siguiente información: número y objeto
18
 del convenio, nombre del convenio, NIT del Organismo correspondiente,
número de la cuenta bancaria, tipo de cuenta bancaria, relacionar nombres de
las personas que estén autorizadas para el manejo de la cuenta con la
identificación de sus cédulas de ciudadanía, dicha cuenta está marcada para
generar rendimientos financieros, sin posibilidad de sobregiros, que sea
inembargable, exenta de retención en la fuente y gravamen de movimientos
financieros (GMF).

Para la buena administración del giro o desembolso se tendrán en cuenta como

mínimo las siguientes reglas Ver Lista de Chequeo:

1. La cuenta debe ser abierta en una entidad financiera autorizada por la

Superintendencia Financiera.
2. La cuenta deberá mantenerse activa y debe extenderse como mínimo
hasta la utilización de la totalidad de los recursos entregados a título de
giro o desembolso.

1.1.3 Lineamientos para el manejo de los recursos

Para la ejecución del convenio solidario es importante seguir los siguientes

lineamientos para el manejo de los recursos del convenio y de la cuenta
bancaria correspondiente:
1. La cuenta solo debe permitir el ingreso de los recursos provenientes del
convenio solidario suscrito con el Ministerio del deporte. Por lo tanto, el
Organismo deberá mantener los recursos de manera separada e
independiente de cualquier otra clase de dinero que maneje o
administre.

2. Los recursos del convenio NO podrán ser destinados para ningún fin
diferente al establecido en los convenios y por lo tanto deberán ser
estrictamente ejecutados por las organizaciones participantes en la forma
acordada en el mismo.

3. A la cuenta bancaria no se le aprobarán sobregiros bancarios.

4. La cuenta bancaria está exenta de retenciones y gravámenes de

movimientos financieros-GMF.

5. La cuenta bancaría debe generar rendimientos financieros. Estos

rendimientos generados por los recursos aportados por el Ministerio del
deporte serán manejados y reintegrados al Tesoro Nacional conforme al
inciso segundo del artículo 33 del Decreto 4730 del 28 de diciembre de
19
 2005 y el Decreto 1853 de 2015 y serán consignados en la cuenta que para
el efecto indique el Ministerio del deporte. La OAC realizara la transferencia
de los rendimientos financieros de acuerdo con el valor mensual registrado
en el extracto bancario del mes inmediatamente anterior.

6. En la cuenta bancaria conjunta no se podrán hacer retiros en efectivo.

7. Ningún pago o gravamen que afecte el giro o desembolso podrá ser

efectuado sin la autorización expresa y escrita del supervisor, quien velará
así porque todo débito de la cuenta corresponda a gastos del convenio y
que estén de acuerdo con el presupuesto de obra aprobada por el
supervisor.

8. Los pagos semanales y/o mensuales corresponden a mano de obra y pago

de proveedores. Los pagos a proveedores, contratistas y mano de obra no
calificada no bancarizada deberán realizarse por transferencia electrónica.

9. Se debe realizar la conciliación de los movimientos realizados en la cuenta

bancaria con periodicidad mensual.

10. Los organismos participantes debe remitir mensualmente supervisor del

Ministerio del deporte, dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada
mes, un informe de gestión sobre el manejo del desembolso, el cual
contendrá como mínimo la siguiente información: el número y año del
convenio, el nombre de los organismos participantes, las inversiones
realizadas, el saldo por capital, los rendimientos si a ellos hubo lugar
con corte al último día del ejercicio anterior, los giros y/o traslados
realizados.

11. De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 60 de la Ley

2166 de 2021 los organismos participantes deberán llevar registro contable
en rubro especial del manejo de los recursos.

12. El Ministerio del deporte en cualquier momento podrá solicitar a los

organismos participantes los estados de cuenta, así como la información
sobre la destinación de los recursos entregados y podrá pedir a estos
organismos su restitución inmediata si su manejo no se ajusta a lo
acordado en los convenios ni al objeto de éste.

13. Una vez terminada la ejecución del convenio solidario y realizado el

balance de cierre entre el organismo y el supervisor, se efectuará el cierre
de la cuenta bancaria. Si al momento del cierre, en la liquidación de los
20
 convenios se presentan excedentes de recursos en la cuenta, los
organismos participantes consignarán el valor de los recursos no
ejecutados éstos en la cuenta que para estos efectos establezca el
Ministerio del deporte y siguiendo las instrucciones de la Entidad al
respecto. Es responsabilidad del supervisor del convenio verificar el
cumplimiento de esta obligación.

1.1.4. Proceso de cancelación de adquisición a proveedores de bienes

1. El apoyo técnico debe verificar con el encargado de la obra (residente)

que los materiales según la orden de pedido hayan ingresado a la obra
y coincidan con la factura presentada.

2. Verificar que la factura emitida por el proveedor cumpla con los

requerimientos legales (factura electrónica emitida por un proveedor
tecnológico aprobado por la Dian).

3. Realizar los descuentos de ley que procedan para cada caso en

particular. (retención en la fuente, rete-ICA y otros).

4. Realizar la transferencia de pago, dejando constancia física o digital

del mismo como soporte.

1.1.5. Proceso de cancelación de obligaciones tributarias

El contador debe liderar, apoyar y acompañar al presidente de la OAC en los

pagos de las retenciones en la fuente y de industria y comercio, los cuales deben
realizarse según el calendario tributario de la Dirección de Impuestos
Nacionales y el estatuto tributario del municipio.

1.1.6 Pagos a terceros

Con el fin de cumplir con las obligaciones que se contraigan con terceros en
virtud del presente convenio, para hacer uso y disposición de los recursos
aportados por el MINISTERIO DEL DEPORTE, los organismos participantes
deberán como mínimo aportar los siguientes documentos soporte, los cuales a
su vez deberán ser validados por el supervisor a fin de ser autorizado el uso de
dichos recursos:

• Cuenta de cobro y/o factura emitida por el tercero que realizado el cobro.
• Soporte de pago de seguridad social del prestador del bien o servicio que

21
 presenta la cuenta de cobro y/o factura.
• Informes parciales o totales de ejecución de las actividades realizadas
por el prestador del bien o servicio.
• El supervisor sólo podrá aprobar el pago final de aquellas actividades y/o
bienes que sean comprobables, este debidamente soportadas,
verificadas y avaladas y que, en consecuencia, hayan sido ejecutadas por
los organismos participantes.
• Los organismos participantes deberán acreditar que se encuentra a paz
y salvo con la totalidad de proveedores, contratistas y empleados que
haya utilizado en la ejecución de las actividades contratadas para el
recibo a satisfacción.

1.1.7 Proceso para la contratación de personal de apoyo

En este aspecto es importante tener en cuenta:

1. Se requiere que las hojas de vida de los profesionales de apoyo deben

ser presentadas, evaluadas y aprobadas en el comité establecido.

2. Se debe solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta

profesional, acta de grado o su equivalente, certificaciones de
experiencia específica, verificación de antecedentes fiscales,
disciplinarios, judiciales, de medidas correctivas y de delitos sexuales,
así como antecedentes expedidos por la Junta Central De Contadores
con expedición no mayor a tres meses, para los casos de los
contadores públicos.

3. Elaboración y firma del contrato, acorde a las condiciones

previamente establecidas (plazo, honorarios, entregables, forma de
pago, etc.,)

4. Afiliación del personal a Seguridad Social. Los profesionales

contratados deben anexar la afiliación como independientes al
sistema de seguridad social en salud EPS Pensión y ARL acorde al
nivel de riesgo requerido por la actividad.

1.1.8 Manejo de proveedores

Un proveedor es aquel que ofrece productos o suministra servicios con fines de

lucro, los proveedores son fundamentales para el funcionamiento de una
organización ya que ellos suministran recursos necesarios para llevar a cabo
22
sus actividades, es de vital importancia que el proveedor que elija la OAC
cumpla con los siguientes requisitos:

1. Identificación del proveedor: Obtén la información básica del

proveedor, como su nombre completo o el nombre de la empresa,
dirección, número de identificación tributaria (NIT) y datos de contacto.

2. Procesamiento de pagos: Una vez que se haya recibido la factura o

comprobante depago del proveedor, procede a realizar el pago según los
términos acordados. Esto puede implicar la transferencia bancaria u otros
métodos de pago electrónico autorizado.

3. Registro de pagos: Registra los pagos realizados al proveedor en una

base de datos.Asegurándonos de mantener un registro preciso de todas las
transacciones financierasrealizadas con el proveedor para un mejor control
y seguimiento.
Anexo: Check list (Lista de chequeo) documentos desembolso 1 y 2

23
 MODULO JURIDICO- ETAPA CONTRACTUAL

Este módulo trata sobre los lineamientos legales a tener en cuenta las OAC para
ejecución y liquidación de los convenios solidarios, describiendo los aspectos
relevantes que se deben tener en cuenta en la etapa contractual de los
convenios.

1. ¿Cuáles son los requisitos para suscribir el convenio solidario?

Para suscribir el convenio solidario, la OAC entrego al Ministerio del Deporte la

totalidad de los siguientes documentos, sin embargo, la parte precontractual se
deberá verificar que se encuentren vigentes y sin inhabilidades e
incompatibilidades con el fin de ejecutar el proyecto.
I. Acta de Asamblea donde autoriza al representante legal del OAC para la
Celebración de convenios solidarios (artículo 95 de la Ley 2166 de 2021), sin
límite de cuantía.
II. Copia cédula ciudadanía representante Legal del OAC.
III. Certificado de antecedentes disciplinarios representante legal OAC
(Expedido por la Procuraduría General de la Nación).
IV. Certificado de antecedentes fiscales del representante legal OAC (Expedido
por la Contraloría General de la República).
V. Certificado de antecedentes judiciales del representante legal OAC (Expedido
por la Policía Nacional).
VI. Registro Nacional de Medidas Correctivas del Representante Legal OAC
(Expedido por la Policía Nacional).
VII. Formato de inhabilidades e incompatibilidades del representante legal OAC.

24
VIII. Constancia de creación de usuario en SECOP II del representante legal
OAC.
IX. Copia del RUT del OAC actualizado a la presente vigencia y donde se
encuentre el actual representante legal.
X. Constancia de la existencia de la creación de SECOP II del OAC (Requerido
para la firma del convenio).
XI. Auto inscripción reconocimiento directivos y dignatarios del OAC.
XII. Registro Único Comunal (RUC) ministerio del Interior.
XIII. Carta de Intención del OAC de firmar el convenio, en la cual se detallen sus
respectivos aportes.
XIV. Certificado de antecedentes disciplinarios del OAC
XV. Certificado de antecedentes fiscales del OAC.
XVI. Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad
territorial.
XVII. Certificado de apertura de cuenta bancaria de manejo conjunto entre
representante legal del OAC y el Ministerio del deporte.

2. Cuáles son los aportes por parte de quienes suscriben un convenio

solidario?

Con el fin de integrar esfuerzos, las partes que suscribieron el convenio deben
realizar los aportes correspondientes descritos en el Estudio previo.

El valor total del convenio solidario corresponde a la suma de CIENTO

SESENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS
MONEDA CORRIENTE ($168.750.000 M/CTE), incluidos todos los tributos,
impuestos, tasas, contribuciones, retenciones y/o gravámenes a que haya lugar;
valor que se discrimina de la siguiente manera:

El MINISTERIO realizará un aporte en dinero correspondiente a la suma de

CIENTO CINCUENTA MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE
($150.000.000 M/CTE), incluidos todos impuestos, tasas, erogaciones que
tenga a lugar.

EL OAC realizará un aporte en especie correspondiente a un valor de

DIECIOCHO MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS MONEDA
CORRIENTE ($18.750.000 M/CTE).

25
Parágrafo 1: EL OAC entiende y acepta que es la única responsable por la
verificación del presupuesto presentado al momento de la suscripción, en
consecuencia, El MINISTERIO no estará obligado a aportar recursos
adicionales a los previstos en este convenio.

Parágrafo 2: El valor del CONVENIO SOLIDARIO incluye todos los gastos,

costos, derechos, impuestos, tasas y contribuciones que haya a lugar.

Como la OAC entregó al Ministerio del Deporte la totalidad de los documentos

anteriormente relacionados, las partes firmaron el convenio solidario, mediante
la plataforma SECOP II.

Es importante que la OAC tenga en cuenta que una de las obligaciones constituir
garantías con los amparos exigidos en el convenio las cuales deberán estar
vigentes.

La OAC deberá abrir la cuenta bancaria de ahorros o corriente a nombre del

objeto del convenio, según el siguiente modelo:

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MINISTERIO DEL DEPORTE Y LA JUNTA

DE ACCIÓN COMUNAL DE LA VEREDA _______________________ DEL
MUNICIPIO DE ______________EN EL DEPARTAMENTO DE
_____________________ PARA LA RECUPERACION Y/O MEJORAMIENTO
DE ESCENARIOS RECREO DEPORTIVOS EN EL MARCO DEL CONVENIO
SOLIDARIO DE INICIATIVAS COMUNALES.

La certificación bancaria debe tener una indicación expresa de ser cuenta de

manejo y firmas conjuntas, así como de generar rendimientos financieros. El
representante legal del Organismo de Acción Comunal - OAC y el Supervisor
del Ministerio del Deporte, son los encargados de abrir la cuenta.

Consecuencias derivadas del incumplimiento de las obligaciones:

El cumplimiento de las obligaciones es fundamental para que la iniciativa se

ejecute de manera adecuada, proteger los recursos públicos y que el convenio
cumpla con el objetivo de beneficiar a la comunidad.

Para esto, el Ministerio del Deporte designara un supervisor que velará porque
26
la OAC cumpla con sus obligaciones hará el seguimiento jurídico, técnico,
administrativo, financiero, social y ambiental del proyecto.

Es importante que el OAC tenga en cuenta que el incumplimiento de las

obligaciones y condiciones establecidas en el convenio y sus anexos puede
generar multas y dar lugar a que deba pagar al Ministerio del Deporte un
porcentaje del valor total del convenio, el cual se denomina “clausula penal”.

Además, el Ministerio del Deporte podrá hacer efectivas las garantías a las que
haya lugar.

Sanciones:

Frente a las sanciones a imponer en plazo de ejecución del convenio, la

imposición de las multas por parte de la administración, solo se puede realizar
en vigencia del plazo de ejecución del convenio, con el fin de conminar al
contratista a su cumplimiento.

Sanciones para imponer posterior al término de ejecución y antes de la

liquidación del Contrato; la cláusula penal pecuniaria como sanción, es una
cláusula indemnizatoria, es decir una estimación anticipada de perjuicios es una
manera de blindar los dineros públicos, se sanciona por el porcentaje de obra
dejado de ejecutar.

En caso de incumplimiento total o parcial del convenio, la OAC pagara al

Ministerio del Deporte a título de estimación anticipada de perjuicios una suma
equivalente al diez por ciento (10%), del valor total del convenio. No obstante,
el Ministerio del Deporte podrá acudir al juez competente para solicitar la
indemnización integral de perjuicios causados si estos superan el valor de la
cláusula penal.

La aplicación de la cláusula penal no exime el cumplimiento de las obligaciones

contractuales y podrá exigirse a la OAC la pena y la indemnización de perjuicios.

Procedimiento:

En el evento que un convenio este en ejecución y el contratista no cumpla con

alguna de las obligaciones contractuales y exista un atraso representativo en la
27
ejecución de la iniciativa el supervisor del Mindeporte deberá presentar un
documento con los hechos que constituyen el presunto incumplimiento,
adjuntando un informe presentado al supervisor del Mindeporte.

La entidad puede dar aplicación a lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474

de 2011, que dispone el inicio del respectivo procedimiento administrativo
sancionatorio.

Lo anterior, con el fin de que la oficina encargada de tener la facultad

sancionatoria proceda a convocar a audiencia tanto al contratista, como a la
compañía aseguradora, esto, con el fin de que presenten los descargos y
soliciten la práctica de pruebas, si a ello hubiere lugar.

Luego de los descargos, la entidad procede a la práctica de pruebas ya sea las

requeridas por el contratista o las que Mindeporte considere pueda decretar
para demostrar algún hecho que tenga parte dentro del proceso sancionatorio
que se adelanta.

Multas:

Las multas son apremios a la OAC para el cumplimiento de sus obligaciones y

por lo tanto, no tienen el carácter de estimación anticipada de perjuicios, de
manera que pueden acumularse con cualquier forma de indemnización, en los
términos previstos en el artículo 1600 del Código Civil.

En caso de que el OAC incurra en una de las causales de multa, el Mindeporte

puede descontar el valor de esta, la cual se tomará directamente de cualquier
suma que se le adeude al OAC, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal
o la garantía de cumplimiento del convenio. El pago de esta no exonera a la
OAC de continuar con la ejecución del convenio y las demás responsabilidades
y obligaciones propias de este convenio.

En caso de que la OAC sea repetitiva frente a los incumplimientos de una o de

varias obligaciones se podrán imponer nuevas multas, la imposición de las
multas será tasada SMMLV o salario mínimo diario o Mensual aquel que rija
para el momento del incumplimiento del convenio. El monto de ninguna de las
sanciones asociadas a cada causal de multa, aplicada de forma independiente,
podrá ser superior al 5% del valor del convenio, especialmente frente a aquellas
que se imponen de forma sucesiva. El procedimiento aplicable para la
28
imposición de multa será el establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Causas por las cuales se impondrá multa:

1. Por atraso o incumplimiento del cronograma de la iniciativa, imputable al
OAC, se causará una multa equivalente al cero punto cinco (0,5%) del valor del
convenio, por cada día calendario de atraso.

2. Por no corregir o adicionar las garantías, en los plazos y por los montos
establecidos acorde al convenio inicial o sus modificaciones, se causará una
multa equivalente al cero punto diez (0.10%) del valor del convenio, por cada
día calendario de atraso en el cumplimiento se sancionará más gravosamente.

3. Si la OAC no entrega la información completa que le solicite el Supervisor de

Mindeporte que se relacione con el objeto del convenio, dentro de los plazos y
en los términos de cada requerimiento, se causará una multa equivalente al cero
punto dos (0,2%) del valor del convenio. Estas multas se causarán
sucesivamente por cada día de atraso, hasta cuando la OAC demuestre que
corrigió el incumplimiento respectivo a satisfacción del supervisor del
Mindeporte.

4. Por atraso imputable a la OAC en el inicio de la ejecución en la fecha pactada,

se causará una multa diaria equivalente al cero punto tres (0,3%) del valor del
convenio, por cada día calendario de atraso.

5. Por atraso en la entrega final de la obra, la OAC se hará acreedor a una multa
Equivalente al cero punto veinte (0.20%) del valor del convenio, por cada día
calendario de atraso.

6. Por incumplir el ofrecimiento otorgado en cuanto a los aportes en especie a

realizar, le impondrá una multa equivalente al cero punto dos (0,2%) del valor
del convenio, por cada día calendario de atraso en el cumplimiento de dicha
obligación.

FORMATOS DE TRABAJO.

La OAC, debe utilizar los formatos de trabajo suministrados por el Ministerio del
Deporte, con el propósito de unificar el proceso de registro de la información de
la Iniciativa.

29
Dichos formatos deberán tener un consecutivo y se utilizarán de acuerdo con el
momento requerido.

Si por alguna razón es preciso modificar algún formato, vincular información

relevante y no contemplada para la Iniciativa, se deberá realizar la propuesta en
el formato Excel especifico y el profesional de apoyo del Ministerio revisará la
solicitud y procederá a tomar la decisión de su aceptación o variación.

Los formatos que hacen parte de la información entregada por el Ministerio del
Deporte se muestran en el listado adjunto y serán facilitados en formato digital
durante el proceso de Concertación.

Listado de formatos suministrados a la OAC

30
 CARTILLA DE CONSTRUCCIÓN.

Las intervenciones deben cumplir con los estándares mínimos establecidos por
el ministerio algunas consignadas en la Cartilla.

Las intervenciones que se planteen no deben modificar la estructura ni el diseño

de la construcción.

Este documento recopila la experiencia en fichas técnicas sobre información

producida por las Entidades públicas del Orden Nacional y Territorial dedicadas
al Deporte y Recreación, acumulando experiencia en el desarrollo de
estándares de diseño y permitiendo transcribirlos en elementos constructivos
para el goce y disfrute de la comunidad en general.

Dichos elementos se traducen en andenes, arborización, silvicultura urbana,

mobiliario urbano y puentes peatonales desde un punto de vista general y desde
lo particular referente a los espacios recreo-deportivos, haciendo uso de, las
placas polideportivas, Cerramientos, Mallas Contra Impacto, graderías,
gimnasio al aire libre, parques infantiles.

31
Es importante tener en cuenta que durante el desarrollo gradual del Espacio
Recreo-Deportivo no se deberá olvidar la incorporación de Norma técnica
Colombiana NTC 6047, con base en lo establecido por el Ministerio del Deporte,
Ver anexo 1.

Es de mencionar que esta cartilla ira adicionando nuevas fichas técnicas de tal
manera que se admita lo correspondiente a las nuevas tendencias dentro de los
espacios recreo deportivos y otros detalles que sean utilizados y en los
territorios. La cartilla será entregada en la Etapa de Concertación.
SUSTENTABILIDAD DE MATERIALES DE CONSTRUCCION.

Si bien es cierto que la mayoría por no decir todos los materiales de

construcción, generan contaminación e impacto en el ambiente durante su vida
útil, si se tiene en cuenta los procesos industriales, entendiéndose extracción,
transporte, fabricación, y aplicación, es importante que la OAC en conjunto con
el Profesional de Apoyo del Ministerio del Deporte, verifiquen basados en las
Fichas técnicas de los materiales, publicados por los Fabricantes sobre su
productos, los posibles impactos que podría tener un determinado tipo de
material y aplicar antes de su uso los correctivos adecuados.

Es por ello por lo que hay que evitar las Emisiones toxicas de materiales al
interior de los espacios recreo-deportivos y utilizar Materiales recomendados
con bajo impacto ambiental, siendo responsabilidad de la OAC su
implementación control y seguimiento.

Como ejemplo se citan los siguientes:

La utilización de madera para realizar los trazados y replanteos deberán

provenir de maderas sustentables y las pinturas deberán ser de cal o pinturas
naturales.

Para las redes de tubería eléctrica utilizar el Polipropileno en vez del

Poliuretano.

Para las redes de agua potable utilizar las tuberías de Polietileno, Polibutileno y
Polipropileno, en vez de las de Acero, Cobre o Hierro colado.

Pinturas para muros Interiores, Pinturas de Cal y Agua, Vinílicas, Pinturas a

32
base de agua, Pinturas minerales y a base de arcilla. NO son recomendables
las Pinturas acrílicas de base solvente y alquídicas.

Pinturas para muros exteriores, Pinturas naturales y minerales a base de agua,

pintura acrílica a base de agua, Pinturas minerales y a base de arcilla, no se
recomiendan Acrílicas y Alquídicas de base solvente.

La anterior información se extracto de Silverio Hernández Moreno, 2016, Diseño

Sustentable de materiales de Construcción, México D.F., Editorial Trillas.

33
 ANEXO 1

Circular No. 1
Señores
Alcaldes, Gobernadores, Directores de Institutos Departamentales.
ASUNTO: Implementación de mecanismos de accesibilidad en escenarios deportivos y recreativos

Cordial saludo,
El Ministerio del Deporte en el ejercicio de los principios normativos del Estado, en especial el de
servicio a la comunidad, resalta que las acciones llevadas cabo por las Entidades de la
Administración Pública deben tener como eje central a los ciudadanos, de modo que ellos accedan
a servicios oportunos y de calidad, en condiciones de igualdad, con independencia de sus
características dando cumplimiento a la normatividad descrita para el caso:
Ley 361 de 1997, Artículo 47:
"La construcción, ampliación y reforma de {os edificios abiertos al público y especialmente
de las instalaciones de carácter sanitario, se efectuarán de manera tal que ellos sean
accesibles los destinatarios de la presente ley. Con tal fin, el Gobierno dictará las normas
técnicas pertinentes, las cuales deberán contenerlos condiciones mínimas sobre barreras
arquitectónicas a las que deben ajustarse los proyectos, así como los procedimientos de
inspección y de sanción en caso de incumplimiento disposiciones Las instalaciones y
edificios ya existentes se adaptarán de manera progresiva, de acuerdo con las disposiciones
previstas en el inciso anterior., de tal manera que deberá además contar con pasamanos al
menos en uno de sus dos laterales. El Gobierno establecerá las sanciones por el
incumplimiento a lo establecido en este artículo. Parágrafo: En todas las facultades de
arquitectura e ingeniería y diseño de la República de Colombia se crearán talleres para los
futuros profesionales de la arquitectura, los cuales serán evaluados calificados con el
objetivo primordial de fomentar la cultura de la eliminación de las barreras y limitaciones
en la construcción.'

Ley 1618 de 2013, Artículo 18, DERECHO A LA RECREACIÓN Y DEPORTE;

"El Estado garantizará el derecho a la participación en la vida cultural, las actividades
recreativas, el esparcimiento y el deporte de las personas con discapacidad, de conformidad
con el artículo 30 de la ley 1346 de 2009. "

Ley 1346 de 2009, Artículo 30:

"5. A fin de que las personas con discapacidad puedan participar en igualdad de condiciones
con las demás en actividades recreativas, de esparcimiento y deportivas, los Estados Partes
adoptarán las medidas pertinentes para: b) Asegurar que las personas con discapacidad
tengan la oportunidad de organizar y desarrollar actividades deportivos y recreativas
específicos para dichas personas y de participar en dichas actividades; c) Asegurar que las
personas con discapacidad tengan: acceso a instalaciones deportivas, recreativas y turísticas;

niños con discapacidad tengan igual acceso con los demás niños y niñas a la participación
en actividades lúdicas, recreativas, de esparcimiento y deportivas, incluidos las que se
realicen dentro del sistema escolar; e) 74Segurar que las personas con discapacidad tengan

34
 acceso a los serviciõ5 de quienes participan en la organización de actividades recreativas
turísticas, de esparcimiento y deportivas. '
Conforme a la etapa de revisión y evaluación realizada por parte de la Oficina de Control
Interno en el desarrollo de auditorías y teniendo en cuenta las observaciones generadas
por parte de los entes dé control, se ha evidenciado que las entidades territoriales han
omitido en la formulación y en el desarrollo de los proyectos, el cumplimiento de las
normas que garanticen la accesibilidad universal en escenarios deportivos y recreativos.
Reconociendo la importancia de realizar ajustes razonables para garantizar que todos los
ciudadanos accedan efectivamente-á los trámites y los servicios de la administración
pública, que además se debe brindar un soporte técnico mediante una guía de figuras
explicativas que faciliten la comprensión de los requerimientos técnicos relacionados con
la zonificación, la señalización para la adecuación física que deban seguir las entidades
para garantizar el acceso a todos los espacios físicos destinados a brindar atención al
ciudadano como circulaciones, espacios de permanencia, señalización táctil, braille,
dimensiones puertas, escaleras, rampas, baños, mobiliario y demás elementos o espacios
que se requieran paras! buen funcionamiento de los escenarios, por lo tanto se solicita
remitirse a la norma técnica colombiana NTC 6047, con el fin de quesea aplicada en el
desarrollo de los proyectos de Infraestructura deportiva.
Adicional se sugiere la aplicación de la Ley 400 de 1997 y el título K de la NSR -10, en la
cual se establece que son de obligatorio cumplimiento las siguientes normas técnicas dentro
del desarrollo de los proyectos de infraestructura l deportiva:
NTC 4349, Accesibilidad de las Personas al Medio Físico. Edificios, Ascensores.
-NTC 4145Accesibilidad de la Personas al Medio Físico. Edificios, escaleras.
-NTC4139, "Accesibilidad de las personas al medio físico, símbolo gráfico, características
generales.
-NTC 4140, "Accesibilidad dé las personas al medio física, Edificios, pasillos y corredores.
Características Generales".
NTC 4143, "Accesibilidad de las personas al medio físico. Edificios y Espacios urbanos.
Rampas fijas adecuadas y básicas”,
- NTC 4144, "Accesibilidad de las personas al medio físico. Edificios, Espacios Urbanos y
Rurales. Señalización’.
NTC 4201, "Accesibilidad de las personas al medio físico. Edificios Equipamientos;
bordillos, pasamanos y agarraderas".
-NTC 4279, "Accesibilidad de las personas al medio físico. Espacios Urbanos y rurales".
-NTC 4695, 'Accesibilidad de las personas al medio físico, Señalización para tránsito
peatonal en el espacio urbano".
-NTC 4774, "Accesibilidad de 'as personas al medio físico, Espacios urbanos y rurales.
Cruces peatonales a nivel y elevados o: puentes peatonales"
-NTC 4904, "Accesibilidad de personas al medio físico. Estacionamientos Accesibles
-NTC 5600 "Equipamiento de las áreas de juego, parte I: Requisitos de seguridad y métodos
de ensayo"
NTC 5176 "Atenuación del impacto de sistemas de superficies por debajo y alrededor de
equipos para parques infantiles"
NTC 6047, "Accesibilidad Al Medió Físico. Espacios de Servicio al Ciudadano en la
Administración Pública. Requisitos.
35
De acuerdo con lo anterior, es necesario que se verifique dentro de los escenarios de infraestructura
deportiva de cada Municipio, la aplicación de las normas citadas y desde la Dirección de Recursos
y Herramientas del SND, se brindará asistencia: técnica en caso de que: el Ente Territorial así IO
requiera.

Cordialmente;

Director de Recursos y Herramientas del SND.

36
 ANEXO 002
Cuadro de cálculo de la Administración

37
Bogotá. DC, Marzo 6 de 2024
Elaboró: Arq. José Agustín Moreno Pérez – Contratista Apoyo Técnico DRHSND
Revisó: Ing. César Augusto Angarita Díaz – Supervisor Convenios Solidarios DRHSND
Revisó: Dra. Milena Roa Buitrago – Contratista Apoyo Jurídico DRHSND
Aprobó: Ing. Meliza Marulanda – Directora de Recursos y Herramientas del SND

Nota: El presente manual remplaza cualquier emisión previa entregada por medio digital o impreso.

38