ROADMAP – ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

ROADMAP MACRO – Recursos Humanos

PILAR 1: Control y Gestión del personal

⮚ Control de asistencia
⮚ Gestión de permisos, tardanzas y faltas de los trabajadores

⮚ Elaboración de Planillas

⮚ Resolución y gestión de conflictos del personal

⮚ Realización del perfil del colaborador

⮚ Identidad del trabajador dentro de la empresa

PILAR 2: Gestión de Contratos

⮚ Seguimiento a la fecha de término de contrato del personal

⮚ Elaboración o renovación de contratos locatarios o laboral del personal

⮚ Finalización de contrato con los trabajadores que corresponda.

PILAR 3: Bienestar en el ambiente de trabajo

⮚ Velar porque las condiciones de trabajo sean las idóneas para el trabajador
⮚ Realización de pausas activas
⮚ Desarrollo de actividades de motivación al personal

PILAR 4: Realizar y ejecutar eventos de integración y fechas festivas

⮚ Organización de los cumpleaños del mes
⮚ Organización de fechas festivas como Navidad, día del trabajador, Fiestas patrias, etc

PILAR 5: Reclutamiento y selección de personal

⮚ Convocatoria de Personal necesario

⮚ Proceso de selección

⮚ Bienvenida al nuevo trabajador

PILAR 6: Gestión de documentación para el buen funcionamiento de la empresa

⮚ Manual de funciones por puesto

⮚ Normativa institucional

⮚ Gestión de incidencias por puesto

 ⮚ Sanciones

ROADMAP MICRO – RECURSOS HUMANOS

Se detallarán las actividades de cada uno de los pilares definidos en la Roadmap Macro

PILAR 1: Control y Gestión del personal

⮚ Control de asistencia

 Control de la asistencia diaria del personal en el formato correspondiente

 Verificación del horario del personal

⮚ Gestión de permisos, tardanzas y faltas de los trabajadores

 Solicitar las justificaciones necesarias en caso de permisos, tardanzas y faltas

 Evaluación de justificaciones
 Llamadas de atención y sanciones necesarias

⮚ Elaboración de Planillas

 Descuento de faltas y tardanzas injustificadas

 Descuento de adelantos realizados durante el mes
 Enviar al área de finanzas los montos correspondientes de cada empleado para
su procesamiento y pago oportuno.

⮚ Resolución y gestión de conflictos del personal

 Intervención y mediación en caso de conflictos

 Levantamiento de informe del suceso
 Seguimiento del conflicto
 Sanciones de ser necesarias

⮚ Realización de la carpeta del colaborador

 Ficha con información necesaria del personal

 Perfil psicológico
 CV actualizado
 Antecedentes policiales y penales

⮚ Identidad del trabajador dentro de la empresa

 Gestionar la foto corporativa

 Gestionar el chip corporativo para el trabajador
 Presentación del nuevo colaborador en la empresa

PILAR 2: Gestión de Contratos

⮚ Seguimiento a la fecha de término de contrato del personal

 Mantener actualizado el cuadro de seguimiento de contratos

⮚ Elaboración o renovación de contratos locatarios o laboral del personal

  Realizar la evaluación correspondiente con la jefatura que corresponda para la
confirmación de la renovación o término de contrato
 Realización de contratos previa verificación del tiempo de renovación y el
importe salarial.
 Firma de convenio de confidencialidad de cada trabajador que ingresa a la
empresa desde el periodo de prueba.

⮚ Finalización de contrato con los trabajadores que corresponda.

 Realizar los términos de contrato de personal o los periodos de prueba

PILAR 3: Bienestar en el ambiente de trabajo

⮚ Velar porque las condiciones de trabajo sean las idóneas para el trabajador
 Ver que cada trabajador tenga un espacio de trabajo seguro
 Asegurase que las condiciones del trabajo diaria sean las idóneas
 Asegurarse que el botiquín de la empresa tenga lo necesario.

⮚ Realización de pausas activas

 Programación de pausas activas durante la semana, al menos 3 veces de 5 a 10
minutos máximo.
 Realizar pausas activas de ser necesarias

⮚ Desarrollo de actividades de motivación al personal

 Desarrollo del pizarrón informativo
 Desarrollo de actividades motivacionales cuando corresponda

PILAR 4: Realizar y ejecutar eventos de integración y fechas festivas

⮚ Organización de los cumpleaños del mes
 Realización de reconocimiento el día del cumpleaños (tarjeta, aviso en la
comunidad, y canto con el personal)
 Realización del compartir mensual por cumpleaños
⮚ Organización de fechas festivas como Navidad, día del trabajador, Fiestas patrias, etc
 Gestión de actividades por fechas especiales

PILAR 5: Reclutamiento y selección de personal

⮚ Convocatoria de Personal necesario

 Levantamiento de los datos del perfil del colaborador necesario

 Gestión con marketing para elaboración del banner
 Realizar proceso de reclutamiento en las plataformas necesarias
 ⮚ Proceso de selección

 Realización de entrevistas a los candidatos

 Entrega de candidatos finales a la jefatura correspondiente para su aprobación

⮚ Bienvenida al nuevo trabajador

 Realización del recorrido a la empresa y presentación del personal

 Entrega de carta de bienvenida

PILAR 6: Gestión de documentación para el buen funcionamiento de la empresa

⮚ Manual de funciones por puesto

 Revisión del manual de funciones por puesto y realizar adaptaciones de ser

necesario.
 Creación del manual de puesto de no existir

⮚ Normativa institucional

 Revisión de la normativa institucional y realizar adaptaciones de ser necesario.

 Asegurarse que el personal la conozca

⮚ Gestión de incidencias por puesto

 Revisión de las incidencias por puesto y realizar adaptaciones de ser necesario.

 Asegurarse que el personal la conozca

⮚ Sanciones

 Revisión de las sanciones por puesto y realizar adaptaciones de ser necesario.

 Asegurarse que el personal la conozca
 CHECKLIST – FINANZAS

Cada pilar del Roadmap Micro debe tener una lista de verificación para medir el progreso y
asegurarse de que todas las tareas se realicen de manera efectiva.

PILAR 1: GESTIÓN DE MOVIMIENTOS BANCARIOS Y ACTUALIZACIÓN DE

REGISTROS
⮚ Descarga y digitalización de movimientos bancarios
▪ Actualización y monitoreo continuo de información financiera
▪ Integración de datos en informes mensuales
▪ Prevención de pérdidas de información

◻ Descargar los movimientos bancarios de las cuentas designadas, a cada hora,

garantizando la actualización continua de la información.
◻ Incorporar los movimientos descargados en el reporte correspondiente del mes en
curso, asegurando un registro preciso y detallado.
◻ Prevenir la pérdida de información de las cuentas Zeven y Multiplaza, mediante un
monitoreo constante.

⮚ Clasificación e identificación detallada de egresos

▪ Clasificación efectiva de egresos por categorías
▪ Control detallado de transacciones financieras
▪ Actualización del reporte de gastos
▪ Mejora en la transparencia financiera

◻ Clasificar cada egreso en las categorías predefinidas (sueldos, proveedores,

utilidades, publicidad, entre otros), asegurando una correcta asignación.
◻ Registrar los egresos en un cuadro de Excel detallado, manteniendo un control
preciso y organizado de las transacciones financieras.
◻ Asegurar que los reportes de gastos reflejan de manera precisa los movimientos
actuales.
◻ Registrar en la hoja Gastos* del Drive de Finanzas Multiplaza, los egresos según
indicador

PILAR 2: CONTROL DE RECAUDOS Y COORDINACIÓN DE PAGOS

⮚ Control, revisión y validación de ingresos por Contraentrega
▪ Gestión integral de recaudos
▪ Monitoreo continuo de recaudos
▪ Facilitación de la comunicación
▪ Optimización del registro de recaudos por Contraentrega

◻ Solicitar, verificar y registrar los recaudos de los Courier utilizando canales como
WhatsApp, reportes de Excel en Drive y mediante llamadas telefónicas.
◻ Seguimiento diario de los reembolsos abonados por los Courier.
 ◻ Verificar que los montos cobrados coincidan con los registrados en las cuentas
bancarias, integrando esta información en los movimientos financieros del mes en
curso.
◻ Realizar las cobranzas en dos turnos, por la mañana y por la tarde, según los
tiempos de pago previamente acordados con los Courier, optimizando el flujo de
ingresos.

⮚ Custodia de vouchers de pago

▪ Validación y respaldo de documentos
▪ Accesibilidad y compartición de información

◻ Cargar al drive los vouchers abonados por los Courier asegurando su

almacenamiento seguro y fácil acceso.
◻ Proporcionar acceso a los miembros del equipo que necesiten consultar los
vouchers, garantizando que la información esté disponible cuando sea necesario.

⮚ Identificación de voucher por ingresos de nacionales

▪ Colaboración eficaz con el equipo de nacionales
▪ Proceso de revisión diaria

◻ Coordinar con el equipo de nacionales la carga de los enlaces al sistema de

seguimiento de Multiplaza, incluyendo los vouchers de anticipo y saldo abonados
por los clientes a las cuentas de la empresa.
◻ Registre estos pagos en los movimientos financieros del mes en curso, asegurando
un control preciso.
◻ Esta revisión se llevará a cabo por las tardes para evitar la acumulación de enlaces
y garantizar un seguimiento continuo.
◻ Verificar que los enlaces y pagos se hayan registrado correctamente.

PILAR 3: MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE FORMATOS FINANCIEROS

⮚ Plantillas automatizadas
▪ Auditoría de fórmulas financieras
▪ Mantenimiento mensual del formato BDpedidos
▪ Verificación de hoja “Utilidad diaria”

◻ Revisar semanalmente las fórmulas pre-configuradas para garantizar su precisión y

correcto funcionamiento en los cálculos.
◻ Actualizar la hoja de control de BDPedidos, asegurando que refleja con exactitud
las utilidades diarias y mantenga un registro actualizado de las mismas.
◻ Coordinar con los miembros de Finanzas de las otras tiendas, la actualización del
BDPEDIDOS, definiendo quién será responsable de su actualización, cuándo debe
realizarse y cómo verificar que la información cargue correctamente en las
utilidades diarias.

⮚ Actualización mensual de formatos de Finanzas

▪ Protocolo de revisión de formatos
▪ Sistema de control de actualización de formatos
 ▪ Estandarización de formatos

◻ Revisar y actualizar los formatos de las hojas de personal y proveedores,

asegurando que los datos estén al día y correctamente organizados.
◻ Revisar y actualizar los cuadros de movimientos del mes en curso, garantizando la
precisión de los registros financieros.
◻ Revisar y actualizar los formatos de las hojas de gastos, balance, resumen de
tiendas, utilidades y datos, manteniendo la coherencia y claridad en la gestión.

⮚ Actualización mensual de formatos de Contraentrega

▪ Actualizar los formatos de control de recaudos por Contraentrega, asegurando que
reflejan con precisión los ingresos recibidos y mantengan un registro claro y
organizado.

◻ Validar que los formatos se concatenan con las hojas correspondiente al despacho
de cada ciudad
◻ Actualizar los formatos de control de datos y utilidades, garantizando que los
informes financieros sean exactos.

⮚ Actualización mensual de formatos de Nacionales

▪ Sincronización de Información

◻ Actualizar los formatos de control de datos, utilidades diarias y finanzas,

asegurando que estén alineados con la información más reciente.

⮚ Elaboración y presentación de balances

▪ Estandarización de formatos para la preparación de los balances financieros que
incluye secciones específicas para ingresos, egresos y utilidades, facilitando la
comprensión y comparación de la información en diferentes períodos.

◻ Validar los de datos antes de la presentación de los balances

◻ Preparar y presentar los balances financieros de la empresa durante la primera
semana de cada mes, garantizando que se incluya un análisis detallado de ingresos,
egresos y utilidades.

PILAR 4: GESTIÓN DE PUBLICIDAD DIGITAL

⮚ Actualización semanal de la publicidad
▪ Actualizar la información de publicidad, asegurando que la actualización se realice
de manera regular y semanalmente.

◻ Semanalmente mantener actualizada la publicidad diaria de las cuentas de TikTok

y Facebook descargando de las plataformas la información correspondiente.
◻ Cada pago de publicidad ya sea Facebook o Tik Tok, deben subirse a la carpeta
drive, la que debe tener uso compartido con los interesados.

⮚ Validación de pagos y devoluciones

 ▪ Revisión detallada de transacciones
▪ Conciliación de reportes publicitario

◻ Identificar las devoluciones en el reporte de publicidad, verificando los montos,

tanto en soles como en dólares y fechas de las transacciones para asegurar que
coinciden con los registros internos.
◻ Comparar los reportes publicitarios con las devoluciones reportadas en el grupo de
finanzas para garantizar que los pagos y devoluciones estén reflejados
correctamente y sin inconsistencias.

PILAR 6: IMPLEMENTACIÓN DE NUEVOS REPORTES

⮚ Planilla mensual para cálculo de sueldo
▪ Revisión de Fórmulas Existentes
▪ Inclusión de Comisiones
▪ Pruebas de Funcionamiento
▪ Documentación de Cambios
▪ Retroalimentación del Personal

◻ Actualizar y mejorar el formato para el registro diario de asistencia del personal,

garantizando que facilite el seguimiento preciso de la asistencia, ingresos,
tardanzas, etc.
◻ Realizar una revisión exhaustiva de las fórmulas actuales, asegurando que todos los
cálculos se realicen de manera precisa y eficiente, incluyendo descuentos y horas
extras.
◻ Realizar pruebas periódicas de la planilla actualizada para asegurar que todas las
fórmulas funcionan correctamente, ajustando cualquier error antes de su
implementación final.
◻ Capacitar al personal que utiliza la planilla en relación a uso efectivo de fórmulas.

⮚ Actualización del formato de comisiones de Contraentrega

▪ Configuración de Tablas Dinámicas
▪ Visualización de Datos
▪ Validación de datos con la data de Contraentrega
▪ Capacitación del Equipo

◻ Asegurar que todos los datos que alimentan las tablas dinámicas sigan un formato
estandarizado, lo que facilitará el proceso de actualización y garantizará la
consistencia en los cálculos.
◻ Actualizar las tablas dinámicas y aplicar las fórmulas necesarias para el cálculo
mensual de comisiones, tanto de Multiplaza como de Multipartner.
◻ Exportar las comisiones en la Planilla de pago de comisiones.
◻ Capacitar a jefatura en el uso de las tablas dinámicas y la interpretación de los
resultados, promoviendo una mayor comprensión de cómo se calculan las
comisiones

⮚ Actualización del formato de comisiones de Nacionales

▪ Definición de Criterios de Cálculo
 ▪ Configuración de Tablas Dinámicas
▪ Consolidación de Resultados
▪ Capacitación del Equipo

◻ Asegúrese de que todos los datos utilizados para las tablas dinámicas sean precisos
y estén actualizados.
◻ Establecer criterios claros para el cálculo de comisiones, como porcentajes,
descuentos, etc.
◻ Actualizar las tablas dinámicas y aplicar las fórmulas necesarias para el cálculo
mensual de comisiones, tanto de Multiplaza como de Multipartner.
◻ Exportar las comisiones en la Planilla de pago de comisiones.
◻ Capacitar a jefatura en el uso de las tablas dinámicas y la interpretación de los
resultados, promoviendo una mayor comprensión de cómo se calculan las
comisiones

PILAR 7: CAPACITACIÓN FINANCIERA

⮚ Formación del equipo de finanzas
▪ Feedback Continuo
▪ Seguimiento Post-Capacitación

◻ Capacitar al equipo de finanzas en los nuevos formatos de Excel, asegurando que

puedan adaptarlos a sus tiendas y funciones específicas.