Apunte Sistemas Integrados de Información 2009

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INTRODUCCION GENERAL

NOCION PRELIMINAR DE SISTEMA

SISTEMA: Dejando para más adelante una definición más exhaustiva, coincidimos en que sistema es
un complejo de elementos relacionados entre sí.-
La complejidad depende, entre otras cosas, de: a) La cantidad de elementos del sistema y b) la
variedad de los mismos.- La importancia que tiene la cantidad de elementos para determinar la
complejidad de un sistema es sólo relativa ya que puede existir un gran número de elementos iguales
que, por lo tanto, no hacen a un alto grado de complejidad.-
El sistema en sí es una forma de interpretar la realidad, no teniendo una existencia concreta.- Se
trata de una abstracción, de un modelo mental.-
El enfoque de sistema se utiliza como modelo para representar fenómenos de la realidad y a él
echan mano distintas disciplinas.- En la actualidad se lo propone como lenguaje común de las ciencias
para poder llegar a hablar un idéntico idioma entre diferentes disciplinas.-

Para determinar los elementos, es importante conocer el LIMITE del sistema o sea que
elementos quedan dentro de él y cuales quedan fuera.- El límite es un atributo importante de los
sistemas, estando fuera de sus límites el MEDIO AMBIENTE DEL SISTEMA, el medio donde se
encuentra.-
Hablamos de SISTEMAS ABIERTOS cuando se intercambian relaciones con su medio y de
SISTEMAS CERRADOS cuando no lo hacen.- Los sistemas abiertos, al funcionar como tales, tienen
ENTRADAS y SALIDAS desde y hacia otros elementos que no pertenecen a él por estar fuera de sus
límites pero que, sin embargo, mantienen relaciones con estos elementos cercanos al sistema que no
perteneciendo a él, sí intercambian relaciones con el sistema, constituyen el ENTORNO.-

CAUSALIDAD:
Una relación causal entre un fenómeno y otro existe cuando, realizada la relación entre causa-
efecto, el resultado, o sea la salida de uno de los fenómenos, es entrada para otro.- En este caso, por
lo tanto, las salidas se convierten en entrada y así sucesivamente.-

Este sistema de causalidad lineal es en cierto modo el sistema más sencillo que se puede
suponer pero, cuando uno entra en mayores grados de refinamiento en los fenómenos que puede
observar, aparecen los fenómenos de causalidad circular donde una salida a través de una cierta
cantidad de fenómenos causales es en realidad causante, llegándose a comprobar cuando uno analiza
causalidades circulares que hay alguna salida producto de toda esta unión de efectos que es en
realidad entrada, con lo que los análisis causales se tornan harto más complejos.-
Como se ve (ver en clase), el dinamismo es mucho mayor en las causalidades circulares y
mucho más complicado.- Tampoco es la misma la relación tiempo que hace a los fenómenos de
causalidad lineal y a los de causalidad circular.- En un determinado momento del análisis de un
fenómeno de causalidad se puede llegar a perder la pista de la verdadera causa que lo determinó
(hablando de causalidad circular) porque a pesar de tener el diagrama no se puede detectar la causa
que lo originó.-
La causalidad lineal planteada como en el primer gráfico es un fenómeno poco común o
producto de un bajo grado de refinamiento.-

PLANEAMIENTO

Es proyectar un futuro deseado y los medios para conseguirlo.- Implica tomar decisiones
anticipadas.-

MODELO CIBERNETICO

El planeamiento se refiere a la elaboración de planes que siempre miran hacia el futuro.- Este
término no es sinónimo de planificación.-
La cibernética está íntimamente ligada al concepto de sistemas implicando en sí el concepto de
"feed-back" o retroalimentación.-
En el modelo cibernético(VER PÁGINA 5), entra al sistema una muestra de sus valores de salida,
se estudia preferentemente lo que ocurre en lo que sale del sistema y éste se autoadapta según los
resultados.-
El planeamiento puede ser ubicado dentro de un modelo cibernético puesto que da resultados
además de contemplar situaciones futuras.- Como los resultados ingresados al sistema, este puede
modificar su planeamiento, adaptándolo a necesidades futuras.- Como vemos, planeamiento significa
una extrapolación de valores actuales a valores futuros.-
Hay diferentes formas de planear que dependen de la lectura que se haga de los resultados.
El planeamiento en sí es una virtud innata en ciertos seres humanos y, muy necesaria, pero
lamentablemente es poco llevada a la práctica (es una costumbre saludable).-
Planear implica necesariamente tomar decisiones, ya que sin toma de decisiones el planeamiento
no tiene razón de ser.-
Con la elección del mejor planeamiento a los efectos de lograr los objetivos, se maximizan los
beneficios.- Además este planeamiento implica la coordinación de los diferentes responsables de la
organización en cuanto a sus esfuerzos para lograr su fin.-

EFECTOS:
Si no existe un sistema de control, el planeamiento da pésimos resultados.- Este control mide los
resultados del planeamiento, evalúa que es lo que pasa y el par planeamiento-control se regula
mutuamente.-

IMPULSA
PLANEAMIENTO MAXIMIZA BENEFICIOS
COORDINA
El planeamiento más los parámetros de control involucran a las autoridades de la empresa que
saben que se va a evaluar lo que ocurrió en su área y en otras áreas de la organización lo que
determina que se trate de impulsarla.-

GRADUABILIDAD DE PLANES:

POLITICOS
más de 5 años
ESTRATEGICOS
-OBJETIVOS
LOGISTICOS 1 a 5 años

TACTICOS 1 año

-METAS
-CUOTAS

OBJETIVOS POLITICOS: Nos dan un cuadro de diferencia importante de la EMPRESA ya que


constituyen su identidad, su personalidad, yendo a la esencia misma de la organización afectando, por
lo tanto, al más alto nivel jerárquico la toma de decisiones que le atañen; son definiciones que hacen a
la vida misma de la empresa y su adaptación a circunstancias cambiantes en torno a ella, p/e: cerrar la
empresa o fusionarla con otra.-

OBJETIVOS ESTRATEGICOS: Tienen que ver con los planes mediatos de la organización teniendo
una visión prospectiva. Por lo general se trata de objetivos a más de cinco años.-

OBJETIVOS LOGISTICOS: Están constituidos por el apoyo de dentro y fuera de la empresa a los
efectos de la consecución de sus fines.- Ellos son los que abastecen los recursos para el desarrollo de
las tareas emprendidas.-

OBJETIVOS TACTICOS: Constituidos por planes de realización, por lo general no a más de un año o
sea que se refieren a los planes inmediatos de la organización.- Ellos son la forma de implementación
actual de lo propuesto por el planeamiento estratégico, encontrándose relacionados en los niveles de
ejecución de la empresa, mientras que los políticos y estratégicos se encuentran más relacionados con
el directorio o gerencia según el caso, o sea, con los niveles jerárquicos más altos. Como vemos, en
estos tres casos (políticos, estratégicos y tácticos), hablaremos de los plazos de ejecución además de
la calidad de los objetivos.

METAS: Se tratan de objetivos cuantificables y cuantificados contra parámetros fijados desde un


principio.

CUOTAS: Son los componentes de objetivos a un órgano de la empresa o a un individuo o conjunto de


individuos de un órgano de ella.

El plan estratégico, al guiar la selección de medios, orienta, condiciona y restringe la elección de


los mismos.

TENDENCIAS:

* DE SATISFACCION

* DE OPTIMIZACION

* DE ADAPTACION

Los planeamientos se hacen de diferentes modos y estos se sintetizan en la tendencia que


tienen.

*DE SATISFACCION: Es la tendencia generalmente vigente en aquellos sectores que dicen "mejor
proponer poco y probable que mucho y conseguir la mitad". Con ella se quiere satisfacer ciertos
parámetros propuestos y el planeamiento tiene pocos ejes de acción.
En este caso tiene mucho más peso el valor intuición que el de planeamiento científico.

*DE OPTIMIZACION: Es la tendencia que se propone alcanzar lo máximo posible de la organización.


Ella ataca la totalidad del fenómeno empresa por lo que tiene múltiples ejes de acción. En este caso,
ya se hace necesario el uso de herramientas científicas para poder realizar el planeamiento.

*DE ADAPTACION: Esta tendencia se impone basándose en la predicción del fenómeno con el que
desea adaptarse en el futuro.
La simulación de modelos es uno de los elementos científicos utilizados en un planeamiento de
adaptación. En este caso es de suma utilidad la investigación operativa.
ASIGNACION DEL PLANEAMIENTO:

HUMANOS
COORDINACION
FINANCIEROS Y MATERIALES
DE
RECURSOS LOGISTICOS

TECNOLOGICOS

ACTIVIDADES:

* DESIGNACION DE RESPONSABLES

* DESIGNACION DEL PERSONAL ACTUANTE

* DETERMINACION DE ACTIVIDADES:
Programación de: a) tareas y tiempos
b) prioridades

MODELO CIBERNÉTICO DE PLANEAMIENTO CON LAZO DE CONTROL:

PLANEAMIENTO
CIBERNETICO
E PLANAM . S

E S.OPERAT. S

E S.CONTROL S

Lic. Roberto porebski


E: Entrada S: Salida
S.P.: Sistema de planeamiento
S.O.: Sistema Operativo
S.C.: Sistema de Control

En este modelo nos encontramos con retornos al sistema de planeamiento desde todos los
puntos de salida.- El que se produce desde el sistema de control es el más importante para el sistema
de planeamiento ya que podría verse en la necesidad de tener que modificar sus planes futuros según
los resultados obtenidos al hacerse el control de los resultados del planeamiento actual.-
Este modelo tiene además canales de comunicación entre cada una de las salidas y a pesar de
ser un esquema simplificado, se trata de un modelo cibernético de planeamiento.-
El planeamiento requiere de un buen sistema de comunicaciones puesto que si no se puede
llegar a explicar en TIEMPO y FORMA puede fracasar.

1) GRAFICOS DE GANTT: Ellos vinculan actividades con tiempos de un planeamiento. Se


realizan con barras existiendo varias formas de presentación. Una de las más frecuentes es:

2) GRAFICO DE PERT Y C.P.M.: Ambos son diagramas sagitales siendo lo más parecido a
grafos o sea, nodos con flechas vinculantes.
En estos gráficos, los nodos representan etapas y las flechas actividades.

El C.P.M. es un Pert Costos mientras que el Pert incluye tiempos.


En la realización de los gráficos, se deben tener en cuenta a los caminos críticos que son
aquellos que pueden poner en riesgo el logro de los objetivos propuestos.

3) ORGANIGRAMAS: Representan estructuras jerárquicas, estructuras orgánicas del sistema


siendo por lo tanto, diagramas de estructura de la organización.

4) CURSOGRAMAS: Con ellos se representan funciones y sus relaciones con órganos de la


empresa. Los cursogramas identifican las tareas y las áreas orgánicas por ellas involucradas.
Representarán las relaciones horizontales. Por ej: las relaciones funcionales que se entablan entre
"COMPRAS" Y "VENTAS". Típicamente representarán los circuitos de información.

(II) AYUDA VISUALES: También hay de varios tipos y entre ellas podemos mencionar:

1) CUADROS: En ellos se vinculan filas y columnas.

2) BARRAS FRACCIONADAS: Se usan para representar proporciones distintas de una totalidad.


3) SECTORES O TORTAS: También empleados, como el caso anterior, para representar
proporciones de una totalidad:

4) DIAGRAMA DE PUNTOS: Los puntos se establecen en base a dos ejes cardinales


representados cada uno de ellos, por ejemplo, tiempo y ganancias.

La graduabilidad de los objetivos pasa por los niveles de definición de los objetivos o sea, por donde se
los elabora.
El planeamiento debe ser, en primer lugar, consistente en términos verticales, es decir, en
términos jerárquicos. Por ejemplo, una definición de objetivos estratégicos debe ser consistente con la
definición de los objetivos políticos que hubo antes. Por lo tanto, ambos deben ser compatibles
llevando una empresa al fracaso todo aquel planeamiento que sea inconsistente.
En segundo lugar se debe tener la consistencia horizontal que nos lleva al concepto de
causalidad o sea, de la congruencia entre causa y efecto. Entre sectores que pueden tener el mismo
nivel jerárquico entre las relaciones de autoridad. Ej.: los objetivos estratégicos de ventas deberán de
ser consistentes con los estratégicos de compras.
Después de cada planeamiento, cada parte de la empresa tiene su cuota de la meta
establecida. Si se modifica alguna de estas cuotas, se modifica a los otros integrantes de la red causal.
A esta red causal se entra por cualquiera de sus componentes por ser ellos una serie de variables
interdependientes que se encuentran equilibradas.

SISTEMAS DE DECISIÓN

METODOLOGIA DE LAS DECICIONES DE DISEÑO:

1) OBSERVACION ====> OBJETIVOS Y VARIABLES


2) HIPOTESIS EXPLICATIVA
3) DIAGNOSTICO
4) MODELO SOLUCION
5) PROBANZA

La decisión es inherente al sistema de planeamiento ya que no hay planeamiento si no existe toma


de decisiones.
El sistema de decisión, es sin embargo, más amplio que el sistema de planeamiento ya que
abarca a las decisiones de planeamiento y a las que no son de planeamiento.
Metodología es el conjunto de pasos a seguir para la solución de un problema. A los efectos de
resolver problemas hay que diseñar fabricando modelos mentales que como tales son abstracciones.

1) OBSERVACION: Mediante la observación se determinan los objetivos y las variables de ellos.


2) HIPOTESIS EXPLICATIVA: Después de observado el fenómeno, se busca la hipótesis explicativa
del mismo, búsqueda esta generalmente llamada "revelamiento". Aquí se construye un modelo
abstracto, mental.

3) DIAGNOSTICO: Teniendo realizadas las observaciones y la hipótesis explicativas se puede decir


que diferencia hay entre lo que ocurre y lo que debería ocurrir.

4) MODELO SOLUCION: También es una abstracción por medio de la cual se busca la solución del
problema que ha sido diagnosticado.

5) PROBANZA: Todo modelo solución debe ser probado. A tal efecto se emplean los tests que pueden
ser: 1) Test explicativo o 2) Test de predicción.

RUIDO: Todas las funciones de comunicación producen ruido el que hace a su vez que el mensaje se
distorsione.
Toda decisión que uno tome se hace en base a información que se ha recibido y que según la
calidad de que sea, habrá o no producido ruido. Este ruido genera, en cuanto a la decisión, que éstas
sean:

1) MEDIOCRES
2) EQUIVOCADAS
3) TARDIAS

las cuales entonces sirven poco o directamente, carecen de utilidad.

DECISION MEDIOCRE: La misma se toma en base a algunos de los elementos de la realidad por lo
que no ataca la solución total del problema.

DECISION EQUIVOCADA: Es aquella en la que, ante la opción, se elige en dirección contraria a la


correcta por lo que es imposible la solución del problema.

DECISION TARDIA: Es la que no llega a tiempo, quizá por falla en el sistema de comunicación. Esta
decisión tardía es tan nociva como las dos anteriores.

ACTO DECISORIO:
El mismo debe ser: 1) CONSCIENTE
2) FINALISTA
3) RACIONAL
CONSCIENTE: Significa que se tiene el aspecto cognoscitivo del problema y de las posibles
soluciones. Se debe tener presente aquí, que cuando uno toma una decisión, es porque hay más de un
camino posible para seguir, existiendo, por lo tanto, más de una alternativa. La opción de una de ellas
debe hacerse siempre en forma consciente.

FINALISTA: Un acto decisorio será finalista en la medida que conduzca al objetivo final, ya sea por el
mismo o por su concatenación con otras decisiones.

RACIONAL: Tiene esta característica porque la opción que se elige debe ser la que se juzgue como la
mejor.

JUICIOS: Los juicios que uno puede asumir tienen rangos diferentes. Así tenemos:
1) JUICIOS DE VALOR y 2) JUICIOS FACTICOS O DE HECHO.

JUICIO FACTICO: Es aquel que se toma respecto a un hecho en particular.

JUICIO DE VALOR: Es aquel que infiere la finalidad a partir de un hecho. En este caso, el grado de
compromiso es mayor que en el juicio fáctico.
La toma de decisiones en una organización se guía por:
a) Métodos científicos.
b) Intuición o empirismo.

Se debe insistir en el uso de las herramientas científicas a los efectos de la decisión.


Las decisiones en una organización, pueden ser:

1) PROGRAMADAS
2) NO PROGRAMADAS

SISTEMA DE CONTROL

En este sistema juega el par regulador de las relaciones de comportamiento del sistema empresa
o sea, el par planeamiento-control.
El sistema se comporta con el medio ambiente según sus relaciones.
El control permite ver, si las hay, las fallas del planeamiento para que este, a su vez, pueda ser
corregido.
Controlar implica evaluar algo comparándolo contra determinados valores.
• CLASIFICACION DEL CONTROL

SISTEMA DE CONTROL
TIPO DE NIVEL OBJETIVO PLAZO
CONTROL OBSERVADO CONTROLADO
Politicos-
Integrado Dirección 5 años
Estratégicos
Jefes
De Gestión Logísticos 2 años
Departamental.
Supervisión
De Gestión Tácticos 1 año

Operacional Operaciones Operativos 1 mes

Lic. Roberto porebski

El control integrado debe abarcar prácticamente a todos los otros tipos de gestión.
NOTA: Todo modelo debe ser validado por la consistencia y la congruencia.

El sistema de control ajusta al sistema de planeamiento para que este, a su vez, se ajuste a la
realidad la que por "feed-back" actúa sobre el planeamiento debe ser adaptativo o sea, capaz de
adaptarse a la realidad.
Por la general, se piensa que el control es único, del momento, pero un sistema de control jamás
debe concebirse en esa forma.

FASES BUQUE EMPRESA


Objetivos y Planes Trazar ruta de navegación y Planeamiento y Presupuesto
determinar los puertos de
llegada
Evaluación Brújula (Inmediato) Contabilidad de costos y
beneficios - Diferencias del
presupuesto
Acción correctiva Timón (inmediato) Rumbo Decisiones de ajuste
(mediato)
PRESUPUESTO: Es la función de planeamiento más desarrollada que tienen las empresas.
Se debe tener en cuenta que en la fase de evaluación están involucrados los tres tipos de
control o sea, los controles integrado, de gestión y operacional.

DECISIONES DE AJUSTE: Mediante ellas se cambian algunas de las decisiones tomadas en el


planeamiento. Ellas pueden ser: 1) Mediatas o 2) Inmediatas.
Son inmediatas aquellas como la de echar al gerente o hacer desaparecer un sector de la
empresa.

CONTABILIDAD DE COSTOS Y BENEFICIOS: Analiza el presupuesto estudiando los costos de una


función y comparándola contra los beneficios obtenidos de esa función.

* MECANISMOS DE CONTROL:

* CONOCER RESULTADOS Y STANDARES


* EVALUAR Y COMPARAR
* CAUSALIDAD DE DESVIOS
* AJUSTAR ACCIONES FUTURAS

CONOCER RESULTADOS Y STANDARES: El conocer resultados implica medir algo y el


conocimiento de estándares es conocer los valores previstos para cada punto de control. Por lo tanto,
el sistema debe ser acompañado por los valores esperables de cada función o sea por los estándares
quienes nos dan en definitiva un parámetro para la comparación.

EVALUAR Y COMPARAR: Una vez conocidos los resultados y los estándares, estos deben
compararse y evaluar los resultados obtenidos.

CAUSALIDAD DE DESVIOS: Producido un alejamiento de un estándar, se debe comprender cual es la


causa de ese desvío como así, también, por que se produce y con que otros desvíos está conectado.

AJUSTAR ACCIONES FUTURAS: De acuerdo a la información obtenida de los pasos precedentes, se


debe realizar la corrección del planeamiento.

* ESQUEMA DE PLANEAMIENTO DEL CONTROL:


* CONOCER EL PROBLEMA
* FIJACION DE PUNTOS DE CONTROL (PISTAS)
* METODOS DE MEDICION Y ESTANDARES
* COMO SE DECIDIRA (PAUTAS)
* QUIEN DECIDIRA Y CUANDO
CONCOCER EL PROBLEMA: Esto implica conocer todo el contexto del problema con sus resultados y
estándares. En una palabra, me pregunto: Qué controlo?.

FIJACION DE PAUTAS DE CONTROL: Estos puntos de control bien pueden ser puntos vitales del
sistema o bien puntos concebidos, generados por uno al crear el sistema. El auditor debe saber que y
dónde debe ser realizado el control por medio del empleo de pistas. La pregunta de este paso es:
dónde controlo?.

METODO DE MEDICION Y ESTANDARES: Por el se determina de que forma está medida cada punto
de control y contra que serán comparado.

METODO DE COMPARACION: Establece como serán comparados los estándares con los resultados
obtenidos del control. Estos métodos son muy diversos pudiendo ser matemáticos , visuales, etc.

COMO DE DECIDIRA: Son las pautas para las tomas de decisiones ante los resultados del control o
sea, lo que se hará según lo hallado en la comparación.

QUIEN DECIDIRA: Es establecer cuál será la persona o personas que tomen la decisión de modificar
el planeamiento y cómo hacerlo.
* MODALIDADES DEL CONTROL:
* POR INTERVENCION

PLAN

DATOS VALIDOS

* INTERNO FORMA COMPLETA Y CORRECTA

INFORMACION NECESARIA

ARCHIVOS REQUERIDOS E INVOLUCRADOS

* ESQUEMA CAUSAL DE CONTROL:


Qué?, Dónde?, Quién?, Cuando?, Cómo ?, Proceso de evaluación y comparación, Acción
correctiva .
(Ver ejemplo en clase)
FORMAS DE CONTROL:

1) DIRECTO
2) GRUPAL
3) CRUZADO
4) AUTOMATICO

FORMAS DE CONTROL: Generalmente se le atribuye al control una función policial o punitiva, sobre
determinado problema, a tal punto que esta es la acepción usual del término derivada del hecho de
que la función de control no se hace en realidad con todos los métodos científicos con que debería ser
realizada.
Para algunos el control se realiza en forma intuitiva, siendo esta mucho más rápida que
detenerse a plantear un esquema de control que siempre es un poco más complejo. Esto determinó
que durante muchos años los problemas de las empresas que eran sometidas a control, lo fueran
hechos en una actitud, en cierto modo, policial. Esta actitud originaba que aquellos que iban a ser
sometidos a control se preparaban y no actuaran del mismo modo en que lo harían habitualmente.
CONTROL DIRECTO: Suele llamarse también cara a cara y es un control que se realiza
generalmente, sobre una persona de la organización.
CONTROL GRUPAL: Es el que se efectúa sobre un grupo de agentes de la organización.
Estas dos formas de control son sumamente rudimentarias, bastante anticuadas y bastante
ineficientes comparadas con otras formas de control con lo cuál no se quiere decir que resulte
inconveniente aplicarlas a veces, donde su elección estaría determinada por el hecho de ser más
económicas comparando el beneficio que se obtendría de otro tipo de control que implicaría una serie
de gastos tales como planeamiento o de infraestructura.
CONTROL CRUZADO: También se denomina "control por oposición" y a diferencia con el control
directo, donde hay alguien que ejerce específicamente la función de control, en este tipo no existe el
controlador", no existe un individuo que tenga como función ser controlador de otro. Lo que ocurre es
que las tareas que desarrolla cada individuo están definidas de manera tal que se controlan la una a la
otra a pesar de que nadie ha sido nombrado controlador del grupo. Por eso mismo se dice que el
control cruzado es un control por oposición puesto que la función de control en sí surge de una
oposición de intereses.
El caso típico de control por oposición se da en los casos de documentación cruzada, por
ejemplo: negocio de autopartes (ver en clase)

donde en un comienzo funcionaba con seis personas en el mostrador que vendían y empacaban la
mercadería. Esto producía una falta de control que a la larga derivó en faltantes por lo cuál se optó,
ante la urgencia, por un método de control cruzado con separación de áreas de funciones definidas
tácticamente de modo tal que constituyen un control por oposición sin necesidad de incorporar un
controlador.
CONTROL AUTOMATICO: Este tipo de control utiliza recursos del tipo tecnológico que no pueden
decidir si quieren o no quieren, si pueden o no pueden, por lo tanto, el margen de inseguridad se
disminuye al ejercerse en forma no sujeta a la voluntad de controlador alguno.

MODALIDADES DE CONTROL: Las dos modalidades sustanciales son: a) por intervención o b)


interno.

POR INTERVENCION: El control se puede realizar en el momento que uno quiere, no estando
incorporado a la rutina del negocio o de la empresa.

Este control puede no ser planeado, se ejecuta en un determinado momento, ante una instancia
determinada, por ejemplo: un auditor que ejerce la auditoria según modalidades de intervención. En
esta modalidad, son explicados los roles del "controlador" y el "controlado". En realidad, cuanto más
explicados son estos roles más fuertes es la tendencia del control hacia la modalidad de intervención.

INTERNO: Está incorporado a la rutina de la organización exigiendo por lo tanto una planificación
previa, por ejemplo: el arqueo de caja. Se da de forma tal que cuando se planean las rutinas de la
organización, también se planea el control de forma tal que termina siendo parte natural de ellas.
El control interno tiene notable referencia a la información y a su procesamiento.
Tal control interno puede llegar a definirse del siguiente modo:
ES UN PLAN PARA GARANTIZAR QUE SOLO DATOS VALIDOS SEAN PROCESADOS POR EL
SISTEMA EN FORMA COMPLETA Y CORRECTA, ASEGURANDO LA PRODUCCION DE TODA LA
INFORMACION NECESARIA Y GARANTIZANDO LA INTEGRIDAD DE TODOS LOS ARCHIVOS
REQUERIDOS E INVOLUCRADOS.

PLAN: Al decir que el control interno es un plan, se le impone una condición que no se requiere del
control por intervención: la de ser PREVISTO Y DECIDIDO EN FORMA ANTICIPADA.

DATOS VALIDOS: Los datos son sometidos a un proceso de validación para controlar que los datos
que ingresan al sistema sean datos confiables separando aquellos que no responden a parámetros de
control mínimo (parámetros de consistencia y congruencia) al efecto de no obtener resultados
equivocados debidos al ingreso de datos inválidos.

COMPLETO Y CORRECTO: No deben quedar fragmentos sin procesar de los datos ingresados, amén
de que dicho procesamiento sea el que corresponde al caso.

INFORMACION NECESARIA: Se debe asegurar que la información que se produzca sea toda la
información necesaria obtenida a partir del sistema de procesamiento.
ARCHIVOS REQUERIDOS E INVOLUCRADOS: Los archivos del sistema de procesamiento deben ser
utilizados de modo tal que se garantice que luego de su empleo sigan siendo íntegros, que sigan
conservando su totalidad, sin faltantes ni degradaciones.
El hecho de que sean involucrados se refiere a la necesidad de ellos para el sistema de
procesamiento mientras que el hecho de ser requeridos se refiere a su necesidad para las funciones
de control, por ejemplo: los archivos de "loggin" son archivos de seguimiento en computación
requeridos para realizar funciones de control.
Estos archivos requeridos también cumplen funciones de recuperación pero de muchas veces no
se emplean porque toman tiempo e insumen recursos humanos y memoria ante lo cuál se decide
hacer copia de ellos.
En definitiva la diferencia entre el control directo y el grupal por un lado y el cruzado y el
automático por el otro, consiste en que en el primer caso es indispensable la existencia de un
controlador y de un controlado que sabe que está siendo sometido a control. Puede llegarse a dar que
el controlado no se percate de su condición de tal, pero lo que nunca puede llegar a faltar es un
controlador, alguien a quién se le ha asignado como única función la de controlar, ya sea en modo
directo o en modo grupal.
En el control cruzado, las funciones de control son incorporadas ex profeso en un plan que
involucran las rutinas de la empresa. Existen por lo tanto funciones o rutinas que sufren un control que
está adicionado a las rutinas diarias de forma tal que cada agente, cumpliendo con sus funciones
laborales específicas y en defensa de sus propios intereses, ejerce un control sobre las funciones de
otro agente pero no como una función de control que le haya sido asignada específicamente, sino
como parte de su rutina a la que se le han asignado funciones de control.
El control automático es resultado de la aplicación de recursos tecnológicos siendo realizados por
máquinas, dispositivos, etc.
Hablar de control automático es decir que el controlador carece de libertad para ejercer su
función de control ya que está programado de modo tal que ante ciertas condiciones,
automáticamente, sin mediar decisión alguna, la ejecuta. Esto, de hecho, sólo puede llevarse a cabo
por medio de una máquina ya que las personas siempre tienen su cuota de subjetividad con la que
imponen su criterio a la rutina de control.
El control directo y el grupal son económicos en términos de planeamientos pero costosos en
términos de perjuicios ya que en el funcionamiento de un agente de la organización sometido a control
es distinto según lo sea en esta forma o bajo controles cruzados o automáticos.
Lo ideal es que las funciones de control estén procesadas e incorporadas a las rutinas de la
organización de modo tal que no sea indispensable recurrir a los métodos de control directo o grupal,
que si biEn pueden ser útiles, son poco recomendables, salvo que haya una diferencia muy grande de
costos que justifique su empleo aún cuando esta decisión genere "molestias" en el personal.
Las formas de control admiten ser definidas, cualquiera de ellas, ya sea por intervención o por
control interno, algunas de ellas más fácilmente que otras.
La función de control por intervención es un control no pensado previamente y es así que por
ejemplo, sí queremos implementar un sistema de control cruzado por intervención, nos toparemos con
una serie de dificultades para hacerlo y si se trata de un control automático por intervención veremos
que es prácticamente imposible de ser llevado a cabo. En la mayoría, sí no en todos los casos de
control por intervención, hay un controlador, cuya función surge de la necesidad de detectar la causa
de un desvío.
El control interno es la propuesta más científica que podemos hacer donde se prevén los
mecanismos de control dentro de las rutinas de la organización de modo tal que el control está
entendido cómo una más de las rutinas a efectuar.
La elección del sistema de control se hace en base a cuál es el más conveniente en función a la
relación costo/beneficio, tiempo, etc., lo que hace que a veces, la opción no sea en realidad por el más
adecuado.

* EJERCICIO *

Se trata de una compañía de transporte de pasajeros. Se pretende controlar el régimen de


velocidad de los micros ante accidentes producidos que podrían atribuirse a negligencia de los
conductores. Se debe mantener un control sobre cada micro en particular en función a este problema
que pone en riesgo la seguridad del pasaje.

INTERNO POR INTERVENCION


DIRECTO Una planilla para cada conductor Un inspector para cada micro,
o bien una planilla única donde sentado al lado del conductor
cada conductor deje asentado único.
cuando toma el volante y cuando
lo deja para pasárselo a otro
GRUPAL Micro con dos o más Un inspector en un micro con dos o
conductores que llevan una más conducto- res cuya tarea
misma planilla fiscaliza
CRUZADO Micro con más de un conductor y Más de un inspector y cruce de
postas de recambio donde cada informes entre ellos a los efectos de
u no vuelve a su lugar de origen que la misión de controlar a los
Previa documentación de las choferes, también sirva para
condiciones del recambio. controlar a |os inspectores
AUTOMATICO Sistema tipo "Casa Negra" que Dispositivo que detiene al micro o
en cada cabecera se introduce que lo hace disminuir de velocidad
en una máquina extrayéndose
un informe de lo asentado en el
trayecto.
* REQUISITOS DEL SISTEMA DE CONTROL *

1) Claridad y simplicidad.
2) Adaptabilidad.
3) Eficacia y eficiencia.
a) Lograr objetivos en plazos oportunos.
b) Economía de medios y resultados.
c) Motivación del equipo humano.
4) Continuidad.
5) Objetividad.
6) Adecuación.
7) Oportunidad.

* CLARIDAD Y SIMPLICIDAD: Que sea claro implicaría que para la gente que va a estar involucrada
dentro del control, éste no tenga facetas oscuras. En realidad esta es una expresión de buenos deseos
al igual que la de simplicidad.
Que sea simple requiere que se definan las funciones operativas junto con las de control de modo
tal que no se tornen innecesariamente complejas las tareas a realizar.

* ADAPTABILIDAD: Los sistemas deben ser dinámicos y adaptables, pudiendo llegar a aplicárselos de
diferentes modos según los agentes o situaciones que involucren.

* EFICACIA Y EFICIENCIA: Siendo la eficiencia la medida de la eficacia, se ingresa al sistema de


control la noción de la variable costo/beneficio que influirá en la determinación del mismo.

* CONTINUIDAD: Ya que si ella falta el sistema de control es aplicado en forma inconexa, discontinua,
se debilita.

* OBJETIVIDAD: Quizás este sea el requisito más difícil de lograr, tanto por la parte de quién lo define
como por la parte de quién lo sufre.

* ADECUACION: Se refiere a que un sistema debe ser adecuable a la situación a controlar, según el
órgano involucrado, sus funciones, jerarquía, etc.

* OPORTUNIDAD: Un sistema de control debe ser definido y aplicado en el momento oportuno porque
de lo contrario pierde todo su valor.

ECONOMIA EN EL CONTROL

Cuando estamos en el caso que plantea un mayor costo económico con un menor costo social, se
decide por un sistema de control interno, mientras que en caso contrario, o sea en el de un menor
costo económico con un mayor costo social, se opta por un control por intervención.

En última instancia, de los datos obtenidos del control, se tiene o por la opción de aplicar una acción
correctiva teniendo que existir un equilibrio entre la magnitud de la pérdida producida por el desvío
detectado con el costo de la corrección del mismo. Este hecho genera la paradoja de la economicidad
en el control que no se sabe si esta corrección conviene o no hasta que la aplica y avalúan los
resultados obtenidos.

SISTEMAS DE INFORMACION

*FUNCIONES: Recolectar
Almacenar
Información.
Procesar
Distribuir

INFORMACION: Conocimientos o mensaje interpretables para ejercer una decisión o acción.

DATOS: Representación digital de la información.

PROPOSITO: Servir, controlar a un sistema de objetos brindando la información necesaria.

INFORMACION:
OPERATIVA: Necesaria- Permanente- Menor Refinamiento.
DIRECTIVA: Útil- de excepción- Mayor refinamiento.

Ver en clase:
NORMAS PROCEDIMIENTOS PROCESOS

El sistema de información tiene una serie de características singulares por encima de los otros
tres vistos o sea, los de planeamiento, control y decisiones ya que sobre él existen incluso trabajos
referidos a la teoría de los sistemas de información, álgebra de los sistemas de información, etc.

El punto fundamental en la concepción de cualquier sistema es la información que se dispone


de los elementos que lo conforman que deben estar interconectados entre ellos puesto que de lo
contrario no pertenecen al sistema. Esta interrelación de elementos en un sistema es de fundamental
importancia en su concepción. Como tal, en una empresa, por lo tanto, fluyen documentación,
mercadería, personas, materiales, datos, etc. De todos los elementos que fluyen hay uno que tiene una
singularidad que es la de permitir que fluyan todos los demás. Este elemento es el flujo de información.

Es posible que una decisión produzca información y es probable que esa información produzca
una nueva decisión, pero lo que sí es cierto es que las decisiones están al principio aisladas si no es
por la información que fluye de ellas. A tal punto es cierto que hay autores que sostienen que no tiene
sentido hablar de sistema de información, de sistema de decisión, etc., sino que lo que corresponde
hacer es hablar de SISTEMAS DE INFORMACION INTEGRADA que nuclearia a los otros sistemas: de
decisión. de control y de información.

Las informaciones se encuentran vinculadas entre sí por medio de nodos que pueden ser
decisiones, acciones o controles.
FUNCIONES:

RECOLECTAR: Tomar contacto con la información, buscar los puntos en que la información se
encuentra y obtenerla.

ALMACENAR: Depositar la información en archivos, depósitos intermedios donde pueda conservarse


hasta que sea usada.

PROCESAR: Usar la información para producir con ella resultados. Es someterla a funciones de
transformación.

DISTRIBUIR: Se refiere al hecho de distribuir la información producto de esa transformación.

INFORMACION: Conocimiento o mensaje que puede ser interpretado para tomar una decisión o
efectuar una acción. Si el mensaje no puede ser interpretado, es imposible concluir de él algún tipo de
información. Para que haya interpretación debe haber, en principio, un EMISOR, un RECEPTOR y un
LENGUAJE que entiendan ambos. Por lo tanto, una información es un mensaje que cumple con una
cierta cantidad de requisitos y que en última instancia es usada para tomar una decisión o efectuar una
acción.

DATOS: Es la representación digital, simbólica, de la información. La concepción informática de dígito


se refiere a una unidad de representación de un conjunto de símbolos. Un dígito octal sería uno de los
ocho símbolos, uno decimal sería uno de diez símbolos y uno binario sería uno de los dos dígitos con
los que se pueden representar magnitudes binarias, cero o uno.
Nosotros nos referimos al hablar de representación digital, a la representación simbólica de la
información.
El dato es puntual, focalizado y hace a un término de la información.

PROPOSITO: Se puede decir que el propósito es un sistema de información es servir o controlar a un


sistema de objetos brindando la información necesaria en cada punto y en el momento en que sea
requerida. El sistema de objetos representa a los agentes o personas de la empresa que son los
que ejecutan en última instancia todo lo contenido en el sistema de información, salvo que sea una
máquina la que realice la tarea.
El sistema de objetos utiliza al sistema de información.

INFORMACION OPERATIVA: Es la que se utiliza para las informaciones cotidianas y reiteradas en la


rutina de una empresa.
La lógica es que nadie se preocupa por tener una buena información directiva cuando aún no ha
podido resolver lo referente a su información operativa. Es por lo tanto, necesaria, indispensable, no se
puede prescindir de ella.
Esta información es mucho menos refinada que la directiva y da la información necesaria para la
realización de cada una de las tareas emprendidas.
Otra característica de esta información es la de ser permanente puesto que se necesita de ella
todo el tiempo.

INFORMACION DIRECTIVA: Sirve para mejorar las cosas cuando éstas ya están en marcha por lo
tanto, de allí surge su concepto de útil ya que se puede prescindir de ella sin que las tareas se vean
afectadas. Además es más refinada ya que se analiza todo un círculo de fenómenos, luego se pasa a
elaborar una síntesis significativa que es la que se eleva al sector directivo.
Se dice que es por excepción porque no es necesaria todo el tiempo si no solo bajo determinadas
condiciones. Esta característica hace también al sistema de control ya que en él también la información
se produce con movimientos que escapan a la medida normal y haciéndose un análisis de las
desviaciones ocurridas. Como consecuencia de lo expresado, se deduce que este tipo de información
se produce solo cuando los valores involucrados superan determinados rangos de estándar
establecidos.
Lo aconsejable en el diseño de sistemas de información es que se tenga en cuenta la producción
de información por excepción e inclusive llegando más lejos aún, se prevea el mecanismo que haga
posible cerciorarse de que dicha información fue recibida, a los efectos de que no se pierda y de que
se haga algo con ella. De esto se deduce que lo importante de un sistema de información directiva es:
a) Producir la información por excepción.
b) Asegurarse que la información fue recibida.
c) Asegurarse de que se haga algo con ella aunque ese algo sea no hacer nada.

PROCEDIMIENTO: En un sistema de información es un conjunto de tareas que deben ser ejecutadas


mayoritariamente por personas aunque para ello acuda en determinado momento a la ayuda de las
máquinas. La parte sustancial del desarrollo de la tarea está en el hombre y no en la máquina.

PROCESO: Es el caso de una computadora centralizada de una empresa que tiene un operador y en
donde la mayoría de lo que se procesa es hecho por la computadora y la intervención humana es muy
poco significativa. En este caso, el hombre sólo ayuda a la máquina quién es que hace el grueso del
trabajo pudiendo entonces inferirse como proceso al grupo de tareas efectuadas mayoritariamente por
máquinas.

NORMAS: Son las que dicen como debe realizarse algo, ya sea que esté o no especificado en un
procedimiento, por ejemplo, "nunca deje esperando a un cliente". La norma afecta al que va a decidir
cómo hacer las cosas pautando sus márgenes de decisión y los grados de libertad que tiene cada
agente.
Las normas pautan la ejecución de un conjunto de procedimientos.

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