SISTEMA DE

DEFINICINABASTECIMIENTO
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos
orientado al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y
conservacin de los recursos materiales; as como acciones
especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las
entidades, para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar
la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades
integrantes de la Administracin Pblica.

OBJETIVOS

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y economa.

Asegurar el flujo.

Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de

abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Pblica.

Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos

de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de
la entidad y aumento de la precisin.

OBJETIVOS

Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena

adquisicin y distribucin bienes.

Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos

(bienes obsoletos, deteriorados, etc.)

Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud de los grandes

volmenes de bienes y suministros.

Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.

Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo

de recursos.

Procedimiento de Compra en las

Entidades Pblicas
Las compras en las entidades
del estado se rigen por:

LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO N 30225

REGLAMENTO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
APROBADO MEDIANTE DECRETO SUPREMO N 3502015-EF

CONTRATACIONES NO MAYORES A 8 UIT

>
8UI
T
<=
8UIT

Aplica la Ley de Contrataciones del Estado

Supuestos excluidos de la Ley de

Contrataciones del Estado
Sujetos a la supervisin de la OSCE
Sujeto a los supuestos de impedimentos
Sujeto al rgimen de infracciones y
sanciones

FINALIDAD
Maximizar el valor de los recursos pblicos que se invierten
bajo el enfoque de gestin por resultados en las
contrataciones de bienes, servicios y obras.
Contrataciones bajo las mejores condiciones de precio, calidad
permitan el cumplimiento de los fines pblicos y tenga una
repercusin positiva en las condiciones de vida de los
ciudadanos.

PRINCIPIOS REGULATORIOS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

LIBERTAD DE CONCURRENCIA
IGUALDAD DE TRATO
TRANSPARENCIA
PUBLICIDAD
COMPETENCIA
EFICACIA Y EFICIENCIA
VIGENCIA TECNOLGICA
SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y
SOCIAL
9. EQUIDAD

LIBERTAD DE
CONCURRENCIA
Libre acceso y participacin
de proveedores, debiendo
evitarse exigencias y
formalidades costosas e
innecesarias.
Poner en las bases que solo pueden
presentarse al concurso los
proveedores que estn o radican en
la regin. Exigir profesionales que
estn inscritos en un determinado
colegio profesional.

TRANSPARENCIA
Proporcionar informacin clara y
coherente con el fin de que el
proceso de seleccin sea
comprendido, garantizando la
libre concurrencia.
A un postor se le puede negar el
acceso al expediente de
contratacin una vez que se haya
otorgado la buena pro del proceso
de seleccin.

IGUALDAD DE TRATO
Todos los proveedores deben
disponer de las mismas
oportunidades para formular
sus ofertas. Esta prohibida la
exigencia de privilegios o
ventajas y en consecuencia el
trato discriminatorio
manifiesto o encubierto.
La entidad no puede tener un trato
diferente a un proveedor que a otro
proveedor si la situacin es la
misma. En la bases puedo poner que
se va dar adelanto, pero en el
contrato le voy cambiar que no se va
PUBLICIDAD
dar adelanto.

El proceso de contratacin en
su integridad debe ser objeto
de publicidad y difusin con la
finalidad de promover la libre
concurrencia y competencia
efectiva.
Determinados actos que realiza la
entidad deben ser difundidos a
travs del SEACE. (la
convocatoria del proceso, el plan
anual, la absolucin de consultas y

COMPETENCIA
Los procesos de contratacin
incluyen disposiciones que
permiten establecer
condiciones de competencia
efectiva y obtener la propuesta
mas ventajosa para satisfacer
el inters publico que subyace
a la contratacin, se encuentra
prohibida la adopcin de
practicas que restrinjan o
afectan la competencia.
Cuando se establecen
determinadas disposiciones que
favorezcan a determinados
proveedores , que los proveedores
de una determinada regin tendrn
puntaje adicional con respecto a
proveedores de otras regiones.

EQUIDAD
Las prestaciones y derechos de las
partes deben guardad y una
razonable relacin de equivalencia y
proporcionalidad, sin perjuicio de las
facultades que corresponden al
Estado en la gestin del inters
general.
Existen algunas ventajas por parte de
las entidades aprobacin de adicional y
reduccin, aplicacin de penalidad.
EFICACIA Y EFICIENCIA
El proceso de contratacin y las
decisiones que se adopten en el
mismo deben orientarse al
cumplimiento de los fines , metas y
objetivos de la entidad,
garantizando la efectiva y oportuna
satisfaccin del inters publico, bajo
condiciones de calidad y con el
mejor uso de los recursos pblicos.

VIGENCIA TECNOLGICA
Los bienes, servicios y obras deben
reunir las condiciones de calidad y
modernidad tecnolgica necesarias para
cumplir con efectividad la finalidad
publica para los que son requeridos , por
un determinado y previsible tiempo de
duracin, con posibilidad de adecuarse,
integrarse y repotenciarse, si fuera el
caso, con los avances cientficos y
tecnolgicos.
Hay que tener cuidado, no vaya ser que estn
adquiriendo bienes que no son nuevos o sea
que son usados

SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y SOCIAL

En el diseo y desarrollo de los procesos de
contratacin publica se consideran criterios y
practicas que permitan contribuir tanto a la
proteccin medioambiental como social y al
desarrollo humano.

De donde parte la
contratacin?

CONTRATACIN

PLAN ANUAL
DE
CONTRATACIONES

Plasmada
en

Parte
de la
PLANIFICACIN

ESTRUCTURADA
P.E.I
P.O.I
P.I.A

PROVEEDORES - CONDICIONES

INSCRIPCIN
VIGENTE EN
EL RNP

SEAN
CALIFICADOS
POR LA
ENTIDAD

Registro de participantes
Presentacin de propuestas
Buena pro
Suscripcin del contrato

NO
ENCONTRARSE
IMPEDIDO

FASES DE LA CONTRATACIN ESTATAL

PROGRAMACIN Y
ACTOS
PREPARATORIOS

PEI
POI
PI
PAC
Expediente de
contratacin
Designacin
del Comit de
seleccin
Elaboracin de
las bases

Convocatoria
PROCESO DE
Registro
SELECCIN
participantes
(eleccin del
Formulacin
proveedor)
Consultas
observaciones
Absolucin
Consultas
observaciones,
Integracin
bases,
Presentacin
ofertas
Evaluacin
ofertas
Calificacin
ofertas
Otorgamiento
buena pro.
Formalizacin

de
de
y
de
y
de
de
de
de
de
del

EJECUCIN
CONTRACTUA
L

Garantas
Adelantos
Adicionales
y
deducciones
Ampliacin
y
prorroga
Subcontrataci
n
Resolucin
Penalidades
Recepcin
y
conformidad
Liquidacin
Pago

CONTENIDO
INICIAL
CONTRATACIN

DEL

EXPEDIENTE

DE

Requerimiento del are usuaria

Caractersticas tcnicas de la contratacin
Estudio de mercado
Valor referencia o Valor estimado segn
corresponda
Certificacin de Crdito presupuestario o la
previsin presupuestal cuando corresponda.
Tipo de proceso de seleccin
Modalidad de seleccin
Sistema de contratacin
Modalidad de contratacin
Formulas de reajustes de ser el caso.

MTODOS DE CONTRATACIN
PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
ADJUDICACONCURS
CIN
O
LICITACIN
SIMPLIFIC
PUBLICA PUBLICO
ADA
Servicios
Bienes,
Bienes y
y
Obras
Consultor servicios,
consultora
a
y obras

COMPARA
-CIN DE
SUBASTA
PRECIOS
CONSULTORE
INVERSA
S
Bines y
ELECTRN
INDIVIDUALE servicios
ICA
S
de
Consultora disponibilid Bienes y
servicios
de personas
ad
naturales
inmediata
SELECCIN
DE

Se determina cuando combinamos

OBJETO - MONTO

CONTRATACIN
DIRECTA

OTROS
MTODO
S
CONVENI
OS
MARCO
Bienes y
servicios

TIPOS DE PROCESO
LICITACIN PUBLICA

BIENES
> = a 400,000

CONCURSO PUBLICO
ADJUDICACIN SIMPLIFICADA

COMPARACIN DE PRECIOS

OBRAS
>=a
1,800,000

> = a 400,000
< de 400,000
> de 8 UIT

SELECCIN DE CONSULTORES
INDIVIDUALES
SUBASTA INVERSA
ELECTRNICA

SERVICIOS

< de 400,000
> de 8 UIT
< de 250,000
> de 8 UIT

> de 8 UIT

> de 8 UIT

< de 40,000
> de 8 UIT

< de 40,000
> de 8 UIT

<=a
1,800,000

CAUSALES DE CONTRATACIN DIRECTA

Contratacin
entidades.

entre

Situacin de emergencia
Desabastecimiento
debidamente comprobado
Con carcter de secreto
militar u orden interno
Bienes o servicios que no
admiten
sustituto
y
proveedor nico
Servicios personalsimos.
Servicios de publicidad con

Servicios de consultora para

investigacin experimentacin
o
desarrollo
cientfico
o
tecnolgico.
Arrendamiento
de
bienes
inmuebles
adquisicin
de
inmuebles existentes,
Asesora
funcionarios,

legal

para

Ejecucin de prestaciones por

contratos
resueltos
o
declarados nulos.
Servicios
educativos
que
cuentan con procedimiento de
admisin o seleccin.

PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL

DE BIENES Y SUMINISTROS

COMPETENCIAS DEL RESPONSABLE DE ALMACN

Registrar, conciliar, controlar y conducir el proceso de
centralizacin y consolidacin del movimiento de las existencias,
emitiendo reportes mensuales de entradas, salidas y saldos de
existencias.
Verificar que el registro del ingreso de bienes contemple la
correcta unidad de medida, cdigo del bien, especficas del gasto,
metas, fuente de financiamiento.
Efectuar oportunamente la solicitud de reposicin de bienes
teniendo en cuenta el stock minino de seguridad.
Mensualmente entrega los reportes relacionados
movimiento del Almacn a la oficina de Contabilidad.

con

el

DOCUMENTOS FUENTES QUE SE UTILIZARAN PARA EL

REGISTRO EN EL ALANCEN.
ORDEN DE COMPRA
-GUIA DE
INTERNAMIENTO.
Documento a travs
del cual se formaliza la
adquisicin de un bien,
constituyendo a la vez
el formulario
indispensable para dar
ingreso del mismo al
almacn, este tiene
incidencia contable.

PEDIDO
COMPROBANTE
DE SALIDA POR
CONSUMO (PECOSA).
Documento
a
travs del cual se
materializa
la
distribucin
de
los bienes que
salen
del
almacn
con
destino al usuario
final, accin que
tiene incidencia
contable

NOTA DE ENTRADA
ALMACEN (NEA).
Documento mediante el
cual
se
registra
el
ingreso de bienes al
almacn por concepto
distinto a la adquisicin
efectuada
a
los
proveedores nacionales
y/o
internacionales,
estas
pueden
ser
donaciones,
transferencias,
alta
de bienes, reingreso
de
bienes,
devoluciones
y
sobrantes
de

DEFINICION
ES
ALMACN CENTRAL
Es el rea que depende de la Sub Gerencia de Logstica de la Gerencia de
Administracin y Finanzas encargada de recibir, verificar, registrar,
conservar en calidad de custodia temporal, los bienes adquiridos,
donados y/o transferidos a la entidad; as como, entregarlos a quien
corresponda en condiciones ptimas de operacin y/o funcionamiento
ALMACENES PERIFRICOS.
Son reas que dependen de la Administracin, que por razones de distancia y
oportunidad, se hace necesario mantener en ellos determinado stock de bienes,
cuyo proceso de almacenamiento y distribucin es similar al del Almacn Centra

TARJETA BINCARD
Denominacin que se le da a las
tarjeta de control visible que tiene
como finalidad registrar el movimiento
(no valorizado) de cada bien
almacenado, reflejando el saldo de
estos. Es de uso exclusivo y
permanente del almacenero y debe
ubicarse junto al grupo de bienes en
ella registra.

EXISTENCIAS
Son todos los bienes corrientes (suministros) que se encuentran
almacenados con carcter temporal para su posterior distribucin
al usuario final.

TARJETAS KARDEX
Tienen como finalidad suministrar informacin sobre el movimiento
de entrada y salida de bienes en almacn, as como, mostrar el valor
unitario y acumulado de estos bienes. Llevar el registro actualizado
de los bienes en este documento es obligatorio.

INVENTARIO FISICO A LAS EXISTENCIAS

Es una forma de verificacin fsica que debe realizarte tanto en el almacn. Consiste en
verificar la existencia fsica de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin
y/o deterioro y condiciones de seguridad y podrn ser los siguientes:
INVENTARIO MASIVO
Comprende la verificacin fsica de todas las existencias almacenadas, forma parte del
Inventario Fsico General y se efecta cerrando las operaciones del almacn por uno o varios
das de acuerdo al caso, como mnimo una vez por ao ya que sirve de sustento a los estados
financieros
Inventario de

Cuenta 1301

Bienes y
Suministros
Conciliar el inventario
bienes de almacn con
el rea de contabilidad,
que sustenta la
informacin de los EEFF.

Conciliacin

INVENTARIO SELECTIVO
Comprende la verificacin de un grupo de existencias
previamente seleccionadas, se realiza peridicamente o cada vez
que sea necesario comprobar que los registros de stock se
mantengan al da, completos y exactos; y que concuerden con
las tarjetas de control visible de almacn (Bincard) y las tarjetas
de existencias valoradas (Kardex). Se realiza sin paralizar las
actividades de almacn
SOBRANTES Y FALTANTES DE INVENTARIO.
Es el grupo de existencias que resulta como consecuencia de la
conciliacin entre los reportes de existencias y el inventario fsico
realizado.