SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

EN EL SECTOR PUBLICO
Lic. Adm. Fany Reynaga Lizarme
 La Administracin Pblica
Comprende el conjunto de organizaciones pblicas
que realizan la funcin Administrativa y de gestin
del Estado, con personalidad jurdica, ya sean de
mbito nacional, regional y local-
Los organismos pblicos realizan actividades de
gestin, que el titular de la misma desempea sobre
los bienes del estado para suministrarlos de forma
inmediata y permanente, a la satisfaccin de las
necesidades pblicas y lograr con ello el bien general.
 El Estado Peruano
Estado es donde se renen territorio,
poblacin y poder.
Por territorio se entiende el espacio fsico
sobre el cual habita la poblacin. Puede o
no ser continuo geogrficamente, pero
debe ser permanente.
Poblacin es el conjunto de seres
humanos que componen el Estado.
El elemento de poder es el que ms
dificultades tericas presenta. La idea
central es que el Estado est en capacidad
jurdica de organizar a la poblacin y el
territorio
El Estado y la Administracin Pblica
Con el objeto de proveer o promover los
bienes y servicios que demanda la
poblacin, el Estado Peruano dispone de
una infraestructura administrativa
organizada de acuerdo a Ley, en base a la
agrupacin en torno a sectores econmicos
y sociales de las diversas actividades que
ejecuta para dicho fin; los sectores son
dirigidos por ministerios, cuyos organismos
a su cargo tienen instituciones,
dependencias, y en ciertos casos empresas
que cumplen el rol de ejecutores de las
acciones que correspondan a los asuntos
de competencia del sector.
Estructura Bsica del Estado Peruano
GOBIERNO
NACIONAL

PODER PODER PODER

LEGISLATIVO EJECUTIVO JUDICIAL

ORGANISMOS
CONSTITUCIONALES

GOBIERNOS
REGIONALES

GOBIERNOS
LOCALES

SOCIEDAD CIVIL
 Gestin Pblica
Es definida como la accin de gestionar la accin de administrar, entendida como la accin
de hacer diligencias conducentes al logro de un resultado esperado.
En ese sentido a gestin es utilizada como un termino para hacer referencia al periodo de
tiempo en el cual una persona detenta un cargo sea este poltico o de direccin; sin
embargo, lo que esta detrs del mismo es la capacidad de gobierno y direccin ejercidas
por una persona en un tiempo y espacio determinado.
La nocin de Gestin Pblica ha sido caracterizada como la funcin estrictamente ejecutiva
de decisiones polticas, en un proceso inter organizacional, sometido a un sistema de
jerarquas y de control que respeta los principios generales de la gestin.
 Gestin Pblica
Cumple sus funciones bajo tres aspectos de gestin:
 Elementos de la Administracin

1. El rgano
Administrativo
2. La Actividad que la
Administracin realiza
3. La finalidad
4. El bien comn
bienes general
5. El medio
Jerarqua de los Dispositivos Legales
 Las Herramientas de Direccin de la
Gestin Pblica

Dentro del manejo de la Gestin Pblica, es comn hacer referencia a la utilizacin de

Herramientas de gestin; en todo caso, lo importante es definir y puntualizar en que
momento de la gestin se deben tomar en cuenta estas herramientas.
En una entidad del Estado para mejorar su gestin, es necesario diferenciar y
armonizar los citados instrumentos, este orden va permitir tener una mejor visin del
funcionamiento de la institucin, que va incidir positivamente en la toma de
decisiones.
Herramientas de Manejo de la Gestin Pblica

ESTN CONFORMADOS POR LOS NIVELES

ORGANIZACIN PLANEACIN DIRECCIN

Herramientas de
carcter Para el
obligatorias, Instrumentos funcionamiento
orientadas a orientadores de de los Sistemas
instaurar su la Gestin Administrativos
estructura Institucional y Funcionales
organizacional y (operativos)
funcional
Herramientas de Manejo de la Gestin Pblica

HERRAMIENTAS DEFINICIN
EXTERNAS
Normas generales dictadas por los Son las normas aprobadas por los
organismos sectoriales y/o rectores organismos sectoriales como:
Ministerios; y/u Organismos rectores
como: la Contralora General de la
Repblica, Superintendencia, entre
otras.
INTERNAS
Normas especificas dictadas por la Directivas internas dictadas por las
propia institucin reas responsables de la entidad, que
regulan las normas generales y que van
dirigidas principalmente para el
funcionamiento de los sistemas
administrativos y operativos.
 Los Sistemas Administrativos

Es el conjunto de elementos
interrelacionados entre los que existe
cohesin y unidad de propsito en la
gestin administrativa. Comprende
normas, tcnicas, mtodos y
procedimientos que regulan los
sistemas de Contabilidad, Tesorera,
Personal, Abastecimientos, entre otros.
Existe dos tipos de sistemas:
Sistemas Funcionales
Sistemas Administrativos
 SISTEMAS ENTE RECTOR
ADMINISTRATIVOS
Modernizacin del Estado Secretaria de Gestin Pblica - PCM
Planeamiento Estratgico Centro de Planeamiento Estratgico (CEPLAN) - PCM
Gestin de Recursos Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR) - PCM
Humanos
Defensa Judicial del Estado Misterio de Justicia
Control Contralora General de la Repblica
Inversin Pblica Direccin General de Programacin Multianual VM MEF
Presupuesto Pblico Direccin General de Presupuesto Pblico VM Hacienda MEF
Tesorera Direccin Nacional de Tesoro Pblico VM Hacienda MEF
Contabilidad Direccin Nacional de Contabilidad VM Hacienda MEF

Endeudamiento Pblico Direccin Nacional de Endeudamiento Pblico VM Hacienda

MEF
Abastecimiento Organismo Supervisor de Contratacin del Estado VM
Hacienda MEF
SISTEMAS FUNCIONALES ENTE RECTOR
Salud Ministerio de Salud
Educacin Ministerio de Educacin
Medio Ambiente Ministerio del Medio Ambiente
Agricultura Ministerio de Agricultura
Trabajo Ministerio de Trabajo
Desarrollo social Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social (MINDES)
Vivienda, Construccin y S. Ministerio de Vivienda Construccin y Saneamiento
Industria y Comercio Ministerio de Industria y Comercio
Justicia Ministerio de Justicia

Interior Ministerio del Interior

Defensa Ministerio de Defensa
Energa y Minas Ministerio de Energa de Minas
 Los Sistemas Funcionales

Tiene por finalidad asegurar el

cumplimiento de Poltica Pblicas
que requieren la participacin de
todas o varias entidades del Estado.
El poder Ejecutivo es responsable de
reglamentar y operar los Sistemas
Funcionales
Las normas del Sistema establecen las
atribuciones del Ente Rector del
Sistema
Segn el artculo 44 de la Ley del Poder Ejecutivo (Ley N 29158, publicada el 20/12/07
 Los Sistemas Administrativos

Tiene relacin con las

funciones de administracin
interna que se ejercen en
apoyo al cumplimiento de las
funciones, referidas a la
utilizacin eficiente de los
medios y recursos materiales,
econmicos y humanos que
intervienen en el ciclo de la
gestin pblica para la
provisin de servicios
pblicos.
Los Sistemas Administrativos, de Aplicacin
Nacional estn Referidos a las siguientes Materias:

1. Gestin de Recursos Humanos

DENTRO DEL SECTOR PBLICO
2.- Abastecimiento PERUANO, LAS NORMAS DE
3.- Presupuesto Pblico ESTOS SISTEMAS
4.- Tesorera ADMINISTRATIVOS SON DE
OBSERVANCIA Y
5.- Endeudamiento Pblico
CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO
6.- Contabilidad PARA LOS TRES NIVELES DE
7.- Inversin Pblica GOBIERNO (NACIONAL,
8.- Planeamiento Estratgico REGIONAL Y LOCALES)
9.- Defensa Judicial del Estado
10.- Control * Marco normativo leer la Ley N
29158 Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
11.- Modernizacin de la Gestin Pblica (LOPE 20/12/07)
 Marco Normativo de los Sistemas Administrativo

Ley 27783, de la Bases Ley 27867, Ley Orgnica Ley 27972, Ley Orgnica
de la Descentralizacin de Gobiernos Regionales de Municipalidades
Artculo 1 () Las Artculo 33 La Artculo VIII.- Los
normas tcnicas referidas administracin regional gobiernos locales estn
a los servicios y bienes se ejerce bajo un sistema sujetos a las leyes y
pblicos y los sistemas disposiciones que, de
gerencial y se sustenta
administrativos del manera general y de
en la planificacin conformidad con la
Estado, contadura, crdito estratgica,
pblico, contrataciones y Constitucin Poltica del
organizacin, direccin, Per, regulan las
adquisiciones, personal y
ejecucin, evaluacin y actividades y
control, presupuesto,
control, dentro del marco funcionamiento del sector
tesorera, por su
de las normas emitidas pblico; as como a las
naturaleza son de
por los sistemas normas tcnicas referidas a
observancia y los servicios y bienes
cumplimiento obligatorio administrativos
pblicos, y a los sistemas
para todos los niveles de nacionales.
administrativos del estado
gobierno que por su naturaleza son
de observancia y
 mbito
Gobierno Nacional
a. Administracin Central, comprende a los organismos representativos de
los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, y sus organismos pblicos
descentralizados, las universidades pblicas y los organismos
constitucionales autnomos.
b. Los organismos Regulares
c. Los Organismos Recaudadores y Supervisores
d. Los Fondos Especiales
e. Las beneficencias y sus dependencias
Gobierno Regional
Los Gobiernos Regionales y sus organismos pblicos descentralizados
Gobiernos Locales
Los Gobiernos Locales y sus organismos pblicos descentralizados.
 Los Sistemas Administrativos

Es responsable de
Tiene la reglamentar y operar
rectora de los los Sistemas
Sistemas Administrativos
Administrativo aplicables a todas las
EL PODER entidades de la
s, con Administracin
EJECUTIVO
excepcin del Pblica, con arreglo a
Sistema la Ley de
Nacional de Procedimiento
Control Administrativo
General
Organizacin de los Sistemas Administrativos
En la organizacin y funcionamiento de la administracin, tienen particular
importancia y presencia los denominados Sistemas Administrativos se les
denomina as a las funciones de soporte que en apoyo del cumplimiento de sus
fines son desarrolladas por todas las entidades pblicas

El funcionamiento de los diferentes organismos del sector pblico, deben dar

cumplimiento a una serie de normas que regulan cada una de las principales
reas de la administracin, agrupadas en torno a los llamados SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS

Estos, que han sido concebidos con un criterio permanente interrelacin y

cuya aplicacin, orientada a obtener la mxima racionalidad en los usos de
recursos humanos, materiales y financieros, tienen un carcter uniforme e
integral en todo el mbito de la gestin estatal a nivel nacional, bajo la
direccin de un rgano central que institucionalmente dirige los procesos
propios de cada sistema.
 Cada Sistema
Tiene autonoma y facultad suficiente para dictar las normas
en el rea de su respectiva competencia, las cuales son de
cumplimiento obligatorio por parte de las entidades pblicas.
El desarrollo de cada Sistema Administrativo har de acuerdo a
la relacin contemplada por materia en la Ley Orgnica del
Poder Ejecutivo (LOPE).

Importancia
Los sistemas buscan un objetivo comn, el uso eficiente de los
recursos pblicos.
En tal sentido, resulta necesario que las entidades conozcan y
se capaciten en la interrelacin existente entre dichos sistemas
administrativos.
 SISTEMA DE PRESUPUESTO PBLICO
Es una herramienta de vital importancia ya que le permite
conocer, a cada entidad del Estado, la cantidad de recursos que
le es posible destinar a la provisin de bienes y servicios.
1. PIA.- Esta referido a las asignaciones de recursos previstas para
las entidades publicadas en la Ley Anual de Presupuesto.
2. PIM.- Va cambiando a lo largo del ao fiscal, por las
modificaciones presupuestales.
Es el conjunto de rganos, normas y procedimientos que
conducen el proceso presupuestario de todas las entidades del
Sector Pblico en todas las fases (programacin, formulacin,
aprobacin, ejecucin y evaluacin)
 Objetivo
Dictar disposiciones que asegure el normal funcionamiento del Proceso
Presupuestario en todas las entidades del Sector Pblico. ( Art. 11, Ley 28112 Ley
Marco de la administracin Financiera del Sector Pblico)

Organizacin
La Direccin General de Presupuesto Pblico (DGPP), es la mas alta autoridad
tcnico normativo en materia presupuestal (dictar las normas y establece
procedimientos) relaciones tcnico . Funcionales con la oficina de presupuesto
en las entidades.
Atribuciones de la DGPP
a) Programas, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestin del proceso.
b) Elaborar el anteproyecto de la Ley Anual de Presupuesto.
c) Emitir las directivas y normas complementarias pertinentes.
d) Efectuar la programacin mensual del presupuesto de Ingresos y Gastos.
e) Promover el perfeccionamiento permanente de la tcnica presupuestal
f) Emitir opinin autorizada en materia presupuestal.
SISTEMA DE ENDEUDAMIENTO
Es el conjunto de rganos, normas y
procedimientos orientados al logro de una
eficiente administracin del endeudamiento
a plazos mayores a un ao de las entidades
y organismos del sector pblico.

Organizacin
Direccin Nacional de Endeudamiento y
Tesoro Pblico (DGETP), dicta, normas
establece procedimientos.
Las UE, conducen los procesos relacionados
con el sistema, a nivel de todas las
entidades del SP que administran fondos.
Y responsables de velar por el
cumplimiento de las normas y
procedimientos
 PRINCIPALES NORMAS
REGULADORAS
Ley N 28563, del Sistema Nacional de
Programar, negociar y gestionar la aprobacin de las operaciones de
Endeudamiento endeudamiento pblico.

Programar autorizar el desembolso de operaciones.

Ley N 27245, de Prudencia y Actuar como agente financiamiento nico del estado.
Transparencia Fiscal, modificada por Ley Emitir ttulos representativos de la deuda del Estado.

N 27858 Programar y atender el servicio de la deuda del Gobierno Nacional.

Ley N 28122 Marco de la

Administracin Financiera del Sector
Pblico.
 Sistema de Tesorera
Es un sistema creado para
uniformizar y sistematizar los
procedimientos y tcnicas de
registros de los Ingresos y Gastos
que ejecutan las entidades en
forma diaria, consolidndolo
mensualmente, por semestre y de
forma anual, por fuente y rubro,
para la presentacin de la
informacin presupuestaria y
financiera.
Comprende la captacin de los
Ingresos y la ejecucin de los
Gastos en la modalidad de Girado
y Pagado.
 El rea de Tesorera se encarga

de:
Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de
ingresos y gastos, as como emitir el parte Diario Consolidado de
Fondos.
Participar del Comit de Caja, informando de la disponibilidad
financiera, para efectuar el cronograma de pagos
Efectuar el depsito en las cuentas bancarias nominativas en
forma inmediata e intacta los ingresos que por todo concepto
recaude, capte u obtenga la Municipalidad, dentro de las 24
horas siguientes a su recepcin.
Coordinar, programar y efectuar las acciones de amortizacin de
intereses de los compromisos financieros de la Municipalidad.
Disponer y supervisar el control de las cartas fianzas
 Disponer la remisin de informacin que sustente el
movimiento diario de caja a la al rea de Contabilidad.
Programar y efectuar arqueos de fondos fijos, cajas
recaudadoras, especies valoradas y otros, informando a la
Gerencia de Administracin, las observaciones y
recomendaciones.
Controlar las transferencias del Tesoro Pblico de acuerdo a
las leyes anuales de presupuesto, por diversos conceptos
especficos (FONCOMUN, Canon, Renta de Aduanas y Vaso
de Leche
Ejecutar, controlar y supervisar la ejecucin de las fases
Ingreso; determinado y recaudado y gasto; girado y pagado
en el SIAF-GL.
 Se organiza a travs de cuatro mdulos que facilitan su gestin:

Caja
Permite definir la Caja Chica, por
rea o centro de costo, y realiza
desembolsos menores previamente Bancos

autorizados. Registra operaciones bancarias.

Organiza la emisin y programacin de entrega de cheques.

Registra los ingresos y salidas del
Controla la situacin de cheques y movimientos bancarios.
efectivo de la Caja Chica. Controla los saldos bancarios y las conciliaciones bancarias automticas.

Permite realizar el seguimiento de Realiza los procesos de cierre mensual de cada cuenta bancaria de la Municipalidad.

cuentas por rendir. Realiza control de las cartas fianzas.

Realiza cuadres o cierres de caja.

 Cuentas por Pagar
Permite llevar el registro de las deuda
a los proveedores
Gestiona y controla los compromisos
de pago a futuro.
Controla los adelantos otorgados a los Cuentas por Cobrar

proveedores. Permite llevar el registro de las deudas que tienen terceros con la Municipalidad.

Permite realizar la cancelacin de documentos con notas de abono.

Permite la programacin de las
Emite reportes de estado de cuenta, haciendo un anlisis por antigedad de las
cuentas por pagar. deudas y vencimiento de las mismas.

Registra pagos a proveedores

(cancelaciones).
Emite reportes de estado de cuenta,
haciendo un anlisis por antigedad y
vencimiento de las deudas.
Sistema de Contabilidad
Conjunto de normas, tcnicas, mtodos y
procedimientos orientados a regular el uso
de los recursos financieros de la entidad,
con la finalidad de dar coherencia y mayor
efectividad al manejo de los fondos
pblicos.
El Sistema Contable se ejecuta a travs de
diferentes registros: formularios, reportes,
libros contables, etc., realiza el registro y
control de todas las operaciones financieras
de la Municipalidad, que permite una
eficiente toma de decisiones.

En las Entidades esta funcin est a cargo

de un Contador Colegiado.
 El rea de Contabilidad se encarga
de:
Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del sistema
de contabilidad gubernamental, en coordinacin con la Direccin Nacional de
Contabilidad
Administrar los registros contables de las operaciones financieras y las
rendiciones de cuentas en coordinacin con la Tesorera.
Efectuar las conciliaciones de los saldos de las cuentas contables y de las
cuentas bancarias, manteniendo los registros analticos de cada caso.
Efectuar el registro contable de la ejecucin presupuestal de la Municipalidad,
cautelando la correcta aplicacin legal y presupuestaria del egreso,
ajustndose a la programacin de pago establecida y a los montos
presupuestados.
Mantener actualizados los libros contables principales y auxiliares.
Elaborar y presentar oportunamente los Estados Financieros y
Presupuestarios, dentro de los plazos establecidos en las Directivas
Contables.
 Efectuar las coordinaciones del caso con Personal, Logstica, as
como las coordinaciones con todas dependencias municipales, para
el control y pago de los tributos y/o retenciones que se efectan
por diversos conceptos, impuestos (SUNAT), aportes (AFP o ONP,
ESSALUD) y retenciones judiciales y/o legales.
Coordinar la formulacin del presupuesto anual de la Municipalidad.
Coordinar con la Comisin de toma de inventarios fsicos, de
activos fijos y de existencias al cierre de cada ejercicio, en apoyo
del rea de Logstica.
Efectuar arqueos inopinados de las operaciones de ingreso y gastos
de fondos pblicos
Ejecutar, controlar y supervisar el registro nico del devengado en
el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-GL) as
como la contabilizacin de la informacin financiera.
 Sistema de Personal
Conjunto de Principios, Normas, Tcnicas y
Procedimientos de la Administracin y
Gestin de los Recursos Humanos. Le
corresponde la creacin y desarrollo de las
condiciones necesarias para lograr la
mayor valoracin y el mejor desempeo de
los servidores pblicos en la funcin
pblica Profesionalizada.

Este sistema regula los procesos de

seleccin, progresin en la carrera y
evaluacin. As mismo regula el
otorgamiento de las remuneraciones,
bonificaciones, beneficios,
compensaciones y pensiones del personal
cesante.
 El Sistema de Personal cuenta con
tres sistemas laborales y de servicios:
REGIMEN LABORAL PUBLICO :
Decreto Legislativo N 276(Empleados)
REGIMEN LABORAL PRIVADO :
Decreto Legislativo N 728(Obreros)
REGIMEN ESPECIAL DE SERVICIO
ADMINISTRATIVO (CAS):
Decreto Legislativo N 1057(Contratados por
Servicios a plazo fijo)
Ley N 30057 - Ley del Servicio Civil
Introducir la Meritocracia para elevar la calidad de
los servicios que el Estado brinda a los ciudadanos.
Mejorar los ingresos de la mayora de los servidores
pblicos e incentivar su crecimiento personal y
profesional en la administracin pblica.
 Asimismo para una mejor gestin de los recursos humanos, ste se divide en los
siguientes MODULOS (que pueden constituirse tambin en REAS FUNCIONALES):

MODULO DE PLANILLAS, que elabora las planillas de remuneraciones

del personal.
MODULO DE ESCALAFON, que crea y mantiene actualizado los legajos
personales
MODULO DE CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA, que controla al
personal en funcin a una Directiva Interna de Asistencia y
Permanencia
MODULO DE CAPACITACION, que elabora y ejecuta el Plan de
Capacitacin.
MODULO DE EVALUACION, que formula los instrumentos de evaluacin
del desempeo laboral.
 El rea de Personal se encarga
de:
Formular y proponer Presupuesto Analtico de Personal (PAP).
Administrar los procesos de reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin del personal,
acorde con las polticas de la Entidad.
Realizar los compromisos de gasto que tienen como fuente generadora las planillas de pago
Administrar los programas de bienestar social para el personal, con un enfoque de
promocin social
Desarrollar programas de carcter educativo, cultural, recreativos y deportivos, que
promuevan la integracin, participacin y compromiso de los trabajadores con la Entidad.
Evaluar, proponer y ejecutar acciones de rotacin, promocin y contratacin, en funcin del
perfil del cargo y competencias del trabajador, de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
Elaborar y Administrar el Plan Anual de Capacitacin a travs de la realizacin de programas
de entrenamiento, especializacin y capacitacin orientados al cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Administrar y ejecutar los procesos de remuneraciones y estmulos, as como los de control
de asistencia de personal.
 Elaborar las planillas de pago del personal permanente
Expedir certificados y constancias de trabajo.
Organizar, implementar y mantener actualizados los registros y el escalafn del
personal.
Efectuar los procesos de anlisis, descripcin de perfiles profesionales y tcnicos,
evaluacin de puestos, que permitan proponer alternativas de actualizacin en los
procesos de seleccin, desarrollo de personal, evaluacin de desempeo y
administracin salarial.
Organizar y ejecutar semestralmente evaluaciones de desempeo y medicin del
potencial de los trabajadores, que permita la ejecucin de programas de
capacitacin, estmulo y fortalecimiento institucional.
Participar en los procesos de las negociaciones colectivas con las
organizaciones sindicales y administrar las relaciones laborales en la
Municipalidad.
Proponer proyectos normativos inherentes a la administracin de personal de
conformidad con la normatividad vigente sobre la materia.
Ejecutar, controlar y supervisar el registro nico de Planillas (compromiso) en el
Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF-GL)
 El Rgimen Especial de Contratacin
Administrativa de Servicios
Otorga a los contratados (CAS) por
esta modalidad, algunos beneficios
establecidos en la ley de su
creacin y su Reglamento en tanto
mantenga vigencia el respectivo
contrato, cuyo plazo mximo es de
12 meses, con posibilidad de
renovacin.
 Beneficios:
Los Contratos Administrativos de Servicios CAS, son contratos que
pueden tener cierta similitud a los Contratos por Servicios No
Personales, sin embargo existen diferencias sustanciales referidas a:
La afiliacin a Essalud para el otorgamiento de un servicio de
salud.
La afiliacin opcional a un Sistema de Pensiones.
Vacaciones de 15 das al cumplir el ao de servicios
Perodos de descanso pagados de pre y post natal
48 horas de labores como mximo a la semana.
Ejercer suplencia, etc.
El Rgimen Especial CAS, en la actualidad se constituye en
la nica forma regulada para contratar personas que
efecten servicios temporales y eventuales en la
administracin pblica, sin importar sin estn financiados
por el FONCOMUN, CANON o ingresos directos o realicen
actividades administrativas, de mantenimiento de la
infraestructura vial o desarrollen labores de obreros. Solo
cuando se requiera contratar personal para la ejecucin de
obras y proyectos de inversin pblica, se podr contratar
en la condicin de SNP u otra modalidad.
 Sistema de Abastecimientos
Este sistema est constituido
por las normas, tcnicas,
mtodos y procedimientos que
regulan los procesos de
abastecimiento (programacin,
adquisicin, almacenamiento y
distribucin) de bienes y
servicios en la administracin
pblica y se crea con la finalidad
de asegurar la racionalidad,
eficiencia y eficacia del USO de
los recursos pblicos
Est organizado segn los siguientes MODULOS (que
pueden constituirse tambin en REAS FUNCIONALES):
AREA DE PROGRAMACION (PLANIFICACION)
AREA DE ADQUISICIONES
AREA DE ALMACENAMIENTO
AREA DE DISTRIBUCION
AREA DE CONTROL PATRIMONIAL (MANEJO DE
INVENTARIOS)
El rea de abastecimientos se encarga de:
Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de logstica, conforme a los
lineamientos y polticas de la Municipalidad, normas presupuestales, tcnicas de
control sobre adquisiciones y contrataciones.
Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, as
como organizar, asesorar y controlar los procesos de seleccin de todos los rganos
de la Municipalidad,
Formular el Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios para ser comprendida en
el Presupuesto anual.
Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y oportuno
de los bienes, materiales e insumos que requieran los rganos de la Municipalidad.
Supervisar la elaboracin y custodiar de los expedientes de los procesos de
Seleccin.
Coordinar con las diferentes unidades orgnicas sus necesidades y especificaciones
tcnicas para la adquisicin y contratacin de bienes, servicios y obras, segn el
plan vigente.
Disponer la distribucin de los bienes, de acuerdo a los pedidos de las unidades
orgnicas y en funcin al stock de almacn.
 Supervisar y controlar la eficiente
prestacin de los servicios de agua, energa
elctrica, telefona fija, telefona celular y
radio comunicacin y otros.
Disponer el registro, verificacin y control
en la base de datos de inmuebles y terrenos
de propiedad de la Municipalidad.
Efectuar Anualmente la toma de inventarios
de los bienes en custodia en el Almacn y
de los inmuebles, maquinarias, vehculos,
equipos y todo aquello que forma parte del
patrimonio municipal.
Ejecutar, controlar y supervisar el registro
de los compromisos de gasto en materia de
adquisiciones y contrataciones de bienes,
servicios y obras en el Sistema Integrado de
Administracin Financiera SIAF-GL.
 Adquisiciones

Una funcin importante del rea de

Logstica, son las Adquisiciones de
bienes, servicios y obras, para ello
cada Entidad debe contar con un
Plan Anual de Contrataciones- PAC,
sustentado en el
Plan Operativo Institucional - POI
y en el Presupuesto Inicial de
Apertura, para programar y controlar
las adquisiciones que realice.
El PAC permite prever los bienes,
servicios y obras que se requieren
durante el ejercicio presupuestal, as
como el necesario para financiarlos.
Existen 4 tipos de procedimientos de seleccin que las entidades municipales
podrn utilizar para realizar adquisiciones municipales:
1. Licitacin Pblica.- Se convoca para la contratacin de obras y la adquisicin
de bienes y suministros.
2. Concurso Pblico.- Se convoca para la contratacin de servicios de toda
naturaleza, incluyendo consultoras y arrendamientos.
3. Adjudicacin simplificada, para la contratacin de bienes y servicios, con
excepcin de los servicios a ser prestados por consultores individuales, as
como para la ejecucin de obras, cuyo valor estimado o valor referencial, se
encuentre dentro de los mrgenes fijados por la Ley de Presupuesto del Sector
Pblico ( ver cuadro).
4. Consultoras individuales, para la contratacin de servicios de consultora en
los que no se necesita equipos de personal ni apoyo profesional adicional, y en
los que la experiencia y las calificaciones de la persona natural que preste el
servicio constituyan los requisitos primordiales de la contratacin. Debe estar
dentro de los mrgenes que fija la ley de Presupuesto ( ver cuadro)
 Los montos para los procedimientos de seleccin son los
siguientes:
Contratacin de
Adjudicacin
Licitacin Pblica Concurso Pblico consultores
simplificada
individuales
Si el valor referencial es Si el valor referencial es
igual mayor a S/. 1800, menor a S/.
Contratacin de Obras 000,00 (UN MILLN 1800,000,00 (UN
OCHOCIENTOS MIL MILLN OCHOCIENTOS
NUEVOS SOLES) MIL NUEVOS SOLES
Si el valor estimado es
igual o mayor a S/. 400 Si el valor estimado es
000,00 menor a S/. 400 00,00
Contratacin de bienes
(CUATROCIENTOS MIL (CUATROCIENTOS MIL
NUEVOS NUEVOSSOLES).
SOLES).
Contrataciones de servicios,
tales como prestaciones de
empresas de servicios, Si el valor
Si el valor
compaas deseguros y referencial o
Si el valor referencial o estimado es
contratos de estimado es igual
estimado es menor a S/. menor a S/. 250
arrendamientos, as como o mayor a S/. 400
400 000,00 000,00
investigaciones, proyectos, 000,00
(CUATROCIENTOS MIL (DOSCIENTOS
estudios,diseos, (CUATROCIENTOS
NUEVOS SOLES) CINCUENTA MIL
supervisiones, inspecciones, MIL NUEVOS
NUEVOS SOLES).
gerencias,gestiones, SOLES).
auditoras, asesoras,
peritajes, entreotros
Instrumentos de
Gestin Institucional
 El Texto nico e Procedimientos Administrativos - TUPA

Es un es un instrumento de gestin, en l se describen todos los

procedimientos seguidos ante una entidad de la Administracin Pblica,
requeridos por el administrado para satisfacer sus intereses o derechos;
detallndose los plazos y requisitos. El Tupa deber de sealar la relacin de
aquellos servicios administrativos prestados a exclusividad, debiendo
realizar la debida difusin de aquellos que no presta en esa situacin. Se
aprueba a travs de Ordenanza Municipal.
La aprobacin y difusin del Texto nico de Procedimientos Administrativos,
es cada 2 (dos) aos como mximo, las entidades estn obligadas a
publicar el ntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular y podrn
hacerlo antes, cuando consideren que las modificaciones producidas en el
mismo lo ameriten. El plazo se computar a partir de la fecha de la ltima
publicacin del mismo.
Cuando la entidad no cumpla con publicar su Texto nico
de Procedimientos Administrativos, luego de su
aprobacin, o lo publique omitiendo procedimientos, los
administrados sin perjuicio de hacer efectiva la
responsabilidad de la autoridad infractora, quedan
sujetos al siguiente rgimen:
1. Respecto de los procedimientos administrativos que
corresponde ser aprobados automticamente, los
administrados quedan liberados de la exigencia de
iniciar ese procedimiento para obtener la autorizacin
previa, para realizar su actividad profesional, social,
econmica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por
el libre desarrollo de tales actividades. La suspensin
de esta prerrogativa de la autoridad concluye a partir
de la publicacin del TUPA, sin efecto retroactivo.
2. Respecto de las dems materias sujetas a
procedimiento de evaluacin previa, se sigue el
rgimen previsto en cada caso, como lo seala
elartculo 49 de la ley N 27444.
 El Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF

Es el instrumento de Gestin Institucional, a travs del cual se precisan las funciones

generales, lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin a nivel de unidades
orgnicas establecidas en la Estructura Orgnica de la Institucin. Se aprueba a
travs de un acto resolutivo.
Este Instrumento Normativo de Gestin, sirve de gua y regula el funcionamiento de
los diversos rganos de la administracin de la Entidad, para el mejor cumplimiento
de sus funciones y el consiguiente logro de las metas y objetivos programados en el
Plan Operativo Institucional (POI), en el Plan de Estratgico Institucional (PEI) y el Plan
de Desarrollo Concertado (PDC).
EJEMPLO EL COMO DEBE SER:

La estructura orgnica municipal

bsica de la municipalidad
comprende en el mbito
administrativo, a la gerencia
municipal, el rgano de auditora
interna, la procuradura pblica
municipal, la oficina de asesora
jurdica y la oficina de planeamiento
y presupuesto; ella est de acuerdo a
su disponibilidad econmica y los
lmites presupustales asignados
para gasto corriente.
Los dems rganos de lnea, apoyo y
asesora se establecen conforme lo
determina cada gobierno local.
El Cuadro de Asignacin de Personal
-EsCAP
un Instrumento Normativo de
Gestin que clasifica cada uno de
cargos/puestos de trabajo, de acuerdo
al nivel adquirido en los procesos de
contratacin, nombramientos y
ascensos efectuados en la entidad,
mediante concurso pblico. Considera
los al personal que tenga vnculo
laboral al amparo de los
Decretos Legislativos 276(empleados)
y728(obreros) a los que ubica en los
Grupos de Funcionarios, Profesionales,
Tcnicos y Auxiliares.
En el CAP solo se considerar las plazas o puestos de trabajo del personal permanente
del rgimen pblico (empleados) o rgimen privado (obreros) a cargo de las Entidades.
El Decreto Supremo N 043-2004-PCM, en su artculo 11 seala que son criterios para
la elaboracin del CAP los siguientes:
1. Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente aprobada en el ROF de La
entidad.
2. Se debe observar las disposiciones sobre clasificacin de cargos que se encuentren
vigentes.
3. Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un lmite del 10% del total de
cargos cubiertos contenidos en el CAP.
4. Los cargos correspondientes a los rganos de asesoramiento y de apoyo no deben
exceder del 20% del total de cargos contenidos en el CAP.
5. Deber de consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones
legales vigentes (Ley 28175).
6. La clasificacin y nmero de los cargos asignados al OCI son determinados por el
titular de la entidad con opinin de la Contralora General de la Repblica.
7. Deben incluir todos los cargos de las sedes u rgano desconcentrados de la entidad.
 El Manual de Perfiles de Puestos - MPP

Es un documento normativo que describe de manera

estructurada todos los perfiles de puestos de la Entidad,
desarrollados a partir de la estructura orgnica, el
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), el Cuadro
para Asignacin de Personal (CAP) o el Cuadro de Puestos de
la Entidad (CPE), cuya informacin es importante y de
utilidad para integrar los procesos tcnicos de recursos
humanos.
 Quines intervienen en su elaboracin:

Las Oficina de Recursos Humanos de la, o la que haga sus

veces, dirige el proceso de formulacin del MPP, para lo cual
utiliza la metodologa determinada por SERVIR.
Las Unidades Orgnicas elaboran y actualizan los perfiles de
puestos de su respectiva unidad, de manera conjunta y bajo la
conduccin de la Oficina de Recursos Humanos
La Oficina de Racionalizacin, o la que haga sus veces, emite
opinin favorable del MPP, en lo relacionado con la verificacin
de la coherencia y alineamiento entre el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF), Cuadro para Asignacin de
Personal (CAP) o el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE), de
contar con este instrumento, y los Perfiles de Puestos definidos
en el MPP
 Qu contiene el Perfil de puestos
De acuerdo con laDirectivaN 001-2013- SERVIR/GDSRH , debe contener:
1. Identificacin del Puesto, describe los datos de ubicacin del puesto dentro de la estructura
orgnica, su denominacin, dependencia jerrquica y/o funcional; as como la supervisin
ejercida directamente.
2. Misin del puesto, describe la razn de ser del puesto o su finalidad, indicando qu hace, a
qu o a quines impacta su labor, y, finalmente para qu existe el puesto.
3. Funciones del puesto, describe las funciones que se realizan en orden de importancia para
cumplir la misin del puesto, indicando qu hace, a qu o a quines afecta su labor y para
qu lo realiza.
4. Coordinaciones principales, Indica las principales unidades orgnicas de la Entidad con
quienes frecuentemente interacta el puesto; asimismo con las principales organizaciones
o entidades externas con quienes coordina.
5. Requisitos del Puesto, contiene los requisitos de formacin acadmica, conocimientos, y
experiencia laboral.
6. Habilidades o competencias, describe las habilidades principales requeridas para el puesto.
En caso la entidad trabaje con competencias podr utilizarlas en vez de las habilidades.
 El Presupuesto Analtico de Personal - PAP

Es un documento de Gestin Institucional, que refleja en

trminos presupuestarios y financieros el gasto global que
representa contar con determinada cantidad y calidad de
servidores pblicos.
Su formulacin est a cargo de la Oficina de Personal o la que
haga sus veces, en mrito a lo dispuesto en la Directiva N 001-
82-INAP/DNP aprobado por la Resolucin Jefatural N 019-82-
INAP/DIGESNAP, en estrecha coordinacin con la Oficina de
Presupuesto o la que haga sus veces y se realiza en dos
formatos; uno de Detalle y el otro de Resumen.
 En el Formato de Detalle
Se deber de colocar toda la informacin necesaria que oriente la modificacin
de los Cuadros de Asignacin de Personal en los procesos de reestructuracin
orgnica y provea de informacin a la alta direccin de los gastos que significa
contar con determinada cantidad y calidad de personal.

Este formato comprende cada uno de los puestos del CAP, los grupos
ocupacionales y niveles remunerativos, los conceptos remunerativos
desglosados (Remuneracin Bsica, Reunificada, Transitoria para Homologacin,
etc.) que perciben cada uno de los empleados (nombrados y eventuales) y los
obreros (nombrados y eventuales) ms las bonificaciones eventuales,
aguinaldos y gratificaciones; en un bloque que se sub totaliza en mensual e
inmediatamente despus los gastos de la patronal o empleador en el que
incurre la institucin por mantener en actividades al personal que se describe,
obteniendo otro subtotal por mes, la que sumado al primero, produce el total
mensual, que son los costos y gastos que le significa a la entidad contar en el
mes con la totalidad del personal, la que ser multiplicada por 12 para obtener
el gasto general, en un ejercicio presupuestal.
 En el Formato de Resumen
Se colocan los gastos directos e indirectos mensuales y anuales.

El PAP solo comprende el presupuesto de las plazas contempladas

en el Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) que cuente con el
financiamiento debidamente previsto en el Presupuesto
Institucional dentro del Grupo Genrico de Gasto vinculado al
concepto de personal y obligaciones sociales. Asimismo su
formulacin y modificacin se deber de efectuar, de acuerdo a lo
que establece la Segunda Disposicin Transitoria de la
Ley N 28411General del Sistema Nacional de Presupuesto,
previo informe favorable de la Oficina de Presupuesto o la que
haga sus veces en la Entidad, determina su viabilidad
presupuestal.