MICROSOFT ACCESS 2016

CLASE 01
CONCEPTOS BÁSICOS
• DATO: ES UNA REPRESENTACIÓN SIMBÓLICA (NUMÉRICA,
ALFABÉTICA, ALGORÍTMICA, ESPACIAL, ETC.) DE UN
ATRIBUTO O VARIABLE CUANTITATIVA O CUALITATIVA. LOS
DATOS DESCRIBEN HECHOS EMPÍRICOS, SUCESOS Y
ENTIDADES.
• INFORMACIÓN: ES UN CONJUNTO ORGANIZADO DE
DATOS PROCESADOS, QUE CONSTITUYEN UN MENSAJE
QUE CAMBIA EL ESTADO DE CONOCIMIENTO DEL SUJETO O
SISTEMA QUE RECIBE DICHO MENSAJE.
CONCEPTOS BÁSICOS

• BASE DE DATOS: SE DEFINE

COMO UNA COLECCIÓN DE
DATOS ORGANIZADOS
SISTEMÁTICAMENTE EN FORMATO
DE TABLAS. ESTAS NOS PERMITEN
GENERAR NUEVA INFORMACIÓN A
PARTIR DE DICHOS DATOS Y A
TRAVÉS DE DIVERSOS PROCESOS,
HACIENDO USO DE CAMPOS
(COLUMNAS) Y REGISTROS (FILAS).
CONCEPTOS BÁSICOS

• MICROSOFT ACCESS: ES UNA HERRAMIENTA

DE MICROSOFT PARA LA DEFINICIÓN Y MANIPULACIÓN DE BASES
DE DATOS. UNA BASE DE DATOS ES UN SISTEMA INFORMATIZADO
CUYO PROPÓSITO PRINCIPAL ES MANTENER INFORMACIÓN Y
HACER QUE ESTÉ DISPONIBLE EN EL MOMENTO REQUERIDO.
• LAS BASES DE DATOS EN ACCESS SE COMPONEN DE CUATRO
ELEMENTOS U OBJETOS FUNDAMENTALES: LAS TABLAS, LOS
FORMULARIOS, LAS CONSULTAS Y LOS REPORTES.
CONCEPTOS BÁSICOS

• TABLAS: LAS TABLAS SON OBJETOS FUNDAMENTALES DE UNA

BASE DE DATOS PORQUE EN ELLAS ES DONDE SE CONSERVA
TODA LA INFORMACIÓN O LOS DATOS. A CADA COLUMNA SE
CONOCE COMO CAMPO Y A CADA FILA, REGISTRO
VERÁS QUE CADA REGISTRO APARECE ENUMERADO EN EL
CAMPO ID. ESTE CORRESPONDE AL NÚMERO DE
IDENTIFICACIÓN DE CADA REGISTRO Y NO PODRÁ CAMBIARSE
CONCEPTOS BÁSICOS
• CLASES. ES UNA PLANTILLA PARA LA
CREACIÓN DE OBJETOS DE DATOS
SEGÚN UN MODELO PREDEFINIDO. LAS
CLASES SE UTILIZAN PARA
REPRESENTAR ENTIDADES O
CONCEPTOS, COMO LOS
SUSTANTIVOS EN EL LENGUAJE. EN
ACCESS PODEMOS REPRESENTAR UNA
CLASE EN UNA TABLA.

• OBJETOS. UN OBJETO REPRESENTA

UN ÍTEM INDIVIDUAL E IDENTIFICABLE,
O UNA ENTIDAD REAL O ABSTRACTA.
EN ACCESS PODEMOS REPRESENTAR
UN OBJETO EN UN CAMPO.
CONCEPTOS BÁSICOS
CONCEPTOS BÁSICOS
ENTORNO DE TRABAJO: ACCESS 2016
• MICROSOFT ACCESS 2016 FUNCIONA BAJO EL SISTEMA OPERATIVO
WINDOWS Y VIENE INCLUIDO DENTRO DEL PAQUETE MICROSOFT OFFICE,
DE MANERA QUE DEBEMOS TENER ESTE SISTEMA INSTALADO EN
NUESTRO EQUIPO.
 BARRA DE TÍTULO 6
4
5
1 2 3

1. Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Barra de título.
3. Ayuda de Microsoft Access.
FICHA ARCHIVO
A TRAVÉS DE LA FICHA
ARCHIVO, LA PRIMERA DE LA
CINTA DE OPCIONES,
ACCEDEMOS A LA VISTA
BACKSTAGE DE ACCESS 2016,
DONDE SE AGRUPAN LAS
OPCIONES RELACIONADAS CON
LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS. ESTA FICHA SE
DIFERENCIA DE LAS DEMÁS POR
ESTAR EN BORDÓ.
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO
RÁPIDO
• ESTÁ UBICADA, DE MANERA
PREDETERMINADA, EN LA PARTE
SUPERIOR IZQUIERDA DE LA
VENTANA DE LA APLICACIÓN, Y
CONTIENE LAS HERRAMIENTAS QUE
USAMOS CON MAYOR FRECUENCIA,
COMO, POR EJEMPLO, GUARDAR,
DESHACER, REHACER. ES POSIBLE
PERSONALIZARLA DE ACUERDO
CON NUESTRAS NECESIDADES,
QUITANDO O AGREGANDO
DIFERENTES COMANDOS.
CINTA DE OPCIONES
1 2

1. CINTA DE OPCIONES. AGRUPA LOS COMANDOS POR MEDIO DE DIFERENTES FICHAS,

PARA LOGRAR UNA MAYOR DINÁMICA EN LA UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA.

2. INICIAR SESIÓN. MEDIANTE ESTA OPCIÓN PODEMOS CONECTARNOS A INTERNET

PARA SUBIR NUESTROS ARCHIVOS Y ACCEDER A ELLOS DESDE CUALQUIER UBICACIÓN.
BARRA DE ESTADO

• NOS BRINDA INFORMACIÓN ACERCA DE LA BASE DE DATOS EN LA CUAL

ESTAMOS TRABAJANDO. CUANDO NO SE ENCUENTRA NINGÚN OBJETO
ABIERTO, SOLO MUESTRA LA PALABRA PREPARADO. SU CONTENIDO
VARÍA DE ACUERDO CON LA TAREA QUE REALIZAMOS.
CREAR UNA BASE DE DATOS DE
ESCRITORIO
1. INGRESE A ACCESS 2016 Y, EN LA VENTANA DE INICIO RÁPIDO,
SELECCIONE LA OPCIÓN BASE DE DATOS DEL ESCRITORIO EN BLANCO.
CREAR UNA BASE DE DATOS DE
ESCRITORIO
2. A CONTINUACIÓN, INGRESE EL NOMBRE QUE DESEE ASIGNARLE A LA BASE DE DATOS
EN LA OPCIÓN NOMBRE DE ARCHIVO. TENGA EN CUENTA QUE NO PUEDEN EXISTIR
DOS BASES DE DATOS CON EL MISMO NOMBRE DENTRO DE UNA MISMA CARPETA..
CREAR UNA BASE DE DATOS DE
ESCRITORIO
3. PULSE EL BOTÓN EXAMINAR, QUE SE ENCUENTRA A LA DERECHA DEL
NOMBRE ASIGNADO, PARA ELEGIR DÓNDE GUARDAR LA BASE DE DATOS,
YA SEA EN EL DISCO RÍGIDO O EN ALGÚN MEDIO DE ALMACENAMIENTO
TRANSPORTABLE, COMO UN PEN DRIVE. PULSE ACEPTAR.
CREAR UNA BASE DE DATOS DE
ESCRITORIO
4. PARA FINALIZAR, HAGA UN CLIC SOBRE EL BOTÓN CREAR, UBICADO
DEBAJO DEL NOMBRE ASIGNADO A LA BASE DE DATOS.
CREAR UNA BASE DE DATOS CON PLANTILLA
CREAR TABLAS
DEBEMOS INGRESAR A LA FICHA CREAR DE LA
CINTA DE OPCIONES Y UTILIZAR LOS BOTONES DEL
GRUPO TABLAS. LA OPCIÓN DISEÑO DE TABLA,
ADEMÁS DE GENERAR UNA TABLA, NOS LLEVA A LA
VISTA DISEÑO, QUE PERMITE ESTABLECER Y
MODIFICAR SU ESTRUCTURA: DEFINIR LOS CAMPOS
QUE CONTENDRÁ Y EL FORMATO DE LOS DATOS.
CREAR TABLAS
• NOMBRE DEL CAMPO: EN ESTA SECCIÓN TENEMOS QUE INGRESAR LOS NOMBRES DE CADA
UNO DE LOS CAMPOS QUE CONFORMAN LA TABLA, ES DECIR, LOS NOMBRES DE LAS
DIFERENTES COLUMNAS.
• TIPO DE DATOS: ESTE APARTADO PERMITE INDICAR LA CLASE DE DATOS (POR EJEMPLO,
NÚMERO, TEXTO, MONEDA, ETCÉTERA) QUE CONTENDRÁ CADA UNO DE LOS CAMPOS DE LA
TABLA.
• DESCRIPCIÓN: EN ESTE ESPACIO PODEMOS ESCRIBIR COMENTARIOS SOBRE CADA CAMPO.
CREAR TABLAS

• GUARDAMOS LA TABLA Y NOS MUESTRA UN

CUADRO DE DIÁLOGO PARA ESCRIBIR EL
NOMBRE DE LA TABLA. PULSAMOS ACEPTAR AL
FINALIZAR.
VISTA DISEÑO
VISTA HOJA DE DATOS
 PANEL DE NAVEGACIÓN

2 Ancho del Panel

Menú de Categorías 1
3 Cuadro de Búsqueda

4 Grupos
Objetos 5
TIPOS DE DATOS
CADA REGISTRO QUE INTRODUCIMOS EN UNA TABLA TIENE UN FORMATO DETERMINADO,
POR ESO ACCESS PERMITE DEFINIR EL TIPO DE DATO QUE SE EMPLEARÁ EN CADA CAMPO.

• TEXTO CORTO: PERMITE REGISTRAR HASTA 255 CARACTERES ALFANUMÉRICOS, ES

DECIR QUE ES POSIBLE INGRESAR TEXTO Y NÚMEROS QUE NO SEAN UTILIZADOS
PARA UN CÁLCULO, POR EJEMPLO, NÚMEROS DE TELÉFONO Y DE DOCUMENTO.
• TEXTO LARGO: SIMILAR A LA ANTERIOR, PERO SIN LÍMITE EN LA CANTIDAD DE
CARACTERES.
• NÚMERO: SOLO ADMITE NÚMEROS, QUE PUEDEN SER USADOS EN CÁLCULOS, POR
EJEMPLO, CANTIDAD DE HORAS TRABAJADAS Y CANTIDAD DE PRODUCTOS
VENDIDOS, ENTRE OTRAS POSIBILIDADES.
• FECHA/HORA: SE UTILIZA PARA REGISTRAR FECHAS Y HORAS, POR EJEMPLO, LAS
FECHAS DE LAS VENTAS O LOS HORARIOS DE TRABAJO DE LOS EMPLEADOS.
• MONEDA: REPRESENTA VALORES MONETARIOS, COMO, POR EJEMPLO, SALARIOS,
PRECIOS DE VENTA, COSTOS, TOTALES.
TIPOS DE DATOS
• AUTONUMERACIÓN: GENERA, DE MANERA AUTOMÁTICA, NÚMEROS ENTEROS
CORRELATIVOS O ALEATORIOS.
• SÍ/NO: GENERA UNA CASILLA EN LA TABLA, QUE SE DEBE ACTIVAR PARA
INDICAR VALORES POSITIVOS O DESACTIVAR PARA VALORES NEGATIVOS.
• OBJETO OLE: PARA ALMACENAR ARCHIVOS, IMÁGENES, SONIDOS Y VIDEOS.
• HIPERVÍNCULO: VINCULA ARCHIVOS Y ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS A
DIRECCIONES URL Y DE CORREO ELECTRÓNICO.
• DATOS ADJUNTOS: PARA ADJUNTAR ARCHIVOS A UN CAMPO, POR EJEMPLO,
UNA TABLA QUE POSEA DATOS DE LOS EMPLEADOS PUEDE LLEVAR ADJUNTO EL
CURRÍCULUM CORRESPONDIENTE, EN EL REGISTRO DE CADA UNO DE ELLOS.
• ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS: PERMITE GENERAR UN MENÚ CON OPCIONES,
PARA SELECCIONAR LOS VALORES DEL CAMPO. ESTE TIPO DE DATO ES PARA
VALORES CON POCA O NINGUNA VARIACIÓN, POR EJEMPLO, UNA LISTA DE
SUCURSALES.
EJERCICIO
CREAR UNA BASE DE DATOS VENTAS, EN EL ESCRITORIO, CON
LAS SIGUIENTES TABLAS:
• EMPRESA ( RUC, RAZÓN SOCIAL, RUBRO, LOGO)
• CLIENTE ( DNI, NOMBRES, APELLIDO PATERNO, APELLIDO
MATERNO, DIRECCIÓN, TELÉFONO)
• DETALLE VENTA ( CANTIDAD, CONCEPTO, PRECIO
UNITARIO)

TENGA EN CUENTA QUE CADA TABLA DEBE CONTENER UN

CAMPO ID AUTOGENERADO
PROPIEDADES PARTICULARES
EL TRABAJO CON LAS
PROPIEDADES PARTICULARES
DE LOS CAMPOS ES
FUNDAMENTAL PARA LA
CORRECTA ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONALIDAD DE LA
BASE DE DATOS. CADA CAMPO
DEBE TENER UN TIPO DE DATO
ESTABLECIDO Y VALORES
COHERENTES ENTRE SUS
PROPIEDADES, POR LO TANTO,
HAY QUE TENER EN CUENTA
QUE DICHOS VALORES
DEPENDEN TANTO DEL
REGISTRO COMO DEL TIPO DE
DATO QUE SE INTRODUZCA EN
CADA CAMPO.
TAMAÑO Y FORMATO DE CAMPO
• TAMAÑO. PROPIEDAD REFERENTE
A LA LONGITUD (EN TEXTO) O AL
VALOR NUMÉRICO DE UN CAMPO.
• FORMATO. ES EL MODO DE
PRESENTACIÓN DEL CAMPO.
(FECHA CORTA, FECHA LARGA,
MONEDA, ETC.).

• OJO: CADA TIPO DE DATO

PRESENTA PROPIEDADES
DIFERENTES.
LUGARES DECIMALES

ESTA PROPIEDAD POSEEN LOS TIPOS

DE DATOS NUMÉRICOS.
REPRESENTA LA CANTIDAD DE
DECIMALES QUE DEBE TENER UN
DATO
MÁSCARA DE ENTRADA

AYUDA A INTRODUCIR LOS DATOS CORRECTAMENTE EN LA BASE DE DATOS

PARA LOS CAMPOS QUE CONTIENEN DATOS QUE SIEMPRE TIENE EL
FORMATO DE UNA DETERMINADA MANERA.

0 El usuario debe escribir un dígito (0 a 9).

9 El usuario puede escribir un dígito (0 a 9).
El usuario puede escribir un dígito, espacio, signo más o menos. Si se
#
omite, Access escribe un espacio en blanco.
L El usuario debe escribir una letra.
? El usuario puede escribir una letra.
A El usuario debe escribir una letra o un dígito.
MÁSCARA DE ENTRADA
a El usuario puede escribir una letra o un dígito.
& El usuario debe escribir un carácter o un espacio.
C El usuario puede escribir caracteres o espacios.
Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y
.,:;-/
hora. El carácter que seleccione dependerá de la configuración regional.
> Convierte todos los caracteres que le siguen a mayúscula.
< Convierte todos los caracteres que le siguen a minúscula.
Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de
!
derecha a izquierda.
\ Los caracteres que le siguen inmediatamente se mostrarán literalmente.
“” Los caracteres que están entre comillas dobles se mostrarán literalmente.
MÁSCARA DE ENTRADA
Esta Proporciona
máscara este tipo de Notas
de entrada valor
En este caso, es preciso escribir un código de área porque
(000) 000- (206) 555-
en esa sección de la máscara (000 entre paréntesis) se
0000 0199
usa el marcador de posición 0.
En este caso, en la sección de código de área se utiliza el
(206) 555-
(999) 000- marcador de posición 9, de manera que los códigos de
0199
0000! área son opcionales. Además, el signo de exclamación (!)
( ) 555-0199
hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha.
Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número
de teléfono con formato de Estados Unidos por letras.
(000) AAA- (206) 555-
Observe el uso del marcador de posición 0 en la sección
AAAA TELE
de código de área, que hace que el código de área sea
obligatorio.
MÁSCARA DE ENTRADA
Cualquier número positivo o negativo que no supere los
-20
#999 cuatro caracteres y sin separador de millares ni
2000
posiciones decimales.
Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales
VERDEVE33 (?) y números obligatorios (0). El signo de mayor que
>L????L? 9M3 obliga a los usuarios a escribir todas las letras en
000L0 MAY R mayúscula. Para usar una máscara de entrada como
452B7 ésta, se debe establecer el tipo de datos del campo de
tabla en Texto o Memo.
00000- 98115- Un código postal obligatorio y una sección opcional de
9999 98115-3007 cuatro dígitos adicionales.
>L<?????? Cecilia Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en
???????? Cornejo mayúscula.
ISBN 0- Un número de libro con el texto literal, el primer y el
ISBN 1-
&&&&&&& último dígito obligatorios y cualquier combinación de
55615-507-7
&&-0 letras y caracteres entre esos dígitos.
VALIDAR DATOS

LA PROPIEDAD REGLA DE
VALIDACIÓN PERMITE
ESTABLECER LAS
CONDICIONES QUE DEBEN
CUMPLIR LOS DATOS PARA
SER ACEPTADOS O NO EN
UN CAMPO.
EJERCICIO

• VALIDAR LOS CAMPOS:

• RUC (11 DÍGITOS)
• DNI (8 DÍGITOS)
• CANTIDAD (NÚMEROS POSITIVOS)
• PRECIO (MONEDA Y NÚMEROS POSITIVOS)