BASE DE DATOS I:

BÁSICO E INTERMEDIO
Ing° Mario Cobba
METODOLOGÍA
• 
BIBLIOGRAFÍA
• VÉLEZ DE GUEVARA, Luis: Gestión de Base de Datos.
https://readthedocs.org/projects/gestionbasesdatos/downloads/pdf/
latest/
• Aulaclic.com: Curso en Access 2010. http://www.aulaclic.es/access-
2010/index.htm.
• ORBEGOSO ARANA, Borja: ACCESS 2016 Manual práctico paso a
paso. Alfaomega.
• MEDIAactive: El gran libro de Access 2016. Marcombo.
• Rutkosky Ian: Microsoft Access 2016. Paradigm Education.
• FLEITAS, Paula: ACCESS 2013, Guía práctica para el usuario. Edit.
USERS. Edic 1ª 2013.
• TORRES BATISTA, N: Aplicaciones Office. Edit. John Louis von
Neumann. Edic. 2010.
• VALENTÍN HUIZA, Hands: Aprenda y domine Access 2010. Edit.
MEGABYTE. Edic. 2010.
• SÁBANA MENDOZA, Maribel: Descubriendo Access 2010. Edit.
MEGABYT. Edic. 2011.
CONOCIMIENTOS PREVIOS
UNIDADES DE MEDIDA
• BIT
Se trata de la unidad o el tamaño de archivo más
pequeño en informática; puede tener un valor de
entre 1 a 0. Es la unidad mínima de información.

0 1
• BYTE
Se describe como la unidad básica de
almacenamiento de información equivalente a
ocho bits. Cada byte puede representar, por
ejemplo, una letra

Byte

1 1 0 1 0 0 1 0
• 1 bit
• 1 Byte = 8 bits
• 1 KiloByte (KB) = 1,024 Bytes
• 1 MegaByte (MB) = 1,024 KB
• 1 GigaByte (GB) = 1,024 MB
• 1 TeraByte (TB) = 1,024 GB
• 1 PetaByte (PB) = 1,024 TB
• 1 ExaByte (EB) = 1,024 PB
• 1 ZettaByte (ZB) = 1,024 EB
• 1 YottaByte (YB) = 1,024 ZB
CONCEPTOS BÁSICOS
DATO
Se denomina dato a cualquier elemento
informativo que tenga relevancia para un usuario.

Por datos queremos decir hechos conocidos que

pueden registrarse y que tienen un significado
implícito.
BASE DE DATOS
Una base de datos (BD) es un conjunto de datos
relacionados, ordenados y organizados de tal
manera que puedan ser utilizados eficientemente.
Puede estar almacenado en cualquier medio.
Una guía telefónica, un diccionario, un calendario
o un libro de recetas son ejemplos de bases de
datos.
Las bases de datos se organizan por: campos,
registros y archivos.
Un campo es una pieza única de información.
Un registro es un sistema completo de campos
Un archivo es una colección de registros.
Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un
archivo. Contiene una lista de registros, cada uno
de los cuales consiste en tres campos: nombre,
dirección, y número de teléfono.
 CAMPO

A
REGISTRO R
C
H
I
V
O

BASE DE
DATOS
TIPOS DE BASE DE DATOS
• MODELO JERÁRQUICO
Fue la primera en aparecer. Este modelo tiene forma de
árbol invertido en el que una rama puede tener varios
hijos, pero cada hijo sólo puede tener un padre. Es un
modelo bastante rígido.
• MODELO EN RED:
Es una evolución del modelo jerárquico. Está
conformada por una colección o set de registros, los
cuales están conectados entre sí por medio de enlaces en
una red.  El modelo de red es capaz de representar la
redundancia en datos de una manera más eficiente que
en el modelo jerárquico.
• MODELO RELACIONAL:
Las bases de datos relacionales se basan en el modelo de
tablas. En una base de datos relacional, cada fila (tupla)
de la tabla es un registro con un ID único llamado clave.
Las columnas de la tabla contienen los campos
(atributos) de los datos y cada registro tiene
normalmente un valor para cada atributo, lo que permite
establecer fácilmente las relaciones entre los puntos de
datos uniendo las claves comunes.
 CAMPO

A
REGISTRO R
C
H
I
V
O

BASE DE
DATOS
RELACIONAL
ENTIDAD
Una entidad es una cosa u objeto del mundo real,
también puede ser un concepto abstracto y es distinguible
de todos los demás. Una entidad tiene un conjunto de
propiedades o atributos que la caracterizan. Personas,
animales, casas, autos, etc. son ejemplos de entidades.
Cada uno de los ejemplos anteriores corresponde a una
entidad dado que son objetos del mundo real claramente
distinguibles, y a cada uno de estos se le pueden extraer
propiedades o atributos. Otros ejemplos de una entidad
no tan evidentes podrían ser: Matrícula, inscripción,
compras, etc.
En BD denominamos ENTIDAD aquello de lo cual
nos interesa guardar datos (atributos).
TABLA DE DATOS
Una tabla de datos es un objeto que se define y
utiliza para almacenar datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o
asunto particular, como: clientes, artículos, facturas,
boletas, productos, etc.
Las tablas son los objetos más importantes de una
base de datos, ya que los demás objetos se crean a
partir de ellas. Están conformados por filas y
columnas.
Una base de datos puede contener muchas tablas.
SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS
O también conocidos como SGBD (o DBMS).
Es una aplicación informática que permite a los
usuarios definir, crear y mantener una base de
datos, y proporciona acceso controlado a la
misma.
Igualmente, permite su manipulación,
garantizando tanto la seguridad como la
integridad y consistencia de los mismos. 
En general, un SGBD proporciona los siguientes
servicios:
• Permite especificar la estructura y el tipo de los
datos, así como las restricciones sobre los datos.
Todo esto se almacenará en la base de datos.
• Permite la inserción, actualización, eliminación y
consulta de datos.
• Proporciona un acceso controlado a la base de
datos.
• SGBD corporativos: Tienen la capacidad de
gestionar BD enormes, de medianas o grandes
empresas con una carga de datos y transacciones
que requieren de un servidor de gran capacidad.
Ejem.: ORACLE, actualmente junto a DB2, son
los servidores de BD más potentes del mercado,
SQL Server, etc.
• SGBD ofimáticos: Manipulan BD pequeñas
orientadas a almacenar datos domésticos o de
pequeñas empresas. Ejem.: Microsoft ACCESS y
LibreOffice Base.
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es un gestor de base de datos
(SGBD) para Windows.
Proporciona un entorno gráfico de fácil manejo
que permite el diseño y la gestión de bases de
datos.
Utilizando los diferentes objetos disponibles en
Access, podemos introducir valores en las tablas,
modificarlos y eliminarlos de una forma ágil y
libre de errores.
CONOCIENDO ACCESS
CINTA INICIO
La cinta Inicio tiene comandos que utilizamos
frecuentemente, como Copiar y Pegar. También
podemos dar formato a las fuentes, a los textos y a
los números.
CINTA CREAR
La cinta Crear tiene comandos que utilizamos
para iniciar nuestra BD, así como la realización de
consultas, creación de formularios y diseño de
informes.
CINTA DATOS EXTERNOS
La cinta Datos Externos tiene dos grupos. Uno
para recibir datos desde el exterior “Importar y
vincular” y otro para llevar datos al exterior
“Exportar”. Ese “exterior” no es sino otra
aplicación que pueda ofrecernos datos o que
necesite que se los aportemos.
CINTA HERRAMIENTAS DE BD
En la cinta Herramientas de base de
datos tenemos varios grupos que nos ofrecen
opciones aplicables a la base de datos en global y
no a las tablas, los informes o los formularios.
CREACIÓN DE UNA BD
TIPOS DE DATOS
TEXTO: Valores alfanuméricos cortos, como un
apellido o una dirección.

Hay dos tipos de texto, texto corto y texto largo

(Memo), la diferencia es que el texto largo no
dispone de tamaño del campo, es decir, se puede
escribir mas de 255 caracteres. Acepta hasta 63.999
caracteres, ideal para descripciones muy completas. 
NÚMERO:  Datos numéricos que vayan a ser utilizados
para realizar cálculos matemáticos.

• Byte: para números enteros comprendidos entre 0 y 255.

El requisito de almacenamiento es de un único byte.
• Número entero: para números enteros del -32.768 al
+32.767.
• Entero largo: para números enteros del -2.147.483.648
al +2.147.483.647.
• Simple: para valores numéricos de punto flotante
comprendidos entre -3,4 x 10 38 y +3,4 x 10 38 y hasta siete
dígitos significativos.
• Doble: para valores numéricos de punto flotante
comprendidos entre -1,797 x 10 308 y +1,797 x 10 308 y
hasta 15 dígitos significativos.
• Id. de replicación: para almacenar un GUID
(identificador único global) requerido para la replicación.
• Decimal: para valores numéricos comprendidos entre
-9,999... x 1027 y +9,999... x 1027.

En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten

almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y
Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza
para claves autonuméricas en bases réplicas.
FECHA Y HORA: Para la introducción de fechas y horas desde el
año 100 al año 9999.

• Fecha general: De forma predeterminada, si el valor es una fecha,

no se muestra ninguna hora; si el valor es una hora, no se muestra
ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores Fecha
corta y Hora larga.
Ejemplos    
▫ 4/3/07
▫ 05:34:00 p.m.
▫ 4/3/07 05:34:00 p.m.
• Fecha larga:   Es igual que el valor Fecha larga de la
configuración regional de Windows. Ejemplo:
Sábado, 3 abril, 2007.
• Fecha mediana: Muestra la fecha como dd-mmm-
aaaa. Ejemplo: 3-Abr-2007.
• Fecha corta Igual que el valor Fecha corta de la
configuración regional de Windows. Ejemplo: 4/3/07.
Advertencia: El valor Fecha corta supone que las
fechas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del
siglo XXI (es decir, se supone que los años son de
2000 a 2029). Se supone que las fechas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 son fechas del siglo XX (es decir,
se supone que los años son de 1930 a 1999).
• Hora larga   Igual que el valor de la
pestaña Hora de la configuración regional de
Windows. Ejemplo: 5:34:23 p.m.
• Hora mediana   Muestra la hora como horas y
minutos separados por el carácter separador de
hora, seguidos de un indicador a.m. o p.m.
Ejemplo: 5:34 p.m.
• Hora corta   Muestra la hora como horas y
minutos separados por el separador de hora con
un reloj de 24 horas. Ejemplo: 17:34.
MONEDA: para valores de dinero y datos
numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los
que estén implicados datos que contengan entre uno
y cuatro decimales.

Los datos de un campo Moneda no se redondean

durante los cálculos. Un campo Moneda tiene una
precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dígitos a la derecha.
• General: Números sin formato adicional
exactamente como se almacenan.
• Moneda: Valores monetarios generales.
• Euro: Valores monetarios generales
almacenados en el formato de la UE.
• Fijo: Datos numéricos.
• Estándar: Datos numéricos con decimales.
• Porcentaje: Porcentajes.
• Científico: Cálculos.
AUTONUMERACIÓN (Autonumérico): El valor que contenga
este campo se va a ir incrementando cada vez que se agregue un
registro a la tabla que lo contenga, luego este tipo de datos es
utilizado para llevar una secuencia de los registros ingresados a una
tabla. No permite modificaciones este tipo de datos. 

El uso más común de un campo Autonumeración es como clave

principal, especialmente cuando no hay disponible ninguna clave
natural adecuada (es decir, una clave que se basa en un campo de
datos).
En tamaño del campo se determina la cantidad de espacio
que está asignado para cada valor. Para los campos
Autonumeración, solo se permiten dos valores:
• El tamaño del campo Entero largo se usa para los campos
Autonumeración que no se usan como Id. de replicación.
Este es el valor por defecto. No se debe cambiar este valor a
menos que se esté creando un campo de Id. de replicación.
Este valor hace que los campos Autonumeración sean
compatibles con otros campos Número de Entero largo
cuando se usan en relaciones o combinaciones.
• El tamaño del campo Id. de replicación se usa para los
campos Autonumeración que no se usan como Id. de
replicación en una réplica de base de datos. No usar este
valor a menos que esté trabajando o implementando el
diseño de una base de datos replicada.
En la opción nuevos valores se determina si un
campo Autonumeración se incrementa con cada
valor nuevo o si usa números aleatorios.
Seleccione una de estas opciones:
• Incremento   Se inicia con el valor 1 y aumenta
en 1 con cada nuevo registro.
• Aleatorio   Se inicia con un valor aleatorio y
asigna un valor aleatorio a cada nuevo registro.
Los valores son del tamaño del campo Entero
largo y están el intervalo entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
SÍ/NO: Valores Sí y No, y campos que contengan
uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso
o Activado/desactivado), es decir valores
booleanos.
En formato se determina la forma en que aparece
el campo cuando se muestra o imprime en hojas
de datos o en formularios o informes enlazados al
campo. Seleccione una de estas opciones:
• Verdadero/Falso   Muestra el valor como
Verdadero o Falso.
• Sí/No   Muestra el valor como Sí o No.
• Activado/Desactivado   Muestra el valor
como Activado o Desactivado.
OBJETO OLE: Este tipo de datos es usado para
enlazar o adjuntar archivos creados en otros
programas (especialmente los archivos del
paquete Microsoft Office), como pueden ser
archivos word, excel, etc.

Solo admite un solo archivo y el archivo ocupa

espacio en la base de datos.
Objeto OLE (Object Linking and Embedding) es el
nombre de un sistema de objetos distribuido y un
protocolo desarrollado por Microsoft.
OLE permite a un editor encargar a otro la
elaboración de parte de un documento y
posteriormente volverlo a importar. 
DATOS ADJUNTOS: A diferencia del tipo Objeto
OLE, cada documento, gráfico, hoja de cálculo, etc
que se adjunte a un campo de este tipo se ejecutará
en el programa que fue creado, sin requerir más
espacio adicional en la base de datos del que
necesita el solo enlace. Admite varios
archivos. Similar a adjuntar archivos a los mensajes
de correo.
En la mayoría de los casos, debería usar un campo
Datos adjuntos en lugar de un campo Objeto OLE.

Los campos Objeto OLE admiten menos tipos de

archivo que los campos Datos adjuntos. Además,
los campos Objeto OLE no permiten adjuntar
varios archivos a un único registro.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y
números almacenada como texto y utilizada como
dirección de hipervínculo. Puede dirigir a un
documento o archivo que se encuentra en
Internet, en una intranet, en una red de área local
(LAN) o en su equipo local.
CALCULADO: Este tipo de datos es nuevo con
Microsoft Access a partir de la versión 2010, el
cual usa datos en la misma tabla para hacer
cálculos.
Se usa para almacenar los resultados de un
cálculo.
El cálculo debe referirse a otros campos en la
misma tabla. Para crear el cálculo se usa el
Generador de expresiones. 
ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS: La entrada Asistente
para búsquedas en la columna Tipo de datos de la vista
Diseño no es un tipo de datos en realidad. Cuando se elige
esta entrada, se inicia un asistente para ayudarlo a definir un
campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de
búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de
valores para validar el contenido de un solo valor por fila. Un
campo de búsqueda complejo permite almacenar varios
valores del tipo de datos en cada fila.
El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número,
dependiendo de las opciones que se seleccionen en el
asistente.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña
General donde indicamos las características generales
del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos
definir una lista de valores válidos para el campo.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar
para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades
de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de
control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las
propiedades de un campo después de haber introducido
datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
GENERAL - TAMAÑO DEL CAMPO
Para los campos Texto, esta propiedad determina
el número máximo de caracteres que se pueden
introducir en el campo. Siendo por defecto de 50
caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos de tipo numérico, la longitud
depende del tipo de número.
A los demás tipos de datos no se les puede
especificar tamaño.
GENERAL - FORMATO DEL CAMPO
Esta propiedad se utiliza para personalizar la
forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
Los campos Sí/No disponen de los formatos
predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
GENERAL - LUGARES DECIMALES
Esta propiedad nos permite indicar el número de
decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Número o Moneda.
GENERAL - MÁSCARA DE ENTRADA
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la
entrada de datos y para controlar los valores que
los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,
puedes crear una máscara de entrada para un
campo Número de teléfono que muestre
exactamente cómo debe introducirse un número
nuevo: (___) ___-____.
Carácter Definición
0 Se debe de escribir un dígito (0 a 9). Signos más [+] y menos [-] no permitidos).
9 Se puede escribir un dígito (0 a 9). Signos más [+] y menos [-] no permitidos).
Se puede escribir un dígito, espacio, signo más o menos. Si se omite, Access
#
escribe un espacio en blanco.
L Se debe escribir una letra (A a Z).
? Se puede escribir una letra (A a Z).
A Se debe escribir una letra (A a Z) o un dígito (0 a 9).
a Se puede escribir una letra (A a Z) o un dígito (0 a 9).
& Se debe escribir un carácter o un espacio.
C Se debe escribir caracteres o espacios.
Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora. El
.,:;-/
carácter que seleccione dependerá de la configuración regional de Windows.
> Convierte todos los caracteres que le siguen a mayúscula
< Convierte todos los caracteres que le siguen a minúscula.
! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha.
\ Los caracteres que le siguen inmediatamente se mostrarán literalmente.
“” Los caracteres que están entre comillas dobles se mostrarán literalmente.
GENERAL - TÍTULO
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo
queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama FNAC e
indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Título, en la cabecera del campo FNAC
veremos Fecha de nacimiento.
GENERAL - VALOR PREDETERMINADO
El valor predeterminado es el valor que se
almacenará automáticamente en el campo si no
introducimos ningún valor. Se suele emplear
cuando se sabe que un determinado campo va a
tener la mayoría de las veces el mismo valor, se
utiliza esta propiedad para indicar o especificar
cuál va a ser ese valor y así que se introduzca
automáticamente en el campo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
GENERAL - REGLA DE VALIDACIÓN
Esta propiedad nos permite controlar la entrada
de datos según el criterio que se especifique. Hay
que escribir el criterio que debe cumplir el valor
introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido
esté comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
GENERAL - TEXTO DE VALIDACIÓN
En esta propiedad escribiremos el texto que
queremos nos aparezca en pantalla mediante un
mensaje si introducimos en el campo un valor que
no cumple la regla de validación especificada en la
propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se
equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el
porqué de su error y pueda solucionarlo
GENERAL - REQUERIDO
Si queremos que un campo se rellene
obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor
será el de No.
GENERAL - PERMITIR LONGITUD CERO
Los campos Memo y Texto cuentan con esta
propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan
caracteres o estén vacíos.
GENERAL - INDEXADO
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un
solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas
en los campos indexados sean más rápidas, y también
aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Esta propiedad dispone de tres valores:
• No: Sin índice.
• Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al
campo y además admite valores duplicados (dos filas
con el mismo valor en el campo).
• Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero
sin admitir valores duplicados.
Un índice en informática es como el índice de un libro
donde tenemos los capítulos del libro y la página
donde empieza cada capítulo.
Un índice es una estructura de datos que permite
recuperar las filas de una tabla de forma más rápida
además de proporcionar una ordenación distinta a la
natural de la tabla.
Un índice se define sobre una columna o sobre un
grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los
valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si
definimos un índice sobre la columna ciudad de
nacimiento de una tabla de clientes, el índice permitirá
recuperar los clientes ordenados por orden alfabético
de la ciudad de nacimiento.
BÚSQUEDA- MOSTRAR CONTROL
Esto indica que a la hora de introducir datos en el
campo, este aparecerá de acuerdo al tipo de
control seleccionado, que puede ser un un cuadro
combinado, un cuadro de texto o un cuadro de
lista.
• Cuadro combinado enumera
todas las propiedades disponibles.

• Cuadro de texto no muestra

ninguna propiedad y convierte el
campo en solo lectura.

• Cuadro de lista enumera todas las

propiedades disponibles,
excepto Filas en lista, Ancho de
la lista y Limitar a la lista.
BÚSQUEDA- TIPO DE ORIGEN DE LA FILA
Nos indica el tipo de origen de datos de donde
provienen los valores del campo.
Puede ser una tabla, una lista de valores o una lista
de campos.
BÚSQUEDA- ORIGEN DE LA FILA
Nos indica el origen de datos de donde provienen
los valores del campo.
BÚSQUEDA- COLUMNA DEPENDIENTE
Podemos definir la lista como una lista con varias
columnas, en este caso la columna dependiente
nos indica qué columna se utiliza para rellenar el
campo.
Lo que indicamos es el número de orden de la
columna.
BÚSQUEDA- ENCABEZADOS DE LA COLUMNA
Indica si en la lista desplegable debe aparecer una
primera línea con encabezados de columna.
Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la
primera fila de valores como fila de encabezados
BÚSQUEDA- ANCHO DE COLUMNAS
Permite definir el ancho que tendrá cada columna
en la lista.
Si hay varias columnas se separan los anchos de
las diferentes columnas por un punto y coma.
BÚSQUEDA- FILAS EN LISTA
Indica cuántas filas queremos que se visualicen
cuando se despliega la lista.

BÚSQUEDA- ANCHO DE LA LISTA

Indica el ancho total del control de la lista.
BÚSQUEDA- LIMITAR A LISTA
Si esta propiedad contiene No podremos
introducir en el campo un valor que no se
encuentra en la lista, mientras que si
indicamos Sí obligamos a que el valor sea uno de
los de la lista.
Si el usuario intenta introducir un valor que no
está en la lista, Access devuelve un mensaje de
error y no deja almacenar este valor.
BÚSQUEDA- MOSTRAR SOLO VALORES DE
ORIGEN DE LA LISTA
Muestra sólo los valores que coinciden con el
origen de la fila actual.