Comites de Un Evento

Eventos Y Banquetes
Eventos Y Banquetes
Se encarga de coordinar y dirigir a los

integrantes de las diferentes comisiones
que comparten el compromiso de
planificar, organizar, ejecutar y controlar
el evento en respuesta a las necesidades
de la institución y sociedad en general.
Eventos Y Banquetes
Son grupos de personas que contribuyen

el trabajo para hacer cumplir los pasos
del evento satisfactoriamente, las
mismas son nombradas por el comité
organizador.
Eventos Y Banquetes
Este comité presta apoyo al comité organizador en todo

lo concerniente a la estructuración del programa general
del evento. Principales funciones:
• Preparar un cronograma de actividades estableciendo
fechas topes.
• Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
• Estructurar el programa técnico.

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• Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
• Seleccionar coordinadores de actividades.
• Establecer los mecanismos para la preselección

y hacer la selección final del trabajo.
• Entregar las ponencias y trabajos al comité

organizador dentro del plazo establecido para su
reproducción y distribución.
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• Estructurar el programa social.
• Elaborar el programa de acompañantes.
• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de

revisar las actividades ejecutadas y programar
acciones pendientes.
• Mantener informado al comité organizador a

través de reuniones periódicas.
Eventos Y Banquetes
Para la ejecución de todo evento se requieren

recursos económicos y saber cómo distribuirlos de
acuerdo a las prioridades del objetivo escogido.
Funciones:
• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
• Buscar recursos económicos necesarios.
• Abrir cuentas bancarias.

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• Mantener reuniones periódicas con el comité

organizador.
• Establecer las prioridades de gastos.
• Efectuar los pagos.
• Llevar el balance detallado de los gastos

efectuados.
Eventos Y Banquetes
Se encarga de lo referente a la planificación y

logística de las actividades relacionadas con la
celebración del evento. Funciones:
• Reservación del centro de convenciones.
• Montaje de los salones.

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• Alquiler de equipos de sonido.
• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
• Reproducción del material.
• Organización y contratación del personal

técnico.
Eventos Y Banquetes
Sus funciones son:

• Diseño y elaboración del logotipo.
• Diseño y elaboración del afiche, los programas,
folletos, papelería especial, invitaciones,
distintivos y todo lo relacionado con impresos.
• Promoción interna y externa.
• Diseño y compra de todo el material promocional.
• Elaboración de las pancartas.
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• Planificación y coordinación del protocolo.
• Coordinación de información y entrevistas con los

medios de comunicación.
• Coordinar los programas especiales para el comité

organizador, los conferenciantes e invitados
especiales.
• Coordinar los actos de inauguración y clausura.
• Elaborar los instructivos.

Eventos Y Banquetes
Sus funciones son:
• Coordinación general de todo lo referente al

transporte aéreo, terrestre y marítimo.
• Coordinar la llegada y salida de los delegados e

invitados en los terminales.
• Coordinar los servicios de estacionamiento y

traslado al lugar del evento.
Eventos Y Banquetes
Funciones:
• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los

invitados especiales como los delegados y participantes.
• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su

reintegro a la empresa o a los prestatarios de servicios.
• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de

prevención de incendios.
• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

Eventos Y Banquetes
Funciones:
• Es el responsable de dar la bienvenida a todos

los participantes.
• Recibir a los invitados especiales.
• Brindar toda información tanto de las actividades

del evento como otra que sea requerida por los
delegados e invitados.
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Sus funciones son:
• Coordinar todo lo referente a la inscripción.
• Diseñar las planillas de inscripción.
• Entregar al material.
• Suministrar información.
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Funciones:
• Seleccionar las diferentes alternativas de
hospedaje.
• Contratar los servicios de alojamiento.
• Distribuir las habitaciones.
• Asignar habitaciones a los

invitados especiales.
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Funciones:
• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y

bebidas: desayunos, almuerzos, cenas,
refrigerios, etc.
• Organizar los horarios.
• Seleccionar el menú.
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Funciones:
• Coordinar el programa de acompañantes.
• Cooperar en la recepción y despedida de los

invitados y participantes.
• Solicitar obsequios y donaciones.
• Ayudar en la organización del programa social.
• Colaborar en la decoración.
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• GERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos.

Colección Quiron Nº36, Los Libros del Nacional. Editorial
CEC, S.A. Venezuela. 2000.
• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos

Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo.
Venezuela. 1995.
• GÓMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de Eventos

Especiales en las Relaciones Públicas. Editorial Panapo.
Venezuela. 1995.
• FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una

Organización Exitosa. Editorial McGraw-Hill. México
1997.

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Son grupos de personas que contribuyen

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• Estructurar el programa técnico.

• Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.

• Seleccionar coordinadores de actividades.

• Establecer los mecanismos para la preselección

• Entregar las ponencias y trabajos al comité

• Estructurar el programa social.

• Elaborar el programa de acompañantes.

• Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de

• Mantener informado al comité organizador a

Para la ejecución de todo evento se requieren

• Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

• Buscar recursos económicos necesarios.

• Abrir cuentas bancarias.

• Mantener reuniones periódicas con el comité

• Establecer las prioridades de gastos.

• Efectuar los pagos.

• Llevar el balance detallado de los gastos

Se encarga de lo referente a la planificación y

• Reservación del centro de convenciones.

• Montaje de los salones.

• Alquiler de equipos de sonido.

• Alquiler de todos los equipos audiovisuales.

• Reproducción del material.

• Organización y contratación del personal

Sus funciones son:

• Planificación y coordinación del protocolo.

• Coordinación de información y entrevistas con los

• Coordinar los programas especiales para el comité

• Coordinar los actos de inauguración y clausura.

• Elaborar los instructivos.

Sus funciones son:

• Coordinación general de todo lo referente al

• Coordinar la llegada y salida de los delegados e

• Coordinar los servicios de estacionamiento y

• Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los

• Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su

• Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de

• Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

• Es el responsable de dar la bienvenida a todos

• Recibir a los invitados especiales.

• Brindar toda información tanto de las actividades

Sus funciones son:

• Coordinar todo lo referente a la inscripción.

• Diseñar las planillas de inscripción.

• Contratar los servicios de alojamiento.

• Distribuir las habitaciones.

• Asignar habitaciones a los

• Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y

• Organizar los horarios.

• Coordinar el programa de acompañantes.

• Cooperar en la recepción y despedida de los

• Solicitar obsequios y donaciones.

• Ayudar en la organización del programa social.

• GERARDI, Eliana: Cómo Hacer Eventos Exitosos.

• GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de Eventos