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BASES TEORICAS
SOBRE
INVENTARIOS

UVM CADENA DE SUMINISTROS I

 CONCEPTOS DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de
toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes.

Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la

determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las
formas de clasificación y el modelo de reinventario determinado por los métodos de
control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestión de

inventarios son:

•Reducir al mínimo "posible" los niveles de

existencias y
•Asegurar la disponibilidad de existencias
(producto terminado, producto en curso,
materia prima, insumo, etc.) en el momento
justo.

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 Cadena de Aprovisionamiento - Suministros

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 COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo, los

costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza
de la organización y consisten en:

COSTO DE ORDENAR

- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido

(llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo,
además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de
unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).

- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a

los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de
transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

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 COSTO DE TENENCIA O MANTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la

organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media
de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado
que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción,
almacenamiento, inspección y despacho.

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 Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad,
el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios y que
ocasiona que la organización prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos
que estimulen la generación de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los
seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo,

este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de
traslado.
Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la
naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán un rol
fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

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 COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada unidad
en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio
entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen
todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de
contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos

- Repedido y sustitución

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 A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, ¿POR QUÉ TENER INVENTARIOS? ¿SON LOS
INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?

La realidad de las organizaciones enseña que carecen de supuestos totalmente

determinísticos en materia de la estimación de la demanda de sus bienes y servicios, para
lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de
los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por la organización) y los costos que
generen estas medidas contingentes. Los inventarios aunque carecen de generación de
valor agregado para las organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una
disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas además de asegurar la
continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de
un inventario son:
•Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las
incertidumbres del mercado.
•Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
•Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgándole
flexibilidad a los procesos de programación.
•Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad
de aprovechar descuentos por volumen.

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 Por esto y más se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se
busca que la organización mantenga determinado nivel de inventario es un "mal
necesario" y que la búsqueda por la minimización de los costos asociados a este generan
la necesidad de aplicación de múltiples herramientas las cuales deben en su totalidad ser
dominadas por el ingeniero industrial, dándole la oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administración de los inventarios de una organización se deberá

establecer los siguientes lineamientos (tomar decisión respecto a):

• Cuantas unidades deberán ser ordenadas o

producidas
• En qué momento deberá de ordenarse o
producirse
• Que artículos del inventario merecen una
atención especial, para lo cual se debe definir
el grado de rigurosidad del control sobre el
producto.
Objetivos de Calidad:
Calidad, Cantidad y Oportunidad

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 TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificación según su nivel de terminación

Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

•Inventarios de Materias Primas

•Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
•Inventarios de Productos en proceso
•Inventarios de Productos terminados
•Inventarios de Productos en Embalaje

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 Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa

•Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se

encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por
ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en
transporte interno, en paqueteo, etc.
•Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias
primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de
mantenimiento, etc.

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 Clasificación según su función

Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

•Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del
reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la
producción.

Cantidad Económica pedir

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 •Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las
posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en
los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

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 PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde
inventariar y que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir
en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Otra
recomendación de índoles metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que
deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos,
si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u
omisiones.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer
la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las
personas que hacen parte del almacén.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de
comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es
importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante
que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite
el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o
de contarlo más de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique
con claridad que ese ítem ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definirá cual es la mejor manera de hacerlo, la que más se adecue al tipo de bien
de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podrían ser algunos caminos
a seguir.
Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de demostrar transparencia
y control.

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 Lead Time = Tiempo de entrega = L

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 Sistemas Push y Pull

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 Sistema Push

El sistema push de control de inventario consiste en pronosticar el inventario necesario

para satisfacer la demanda del cliente. Las empresas deben predecir qué productos
comprarán los clientes junto con la cantidad de bienes que serán comprados. La
compañía, a su vez, producirá suficientes productos para satisfacer la demanda prevista y
vender, o empujar, los productos hacia el consumidor. Las desventajas del sistema de
transmisión de control de inventario son que las previsiones son a menudo inexactas ya
que las ventas pueden ser impredecibles y variar de un año a otro. Otro problema con los
sistemas de control de inventario push es cuando se dejan demasiados productos en el
inventario. Esto aumenta los costos de la empresa para el almacenamiento de estos
productos. Una ventaja del sistema push es que la empresa está bastante segura de que
tendrá suficiente producto a la mano para completar los pedidos de los clientes,
previniendo la incapacidad de satisfacer la demanda del cliente por el producto. Un
ejemplo de un sistema push es Planificación de Requerimientos de Materiales o MRP (por
sus siglas en inglés). El MRP combina los cálculos de las operaciones financieras y la
planificación logística. Se trata de un sistema de información basado en una computadora
que controla la planificación y la ordenación. Su propósito es asegurarse de que la
materia prima y los materiales necesarios para la producción estén disponibles cuando se
necesitan.

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 Sistema Pull

El sistema de control de inventario pull comienza con el pedido del cliente. Con esta
estrategia, las empresas sólo tienen suficiente producto para cumplir con los pedidos
del cliente. Una ventaja de este sistema es que no habrá exceso de inventario que
necesite ser almacenado, reduciendo así los niveles de inventario y los costos de
transporte y de almacenamiento de mercancías. Sin embargo, una desventaja
importante para el sistema pull es que es altamente posible funcionar en dilemas de
pedido, tales como un proveedor que no es capaz de obtener un envío a tiempo. Esto
deja a la empresa imposibilitada para cumplir la orden y contribuye a la insatisfacción
del cliente. Un ejemplo de un sistema de control de inventario pull es el sistema justo a
tiempo, o sistema JIT. El objetivo es mantener los niveles de inventario al mínimo
teniendo solo el suficiente inventario, ni más ni menos, para satisfacer la demanda del
cliente. El sistema JIT elimina los residuos mediante la reducción de la cantidad de
espacio de almacenamiento necesario para el inventario y los costos de
almacenamiento de los productos.

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 Sistema Push-Pull

Algunas empresas han llegado con una estrategia que ellos llaman el sistema de control
de inventario de push-pull, que combina lo mejor de ambas estrategias. Push-pull
también se conoce como una estrategia de inventario magra. Exige un pronóstico más
exacto de las ventas y ajusta los niveles de inventario en base a la venta real de las
mercancías. El objetivo es la estabilización de la cadena de suministro y la reducción de
la escasez de productos que pueden causar que los clientes vayan a otro lugar para
hacer sus compras. Con el sistema de control de inventario push-pull, los planificadores
utilizan sistemas sofisticados para desarrollar directrices para abordar las necesidades de
producción a corto y largo plazo.

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 Elegir el sistema correcto

Es difícil para los administradores de inventario saber siempre cuánto inventario se debe
ordenar y cuándo. El tipo de sistema de control de inventario dependerá en gran parte
del tipo de producto que se está produciendo. Algunos artículos, los automóviles, por
ejemplo, pueden no ser capaces de ser producidos con el método de control de
inventario justo a tiempo o pull. La producción de artículos grandes, tales como
automóviles, es demasiado compleja y tarda mucho en producir solamente la cantidad
necesaria para cumplir con los pedidos
específicos de los clientes.
Las empresas de computadoras,
como Dell, están incorporando
el sistema push-pull,
donde las materias primas y los
bienes son pre-ordenados y
almacenados, pero el equipo
actual no se monta hasta que
el cliente hace un pedido.

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 ECUACIONES CLAVE

Valor promedio del inventario agregado =

Número de unidades del artículo A x Valor de cada unidad del artículo A

+ Número de unidades del artículo B x Valor de cada unidad del artículo B

1. Semanas de aprovisionamiento = Valor promedio del inventario agregado

Ventas semanales (al costo)

2. Rotación de inventario =_______ Ventas anuales (al costo)________

Valor promedio del inventario agregado

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 Definiciones y Razones de Inventarios

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 Funciones de los inventarios

Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los

negocios.
Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios
para ponerlos en condiciones de utilización o venta.

 Reducción de variaciones en la oferta

 Compra o producción por lotes
 Permitir a la organización manejar materiales perecederos
 Almacenamiento de la producción

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 CARACTERISTICAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS INVENTARIOS

 Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno.

 Preparar informes periódicos con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas.
 Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
 Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo
a las disposiciones legales.
 Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente,
modificando los kárdex y las cuentas correspondientes.
 Revisar que exista un sistema de costos completo, actualizado y adecuado a las
condiciones de la empresa.
 Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
 Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
 Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
 Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.

 Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del

manejo de los inventarios y que esté difundido.

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  Verificar manualmente si las cantidades en inventarios que representan productos,
materiales y suministros propiedad de la empresa están en existencia, en tránsito,
en depósito, en almacenes de terceros, o en consignación.
 Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al
que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
 Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados
y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la
contabilidad.
 Determinar la existencia de gravámenes por prendas o garantías o por cesión de los
inventarios, y en caso afirmativo constatar con terceros si dichos gravámenes
aparecen claramente consignados en los estados financieros o en las notas
relativas a los mismos.
 Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en
cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda
uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
 Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de
materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
 Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para
determinar existencia.

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 Objetivos del CONTROL DE INVENTARIOS

1. Mantener las inversiones en las existencias al nivel mínimo siendo coherente con las
necesidades de fabricación, venta y financiación de la empresa.
2. Afirmar y asegurar el suministro adecuado de los materiales y recursos, para ser
eficiente en el trabajo.
3. Distinguir y separar los suministros anticuados, defectuosos o lentos en salir.
4. Impedir las pérdidas causadas por hurtos, deterioros por negligencia y desperdicios
o derroches.
5. Afirmar la existencia real de las cantidades y los valores registrados de los
inventarios.
6. Señalar y pronosticar la situación de las existencias con relación a la demanda
actual, prevista y futura.

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