BPMN

PROCESSUS D’INTÉGRATION
D’UN NOUVEL ARRIVANT

Mise en place d’Iterop – Modélisation, suivi et
automatisation du processus d’accueil d’un nouvel arrivant.
 EN BREF :
 Secteur :  Les Besoins :  Les Réponses :  Les Bénéfices :

Agroalimentaire � Faciliter les échanges et une � Audit du fonctionnement existant � Meilleure adaptation de l’arrivant,
meilleure communication interne respect des étapes d’intégration
� Modélisation et configuration du
 Domaines d’application : � Permettre au nouveau collaborateur processus d’intégration � Salarié rapidement opérationnel,
RH / Administratif / Achats / SI d’être plus rapidement efficace efficacité renforcée, implication accrue
� Accompagnement à la mise en place
et à la gestion du changement � Gain de productivité et de temps pour
� Définir une procédure d’intégration
claire (éviter les oublis et les les différents services impliqués
erreurs)
� Meilleure image de marque de la
société pour les nouveaux arrivants
 LA SOCIÉTÉ : faciliter le déroulement des phases d’intégration et d’actualiser directement des données durant l’avancée
Société d’agroalimentaire et filiale d’un grand groupe pour renforcer l’implication du nouvel arrivant. du processus.
français, l’entreprise emploie plusieurs centaines de
collaborateurs sur deux sites de production. D’autre part, pour les managers et le service RH,
aucune procédure claire n’est mise en place pour bien
Elle se structure selon différents services : R&D, accueillir et intégrer le nouveau collaborateur. Le jour
commercial, production, administration, … Le secteur J est d’ailleurs une journée un peu chaotique pour  LES BÉNÉFICES :
agroalimentaire doit sans cesse s’adapter aux l’ensemble des équipes et pour le nouvel arrivant. Les Une procédure formalisée et suivie permet d’assurer
nouvelles habitudes de consommation et ainsi faire démarches administratives et techniques sont lourdes, une meilleure adaptation et une meilleure efficacité
face aux demandes fluctuantes qui peuvent entraîner difficilement suivies, entrainant erreurs et oublis. du nouveau collaborateur sur son poste de travail.
un « turnover » important. Très rapidement le salarié est opérationnel, son
Les nouveaux arrivants ont alors du mal à s’intégrer implication et sa motivation en sont améliorées.
et à être rapidement opérationnels. Pour l’entreprise
il est désormais nécessaire de revoir son parcours Les informations du nouveau collaborateur ne sont
 LE BESOIN : d’intégration, de le formaliser précisément et de le saisies qu’une seule fois puis transmises à l’ensemble
La société se trouve confrontée à certaines difficultés respecter lors de ses recrutements futurs. des collaborateurs concernés. L’entreprise évite ainsi
lors des phases de recrutement et d’intégration. D’une un grand nombre d’erreurs et d’oublis, les bonnes
part elle possède, comme beaucoup d’entreprises, personnes sont informées et notifiées au bon moment
un livret d’accueil qui présente les informations clés et le manager référant possède désormais une
de fonctionnement et l’ensemble du quotidien de visibilité en temps réel de l’avancement du processus.
l’entreprise (hiérarchie, prise de congé, consignes de  LE PROCESSUS AU COEUR
sécurité, lieu de pause…), cependant non mis à jour DE L’ENTREPRISE : En automatisant l’intégration des nouveaux arrivants
après plusieurs restructurations. Le processus mis en place est transverse aux différents par une démarche BPM et par la mise en place d’une
services de la société et intègre l’ensemble des solution de gestion de processus, l’entreprise a permis
La présence d’un livret d’accueil est une bonne chose, acteurs nécessaires à son bon fonctionnement. Les de faciliter et de favoriser leur intégration dans ses
mais doit être couplée à une démarche pensée pour collaborateurs du service RH, comptabilité, DSI et les équipes. Elle évite ainsi les incompréhensions à la
différents managers de la société auront, en fonction machine à café, automatise les échanges, facilite les
de la nature des recrutements, leur rôle à jouer. À tâches humaines et le pilotage du processus tout en
chaque étape ils seront notifiés, grâce à la solution diminuant les doubles saisies.
« Une démarche d’intégration implique de gestion de processus, des tâches qu’ils devront En effet une intégration ratée ou bâclée dans une
un effort dans sa préparation, sa mise en réaliser. Ils disposeront ainsi automatiquement des organisation influence négativement à la fois les
bonnes informations nécessaires pour finaliser leurs équipes en place mais aussi le nouvel arrivant, il est
œuvre et son suivi, une problématique bien tâches. donc important de tout faire pour éviter cela.
connue des entreprises.»
La solution BPM intégrant le processus est aussi
Iterop connectée à plusieurs applications de l’entreprise : DÉCOUVREZ LE PROCESSUS ANNOTÉ
logiciel de paie, agenda en ligne permettant ainsi
© Iterop, 2018
 LE PROCESSUS ANNOTÉ 1/2 :
© Iterop, 2018
 LE PROCESSUS ANNOTÉ 2/2 :
LE PROCESSUS D’INTÉGRATION DÉTAILLÉ
 LE PROCESSUS : Après à la première étape réalisée par le service RH, un configuration espace de travail).
Le processus démarre suite à la validation d’une email est envoyé à l’ensemble des collaborateurs pour --À l’aide des informations initiales elle peut créer les
candidature. Le service RH s’occupe alors de saisir les informer de l’arrivée d’un nouveau collaborateur divers comptes informatiques.
les informations nécessaires et spécifiques au comprenant toutes les informations nécessaires et --Un email récapitulatif des comptes et mots de passe
collaborateur nouvellement recruté. Ces informations utiles pour assurer une bonne cohésion d’équipe. est automatiquement envoyé au nouveau salarié.
sont enregistrées dans un formulaire en ligne, La suite du processus peut se découper en 3 --Le jour J un responsable de la DSI formera le
prédéfinit, qui initie le lancement du processus. L’idée parties présentant les grandes étapes du processus nouvel arrivant sur différents sujets : cyber-sécurité,
est de transférer automatiquement les informations d’intégration : logiciels & outils utilisés.
nécessaires aux personnes suivantes à l’aide d’une --Un email récapitulatif des bonnes pratiques sera
seule saisie initiale. 1. Le manager ensuite automatiquement envoyé au nouvel
--Le manager référent s’occupe de vérifier si le arrivant.
Prenons l’exemple de la DSI qui doit créer les matériel est complet. Sinon il doit procéder aux
identifiants, adresses emails et autres accès différentes commandes. 3. Le service RH
informatiques. Pour réaliser sa tâche, la DSI reçoit --3 jours avant l’arrivée du collaborateur, le poste de --Le service RH s’occupe de rédiger le contrat de
désormais automatiquement les données du nouveau travail doit être installé. travail.
collaborateur et évite ainsi de perdre du temps à --Le planning des différents intervenants du jour J est --Automatiquement un email est envoyé à l’expert-
envoyer des mails et à relancer ses collègues pour automatiquement actualisé afin de libérer du temps comptable. A ce mail sont jointes les coordonnées
avoir ces informations. pour cette journée d’accueil. bancaires du nouvel arrivant, enregistrées lors du
Ce principe est appliqué tout au long du processus, --Le jour J le manager se charge d’accueillir le 1er formulaire.
afin de garantir à chaque acteur d’avoir la bonne nouveau salarié et de passer du temps avec lui afin --Un email est ensuite envoyé à la médecine du travail
information au bon moment. de lui présenter l’entreprise, son fonctionnement et pour fixer le rendez-vous de la visite médicale
ses collaborateurs. obligatoire.
Cette première tâche réalisée par le service RH --Avec son responsable direct et le manager, le --Une étape d’évaluation des compétences du
permet de sélectionner un manager volontaire qui nouveau collaborateur est informé de ses premières nouveau collaborateur est aussi prévue en amont
sera responsable de l’accompagnement et du suivi du missions et objectifs à réaliser. de la rédaction de son plan de formation.
nouveau collaborateur tout au long de son intégration. --À J+7 et J+30, le nouveau collaborateur participera --Avec les données enregistrées dans le formulaire
Comme pour n’importe quel projet, l’arrivée d’un à des réunions bilan pour s’assurer de sa bonne initial, le processus est capable de communiquer
salarié nécessite d’avoir un référent (un tuteur), des intégration et de son bien-être. avec le logiciel de paie de l’entreprise et ainsi
dates butoirs et des ressources pour s’assurer de sa d’actualiser les informations du nouvel arrivant.
réussite. 2. La DSI --La DUE (déclaration préalable à l’embauche) est
--La DSI s’occupe de configurer l’ordinateur du ensuite générée et automatiquement transmise au
nouvel arrivant (mises à jour, installation logiciels, service administratif.
© Iterop, 2018
Iterop développe et propose une solution complète et innovante de gestion de
processus d’entreprise de la modélisation à l’exécution.
Notre solution est adaptée à tous les domaines d’activités : RH, achats, qualité,
administratif, métier...
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Pour plus d’informations :
w w w. i ter op.co m
05.67.11.53.18
contact@iterop.com
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