Formation question réponse

9 INCONTOURNABLES À FORMALISER DANS LA FICHE PROJET

1- Contexte et contraintes
2- Périmètre
3- Besoin
4- Gouvernance
5- Livrable
6- Equipe
7- Budget
8- Risque
9- Delais et jalons

A- Le besoin à satisfaire
 Description des produits et services attendus
 Livrables clés du projet
 Critères d'acceptabilité, et de réceptions, critères de réussite

DIFFÉRENCIEZ « BESOIN » ET « SOLUTION »

si cette réunion n’avait pas lieu, il se passerait …, …, …

- pour éviter qu’il se passe cela, nous pourrions faire : …, …, …

- cette réunion est-elle vraiment utile finalement ?

Scénario catastrophe : mon projet a complètement raté, qu’est-ce que j’ai fait pour en arriver là ?

- Scénario réussite : mon projet est une vraie réussite : qu’est-ce que j’observe, que s’est-il passé ?

Au moment du cadrage du projet, il est tout aussi important d'identifier ce qu'on ne va pas livrer
(choix exclusif) que ce que qu'on va livrer (choix inclusif)

S’il y avait une chose essentielle à livrer, un "must-have", ce serait…

Si vous étiez contraint de ne pas faire quelque chose, un "nice-to-have", ce serait…

JALONS

N'oubliez pas qu'une tâche avec une durée surestimée pénalise autant le projet qu'une tâche avec
une durée sous-estimée

Définissez un premier jalon atteignable (avec notamment un livrable réaliste et non ambigu, et une
échéance assez proche)

Une information incontournable à renseigner dans votre fiche projet correspond à la définition
précise de l’équipe, de son périmètre, du rôle de chacun, de son degré d’implication

8 décisions stratégiques sur 10 sont prises a 20% du temps du projet (dans les phases d'opportunité
et de préparation).

Parfois ces décisions sont éclairées, parfois. elles génerent des risques majeurs.
Qu'est-ce que le contre-rythme ? L'art de ralentir quand la machine s'emballe et que de mauvaises
décisions risquent d'etre prises, et d'accélérer quand la machine ralentit

Conduite de réunions projet.

TROP OU PAS ASSEZ DE RÉUNIONS ?

Le projet ne progresse que lors des moments collectifs. Et dans ce cas, les réunions se multiplient et
s'enchaînent à un rythme rapide.

Ou bien, inversement, les temps collectifs sont rares, le chef de projet se transforme en passe-plats,
sans concertation collective et avec parfois des incompréhensions qui vont générer des effets de
bord, sur la qualité du projet et /ou sur ses délais.

Pour rappel, on distingue dans un projet :

4 phases de projet

5 phases de vie d'équipe

4 types de réunions

Les 4 phases de projet sont : Opportunité / Préparation / Exécution / Finalisation.

Elles sont jalonnées par 5 étapes de la vie d'équipe : Formation / Turbulences et normalisation /
Performance / Suspension.

Les 4 types de réunions associées sont : Lancement / Réunion de travail-résolution de problèmes /

Réunion d'avancement / Réunion de clôture.

Les réunions d'avancement

Les réunions d'avancement permettent de mesurer les écarts entre ce qui a été produit et ce qui est
attendu, de prendre la température de l'équipe, d'irriguer le projet en informations clés.

Et pour s'assurer que tout le monde sera bien présent, le mieux est de les planifier le plus en amont
possible, en adoptant la règle suivante : au moins 2 à 3 réunions d'avancement entre chaque jalon
clé du projet.

Identifier les problèmes, OUI. Les résoudre pendant la réunion d'avancement, NON !

ll y a deux règles principales à respecter :

1. Seules les personnes en capacité ou capables de résoudre ce problème doivent être présentes à
cette réunion. C'est en ce sens qu'elle diffère de la réunion d'avancement, où toute l'équipe est
présente. C'est également en ce sens qu'il s'agit de réunion de travail.

2. Vous devez définir explicitement en ouverture de réunion le livrable sur lequel le groupe de travail
devra aboutir. Ce sera votre objectif de réunion.

Pour chaque type de réunions, il est important de prendre les retours de vos équipiers participants à
la réunion.

Cela vous permettra :

De mieux engager votre équipe - en réunion de lancement

De mieux cerner un problème - en réunion d'avancement

De mieux mobiliser les expertises de chacun - en réunion de résolution de problèmes

De mieux cerner les points de progrès pour vos prochains projets - en réunion de clôture

Dans chacune de vos réunions, prévoyez la réalisation d'un compte-rendu que vous rédigerez en
temps réel.

Plusieurs matrices sont possibles (une carte mentale, un relevé de décisions, un schéma…),
l'important est que ce document soit prévu en amont et qu'au sortir de la réunion, vous n'ayez pas à
vous replonger dans vos notes pour réaliser un compte-rendu.

Vous pouvez aussi afficher ce document en cours de réalisation pendant la réunion afin de susciter
les échanges, acter les décisions, générer les consensus

La réunion de clôture

La réunion de clôture est un moment clé du projet. Elle vous permet de :

Finaliser le travail réalisé auprès de votre client (interne ou externe) et de vos équipiers.

Identifier des points de progrès pour vos prochains projets.

Remercier et de célébrer la réalisation lors d'un moment convivial.

L’agilité

L’agilité est devenue une approche de référence en management de projet. Développée initialement
dans les projets informatiques, elle tend à se diffuser dans d’autres domaines : innovation,
développement de produits et services, transformation... Dans ce module, vous découvrirez les clés
de l'agilité, afin d'en saisir tout le potentiel pour vos projets :

 Le triangle inversé
 Le développement incrémental et itératif
 Les principes agiles
 Les acteurs, artefacts et événements

Triangle inversé :

Cout et délai fixé

Périmètre ajusté en fonction des contraintes

Qualité non négociable

La meilleure manière de rassurer un client, en plus de lui dire que les délais sont fixes, c'est de lui
montrer concrètement ce qui est produit dans le cadre d'un projet. Pour cela, il y a 2 approches
différentes :

incrémentale : Développer entièrement une première animation, puis la faire valider afin de bien
vérifier qu'elle correspond à l'attente de son sponsor, afin d'intégrer ses demandes de changement
éventuelles pour les animations suivantes.
ou itérative : développer une première version de l'ensemble des animations (des posters
uniquement, sans multimédia), les faire valider assez vite. Puis intégrer de plus en plus de
fonctionnalités dans ces animations.

Approche classique : Attendre la fin de son projet pour présenter les animations au sponsor.

Avantage et risque
une bonne manière de maximiser les avantages et de réduire les risques, c'est de combiner
incrémental et itératif : une version d'ensemble légère, et un premier morceau entièrement développé
pour faire réagir le client au plus tôt

Dans les méthodes agiles, on renverse le triangle classique, et c'est le périmètre du projet qui est
ajusté en fonction dans contraintes de délais et de budget.

Donc on en fait moins, mais ce qu'on fait, on le fait bien, car la qualité n'est pas négociable !

L'un des enjeux clés est d'associer le client au développement, et de le faire réagir très régulièrement
pour s'assurer que ce qu'on lui livre correspond bien à son besoin

les valeurs et les principes agiles

les principe repose sur 4 valeurs clés :

 privilégier les échanges entre les individus aux processus lourds

 s’assurer que ce qu’on livre marche pour de vrai
 collaborer très régulièrement avec le client
 et faire preuve de flexibilité face aux demandes de changement

Les membres de l'équipe agile sont colocalisés dans un espace dédié au projet

Ils passent beaucoup de temps à échanger entre eux plutôt qu'à suivre des procédures

L'agilité nécessite des équipes dédiées et colocalisées, et le respect de principes rigoureux et de

rituels essentiels qui vont permettre la flexibilité. La flexibilité sans l’agilité, c’est le bazar assuré !
valeur de l'agilité

L'agilité, ce n'est pas faire n'importe quoi n'importe comment ! Pour que les résultats soient
probants, il convient de :
  privilégier les échanges entre individus aux processus
 livrer des fonctionnalités opérationnelles
 collaborer très régulièrement avec le client
 accepter le changement

Maîtriser les acteurs, livrables et événements d'une approche agile

Les rôles clés de la méthode Scrum

Le backlog ou carnet de commande, outil de priorisation des développements

Anatomie d'un sprint

Backlog : le PO prépare son Backlog hierarchisé

Scrum est une des méthodes agiles. Elle repose notamment sur :

 3 rôles clés : le product owner, le ScrumMaster et l'équipe

 Un produit clé, le backlog, qui sert à hiérarchiser les besoins et à les partager entre le product
owner et l'équipe
 Un enchaînement de sprints de 2 à 4 semaines, qui permettent de livrer progressivement la
solution attendue.
Donner un feedback positif et constructif

positif

1- Remerciez : Merci pour…

2- Partagez ce que vous avez observé : … la qualité de ton travail, le respect du délai, tes idées,
ta contribution, tes talents personnels, etc…
3- Soulignez les conséquences positives sur le collectif ou sur votre travail.

Constructif

1- Remerciez : Merci pour…

2- Partagez ce que vous avez observé : … la qualité de ton travail, le respect du délai, tes idées,
ta contribution, tes talents personnels, etc…
3- Formulez une demande précise pour la prochaine fois, expliquez la finalité de votre
demande, écoutez les remarques éventuelles
4- Soulignez les conséquences positives de l'amélioration demandée sur le collectif ou sur votre
travail.

SEUL ON VA PLUS VITE, ENSEMBLE ON VA PLUS LOIN

l'importance de constituer une équipe soudée pour atteindre des objectifs ambitieux ou "seul on va
moins vite, ensemble on va plus loin"

LES PETITS PAS FONCTIONNENT AUSSI A RECULONS

les 3 grandes étapes pour réussir a susciter l'adhésion :

 identifier qui convaincre ;

 comment convaincre ;
 gérer les réactions.

Retenez bien qu'un profil (allié, sympathisant, hésitant, opposant, etc.) est circonstanciel et qu'il ne
s'agit en aucun cas d'une étiquette inamovible sur une personne. Vous prendriez de grands risques,
pour vous et vos projets, en considérant qu'une personne qui a été votre opposant sur un projet est
votre opposant tout court et pour toujours ! Les projets, les équipes, les freins et bénéfices de
chacun changent. Par conséquent, leurs avis aussi