Organisation du travail et gestion du temps S-MAFIC-2

INTRODUCTION
L'organisation du travail, ou gestion du travail, est un ensemble d'actions mis en place dans le
but d'améliorer l'efficacité et la performance en entreprise.
La gestion du travail peut se traduire de plusiers manières :
 Une routine quotidienne ou un ensemble d’habitudes récurrentes
 Un agenda pour bien planifier ses tâches au cours de la semaine ou du mois
 L’établissement régulier d’une to-do list ou d'un tableau des tâches quotidiennes,
reprenant l’ensemble des tâches à effectuer pour mener à bien votre plan
À partir de ces éléments, il est alors crucial de comprendre comment ces aspects
d'organisation du travail peuvent avoir un impact direct sur l'efficacité et la performance.
En effet, l'organisation du travail n'est pas simplement une question de gestion du temps, elle
est un domaine clé qui joue un rôle crucial dans l'amélioration de l'efficacité et de la
performance individuelle au sein d'une organisation.

I. L'organisation du travail et la productivité

Dans l'organisation du travail, la productivité est une préoccupation majeure.
Pourtant, elle peut être entravée par divers obstacles, dont la procrastination - cette tendance à
remettre à plus tard des tâches, même si nous savons qu'elles sont importantes.
La procrastination peut-être due à diverses causes, dont le stress, la peur de l'échec, le
manque de motivation, ou le sentiment d'être débordé par la quantité de travail à faire.
À l'ère numérique, le flot constant d'informations et de distractions (emails, notifications,
réseaux sociaux) peut également favoriser la procrastination.
De plus, des facteurs tels que le manque d'autonomie, le manque de clarté dans les objectifs,
ou le manque de reconnaissance peuvent également affecter négativement la productivité.
Face à ces freins, il est nécessaire d'envisager les bonnes stratégies à mettre en place, et être
organisé est une compétence clé dans cette démarche :
 Gérer efficacement le temps : En appliquant des techniques de gestion du temps
comme : la méthode Pomodoro ou la méthode "Avaler le crapaud", la loi de
Carlson...Vous pouvez optimiser votre productivité et réduire la procrastination

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 Limiter les distractions : Dans l'ère numérique, les distractions sont omniprésentes. En se
basant sur un environnement de travail, favorable à la concentration et en utilisant des
outils numériques pour limiter les interruptions, vous pouvez améliorer la productivité
 Clarifier les objectifs : Des objectifs clairs et mesurables aident à garder le focus et à
maintenir la motivation. Assurez-vous que ces objectifs soient réalistes et alignés sur les
valeurs de l'entreprise et les aspirations individuelle
 Promouvoir l'autonomie et la reconnaissance : L'autonomie au travail peut favoriser
l'engagement et la productivité. Parallèlement, la reconnaissance des efforts et des
réalisations stimule la motivation et la satisfaction au travail
 Favoriser le bien-être au travail : Un travailleur en bonne santé physique et mentale est
plus productif. Il est donc important de veiller à l'ergonomie du poste de travail, à
l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et à la gestion du stress
En comprenant les freins à la productivité et en adoptant ces stratégies adaptées, vous pouvez
optimiser l'organisation du travail dans votre entreprise.

II. 6 règles pour améliorer son organisation au travail

Voyons ensemble quelques conseils concrets pour instaurer ou améliorer votre organisation
du travail, en mettant l'accent sur l'importance d'être méthodique dans son travail.
Ceux-ci m’ont permis d’optimiser mon temps quotidien, d'être méthodique dans mon travail
et d’avancer sur plusieurs projets qui me tenaient à cœur :

1. Créer une routine

Lorsque vous décidez d'instaurer une meilleure organisation du travail, la première étape
vient souvent de la mise en place d’une routine.

Celle-ci peut s’effectuer à toute heure de la journée.

Personnellement, j’attache une importance particulière à la faire le matin, pendant une
heure ou deux, quand tout est calme et que j’ai du temps pour moi.
Également, le fait d’attaquer dès le matin vous laisse toute la journée pour faire face à
des imprévus qui peuvent surgir.

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Dans tous les cas, le but n’est pas de créer une routine inutile, mais de prendre du temps pour
soi, pour ses projets, pour son travail ou pour son bien-être.
Commencez par passer une heure de moment privilégiée le matin, pour :
 Lire, écrire, méditer
 Faire du sport
 Avancer sur un projet
 Faire des recherches
 Ecouter de la musique
 Et tout autre activité qu’il est nécessaire d’accomplir pour atteindre votre but
Il est impossible de changer de manière radicale tout son mode de vie.
Cette routine vous permet surtout de mettre le pied à l’étrier, en lançant votre journée sous les
meilleurs auspices et en vous habituant doucement à planifier votre temps de travail.
Commencer par une routine est une façon douce de vous amener à changer durablement votre
façon de vivre.
En réalité, votre retour d'organisation du travail dépendra de votre but.
 Si votre but est d’être plus efficace au travail, alors passez cette heure à travailler sur le
plus important
 Si votre but est d’être plus heureux dans votre vie personnelle, alors passez cette heure à
consacrer du temps pour vous
Loin de créer une routine ennuyeuse, celle-ci doit vous permettre de vous développer et
d’atteindre vos buts.
Une fois cette routine mise en place et l’habitude d’ainsi organiser son travail prise, vous
allez pouvoir passer à l’étape suivante.
2. Déterminer ses priorités
Déterminer ses priorités et passer du emps à l'organisation du travail est en effet nécessaire.

Une planification minutieuse de votre temps de travail vous aidera à gagner en efficacité et en
sérénité.
Si vous souhaitez obtenir de bons résultats sans avoir l’impression d’être débordé, il est
important de bien planifier son temps de travail.
Pourquoi ?

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Tout simplement car l’expérience a prouvé que :

 Le secret de la réussite est la concentration
 L’ennemi du succès est la dispersion
Retenez-bien ces deux principes essentiels lorsque vous pensez à être organisé au travail.
Pour réussir, il est fondamental d'effectuer une tâche à la fois, de se concentrer dessus pour
bien la faire.
Déterminez vos priorités, passez du temps à définir vos tâches et focalisez-vous sur un seul
objectif à la fois.
C'est important, car toutes les tâches quotidiennes nous semblent urgentes.
Si vous avez des tas de choses urgentes sur le feu, l’idéal est de se poser et de réfléchir.
Si tout est urgent et puisque que vous n’avez pas le pouvoir de vous démultiplier, alors
acceptez le fait qu’il y aura forcément des choses que vous ne pourrez pas faire tout de suite.
Essayez de trouver ce par quoi vous allez commencer.
Cela peut se choisir de plusieurs façons :
 Regardez la tâche qui a le meilleur « rendement » selon le temps investi. En d’autres
termes, la chose qui vous fera le plus avancer
 Regardez la tâche qui à la meilleure « valeur ajoutée », c’est à dire que le retour sur
investissement en fonction du temps alloué vous sera le plus profitable.
En d’autres termes, la chose qui vous demande le moins de temps pour le plus de résultat
 Regardez la tâche que vous avez le plus envie de réaliser.
En d’autres termes, choisissez la motivation comme moteur de votre travail.
Lorsque tout semble urgent, c'est là que le nommage adéquat des dossiers entre en jeu. En
ayant une nomenclature bien structurée, vous pouvez plus aisément identifier les tâches à
traiter en priorité.
Il peut être tout aussi utile de déléguer les activités urgentes mais non importantes.

3. Établir une liste des missions et faire le point

Une fois que vous avez déterminé quels sont vos buts sur le long terme et les différentes
priorités de la journée, il est important de :

 Lister toutes les autres actions que vous aurez à mener dans le futur

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 Mettre en place un reporting

Ces deux choses me sont particulièrement utiles au quotidien.
Elles permettent :
 D’avoir une vision d’ensemble de ce qu’il faut faire
 De faire le point sur les activités réalisées au cours de la journée
Cette liste de choses, que l’on peut aussi appeler to-do list ou tableau des tâches quotidiennes,
doit s’accompagner :
 D’une cohérence
Ne mettez sur cette liste que des tâches utiles pour atteindre vos buts. Posez-vous la
question : est-ce que si je ne fais pas cette tâche, l’accomplissement de mon but devient
impossible ? Si la réponse est non, alors la tâche est superflue
 D’un temps imparti
Le temps est magique et extensible à l’infini. Plus vous vous fixez un temps long pour
accomplir une tâche, plus vous allez de passer de temps dessus à faire des choses inutiles
 D’un code de priorité
Chaque tâche revêt un caractère plus ou moins important. Concentrez-vous sur les plus
importantes.
Attention : ne confondez-pas importance et urgence.
Enfin, n’oubliez-pas de faire le point régulièrement sur votre avancée.
Dans ma propre organisation du travail, il n’est pas rare que je me planifie différentes tâches
au cours de la journée mais que je n’arrive pas à toutes les remplir.
Si c’est votre cas également, le conseil suivant est pour vous !

4. Utiliser la loi Pareto

Programmer seulement 60 % du temps disponible et ne pas prévoir plus de 5 tâches
importantes par jour.
Voici deux règles fondamentales à adopter si vous avez, comme moi, l’habitude de
surcharger votre emploi du temps.
Une bonne organisation de travail passe également par le fait de laisser son cerveau se
reposer entre deux tâches à faire.

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 Fixez-vous seulement 60% de votre temps de travail. Cela vous permettra de gagner en
flexibilité, en fonction des urgences de la journée, et de faire des pauses bien méritées
 De même, ne pas dépasser 5 tâches importantes à réaliser dans la journée vous enlèvera
beaucoup de pression
 Servez-vous d'un tableau d'organisation et faites le suivi chaque semaine
Pour mieux s'organiser, il vaut mieux réaliser seulement quelques tâches importantes en une
journée et bien les faire, plutôt que de bâcler une multitude de tâches sans importances !
Focalisez-vous toujours sur la qualité plutôt que sur la quantité quand vous établissez votre
to-do list !
N’oubliez pas qu’uniquement 20% des tâches effectuées ont une vraie valeur selon la loi de
Pareto.
Concentrez-vous plutôt sur ces tâches afin de réussir son organisation du travail.

5. Planifier son temps de travail en amont

Si vous vous retrouvez constamment sous l’eau, c’est que vous mélangez ce qui est urgent et
ce qui est important.

Voici quatre étapes pour mieux planifier votre temps de travail :

 Prenez votre to-do list et appliquez la matrice d’Eisenhower. Décomposez-en 4
fragments toutes vos tâches (urgent et important / urgent et pas important / pas urgent et
important / pas urgent et pas important). Commencez-donc par traiter les tâches urgentes
et importantes
 Sachez que toutes les tâches deviendront urgentes à un moment donné.
Utilisez votre routine matinale et votre excédent de temps journalier (puisque vous
prévoyez seulement 60% de votre journée) pour traiter ce qui est non-urgent et ainsi éviter
d’être débordé en temps voulu
 Acceptez que parfois, il vous sera impossible de tout gérer et que vous aurez toujours
des rushs. Apprenez-alors à déléguer une partie du travail
 Enfin, déculpabilisez. Vous êtes humain et il est impossible de tout prévoir et de tout
faire comme un robot !
Je sais que beaucoup d’entre-vous sont réticents à déléguer leur travail.

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C’est pourtant la solution idéale pour vous enlever bien des tracas de votre quotidien et éviter
ces périodes récurrentes où vous êtes débordé.

6. Créer un environnement calme et sans distraction

Cela peut sembler logique, et pourtant dans notre société moderne nous avons tendance à
travailler dans des endroits bruyants, peu propices à la concentration et qui nous demandent
d’être « multi-tâches ».

Je parle bien sur des open-spaces et autres réunions qui s’accumulent et où finalement, il ne
se décide pas grand-chose.
Je parle également du temps incroyable que nous passons sur nos smartphones et les
différentes notifications et mails intempestifs qui viennent perturber notre concentration.
La planification et l'organisation du travail passent également par bien organiser son lieu de
travail.
Pour ce faire, essayez de :
 Désactiver vos notifications
 Mettre votre smartphone en mode avion
 Vous isoler de l’open-space et de la tentation de la machine à café
 Avoir un bureau propre et rangé pour trouver facilement ce que vous avez besoin
 Adopter une nomenclature de dossiers claire et cohérente pour faciliter la recherche et le
classement des documents

 Trouver votre rythme de travail et le meilleur cadre de travail pour vous.

Personnellement, j’aime marcher dans les parcs quand j’ai besoin de trouver des idées de
contenu à rédiger
J’ai bien conscience que tout le monde ne peut pas se déconnecter totalement.
Essayez néanmoins de le faire le plus possible si vous souhaitez réussir votre organisation du
travail.

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III. Quelques bonnes pratiques

En amont des 6 règles d'or mentionnés plus haut, voici quelques bonnes pratiques à
commencer à adopter pour être mieux organisé au travail :
 Mettre en place une "zone blanche" : Planifiez des intervalles spécifiques durant votre
journée, que vous nommerez "zone blanche", pendant lesquels vous vous consacrez à
l'accomplissement d'une seule tâche, sans aucune interruption. Cette pratique peut
significativement améliorer votre capacité de concentration et ainsi booster votre
productivité
 Déléguer efficacement : Si vous travaillez en équipe, il est important de savoir déléguer
des tâches. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches qui nécessitent vraiment
votre attention et vos compétences
 Apprendre à dire non : Il est important de savoir dire non à des tâches ou des demandes
qui ne sont pas alignées avec vos objectifs ou qui pourraient vous surcharger
 Prévoir du temps pour la formation continue : Réservez du temps régulièrement pour
apprendre de nouvelles compétences ou améliorer celles que vous avez déjà. Cela peut
vous aider à être plus efficace dans votre travail
 Prendre soin de sa santé physique et mentale : Il est important de prendre le temps de
faire de l'exercice régulièrement, de manger sainement et de se reposer suffisamment. Une
bonne santé physique et mentale peut améliorer votre productivité et votre bien-être au
travail
 Organiser son espace de travail : Un espace de travail bien organisé peut contribuer à
une meilleure concentration et productivité. Assurez-vous que votre espace de travail est
propre, bien rangé et dispose de tout ce dont vous avez besoin pour travailler efficacement
 Prévoir du temps pour la créativité et l'innovation : Laissez de l'espace dans votre
planning pour la réflexion créative et l'innovation. Cela peut conduire à de nouvelles idées
et améliorations dans votre travail.

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IV. Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Dans nos vies bien remplies et ultra connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute
est désormais comptée, décortiquée, comptabilisée, facturée… Mieux vaut donc passer maître
dans l’art de la gestion du temps si vous ne voulez pas perdre le contrôle.

Celui qui serait tenté de ne pas en tenir compte se verrait bien vite rattrapé par l’horloge, le
calendrier ou encore un agenda rempli de multiples rappels à l'ordre… Car s’il est tentant et
délicieux d'oublier un peu le concept de temps pendant les vacances, il en est bien autrement
dans la vie professionnelle où tous les protagonistes courent après des délais de plus en plus
serrés.

Les avantages à savoir maîtriser son temps ont de multiples impacts et sont nombreux :

 Gagner en efficacité et en productivité : un travail mieux structuré, des temps de

pause, une vision plus éclairée des tâches et échéances, etc.
 Se dégager du temps libre : que ce soit pour être mieux à l'écoute de vos
collaborateurs, vous formez ou bien simplement pour souffler et prendre l'air.
 Se libérer d'une dose de stress : un esprit libéré du poids des incertitudes, une
charge mentale diminuée.

V. Les outils de gestion du temps

1. Le pendulage
Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d'évaluer la moyenne de temps
nécessaire à l'exécution de travaux répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes
de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l'exécution d'une tâche. Un
exécuta expérimenter est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même
nature.
Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d'organiser le travail
2. L'auto-analyse continue
La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d'améliorer
productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans le service administratif

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est l'auto-analyse continue. Elle est basée sur l'enregistrement, par l'exécutant lui-même,
opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d'exécution normal des opérations
confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d'enregistrement
par l'exécutant lui-même, opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps
d'exécution normal des opération confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes
de temps à partir d'enregistrement
•effectuées sur des imprimés d'auto-analyse ou d'auto-pointage.
3. La planification
Ordonnancer des activités, les planifier, c'est les répartir dans le temps de façon à tenir les
délais imposés et à optimiser l'utilisation des moyens : hommes, machines. La planification
définit situation future d'après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources
disponibles matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :
-Définir les taches et préciser le délai d’exécution
-Ordonnancer les taches (les repartir dans le temps)
- Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu

4. Les agendas
Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base
pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda
électronique être a sage individuel ou à usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu
sur ordinateur.
Les plannings et échéanciers
Un planning permet de :
•visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le déroulement d'une activité,
•suivre l'exécution des différentes phases,
•réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux.
5. Chronographe
Un chronographe est un instrument horaire permettant de mesurer la durée d'un évènement.

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Dans le langage commun, on utilise un chronomètre pour désigner un chronographe. Le

chronographe est un appareil horaire, possédant une aiguille placée au centre du mouvement,
qui permet d'effectuer une mesure de temps.
6. Le diagramme de GANTT
Le diagramme de Gantt, couramment utilisé en gestion de projet, est l'un des outils les plus
efficaces pour représenter visuellement l'état d'avancement des différentes activités (tâches)
qui constituent un projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à
effectuer, tandis que la ligne d'en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au
projet jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale,
dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin. Ce
diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'œil :
* Les différentes tâches à envisager
* La date de début et la date de fin de chaque tâche
* La durée escomptée de chaque tâche
* Le chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement
* La date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
En résumé, un diagramme de Gantt répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le
projet à bien, et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées (le planning).
7. La méthode TEMPS
T : Tout noter de ce que l'on veut faire (activités, rendez-vous...)
E : Estimer la durée de chaque activité prévue (temps nécessaire)
M : Ménager un temps de battement pour pouvoir intégrer les imprévus
P : Poser ses priorités, supprimer ce qui doit être
S : S'assurer que tout a été fait, reporter à une date ultérieure ce qui n'a pas pu être fait.

Conclusion
Vous l’aurez compris, l'organisation du travail est quelque chose d’important quoique peu
facile à mettre en place.
Il n’est pas rare d’avoir des pics de motivation et de longs moments où l’on devient inactif ou
moins productif.

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Le secret de la réussite réside dans la récurrence, la stabilité et la régularité avec laquelle vous
exécutez vos tâches.
Pour être organisé de la meilleure des manières, l’idéal est de :
 Mettre en place une « morning routine »
 Créer une « to-do list » cohérente, minutée et priorisée
 Se focaliser sur l’essentiel, une tâche après l’autre
 Comprendre la différence entre importance et urgence
 Ne pas hésiter à déléguer certaines tâches
 Ne pas surcharger votre journée (n’oubliez pas la règle des 60% et des 5 tâches)
 Travailler dans un endroit calme, sans distraction en trouvant son rythme et
environnement idéal.
Sachez néanmoins que tout cela n’est pas possible sans un but clair préalablement défini.
Alors, si vous souhaitez mettre en place ces choses dans votre vie, passez du temps à définir
clairement et aussi précisément que possible où vous voulez aller.
Une fois que vous aurez le cap à suivre en tête, vous n’aurez plus qu’à passer à l’action !

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