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Session de Mai 2021 1

- Sujet -
Centre National de l'Évaluation et des Examens
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Filière : Gestion Administrative Durée : 6 heures
Épreuve : Atelier Métier Coefficient : 50

DOSSIERS TRAVAUX BAREME

LISTE DE TACHES /06
GESTION DES DIAGRAMME ISHIKAWA /06
ACTIONS FORMULAIRE /08
PLANNING /12
ADMINISTRATIVES
POSTES-DOCUMENTS /10
CALCUL DE COUT /06
NOTE /08
COMMUNICATION NOTE DE SYNTHESE /14
PROFESSIONNELLE ANALYSE D’UNE SITUATION DE
COMMUNICATION /06
ACCUEIL /12
LETTRE D’ACCEPTATION /08
GESTION DES QUESTONNAIRE D’EVALUATION /14
RESSOURCES D’UNE FORMATION
HUMAINES AMENAGEMENT DU POSTE DE
TRAVAIL /10
TOTAL /120
MOYENNE /20

ANNEXES 9 - 11 A REMETTRE AVEC LA COPIE D’EXAMEN

Matériel autorisé : Calculatrice non programmable

FEUILLE A REMETTRE AVEC LA COPIE D’EXAMEN

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Filière : Gestion Administrative Épreuve : Atelier Métier 16

L’ENTREPRISE

LOGIGROUP est une société marocaine implantée à Casablanca spécialisée dans l’ingénierie
informatique, constituée d’une équipe de spécialistes en génie web et logiciels, expérimentés
auprès d’une clientèle très exigente. Elle accompagne ses clients tout au long du cycle de
développement de leurs système d’information, de la conception au développement en leur
offrant des solutions informatiques adaptées à leurs besoins.
LOGIGROUP s’est doté, au fil du temps, d’une réelle expertise dans la gestion de projet
offshore en travaillant avec de grands acteurs européens dans le domaine de l’industrie et
de la distribution, et en développant une méthodologie de travail mature et approuvée par
ses clients.
L’équipe LOGIGROUP, composée d’ingénieurs et d’informaticiens expérimentés, a
développé à travers les différents projets qu'elle a mené, un réel savoir-faire en travaillant
avec de grands acteurs et en menant avec succès plusieurs projets d’envergure en
développement logiciel, développement Web et Business Intelligence.
LOGIGROUP propose :
Logiciels sur mesure pour faciliter la gestion interne
Cloud computing afin de sécuriser vos données les plus confidentiels
Site web interactif
Matériels informatiques
Maintenance informatique
Infographie pour accompagner les entreprises en communication externe
Informatique décisionnelle

LA MISE EN SITUATION

Recruté(e) en tant que Gestionnaire Administratif(ve) sur le site de la société à Casablanca

(9 rue Normandie) ; vous assistez le Directeur Général ALAOUI Salim qui dirige plusieurs
services : Service Administratif, Service Financier, Service Marketing et commercial et
Service Recherche et Développement. A cet effet, les tâches qui vous seront confiées sont
riches et variées et mobiliseront vos compétences en gestion des actions administratives
et en communication.
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DOSSIER N°1 : LA GESTION DES ACTIONS ADMINISTRATIVES

Soucieux de formaliser certaines procédures administratives M. ALAOUI Salim vous charge de certaines
tâches :
GESTION DES DEPLACEMENTS DU PERSONNEL

1ère SITUATION :

Lors de votre arrivée dans l’entreprise, vous avez constaté des dysfonctionnements (annexe 1) dans la gestion
du personnel tels que :

 L’impossibilité de renseigner les clients et les différents services sur la disponibilité des ingénieurs ;
 La difficulté de prendre les rendez-vous et organiser des réunions ;
 L’absence de gestion des déplacements des ingénieurs.

En vue d’améliorer la gestion des déplacements des ingénieurs, vous avez assisté à une réunion avec
M. ALAOUI Salim pendant laquelle vous avez pris des notes (annexe 2).

Travail à faire :
1- Présenter le diagramme Ishikawa relatif à la gestion des déplacements des ingénieurs en se référant à
l’annexe 1. (06 points)
2- Elaborer la liste de contrôle permettant une gestion efficace des déplacements des ingénieurs en vous
aidant de l’annexe 2. (06 points)

2ème SITUATION :

Les 50 ingénieurs des trois sites de l’entreprise (Casablanca, Mauritanie et Dubai) se déplacent fréquemment
dans toutes les régions du Maroc, en Afrique et au Moyen Orient. Ces déplacements nécessitent la mise en
place d’une organisation rigoureuse.
Parmi les outils à créer, vous avez proposé de mettre en ligne un formulaire des déplacements pour les
ingénieurs qui sera mis à la disposition de ces derniers sur Intranet et un planning pour assurer le suivi des
déplacements.

Travail à faire :
1- Réaliser, à l’aide des consignes de M. ALAOUI Salim (annexe 3), le formulaire des déplacements des
ingénieurs. (08 points)
2- Rédiger la note destinée à informer tous les ingénieurs d’utiliser ce e-formulaire, disponible sur intranet.
(annexe 2). (08 points)
3- Concevez le planning des déplacements des membres de l’équipe des ingénieurs du projet LOG2021 pour
la première quinzaine du mois de juin 2021 (annexe 4 et 5). (12 points)
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TRAITEMENT DES DEMANDES DE PRET

Dans le cadre de ses œuvres sociales, le personnel des trois sites de la société peuvent en cas de besoin
solliciter un prêt auprès de leur Comité d’entreprise.
Les demandes sont adressées par simple lettre. Les éléments que contient cette lettre servent à remplir une
demande de prêt en 4 exemplaires. Cette demande a été étudiée de façon que tous les renseignements
nécessaires à l’étude de la demande y figurent (état civil de l’intéressé, lieu et nature de l’emploi, montant et
durée du prêt sollicité, motif de la demande…).
Lorsque la demande de prêt est remplie, le Comité d’entreprise du site concerné classe la lettre du demandeur
en attente et adresse les 4 exemplaires au Service Administratif de Casablanca. La demande est étudiée à
partir du fichier personnel et un avis est portée sur les 4 demandes de prêt qui seront envoyées au Comité
Central d’Entreprise. C’est là que la décision d’accorder le prêt ou non est prise et portée sur les 4
exemplaires. Le premier est adressé au Service Administratif qui le classe dans le dossier personnel. Le
deuxième est transmis au Comité d’Entreprise du site pour communication à l’intéressé. Le troisième est
adressé au Service Financier qui constitue le dossier de prêt, le dernier est classé au Comité Central
d’Entreprise.
Travail à faire :
Représenter sous forme de schéma «postes-documents» le circuit de traitement des demandes de prêt.
(10 points)

DOSSIER II : COMMUNICATION PROFESSIONNELLE

1ère SITUATION :
LOGIGROUP a connu une expansion internationale rapide. Dans le domaine de la communication, la
direction estime qu’Internet et Intranet sont des outils indispensables pour prospecter et fidéliser les clients,
faciliter la communication interne entre les trois sites implantés dans des zones géographiques dispersées.
Jamal CHAFI, webmaster, est responsable de la maintenance du site ; il est assisté uniquement d’un
technicien.
La charge de travail est importante et votre directeur, ALAOUI Salim envisage de recourir aux services d’un
ergonome informatique sur le site de Casablanca. L’intérêt de la création de ce poste est :

 D’améliorer les sites LOGIGROUP :

 Internet (présentation de la société et des produits, démonstration des logiciels…) ;
 Intranet (formulaires, forums de discussion, messagerie…) ;
 D’assurer l’assistance ergonomique :
 Auprès de l’ensemble des ingénieurs en informatique, pour les projets de création de
logiciels ;
 Auprès des clients, pour l’optimisation des fonctionnalités des logiciels et la personnalisation
des besoins.
Afin de soumettre ce projet, il vous remet un dossier (annexes 5, 6, 7) qu’il vous demande d’étudier.

Travail à faire :
Rédiger, à partir de l’annexe 6,7 et 8, une note de synthèse dans laquelle vous justifiez le recours éventuel
à un ergonome informatique. (14 points)
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2ème SITUATION :

L’accueil permet de construire une bonne image de marque de l’entreprise, celle-ci doit mettre en place une
politique d’accueil efficace.
Ce matin, vous remplacez Mme BERRADA Sara, responsable de l’accueil, absente pour une journée.
Installé(e) dans le hall d’accueil, vous devez faire face à la situation suivante :

M. TAHIRI Badr, un client insatisfait se présente devant vous.

 Hier en fin d’après-midi, ce client a reçu un SMS sur son
téléphone portable lui indiquant l’annulation du rendez-vous
pour le lendemain à 10 heures avec M. ALAOUI Salim,
Directeur Général de l’entreprise ;
 Ce rendez-vous pris depuis 15 jours était important pour le
client ;
 Après avoir pris connaissance du message, il a tenté de joindre
en vain l’entreprise. Enervé, il n’a pas laissé de message sur le
répondeur.

Travail à faire :

1 - Schématiser cette situation d’accueil. (6 points)

2 - Lister les attitudes et comportements à adopter. (10 points)
3 - Proposer une conclusion à cette situation d’accueil. (2 points)

DOSSIER III : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

1ère SITUATION :

La formation des salariés vise leur insertion dans un contexte professionnel en s’adaptant aux diverses
contraintes techniques et relationnelles qu’elle implique. Elle apparaît comme une condition de la
compétitivité de LOGIGROUP surtout lorsque le progrès technique est rapide dans son domaine d’activité. A
cet effet, vous proposez un outil qui permettra d’évaluer les actions de formation réalisées au profit du
personnel en fin de période afin de s’assurer que les objectifs fixés ont été atteints.
Ce questionnaire d’évaluation de la formation permettra d’apprécier le contenu du stage, les qualités du
formateur, l’organisation matérielle du stage et les apports du stage.
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Les demandes de participation aux stages peuvent être formulées par le supérieur hiérarchique ou par le
salarié. Après études de ces demandes, une lettre de refus ou d’acceptation, selon la décision de la direction,
seront adressées aux demandeurs.

En outre, les membres du personnel participent régulièrement à des actions de formation, des séminaires, des
conférences organisées par divers organismes nationaux et internationaux, ces déplacements génèrent des
charges importantes. Vous avez conçu, un imprimé (annexe 9) qui servira de base pour le calcul de coût pour
chaque employé de l’entreprise à l’occasion de chaque déplacement.

Travail à faire :
1 - Concevoir un questionnaire d’évaluation qui sera complété par le salarié à la fin de la période
de formation. (14 points)

2 - Rédiger la lettre d’acceptation de la formation à adresser à M. ALAMI Badr en vous aidant de

l’annexe 10. (08 points)

3 - Tester l’imprimé (annexe 9) qui, à l’occasion d’un stage ou un séminaire effectué à l’extérieur
de l’entreprise, permettra d’évaluer le coût global et le coût journalier de formation d’un
collaborateur en utilisant les données de l’annexe 10. (6 points)

2ème SITUATION :

En vue de son utilisation au cours d’une action de formation, on vous demande de compléter la liste des
conseils (annexe 11). Vous indiquerez le matériel à choisir et justifierez chaque conseil à choisir en
conséquence. Ce document sera présenté sous forme de tableau. Les conseils étant classés en deux groupes,
suivant qu’ils concernent le terminal ou les équipements annexes.

Travail à faire :
Compléter le tableau de l’annexe 11 en utilisant vos connaissances en ergonomie. (10 points)
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ANNEXES
ANNEXE 1

DYSFONCTIONNEMENTS DANS LA GESTION DES DEPLACEMENTS DES INGENIEURS

 Manque de justificatifs pour certains frais engagés lors des déplacements des ingénieurs

 Aucune procédure pour assurer le suivi des déplacements

 Absence de coordination entre le service Recherche et développement et le service marketing commercial

 Pas de contrôle des pièces justificatives

 Le plan de déplacements de chaque ingénieur n’est pas consigné

 Absence de formulaire pour la gestion des déplacements

 Manque d’équipement pour certains ingénieurs (téléphone avec abonnement, voiture de service…)

 Difficultés de programmer les réunions

 Manque de sérieux dans la gestion des déplacements

 Oubli de communiquer les pièces justificatives des frais de déplacements

 Pas de formation sur les risques d’accident liés aux déplacements

 Stress de l’équipe des ingénieurs à cause de l’absence du plan de voyage

 Manque de logiciel de gestion des déplacements

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ANNEXE 2

PRISE DE NOTES
Objectif : Améliorer la gestion des déplacements sur le site de Casablanca.

En se basant sur les instructions de M. ALAOUI Salim, assurer la conception du

planning des déplacements des ingénieurs et le diffuser sur Intranet pour les informer
des différents déplacements prévus et leur demander de remplir le formulaire publié sur
intranet avant le début de chaque moi.
Pour les voyages à l’étranger, prévoir les autorisations nécessaires, notamment les visas
et les conditions sanitaires pour ces destinations et constituer le dossier de déplacements
des ingénieurs et s’assurer de la mise à jour des agendas des ingénieurs.
Dès son retour, l’ingénieur devra remettre au Service Administratif les justificatifs des
frais engagés en vue de valider la concordance entre ces frais et le formulaire de
déplacements. Après contrôle, ces documents seront transmis au service comptable après
mis à jour du dossier du personnel et du planning.

ANNEXE 3

CONSIGNES ALAOUI Salim

Bonjour,
Je suis en déplacement du 12 juin au 15 juin 2021 à Dubai. Lors de notre dernière entrevue,
nous avions abordé plusieurs points.
En ce qui concerne le formulaire de déplacement : vous m’aviez soumis l’idée de le créer.
Je vous laisse le soin de le réaliser. Celui-ci sera mis à la disposition de nos ingénieurs sur le
site intranet.
Pensez à mentionner dans ce formulaire tous les moyens de transport utilisés, les
hébergements, les dates (départ, arrivée), les motifs et lieux de déplacement, les contacts dans
le pays concerné.
Prévoyez un tableau récapitulant les réservations de transport.
N’oubliez pas de mettre ce formulaire en ligne qui sera complété par les ingénieurs à leur
retour de chaque déplacement. Ils vous les transmettront complétés et accompagnés des
pièces justificatives que vous contrôlerez. Après validation, l’ensemble sera transmis au
service comptable.
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ANNEXE 4

ANNEXE 5
DÉPLACEMENTS DES INGENIEURS

NOMS PROJET LOG2021 SALONS

DATE LIEU DATE LIEU
ALAMI Badr Du 3 au 8 juin Nwakchout
AMANI Myriam Du 5 au 8 juin Tanger Du 13 juin au 15 Singapour
juin
JADIR Ali Du 7 au 8 juin Kénitra
JILALI Samia
GADIRI Majda Du 4 au 6 juin Oujda
LACHGUER Said Du 1er au 6 juin Caire Du 12 juin au 15 Las Vegas
juin
MILOUDI Ali Du 10 au 15juin Agadir
DAOUDI Jad Du 1er au 2 juin Dubai
BENSALEH Adil
CHAKIR Chadi Du 10 au 15 juin Abuja

CONGÉS : Monsieur ALAMI Badr du 12 juin au 15 juin 2021

Madame GADIRI Majda journée congé maladie le 7 juin 2021
Source : fichier personnel DRH de Casablanca

N.B. : Le chercheur qui n’a pas de déplacement pendant cette quinzaine, sera en permanence le week-end.
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ANNEXE 6

QU’APPELLE-T-ON ERGONOMIE INFORMATIQUE ?

Etymologie : du grec "ergon" (travail) et "nomos" (loi). L'ergonomie est définie comme
"l'ensemble des connaissances scientifiques, relatives à l'Homme, nécessaires pour concevoir
des outils, des machines et des dispositifs qui puissent être utilisés avec le maximum de
confort, de sécurité et d'efficacité" (Alain Wisner).
Malgré quelques différences dans ces définitions, un élément central fait l'unanimité : un outil
ergonomique doit être adapté aux caractéristiques des hommes qui l’utilisent.

L’ergonomie informatique
L'ergonomie informatique a pour objectif l'amélioration du dialogue homme/ordinateur. Le
métier d'ergonome consiste à adapter l'interface aux caractéristiques de l'utilisateur. L'idée de
base est que l'on doit connaître cet utilisateur final.
L’ergonome doit définir les informations qui interviennent dans chaque phase du dialogue et
juger de leur utilité en fonction du contexte.

Utilité de l’ergonomie informatique

Le but d’une application informatique est qu’elle soit utilisée, et qu’elle le soit de façon
efficace. Si une interface est difficile à utiliser, si son fonctionnement est difficile à
comprendre, la personne :
 n’utilisera pas l’interface ou tentera d’y substituer d’autres outils ;
 utilisera l’interface par obligation de résultats, mais de façon dégradée : elle ne
pourra pas réaliser ses actions efficacement ou rapidement. De plus, elle aura sans
doute une perception très négative de son interaction avec le système.
Les ergonomes peuvent donc être amenés à travailler dans le domaine industriel (interfaces
de visualisation, de saisie ou de transmission d’informations, interfaces de commandes…),
ou pour des applications plus classiques (logiciels, sites internet, intranet, …).

D’après le site www.ergolab.fr

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ANNEXE 7
QUI EST CONCERNÉ PAR L'ERGONOMIE INFORMATIQUE ?

Dans notre utilisation quotidienne de l'informatique, nous sommes tous concernés par l'ergonomie des
logiciels. Sur le plan commercial, ce sont les éditeurs et les concepteurs de logiciel qui tirent des bénéfices
directs de la méthode de conception ergonomique.
Les utilisateurs
Pour chacun d'entre nous, l'usage de notre outil de travail est essentiel. Un logiciel facilement utilisable nous
permet de réaliser rapidement la tâche prévue, sans perte de temps et avec moins de stress. C'est un facteur
de satisfaction important et une garantie de bonne ambiance dans une entreprise.
De ce fait, pour le cadre dirigeant, l'usage est un critère important dans le choix d'un logiciel. Non seulement
la productivité de son entreprise en dépend, mais aussi la qualité de l'atmosphère de travail.
Les équipes de développement
Les équipes de développement et les concepteurs de logiciel savent que l'ergonomie est déterminante pour
la réussite d'un produit.
Le succès commercial d'un produit informatique n'est pas uniquement lié à sa technicité. Le choix du
consommateur se porte vers le logiciel le mieux adapté à son besoin et à ses compétences. Au moment de
l'achat, l'usage est un critère de choix au même titre que le coût et l'esthétique du produit.
L'ergonomie est aussi un facteur de fidélisation, le client achète "les yeux fermés" lorsqu'il est sûr de pouvoir
utiliser facilement le produit. En général, il est prêt à faire des concessions en termes de fonctionnalités et de
performances lorsqu'il sait qu'il apprendra rapidement à s'en servir.
Les bénéfices de l'ergonomie
Cependant comme toute méthode visant à améliorer la qualité d'un produit, il est difficile de mesurer
exactement le gain apporté par la conception ergonomique, permettant d'estimer la répercussion de l'approche
ergonomique sur les résultats financiers de l'entreprise.
- Un avantage concurrentiel
Une des premières entreprises à adopter cette méthode dans le design ergonomique de ses télécommandes
lui a offert un véritable avantage concurrentiel : plusieurs millions de téléviseurs ont été vendus.
- Une économie considérable pour l'entreprise
Une amélioration même minime de l'ergonomie peut être à l'origine d'une économie considérable à l'échelle
de l'entreprise lorsque le logiciel est utilisé par de nombreux employés.
- Un facteur d'amplification des ventes
L'ergonomie est un élément de marketing c’est une des garanties de la réussite commerciale d'un produit,
d’un logiciel ou d'un site web.

(http://www.usabilis.com) extraits société Usabilis - Conseil en ergonomie informatique

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ANNEXE 8
LE MÉTIER D’ERGONOME

Relativement récente, la profession d'ergonome a pour principal objectif de tenter d'adapter

l'outil de travail à l'homme. D'abord sollicité pour pallier des conditions de travail
défectueuses au sein des entreprises (hygiène, sécurité, pénibilité), l'ergonome voit
aujourd'hui le champ de ses interventions s'élargir. D'ergonome de correction, il s'oriente de
plus en plus vers l'ergonomie de prévention : participation à la conception des produits ainsi
qu'à celle des unités de production, organisation du travail dans les services, mise en place de
nouveaux matériels... On lui demande en fait la meilleure adéquation possible entre système
de production (du bureau d'études au service après-vente) et les modalités réelles de
fonctionnement des hommes.

Conditions de travail
Consultant ou salarié d'une entreprise. Les conditions d'exercice des ergonomes peuvent
paraître très diverses suivant les spécialisations, mais se rejoignent dans des pratiques
d'alternance entre études sur le terrain et travail en laboratoire. L'ergonome peut travailler
seul en profession libérale : consultant d'entreprise, il répond à la demande ou propose ses
services, il négocie l'intervention, en définit le coût et la durée. Le plus souvent, il travaille
en équipe pluridisciplinaire, dans un cabinet de consultants, un cabinet conseil (ressources
humaines) ou en laboratoire de recherche.

Débouchés-Salaires
Les débouchés existent surtout dans de grandes entreprises, dans le secteur social (mutuelles,
municipalités...), dans de grandes institutions de formation et de recherche ainsi que dans de
nombreux organismes d'expertise, de conseil et de développement. Actuellement, on compte
plusieurs ergonomes à avoir reçu une formation initiale à cette discipline. Mais nombreux
sont les médecins du travail, ingénieurs, chefs de projet à être sensibilisés à l'ergonomie, à
avoir reçu une formation complémentaire qui leur permet d'avoir une ouverture sur
l'ergonomie dans leur pratique professionnelle. L'action de l'ergonome se situant dans un
ensemble sociotechnique structuré, sa formation sera utilement complétée par des
connaissances en psychologie, sociologie et organisation du travail. L'ergonomie peut
compléter une formation d'ingénieur ou de médecin du travail. Dans tous les cas, une
expérience professionnelle dans l'entreprise semble indispensable... Les salaires à l'embauche
vont de 84 000 à 120 000 dhs par an. Les ergonomes confirmés peuvent prétendre à une
rémunération de 156 000 dhs par an.

Extrait documentation ONIS

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ANNEXE 9 :
A RENDRE AVEC LA COPIE D’EXAMEN
LOGIGROUP
CASABLANCA

COUT INDIVIDUEL D’ACTION DE FORMATION

COLLABORATEUR :
Nom : Prénom :
Service : Fonction :
Matricule :
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
STAGE :
Nature :
Du : Au : Durée :
Organisme :

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
COUT DE LA FORMATION
Eléments Calculs Résultat
Formation

Salaire / JOUR

CHARGES SOCIALES

SALAIRE NET

TRANSPORT :

 AVION

 TAXIS

HEBERGEMENT :

REPAS

COUT GLOBAL
COUT JOURNALIER
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ANNEXE 10 :

La formation portera sur le thème « Intelligence artificielle » organisée par l’entreprisse IBM – France,
17, avenue de l’Europe 92275 BOIS COLOMB - PARIS du 24 au 26 mai 2021, pour un prix total
de 10 000 DH.

Le salaire mensuel de MR ALAMI BADR (Ingénieur au service Recherche et Développement qui habite
au 44 Boulevard d’Anfa – Casablanca), est de 12 000 DH, Les charges sociales sont estimées à 50 % du
salaire.

Les stages étant de courte durée, aucun remplacement n’est prévu.

Par convention comptable, l’année est de 360 jours.

TRANSPORT :

AVION : ALLEE ET RETOUR : 5 300,00 DH

TAXI : 740 DH, allée et retour

HEBRGEMENT :

HOTEL : 704,00 DH la nuitée (HOTEL Résidence home Bois Colomb à 5 min d’IBM)

Les repas sont facturés en plus : 400 DH par personne et par jour (3 repas)
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ANNEXE 11
A RENDRE AVEC LA COPIE D’EXAMEN

Conseils Matériel choisi Justification

LE terminal :
-Ajuster la distance de l’écran
à sa convenance (40 à 60 cm
des yeux)
-Placer le centre de l’écran
dans la ligne du regard

-Régler la luminosité des

caractères

-Eliminer les reflets de l’écran

-Adopter un matériel peu

bruyant

Les équipements annexes

-Positionner les imprimés et
les documents de saisie

-Travailler en ayant les avant-

bras à l’horizontale

-Eviter toute torsion du cou et

du dos

-S’asseoir confortablement

-Eliminer toute surface

brillante ou chromée
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