L’implémentation du module GTA (Gestion des Temps et

Activités) dans le cadre d’un projet au CHU Ibn Sina, au sein de la

solution Green Cube (un SIRH/SIH spécialisé pour le secteur de la santé),
nécessite une approche adaptée à l’environnement hospitalier, où la
gestion des temps est particulièrement complexe en raison des horaires
décalés, des astreintes, des équipes médicales, paramédicales et
administratives. Voici une adaptation détaillée des missions
d'un consultant fonctionnel SIRH dans ce contexte spécifique :

1. Phase de cadrage et d’analyse des besoins

Tâches/Missions :

 Recueil des besoins spécifiques aux services hospitaliers : Le

consultant doit organiser des ateliers avec les responsables des
services RH, les chefs de service, les cadres de santé, et les
représentants syndicaux pour comprendre les spécificités liées à la
gestion des temps dans un hôpital (services de garde, rotations
d'équipes, gestion des congés pour le personnel médical et non
médical).

o Par exemple, dans un hôpital comme le CHU Ibn Sina, il est

crucial de considérer les équipes de nuit, les astreintes, les
gardes de week-end, et les horaires irréguliers des personnels
médicaux (infirmiers, médecins, aides-soignants) qui doivent
souvent travailler au-delà des heures normales.

 Analyse des contraintes légales et conventionnelles : Le

consultant doit aussi se pencher sur les règlements spécifiques au
secteur public hospitalier au Maroc (durée légale de travail, heures
supplémentaires, jours de repos compensateurs, astreintes, etc.), en
tenant compte des conventions collectives applicables et des
accords internes du CHU.

 Étude des processus actuels : Faire un audit des outils et

processus actuellement utilisés pour gérer les temps de travail,
pointages et plannings au CHU (ex. : système manuel, ancien
logiciel, feuilles de calcul). Identifier les lacunes et les opportunités
d'amélioration avec l’outil Green Cube.

 Spécifications fonctionnelles : Rédiger un cahier des charges

fonctionnel détaillant les besoins spécifiques du CHU Ibn Sina, y
compris les règles complexes de calcul des horaires pour différents
groupes de personnel (personnel administratif, soignants,
techniciens, etc.).
Environnement fonctionnel :

 Conventions collectives du secteur hospitalier.

 Règlementations propres au système de santé public (astreintes,

gardes, etc.).

 Spécificités des plannings hospitaliers : rotations, jours de repos,

congés spécifiques (maladies, maternité, etc.).

2. Paramétrage et configuration du module GTA dans Green Cube

Tâches/Missions :

 Configuration des horaires complexes : Paramétrer Green

Cube pour prendre en compte les différents types d’horaires
spécifiques à un hôpital, tels que les gardes de nuit, les shifts de 12
heures, les plannings décalés, et la gestion des repos
compensateurs.

o Par exemple, il est nécessaire de configurer les horaires pour

chaque type de personnel (médecins, infirmiers, agents de
service hospitalier) de manière à automatiser le calcul des
heures supplémentaires et des primes spécifiques aux
astreintes.

 Personnalisation des règles de gestion des absences :

Adapter le système pour gérer efficacement les congés maladies,
maternités, congés exceptionnels (ex. : formation, congés
syndicaux), ainsi que les remplacements des personnels en congé. Il
faudra aussi intégrer des flux de validation adaptés à la structure
hiérarchique de l’hôpital.

 Intégration des systèmes de pointage : Assurer l’intégration

des systèmes de badgeage (si existants) avec Green Cube. Cela
pourrait inclure des dispositifs comme des bornes de pointage
installées dans les différents services, ou des systèmes de pointage
biométriques pour le personnel.

Environnement technique :

 Solution SIRH/SIH Green Cube.

 Intégration avec les systèmes de badgeage déjà utilisés (si

applicable) au CHU.

 Paramétrage des horaires dans Green Cube en fonction des

spécificités du service hospitalier.
3. Tests et recettes

Tâches/Missions :

 Définition des scénarios de test spécifiques au secteur

hospitalier : Mettre en place des scénarios de test qui prennent en
compte les situations courantes d'un hôpital, telles que la rotation
des équipes de jour et de nuit, la gestion des astreintes, et la
validation des absences en cascade par les cadres de santé et les
RH.

o Un exemple de test fonctionnel pourrait inclure la simulation

du planning d’un service hospitalier pour vérifier que les
cycles de travail et de repos sont correctement appliqués, ou
le calcul des primes d’astreintes pour les médecins de garde.

 Tests de calcul des temps et des primes : Vérifier que les

calculs des heures supplémentaires, des jours de repos
compensateurs, et des primes de garde sont corrects en fonction
des accords en vigueur au CHU. Cela inclut aussi la validation des
interfaces avec la paie.

 Tests d'intégration avec le module de paie : Vérifier que les

données collectées dans le module GTA sont correctement
transmises au module de paie pour éviter les erreurs de
rémunération.

Environnement technique :

 Outils de test Green Cube (intégrés ou externes).

 Interaction avec les bases de données pour vérifier l’intégrité des

données.

 Interface avec le module paie du CHU.

4. Formation des utilisateurs et conduite du changement

Tâches/Missions :

 Rédaction de guides et supports adaptés aux utilisateurs

hospitaliers : Adapter les guides d'utilisation pour les différents
types d’utilisateurs au sein du CHU, qu’il s’agisse des
administrateurs du système (RH), des cadres de santé ou des
employés eux-mêmes (médecins, infirmiers, etc.).
  Formation des équipes RH et des cadres de santé : Organiser
des sessions de formation pour les utilisateurs clés, notamment sur
la gestion des plannings complexes, la validation des absences, et la
saisie des pointages. Chaque catégorie de personnel pourrait avoir
besoin d’une formation spécifique (RH, chefs de service, personnel
soignant, etc.).

 Support post-démarrage : Accompagner les utilisateurs pendant

la phase de lancement du module GTA dans Green Cube pour
répondre aux questions liées à l’utilisation quotidienne du système.
Cela peut inclure des ajustements dans les paramétrages en
fonction des retours d'expérience.

Environnement fonctionnel :

 Divers profils d’utilisateurs au CHU : personnel RH, cadres de santé,

personnel administratif et médical.

 Gestion du changement pour les équipes, avec un accompagnement

personnalisé pour l’adoption de Green Cube.

5. Support post-implémentation et optimisation continue

Tâches/Missions :

 Support fonctionnel continu : Assurer le suivi des utilisateurs

après l’implémentation pour résoudre les éventuelles anomalies ou
ajustements nécessaires, comme la modification des cycles de
travail ou des plannings.

 Optimisation des processus : Identifier les opportunités

d'amélioration basées sur l’utilisation du module GTA et les retours
des utilisateurs. Par exemple, proposer des solutions pour faciliter la
gestion des remplacements de dernière minute ou améliorer la
visualisation des plannings des équipes soignantes.

 Mise à jour en fonction des nouvelles réglementations :

Adapter le paramétrage en fonction des changements législatifs ou
des accords internes, notamment en cas de réformes du secteur de
la santé ou de nouvelles conventions collectives.

Environnement technique :

 Maintenance et ajustements dans Green Cube.

 Suivi des évolutions de la législation applicable aux hôpitaux et mise

à jour des paramétrages.
Environnement global du projet

Environnement fonctionnel :

 Processus RH spécifiques au secteur hospitalier : gestion des

astreintes, des gardes, des heures supplémentaires, et des
absences (congés, maladies, maternité).

 Législation du travail et des conventions collectives dans le secteur

public hospitalier marocain.

 Impacts sur la paie (intégration des heures supplémentaires, des

primes d’astreintes, et des absences dans le module de paie).

Environnement technique :

 Green Cube : Solution SIRH/SIH spécifique au secteur hospitalier.

 Intégration avec les autres systèmes utilisés par le CHU (paie,

gestion des effectifs, badgeage).

 Middleware ou ETL pour l’échange de données entre systèmes

(notamment entre Green Cube et les systèmes de paie ou de
gestion du personnel).

En résumé, dans le contexte du CHU Ibn Sina, un consultant

fonctionnel SIRH travaillant sur l’implémentation du module GTA au sein
de Green Cube doit avoir une compréhension approfondie
des contraintes spécifiques aux hôpitaux. Cela inclut la gestion des
plannings complexes, les astreintes, les rotations d'équipes, et la gestion
des absences pour différents types de personnel. Il doit aussi garantir
l’intégration fluide avec les systèmes de paie et assurer une formation
efficace pour différents profils d’utilisateurs (RH, cadres de santé,
personnel médical).

tu peux me donner les informations necessaire pour que je puisse

maitriser ce sujet afin de le mieux explique durant un entretien

Pour bien maîtriser le sujet de l'implémentation du module GTA

(Gestion des Temps et des Activités) dans un CHU (Centre
Hospitalier Universitaire), spécifiquement au sein du CHU Ibn Sina
avec la solution Green Cube, voici un guide qui te permettra de bien te
préparer et de l'expliquer efficacement lors d'un entretien. Nous allons
aborder les concepts clés, les enjeux techniques et fonctionnels, et
comment structurer tes idées pour montrer une compréhension
approfondie du sujet.
1. Comprendre les concepts clés du SIRH/SIH et du module GTA

A. Qu'est-ce qu'un SIRH/SIH et le module GTA ?

 SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) :

Outil de gestion centralisé qui permet de gérer les processus RH
comme la paie, la gestion des temps, les plannings, les congés, les
absences, etc.

 SIH (Système d'Information Hospitalier) : Il s'agit du système

plus global qui englobe les outils de gestion des ressources
humaines ainsi que les outils médicaux, logistiques, et administratifs
d’un hôpital. Dans le contexte de Green Cube, il s'agit
d'un SIRH/SIH combiné qui gère à la fois les RH et les aspects
hospitaliers spécifiques.

 GTA (Gestion des Temps et Activités) : Module qui permet de

suivre et gérer les temps de travail, les absences, les congés, les
horaires de travail (planning), et les activités (heures
supplémentaires, astreintes, primes). C’est un élément essentiel
dans les environnements où la gestion des temps est complexe
comme dans les hôpitaux, en raison des gardes, des équipes de jour
et de nuit, des heures supplémentaires, etc.

B. Green Cube : le logiciel utilisé au CHU Ibn Sina

 Green Cube est une solution SIRH/SIH souvent utilisée dans les
hôpitaux. Elle permet de centraliser la gestion des ressources
humaines (RH) et des ressources médicales. Ce type de système est
conçu spécifiquement pour répondre aux besoins complexes des
hôpitaux, où les contraintes sont très spécifiques : cycles de travail,
gestion des équipes médicales, plannings irréguliers, etc.

2. Maîtriser les enjeux fonctionnels dans un environnement

hospitalier

Dans le cadre d’un CHU, la gestion des temps et des activités pose des
défis particuliers que tu devras comprendre pour bien expliquer le sujet
lors de l’entretien :

A. Les spécificités du secteur hospitalier

 Horaires irréguliers : Le personnel médical (médecins, infirmiers,

aides-soignants) travaille souvent en horaires décalés, de nuit ou en
rotation. Il y a aussi des gardes et des astreintes à gérer.
  Astreintes et gardes : Il est fréquent que le personnel soit en
astreinte, c’est-à-dire qu’il soit disponible pour des interventions en
dehors de ses horaires habituels. Ces heures doivent être suivies et
rémunérées correctement.

 Absences spécifiques : Les absences pour maladie, maternité, ou

congés exceptionnels sont nombreuses, et les remplacements sont
fréquents. Un outil comme Green Cube doit gérer ces absences
tout en assurant la continuité des services hospitaliers.

 Primes et heures supplémentaires : Les heures

supplémentaires, les primes de garde ou d'astreinte doivent être
correctement comptabilisées et intégrées dans le système de paie.

B. La réglementation spécifique

 La réglementation du travail dans un hôpital public est souvent

complexe. Par exemple, il existe des règles spécifiques sur les
heures supplémentaires, les jours de repos compensateurs, et les
primes d'astreinte, que le module GTA doit respecter.

 Les conventions collectives du secteur hospitalier marocain :

Elles fixent les conditions de travail spécifiques des professionnels
de santé et doivent être respectées dans l'implémentation du
module GTA.

3. Les étapes de l'implémentation du module GTA dans Green

Cube

A. Phase de cadrage et de recueil des besoins

 Tu dois être capable d’expliquer comment le consultant organise

des ateliers avec les responsables RH et les cadres de
santé pour comprendre leurs besoins. Il est essentiel d'adapter la
gestion des temps aux spécificités des différents services
hospitaliers (services d'urgences, chirurgie, pédiatrie, etc.).

B. Configuration et paramétrage

 Le consultant doit configurer Green Cube pour gérer les horaires

spécifiques : gardes de nuit, astreintes, rotations d'équipes, etc.
Cela nécessite de comprendre en détail le cycle de travail des
différents types de personnel.

 Expliquer comment les interfaces avec les systèmes de

pointage (par exemple les bornes de badgeage ou des systèmes
 biométriques) permettent d’automatiser la collecte des données de
présence.

C. Tests et validation (recette)

 Pendant cette phase, il faut s'assurer que le module GTA est

configuré correctement. Par exemple, il faut tester si les heures
supplémentaires sont correctement calculées pour le
personnel infirmier qui a fait une garde de nuit, ou si les absences
pour congé maladie sont bien décomptées.

 Mettre en place des tests pour vérifier l'intégration avec le

module paie afin de s’assurer que les primes et heures
supplémentaires sont bien transmises.

D. Formation des utilisateurs

 Le consultant doit organiser des sessions de formation pour le

personnel RH et les cadres de santé sur l’utilisation de Green Cube.
Par exemple, montrer comment valider les plannings, suivre les
absences ou ajuster les cycles de travail.

 Préparer des guides utilisateurs adaptés pour chaque groupe (RH,

cadres de santé, personnel administratif).

E. Support post-implémentation et optimisation

 Tu dois être en mesure d'expliquer le rôle du consultant dans

l’accompagnement des utilisateurs après le déploiement, ainsi que
l'optimisation continue du système en fonction des retours
d'expérience.

 Par exemple, proposer des améliorations basées sur les remarques

du personnel hospitalier pour gérer plus efficacement les
plannings et éviter des erreurs dans le calcul des heures.

4. Aspects techniques et fonctionnels à maîtriser

A. Environnement technique de Green Cube

 Intégration avec d'autres systèmes : Il est important de

comprendre comment Green Cube interagit avec d'autres systèmes
de l’hôpital, tels que le système de paie ou les systèmes de
badgeage (s’il en existe).

 Bases de données et interfaces : Green Cube peut être lié à des

bases de données (comme Oracle ou SQL) et utiliser des interfaces
 pour échanger des données entre les modules (GTA, paie, gestion
des effectifs).

B. Rôle des API et des interfaces

 Les API permettent à Green Cube de communiquer avec d'autres

systèmes (comme le logiciel de paie), ce qui est crucial pour
automatiser le processus de calcul des salaires, des primes
d'astreintes, ou des heures supplémentaires.

5. Compétences à mettre en avant lors de l'entretien

A. Compétences techniques

 Connaissance des SIRH/SIH : Montrer une compréhension claire

des systèmes d’information utilisés dans les hôpitaux,
comme Green Cube.

 Connaissance des outils de gestion des temps : Parler de ta

maîtrise des outils spécifiques pour la gestion des temps,
comme GTA, en expliquant leur importance dans la gestion
d’horaires complexes.

B. Compétences fonctionnelles

 Gestion des plannings et des absences : Expliquer ta capacité à

configurer un module comme GTA pour gérer des plannings
complexes et les absences dans un environnement hospitalier.

 Sens du détail : Montrer que tu comprends bien les spécificités du

secteur de la santé et les besoins des différents types de personnel
(médecins, infirmiers, techniciens).

C. Compétences en communication et formation

 Capacité à former : Souligner ton expérience ou ton aptitude à

former différents types d’utilisateurs, en adaptant ton discours selon
qu’il s’agit des cadres de santé, du personnel RH ou du personnel
administratif.

6. Stratégie pour structurer ta réponse durant l'entretien

1. Introduction claire : Commence par présenter brièvement

le contexte du projet (CHU Ibn Sina, environnement hospitalier,
utilisation de Green Cube) et expliquer le rôle du module GTA.

2. Présentation des étapes clés du projet :

 o Cadrage et analyse des besoins.

o Paramétrage et configuration.

o Tests et validation.

o Formation et conduite du changement.

o Support et optimisation post-implémentation.

3. Focus sur les enjeux fonctionnels : Explique bien comment tu

gères la complexité des plannings hospitaliers, les absences, les
astreintes, les primes et les heures supplémentaires.

4. Mets en avant ta compréhension technique : Parle

des interfaces, de la gestion des plannings, et de l’intégration
avec la paie.

5. Conclure en démontrant ta capacité à accompagner le

changement : Montre que tu es capable de gérer la conduite du
changement et d’accomp

Chargee de missions sirh au sein de CTY

1. Gestion de projets RH (Recrutement et formation)

Aspect fonctionnel :

 Analyse des besoins : Rencontre les équipes RH, les managers et

autres parties prenantes pour comprendre leurs attentes concernant
le recrutement et la formation.

 Cartographie des processus existants : Documente les

processus actuels (recrutement, intégration, développement des
compétences) pour identifier les points d'amélioration.

 Planification du projet : Élabore un calendrier précis avec des

jalons pour la refonte du processus de recrutement et la mise en
place du plan de formation.

 Gestion des parties prenantes : Communication régulière avec

les parties prenantes internes pour les tenir informées des progrès
et des besoins.

 Gestion du changement : Accompagnement des utilisateurs dans

le cadre de la transition vers les nouveaux processus et systèmes
(support, formation continue).

Aspect technique :
  Configuration du module recrutement dans BoondManager :
Personnalisation des workflows de recrutement (création des fiches
de poste, gestion des candidatures, validation des étapes).

 Gestion des droits utilisateurs : Définition des profils et des rôles

pour les différents utilisateurs (recruteurs, managers, RH) avec des
accès restreints en fonction des besoins.

 Mise en place de notifications automatiques : Configuration

des alertes pour informer les recruteurs et managers des
candidatures à traiter.

 Intégration avec d’autres outils : Interconnexion entre

BoondManager et d'autres systèmes (ex : ATS, outils de tests
psychométriques, bases de données CV).

2. Élaboration et mise en œuvre de stratégies RH (Gestion des

talents)

Aspect fonctionnel :

 Définition des KPIs RH : Établir des indicateurs de performance

pour évaluer les stratégies de gestion des talents (ex : taux de
rétention, délais de recrutement, satisfaction des employés).

 Conception du parcours talents : Structurer le parcours de

l’employé dès le recrutement jusqu’à son développement au sein de
l’entreprise (évaluation régulière, promotions, formation).

 Planification des formations : Identifier les besoins de formation

et établir un calendrier en fonction des compétences à développer
dans l’entreprise.

 Gestion des campagnes de recrutement : Élaboration d’une

stratégie pour attirer les meilleurs talents (canaux de recrutement,
marque employeur).

Aspect technique :

 Outils d'analyse et de reporting : Utilisation des outils de

reporting de BoondManager pour suivre les KPIs et mesurer
l'efficacité des stratégies RH.

 Développement des fonctionnalités de gestion des talents :

Paramétrage du module formation pour permettre la création et le
suivi des programmes de formation.
  Automatisation des workflows : Paramétrage des workflows
automatisés pour déclencher des actions spécifiques en fonction
des étapes du parcours talent (ex : rappels pour l’évaluation,
notifications pour le suivi des formations).

 Tableaux de bord : Configuration de dashboards personnalisés

pour visualiser les KPIs RH en temps réel.

3. Configuration et optimisation du SIRH

Aspect fonctionnel :

 Personnalisation des processus RH : Adapter les processus RH

pour qu’ils correspondent aux besoins spécifiques de l’entreprise (ex
: types de contrats spécifiques, processus d’intégration).

 Simplification des workflows : Réduire les tâches manuelles

répétitives en automatisant les étapes administratives du
recrutement et de la formation.

 Intégration de la gestion des compétences : Intégration de

modules pour suivre les compétences des employés et les associer
à des parcours de développement.

Aspect technique :

 Paramétrage des modules SIRH dans BoondManager :

Ajustement des différents modules pour correspondre aux processus
métiers de l’entreprise.

 Optimisation de l’UX/UI : Ajustements de l’interface utilisateur

pour la rendre plus intuitive et réduire le temps de formation des
utilisateurs finaux.

 Connecteurs API : Mise en place d'API pour interconnecter

BoondManager avec d'autres systèmes RH existants (paie, gestion
des temps, etc.).

 Sécurité des données : Mise en œuvre de mesures de protection

des données sensibles conformément aux réglementations (GDPR,
etc.).

4. Assurer la conformité légale

Aspect fonctionnel :
  Respect des lois locales : Vérification que les processus de
recrutement, les contrats de travail et les données employées
respectent les réglementations locales.

 Conformité des politiques de formation : Assurer que le plan de

formation respecte les obligations légales, telles que la formation
continue dans certains secteurs.

 Gestion des données personnelles : Implémentation des

pratiques de protection des données des candidats et employés en
accord avec le RGPD.

Aspect technique :

 Cryptage des données sensibles : Assurer que les données

personnelles stockées dans BoondManager sont sécurisées via des
protocoles de cryptage appropriés.

 Archivage et traçabilité : Configurer des mécanismes d’archivage

automatique pour les contrats et autres documents en fonction des
exigences légales.

 Logs et audits : Implémentation de fonctionnalités de

journalisation pour suivre les actions des utilisateurs, assurant une
traçabilité en cas de contrôle.

5. Réalisation des tests unitaires

Aspect fonctionnel :

 Validation des processus RH : Définition des scénarios de test

pour s'assurer que chaque étape du processus de recrutement et
formation fonctionne correctement.

 Tests utilisateurs : Recueillir des retours des utilisateurs clés pour

valider l’ergonomie et les fonctionnalités du module.

Aspect technique :

 Tests des workflows automatisés : Vérification que les workflows

automatisés dans BoondManager déclenchent les actions attendues
(ex : alertes, notifications, mises à jour de statut).

 Tests d’intégration : S’assurer que les échanges de données entre

BoondManager et les autres systèmes sont fonctionnels (ex :
synchronisation avec le SIRH central ou outils de paie).

 Scripts de test : Développement de scripts pour automatiser les

tests unitaires sur les modules configurés.
6. Élaboration de documentation technique et fonctionnelle

Aspect fonctionnel :

 Rédaction de guides utilisateurs : Fournir des manuels pour les

utilisateurs finaux, expliquant étape par étape comment utiliser les
fonctionnalités du module.

 Documentation des processus : Créer des schémas de processus

pour illustrer les flux de travail et les étapes de validation.

 Manuels techniques : Élaboration de documentations techniques

pour les administrateurs SIRH et les équipes de support.

Aspect technique :

 Diagrammes techniques : Documentation des architectures

techniques pour illustrer les intégrations et le flux de données entre
les systèmes.

 Configurations spécifiques : Documentation des configurations

spécifiques dans BoondManager (permissions, rôles, etc.).

 Gestion des versions : Versionnage des documents techniques

pour suivre les évolutions du SIRH.

7. Formation et assistance proactive des utilisateurs

Aspect fonctionnel :

 Organisation de sessions de formation : Planification de

formations régulières pour garantir une bonne maîtrise de
BoondManager par les équipes RH.

 Support utilisateur : Création de canaux de support (e-mail, chat,

intranet) pour assister les utilisateurs en cas de problème.

Aspect technique :

 Plateforme de formation en ligne : Utilisation d'une plateforme

LMS (Learning Management System) pour héberger des tutoriels
interactifs.

 Suivi des utilisateurs : Mise en place d’outils de suivi pour

identifier les utilisateurs qui ont besoin de support supplémentaire.