PROPOSAL MAGANG

Nama : Gun Garnida, SAP

NIP : 197210071993031002
Unit Kerja : Rumah Sakit Kanker Dharmais
Instansi : Kementerian Kesehatan RI

DIKLAT FUNGSIONAL PENGANGKATAN

ARSIPARIS TINGKAT AHLI
ANGKATAN I
DENGAN METODE DISTANCE LEARNING
2024
1. Pendahuluan

a. Latar Belakang

Dalam era teknologi informasi saat ini, kecepatan pertukaran informasi

menjadi kunci dalam menjalankan berbagai aspek bisnis dan organisasi,
termasuk di unit kerja Rumah Sakit Kanker Dharmais sebagai rumah sakit
vertikal di Kementerian Kesehatan RI. Hal ini menuntut suatu sistem
manajemen dokumen dan kearsipan yang efisien, efektif dan terstruktur agar
setiap informasi dapat diakses dengan cepat dan akurat. Manajemen kearsipan
yang baik tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memastikan
keamanan dan ketersediaan data untuk mendukung pengambilan keputusan
yang tepat.

Mengutip konsep atau teori kebenaran menurut Georg Wilhelm Friedrich

Hegel yang menyatakan bahwa “yang benar adalah yang menyeluruh” yang
diterapkan dalam ilmu kearsipan maka arsip merupakan rekaman suatu
kegiatan atau peristiwa secara utuh. Sehingga arsip dalam implementasinya
merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh suatu instansi pemerintah, baik pusat maupun
daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, lembaga
pendidikan dan perseorangan yang memiliki nilai manfaat penting dan vital.

Pentingnya kearsipan semakin terasa dalam konteks organisasi yang

membutuhkan akses cepat terhadap dokumen dan informasi terkait, terutama
bagi instansi atau organisasi yang memiliki volume data besar termasuk di
Rumah Sakit Kanker Dharmais, sehingga kearsipan memiliki peran penting dan
vital yang perlu ditunjang dengan implementasi sistem kearsipan yang efektif
berikut peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) dalam
membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

Berkenaan hal tersebut dan sebagai bagian dari kegiatan Diklat

Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan 1 yang berlangsung
terhitung sejak tanggal 12 Februari s.d 18 April 2024 dengan merujuk pada
surat pemanggilan peserta Nomor : AR.05.02/A.VII/442/2024 tanggal 28
Januari 2024 dari Kepala Biro Umum Kementerian Kesehatan RI, serta surat
tugas Nomor : KP.03.04/D.XII.2/1898/2024 tanggal 29 Januari 2024 dari
Direktur SDM, Pendidikan dan Penelitian Rumah Sakit Kanker Dharmais, maka
kegiatan magang dalam bidang kearsipan memberikan kesempatan bagi
peserta diklat untuk dapat memahami dan terlibat langsung dalam
pengembangan serta penerapan sistem kearsipan modern atau pengelolaan
kearsipan.

b. Dasar Pelaksanaan
Dasar pelaksanaan kegiatan magang dalam rangka diklat fungsional kearsipan
ini adalah :
- Undang – Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
 - Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 25 tahun 2016
tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kearsipan
- Surat Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan
Republik Indonesia Nomor : AR.05.02/A.VII/442/2024 perihal Penyampaian
Surat Pemanggilan Peserta Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli Angkatan I, tanggal 12 Februari s.d. 18 April 2024
- Surat Direktur Sumber Daya Manusia, Pendidikan, dan Penelitian Rumah
Sakit Kanker Dharmais Nomor : KP.03.04/D.XII.2/1898/2024 perihal Surat
Tugas Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan I
atas nama Gun Garnida, SAP dkk.

c. Maksud dan Tujuan

Dalam pelaksanaan kegiatan magang ini diharapkan peserta diklat bisa

mendapatkan pemahaman praktis tentang kebutuhan organisasi dalam
manajemen kearsipan serta berkesempatan untuk mengaplikasikan
pengetahuan teoritis yang didapatkan selama menjalani masa Pendidikan dan
Pelatihan Arsiparis Tingkat Ahli dengan tujuan secara umum sebagai berikut :
- meningkatkan keterampilan dalam kegiatan kearsipan
- Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan guna meningkatkan
kinerja dalam melaksanakan tugas di unit kerja.
- Mengurangi resiko kesalahan dalam pengelolaan dan pencarian arsip
- Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip
- Meningkatkan keamanan dan kontrol akses terhadap dokumen dan
informasi
- Sebagai syarat kelulusan dalam menjalani Diklat Fungsional Pengangkatan
Arsiparis Tingkat Ahli.

d. Manfaat

Pelaksanaan kegiatan magang kearsipan ini tentu memberikan manfaat

penting bagi peserta diklat, sebagai berikut :
1. Berkesempatan untuk mengaplikasikan pengetahuan teoritis yang
didapatkan selama masa diklat secara langsung melalui kegiatan kearsipan
di lapangan
2. Mendapatkan pemahaman praktis lebih jelas dalam kegiatan pengelolaan
arsip
3. Dapat mengembangkan keterampilan praktis dalam kegiatan pengelolaan
arsip, seperti pemberkasan yang lebih cepat dan efisien untuk
meningkatkan produktifitas
4. Meningkatkan pengetahuan tentang prinsip-prinsip dasar kearsipan,
peraturan, dan standar yang berkaitan dengan pengelolaan arsip yang
dapat membantu mempersiapkan karir dalam bidang kearsipan atau profesi
terkait.
5. Memberikan kontribusi langsung terhadap pengelolaan kearsipan yang
sedang berjalan di instansi atau organisasi tempat bekerja dalam hal ini
Rumah Sakit Kanker Dharmais
 6. Memahami keamanan dokumen dengan penerapan kontrol akses untuk
melindungi informasi yang sensitive.
7. Meningkatkan produktifitas dengan akses cepat dalam pengelolaan dan
pencarian arsip
8. Memberikan kesempatan untuk membangun jaringan profesional dengan
praktisi kearsipan dan profesional lainnya.

2. Rencana Pelaksanaan

a. Waktu

1. Magang Krida (12 Februari – 18 April 2024)

- Tanggal 16 Februari 2024
- Tanggal 23 Februari 2024
- Tanggal 1 Maret 2024
- Tanggal 8 Maret 2024
- Tanggal 15 Maret 2024
- Tanggal 22 Maret 2024
- Tanggal 5 April 2024

2. Magang setelah Diklat (22 April – 20 Juni 2024)

b. Tempat

1. Magang Krida (12 Februari – 18 April 2024)

- Tanggal 16 Februari 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga,
Rumah Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 23 Februari 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga,
Rumah Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 1 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah
Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 8 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah
Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 15 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah
Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 22 Maret 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah
Sakit Kanker Dharmais
- Tanggal 5 April 2024 : Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah
Sakit Kanker Dharmais

2. Magang setelah Diklat (22 April – 20 Juni 2024)

Tim Kerja Tata Usaha dan Rumah Tangga, Rumah Sakit Kanker Dharmais

c. Perkiraan Volume Arsip

Arsip aktif : 10 berkas

Arsip Inaktif : 10 boks
 d. Prasarana dan Sarana
Prasarana dan sarana yang diperlukan dalam pengelolaan kearsipan meliputi :
Laptop, folder, boks arsip, map kertas, penanda, label, alat tulis dsb

e. Jadwal

Jadwal Pelaksanaan

Februari Maret April Mei Juni

No Kegiatan
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
1 Pembuatan Proposal
2 Telaah Instrumen
Pengelolaan Arsip
Dinamis
3 Pengelolaan Arsip Aktif:
- Daftar Berkas
- Daftar Isi Berkas
4 Identifikasi Arsip Vital
5 Pengelolaan Arsip Inaktif

3. Penutup

a. Kesimpulan
Pelaksanaan kegiatan magang ini dapat memberikan pemahaman praktis lebih
jelas melalui praktek nyata di lapangan dalam pengelolaan kearsipan dan juga
sebagai sarana untuk mengimplementasikan ilmu dan pemahaman kearsipan
yang didapat dari ruang kelas kedalam pelaksanaan pengelolaan arsip sehari-
hari ditempat bertugas.

b. Saran
Berinteraksi aktif selama pelaksanaan kegiatan magang untuk mendapatkan
hasil pemahaman praktis yang optimal, sehingga meningkatkan pengetahuan
dan keterampilan dalam bidang kearsipan yang dapat menunjang produktifitas
kerja yang efisien dan efektif.

Jakarta, 16 Februari 2024

ttd

Gun Garnida, SAP