TRANSFER, DOKUMENTASI, DAN

SISTEM PELAPORAN PENGETAHUAN

Kelompok 6
Naomi Napitupulu
Hanindhiya Yonas Rajahakhita 141150395
Bayu Andi Nugroho 141150436
3.1 Konsep Transfer Pengetahuan di Organisasi
Kualitas manusia banyak ditentukan oleh tinggi rendahnya
pengetahuan dan perdaban manusia itu sendiri. Salah satu faktor
yang membedakan antara orang yang satu dengan yang lain di
perusahaan, orang itu produktif atau tidak, ditentukan oleh
pengetahuanya. Dalam realitanya ternyata pengetahuan yang
dimiliki oleh seseorang di perusahaan tidak ada yang sama, karena
setiap orang memiliki keistimewaan (Maziyah) yang berbed beda,
maka kombinasi pengetahuan manusia yang ada dalam organisasi
akan menghasilkan pengetahuan yang berbeda, apalagi kalau
dikombinasikan dengan pengetahuan yang ada di luar organisasi.
Berbagaai cara yang dapat dilakukan untuk mentransfer
pengetahuan diantaranyadengan memberi tugas baru kepada
anggota organisasi, sehingga diharapkan dapat membantu
menyerap dan melahirkan pengetahuan baru
Melakukan transfer pengetahuan pada organisasi
adalah dengan cara berikut :
1.) Mendesain ruang percakapan organisasi yang
mempunyai ruang percakapan secara khusus merupakan
bagian penting bagi kehidupan organisasi sehari hari.
2.) Melakukan pekan pengetahuan atau forum terbuka.
Mengapa orang tidak senang untuk berbagi
knowledge alasannya (Vaas, 1999), yaitu seperi
berikut :
1.) Mau untuk berbagi, tetapi tidak mempunyai waktu
untuk mengerjakannya.
2.) Tidak ada ketrampilan dalam teknik manajemen
pengetahuan. Tidak memahami manajemen
pengetahuan dan keuntungannya.
3.) Kurangnya teknologi yang sesuai (appropriate).
4.) Tidak ada tanggung jawab dan tindak lanjut
(commitment) dari manajer senior.
5.) Tidak ada biaya untuk manajemen pengetahuan.
Kegagalan budaya untuk mendorong berbagi knowledge
3.2. TRANSFER PENGETAHUAN : HAMBATAN DAN
SOLUSINYA
Strategi strategi tersebut antara lain sebagai berikut :
Transfer/ konversi pengetahuan antarindividu
Transfer/konversi pengetahuan dari individu ke struktur
eksternal
Transfer/konrvesi pengetahuan dari struktur eksternal
ke individu
Transfer/konversi pengetahuan dari kompetensi individu
ke dalam
struktur internal
Transfer/konversi dari struktur internal ke kompetensi
individual
Transfer/konversi pengetahuan didalam struktur
eksternal
Transfer/konversi pengetahuan dari struktur eksternal
ke struktur internal
Transfer/konversi pengetahuan dari struktur internal ke
struktur eksternal
Transfer/konversi pengetahuan di dalam struktur
internal.
Memaksimalkan penciptaan nilai
Dalam sistem pengubahan atau transfer pengetahuan,
Davenport (1998) menjelaskan sasaran umum dari
sistem knowledge manajemen dalam praktik adalah
sebagai berikut :
1. Menciptakan knowledge
2. Menangkap knowledge
3. Menjaring knowledge
4. Menyimpan knowledge
5. Mengolah knowledge
6. Menyebarluaskan knowledge
3.3. PERANAN PENYIMPANAN PENGETAHUAN
Proses penyimpanan pengetahuan merupakan kegiatan
yang ditujukan untuk memastikan bahwa pengetahuan
yang ada di organisasi, baik oleh individu maupun unit
kerja. Tentunya seluruh pengetahuan harus disimpan.
3.4. PENDOKUMENTASIAN PENGETAHUAN
Menurut Markus, menangkap dan mendokumentasikan
pengetahuan dapat berlangsung paling tidak didalam
empat cara yaitu sebagai berikut :
i.) Pendokumentasian secara pasif.
ii.) Pendokumentasian pengetahuan yang secara
potensial dapat digunakan kembali
iii.) Mendokumentasikan dapat berlangsung melalui
kegiatan pencatatan sebelum terstruktur.
iv.) Pendokumentasian dapat berlangsung karena
memang sengaja dilakukan.
3.5. PENGGUNAAN KEMBALI PENGETAHUAN
Pengetahuan yang telah didokumentasikan dapat dipersiapkan
untuk digunakan kembali. Menurut Markus (2000), dalam proses
penggunaan kembali pengetahuan terdapat 3 aktor yang
berperan :
1. Orang yang memproduksi pengetahuan, yaitu menciptakan atau
mendokumentasikan pengetahuan, mencatat explicit knowledge,
dan mengubah tacit knowledge menjadi expicit knowledge.
2. Orang yang memediasi pengetahuan, yaitu mempersiapkan
kembali pengetahuan untuk digunakan kembali termasuk
didalamnya mengindeks, meringkas, mengemas, dan memfasilitasi
penyebaran pengetahuan.
3. Pengguna atau konsumen pengetahuan, yaitu mereka yang
menggunakan kembali pengetahuan.
3.6. SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Pelaporan berfungsi untuk menyediakan data dan informasi
yang dibutuhkan manajer pengetahuan. Data dan infrmasi
tersebut menggambarkan ouutput dari pengembangan
pengetahuan.
1. Konsep Pelaporan Manajerial
Laporan pada pokoknya mempunyai berbagai peranan sebagai
berikut :
a.) Bagi organisasi
b.) Bagi pelaksana suatu tugas dalam organisasi
c.) Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan
d.) Bagi petugas organisasi yaitu sebagai pelaksana
2. Bentuk Pelaporan
Dalam berbagai literatur disebutkan bahwa laporan
digolongkan menjadi tiga.
a.) Laporan Pimpinan
b.) Laporan berkala
c.) Laporan kusus
Laporan selain disusun secara objektif, jujur, dan
transparan, perlu juga menganut prinsip berikut ini :
a. Prinsip pertanggungjawaban
b. Prinsip prioritas
c. Prinsip manfaat
3. Isi dan Format Pelaporan
Ikhtisar Eksekutif
Pada bagian ini disajikan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam rencana stategik, serta sejauh mana
organisasi mencapai tujuan dan sasaran tersebut, serta masalah-masalah yang dihadapi dalam pencapaiannya.
Disebutkan pula langkah-langkah yang telah dilakukan untuk mengatasi kendala tsb serta langkah antisipatif
agar masalah tersebut tidak terulang lagi dalam kinerja selanjutnya.
I Pendahuluan
Pada bagian ini dijelaskan hal hal umum tentang organisasi serta uraian singkat mengenai data apa yang
dibebankan kepada organisasi tersebut (gambaran umum tugas pokok dan fungsi organisasi).
II Perencanaan
Pada bab ini disajikan gambaran singkat mengenai rencana strategik dan rencana kerja . Pada awal bab ini
disajikan gambaran secara singkat sasaran yang ingin diraih organisasi pada tahun yang bersangkutan serta
bagaimana kaitannya dengan capaian visi dan misi organisasi.
III Akuntabilitas Kerja
Pada bagian ini diuraikan hasil pengukuran kerja, evaluasi,dan analisis akuntabilitas kerja, termasuk didalamnya
menguraikan secara sistematis keberhasila dan kegagalan, hambatan / kendala, dan permasalahan yang
dihadapi, serta langkah langkah yag diambil. Selain itu, dilaporkan pula akuntabilitas keuangan dengan cara
menyajikan alokasi dan realisasi anggaran bagi pelaksanaan tupoksi atau tugas tugas lainnya, termasuk analisis
tentang capaian indikator kinerja efisiensi.
IV Penutup
Mengemukakakn tinjauan secara umum tentang keberhasilan dan kegagalan permasalahan, dan kendala utama
yang berkaitan dengan kinerja organisasi yang bersangkutan serta strategi pemecahan masalah yang akan
dilaksanakan pada tahun mendatang.
KESIMPULAN DAN SARAN
Transfer pengetahuan merupakan aktifitas yang tidak mudah
dilakukan karna terkait dengan pemikiran individu mengenai
pengetahuan, oleh karena itu dalam pelaksanaannya perlu
mendesain ruang percakapan, melaksanakan forum terbuka yang
tepat untuk membagi pengetahuan. Kemudian pengetahuan
tersebut di didokumentasikan dan dikemas secara menarik agar
pengetahuan dapat digunakan kembali dan mudah dipahami, serta
secara terorganisisr dapat diterapkan dalam sistem organisasi.
Setelah itu diperlukan pelaporan untuk mengetahui kinerja
organisasi mengenai menejemen pengetahuan yang telah
ditransfer tadi, sehingga dapat ditentukan keputusan untuk diambil
dan diterapkan pada kinerja berikutya.