SUMÁRIO

Capa

Folha de rosto

Prefácio

Introdução

PARTE 1

Um upgrade na gestão do tempo!

1 - O poder da escolha. mudar e ter resultados depende apenas de você

O poder dos sonhos

O poder da escolha

O poder da ação

Por que eu escolhi dedicar minha vida a este tema?

2 - Está na hora de modernizar a administração de tempo!

O tempo do conhecimento

O tempo parou para a administração de tempo

Dados & estatísticas: uma nova era na administração de tempo

3 - A tríade do tempo

O tempo é uma trindade

Identificando a sua tríade do tempo

Por que saber qual a tríade da atividade que vai executar?

A esfera da importância

A esfera da urgência

A esfera das circunstâncias

Composições perigosas da tríade do tempo

Soluções para a tríade do tempo

A tríade ideal

Diminuindo a esfera da urgência

Diminuindo a esfera das circunstâncias

Assuma a responsabilidade

4 - Afinal de contas, como administrar o tempo?

Conceitos básicos

PARTE 2

A Metodologia

5 - A metodologia da tríade

A pesquisa para o desenvolvimento da metodologia

O símbolo da estrela

As cinco fases

Ferramentas de aplicação da metodologia

O desafio das 5 semanas

6 - Identidade: quem sou eu de verdade?

Seus papéis

Equilíbrio pessoal

Missão

A base para as próximas fases

7 - Metas: um rumo para sua vida

Definição de meta

Meta ou projeto?

A forma correta de escrever suas metas

Verificação das metas

Metas conectadas

Metas para toda a vida

8 - Planejamento: preparando o caminho

Projetos

A fase do planejamento: como, onde e quando planejar?

Planejamento anual

Planejamento mensal

Planejamento semanal

O valor de uma ameixa seca bem planejada

9 - Organização e automatização: vamos economizar tempo?

Os níveis de organização e automatização

Automatizando sua vida nos 3 níveis

Taxonomia pessoal: o primeiro passo para começar a organizar sua vida

Organização física

Organização digital (lógica)

Organização do conhecimento

10 - Execução: agora é a hora de agir

A primeira ação do meu dia: priorização diária

Você é multitarefa ou monotarefa?

Lidando com o inesperado: fluxograma de ação

E-mails vinculados a ações

Delegue tudo que puder!

Foco: o maior segredo da produtividade pessoal

Evite a procrastinação

Coloque sentido na execução diária

Conclusão: a quarta trindade

Bônus exclusivo

Bibliografia

Créditos

PREFÁCIO

Conheci o Christian em 2005, em um evento de uma agência de palestrantes cuja proposta era contratar profissionais que, segundo eles, tinham bom conteúdo e ainda não eram devidamente conhecidos. Naquele dia, tive contato com diversos profissionais interessantes, mas, por ter passado um bom tempo conversando com alguns deles, não pude ir a todas as palestras.

Por uma grata coincidência, uma das poucas a que assisti foi a do Christian, na qual ele abordava sua teoria da Tríade do Tempo, ensinando como uma pessoa poderia ser mais produtiva ao adotar regras e ferramentas simples para o controle de sua rotina diária. Como parte de minha formação foi em engenharia, sempre fui muito racional e supostamente organizado, por isso minha reação à palestra se limitou a algo como Que bom seria se eu usasse, como ele, a tecnologia para me ajudar.

O que mais me encantou no Christian foi, na verdade, sua capacidade empreendedora e sua habilidade em apresentar ideias cuja lógica, teoricamente, só faria sentido para alguém que, como ele, fosse razoavelmente nerd. A metodologia me pareceu simples e inteligente, e o autor, didático e objetivo. Mas, mesmo tendo recebido dele um exemplar de A Tríade do Tempo, não o li nos dias seguintes.

Estava em uma fase de muito trabalho e organização de novas atividades que eu assumira, o que prejudicava leituras que não estivessem relacionadas à minha área, Finanças Pessoais. Durante os dois anos seguintes, passei a encontrar o Christian em eventos e a compartilhar com ele voos, camarins e reportagens sobre produtividade e seus resultados. Sempre que o encontrava, ele me sugeria adotar uma ferramenta como o Neotriad ou práticas simples para otimizar minha sobrecarregada agenda. Aos poucos, comecei a lidar melhor com meu tempo e a me sentir mais organizado.

Em 2008, seguindo conselhos do próprio Christian, adotei algumas regras rígidas para minha agenda, o que me permitiu colocar em dia atividades que vinham se acumulando. Uma delas foi voltar a ler livros de áreas de conhecimento não relacionadas diretamente com a minha.

O primeiro que li nessa nova fase foi A Tríade do Tempo. Seguindo os conselhos do autor nas páginas iniciais, fiz a leitura anotando iniciativas que pretendia colocar em prática, mas com uma certa desconfiança de que, por exemplo, a simples categorização de minhas atividades em urgentes, importantes e circunstanciais pudesse surtir algum efeito relevante. A princípio, concluí a leitura com um sentimento de admiração pelo sucesso de quem conseguia adotar métodos de organização, mas duvidando de minha capacidade de fazê-lo. Afinal, minha agenda era muito imprevisível, difícil de administrar com antecedência.

O livro, porém, mudou meu jeito de lidar com a agenda. Toda vez que eu tinha um compromisso para anotar nela, de antemão me perguntava se precisava de fato assumir aquele compromisso ou se valia a pena dedicar o tempo que eu acreditava ser necessário. Na prática, a leitura fez surgir uma sensação de incômodo a cada novo compromisso que assumia. Passei a sentir que estava desprezando uma oportunidade de mudar de vez minha postura profissional.

Decidi rever minhas anotações feitas durante a leitura. Voltei ao livro e reli algumas páginas que traziam sugestões aparentemente mais difíceis de implantar. Em pouco tempo, passei a seguir a metodologia da tríade na minha organização semanal.

O resultado foi surpreendente. Ainda no ano de 2008, consegui aumentar em 40% o número de compromissos produtivos e aumentei meu faturamento em mais de 60%, por uma mera questão de priorização do importante e descarte do que não agregava valor ao meu trabalho.

Na prática, confirmei aquilo que eu e o Christian já havíamos percebido: as teorias e ferramentas de bom uso do tempo são similares às de bom uso do dinheiro, mas não são as mesmas. Hoje, está claro para mim que existem duas formas de pagar por aquilo que desejamos ter: ou usamos dinheiro ou dedicamos mais tempo, bem como criatividade, e economizamos. Isso tem tudo a ver com a Tríade do Tempo. Quem não planeja suas despesas recorre mais frequentemente a gastos circunstanciais – os impulsos de consumo – e a gastos de serviços de conveniência – aqueles aos quais recorremos, quando não planejamos um evento, e acabamos pagando mais caro.

Minha vida mudou, para melhor, com o trabalho e a amizade do Christian. Por isso, aceitei gratamente o convite para fazer este prefácio. Tenho certeza de que, se você não se limitar à leitura, mas também praticar os ensinamentos aqui presentes, terá muito a ganhar em termos de economia de tempo. Fica a sugestão: use esse tempo para fazer mais dinheiro ou para se organizar e gastar menos.

GUSTAVO CERBASI

Autor de Casais inteligentes enriquecem juntos

e Pais inteligentes enriquecem seus filhos

INTRODUÇÃO

A maior descoberta de todos os

tempos é que uma pessoa pode mudar

o seu futuro por meramente mudar

sua atitude e aprender com o passado.

OPRAH WINFREY

Estamos vivendo em um mundo ditado por um ritmo cada vez mais acelerado. A sensação geral é a de que alguém ligou as turbinas e fez o tempo correr mais rápido. E isso às vezes cansa, não? No trabalho, a pressão por resultados é cada vez maior. Profissionais hipercompetitivos digladiam-se para manter ou subir de posições. Menos pessoas fazem mais trabalhos e o volume de informações é tão grande que chega a assustar. Jornadas cada vez mais longas não são suficientes para dar conta de todas as prioridades.

Na vida pessoal, a saúde quase sempre é posta de lado. A alimentação rápida toma lugar das refeições saudáveis. É necessário se dedicar constantemente a aprender mais, a descobrir novas técnicas, competências, novos mercados e novas ideias. E quando paramos um pouco, percebemos que não temos mais tempo para lazer, esporte ou nossos hobbies. A família acaba ficando em segundo plano, restrita aos sábados, domingos e olhe lá. Os planos pessoais são substituídos por necessidades mais urgentes – e, assim, é natural que as pessoas se deem conta de que não cuidam de si mesmas.

Esse cenário pode parecer extremo, mas é uma realidade para muita gente nessa nova era em que vivemos. A sociedade já aceita como normal esse tipo de pique. Doenças como gastrite, pressão alta e até mesmo o infarto passaram a ser consideradas consequências da vida cotidiana. O estresse é visto como algo tão corriqueiro que muitos o consideram até mesmo necessário, tanto que quando você diz para alguém que não está estressado ou que não está mais correndo, a pessoa pergunta se você perdeu o emprego.

O estresse é um problema mundial tão sério que os números chegam a ser assustadores. Eu tenho acompanhado ao longo do tempo diversas pesquisas e estudos sobre estresse, condições de trabalho e equilíbrio entre tempo pessoal e profissional. E o que posso dizer nesses mais de 10 anos acompanhando estudos é que o tempo passa e a tecnologia se aprimora, mas para muitas pessoas o estresse se mantém ou aumentou nos últimos tempos.

Se você perguntar para 5 amigos se a vida está correndo e se eles têm tido algum tipo de estresse ultimamente, vai poder constatar que a maior parte irá afirmar que sofre de alguma forma de estresse. São bilhões de dólares gastos com problemas de saúde devido a estresse em inúmeras empresas em diversos países.

Um dos estudos que gosto de citar, pois eu o acompanho desde a sua 3ª versão (feita em 2000), é o Levantamento Europeu das Condições de Trabalho. Nesta 6ª edição (2015), foram pesquisados mais de 44 mil trabalhadores em 35 países da Comunidade Europeia (essa pesquisa é realizada a cada 5 anos). Eu gosto dessa pesquisa pois ela tem muitas similaridades com nosso perfil, mais latino, do que com as pesquisas realizadas nos EUA e Canadá, onde o padrão de vida, tecnologia e emprego têm diferenças drásticas, como por exemplo, as próprias leis trabalhistas, nas quais temos muito mais influência e inspiração da CLT dos padrões italianos, franceses e portugueses, do que os americanos com sua lei extremamente liberal. E também porque tive acesso aos questionários e aos dados. Assim é possível estabelecer muitas correlações com as pesquisas de produtividade e equilíbrio de vida que realizamos na TriadPS com funcionários das maiores empresas brasileiras, que por sua vez são complementares às pesquisas de clima.

P.S. Gigante e Importante

Você vai ver ao longo do livro que eu sou meio fanático por dados, pesquisas e questionamento das coisas. Algo que surgiu nos últimos anos com a internet e Youtube foram os gurus de internet. Aqueles que leem dois livros, aí leem um link do Facebook que mostra uma pesquisa que algum jornalista escreveu no site do NOTÍCIAS SUPER-CIENTÍFICAS DO HOJE E DO AMANHÃ, que esse jornalista leu em algum blog americano que nem tem fonte, e assim a informação vai se propagando. E aí surgem aberrações sob a forma de vídeos motivacionais, livros, cursos ou frases de efeito, que às vezes até dão certo por puro placebo; afinal, dizem que uma mentira contada muitas vezes se transforma em uma verdade (mas para mim continua sendo apenas uma mentira persistente). Hoje em dia, a pressa é tão grande que o cara fala qualquer coisa; se colar e vender, segue em frente e vamos que vamos no mundo da mediocridade. E eu sinceramente não sei se isso vai melhorar muito, não... mas muitas pessoas já estão começando a ter um nível de filtro melhor.

Eu nasci nerd, sempre gostei de ler em excesso, estudar em excesso, ficar horas pesquisando alguma coisa. Não sei bem o porquê. Acho que meu histórico de programador desde criança e depois, meu trabalho como estatístico, analista de dados e na área de inteligência artificial me deixaram assim. Em toda pesquisa que leio tento falar com o pesquisador, entender os dados, correlacionar com algum outro estudo, tento pedir os dados para analisar antes de sair falando algo e colocar em vídeos no Youtube (como faz a maioria dos influencers que só leram 3 parágrafos de um texto). E mesmo assim eu vou com certeza errar em alguma ou outra informação, pois toda pesquisa pode ter algum viés ou ser interpretada de um jeito errado ou tendencioso. E as coisas também mudam. Desde que lancei a 1ª versão deste livro, eu já descobri tanta coisa diferente, novas verdades, novas mentiras, novos estudos e assim a vida vai evoluindo.

Quer um exemplo de como pesquisas precisam de uma análise crítica?

Eu posso afirmar: 23% das urgências que temos são totalmente imprevisíveis e não temos o que fazer, por mais que se planeje, se prepare, se priorize. E talvez nesse momento você até respirou aliviado, talvez tenha concordado comigo!

Ou eu posso fazer uma afirmação diferente: 7 em cada 10 urgências são em geral coisas importantes que negligenciamos e tivemos que deixar para a última hora; logo, você tem um nível gigante de controle para reduzir suas urgências. E talvez essa afirmação te incomodou um pouco mais, o que te leva a replicar que isso não é possível ou então é muito difícil de reduzir as urgências do dia a dia.

O dado acima é real. Um estudo em nosso software de produtividade mostrou que 77% das coisas que atrasamos no dia planejado se tornam urgências em um dia futuro para o usuário. Doido né?

E também não podemos levar a sério coisas como comer abacate com óleo de coco queimado, manteiga e hortelã aumenta sua produtividade! Eu testei comigo, ensinei em meu curso e na pesquisa com meus alunos a maior parte disse que isso mudou a vida deles! Aliás, esse tipo de conteúdo virou um padrão nos vídeos de cursos online, youtubers e blogueiras fitness.

O que funcionou para mim e para meus alunos não necessariamente vai funcionar para você, a não ser que acredite. Eu tive contato com um estudo do professor Ted Kaptchuk, professor da Harvard Medical School que vem pesquisando o efeito placebo. Ele afirma que o placebo pode não te curar, mas vai te fazer muito bem. Em 2014, ele fez um estudo com pacientes com enxaqueca, dividindo-os em três grupos: um com remédio de verdade, outro com um placebo e outro grupo sem qualquer remédio. O que ele descobriu é que o placebo foi 50% tão efetivo quanto o remédio real. Esse estudo se correlaciona com outro estudo diferente, mas com propósito similar, publicado em 2017 na PLOS Biology, que identificou o que acontece com o cérebro quando está sob o efeito placebo, através do uso de ressonância magnética funcional para identificar o que acontecia com os pacientes que sofriam de dores crônicas de osteoartrite no joelho. Ao dar uma droga placebo, eles notaram que o cérebro daqueles que tiveram alívio na dor com o placebo teve realmente uma ativação no lóbulo frontal. A reação realmente existiu! Será que no futuro teremos placebos sem contraindicações como nos filmes de ficção científica?

O que eu sei é quando o assunto é produtividade e alta performance, ao invés de gritinhos de huhuhu, de frases feitas e de conceitos bonitos no vídeo, eu prefiro ver se tem algum estudo ou pesquisa que possa realmente mostrar um caminho mais efetivo e testado para não perdermos tempo à toa. O que você vai encontrar neste livro são pesquisas nossas e de terceiros; estudos que no momento em que escrevo este livro são funcionais. O mundo nunca teve tantos dados disponíveis para cientistas de computação e analistas de dados ajudarem o mundo a ser um lugar melhor. Eu amo isso. Quero tornar o mundo mais produtivo, mais equilibrado. E vou pesquisando, acertando e errando, afinal assim é a ciência. Eu só tenho uma grande e imutável certeza para você: na próxima edição deste livro teremos novidades, pois o que não evolui morre. Por isso recomendo fortemente que você assine meu canal do Youtube (www.youtube.com/christianbarbosa) e o site deste livro (www.christianbarbosa.com.br/triade) para ter acesso a novos conteúdos, novas pesquisas e ainda diversos Bônus exclusivos que preparei para os leitores do livro!

O quarto Levantamento Europeu das Condições de Trabalho mostrou que o estresse relacionado ao trabalho afeta milhões de trabalhadores da União Europeia, em todos os ramos de atividade. No universo da pesquisa, 33% (aproximadamente 1 em cada 3) declararam ter a saúde afetada pelo estresse. Estima-se que a cada ano, conforme esse cálculo, 41 milhões de trabalhadores são afetados pelo estresse relacionado ao trabalho. Não é difícil imaginar que isso resulta em milhões e milhões de dias de trabalho perdidos.

Na 6ª edição deste levantamento, as perguntas relacionadas diretamente a estresse foram substituídas por questões gerais de saúde, seguindo os novos padrões da Organização Mundial de Saúde. Na escala de qualidade de vida, a comunidade Europeia pontuou com 65 pontos. Um detalhe é que nessa nova pesquisa, feita 5 anos depois, sentiu-se uma diminuição geral no tempo médio de horas trabalhadas e também novas formas de arranjo de horas de trabalho foram implementadas, permitindo a melhora da relação trabalho-vida, o que obviamente reflete na qualidade de vida.

Na pesquisa da TriadPS, realizada entre os anos de 2013 até o primeiro semestre de 2017, com mais de 48 mil pessoas, desde funcionários e fornecedores das maiores empresas brasileiras a empreendedores de pequenos e médios negócios, dentro dos mais variados setores da economia, sendo 41% homens e 59% mulheres, com idade média de 31 anos, ao serem confrontados com a pergunta Você se considera uma pessoa sofrendo de estresse atualmente?, tivemos 57% do total afirmando que sim.

Algumas questões surgem a partir deste dado: será que não existe uma alternativa para essa realidade? Será que é possível ter uma vida mais equilibrada, voltada para a realização dos seus maiores sonhos? Uma vida que inclua tempo para seus relacionamentos e que contenha mais atividades importantes do que providências urgentes a tomar? Mais construções sólidas do que incêndios a apagar? Uma vida com paz de espírito e controle, baseada em seus maiores propósitos e com a sensação de que o tempo está andando na velocidade certa? Seria esse um sonho distante?

Essa tem sido uma busca constante de milhares de pessoas no mundo todo e um desafio para os especialistas de Administração de Tempo e Alta Performance (esse, por sinal, tornou-se um termo extremamente popular nos últimos anos). É exatamente disso que este livro trata. Ele fala da busca de uma alternativa, de uma segunda chance para muitas pessoas assumirem um novo padrão de vida que tenha mais qualidade, realizações e menos estresse. Mas, por que mais um livro sobre produtividade no meio de tantos já existentes?

Com certeza essa foi a pergunta que eu mais me fiz antes de começar a escrever este livro. Para que serviria mais um trabalho sobre um tema já tão difundido? O desafio seria criar algo diferente, moderno, de fácil aplicação e que pudesse proporcionar resultados rápidos. Este livro é o resultado de vários anos de trabalho na identificação dos problemas e necessidades das pessoas em relação ao uso de seu tempo. No desenvolvimento de tecnologias para melhorar a produtividade, na leitura de livros, em consultoria, no estudo das metodologias de administração de tempo e na elaboração de novos conceitos sobre o tema.

Você não irá encontrar aqui um livro de dicas, motivação ou fórmulas mágicas. Para iniciar, este trabalho é baseado no resultado de uma pesquisa que vem sendo realizada desde 2002. Neste momento, já ultrapassamos a marca de mais de 100 mil pessoas, em diversos países, analisando os problemas e necessidades atuais de administração de tempo e produtividade pessoal. Essa pesquisa revelou que muitas práticas e teorias que faziam um ótimo efeito anos atrás já não funcionavam mais, enquanto outras precisariam ser reformuladas e novas deveriam ser criadas.

Esses dados forneceram a base para o desenvolvimento de uma nova metodologia focada nas necessidades dos trabalhadores dessa nova era em que vivemos. Uma abordagem mais moderna, que oferece uma visão completa e holística do ser humano.

A metodologia Tríade, com base nessa pesquisa, é amplamente utilizada hoje dentro das maiores empresas globais. Já alcançamos a marca de 2 milhões de pessoas treinadas no método que você irá ler e realizamos mais de 4 milhões de testes da Tríade do Tempo em diversos países e segmentos de negócios. Diversos institutos e coaches utilizam o método como um indicador para ajudar seus coaches a entenderem como têm utilizado seu tempo.

Esta metodologia entende a nova realidade de tecnologia e também a necessidade de a pessoa buscar suas próprias ferramentas e modelos, que poderão ser aplicados em seu caderno, agenda, smartphone, tablet ou qualquer outro software que você utilize com essa finalidade. As premissas básicas para seu desenvolvimento foram: manter a simplicidade e objetividade, ter o foco voltado para a realização das metas pessoais e, finalmente, se valer da tecnologia existente no mundo moderno em benefício das pessoas, e não como uma arma voltada contra elas.

Este livro é dividido em duas partes. A primeira mostra a necessidade de mudanças pessoais para assumir um novo padrão de vida. Você vai descobrir ao longo do livro que gerenciar seu tempo nada mais é do que a habilidade de se fazer escolhas. A todo tempo, você faz escolhas entre aquilo que é importante, que é urgente e que é circunstancial. Se hoje você acha que não tem tempo, isso é efeito da sua escolha de não ter tempo, talvez inconsciente ou até mesmo consciente.

Essas escolhas levam a ações para atingir seus sonhos. Afinal de contas, é para isso que vivemos e fazemos uso do tempo: para sonhar e realizar. Nesta primeira parte, também é feita uma análise das metodologias existentes e as principais falhas que elas demonstram, quando confrontadas com as necessidades do mundo de hoje.

O conceito da Tríade do Tempo é apresentado no capítulo 3. Ele divide o tempo em três esferas: Urgente, Importante e Circunstancial. Condena a existência simultânea de atividades importantes e urgentes, o que propõe a mudança de um paradigma estabelecido há décadas e utilizado pelos grandes pensadores da administração do tempo. A Tríade servirá como um indicador de resultados da aplicação da metodologia.

A segunda parte aborda em detalhes a metodologia em si: suas origens, suas bases e premissas. Ela é representada através da estrela de cinco pontas e traz três simbologias que representam os verdadeiros objetivos que se pretende alcançar com a aplicação deste método. Posteriormente, é dedicado um capítulo a cada fase da metodologia: identidade, metas, planejamento, organização e execução. Cada fase é explicada de forma simples, com exemplos de aplicação prática. Tudo o que proponho é fácil de fazer. Não envolve nem necessita de habilidades especiais. Acredito que, quanto mais simples e óbvio, mais eficaz. Talvez você já pratique de forma instintiva ou consciente muito do que está proposto aqui. Espero que este livro ajude a tornar essas ações parte de seus comportamentos.

O grande diferencial desta metodologia e deste livro em relação a outros trabalhos existentes é a utilização de princípios baseados em novas pesquisas, em estatísticas retiradas das maiores bases de dados sobre produtividade, no cumprimento da promessa da utilização da tecnologia como ferramenta necessária para aumentar a produtividade pessoal e na experiência de milhares de pessoas ao redor do mundo que tiveram excepcionais resultados com a aplicação desse modelo.

Antes da primeira versão deste livro já havia sido desenvolvido um software específico para pesquisar, mapear e atender todas as fases do método, em todas as suas técnicas e recursos,