Relação entre a delegação e o controle

interno dos tabelionatos de notas

Introdução: Os tabelionatos de notas são responsáveis por lavrar escrituras públicas, autenticar
documentos e realizar outros atos notariais. Eles devem seguir as normas estabelecidas pela
legislação brasileira, em particular o Código Civil e a Lei de Notários e Registradores e possuem,
em sua grande maioria, um controle interno de fiscalização e de qualidade dos atos praticados
por eles. Os tabeliães são responsáveis por manter a regularidade e integridade dos atos
praticados em seus cartórios, garantindo o cumprimento das normas legais. Eles devem zelar
pela legalidade, veracidade e autenticidade dos documentos lavrados. E a delegação da
capacidade para realizar seus atos é dada ao particular que cumprir seus requisitos, pelo Poder
Público.
Objetivo e método de pesquisa: Este trabalho visa responder à pergunta “Qual o objetivo do
legislador com o art. 14 da lei 8.935/94 e qual a sua relação com o que podemos observar
internamente nos cartórios?”, demonstrando a conexão entre a delegação dos serviços
notariais e registrais pelo Poder Público ao particular, o controle e meios de gerência efetuados
por ambos (externa e internamente aos cartórios) e, por fim, sua indispensabilidade para o
bom funcionamento do sistema como um todo e para onde tudo isto aponta.
Além de avaliar se a gestão do Tabelionato Aliança é adequada ou não àquilo que foi
pesquisado.
Para responder,, o assunto será estudado pela análise das leis, regulamentos e normas
estabelecidas pela Lei 8.935/94 e Constituição Federal, além de buscas pela internet para
conseguir também uma visão interna de como é realizada a organização, funcionamento e
fiscalização dentro de um tabelionato para que então seja respondida através da dedução.

Da delegação dos serviços notariais e registrais

A previsão é de que os serviços notariais e registrais sejam delegados a particulares pelo
Poder Público, mediante concurso público de provas e títulos, precisando o candidato
demonstrar idoneidade moral e capacidade técnica através da conclusão do curso de direito ou
com 10 anos trabalhados na área.
Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do
Poder Público. Tabeliães e registradores oficiais são particulares em colaboração com o poder
público que exercem suas atividades em nome do Estado, com lastro em delegação prescrita
expressamente no tecido constitucional (art. 236, CRFB/88).
 Em que o art. 175 da Constituição Federal começa:
Art. 175 Incumbe ao Poder Público, na forma da lei, diretamente ou sob regime de concessão
ou permissão, sempre através de licitação, a prestação de serviços públicos. Parágrafo único. A
lei disporá sobre: I — o regime das empresas concessionárias e permissionárias de serviços
públicos, o caráter especial de seu contrato e de sua prorrogação, bem como as condições de
caducidade, fiscalização e rescisão da concessão ou permissão; II — os direitos dos usuários; III
— política tarifária; IV — a obrigação de manter serviço adequado
Assim como o art. 236 da Constituição Federal:
Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do
Poder Público. (Regulamento)
§ 1º Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos
oficiais de registro e de seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder
Judiciário.
§ 2º Lei federal estabelecerá normas gerais para fixação de emolumentos relativos aos atos
praticados pelos serviços notariais e de registro. (Regulamento)
§ 3º O ingresso na atividade notarial e de registro depende de concurso público de provas e
títulos, não se permitindo que qualquer serventia fique vaga, sem abertura de concurso de
provimento ou de remoção, por mais de seis meses.
E na Lei 8.935/94 podemos observar os seguintes artigos:
Art. 14. A delegação para o exercício da atividade notarial e de registro depende dos seguintes
requisitos: I - habilitação em concurso público de provas e títulos; II- nacionalidade brasileira;
III - capacidade civil; IV - quitação com as obrigações eleitorais e militares; V- diploma
de bacharel em direito; VI - verificação de conduta condigna para o exercício da profissão.

Art. 15. Os concursos serão realizados pelo Poder Judiciário, com a participação, em todas as
suas fases, da Ordem dos Advogados do Brasil, do Ministério Público, de um notário e de um
registrador.

§ 1º O concurso será aberto com a publicação de edital, dele constando os critérios de

desempate.

§ 2º Ao concurso público poderão concorrer candidatos não bacharéis em direito que tenham
completado, até a data da primeira publicação do edital do concurso de provas e títulos, dez
anos de exercício em serviço notarial ou de registro.

A delegação também poderá ser extinta, é o que nos mostra o seguinte dispositivo:

Art. 39. Extinguir-se-á a delegação a notário ou a oficial de registro por: I - morte; II -

aposentadoria facultativa; III - invalidez; IV - renúncia; V - perda, nos termos do art. 35. VI -
descumprimento, comprovado, da gratuidade estabelecida na Lei no 9.534, de 10 de dezembro
de 1997. § 1º Dar-se-á aposentadoria facultativa ou por invalidez nos termos da legislação
previdenciária federal. § 2º Extinta a delegação a notário ou a oficial de registro, a autoridade
competente declarará vago o respectivo serviço, designará o substituto mais antigo para
responder pelo expediente e abrirá concurso.

Da Corregedoria-Geral de Justiça
Cada estado brasileiro possui uma Corregedoria-Geral de Justiça, que possui dispositivos
legais próprios para regular e controlar os cartórios de seu território.
Através de inspeções periódicas, a Corregedoria-Geral de Justiça verifica o cumprimento
das normas e procedimentos estabelecidos, bem como a adequação dos registros e da guarda
dos documentos. Essas inspeções abrangem a análise da regularidade dos atos praticados pelos
cartórios, a correção na cobrança de taxas e emolumentos, a verificação dos prazos e a
qualidade do atendimento ao público.
Sucintamente, a atuação da Corregedoria-Geral de Justiça tem a função de inspecionar,
ajudando no controle dos cartórios e tem sua capacidade fundamentada em dispositivos legais
específicos, visando sempre garantir a legalidade, a eficiência e a transparência dos serviços
cartorários, assegurando assim a confiança da população no sistema de registro e notarial do
estado.

Da Fiscalização pelo Poder Judiciário

Os atos praticados pelos tabelionatos de notas estão sujeitos à análise e controle pelo
Poder Judiciário. Qualquer interessado pode recorrer ao Judiciário para questionar a validade
ou legalidade de um ato notarial.
Um dos principais dispositivos legais que regula essa matéria é a Lei Federal nº
8.935/1994, conhecida como a Lei dos Cartórios, que estabelece normas gerais sobre os
serviços notariais e de registro. Essa lei define em seu art. 37:
Art. 37. A fiscalização judiciária dos atos notariais e de registro, mencionados nos artes. 6º a 13,
será exercida pelo juízo competente, assim definido na órbita estadual e do Distrito Federal,
sempre que necessário, ou mediante representação de qualquer interessado, quando da
inobservância de obrigação legal por parte de notário ou de oficial de registro, ou de seus
prepostos. Parágrafo único. Quando, em autos ou papéis de que conhecer, o Juiz verificar a
existência de crime de ação pública, remeterá ao Ministério Público as cópias e os documentos
necessários ao oferecimento da denúncia.
Do Conselho Nacional de Justiça e Conselhos Estaduais
Além dos mostrados, existem outros órgãos de fiscalização, como o Conselho Nacional
de Justiça (CNJ) e os respectivos conselhos estaduais, que podem supervisionar e fiscalizar os
serviços notariais em todo o país. Esses mecanismos de controle visam assegurar a legalidade, a
imparcialidade e a eficiência dos serviços prestados pelos tabelionatos de notas, garantindo a
segurança jurídica e a proteção dos direitos dos cidadãos.
Encerramos aqui sobre o controle externo, para que possamos entender um pouco mais sobre
métodos gerenciais em geral e o aplicado no controle interno dos cartórios, em específico o Aliança de
Tocantins.

Métodos gerenciais
Existem inúmeros métodos utilizados para gerenciar uma empresa. O foco sempre é a
solução de um problema, mas podemos dizer que a base de tudo começa com um ciclo como o:
Ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir)
Também conhecido como método de solução de problemas, tendo em vista o
atingimento das metas e, por consequência, o alcance dos resultados. Este método
pode ser utilizado para melhoria de todas as esferas de uma organização: estratégica,
gerencial e operacional. Desse modo, o Método Gerencial se caracteriza não somente
como uma ferramenta de trabalho, tornando-se uma filosofia de trabalho. (CAMPOS,
2009).
Algumas ferramentas que auxiliam:
a. Diagrama de Pareto
O diagrama de Pareto é uma ferramenta visual utilizada para identificar e
priorizar os problemas ou causas que contribuem para a maioria dos efeitos
indesejáveis em um determinado processo ou sistema.
O diagrama é construído a partir de um gráfico de barras, no qual as
barras são organizadas em ordem decrescente de frequência, permitindo que as
causas mais significativas sejam identificadas e recebam maior atenção na hora
da resolução de problemas.
b. Diagrama de Ishikawa
O diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e
efeito ou diagrama de espinha de peixe, o diagrama foi desenvolvido com o
 objetivo de representar a relação entre um efeito e suas possíveis causas. Essa
técnica é utilizada para descobrir, organizar e resumir conhecimento de um
grupo a respeito das possíveis causas que contribuem para um determinado
efeito.
Um dos méritos dessa ferramenta é sua capacidade de trabalhar com
diversos pontos de vista, compartilhando o conhecimento comum sobre o
problema e incentivando que os membros da equipe visualizem o sintoma e as
possíveis causas de um problema como parte de todo um sistema (induz ao
pensamento sistêmico).

c. Iso 9001
A ISO 9001 é uma norma internacional de sistemas de gestão da
qualidade desenvolvida pela International Organization for Standardization (ISO).
Ela estabelece os critérios e requisitos para um sistema de gestão da qualidade
eficaz, com o objetivo de melhorar a satisfação do cliente, aumentar a eficiência
operacional e aprimorar continuamente os processos internos de uma
organização. A norma ISO 9001 define um conjunto de princípios e diretrizes que
uma empresa deve seguir para atender aos requisitos de qualidade, incluindo a
definição de políticas e objetivos da qualidade, a gestão de recursos, a análise e
melhoria de processos, a realização de auditorias internas e a obtenção de
certificação por meio de uma auditoria externa conduzida por um organismo
certificador.

Do gerenciamento e controle interno do Cartório Aliança

Além de seguir as diretrizes estabelecidas pelo Poder Judiciário e pela Corregedoria-
Geral de Justiça, os cartórios adotam métodos de organização e controle próprios havendo
comando legal para a adoção de melhorias tecnológicas.
Utilizando como exemplo o Cartório Aliança, que utiliza um sistema de fluxogramas
para auxiliar no controle e gerir seus serviços.
Segue exemplo, retirados da página 27 e 34, de seu manual de condutas, ética e
qualidade.
 Dando início no cadastro, ao efetuar a abertura de cadastro de novos clientes, o
funcionário deve verificar atentamente os requisitos de segurança e originalidade dos
documentos apresentados e, caso surja alguma dúvida sobre as características do documento
apresentado ou em caso de suspeita de falsificação, o funcionário deve procurar o auxílio dos
colegas mais experientes, bem como acionar o superior. Nenhum cadastro deve ser aberto se
não houver segurança quanto aos documentos apresentados, sendo uma das metodologias
para evitar fraudes.
Após o cadastro é dado um protocolo ao pedido, que então é inserido em um software
específico para cartórios que serve de controle, para que prazos não sejam perdidos. Inserido
no sistema o setor responsável procede para a realização dos requerimentos e o faz por ordem
de chegada, conforme ordena a lei.

Exemplo de fluxograma para certidões:

● Ou o interessado solicita certidão mediante preenchimento de formulário eletrônico

disponível online na página do cartório ou o interessado vai até o balcão e faz a
solicitação da certidão.
● É realizada então uma correção de dados, onde o fornecimento de dados incorretos
ou abreviados podem inviabilizar a emissão da certidão desejada.
● A equipe do balcão fará a cobrança dos emolumentos e encaminhará a solicitação. O
valor total a ser pago corresponde os emolumentos devidos ao Cartório (a depender
do número de páginas das certidões em meio físico, poderá ser necessária a
complementação dos emolumentos inicialmente recolhidos) e as despesas com o
sistema eletrônico de solicitação (taxa de administração do serviço online) e/ou
remessa (eletrônica ou física) da certidão ao solicitante.
● Será realizada uma busca da matrícula.
● Criação da certidão.
● Requisição de selos.
● Emissão/Impressão da certidão.
● Entrega da certidão para a parte, caso tenha escolhido receber a certidão em meio
eletrônico, ela será assinada digitalmente e encaminhada por correio eletrônico (o
link de download expira em trinta dias a conta de sua expedição). A certidão poderá
ser enviada, também, pelos Correios (SEDEX ou PAC), caso em que será cobrado o
valor referente ao frete. Outra possibilidade é a retirada da certidão no balcão do
respectivo Cartório (a retirada somente poderá ser realizada pela pessoa que
 realizou a solicitação diretamente ou por pessoa expressamente autorizada,
devendo reconhecer firma no documento de autorização);

Do prazo e como lidam para cumprí-lo

Continuando com o exemplo da certidão, que tem prazo para envio, de até 05 (cinco)
dias, a contar do recebimento da solicitação pelo Cartório (vide art. 14 e art. 19, da Lei Federal
nº 6.015/73). E-mail será encaminhado ao usuário noticiando-lhe o início deste prazo. Não
obstante o prazo para atendimento do pedido de certidão, a meta do cartório Aliança é
completar no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas a contar do recebimento da
solicitação pelo Cartório. Entretanto, há casos que demandam mais tempo para a emissão da
certidão, consideradas a complexidade da digitação ou digitalização dos dados (cujo conteúdo
ainda estejam em livros físicos antigos) ou que demandem maiores buscas, situação que será
informada, por e-mail, ao Solicitante. Havendo mais de uma solicitação de certidão no mesmo
pedido/protocolo, as certidões serão enviadas à medida que forem sendo expedidas; portanto,
o prazo é contado em relação a cada certidão solicitada.

Utilizam-se também de um estabelecimento de coordenação de “Compliance” no

Comitê da Qualidade e geração de evidências em obediência à Lei 12.846/2013, ISO 37.0001 e
ISO 19.600.

Dos emolumentos
Os emolumentos são as despesas devidas pelos interessados aos responsáveis pelos
serviços notariais e de registros, pelos atos que vierem a ser praticados no âmbito de suas
serventias, dentro de sua competência legal, de acordo com os valores previstos para cada um
deles, na conformidade das tabelas de emolumentos, suas notas explicativas e observações,
todas com força normativa. (Lei Estadual n.° 12.692/06, art. 1º) Os notários e oficiais de registro
gozam de independência no exercício de suas atribuições, têm direito à percepção dos
emolumentos integrais pelos atos praticados na serventia e só perderão a delegação nas
hipóteses previstas em lei. (Lei 8.935/94, Art. 28). Fonte: MANUAL - SERVIÇOS REGISTRAIS por
João Pedro Lamana Paiva.
A cobrança de emolumentos é essencial para viabilizar a manutenção e o
funcionamento dos cartórios. Os emolumentos são uma forma de remunerar os profissionais
envolvidos, custear a infraestrutura e garantir a continuidade dos serviços notariais. Essa
cobrança justa e regulamentada contribui para a sustentabilidade financeira dos cartórios,
permitindo que eles ofereçam um atendimento eficiente e de qualidade aos cidadãos.

Conclusão:
 Podemos ao longo desta investigação observar como o sistema de delegação dos
serviços públicos aos particulares é realizado pelo Poder Público e como os mecanismos criados
por este para a inspeção e fiscalização funcionam. Também tivemos um breve vislumbre do
funcionamento dos processos internos do Cartório Aliança e, diante de todo o exposto,
podemos deduzir o que se segue:
Respondendo ao questionamento proposto no início, o objetivo do legislador com os
requerimentos, principalmente com a aplicação de concurso público de provas, nada mais é
que o de colocar pessoas técnica e moralmente capacitadas para a realização destes atos.
Pessoas que saibam organizar-se para entregar um serviço ágil, satisfatório e de confiança. E
está diretamente relacionado com o que podemos observar, em sua grande maioria, dentro
dos cartórios, como é o caso do cartório Aliança.
O cartório Aliança apresenta gestão adequada, tendo em vista que coloca em prática
controle próprio de seus processos de forma eficiente, atendendo às normas ISO 9.001(gestão
de qualidade), ISO 37.0001(antissuborno) e ISO 19.600(compliance). Além de já ter recebido
dois selos prata e um ouro em forma de Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA), que tem
por objetivo premiar os serviços notariais e de registro de todo o País, os que atendam aos
requisitos de excelência e qualidade na gestão organizacional da serventia e prestação de
serviços aos usuários.
Logo, todas as medidas, sejam elas dos órgãos que inspecionam, fiscalizam ou dos atos
dos próprios cartórios, com a busca incessante pela melhoria em sua eficiência, do
mapeamento dos processos à cobrança dos emolumentos, enfim, todos os atores que
contribuam de alguma forma para o funcionamento do tabelionato sempre apontam em
harmonia para um mesmo objetivo em comum, que é o da manutenção dos princípios da
publicidade, autenticidade, segurança e eficácia. Tal como uma empresa moderna o faz quando
direciona todos os seus esforços para a satisfação de muitos clientes, só que para o Estado, o
cliente é o cidadão.

Bibliografia:
MANUAL DE CONDUTAS INTERNAS, ÉTICA E QUALIDADE. Documento número 003 - Revisão 003
- Data: 21/08/18; Cartório Aliança, Aliança do Tocantins.
Emolumentos - Corregedoria-Geral da Justiça - Poder Judiciário de Santa Catarina (tjsc.jus.br).
MANUAL - SERVIÇOS REGISTRAIS, 2012. PAIVA, João Pedro Lamana. Emolumentos, pág 28.
Lei nº. 8.935, de 18 de novembro de 1994. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília,
DF, 21 nov. 1994.
O verdadeiro poder: práticas de gestão que conduzem a resultados revolucionários. 2009,
página 159. CAMPOS.
Segurança dos Alimentos. MELLO, Fernanda. GIBBERT, Luciana. SAGAH, 2017. Pág. 173 e 181.
SISTEMA REGISTRAL E NOTARIAL BRASILEIRO, DUARTE, Melissa de Freitas.