PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

Sistem Adminsitrasi
ADMINISTRATION

Data Kepegawaian :
EMPLOYEE RECORDS

1. Informasi pribadi
2. Latar belakang Pendidikan
3. Kompetensi Teknis
4. Kompetensi Manajerial
5. INDIVIDUAL PERFORMANCE APPRAISAL (IPA)
6. Pujian dan Rekomendasi (COMMENDATIONS)
7. Insiden Kritis (CRITICAL INCIDENTS)
8. Hasil Test
9. Proposal dan lain-lain (PROPOSALS AND OTHERS)

Alat
TOOLS
TEST
1. ATTITUDE TEST
2. APTITUDE TEST
3. IQ
4. TECHNICAL
5. MANAGERIAL

FORMS
1. Lamaran
2. Formulir Interview (Form HRM – 01)
3. PSYCHOGRAM (Form HRM – 02)
4. PERSONNEL DATABASE (Form HRM – 03)

5. IPA (Form HRM – 04)

6. REKOMENDATION (Form HRM – 05)

7. PERJANJIAN KERJA (Form HRM – 06)

8. SK PENGANGKATAN PEGAWAI (Form HRM – 07)

9. SK PROMOSI (Form HRM – 08)

10. SK MUTASI (Form HRM – 09)

11. SK DEMOSI (Form HRM – 10)

12. SK SURAT PERINGATAN (Form HRM – 11)

13. REFERENSI (Form HRM – 12)

GUIDELINES education
experience
formal non
formal PERSONNEL RECORDS 29
RECRUITMENT √
SELECTION
HIRING
PROBATIONARY PERIOD
JOB PLACEMENT
JOB ANALYSIS
JOB SPECIFICATIONS
JOB DESCRIPTIONS
JOB DIMENSIONS
RANK AND SALARY SYSTEM
TAKE HOME PAY COMPONENTS √
GRADE ASSIGNMENT √
SALARY ASSIGNMENT √
PROMOTION √
JOB PROMOTION
GRADE INCREASE
REASSIGNMENT AND DEMOTION √
JOB REASSIGNMENT
JOB DEGRADATION
REWARD SYSTEM
COMMENDATIONS
GRADE INCREASE
SALARY INCREASE
JOB ENRICHMENT
JOB PROMOTION
FRINGE BENEFITS
BONUSES
PUNISHMENT SYSTEM √
REPRIMANDS (Administrative sanctions)
SUSPENSIONS
AUTHORITY LIMITATIONS
JOB REASSIGNMENT
JOB DEGRADATION
LENGTHENING OF REVIEW PERIOD
DELAY OF SALARY PERFORMANCE INCREASE
DELAY OF GRADE INCREASE
SALARY REDUCTION
GRADE REDUCTION
SALARY PENALTY
TERMINATIONS

TRAINING AND DEVELOPMENT

TRAINING NEED ANALYSIS
TRAINING CURRICULUM
TRAINING SYLABUS
TRAINER COMPETENCE SPECIFICATIONS
TRAINING FOR TRAINERS
TECHNICAL PROGRAMS
MANAGERIAL AND LEADERSHIP PROGRAMS
CORPORATE CULTURE PROGRAMS
CAREER PATH
SUCCESSION PLAN
MANAGEMENT DEVELOPMENT PROGRAM
RETIREMENT PLAN
 TERMINATION

Sistem Dan Prosedur Rekruitmen

1. Rekruitmen hanya dapat dilaksanakan apabila telah mendapatkan persetujuan dari

Direksi.

2. Unit Kerja (Divisi / Departemen) yang membutuhkan jasa rekruitmen dari HRM telah
memenuhi persyaratan administrasi yang ditetapkan.

3. Pengajuan kebutuhan tenaga kerja telah disampaikan kepada HRM selambat –

lambatnya 1 (satu) bulan sebelum tenaga kerja dibutuhkan oleh unit kerja terkait,
kecuali Direksi menentukan jangka waktu lain.

4. HRM melaksanakan rekruitmen dengan mengedepankan asas kepatutan,

keseimbangan (fairness) dan efisiensi.

5. Tenaga kerja yang dinyatakan lulus apabila telah memenuhi syarat umum, kompetensi,
dan kepribadian yang telah ditetapkan.

Alur Permintaan kebutuhan tenaga kerja

DPKTK (Hard Copy) Pengajuan Menyiapkan

Diajukan kepada DPKTK ke HRM Data Base
Direksi/Ass.Dir Setelah Pelamar sesuai
untuk Persetujuan DPKTK
mendapatkan Direksi/Ass.Direk
Data Base Pelamar
DPKTK/Internal DPKTK/Internal
Memo kepada Memo perestujuan
Direksi memohon Direksi/Ass.Direksi
persetujuan

APTITUDE TEST Menetapkan Melakukan Seleksi

ATTITUDE TEST Jadwal Tes Administrasi untuk
TECHNICAL TEST dan Materi Tes Menetapkan
WAWANCARA seleksi Kandidat pelamar
yang sesuai
Form Identitas dengan spesifikasi
DPKTK dan
Pelamar Internal Memo
Form Hasil Tes dan Jadwal Test DPKTK&Internal
Wawancara memo penyampaian
daftar kandidat
kepada Manager cc
Direksi

Persetujuan Tes
Laporan Hasil Seleksi Direksi dan wawancara
penetapan final dan
tanggal negosiasi negoisasi gaji,
Internal Memo Hasil Seleksi
gaji,grade,rank
kepada User (manager)
title
Laporan hasil
tes dan
DPKTK & Internal wawancara,
Memo laporan
Hasil Seleksi
 KEPUTUSAN
PENERIMAAN
KEBIJAKAN DAN PEDOMAN TENAGA KERJA
MASA
PEKERJA MASA PERCOBAAN PERCOBAAN

PENERIMAAN PEGAWAI DALAM MASA PERCOBAAN

Seseorang dapat diangkat sebagai pegawai dalam masa percobaan apabila :
1. Telah dinyatakan lulus dari seluruh tahapan tes yang wajib diikuti sebagaimana diatur
dalam prosedur seleksi dan recruitment.
2. Telah menyepakati seluruh hak dan kewajiban yang harus dijalankan di dalam
perusahaan dengan cara menanda tangani Perjanjian Kerja Pegawai Dalam Masa
Percobaan.
Pada pertemuan ini HRM memberikan penjelasan mengenai program masa trainee sejelas –
jelasnya, sebelum penandatanganan perjanjian kerja.
Selanjutnya setelah penanda tanganan Perjanjian Kontrak Kerja calon tersebut diperkenankan
masuk ke program trainee.

KETENTUAN DALAM PROGRAM TRAINEE

1. Trainee wajib mentaati seluruh peraturan dan norma yang berlaku di dalam
perusahaan baik yang tertulis maupun tidak tertulis di dalam perjanjian kerja.
2. Trainee wajib mentaati jadual training yang diberikan.
3. Trainee wajib mentaati instruksi dan bimbingan yang dilakukan oleh Pembimbing
dan Pembina.
4. Trainee dilarang membawa keluar dari lingkungan kerja, melakukan foto copy atau
menyalin dengan alat apapun tentang sistem dan prosedur, SOP, kertas dengan
lambang perusahaan (kop surat), stempel atau cap perusahaan, dokumen –
dokumen lainnnya yang dikatagorikan sebagai hak milik perusahaan atau sarana –
prasarana (properties) milik perusahaan.
5. Trainee wajib mengikuti program pertemuan mingguan dan atau pertemuan
bulanan untuk review.
6. Trainee wajib membuat Laporan Harian Trainee.
7. Trainee wajib lulus dari evaluasi bulanan dan akhir yang ditetapkan dalam ketentuan
ini.
8. Trainee wajib lulus dari review akhir masa trainee dengan melalui tes yang dapat
dilakukan tertulis, interview ataupun alat tes lain yang dilakukan oleh perusahaan
sebagaimana telah diatur dalam ketentuan ini.
PROGRAM TRAINING PEGAWAI DALAM MASA PERCOBAAN

Grade Program Prosentase

4–6 Pembimbingan Teknis 15%
Penugasan Langsung 85%
7 – 12 Orientasi 2%
Klasikal dan On The Jobtraining 23%
Penugasan Langsung dengan Supervisi 75%
13 – 16 Orientasi 2
Klasikal dan On The Jobtraining 33%
Penugasan Langsung dengan Supervisi 65%

PROGRAM KLASIKAL DAN ON THE JOB TRAINING

Waktu
 Lama program Klasikal dan On The Job Training selama 3 bulan atau 75 hari atau 450
jam.
 Lama waktu 450 jam ini dibagi dalam 2 (dua) program besar yaitu :
 80% merupakan program pokok yaitu materi – materi yang harus dikuasai yang
langsung berkaitan dengan penugasannya kelak.
 20% merupakan program tambahan (accessories) yaitu materi – materi dari divisi
lain yang terkait dengan tugas pokoknya. Oleh sebab itu program ini diberikan
bobot yang berlainan .
 Materi – materi program pokok disusun oleh Divisi terkait dengan format yang telah
ditetapkan dan dengan ketentuan materi yang dianggap mempunyai bobot yang
penting dan harus dikuasai dengan sangat mendalam diberikan waktu yang lebih lama
didalam penyusunan schedule.

PERTEMUAN MINGGUAN (COUNSELING)

Grade Waktu Penanggung Jawab

4–6 Minggu I – III Department Head
Minggu IV Department Head dan Staf HRM
7 – 12 Minggu I – III Department Head
Manager Divisi
Minggu IV Assistant Direksi / Pejabat Yang Ditunjuk
HRM Center Manager
13 – 16 Minggu I – III Manager Divisi
HRM Center Manager
Minggu IV Assistant Direksi / Pejabat Yang Ditunjuk
HRM Center Manager
EVALUASI TRAINEE
Waktu :
 Evaluasi Bulanan dilaksanakan Minggu I Setiap Bulan
 Evaluasi Akhir dilaksanakan pada Minggu IV Bulan Ketiga
Materi :
 Sistem dan Prosedur, Intruksi Kerja, Standar Kualitas, dan kompetensi dasar / umum
yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan.
Metode :
 Test tertulis dengan studi kasus
 Presentasi dan Pertanyaan bersifat Terbuka.
 Interview

KETENTUAN MENGENAI KELULUSAN, PERPANJANGAN ATAU

PEMUTUSAN PERJANJIAN KERJA.
Trainee dinyatakan lulus, diperpanjang, atau diputus kontrak kerjanya sesuai dengan
ketentuan di bawah ini :

Evaluasi
Bulan I Bulan II Bulan III
No Kesimpulan Akhir
1 Baik Baik Baik Lulus
2 Baik Baik Kurang Diperpanjang
3 Baik Kurang Baik Lulus
4 Baik Kurang Kurang Diputus
5 Kurang Baik Baik Lulus
6 Kurang Kurang - Diputus
7 Kurang Baik Kurang Diputus

Catatan : Kepada trainee yang masuk kualifikasi DIPERPANJANG disampaikan kepada yang
bersangkutan dan diberikan surat perpanjangan masa trainee yang harus ditandatangani oleh yang
bersangkutan sebagai persetujuan. Surat perpanjangan tersebut dijahitkan (amended) pada
Perjanjian Kerja Pegawai Masa Percobaan.
 SISTEM KEPANGKATAN
( GRADE )

I. PENGERTIAN

Pangkat adalah peringkat pekerja dalam sistem kepegawaian pada suatu

perusahaan.
Jabatan adalah suatu posisi pekerja dalam perusahaan dimana di dalamnya
melekat tanggung jawab dan kewenangan yang diatur dalam uraian tugas (job description).
Penetapan pangkat adalah penentuan peringkat atau jenjang kepangkatan pekerja
pada sistem kepangkatan yang telah melalui proses penilaian berdasarkan parameter yang
ditentukan.
Jenjang Kepangkatan (Rank Tittle) :

Grade Rank – Title

29 President Director
28 Director
27 Vice President II
26 Vice President I
25 Assistant Vice President II
24 Assistant Vice President I
23 Senior Manager
22 Manager II
21 Manager I
20 Senior Assistant Manager
19 Assistant Manager II
18 Assistant Manager I
17 Official Assistant
16 Senior Technical Staff
15 Technical Staff II
14 Technical Staff I
13 Assistant Technical Staff II
12 Assistant Technical Staff I
11 Senior Operator
10 Operator III
9 Operator II
8 Operator I
7 Junior Operator II
6 Junior Operator I
5 Entry Level Operator II
4 Entry Level Operator I
 SISTEM PENGGAJIAN
1. Komponen Utama
1.1 Komponen Tetap
Komponen ini merupakan satu kesatuan komponen pembentuk gaji yang
bersifat Tetap, sehingga jumlah komponen ini dipergunakan sebagai dasar
perhitungan Uang Lembur (sama dengan normatif pada Sistem gaji yang
berlaku pada sistem lama).
Komponen Tetap terdiri dari :
 Gaji Pokok
 Uang Masa Kerja
 Uang Kepangkatan
1.2 Komponen Situasional
MERUPAKAN KOMPONEN YANG BERSIFAT SITUASIONAL,
TERDIRI DARI :
 Uang Kehadiran
2. Komponen Sekunder
Merupakan komponen Take Home Pay, terdiri dari :
 Uang Shift Malam,
 Insentif (misalnya : Premi produksi untuk pegawai bagian produksi, Uang Rit
untuk Sopir/kernet ),
 Uang Pengganti Cuti Haid
 Uang Lembur

3. Besaran komponen gaji

a. Gaji Pokok
GAJI POKOK DITETAPKAN SEBESAR 85 % DARI RANGE
GAJI MINIMUM SETIAP PANGKAT PADA TABEL
KEPANGKATAN.
b. Uang Masa Kerja
Uang masa kerja ditetapkan sebesar :

Grade 4 – 8 = Rp. 7,200.00 / tahun masa kerja

Grade 9 – 13 = Rp. 14,400.00 / tahun masa kerja
Grade 14 –18 = Rp. 20.650.00 / tahun masa kerja
c. Uang Kehadiran
Uang kehadiran ditetapkan sebagai berikut :
Grade 4 – 8 = Rp. 50,000.00 / bulan
Grade 9 – 13 = Rp. 70,000.00 / bulan
Grade > 14 = Tidak mendapat uang kehadiran
 Pedoman Mengenai Hukuman Bagi Pelanggar Peraturan Perusahaan
Setiap pelanggaran yang dilakukan seorang pegawai akan diambil tindakan
pemberian hukuman dengan langkah – langkah sebagai berikut :
1. Penetapan Jenis atau katagori pelanggaran
2. Mekanisme penjatuhan hukuman jabatan yang memenuhi asas
ketertiban, kepatutan dan penerimaan.
Bentuk – bentuk hukuman yang ditetapkan bagi pelanggaran peraturan
perusahaan antara lain dan tidak dibatasi oleh :
1. Penurunan Grade
2. Pencabutan Kewenangan atau Jabatan
3. Penurunan Gaji
4. Penurunan Grade dan Gaji
Mengingat penurunan pendapatan atau gaji mempunyai dampak psikologis
yang lebih serius, maka seyogyanya bentuk hukuman ini menjadi alternatif
terakhir.
Mekanisme :
1. Atasan Langsung menyampaikan rekomendasi berdasarkan fakta
pelanggaran yang telah dilakukan melalui prosedur yang ditetapkan
beserta jenis dan tingkat hukuman yang akan dijatuhkan.
2. Kepala Divisi memberikan pertimbangan atas rekomendasi Atasan
Langsung kepada Direksi.
3. Direksi memberikan keputusan final.
Barkas Keputusan Direksi disampaikan kepada HRM untuk :
1. Diteliti mengenai keabsahan prosedur yang telah dilalui untuk
penjatuhan hukuman
2. Diteliti pada file kepegawaian atas Hukuman Jabatan atau critical
incident (kejadian penting) yang pernah diterima sebelumnya.
3. Bila telah sah dan sesuai dibuatkan Surat Keputusan Penjatuhan
Hukuman Jabatan.
 PEDOMAN MENGENAI PROMOSI
Promosi merupakan penetapan grade, gaji atau jabatan yang lebih tinggi dari
jabatan sebelumnya yang dimiliki oleh seorang pekerja.
Prasyarat Promosi :
1. Rekomendasi Atasan Langsung yang didukung dengan hasil penilaian
IPA dan ARPD serta rekomendasi mengenai tindakan penyiapan
pengganti bagi pejabat yang akan meninggalkan jabatannya atas
rekomendasi demosi atau promosi tersebut.
2. Rekomendasi dari Dewan Penilai Kepangkatan dan Jabatan (DPKJ
atau Rank and Position Assestment Panel)
3. HRM meneliti keabsahan rekomendasi atasan langsung dan
rekomendasi DPKJ
4. Keputusan Direksi bersifat Final.
Persetujuan Direksi dibuatkan Surat Keputusan oleh HRM.
 PEDOMAN MENGENAI REPOSISI / MUTASI
Reposisi atau Mutasi merupakan pemindahan atau pengalihan tugas pekerja
ke suatu jabatan atau pekerjaan baru yang sejajar yang belum tentu
menghasilkan penyesuaian gaji / grade atau benefit yang lain.
Prasyarat :
1. Rekomendasi Atasan Langsung yang didukung dengan hasil penilaian
IPA dan ARPD , dan penjelasan Atasan Langsung bahwa yang
bersangkutan akan lebih berperan memberikan kontribusi yang lebih
baik pada bidangnya yang baru dengan mempertimbangkan job
description dan job speficication pada jabatan yang baru.
2. Rekomendasi Kepala Divisi atau Atasan Penilai Kepada Direksi
3. Keputusan Direksi bersifat final
HRM meneliti keabsahan prosedurnya dan membuatkan Surat Penetapan
pada jabatan yang baru.
 IPA (INDIVIDUAL PERFORMANCE AGREEMENT)

PERSETUJUAN PERFORMA INDIVIDU YANG MENJADI DASAR DARI SISTEM

PENGENALAN HASIL KERJA (PERFORMANCE APPRAISAL SYSTEM) DALAM
LINGKUNGAN KITA GROUP,

KOMPETENSI

YANG BERISI TARGET-TARGET PENCAPAIAN TINGKAT KEMAMPUAN TEKNIS,

MANAJERIAL DAN KEPEMIMPINAN (KOMPETENSI),

KEPATUHAN

TARGET-TARGET KEPATUHAN KEPADA SIKAP KITA GROUP (KEPATUHAN),

KONTRIBUSI

MENGHASILKAN DAN TARGET-TARGET USAHA YANG BERUPA

MEMAKSIMALKAN PENCAPAIAN HASIL USAHA DAN MEMINIMALKAN BIAYA
PROSES USAHA(KONTRIBUSI).

ACTION PLAN (ARPD)

URAIAN RENCANA TINDAKAN (ACTION PLAN) YANG MENJADI DASAR

PENILAIAN KESIAPAN DAN KEMUNGKINAN KEBERHASILAN SESEORANG ATAU
KELOMPOK DALAM MENCAPAI TARGET-TARGET YANG DIBERIKAN
KEPADANYA.

MONTHLY IPA REVIEW

PROSES PENILAIAN PENCAPAIAN HASIL KERJA BULANAN YANG

MENGGUNAKAN PEMBANDINGAN ANTARA HASIL KERJA SEBENARNYA DAN
RENCANA PENCAPAIAN HASIL YANG DINYATAKAN DALAM IPA, YANG TUJUAN
UTAMANYA ADALAH MEMBANGUN HUBUNGAN KONSULTATIF ANTARA ATASAN
DAN BAWAHAN DALAM MEMBANTU BAWAHAN MENCAPAI TARGET-TARGET
DALAM IPA-NYA.

QUARTERLY PERFORMANCE REVIEW

PROSES PENILAIAN PENCAPAIAN HASIL KERJA PER IPA (KWARTAL) YANG

MENGGUNAKAN PEMBANDINGAN ANTARA HASIL KERJA SEBENARNYA DAN
RENCANA PENCAPAIAN HASIL YANG DINYATAKAN DALAM IPA, YANG TUJUAN
UTAMANYA ADALAH MENILAI KEMAMPUAN BAWAHAN UNTUK MENCAPAI
TARGET-TARGET DALAM IPA-NYA.

QUARTERLY BUDGET REVIEW

Organisasi dalam Peninjauan integritas (keutuhan) anggaran yang telah disusun untuk
tahun berjalan, untuk melihat tingkat kepastian kemampuan perusahaan untuk
mencapai angka-angka atau nilai-nilai lain yang ditetapkan sebagai tagret dalam
anggaran tersebut.

Kebijakan dan mekanisme penyelenggaraan Budget Review disusun untuk melindungi

keutuhan anggaran dari kekhawatiran dan keraguan sesaat yang bisa mempengaruhi
kesungguhan anggota mencapai target-targetnya.
 Perubahan Budget dimungkinkan dan harus diselenggarakan oleh Suatu Badan yang
Berwenang (RECLAMA) yang ditunjuk oleh Direksi.

PERFORMANCE APPRAISAL

Penilaian Hasil Kerja yang merupakan sebuah urutan proses logis dari IPA Review
pertama (bulan pertama anggaran) dan ditutup dengan Performance Review untuk
kwartal terakhir.

IPA (INDIVIDUAL PERFORMANCE AGREEMENT)

KAJIAN ATAU TINJAUAN HASIL PENCAPAIAN IPA DILAKUKAN SETIAP BULAN

( MONTHLY IPA REVIEW )
Dilaksanakan paling lambat tanggal 10 atau 10 hari pertama pada bulan April, Juli, Oktober
atau Januari.

FORMULIR :
1. IPA
2. ARPD

FORMULIR IPA BERISI TENTANG :

1. KOMPETENSI
2. KEPATUHAN
3. KONTRIBUSI

KOMPETENSI
SEORANG ATASAN DISEBUT “KOMPETEN”, APABILA MEMENUHI PERSYARATAN:

1. PROJECT
MAMPU MENGURAIKAN TUGAS-TUGASNYA KE DALAM PROJECT-PROJECT
2. STRATEGI
MAMPU MENYUSUN STRATEGI UNTUK MEMASTIKAN KEBERHASILAN
PROJECT2NYA
3. TAKTIK
MAMPU MENYUSUN URUTAN TAKTIK SEBAGAI CARA UNTUK EKSEKUSI
STRATEGI
4. STANDARD KEBERHASILAN
MAMPU MENYUSUN STANDARD KEBERHASILAN BAGI EKSEKUSI TAKTIK
(STANDARD KEBERHASILAN PEKERJA ADALAH IPA)
5. DELEGASI
MAMPU MENDELEGASIKAN TAKTIK KEPADA FUNGSI-FUNGSI ATAU PEJABAT –
PEJABAT DIBAWAH KEWENANGANNYA
6. SUPERVISI
MAMPU MENDAMPINGI, MEMFASILITASI & MENYEMANGATI BAWAHAN UNTUK
MEMAKSIMALKAN POTENSI KEBERHASILAN BAWAHAN DALAM EKSEKUSI
TAKTIK
7. CONTROL
MAMPU MERANCANG & MENETAPKAN SISTEM DAN PROSEDUR CONTROL
UNTUK MEMASTIKAN KETERATURAN PROSES KERJA.
8. PENILAIAN
MAMPU MENENTUKAN NILAI BAGI KEBERHASILAN KERJA BAWAHAN
BERDASARKAN BUTIR-BUTIR DIATAS.
FORMULIR ARPD BERISI :

PROJECT TITLE
STRATEGY
ACTION
EXPECTED RESULTS
REQUIRED SUPPORTS
PERSON IN CHARGE
STARTING DATE
COMPLETION DATE
NOTES

DOKUMEN PENDUKUNG LAINNYA :

COMMENDATIONS atau Pujian merupakan suatu catatan yang bersifat positif yang
diberikan oleh seorang atasan langsung kepada bawahannya.
CRITICAL INCIDENTS atau KEJADIAN KRITIS merupakan suatu catatan yang
bersifat negatif seperti peringatan tertulis atau Surat Peringatan (SP) atas
pelanggaran yang dilakukan oleh seorang pekerja.
PROPOSALS merupakan suatu catatan tertulis yang berisi usulan (suggestions)
yang diketahui & diberikan komentar / catatan (remark) oleh atasan langsung.

PERFORMANCE REVIEW
Dilaksanakan paling lambat tanggal 10 atau 10 hari pertama pada bulan April, Juli,
Oktober atau Januari.

SKORING DAN INTERPRETASI SKOR

SCORING AND INTERPRETATIONS

BAIK SEKALI > TARGET 100 %

BAIK = TARGET 99% -100% (ON TARGET)
KURANG < TARGET 99% - >75% (NEGOTIABLE)
KURANG SEKALI = 0 - 75%

BAIK SEKALI Melewati target

Berhasil mempengaruhi orang lain / kelompoknya untuk patuh
kepada norma perusahaan.
Berhasil mengelola bawahan dan orng lain untuk mencapai
penforma.

BAIK Mencapai target yang ditetapkan

Menunjukkan kepatuhan pribadi kepada nilai perusahaan
Menunjukkan penerapan kompetensi dengan effective.

KURANG Pencapaian di bawah target

Gagal Menunjukkan kepatuhan kepada nilai perusahaan
Gagal menunjukkan penguasaan terhadap kompetensi yang
dipersyaratkan

KURANG SEKALI Pencapaian sangat jauh dibawah target

Menunjukkan ct for organization values
Showing utter absence of required knowledge

PERFORMANCE APPRAISAL
1. Dilaksanakan pada IPA 4 atau awal IPA tahun berikutnya
2. Penilaian dalam PA menghasilkan rekomendasi yang berdampak pada Gaji dan
atau Grade dan atau jabatan dan atau kewenangan.

BOBOT IPA (WEIGHTING)

IPA I 10 POINTS
IPA II 25 POINTS
IPA III 50 POINTS
IPA IV 100 POINTS
IPA IV MERUPAKAN GABUNGAN PENILAIAN SELURUH IPA I – IV

KEMUNGKINAN HASIL KUALIFIKASI PENILAIAN :

1. BAIK SEKALI
2. BAIK
3. BAIK dengan catatan
4. KURANG
5. KURANG dengan catatan
6. KURANG SEKALI
7. KURANG SEKALI dengan catatan

Pengertian CATATAN adalah Cushion untuk penilaian lebih dari yang seharusnya.
KURANG SEKALI dengan catatan KURANG SEKALI, dengan peringatan untuk sebuah
tindakan yang akan diambil bila persyaratan tertentu dilanggar.

CONTOH HASIL PENILAIAN PERFORMA SELAMA 1 PERIODE (1 TAHUN ):

PERIODE KUALIFIKASI BOBOT BOBOT TOTAL

KUALIFIKASI IPA NILAI
IPA I BAIK SEKALI 4 10 40
IPA II BAIK 3 25 75
IPA III KURANG 2 50 100
IPA IV KURANG SEKALI 1 100 100
JUMLAH 185 315
NILAI 315 : 185 = 1.70
KUALIFIKASI KURANG DENGAN CATATAN

REKOMENDASI KENAIKAN ATAU PENURUNAN GAJI dan atau GRADE

dan atau PENCABUTAN JABATAN

KENAIKAN GAJI dan atau GRADE dan atau JABATAN dan atau
KEWENANGAN
1. Gaji
 Pengertian kenaikan gaji dalam hal ini adalah Penambahan yang karena
Performance Increase, bukan COLA.
 Pedoman Perhitungan Kenaikan Gaji karena Performance Increase :
 Tingkat kenaikan ditentukan oleh perhitungan Departmental Increase
yang diturunkan dari Divisional Increase.
 Divisional Increase ditetapkan JUMLAH-NYA oleh Direksi, berdasarkan
penilaian Direksi atas kinerja Divisi yang bersangkutan.
 Pembagian jumlah kenaikan gaji kepada setiap individu sesuai dengan
Performance Valuation pribadi, di force-fit dalam kelompok terkecil, lalu
dibagi proporsional.

2. Dan atau Grade

 Kenaikan Grade bisa direkomendasikan oleh atasan langsung kepada atasan
penilai
 Konfirmasi kenaikan grade hanya bisa dilakukan oleh Direksi

Proses untuk mendapatkan konfirmasi kenaikan grade sebagai berikut :

Fasilitator: HRM
Tugas Fasilitator :
 Mempersiapkan data nilai-nilai performa, Pujian, Kejadian Kritis, dan
Proposal disertai dengan :
 Rekomendasi tertulis dari atasan langsung.
 Rekomendasi atasan dari atasan langsung.
 Rekomendasi dari HRM bahwa prosedur telah dilalui dengan baik.
 Rekomendasi Dewan Peniliai Kepangkatan dan Jabatan.
 Rekomendasi HARUS berisi Tingkat Gaji, Grade, dan Review Period.
Kewenangan Memutuskan :
Keputusan penerimaan rekomendasi menjadi wewenang penuh Direksi.

3. Dan atau Jabatan

Prosedur sama dengan rekomendasi kenaikan grade
Ditambah dengan penilaian kesesuaian kompetensi pribadi yang
direkomendasikan dengan analisa jabatan yang direkomendasikan.

4. Dan atau kewenangan

Prosedur sama dengan rekomendasi kenaikan grade
Ditambah dengan penilaian kesesuaian kompetensi pribadi yang
direkomendasikan dengan perluasan kewenangan yang direkomendasikan.

PENURUNAN GAJI, KEWENANGAN, dan atau PENCABUTAN JABATAN

  Penurunan Grade bisa direkomendasikan oleh atasan langsung kepada
atasan penilai
 Konfirmasi penurunan grade hanya bisa dilakukan oleh Direksi.

Proses untuk mendapatkan konfirmasi kenaikan grade sebagai berikut :

Fasilitator: HRM
Tugas Fasilitator :
 Mempersiapkan data nilai-nilai performa, Pujian, Kejadian Kritis, dan
Proposal disertai dengan :
 Rekomendasi tertulis dari atasan langsung.
 Rekomendasi atasan dari atasan langsung.
 Rekomendasi dari HRM bahwa prosedur telah dilalui dengan baik.
 Rekomendasi Dewan Peniliai Kepangkatan dan Jabatan.
 Rekomendasi HARUS berisi Tingkat Gaji, Grade, dan Review Period.
Kewenangan Memutuskan :
Keputusan penerimaan rekomendasi menjadi wewenang penuh Direksi.

REKOMENDASI KENAIKAN ATAU PENURUNAN GAJI dan atau GRADE

dan atau PENCABUTAN JABATAN

Dapat dilakukan pada akhir periode IPA ke 4 (empat)

Rekomendasi S E B E L U M akhir IPA ke Empat dapat dilakukan bila keadaan
mengharuskan
Keadaan yang memungkinkan dilakukannya rekomendasi di atas adalah:

KENAIKAN Bila yang bersangkutan (yang direkomendasikan)

UNDER PAID
UNDER GRADED
Pejabat sementara yang sangat mampu
Mengisi jabatan yang kosong
Catatan : Hanya pejabat sementara yang diijinkan oleh sistem untuk memiliki grade
LEBIH RENDAH dari yang dipimpinnya.
Bila ada keadaan seperti ini, maka HRM harus segera mengambil inisiatif untuk
assessment.

PENURUNAN Bila yang bersangkutan (yang direkomendasikan)

Secara pasti melanggar peraturan perusahaan yang tingkatnya sesuai untuk
hukuman ini.
Secara pasti melanggar catatan perbaikan dalam IPA.

CONTOH :
JENIS SANKSI JENIS HUKUMAN JABATAN
ADMINISTRATIF
Teguran Lisan dan Tidak ada Hukuman Gaji dan atau Grade
atau Tertulis
Surat Peringatan I Bisa Menghasilkan Perpanjangan Review Period 3 bulan
Surat Peringatan II Bisa Menghasilkan Perpanjangan Review Period 6 bulan
Surat Peringatan III Bisa Menghasilkan Penurunan Gaji dan atau Grade dan atau
Pencabutan Jabatan.
Schorsing Bisa Menghasilkan Penurunan Gaji dan atau Grade dan atau
Pencabutan Jabatan. Penurunan Gaji sesuai Kepmen 150 /
2000 yakni 25% dan selama 6 bulan.
Pemutusan Sesuai Kepmen 150 / 2000
Hubungan Kerja
 DEWAN PENILAI KEPANGKATAN DAN JABATAN (DPKJ)
TUJUAN Adalah badan yang memiliki kewenangan penilaian dan rekomendasi
tertinggi di bawah Direksi perusahaan untuk membantu Direksi memutuskan
kenaikan dan penurunan gaji dan atau grade dan atau jabatan bagi seorang
karyawan.

KEANGGOTAAN DPKJ berisikan anggota berjumlah ganjil, tanpa ketua, dan

diangkat oleh Direksi untuk sebuah periode tertentu. Anggota DPKJ harus memiliki,
namun tidak dibatasi oleh, memiliki kriteria berikut:

KRITERIA
1. Senioritas yang memadai
2. Kompetensi akademis dan atau teknis dan atau manajerial dan atau
kepemimpinan
3. Integritas yang tinggi
4. Jujur
5. Obyektif
6. Seimbang
7. Mempertimbangkan dengan baik
8. Berorientasi pada solusi
9. Komunikatif

SISTEM DAN PROSEDUR

1. Penilaian data

IPA, ARPD, data anggaran

Lembar-lembar administrasi
Seperti : Laporan produksi, Call Plan, Call Report, Sales Report
Commendations
Critical Incidents
Proposals and Others

2. Penilaian masukan atasan, bawahan, rekan, dan atau pihak-pihak lain yang
terkait dengan tugas yang bersangkutan

Masukan bisa diterima dalam bentuk

Questionaire
Interview
Surat keterangan, pujian, keluhan, protes
3. Penilaian Presentasi
4. Penilaian Interview Panel
5. Rekomendasi
Disusun dalam 24 (dua puluh empat) jam sejak ditutupnya forum penilaian.
Disampaikan kepada Direksi untuk mendapatkan penetapan dalam 7 (tujuh)
hari kerja setelah diterimanya rekomendasi dari DPKJ.
Tembusan kepada HRM.
Direksi menyampaikan langsung mengenai Ketetapan Direksi kepada Atasan
yang bersangkutan dan HRM.