1 Sales Planning

SPV Level 1 Training
SALES PLANNING
GOAL SETTING, MONITORING
AND DO COMPETENCY BASED
INTERVIEW
PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA

TSP-Hino Training Division
Jl. Gatot Subroto km 8.5, Tangerang
1
Warming Up
1. Apa Perbedaan Dream dengan Goals
2. Tuliskan apa yang anda ketahui tentang
SMART Goal
3. Skill dasar yang harus sikuasai seorang SPV
4. Sebutkan perbedaan Normal interview
dengan interview berdasarkan kompetensi
5. Apa yang anda ketahui tenatang metode STAR
2
INTRODUCTION
3
About me SPV Level 1 Training
WORKING EXPERIENCE
• Jan 2020 - Present >> VMC & Managerial Training HMSI
• Jan 2019 – Des 2019 >> Spareparts Sales Training HMSI
• Jan 2017 – Des 2018 >> Hino Parts School School HMSI
• Jan 2015 – Des 2016 >> Dealer development Area HMSI
• March 2012 – Des 2014 >> Sales & Marketing Sparepart HMSI
Siswanto Rahargo
EDUCATIONAL BACKGROUND
Bachelor Degree majoring
0811 950 5641 • University Of Gunadarma >>
industrial engineering
0813 1541 1935
HOBBY
Siswanto.Rahargo@hino.co.id
@argo.rahargo
Siswanto rahargo
CONTENT 1) GOAL SETTING
2) PLAN & MONITORING
3) CBI
5
3) CBI
6
7
8
 Merupakan sebuah
 Merupakan sebuah
fantasi/angan-
tujuan yang ingin
angan
Apa perbedaan
 tidak ada batasan-
nya
di capai ?
 Terbataskan waktu
batasan
 Selalu di ikuti
 Bisa jadi sebuah
dengan langkah
hal yang membuat
perencanaan
gairah hidup
9
10
Video 1 SPV Level 1 Training
11
12
3) CBI
13
Pertanyaan 1. Apa peran LEADER bagi

Anda ?
….. 2. Apa arti memimpin bagi
Anda ?
3. Bagaimana cara Anda
memimpin selama ini ?
4. Bagaimana cara Anda
memimpin nanti?
5. Apa yang Anda inginkan dari
team anda ?
14
SKILL NEED TO MASTERED
by
1.Planning – Goal Setting

2.Managing Team
3.Communication
4.Coaching
15
Team Goals Setting

Have a Clear Goals
KPI :
 Tingkat Produktivitas Salesman

 Pencapaian Target Team
 Jumlah Training Team
 Nilai Product Knowledge Sales Team
Jumlah Aktivitas Penjualan
 Handling Complain Ratio
 Progress Sales Report
16
# SPV Role on Team Goal Setting
Goals & Planning
Reward & Monitoring

Recognition
Evaluation
Developing,
Coaching &
Retaining 17
Memahami & Kuasai Kondisi Saat ini,

Tutup Gap & Temukan Kesempatan Baru
T eam Composition
I ndividual Performance
M arketing Program & Activity
E ffective days / month
S easonal factors
18
Bagaimana cara
menghasilkan
sales/penjualan
dalam jumlah
besar?
19
Kita dapat memperoleh penjualan yang lebih tinggi melalui…
Input Lebih Banyak Produktifitas

Lebih banyak sales people
Lebih banyak anggaran promosi
or Lebih Tinggi
Biaya Biaya Lebih Tinggi Biaya Sama
Penjualan Penjualan Lebih Tinggi Penjualan Lebih Tinggi
Profit Profit Lebih??? Profit Lebih
20
Investasi dalam tenaga penjualan (sales force) akan menjadi

percuma bila tidak dapat menghasilkan keuntungan
Tenaga Penjualan dapat menjadi…
Cost Center Profit Center

Ketika setiap aktifitas Ketika setiap aktifitas
penjualan tidak dapat
menghasilkan peningkatan
OR penjualan dapat menghasilkan
peningkatan penjualan dan
penjualan dan keuntungan, keuntungan
bahkan menimbulkan kerugian
21
Karena itu Sales Supervisor harus bisa mengelola tim penjualannya

agar setiap aktifitas salesman menjadi produktif
Efisien
Melakukan dengan benar
Produktif
Melakukan hal yang

Efektif
Melakukan hal yang
salah
benar
22
Melakukan dengan salah
Plan Your Team
23
Video 2 SPV Level 1 Training
24
WORKLOAD
APPROACH
ASUMSI:
SELURUH TENAGA PENJUAL HARUS
MEMILIKI BEBAN YANG SAMA
PRA-SYARAT:
KALKULASI TOTAL BEBAN DARI SELURUH
TERITORI PENJUALAN
(KLASIFIKASI ACCOUNT)
25
Ilustrasi
• Klasifikasi pelanggan:
– Tipe A (large): 200
– Tipe B (medium): 400
– Tipe C (small): 1.000
– Total: 1.600 pelanggan
26
Ilustrasi
• Estimasi durasi per sales call & jumlah visit per
tahun:
– Tipe A (large): 60 menit, 52 visit/tahun = 52 jam
– Tipe B (medium): 30 menit, 24 visit/tahun = 12 jam
– Tipe C (small): 15 menit, 12 visit/tahun = 3 jam
• Estimasi total beban per tahun:

– Tipe A (large): 52 jam x 200 = 10.400 jam
– Tipe B (medium): 12 jam x 400 = 4.800 jam
– Tipe C (small): 3 jam x 1.000 = 3.000 jam
– Total Beban = 18.200 jam/tahun
27
Ilustrasi
• Estimasi alokasi waktu kerja sales:
– 40 jam seminggu
– 48 minggu per tahun
– Total alokasi waktu kerja = 40 jam x 48 minggu = 1.920
jam/tahun
• Estimasi total jumlah salesperson yang

dibutuhkan:
– Total jam dibutuhkan: 18.200 jam/tahun
– Total jam tersedia: 1.920 jam/tahun
– Estimasi Jumlah Salesperson = 9 salesperson
28
SALES POTENTIAL
APPROACH
ASUMSI:
JUMLAH TENAGA PENJUAL
BERGANTUNG PADA TARGET KINERJA
PRA-SYARAT:
SALES FORECAST SUDAH DILAKUKAN &
KINERJA RATA-RATA SALES SUDAH
DITETAPKAN
29
Ilustrasi
• Formula: (S/P) x (1+T)
– S = volume penjualan proyeksi
– P = estimasi produktivitas salesperson per orang
– T = turnover salesperson
• Informasi:
– Volume penjualan proyeksi: 600 unit/tahun
– Estimasi produktivitas salesperson per orang: 2
unit/bulan = 24 unit/tahun
– Rasio turnover/tahun: 10%
30
Ilustrasi
• Formula: (600/24) x (1+0,1)
– S = volume penjualan proyeksi = 600 unit/tahun
– P = estimasi produktivitas salesperson per orang =
24 unit/tahun
– T = turnover salesperson = 10%/tahun
• Estimasi kebutuhan Salesperson:

– 28 orang salesperson
31
Do this acivity
32
6 (enam) Aktifitas yang dapat dilakukan Sales Supervisor untuk
mengelola salesman agar produktif
Alokasi waktu
No Aktifitas Tujuan
(minimal)
Meningkatkan knowledge, skills, dan attitude para Minimal 1 hari untuk 1

1 Coaching
salesman. orang per bulannya
Membentuk moral dan kerjasama tim, membantu

1 hari penuh untuk satu
2 Sales Meeting pemecahan masalah dan kesempatan untuk
tim dalam satu bulan
pembekalan melalui pembekalan/pelatihan tim.
Counseling / Satu hari untuk setiap

Menjaga dan membentuk motivasi dan membantu
3 Individual minggunya untuk satu
memecahkan masalahnya.
Motivation tim
Sumber: Stewart, Grant: Successful Sales Management, P-6 Prentice Hall

33
6 (enam) Aktifitas yang dapat dilakukan Sales Supervisor untuk
mengelola salesman agar produktif
Alokasi waktu
No Aktifitas Tujuan
(minimal)
Untuk membangun kerjasama tim dan pengakuan

2 hari untuk satu tim
4 Communication terhadap kinerja tim, serta berkoordinasi dengan
dalam waktu satu bulan
setiap anggota
Untuk menjaga motivasi dan pengakuan terhadap

Appraisal / 1 hari untuk satu tim
5 Career kinerja tim. Supervisor juga harus memberikan
Development setiap bulannya
achievement feedback secara berkala
Mengajak salesman berpartisipasi dalam penentuan

Sales Planning / Satu atau 2 jam per
6 rencana penjualan dan menggali informasi
Analysis
minggu untuk tiap tim
berkaitan dengan situasi yang dihadapi

34
Ukur Produktifitas salesman anda
35
Bagaimana mengukur produktifitas salesman
Bagaimana Anda bisa

mengetahui bahwa tim
? penjualan Anda sudah

bekerja secara efektif
dan efisien?
36
Dalam dunia bisnis, ada dua madzhab utama dalam masalah

evaluasi kinerja:
Madzhab Proses Madzhab Hasil

• Fokus pada proses penjualan • Fokus pada hasil penjualan
• Asumsinya jika proses sudah benar • Proses ini dianggap lebih mudah untuk
maka hasilnya akan baik dievaluasi karena lebih konkret
37
MADZHAB PROSES
Produktifitas salesman dilihat berdasarkan aktifitas-aktifitas yang
dilakukannya:
Contoh Proses
Akuisisi Pelanggan Baru

• Jumlah prospek/hot prospek per minggu
• Jumlah rencana sales call ke prospek baru
• Jumlah sales call aktual ke prospek baru
• Waktu yang dihabiskan untuk sales call
• dsb
Retensi Pelanggan Lama

• Waktu yang dihabiskan untuk visit pelanggan lama
• Jumlah rencana sales call ke pelanggan lama
• Jumlah sales call aktual ke pelanggan lama
• Jumlah referensi (prospek baru) dari pelanggan lama
• dsb
38
MADZHAB HASIL
Produktifitas salesman dilihat berdasarkan hasil yang
diperolehnya :
Contoh Hasil
Hasil Finansial
• Sales per bulan
• Profit per bulan
• Jumlah unit terjual per bulan
• dsb
Hasil Non Finansial

• Kepuasan pelanggan (berdasarkan riset)
• Kepuasan dealer (berdasarkan riset)
• Penurunan jumlah keluhan/komplain
• dsb
39
Monitoring Tools dan Report
Aspek yang dinilai Tools yang digunakan

• Aktifitas sales call aktual
• Rencana sales call • Daily Sales Call
Analisa
• Jumlah prospek • Weekly Plan
Proses
• Jumlah referensi • Progress Board
• lainnya?
• Jumlah sales per bulan

Analisa
• Jumlah unit terjual per bulan • Sales monitoring
Hasil
• Lainnya?
40
Bagaimana Mengelola Produktifitas Salesman
Penggunaan monitoring tools dalam

pengelolaan produktifitas Salesman akan
tidak efektif,
Apabila Sales Supervisor hanya
menggunakannya sebagai
pemenuhan proses/SOP.

41
Mengoptimalkan produktivitas salesman
Monitoring tools dapat berguna sebagai alat analisa

untuk :
Memprediksikan tren masa depan yang dapat mempengaruhi bisnis
Menentukan tindakan yang harus dilakukan atau dihilangkan
Menjelaskan bagaimana merencanakan pencapaian tujuan
Sebagai pedoman untuk mengiplementasikan rencana
42
Maintain Produktifitas
salesman anda !
43
Bagaimana Mengelola Produktifitas Salesman SPV Level 1 Training
Untuk menjaga produktifitas tim penjualan, Sales

Supervisor perlu menentukan Standar Kinerja yang
harus dilaksanakan semua salesman.
Standar Kinerja ini harus

memiliki tujuan (hasil yang ingin
dicapai) yang jelas dan dapat di
monitor secara intensif.
44
Bagaimana Mengelola Produktifitas Salesman Illustrasi
Hasil yang Ingin
Minimum Standar Kinerja (Target/Goals) Teknis Monitor
Dicapai (Objektif)
Pencapaian Target • 1 Month Team

90% dari target yang ditentukan
Penjualan Review
Pembukaan SPK • Monthly
Minimal 2 SPK setiap bulan
baru Review
• Daily Sales Call
Sales Call / Visit
Minimal 8 Sales Calls setiap hari • Monthly
yang cukup
Review
• Memahami potensi area yang dikunjungi

• Daily Sales Call
Kunjungan Area • Memiliki perencanaan yang baik dan • Weekly Plan
Pelanggan / Target
mengoptimalkan alokasi waktu serta • Monthly
Konsumen
Review
mengurangi biaya kunjungan

45
Bagaimana Mengelola Produktifitas Salesman Illustrasi
Hasil yang Ingin
Minimum Standar Kinerja Teknis Monitor
Dicapai
Pengetahuan, keahlian dan perilaku yang cukup akan

proses penjualan: • Field Appraisal
1. Semangat/Motivasi • Monthly Review
Metode Penjualan
2. Empati • Annual Appraisal
yang kreatif 3. Teknik Penjualan
4. Cara kerja organisasi dan Perencanaan
5. Penggunaan pengetahuan produk
• Verbal Report
Pengetahuan setiap salesman
Mengumpulkan informasi mengenai kompetitor
kompetitor yang untuk dibahas pada sales meeting
• Price list dan
cukup contoh aktifitas
kompetitor
Keterlibatan dalam • Partisipasi

Ikut serta secara aktif berdasarkan kebutuhan
acara-acara selama
perusahaan
perusahaan pelaksanaan
46
5 (lima) Tahapan Perencanaan Penjualan:
1. Where are we now?

(Situasi dimana kita sekarang)  Analysis
2. Where are we heading?

(Situasi apa yang kita hadapi)  Forecasting
3. Where do we want to be?  Objectives

(Situasi apa yang kita tuju)
4. How will we get there?
 Sales Plan
(Bagaimana kita dapat mencapainya)
5. How will we know we are getting there?
(Bagaimana kita mengetahui bahwa kita  Control
berhasil mencapainya?)

47
Motivate
salesman anda !
48
Tipe Pendapatan Salesman
KONTES
PENJUALAN
GAJI Jenis Pendapatan
INSENTIF
49
Skema Pendapatan Salesman SPV Level 1 Training
Jenis Pendapatan Keputusan Pendapatan
Berapa besar salesman mendapatkan gaji

Fix Gaji
tetap tiap bulannya ?
Apa dasar pemberian insentif tersebut?

Insentif/Komisi Berapa besar insentif yang didapatkan
salesman?
Variable
Apa hadiah yang akan diberikan?
Kontes Penjualan Berupa uang atau non uang?
(Bisa Non Cash) Bagaimana penilaian kontes ini akan
dilakukan?
50
Besar Pendapatan SPV Level 1 Training
Sales supervisor harus bisa menjelaskan kepada salesman bahwa total

pendapatan yang mereka peroleh berbanding lurus dengan total penjualan.
Total
Pendapatan
Makin
Banyak
Variabel
Penjualan,
Makin
Fix
Besar
Pendapatan
Total
Penjualan
51
“Apabila Anda memilih orang yang

tepat dan memberikan mereka
kesempatan untuk melebarkan sayap
dan menempatkan kompensasi di
belakangnya, maka Anda hampir
tidak perlu mengelola mereka”
Jack Welch
52
3) CBI
53
Sesi-3
Wawancara
Berdasarkan Perilaku
[Competency Based Interview]
Anda bisa ajarkan

seekor anjing
memanjat pohon,
namun lebih mudah
untuk mempekerjakan
seekor monyet
Bruno Mozart
Apa itu CBI?
1 dari 5 kandidat berbohong

mengenai jawabannya saat
interview
PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 56

Disebut sebagai interview yang tidak terstruktur.

Normal Interview Tanpa ada tujuan tertentu di benak/pikiran.
Kesan pada umumnya.
Disebut sebagai interview yang terstruktur.

Competency Based
Sistematis & mengarah kepada kemampuan
Interview [CBI]
tertentu. Ada contoh & bukti.
Tujuannya:
Memahami sebanyak mungkin mengenai pengalaman & perilaku sang kandidat yang
berhubungan / memiliki kepentingan terhadap pekerjaannya.
57
Kompetensi
Knowledge Skill
Attitude
Perilaku di masa lalu MENCERMINKAN

perilaku di masa yang akan datang
Apa itu CBI?
Fokus terhadap target /

sasaran Mencari bukti /
contoh nyata Tidak
mencari jawaban yang
benar dan yang salah
Pahami job description / Susunlah jenis pertanyaan

tanggung jawab posisi tersebut
Carilah kompetensi terpenting Carilah bukti / contoh nyata

dari posisi yang diwawancara dari pengalaman kandidat
Gambaran singkat dari suatu situasi nyata

ituation yang pernah terjadi
Tugas spesifik yang menjadi tanggung
T ask jawabnya pada situasi tersebut
A ction Langkah-langkah yang ditempuh untuk

memenuhi tugas diatas
R esults Hasil akhir yang dicapai
Kuantifisir
Kuantifisir
Kuantifisir
61
Negosiasi
Jelaskan situasi dimana Anda harus bernegosiasi untuk
ituation mencapai tujuan perusahaan
T ask Apa yang menjadi tugas Anda saat itu?
Langkah-langkah apa yang Anda tempuh

A ction untuk mencapai tujuan tersebut?
R esults Bagaimana hasilnya?

Simulasi pertanyaan (Judgement)

A
Apakah Anda pernah menjual kendaraan Komersil?
Iya, saya pernah menjual kendaraan jenis tersebut ketika saya ……
B
Menurut Anda sulit atau tidak?
Menurut saya cukup mudah saat ini, karena permintaan di pasar
lebih banyak daripada supply.
C
Apakah Anda seorang Salesman yang Baik?
Saya cukup baik, namun ada hal-hal yang masih kurang dalam diri
saya.
Simulasi pertanyaan (CBI)

A
A
Jelaskan tugas Anda dan Usaha apa yang Anda Tempuh?

Saya dituntut untuk menjual 3 unit perbulan, minimal dalam seminggu saya
melakukan 2 kali kunjungan kepada calon customer.
Bagaimana hasil Anda dalam 1 Semester terakhir?

Berhubung kondisi pasar lagi menurun, saya tidak achieve target dalam 1
tahun terakhir
B
Menurut Anda sulit atau tidak? (menjual kendaraan komersil)
Menurut saya cukup mudah saat ini, karena permintaan di pasar lebih
banyak daripada supply.
B
Pernahkah Anda menghadapi situasi sulit ketika menjual kendaraan komersil?
Ya, pada saat masuknya produk pesaing pada kota saya
Apa yang Anda lakukan dalam menghadapi hal tersebut?

Saya bekerja dua kali lipat lebih keras ketimbang sebelumnya.
Bagaimana Hasilnya?
Masih belum mencapai target, tapi sudah ada kenaikan setiap bulannya.
C
Apakah Anda seorang Salesman yang Baik?
Saya cukup baik, namun ada hal-hal yang masih kurang dalam diri saya.
C
Pernahkah Anda mengalami situasi dimana anda mendapat suatu
penghargaan atas pekerjaan Anda?
Ya, saat saya berhasil mendapatkan penjualan tertinggi selama setahun
diantara salesman lainnya.
Apa bentuk penghargaannya?

Saya mendapatkan sertifikat dan bonus 1x gaji dari manajemen.
Anda pernah mendapatkan penghargaan dari pihak luar?

Ya, oleh kostumer. Secara tidak langsung tidak ada, namun secara jangka
panjang kostumer tersebut sudah memberikan kepercayaan penuhnya
terhadap saya.
Pertanyaan bersifat Perilaku vs Non-Perilaku

 Informasi apa yang harus Anda ketahui ketika akan bekerja dengan
rekan kerja Anda?
 Jelaskan situasi tertentu dimana Anda diberikan informasi baru
yang mempengaruhi keptusan yang telah Anda buat.
 Apa yang memotivasi Anda dalam bekerja?
 Apa yang menjadikan Anda individu yang luar biasa?
 Bisakah Anda menjelaskan satu atau dua pencapaian terpenting
Anda selama berkarir secara professional?
 Berikan contoh mengenai masalah tersulit yang pernah Anda
hadapi saat bekerja, dan bagaimana Anda memecahkannya?
ARIGATOU GOZAIMASU

1 Sales Planning

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1 Sales Planning

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

1 Sales Planning

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

SPV Level 1 Training

PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA

CONTENT 1) GOAL SETTING

2) PLAN & MONITORING

CONTENT 1) GOAL SETTING

2) PLAN & MONITORING

CONTENT 1) GOAL SETTING

2) PLAN & MONITORING

Pertanyaan 1. Apa peran LEADER bagi

1.Planning – Goal Setting

Team Goals Setting

 Tingkat Produktivitas Salesman

# SPV Role on Team Goal Setting

Goals & Planning

Reward & Monitoring

Memahami & Kuasai Kondisi Saat ini,

Kita dapat memperoleh penjualan yang lebih tinggi melalui…

Input Lebih Banyak Produktifitas

Biaya Biaya Lebih Tinggi Biaya Sama

Penjualan Penjualan Lebih Tinggi Penjualan Lebih Tinggi

Profit Profit Lebih??? Profit Lebih

Investasi dalam tenaga penjualan (sales force) akan menjadi

Tenaga Penjualan dapat menjadi…

Cost Center Profit Center

Karena itu Sales Supervisor harus bisa mengelola tim penjualannya

Melakukan hal yang

Plan Your Team

• Estimasi total beban per tahun:

• Estimasi total jumlah salesperson yang

• Estimasi kebutuhan Salesperson:

Meningkatkan knowledge, skills, dan attitude para Minimal 1 hari untuk 1

Membentuk moral dan kerjasama tim, membantu

Counseling / Satu hari untuk setiap

Sumber: Stewart, Grant: Successful Sales Management, P-6 Prentice Hall

Untuk membangun kerjasama tim dan pengakuan

Untuk menjaga motivasi dan pengakuan terhadap

Mengajak salesman berpartisipasi dalam penentuan

Sumber: Stewart, Grant: Successful Sales Management, P-6 Prentice Hall

Ukur Produktifitas salesman anda

Bagaimana Anda bisa

? penjualan Anda sudah

Dalam dunia bisnis, ada dua madzhab utama dalam masalah

Madzhab Proses Madzhab Hasil

Akuisisi Pelanggan Baru

Retensi Pelanggan Lama

Hasil Non Finansial

Monitoring Tools dan Report

Aspek yang dinilai Tools yang digunakan

• Jumlah sales per bulan

Penggunaan monitoring tools dalam

Apabila Sales Supervisor hanya

Sumber: Stewart, Grant: Successful Sales Management, P-57 Prentice Hall

Monitoring tools dapat berguna sebagai alat analisa

Menentukan tindakan yang harus dilakukan atau dihilangkan

Menjelaskan bagaimana merencanakan pencapaian tujuan

Sebagai pedoman untuk mengiplementasikan rencana

Mengoptimalkan produktivitas salesman

Untuk menjaga produktifitas tim penjualan, Sales

Standar Kinerja ini harus

Pencapaian Target • 1 Month Team