August 23th, 2025

To whom it may concern,

Prof. Yoko IKEDA

Director, Center for Global Engagement
Ibaraki University

Call for Applications to Ibaraki University

Exchange Program for AY2025

We are pleased to announce that Ibaraki University is inviting students to join the 2025
Ibaraki University Exchange Program under the student exchange agreement between
Ibaraki University and your home institution.
We look forward to receiving your nominations. Please send the completed application form
with other necessary documents by the due date.
The details are as follows:

1. Number of students to be accepted

Within the number stated in the agreement
(The figure will be adjusted by considering the number of students currently being accepted
by Ibaraki University.)

2. Eligibility
Applicants must meet all of the following conditions.
(1) Are full-time undergraduate/graduate students at the home institution
(2) Demonstrate excellent academic performance and personal integrity
(3) Do not intend to obtain a degree at Ibaraki University
(4) Have a clear purpose and plan for studying abroad with the aim of benefiting from
studying in Japan
(5) Registered as full-time students at the partner university during the period of study
in Japan, and will return to the home university for remaining courses and graduation
after completing studies at Ibaraki University

3. Student status
An exchange student from a partner university is accepted as a “Special Auditor” at Ibaraki
University.
1
4. Period of stay
One semester or one academic year (two semesters)

5. Semester dates and schedule

1st semester of 2025 2nd semester of 2025

Arrival date April 1, 2025 (tentative) September 22, 2025 (tentative)

Orientation Early April of 2025 Late September of 2025

Start of classes Early April of 2025 Late September of 2025

End of classes Early August of 2025 Early February of 2026

Academic calendar https://www.ibaraki.ac.jp/education/academicyear/

Note: The arrival date is subject to change.

6. Program
■ Program I: Ibaraki Japanese Language and Culture Program
Location Mito Campus

(1) First semester: April–Early August

* All classes (beginner to advanced)

(2) Second semester: Late September –
Term are offered in both the first and second
Early February
semesters.
(3) One year (Students can start in
either semester)
Language Students who wish to take a beginner course are required to have English
Requirement communication skills.
This program aims to provide students with an opportunity to gain proficiency
in the Japanese language and to deepen their understanding of Japanese
culture and society. Students take the Japanese Training Course and Japan-
related classes taught in English.
Intermediate–advanced students can also take college classes taught in
Outline
Japanese.
A wide range of cultural and educational activities are also provided during the
semester.
*Please note that while credits are not given for the Japanese Training Course,
a transcript showing class hours, grade and score is issued. Please consult with

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 staff members from your home university in advance as to whether you will be
granted credits for Japanese Training Course classes you plan to take.
*Special auditors must take at least 6 classes (equivalent to 10 hours) per week,
in accordance with Japanese immigration regulations.

■ Program II: General Exchange Program

・ Mito Campus (Colleges of Humanities and Social Sciences, Education,
Location Science)
・Hitachi Campus (College of Engineering)
・Ami Campus (College of Agriculture)
(1) First Semester: April–Early August
Term (2) Second Semester: Late September–Early February
(3) One year (Students can start in either semester)
[For undergraduates]
Language
Students must possess N2 level or higher based on the Japanese-Language
Requirement
Proficiency Test (JLPT)
Students are enrolled in the college or graduate schools of Ibaraki University.
As almost all undergraduate classes are conducted in Japanese, a high level of
Outline proficiency in Japanese is required. However, if students wish to pursue
graduate-level research, English instruction is also available under the
permission of a prospective advisor.
*Special auditors must take at least 6 classes (equivalent 10 hours) per week
in accordance with Japanese immigration regulations.

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 7. How to nominate
Submit the nomination form (Form 1) and the other required materials by the
corresponding due date by email.

Deadlines
Nomination Application
documents
Period of study deadlines
deadlines
(Document 1) （Documents 2–10）
1st semester in AY2025
Option 1
(From early Apr. 2025 to early August. 2025) October 18, October 30,
1st semester and 2nd semester 2024 2024
Option 2 in AY2025
(From early Apr. 2025 to early February. 2026)
2nd semester in AY2025
Option 3
(From late Sept. 2025 to early February. 2026) February 17, February 28,
2ndsemester in AY2025 2025 2025
Option 4 and 1st semester in AY2026
(From late Sept. 2025 to early August. 2026)

Email address for document submission

StudentExchange01@ml.ibaraki.ac.jp

Kotoka SAWAHATA (Ms.)

Global Learning Support Office, Ibaraki University

Application forms and documents Format

Nominations from your institution

1 (Form 1) “Nomination of the Applicants for IU Exchange Program” PDF
Application document for each nominee (per applicant)
2 (Form 2) “Application Form for IU Exchange Program” Excel・PDF

3 Certificate of Enrollment in English PDF

4 (Form 3) “Study plan in Japan” Word/PDF

5 (Form 4) “Health Certificate of an International Student for IU” PDF

Documents showing that funds are available for living expenses during the entire period
6 of the student’s exchange program:
・Monthly amount required is approximately 60,000 JPY. The sum of (a. + b. + c.) should be more
4
 than the corresponding total amount during the stay in Japan.
・The total amount in a submitted document such as certificate of annual income or bank balance
certificate must be equal to or more than the amount stated in “(Form 5) Letter of Financial
Support”.
* We may ask you at a later date to submit original copies of documents or additional supporting
documents in cases pursuant to a request from the Japanese Immigration Bureau.
If a student is financially supported by someone who is employed:
(Form 5) Letter of Financial Support PDF
a.
(Attachment A-a) Certificate of supporter’s annual income PDF
(Attachment A-b) Certificate of supporter’s bank balance PDF
If a student is financially supported by someone who is not employed:
b. (Form 5) Letter of Financial Support PDF
(Attachment B) Certificate of supporter’s bank balance PDF
If a student pays expenses on his/her own:
(Attachment C-a) Certificate of student’s bank balance PDF
c.
(Attachment C-b) Notification to provide scholarship or financial aid PDF
during entire period of stay in Japan

7 Academic transcript PDF

Photocopy of passport (page with face photo and information)

8 *If you have previously been to Japan, submit the page showing your latest PDF/JPEG

immigration history as well.

Face photograph image data (JPG/PNG)
*To be used for both student ID card and CoE.
A photo that meets the following specifications:
・Photo of applicant only
・Has the required dimensions
・Subject is facing forward and not wearing a hat
9 ・Nothing in the background (including shadows) JPG/PNG
・Photo is clear
・Photo must be taken within three months of the
date of submission

[[Reference: Immigration Services Agency of Japan web page]

http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/zairyuu/photo_info.html
(If available) Copy of Japanese-Language Proficiency Test (JLPT) certification
10 PDF
*N2 level or higher is necessary for Program II applicants

Notes
 The number of applicants should be no more than that stated in the agreement.
 Japanese or English translation of the materials is necessary in the case that they

5
 are written in another language. Any material in another language must be
submitted along with a Japanese or English translation.
 All forms must be filled out completely and correctly, in block letters. Typed text is
preferred, except for the signature.
 Insufficient or late materials cannot be accepted.
 In the course of the application procedure, additional supporting documents may be
required.
 Generally, coordinators of respective universities arrange and send all application
documents and forms by email. However, if the coordinator allows, we will also
accept materials, except Form 1, directly from an officially nominated applicant.
・ All materials should be submitted as electronic data attached to an email.
Please password-protect the materials if necessary. There is no need to send the
original files by post. For application document #2 (Form 2), please send both a
scanned copy with signature and the excel file.
・ For application document #6, you may be asked at a later date to send the
original documents or additional supporting documents, pursuant to a request
by the Japanese Immigration Bureau. Submitted materials will not be returned
to applicants.

8. Tuition fees and course registration

Exchange students register for courses during the orientation period after arrival.
Special auditors are required to take at least seven 105-minute classes per week.

Entrance Enrollment
Agreement Examination Tuition Fee
Fee Fee
Includes tuition
Waived Waived Waived
waiver

Doesn’t include
Waived Waived 14,800 JPY per credit*
tuition waiver
* For most courses, 13 classes, each 105 minutes, is equivalent to 2 credits. Some courses
offer 1 credit for 13 classes, each 105 minutes.

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9. Living expenses
Average living expenses for international students at Ibaraki University range from about
50,000 JPY to 100,000 JPY per month. (The exact amount varies depending on choice of
housing, food costs, etc.)

10. Health insurance

International students are required to sign up for two types of insurance listed below as
soon as possible after their arrival.
However, the range of activities covered under PAISPER is limited. Therefore, we highly
recommend that you purchase additional insurance for studying abroad with broader
coverage for your entire student life in Japan. Please consult with us if you want to join
Japanese private insurance that covers accidents in Japan.

(1) “National Health Insurance”

International students are required to join “National Health Insurance.”
The insurance premium is around 2,000 JPY per month.
Members need to pay only 30% of original medical costs as a copayment.

(2) “Personal Accident Insurance for Students Pursuing Education and Research
(PAISPER).”
Additionally, they are required to purchase “Personal Accident Insurance for Students
Pursuing Education and Research (PAISPER).” This insurance covers bodily injuries
caused by disasters or accidents. It also covers compensation students may be held
legally liable to pay in Japan in the event of injuring or damaging property belonging
to third parties. The scope of the insurance coverage is limited to curricular and
extracurricular activities, school events, and commuting.

The insurance premium is around 1,500 JPY for the period of their stay (one or two
semesters)
http://www.jees.or.jp/gakkensai/index.htm
http://www.jees.or.jp/gakkensai/opt-baisho.htm

11. Housing
(1) Dormitory
Exchange students have priority for living in a university dormitory.
Monthly Rent: 5,900 JPY– 20,400 JPY
Monthly Common Fee: 2,000 JPY
Cleaning Fee for period of stay: 20,000 JPY_22,000JPY

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 (2) Private apartment
If there are no rooms available in the dormitory, applicants will need to rent a private
apartment near campus.
Monthly rent typically costs between 30,000 JPY and 40,000 JPY.

12. Notification of application result

The final selection result of Ibaraki University will be announced to the partner university
according to the following schedule.
Please note that Ibaraki University may be unable to accept all applicants.

Period Start of studies Estimated date of notification

Option 1 1st semester
Option 2 Mid-December
Early April
Option 3 2nd semester
Option 4 Late June
Late September

13. Student visa

Once your status of residence is confirmed, we will send you a “Letter of Acceptance (LoA)”
and “Certificate of Eligibility (CoE)” issued by the Immigration Service Agency of Japan,
both necessary to apply for a student visa.

A guide to Japanese visas (Ministry of Foreign Affairs of Japan)

http://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/index.html

14. Useful information

Ibaraki University
https://www.ibaraki.ac.jp/en/
Center for Global Engagement
http://cge.lae.ibaraki.ac.jp/en/index.html
JASSO “Student Guide to Japan”
https://www.jasso.go.jp/en/study_j/sgtj.html
JASSO “Study in JAPAN”
https://www.studyinjapan.go.jp/en/
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15. Inquiries
If you have any questions, please contact us by email, either in Japanese or English.
Generally, the coordinator of respective universities should make inquiries on behalf of
students. If the coordinator permits, we will also accept inquiries directly from an applicant
who has been nominated by the university.

Persons in charge

Kotoka SAWAHATA (Ms.)

Global Learning Support Office, Ibaraki University

2-1-1 Bunkyo, Mito, Ibaraki Prefecture 310-8512, Japan

Telephone: ＋81-29-228-8056 Fax : ＋81-29-228-8594
E-mail: StudentExchange01@ml.ibaraki.ac.jp

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 ２０２５年度学生交流協定に基づく留学生の募集について

１ 受入れ予定人数
交流協定で定められた人数以内（受入中の学生数を考慮し調整する）

２ 資格及び条件
短期留学生として本学へ留学することができる者は、次の各号に掲げる要件をすべて満たす者
とします。
（１） 貴学の正規課程に在籍する学部及び大学院生である者
（２） 貴学における学業成績が優秀で、人格等に優れている者
（３） 本学の学位取得を目的としない者
（４） 専攻分野は問わないが、留学の目的及び計画が明確で、我が国への留学による効果が期待
できる者
（５） 本学への留学期間中も貴学に在籍し、留学期間終了後速やかに貴学に戻り、学業を継続ま
たは貴学を卒業する者

３ 留学生の身分
留学生の茨城大学における身分は「特別聴講学生」です。

４ 受入れ期間
１学期間または１年間（２学期間）

５ 学年暦と日程
前学期 後学期
日本への到着日 2025 年 4 月 1 日（予定） 2025 年 9 月 22 日（予定）
オリエンテーション 2025 年 4 月上旬 2025 年 9 月下旬
授業開始 2025 年 4 月上旬 2025 年 9 月下旬
授業終了 2025 年 8 月上旬 2026 年 2 月上旬
学年暦 https://www.ibaraki.ac.jp/education/academicyear/
注）日程は若干変更される可能性があります。

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６ プログラム
■ProgramⅠ: Ibaraki Japanese Language and Culture Program
場所 水戸キャンパス

①前学期:4 月～8 月上旬

*すべてのクラス（初級～上級）は前学
期間 ②後学期:9 月下旬～2 月上旬
期、後学期ともに開講する。
③1 年(いずれの学期からでも開始可能)
・日本語初級・初中級履修希望者は、英語でのコミュニケーション能力を有するこ
日本語力
と。
本プログラムでは、日本語能力の向上をはかるとともに日本の社会や文化への理解
を深める。集中日本語コースと英語で開講される日本関連科目を履修する。
中級～上級の学生は日本語で開講される専門科目も履修できる。
また、様々な文化・教育活動にも参加できる。
概要 *日本語コースの授業は茨城大学として単位を出していないが、授業時間数、成績、
点数を記載した成績証明書を発行する。所属校で単位が認定できるか事前に確認す
ること。
※出入国管理法により、特別聴講生は 1 週間に 6 科目（10 時間に相当）以上の授業
を履修しなければならない。

■Program Ⅱ: General Exchange Program

・水戸キャンパス（人文社会科学部、教育学部、理学部）
・日立キャンパス（工学部）
場所
・阿見キャンパス（農学部）
② 前学期: 4 月～8 月上旬

期間 ②後学期: 9 月下旬～2 月上旬

③1 年（前学期、後学期のいずれの学期からでも始められる）
[学部生の場合]
日本語力
日本語能力試験 N2 以上の日本語能力を有すること
茨城大学の学部または大学院に籍をおき、専門科目を履修する。学部のほとんどの
授業は日本語で行われるため、高度な日本語能力が求められる。但し、大学院での
研究を希望するものは、指導教員の了承のもと、英語での指導を受けることもでき
概要
る。
※特別聴講生は出入国管理法により、1 週間に 6 科目（10 時間に相当）以上の授業
を履修しなければならない。

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７ 候補者の推薦手続き
様式１の推薦書及びその他候補者の書類を、それぞれの締切日までに、メールで提出してください。

推薦締切日・書類提出締切日
推薦締切日 書類提出締切日
留学期間
（申請書類 1） （申請書類 2～10）
2025 年度前期
オプション１
（2025 年 4 月上旬～2025 年 8 月上旬） 2024 年 2024 年

2025 年度前期、後期 10 月 18 日（金） 10 月 30 日（水）

オプション２
（2025 年 4 月上旬～2026 年 2 月上旬）

2025 年度後期
オプション３
（2025 年 9 月下旬～2026 年 2 月上旬） 2025 年 2025 年

2025 年度後期、2026 年度前期 2 月 17 日（月） 2 月 28 日（金）

オプション４
（2025 年 9 月下旬～2026 年 8 月上旬）

提出先

StudentExchange01@ml.ibaraki.ac.jp

茨城大学グローバル教育サポート室
澤畑 紀花 （さわはた ことか）

申請書類 形式
協定校からの推薦書

1 （様式１）学生交流協定に基づく派遣大学推薦書 PDF
各候補者の申請書類（各候補者毎に）

2 （様式２）学生交流協定に基づく留学申請書 Excel・PDF

3 在籍証明書 PDF

4 （様式３）日本での学習・研究計画書 Word/PDF

5 （様式４）健康診断書 PDF
日本滞在中の経費を賄うことが出来ることを示すための証明書類
6 ・合計金額（a + b + c）は、日本円で 6 万円×滞在月数以上を目安としてください。
・添付書類は「(様式５)経費支弁書」の金額と同額かそれ以上のものを提出してください。

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 また、（様式２）の記載内容と符合するようにしてください。
※出入国管理局の要請により、原本の郵送を依頼することがあります。また、追加で参考書類の提出
をお願いする場合があります。

経費支弁者が本人以外で、在職の場合
（様式５）日本滞在中の費用を支払う旨を明記した「経費支弁書」
a. PDF
（添付書類Ａ-a）経費支弁者の年収証明書
PDF
（添付書類Ａ-b）経費支弁者の預金残高証明書
経費支弁者が本人以外で、在職していない場合
b. （様式５）日本滞在中の費用を支払う旨を明記した「経費支弁書」 PDF
（添付書類Ｂ）経費支弁者の預金残高証明書 PDF
経費支弁者が本人の場合
c. （添付書類Ｃ-a）本人の預金残高証明書
PDF
（添付書類Ｃ-b）留学期間中の奨学金や財政支援金の支給通知書
7 成績証明書 PDF
パスポートの写し（顔写真があるページ） *過去に日本への出入国歴がある場合は、
8 PDF/JPEG
直近の出入国歴を確認できるページも提出してください
顔写真データ *学生証と CoE の両方に使用されます

・ 申請人本人のみが撮影されたもの
・ 左記図画面の各比率を満たしたもの
・ 無帽で正面を向いたもの
9 ・ 背景（影を含む。）がないもの JPEG/PNG
・ 鮮明であるもの
・ 提出の日前３か月以内に撮影されたもの

【参考：出入国在留管理庁ホームページ】
http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/zairyuu/photo_info.html
10 （もしあれば）日本語能力試験の証明書（* ProgramII 申請者は N2 以上が必須） PDF

注意事項
 候補者数は、交流協定で定められた人数以内にしてください。
 全ての書類を日本語または英語で作成してください。日本語または英語以外の書類には必
ず日本語訳または英訳を添付してください。
 書類は全ての項目を正確に楷書（ブロック体）で記入してください。手書きよりも、タイ
プしたものが望ましいです（署名を除く）。
 記入が完全でない書類、推薦締切日を過ぎた書類は受け付けません。
 審査の過程で下記以外の資料の提出を求める場合があります。
 原則として、応募書類は各大学の担当者がとりまとめて送付してください。各大学の担当
者が認める場合は、正式に被推薦者に決定した応募者本人からの送付も受け付けます（様

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 式１を除く）
。
 全ての書類のデータを Email に添付して提出してください。必要に応じてパスワードをか
けてください。原本を送る必要はありません。
・申請書類 2（様式 2）は、署名のあるスキャンデータと、エクセルデータの両方を提出し
てください。
・申請書類 6 については出入国在留管理局の要請により、原本の郵送を依頼することがあ
ります。また、追加で参考書類の提出をお願いする場合があります。ただし、提出され
た書類は返却しません。

８ 授業料と履修登録
履修登録は、茨城大学に到着後のオリエンテーション期間中に行います。
特別聴講生は、一週間につき 6 科目（10 時間相当）以上履修する義務があります。
（1 科目＝105 分授業）

協定上の取り決め 検定料 入学料 授業料

授業料
不徴収 不徴収 不徴収
相互不徴収

授業料 １単位※に相当する授業につき
不徴収 不徴収
相互徴収 14,800 円

※授業の多くは 105 分 13 回で 2 単位ですが、105 分 13 回で 1 単位の授業もあります。

９ 生活費
住居費や食費により変わりますが、茨城大学で生活する留学生の生活費は、月額平均 50,000 円
から 100,000 円です。

１０ 保険
留学生は、下記（１）
（２）の保険の両方に加入しなければなりません。手続きは、茨城大学に
到着した後に行います。
ただし、これらの保険の補償範囲は限定的ですので、日本での留学生活全般を広く補償する留学
保険に別途加入することを強くお勧めします。 日本での事故対応がスムーズに行くように、日
本の保険会社の保険に加入したいという場合には、ご相談ください。

（１）国民健康保険
留学生は、日本の国民健康保険に加入しなければなりません(月額約 2,000 円)。
国民健康保険に加入すると、個人が支払う医療費の負担は 30％で済みます。

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 （２）学生教育研究災害傷害保険
留学生は、学生教育研究災害傷害保険に加入しなければなりません。
この保険は、学生が正課、学校行事、課外活動及びその往復での事故で、自身が怪我を負っ
た場合及び他人に怪我を負わせた場合、他人の財物を損壊した場合等により法律上の損害賠
償責任を負担することとなった場合が保障対象です。
日本滞在期間（1 セメスターまたは 2 セメスター)に対する保険料は、約 1,500 円です。
http://www.jees.or.jp/gakkensai/index.htm
http://www.jees.or.jp/gakkensai/opt-baisho.htm

１１ 住居
（１）大学の宿舎
交換留学生は、大学の宿舎に優先的に入居が認められます。
寄宿料 月額 5,900 円～20,400 円
共益費 月額 2,000 円
清掃費 1 回の入居に対し 20,000 円～22,000 円

（２）一般のアパート
万一、希望者が多く入居できない場合、大学付近の一般のアパート等を借りることになります。
家賃 月額 約 30，000～40,000 円

１２ 採用の通知
受入の選考結果は以下の日程で通知します。場合によっては候補者を受入れることができな
いこともあることに注意してください。

受入期間 留学開始時期 結果通知予定日

オプション１
前期（４月上旬） １２月中旬頃
オプション２

オプション３
後期（９月下旬） ６月下旬頃
オプション４

１３ 留学ビザについて
入学を認めた場合は、「入学許可書（LoA）」と出入国在留管理局発行の「在留資格認定証明書
（CoE）
」を送付するので、留学ビザの申請手続きを行ってください。

ビザ(査証) 外務省ホームページ
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/

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１４ 役に立つ情報

茨城大学ホームページ
http://www.ibaraki.ac.jp/generalinfo/index.html

茨城大学グローバルエンゲージメントセンターホームページ
http://cge.lae.ibaraki.ac.jp/index.html

（独）日本学生支援機構 「日本留学ガイドブック」
http://www.jasso.go.jp/study_j/sgtj.html

（独）日本学生支援機構 「日本留学情報サイト Study in JAPAN」

https://www.studyinjapan.go.jp/ja/

１５ 問い合わせ先
ご質問は E メールで下記にお問い合わせください。
（日本語または英語）
原則として、ご質問は各大学の担当者が学生からの問い合わせを取りまとめてください。
ただし、各大学から推薦されることが決定した学生については、各大学の担当者が認める場合、
本人から直接連絡をいただいても結構です。

担当者

澤畑 紀花（さわはた ことか）
茨城大学グローバル教育サポート室

〒310-8512 日本国茨城県水戸市文京２－１－１
TEL: +81-29-228-8056 FAX: +81-29-228-8594
EMAIL: StudentExchange01@ml.ibaraki.ac.jp

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